Schlüsselworte Oracle WebCenter Content als Archivsystem Thomas Feldmeier Silbury IT Solutions GmbH Schweiz Archivsystem, Schriftgutverwaltung, Oracle WebCenter Content, Dokumentenmanagement, Records Management, Digitalisierung, Moreq 2010, DOMEA, Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit, Oracle HSM Einleitung Im Zuge der Digitalisierung ist es notwendig, ein revisionssicheres und hochperformantes Archiv für unstrukturierte Daten bereitzustellen. Oracle Webcenter Content (WCC) ist das Dokumentenverwaltungssystem von Oracle. WebCenter Content ist mit Oracle Hierarchical Storage Manager (HSM) integriert, der die regelbasierte Verteilung und Verwaltung von Dokumenten auf verschiedenen Speichermedien ermöglicht. Oracle WCC und HSM sind eine service-orientierte und einfach zu integrierende Archivlösung, die sich leicht an verschiedene Anforderungsszenarien anpassen lässt. Wir gehen auf die Anforderungen zur Langzeitarchivierung, des Records Management und verschiedener Standards wie MoReq und das Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit ein. Oracle WebCenter Content Hinter WebCenter Content verbirgt sich nicht nur eine Dokumentenablage mit den entsprechenden Dokumentenservices, sondern ein komplettes Enterprise Content Management System. Kern des ECM Systems ist eine servicebasierte Dokumentenverwaltung mit Versionierung, Berechtigungsmodellen, Metadaten, Konvertierung, Desktop Integration. Weitere Funktionsschichten wie ein Web Content Management System (Site Studio, SSXA), ein Records Management System, ein System zur Verwaltung digitaler Assets und Input- und Output-Management wie eine Dokumentenscan- und Erkennungssoftware bauen auf diesem Kern auf und verwenden die Kernfeatures und Services. Content Server als Kernkomponente von WebCenter Content wird als Applikation auf dem Weblogic Application Server betrieben. WebCenter Content nutzt die Weblogic Infrastruktur für Monitoring, Scripting und Anbinden von User Repositories für die Authentifizierung. Oracle sieht WebCenter Content als zentralen Ablageort für unstrukturierte Informationen wie die Datenbank für strukturierte Information. Dokumente und Assets werden zentral versioniert und verwaltet, Applikationen legen Dokumente nicht in einem jeweils eigenen Speicherort ab, sondern zentral. WebCenter Content bietet verschiedenste Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten: Web Services, SOAP, JSON, Remote Intradoc Client (RIDC),...
Zusätzlich gibt es einige applikationsspezifische Adapter und Konnektoren: Für E-Business Suite, Siebel, PeopleSoft, Microsoft Sharepoint, usw. Oracle HSM (Hierarchical Storage Manager) Oracle HSM verwaltet Dateien auf mehreren Hierarchiestufen und über mehrere Ablageorte. Es bildet einen Abstraktionslayer zwischen Applikationen und den Speichermedien. Die Daten können transparent auf verschiedenen Medien wie SSDs, Disks und Tapes abgelegt werden. Ein intelligentes mehrstufiges Cache System macht den direkten Zugriff auch auf große Archive möglich. Daten können nach Zugriffsart und menge klassifiziert und auf die Cache-Layer verteilt werden. Oracle HSM hat Analyse und Monitoring Tools, um Bottlenecks zu identifizieren und rechtzeitig zu beseitigen ohne die Performance der Anwendungssysteme zu beeinträchtigen. Die Daten für Langzeitarchivierung können in Zyklen automatisch auf Integrität überprüft, korrigiert und auf neue Medien übertragen werden (Continuous Migration). Für Klassen von Daten kann ein WORM Schutz für eine festgelegte Zeitspanne definiert werden. Elektronische Archivierung Elektronische Archivierung ist die langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information bzw. digitaler Dokumente. Die Archivierung ist der Preserve Teil eines Enterprise Content Management Prozesses. Abb. 1: Enterprise Content Management: ECM-Komponenten. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003 Wir sehen uns die Teile Ablage Store und Archiv Preserve näher an.
Ablage Store Die Ablage dient zur übergangsweisen Speicherung von Dokumenten, die nicht in einem Archiv aufbewahrt werden müssen. Wir können hier auch von aktiven Dokumenten sprechen. Der Übergang zum Archiv ist fließend. Auch in der Ablage bestehen Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten wie Unveränderbarkeit, Echtheit und Auffindbarkeit. Die Daten können in unterschiedlichen Ablagen wie z.b. Datenbank, Dateisystem, Data Warehouse usw. gespeichert und auf verschiedenen Medien wie Tape, NAS, DVD,... gespeichert werden. Diese Ablagen und Medien werden über das Dokumentenmanagement System verwaltet und abstrahiert. Das ECM/DMS stellt die Informationsverwaltungsdienste für die Ablage und den Zugriff auf die Medien bereit. Dies beinhaltet Versionsmanagement, Check In/Out, Suche/Auffindbarkeit und eine Zugriffsdokumentation. Welche Dokumente in der Ablage und welche Dokumente im Archiv abgelegt werden wird vom ECM über Regeln und Metadaten abgebildet. Oracle WebCenter Content bildet alle gewünschten Informationsverwaltungsdienste ab und stellt über eine Speicherabstraktionsschicht, den File Store Provider eine metadatengesteuerte Ablage auf verschiedene Systeme zur Verfügung. Archiv Preserve Im Archiv werden die nicht aktiven Dokumente abgelegt, für die ein Aufbewahrungsinteresse besteht. Das Aufbewahrungsinteresse kann sich auf historische oder rechtlich relevante Informationen und Dokumente beziehen. Wenn es rechtlich relevante Aufbewahrungspflichten gibt, gelten die gleichen Kriterien für elektronische Dokumente wie für Papierdokumente. Sie müssen rechtssicher gelagert und auffindbar sein. Die wichtigsten Anforderungen an die Archivierung sind: Sicherstellen der Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit) Klassifizieren der Dokumente Zugriffskontrolle Änderungsprotokoll Ausbewahrungsfristen Archivierung ist kein Zustand, sondern ein Prozess und ist als Prozess in einen Zusammenhang eingebunden. Wie werden die Dokumente und das Archiv strukturiert? Wie werden Dokumente erzeugt und abgelegt? Wer muss / darf ein Dokument freigeben? Wie werden die Dokumente zur Bearbeitung weitergeleitet? Wer darf die Dokumente lesen? Was passiert nach der Aufbewahrungsfrist der Dokumente? Wie kann die Echtheit der Dokumente nachgewiesen werden? Wie stelle ich sicher, dass ich ein 10 Jahre altes Dokument, das mit einer nicht mehr vorhandenen Software erstellt wurde, noch lesen kann? Antworten auf diese Fragen zu geben und in eine allgemeine Form zu fassen bemühen sich verschiedene Standards. Die Standards beschäftigen sich mit der Schriftgutverwaltung, also um die Grundsätze und Verfahren einer systematischen Aktenführung. Dies wird auch als Records Management bezeichnet. Wir stellen verschiedene Ansätze vor.
DIN ISO 15489 ISO 15489 ist seit 2001 die internationale Norm für die Schriftgutverwaltung (engl. Originalbegriff: Records Management), die als ISO-Qualitätssiegel weltweite Geltung für Schriftgutverwaltungen in allen öffentlichen und privaten Organisationen beansprucht. Ziel der Norm ist die angemessene Berücksichtigung und der notwendige Schutz aller Unterlagen, das effektive und effiziente Wiederauffinden und Nachweisen von Information in Dokumenten, die klare Benennung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten in der Schriftgutverwaltung. Durchsetzung eines international vergleichbaren und bekannten bzw. verbindlichen Standards in der Schriftgutverwaltung DOMEA 1996 wurde von der KBSt das Projekt "Domea" (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang) gestartet, zunächst mit dem Ziel, für Bundesbehörden nach dem "Einer-für-Alle- Prinzip" ein IT-System bereit zu stellen, das den Dokumentenaustausch und die Vorgangsbearbeitung auch über große Distanzen ermöglichte. 1999 wurde erstmals das DOMEA- Konzept "Papierarmes Büro" veröffentlicht, das seither als Quasi-Standard für die elektronische Vorgangsbearbeitung in Deutschland gilt. Ziel des Konzeptes ist die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und damit der elektronischen Akte, um ein Bindeglied zwischen internetfähigen Dienstleistungen und den erforderlichen behördeninternen Prozessen herzustellen. Die Version DOMEA 2.1 vom November 2005 umfasst das Organisationskonzept, elf Erweiterungsmodule, den Anforderungskatalog sowie das Zertifizierungsverfahren. Der Nachfolger des DOMEA-Konzepts wurde 2012 unter dem Namen Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit veröffentlicht. Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit Das "Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit" unterstützt Behörden dabei, aus dem großen Angebot die für sie passenden Verfahren auszuwählen und erfolgreich in die Praxis umzusetzen. Elektronische Verwaltungsarbeit im Sinne dieses Konzepts umfasst: elektronische Schriftgutverwaltung (E-Akte) einschließlich der elektronischen Langzeitspeicherung und Aussonderung sowie elektronische Prozessunterstützung durch: o elektronische Vorgangsbearbeitung, o elektronische Zusammenarbeit und o Fachverfahren. Das "Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit" löst das bisherige DOMEA-Konzept ab. Es gibt kein Zertifizierungsverfahren. Das Organisationskonzept ist nach dem Baukastensystem aufgebaut. MoReq, MoReq2. MoReq 2010 MoReq (Model Requirements for the managment of electronic records) ist eine technische Spezifikation für die Entwicklung, Beschaffung und Implementierung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Sie wurde auf Initiative des DLM-Forums von der Europäischen Kommission in Auftrag gegeben und erstmals 2001 veröffentlicht. Die ergänzte und erweiterte Version MoReq2 erschien im Februar 2008.
Wie MoReq ist auch MoReq2 eine Handlungsempfehlung und damit heute ein europaweiter de-facto- Standard, in dem funktionale Anforderungen zur Verwaltung elektronischer Unterlagen in Dokumentenmanagement- Systemen genannt werden. Organisatorische Anforderungen oder Regelungen zum Geschäftsgang werden nicht formuliert. Der Fokus liegt auf den technischen Funktionalitäten eines Systems. The neueste Ausgabe der MoReq Spezifikation ist MoReq2010. MoReq2010 stellt verständliche, einfache und einfach zu verstehende Anforderungen für ein Schriftgutverwaltungssystem auf. Dieses System soll an verschiedenste Arten von Informationen, Geschäftsaktivitäten, Sektoren und Organisationstypen anpassbar sein. Es vermeidet einen Einheitsansatz, indem es eine gemeinsame Kernmenge von Services definiert, die für alle anwendbar sind, aber gleichzeitig modular und flexibel. Tendenzen bezüglich Standardisierungsverfahren Die Standardisierungsverfahren liefern wichtige Ansätze und Bausteine für eine Weiterentwicklung der Schriftgutverwaltung. Die Entwicklung der letzten Jahre hat gezeigt, dass die technischen Möglichkeiten mit den daraus folgenden Tendenzen schneller sind als die Standardisierungsansätze. Die Definitionen versuchen dem gerecht zu werden, indem sie keinen allgemeingültigen Satz von Regeln aufzustellen versuchen und somit auch keine Zertifizierung mehr durchführen, sondern flexible Module und Einheiten anbieten, die bedarfsgerecht angepasst und eingesetzt werden können. Oracle WebCenter Content mit HSM als Archivsystem Oracle WebCenter Content ist als Dokumenten und Recordsmanagementsystem für den amerikanischen Standard Department of Defense 5015.02 Version 3 zertifiziert und erfüllt somit auch fast alle Anforderungen der anderen Standards. In Verbindung mit Oracle HSM kann es über die Library Services den Lebenszyklus der Dokumente oder Records auf das Speichersystem und einen physischen WORM Schutz abbilden. Das System ist sowohl vom Durchsatz als auch von der Datengröße sehr stark skalierbar und kann flexibel an die Bedürfnisse angepasst werden. Es geht zunehmend um die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Information anstelle von reiner Speicherhardware. Elektronische Archivierung wird als nachgeordneter Dienst eingesetzt, der in Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) integriert wird, aber als Archivierungskomponente allen Anwendungen zur Verfügung steht, deren Informationen langfristig und sicher aufbewahrt werden müssen. Oracle WebCenter Content bietet hier eine sehr gute Lösung mit vielen Mehrwertservices Out-of-the-Box.
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