Grundzüge der Staatsverrechnung

Grundzüge der Staatsverrechnung Erstellt von: Peter Niederreiter, November 2015 1

Inhaltsverzeichnis die Buchführungssysteme - Seite 3 Kameralistik Doppik und Exkurs Kostenrechnung die VRV - Seite 8 (Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 1997) Voranschlag Rechnungsabschluss Bestandteile VA-RA, VA Grundsätze, Aufbau einer VAST die Haushaltssatzung - Seite 16 Deckungsklassen, Mehreinnahmen, Virement, Verfügungen die Umsatzsteuer (UStG 1994) - Seite 22 Wesen der USt, USt im Kommunalen Re We (Hoheit, Betrieb, Mischbetrieb) Bestandteile einer Rechnung, RCS Regelung die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung - Seite 27 Verrechnungsanordnung Mittelbindungen - Seite 29 die Organisation des öffentl. Rechnungswesens - Seite 32 das Finanzsystem BKF - Seite 35 Anhang Fragenkatalog - Seite 39 2

Die Rechnungssysteme doppelte Buchführung Kameralistik Exkurs Kostenrechnung 3

Die Doppik doppelte Buchführung: Das doppische Rechenwerk besteht aus einer Bilanz und einer G&V (Gewinn und Verlust) Rechnung. Diese bilden zusammen den zwingenden Teil des Jahresabschlusses für bilanzpflichtige Unternehmen (für bestimmte Unternehmungen erweitert um den Anhang). Das Jahresergebnis (Gewinn oder Verlust) wird in beiden Rechenkreisen ermittelt daher die Bezeichnung doppelte Buchhaltung! Bilanz: Ist der Vergleich des Vermögens (Aktiva, Mittelverwendung) und der Schulden (Passiva, Mittelherkunft) zu Beginn und am Ende der Finanzperiode (Rechnungsjahr) und ist somit eine Zeitpunktrechnung G&V Rechnung (Gewinn und Verlustrechnung): Zeigt wo und wie Umsatz - Gewinn oder Verlust entstanden sind (z.b.: Verkauf von Produkten, Einbringen von Dienstleistungen und Waren, Anlagenabschreibung etc.). Sie bildet das Wirtschaftsjahr als Periode ab und ist somit eine Zeitraumrechnung. Das Rechenwerk hat folgende Funktionen: Informationsfunktion: Informationen an alle am Unternehmen Interessierter Gewinnermittlungsfunktion: (Gewinnverwendung, Besteuerung) Dokumentationsfunktion: über die betrieblichen Vorgänge in Zahlenwerten Kontroll- und Entscheidungsfunktion: Kontrolle der Wirtschaftlichkeit und ev. Entscheidungsgrundlagen (besser geeignet ist die Kore) Bücher der Doppik Journal (Grundbuch): chronologische Aufzeichnung der Geschäftsfälle Hauptbuch: systematische Aufzeichnung der Geschäftsfälle (Sachkonten) Nebenbücher: Personenkonten (Debitoren und Kreditoren) 4

die Kameralistik: ist jener Rechnungsstil nachdem Bund, Länder und Gemeinden ihre Bücher zu führen haben. Primäre Aufgabe der Kameralistik ist einerseits die Dokumentation der Zahlungsströme ( Cashflow Rechnung ) und der jährliche Vergleich zwischen Plan (Budget, Voranschlag) und tatsächlich vorgeschriebener Ausgaben bzw. Einnahmen (Anordnungssoll). Seinen Ursprung hat dieser Rechnungsstil zu Zeiten der Kaiserin Maria Theresia, aufgrund ständiger Kriegswirren wurde ein Instrument zur Durchführung eines Kassensturzes notwendig. Das kamerale System ermittelt als Ergebnis die Differenz der Jahreseinnahmen zu den Jahresausgaben und bezeichnet dieses als Überschuss bzw. Abgang (Soll bzw. Ist). Die Kameralistik ist keine Einnahmen und Ausgabenrechnung i.s. des 4/3 EStG bei dieser handelt es sich um eine einkommenssteuerrechtliche Erfolgsermittlungsform. 5

Doppik versus Kameralistik => VRV Neu Erfolgsermittlung: die Doppik ermittelt den Jahreserfolg in 2 Kreisläufen Bilanz und GuV. die Kameralistik ermittelt den Jahreserfolg in einem Kreislauf (Saldo aus Einnahmen und Ausgaben) Rechengrößen: die Doppik rechnet mit Aufwendungen und Erträgen Aufwendungen bzw. Erträge sind betrieblich bedingte Wertverzehr bzw. Wertzuflüsse diese können buchmäßig (AFA, Rücklagen, Rückstellung) und cashmäßig (Löhne, Wareneinkauf) sein die Kameralistik rechnet mit Einnahmen und Ausgaben (nur Cash ) Bestandsrechnung - Vermögensrechnung: die Bestands bzw. Vermögensrechnung ist in der Doppik ein integrativer Bestandteil (Bilanz) die Bestands bzw. Vermögensrechnung in der Kameralistik ist eine Nebenrechenwerk ohne direkten Konex. => Ab Finanzjahr 2020 VRV Neu: 3 Komponentenrechnung (Doppik und Kameralistik) Fazit: Für Unternehmen ist diese Art der kameralen Verrechnung nicht geeignet, da diese keine integrierte Bestandsrechnung bzw. Periodizität kennt. Beispiel 1: Kameralistik: der Ankauf eines LKW wird im Jahre der Anschaffung als Ausgabe verbucht und fließt in voller Höhe in die Ermittlung des Jahresergebnisses ein. Doppik: der Anschaffungswert findet nur anteilig (AFA Satz) im Jahreserfolg seinen Niederschlag. (Verbuchung: Konto AFA in der G&V und als Wertminderung am Bilanz Konto Fahrzeuge ) Beispiel 2: Kameralistik: Handelswaren bzw. Ersatzteile werden im Jahr des Einkaufes in voller Höhe verrechnet. Doppik: Anhand der Inventur wird der Wareneinsatz ermittelt, Güter die nicht verbraucht (verkauft) wurden, erhöhen den Lagerbestand und mindern den (Handels) Wareneinsatz. (Verbuchung am HW Einsatz Konto in der G&V und als Zu bzw. Abgang am Vorrätekonto Bilanz) 6

Kostenrechnung: ist ein nach innen gerichtetes Instrument sie vergleicht Kosten und Leistungen und stellt den betrieblichen Wertverzehr dar. Das primäres Ziel ist die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit sie dient ua. auch als Basis für Kalkulationen etc. Im wesentlichen unterscheidet man 2 Systeme: Kostenstellenrechnung: Ermittlung wo und in welcher Höhe Kosten anfallen (als klassisches Instrument dienen BÜB und BAB). Kostenträgerrechnung: Ermittlung welche Kosten in einer bestimmten Abrechnungsperiode anfallen (Material, Personal). Beispiel: Ausgaben Aufwendungen Kosten: Ausgabe: Ankauf eines LKW, Mietausgabe Mai 2015 - April 2016: Aufwendung: Restbuchwert LKW Ausbuchung nach Unfall, zeitlich abgegrenzte Miete Mai 2015 Dezember 2015 Kosten: Jährlichen in Kalkulation angesetzte kalk. Wagnisse für das KFZ, kalkulatorische Miete Diese Überleitung (Aufwendungen - Ausgaben hinzu Kosten erfolgt im s.g. BÜB hier werden die zeitlichen bzw. betrieblichen Abgrenzungen vorgenommen)

die VRV (Voranschlags und Rechnungsabschlussverordnung 1997) regelt die Form und Gliederung der Voranschläge (1. Abschnitt) und Rechnungsabschlüsse (2. Abschnitt) von Bund, Ländern der Gemeinden und von Gemeindeverbänden. Durch diese verbindliche Normung ist u. a. die nationale Vergleichbarkeit dieser Rechenwerke gegeben. Ab dem Finanzjahr 2020 sind die Rechnungsabschlüsse nach den Bestimmungen der VRV Neu zu erstellen. Die Verrechnung von Einnahmen und Ausgaben wird durch ein 3 Komponentenrechenwerk (Bilanz, G&V, Cashflow Rechnung) abgelöst. 8

1. Abschnitt der Voranschlag (Budget): Formell gesehen ist der Voranschlag eine geordnete Zusammenstellung aller voraussichtlich fällig werdenden haushaltsmäßigen Einnahmen und Ausgaben für ein kommendes Finanzjahr (Verwaltungsjahr, Rechnungsjahr). Rechtlich gesehen ist der Voranschlag eine bindende Grundlage für die Vollziehung der Haushaltseinnahmen und Haushaltsausgaben durch die Verwaltung. Für die Verrechnung ist der Voranschlag der Kontenplan. Für Dritte begründet der Voranschlag weder Rechte noch Pflichten. Gliederung des Voranschlages: Im ordentlichen Haushalt werden Ausgaben bzw. Einnahmen verrechnet, die sich aus der regelmäßigen Wirtschaftsführung ergeben (Finanzierung erfolgt durch Eigenmittel ). Im außerordentlichen Haushalt werden Ausgaben, wenn sie der Art nach im Gemeindehaushalt lediglich vereinzelt vorkommen, verrechnet. In der Regel sind dies Bauvorhaben (Kanalbau, Schulbau etc.) und Großreparaturen bzw. Sanierungen. Die Finanzierung dieser Projekte erfolgt über Fremdkapital (Kreditaufnahmen) bzw. GAF Mittel. Die Verrechnung dieser Ausgaben bzw. Einnahmen erfolgt auf den Voranschlagsstellen (kurz VASten, oder Haushaltskonten, Aufbau siehe Punkt VA Gliederung). 9

Voranschlagsgrundsätze: Grundsatz der Jährlichkeit: der Veranschlagungszeitraum ist ein Finanzjahr = Kalenderjahr. Der Voranschlag ist für das Kalenderjahr als Finanzjahr (Haushaltsjahr, Verwaltungsjahr, Rechnungsjahr) zu erstellen. Im so genannten Auslaufmonat, dessen Länge durch die Buchhaltung festgelegt wird und der den 31.1. des Folgejahres nicht überschreiten darf, können Ausgaben bzw. Einnahmen, sofern die Lieferung bzw. Leistung im alten Jahr erfolgte zu Gunsten bzw. zu Lasten des abgelaufenen Finanzjahres angewiesen werden. Grundsatz der Vollständigkeit sämtliche Einnahmen und Ausgaben, die für das Finanzjahr erwartet (fällig) werden, sind in den Voranschlag aufzunehmen. Grundsatz der Bruttoveranschlagung: Einnahmen und Ausgaben sind ungekürzt mit dem Gesamtbetrag, das heißt ohne Vorwegabrechnung von Einnahmen bzw. Ausgaben zu veranschlagen. (z. B. Gutschriften aufgrund Rückgabe von Altgeräten). Grundsatz der Vorherigkeit: der Voranschlag ist vor Beginn der jährlichen Rechnungsperiode festzustellen. Weiters gibt es folgende Grundsätze: Grundsatz der Einheit, Grundsatz der Klarheit, Grundsatz der Genauigkeit, Grundsatz der Öffentlichkeit, Grundsatz der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit 10

Bindung an den Voranschlag: Bindung an den Zweck: Gemäß diesem Grundsatz sind die haushaltsmäßig einem bestimmten Zweck zugewiesenen Mittel ausschließlich für diesen zu verwenden. Bindung an den Betrag (Kredit): Die Ansätze des Voranschlages sind für die Gebarung bindend d.h. Budgetmittel stellen unüberschreitbare Höchstbeträge dar. Die Haushaltsmittel dürfen nur insoweit und nicht eher in Anspruch genommen werden, als es bei einer sparsamen, wirtschaftlichen und zweckmäßigen Verwaltung erforderlich ist. In der Praxis kommt es immer wieder zu Überschreitungen, diese werden wie folgt unterschieden: Überplanmäßige Überschreitung: Hierbei handelt es sich um einen unvermeidbaren Mehraufwand, für den dem Zweck nach im Voranschlag zwar vorgesorgt wurde, jedoch der Kredit zur Deckung nicht ausreicht (z. B. der Energielieferant erhöht unerwartet die Strompreise). Außerplanmäßige Überschreitung: Hierbei handelt es sich um einen neuen Aufwand, der im Voranschlag nicht vorgesehen war. (z. B. Hochwasser macht einen Katastropheneinsatz notwendig) Bindung an die Zeit: Die im Voranschlag genehmigten Kredite gelten im Allgemeinen nur für das Haushaltsjahr. Kredite, über die am Schluss des Rechnungsjahres noch nicht verfügt wurde, gelten als erspart. Kreditübertragungen mithilfe von Rücklagen sind jedoch zulässig. Diese Bindungen können durch den Einsatz von Deckungsklassen bzw. Virements, Mehreinnahmen etc. (vergl. Punkt Haushaltssatzung) administrativer gestaltet werden 11

Gliederung einer Voranschlagsstelle (VASt): Die Einnahmen und Ausgaben sind nach: haushaltswirtschaftlichen Gesichtspunkten durch den Haushaltshinweis, der dem Ansatz voranzustellen ist, zu kennzeichnen. 1 - Ordentliche Ausgaben 2 - Ordentliche Einnahmen 5 - Außerordentliche Ausgaben 6 - Außerordentliche Einnahmen 0 - Voranschlagsunwirksame (durchlaufende) Gebarung funktionellen Gesichtspunkten (Ansatz): Aufgaben der Gebietskörperschaft Hauptgruppen der Ansätze Ansatzgliederung: 0 - Vertretungsköper und allgemeine Verwaltung 1 - Öffentliche Ordnung und Sicherheit 2 - Unterricht, Erziehung, Sport und Wissenschaft 3 - Kunst, Kultur und Kultus 4 - Soziale Wohlfahrt und Wohnbauförderung 5 - Gesundheit 6 - Straßen- und Wasserbau, Verkehr 7 - Wirtschaftsförderung 8 - Dienstleistungen 9 Finanzwirtschaft z. B.: 24000 Kindergärten, 85100 Abwasserbeseitigung usw.) ökonomischen Gesichtspunkten (Post) : Verwendung der Geldmittel; z. B.: 01000, Gebäude, 457000 Druckwerke) innerhalb der Ansätze nach dem Postenverzeichnis zu gliedern. z. B.: 12 VAST: 1.85100.010000.3: ordentliche Ausgabe * Abwasserbeseitigung * Gebäude

Die Bestandteile des Voranschlages: * Gesamtübersicht der Einnahmen und Ausgaben getrennt nach o.h. und ao.h. für die Gruppensummen 0-9 * Voranschlagsquerschnitt * Finanzwirtschaftliche Gliederung * der Voranschlag auf Einzelkontenbasis (VASten) getrennt nach o.h. und ao.h. * Nachweis Personal bzw. sonstige Ruhebezüge * Nachweis über die veranschlagten Transfers von und an Träger des öffentl. Rechtes * Nachweis über die veranschlagte Zuführungen und Entnahmen von Rücklagen * Nachweis über den veranschlagten Schuldendienst und Schuldenstand VJ * Nachweis über die veranschlagten Vergütungen * Stellenplan * Wirtschaftspläne und Untervoranschläge (Voranschläge der Sonderhaushalte) 13

2. Abschnitt der Rechnungsabschluss: der Rechnungsabschluss ist analog zum Voranschlag entsprechend den Grundsätzen der VRV zu erstellen. Im Grunde genommen werden die Einnahmen und Ausgaben nach Ablauf eines Kalenderjahres differenziert nach Gebarungen aufgerechnet und es wird ein Soll und Ist Überschuss bzw. Abgang ermittelt. Die beiden Rechenwerke haben gem. VRV folgende Bestandteile zu beinhalten: 14

Die Bestandteile des Rechnungsabschlusses: * Kassenabschluss: * Haushaltsrechnung: * Gesamtübersicht der Einnahmen und Ausgaben getrennt nach o.h. und ao.h. für die Gruppensummen 0-9 * Rechnungsquerschnitt * Finanzwirtschaftliche Gliederung * der Rechnungsabschluss auf Einzelkontenbasis (VASten) getrennt nach o.h. und ao.h. * Erläuterung der Abweichungen zwischen VA und RA für Ausgaben bzw. Einnahmen * Kreditübertragungen Virements * Beilage gem. 77 Abs. 1 GHVO: (Gemeindefläche, Anzahl der Bewohner, Hebesätze für Grundsteuer) * Beilagen: * Nachweis Personal bzw. sonstige Ruhebezüge * Nachweis über Transfers von und an Träger des öffentl. Rechtes * Nachweis über die Zuführungen und Entnahmen von Rücklagen * Nachweis über den Schuldendienst - Schuldenstand * Nachweis über gegebene Darlehen * Nachweis über nicht fällige Verwaltungsschulden Forderungen * Nachweis über offene Bestellungen * Nachweis über die veranschlagten Vergütungen * Nachweis Stellenplan und Ruhegenußempfänger * Rechnungsabschlüsse von Betrieben bzw. wirtschaftl. Unternehmungen und der Sonderhaushalte * Nachweis Stand an Wertpapieren und Beteiligungen * Nachweis über den Stand der Haftungen * Nachweis über die voranschlagsunwirksame Gebarung * Vermögensrechnung 15

die Haushaltssatzung (HHS) regelt als Ergänzung zur VRV als interne Vorschrift in Verbindung mit anderen Normen (MGO und GGO, Anhang zur GGO) u. a. folgende Prozesse und wird i. R. mit dem Budget beschlossen (Gemeinderatsbeschluss) die für die Vollziehung von Einnahmen und Ausgabengebarung wesentlichen Bestandteile: 16

Haushaltssatzung: 1 Der Voranschlag (Haushaltsplan gemäß 65 Salzburger Stadtrecht 1966) für das Rechnungsjahr 2 Der Wirtschaftsplan der Kongreß, Kurhaus & Tourismusbetriebe der Stadt Salzburg 3 Der Stellenplan für das Rechnungsjahr 4 Festsetzung Grund- und Hundesteuer 5 (1) Die Ansätze des Voranschlages sind für die Gebarung bindend. Die Haushaltsmittel dürfen nur insoweit und nicht eher in Anspruch genommen werden, als es bei einer sparsamen, wirtschaftlichen und zweckmäßigen Verwaltung erforderlich ist ( 68 Abs. 1 Salzburger Stadtrecht 1966). (2) Zum Zwecke der Absicherung allfälliger Mindereinnahmen im Bereich der Bundesabgabenertragsanteile bzw. anderer negativer finanzieller Auswirkungen aus der Konjunkturentwicklung und der Vermeidung eines daraus resultierenden Gebarungsabganges sind im ordentlichen Haushalt alle Kreditansätze der Ausgaben für Anlagen (Kennziffer 3 der finanzwirtschaftlichen Gliederung) im Ausmaß von 5 % des Ansatzes und alle Kreditansätze der Gebrauchs-und Verbrauchsgüter, Handelswaren sowie des Verwaltungs- und Betriebsaufwandes (Kennziffern 23 und 24 des Voranschlagsquerschnittes) im Ausmaß von 10 % des Ansatzes vorerst generell durch die Magistratsabteilung 4 zu binden. (3) Ausgenahmen Kreditsperre (4) Nach dem 30.9.20** ist umgehend ein finanzwirtschaftlicher Statusbericht vorzulegen. Dieser hat zu beinhalten: das Ergebnis des Rechnungsabschlusses des Vorjahres einen Quartalsbericht über die aktuelle Haushaltslage per Ende September 20**. (5) Der Stadtsenat wird ermächtigt, in begründeten Einzelfällen eine Freigabe der Bindung auszusprechen. (6) Der Stadtsenat wird ermächtigt, eine gänzliche Freigabe der Bindung oder auch eine generelle Freigabe nur einzelner Voranschlagsstellen zu jenem Zeitpunkt auszusprechen, zu welchem die Gewähr gegeben ist, dass sich für die Stadt keine Mindereinnahmen im Bereich der Bundesabgabenertragsanteile sowie keine anderen negativen finanziellen Auswirkungen aus der Konjunkturentwicklung ergeben und ein ausgeglichenes Haushaltsergebnis erreicht wird. 17

(7) Auf die Erzielung der vorgesehenen Einnahmen im veranschlagten Ausmaß ist besonders Bedacht zu nehmen. (8) Durch die Aufnahme eines Ausgabenbetrages in den Voranschlag wird niemandem ein Recht auf Auszahlung dieses Betrages eingeräumt. (9) Die im Voranschlag enthaltenen Vergütungsposten dienen nur der Verrechnung innerhalb der Verwaltungszweige (Vergütung) und dürfen nicht für andere Zahlungen in Anspruch genommen werden. Diese Beschränkung gilt nicht für jene Fälle, in denen eine Leistung, für die ein Ausgabenbetrag im Voranschlag vorgesehen ist, nicht innerhalb der Verwaltungszweige erbracht werden kann und diese Voraussetzung von der für die Erbringung der Leistung zuständigen Dienststelle nachweislich festgestellt ist. 6 (1) Die veranschlagten Ausgabenbeträge (Kredite) stellen unüberschreitbare Höchstbeträge dar. Sie dürfen nur zu den bei den einzelnen Voranschlagsposten bezeichneten Zwecken verwendet werden. (2) Über diese Ausgabenbeträge darf nur bis zum Ablauf des Rechnungsjahres verfügt werden. Kredite, über die am Schluss des Rechnungsjahres noch nicht verfügt ist, gelten als erspart. In begründeten Ausnahmefällen können nach Vorschlag der Magistratsabteilung 4 im Wege einer vom Gemeinderat zu beschließenden Rücklagenzuführung Ausgabenbeträge in das nächste Rechnungsjahr übertragen werden. (3) Bei der Verfügung über Ausgabenbeträge ist, abgesehen von den Fällen, in denen die Fälligkeit durch Gesetz oder Vertrag bestimmt ist, nach Möglichkeit auf eine gleichmäßige Verteilung auf das gesamte Rechnungsjahr zu achten. (4) Vorhaben, für die Mittel in der außerordentlichen Gebarung vorgesehen sind, dürfen erst begonnen und ausgeführt werden, wenn die vorgesehenen Mittel schon vorhanden sind oder ihr rechtzeitiger Eingang rechtlich und tatsächlich gesichert ist. (5) Bei Abschluss des Rechnungsjahres für ein außerordentliches Vorhaben verbleibende Deckungsmittel (Bestände) sind auf das folgende Rechnungsjahr zu übertragen und zur Bedeckung des für das Vorhaben noch entstehenden Aufwandes heranzuziehen oder, falls das Vorhaben im Rechnungsjahr abgeschlossen wird, zur Bedeckung anderer außerordentlicher Vorhaben zu verwenden. Allfällige Fehlbestände sind ebenso auf das folgende Rechnungsjahrvorzutragen. Für deren Bedeckung ist ehestens zu sorgen. (6) Unterschiede zwischen der Summe der bei einer Voranschlagsstelle vorgeschriebenen Beträge (Soll, Rechnungsergebnis) und dem bei der Voranschlagsstelle veranschlagten Betrag sind ab einem Ausmaß von 10 % zu erläutern, wenn die Abweichung 10.000 oder mehr beträgt. 18

7 Deckungsfähigkeit Verwendung von Mehreinnahmen- Virements: a) h) div. DKL z.b.: Dkl.: 0,61,400,402 und 409; Dkl.: 34 und 65 (Schuldendienst), Dkl.: IT Posten ***5** g) die über einen Einnahmenansatz hinaus erzielten Einnahmen (Mehreinnahmen) können zur Deckung von Ausgaben (Mehrausgaben), die mit diesen Einnahmen durch ihre Zweckbestimmung in einem inneren Zusammenhang stehen, herangezogen werden. (2) Der Bürgermeister, sofern aber die Führung der Finanzangelegenheiten gemäß 44 Salzburger Stadtrecht 1966 im Namen des Bürgermeisters einem Bürgermeister-Stellvertreter oder Stadtrat übertragen ist, der Bürgermeister-Stellvertreter oder Stadtrat, ist ermächtigt, Kreditübertragungen (Virements) bis zum in Punkt 0.22. des Anhanges zur GGO festgelegten Betrag ( 15.000,00) zu genehmigen. (3) Der Stadtsenat ist ermächtigt, über Abs. 2 betragsmäßig hinausgehende Kreditübertragungen (Virements) und solche darunter zu genehmigen, deren Genehmigung im Sinne des Abs. 2 vom Bürgermeister, Bürgermeister- Stellvertreter oder Stadtrat ausdrücklich versagt wurde (Anhang zur GGO, Punkt 1.2.13. über 15.000,00 bzw. von versagten Virements gem. Punkt 0.22. GGO). (4) Verstärkungsmitteln 8 Nachtragsvoranschlag 9 Ermächtigung für Kassenkredite 10 Die Verfügung von Ausgaben jeder Art ist, soweit nichts anderes bestimmt ist, dem Gemeinderat und im Rahmen der von ihm erteilten Ermächtigungen dem Stadtsenat, den Ausschüssen und dem Bürgermeister (den Bürgermeister-Stellvertretern und Stadträten) vorbehalten. Anhang zur GGO Abschluss von Verträgen im Allgemeinen Bürgermeister: Punkt 0.1. : bis zu 150.000,00 (demgemäß für Abteilungsvorstände) Stadtsenat: Punkt 1.2.1. : bis 2,2 Mio. 11 Insoweit nicht unter Kontrolle der Magistratsabteilung 4 eine Bedeckungsprüfung über elektronische Datenverarbeitung erfolgt, ist vor der Verfügung einer Ausgabe in jedem Falle eine Stellungnahme der Magistratsabteilung 4 über die Bedeckungsmöglichkeit einzuholen. Zu diesem Zwecke sind die entsprechenden Unterlagen, wie Amtsvorschläge (Original samt Beilagen), Bestellscheine, Fassungsscheine u. dgl. der Magistratsabteilung 4 zur Anbringung eines Bedeckungsvermerkes zuzuleiten. Vor der Herbeiführung eines Beschlusses eines Kollegialorganes ist jedenfalls eine Stellungnahme der Magistratsabteilung 4 einzuholen (vergleiche 13 Abs. 1 MGO 2007). 19

12 (1) Eine Anweisung von Zahlungen (Auszahlungsanordnung) darf nur getroffen werden, a) wenn ihr eine Verfügung im Sinne der Bestimmungen des vorstehenden 10 zugrunde liegt oder b) wenn im Voranschlag selbst Zweck, Gegenstand, Betrag und Empfänger der Zahlung im Einzelnen genau festgelegt sind oder c) wenn es sich um Zahlungen zur Erfüllung rechtlicher oder gesetzlicher Verpflichtungen handelt. (2) Die Anweisungsbefugnis für Zahlungen steht, soweit im Abs. 3 nichts anderes bestimmt ist, dem Bürgermeister zu. Die Anweisungsbefugnis des Bürgermeisters erstreckt sich in dringenden Fällen bei unvermeidbaren Zahlungen auch auf unbedeckte Ausgaben. In diesen Fällen ist der Gemeinderat unverzüglich in Kenntnis zu setzen und eine Beschlussfassung über die Bedeckung herbeizuführen. (3) Die Anweisungsbefugnis für Zahlungen bis zum Betrag von 150.000 steht in ihrem Aufgabenbereich dem Magistratsdirektor, den Abteilungsvorständen und dem Kontrollamtsdirektor zu. Darüber hinaus steht die Anweisungsbefugnis für Zahlungen bis zu einem Betrag von 10.000 zusätzlich auch den Amts- oder Betriebsleitern im jeweiligen Aufgabenbereich zu, sofern nicht im Einzelfall durch den jeweils zuständigen vorangeführten anweisungsbefugten Vorgesetzten eine Einschränkung in der Ausübung vorgenommen wird, die der Magistratsabteilung 4/01 mitzuteilen ist. Weiters wird hinsichtlich des Sachaufwandes der Personalvertretung zusätzlich der Vorsitzende des Hauptausschusses der Personalvertretung bis zu einem Betrag von 10.000 ermächtigt. Anderen Bediensteten kann in der jeweiligen Stellenbeschreibung eine Anweisungsbefugnis bis zum Betrag von 10.000 bzw. für die in die Zuständigkeit der Magistratsdirektion fallenden Angelegenheiten des Zivilrechtswesens von 50.000 übertragen werden, sofern der Magistratsdirektor oder der Abteilungsvorstand im Einzelfall nicht ausdrücklich anderes bestimmt. Solche Ermächtigungen in der jeweiligen Stellenbeschreibung sind der Magistratsabteilung 4/01 mitzuteilen. (4) Jede Auszahlungsanordnung bedarf gemäß 68 Abs. 5 Salzburger Stadtrecht 1966 der Gegenzeichnung durch die Magistratsabteilung 4/01. 13 Alle Ausgaben, soweit sie im abgelaufenen Rechnungsjahr fällig waren oder über den 31. Dezember des abgelaufenen Rechnungsjahres gestundet worden sind, können bis zum Ablauf des Monats Jänner des nächstfolgenden Rechnungsjahres zu Lasten der Rechnung des abgelaufenen Rechnungsjahres angewiesen werden. Für die Einnahmen gilt Entsprechendes. 20

14 (1) Soweit gemäß 10 nicht der Gemeinderat, der Stadtsenat, die Ausschüsse, der Bürgermeister, die Bürgermeister-Stellvertreter oder Stadträte zuständig sind, kommen für die Verfügung von Ausgaben im Sinne der vorstehenden Bestimmungen die in der vorletzten Spalte der einzelnen Unterabschnitte des Voranschlages bezeichneten Stellen in Betracht. Diese Stellen sind auch nach Maßgabe des 12 zur Anweisung von Zahlungen zuständig. (2) Die verwendeten Bezeichnungen bedeuten (exemplarisch): BM - Bürgermeister. 01 - Abt. 1 - Allgemeine- und Bezirksverwaltung KA - Kontrollamt (3) Im Falle von Änderungen in der Aufgabenverteilung werden die angeführten Stellen durch jene ersetzt, denen ihre Aufgaben übertragen werden. 15 Regelungen Gemeindeunternehmungen - Sondervoranschläge 21

Die Umsatzsteuer Umsatzsteuergesetz 1994 22

wichtiges zur Umsatzsteuer (UStG 1994): Jede Lieferung bzw. sonstige Leistung die ein Unternehmer im Rahmen seines Unternehmens für Dritte erbringt, unterliegt der Umsatzsteuer (kurz USt). Nachdem die Stadtgemeinde hoheitliche Aufgaben (z.b. Feuerwehrwesen, Bezirksverwaltung) und unternehmerische Aufgaben (z. B. Kanal, Müll, Freibäder) zu erfüllen hat ist hier differenziert vorzugehen. Hoheitsbereich: Organisationseinheiten (Ämter, Abteilungen) der Stadt welche mit hoheitlichen Mitteln vor gehen (Vollzug von Gesetzen => das Erlassen von Bescheiden und Verordnungen) sind umsatzsteuertechnisch als Endverbraucher zu sehen. Bei Ausgaben wird die Umsatzsteuer zum Kostenfaktor (budgetwirksam). Einnahmen brauchen nicht mit Umsatzsteuer vorgeschrieben werden. Betrieblicher Bereich: Im Rahmen ihrer Betriebe gewerblicher Art ( 2 Abs. 1 KStG) und der Versorgungsbetriebe (Betriebsfiktion gem. 2 Abs. 3 UStG: Müll, Kanal, V+V ) ist die Stadtgemeinde unternehmerisch tätigt. Damit ist ein Vorsteuerabzug ist möglich, die USt wird daher nicht zum Kostenfaktor, Einnahmen müssen jedoch verustet werden. Für den Fall eines Überschusses, Gewinn besteht eine Körperschaftssteuerpflicht (zur Erfolgsermittlung ist eine doppelte Buchführung oder eine Einnahmen- Ausgabenrechnung nach 4/1 EstG zu erstellen). Ein BGA hat folgende Kriterien zu erfüllen: wirtschaftliche selbständige Einrichtung, ausschl. oder überwiegende privatwirtschaftliche Tätigkeit, wirtschaftliches Gewicht, Nachhaltigkeit der Tätigkeit, Erzielung von Einnahmen (mindestens 2.900,00 netto), Tätigkeit gewerblicher Art. Querschnittsbetriebe Mischbetriebe : Für jene Fachbereiche die für beide Systeme Leistungen erbringen (Ämter wie z.b: Rechnungswesen, Stadtkasse, Personalamt) ist ein Vorsteuerabzug i.h. der betrieblichen Tätigkeit möglich die Umsatzsteuer wird daher nur i.h. der hoheitlichen Tätigkeit zum Kostenfaktor. Eventuell erzielte Einnahmen müssen jedoch verustet werden 23

Beispiel: Eingangsrechnung über eine Lieferung i.h. von 1.000,00 zuzüglich 20 % Umsatzsteuer Hoheit Betrieb Querschnitt (50 % betr.) VST Abzug: nein ja zu 50 % Kredit VASt 2.000,00 2.000,00 2.000,00 Belastung: 1.000,00 1.200,00 1.100,00 Kreditrest: 1.000,00 800,00 900,00 Revers Charge System: Bei Lieferungen bzw. Leistungen aus dem Ausland (und auch bei einigen inländischen Leistungssegmenten wie Bauleistungen, Schrottumsätze) sind sofern der Empfänger der Lieferung bzw. sonstigen Leistung ein Unternehmer ist (Hinweis dafür ist die UID Nummer) und der Ort der Lieferung bzw. sonstigen Leistung das Inland ist (ist i.r. mit B2B Regelung gegeben) geht die Steuerschuld auf den Empfänger der Lieferung oder Leistung über. Dies bedeutet, dass die Rechnung ohne Umsatzsteuer gestellt wird. Der Rechnungsempfänger kann die Erwerbssteuer als Vorsteuer aus diesem Erwerb (IG Erwerb) geltend machen. Bitte bei Unklarheiten umgehend die MA 4/01 kontaktieren 24

Eingangsrechnungen (Rechnungen von Lieferanten etc.): müssen die im 11 UStG vorgeschriebenen Merkmale enthalten, ansonsten ist ein VST Abzug nicht möglich, und dürfen nicht als Grundlage für die Erstellung einer Auszahlungsanordnung herangezogen werden: 1. Name und Anschrift des liefernden od. leistenden Unternehmers 2. Name und Anschrift des Empfängers und ab einem Rechnungsbetrag von 10.000,00 seine UID (sofern Unternehmer)! 3. Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände od. Leistung 4. Tag der Lieferung oder Leistungszeitraum 5. Entgelt und Steuersatz (Bei Steuerbefreiung entspr. Hinweis) 6. Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag 7. Entgelt für die L + L (Bruttobetrag) 8. Ausstellungsdatum 9. Fortlaufende, eindeutige Nummerierung 10. UID Nummer des leistenden Unternehmers bei Kleinbetragsrechnungen (bis 400,00 Gesamtbetrag) genügen: die Punkte: 1,3,4, das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe der Steuersatz 25

Beispiel Rechnung 26

die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung 27

Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung Im 131 BAO (Bundesabgabenordnung) ist geregelt wie die Rechnungswesenaufzeichnungen (s. g. Bücher) zu gestalten sind, wobei als oberster Grundsatz gilt, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln können. In der Folge sind die wichtigsten Bestimmungen angeführt: Die Bücher sollen im Inland, in einer lebenden Sprache, der Zeit nach geordnet (und vollständig), gebunden geführt werden. Des weiteren soll eine geordnete Belegablage (Keine Buchung ohne Beleg) geführt werden, die Kontenbezeichnungen sollen die Geschäftsvorgänge erkennen lassen. Die Eintragungen sollen nicht mit leicht entfernbaren Schreibmitteln vorgenommen werden, Korrekturen sollen nachvollziehbar erfolgen (kein Korrekturlack, kein Radieren). Die Belege sind 7 Jahre aufzubewahren (für die Stadtgemeinde Salzburg gilt die abweichende Regelung von 10 Jahren). Wird diesen Vorschriften entsprochen, so gilt die Vermutung ordnungsgemäßer Buchführung (Richtigkeitsvermutung gem. 163 BAO) Darüber hinaus gibt es unternehmensspezifische Vorschriften (z. B. Kassenordnung der Stadtgemeinde Salzburg, Haushaltssatzung), die div. Abläufe im Rechnungswesen detailliert regeln 28

Verrechnungsanordnung Mittelbindungen 29

Mittelbindung Auszahlung (vergl. DA 1/2007 Pkt. 3.3-3.5.): Für jede Ausgabe ist eine Mittelbindung vorzunehmen (Ausnahme Handverlag). Die verschiedenen Ausgaben einer VAST werden damit gegliedert (z.b.: nach Ausgabenart oder nach Dienststellen, Sachbearbeitern) i.r. besteht noch keine rechtliche Verpflichtung gegenüber Dritten Bei Auftragserteilung (für eine Lieferung oder sonstige Leistung) an einen Unternehmer (Übermittlung des Auftrages Mail, Fax) bzw. an einen internen Leistungsanbieter (z. B. Wirtschaftshof) ist ein Auftragsschreiben (intern AAT, FAS) zu erfassen damit wird eine rechtliche Verpflichtung eingegangen. Wird die Lieferung bzw. sonstige Leistung erbracht und wird eine Rechnung gelegt, sie dient als Basis für die Auszahlungsanordnung Wichtig: Zuordnung: Reservierung Auftrag Auszahlungsanordnung sind zu verlinken (Eintrag RES => AUF => REC) 30

Verrechnungsanordnung: Jede Einnahme bzw. Ausgabe bedarf einer Verrechnungsanordnung (Auszahlungsanordnung bzw. Annahmeanordnung, Verlagsabrechnung), deren Bestandteile sich aus vorstehenden Gesetzen bzw. Verordnungen ergeben: anweisende Dienststelle Verrechnungsanweisung (Voranschlagsstelle) Betrag und Umsatzsteuercode Bezeichnung des Empfängers, dessen Anschrift Bankverbindung Zahlungsgrund/Grund der Einnahme Fälligkeit der Zahlung Haushaltsjahr Verfügung Unterschrift (elektronisch optional körperlich) des Anordnungsbefugten Darüber hinaus können diese Anordnungen freiwillige Bestandteile (z. B. Kundennummer, Rechnungsnummer KST, KTR etc.) enthalten. Die Übermittlung kann, sofern die Reproduzierbarkeit gegeben ist, auch elektronisch erfolgen (Bsp: Annahmeanordnungen aus E+). 31

die Organisation des öffentlichen Rechnungswesens 32

die Organisation des öffentlichen Rechnungswesens (Schwerpunkt Stadtgemeinde Salzburg): Trennung Anordnung und Vollzug 4 Augen Prinzip : Grundsätzlich ist im öffentlichen Rechnungswesen die Trennung zwischen Anordnung (Fachamt) und Vollzug (Rechnungsstellen) zu beachten 4 Augen Prinzip, in der Stadtgemeinde wird dies wie folgt vollzogen: Durch das Fachamt wird die Auszahlungsanordnung nach sachlicher und rechnerischer Prüfung der in einer Eingangsrechnung fakturierten Lieferung(en) oder Leistung(en) erstellt. Diese wird durch das Rechnungswesen nochmals geprüft (Kontierung, Unterschriften, Beschluss, Zahlungsempfänger, rechn. Richtigkeit) und gegebenenfalls zur Mängelbehebung an das Fachamt retourniert. Die Stadthauptkasse veranlasst nach Prüfung durch die Stadtbuchhaltung die Auszahlung. 33

die wichtigsten Aufgaben der Dienststellen im Rahmen der Finanzabwicklung: Fachämter: Erstellung des Jahresbudgets, Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit, Erstellung der Verrechnungsunterlagen. Finanzverwaltung: Erstellung des Voranschlages, Bedeckungsäußerungen, Darlehensaufnahmen, Zahlungserleichterungen, Nachlässe und Abschreibung uneinbringlicher Forderungen. Rechnungswesen: Buchführung und Erstellung der Rechnungsabschlüsse für den Magistrat, Stiftungen und Sondervermögen nach den Grundsätzen der Kameralistik, betriebliches Rechnungswesen (Bilanzen für die Betriebe der Abt. 7, Kostenrechnung, Kalkulationen), Prüfung sämtlicher Verrechnungsanordnungen, Kreditüberwachung. Stadtkasse: Abwicklung des baren und unbaren Zahlungsverkehrs, Verwahrung von Kassenbeständen, Sparbüchern, Wertpapieren etc. Prüfung der Neben- und Verlagskassen. Kontrollorgane: Das Kontrollamt (Innenkontrolle) zur Gebarungsprüfung, weiter Kontrollorgane (Außenkontrolle) sind der Landesrechnungshof (Rechnungshofgesetz) und der (Bundes) Rechnungshof. 34

das Finanzsystem BKF/WEB R+ die Verrechnung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben der Stadtgemeinde Salzburg erfolgt im Finanzsystem BKF/WEB R+ (Betriebswirtschaftlich Kamerales Finanzsystem). die Finanzsoftware bedient parallel ein doppisches und kamerales Rechenwerk sämtliche Eingangsrechnungen werden revisionssicher elektronisch archiviert, sind mit der Auszahlungsanordnung verknüpft, müssen daher nicht mehr in Papier aufbewahrt werden (Vernichtung der Papierrechnung nach 2 Monaten) die Bedienung erfolgt über eine Internetoberfläche ab 2010 steht im Intranet unter Services/Finanzabwicklung die BKF G.A.B.I. (Generelle Appliaktions-Beschreibung Intern) als Unterstützung zur Verfügung. als Supportteam stehen die Kolleg/innen der MA 4/01 Rechnungswesen zur Verfügung (BKF Beauftrage Frau Herta Falk Kl.: 2788). in der Folge wird das Folgebild 141 als Herzstück der Kreditüberwachung erläutert: 35

Kreditüberwachung via Folgebild 141 Nummer der Deckungsklasse zu der dieses Haushaltskonto gehört hier findet man die Kontonr., die Bezeichnung des Ansatzes u. der Post gibt Auskunft darüber welche Dienststelle anweisungsbefugt ist der für dieses Konto gültige Steuercode bei der Erfassung eines Beleges ist dieser Steuercode zu verwenden Achtung: bei Teilbetrieben trieben (hier: V99) bei Erfassung Code lt. Rechnung verwenden!!! Erklärungen sh. nächste Seite der betriebliche Anteil dieses Bereiches d.h.: hier können 45 % der Steuer als Vorsteuer geltend gemacht werden wird vom System automatisch berechnet 36

Budget: jener Betrag der seitens des Amtes budgetiert (angefordert) wurde Nachtrag: ein eventuell zusätzlich angeforderter Betrag im Rahmen eines Nachtragsbudgets Kredit: der durch den Gemeinderat genehmigte Budgetwert Sperren: wird in der Stadtgemeinde Salzburg nicht verwendet!! Virement: Gesamtsumme der Beträge die von anderen VASt s auf diese VASt übertragen wurden bzw. Gesamtsumme jener Beträge die von dieser VASt auf andere VASt s übertragen wurden (Achtung: Vorzeichen = minus ) Gesamt: Gesamtbetrag der auf dieser VASt für Ausgaben zur Verfügung steht bzw. Gesamtbetrag der auf dieser VASt eingenommen werden soll 37

Vielen Dank für Eure Aufmerksamkeit Viel Erfolg bei der Prüfung Unterlagen erstellt von: Peter Niederreiter, MA 4/01 Rechnungswesen letztes update im November 2015 38

Anhang: Fragenkatalog Fachdienst B: das Wesen der 3 Rechnungsstile beschreiben können - Unterschied in der Ergebnisermittlung)? Unterschiede Kameralistik Doppik? Was regelt die VRV (Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 1997)? Bestandteile des RA und VA (3 Beilagen aufzählen)? Was ist der Voranschlag? Nennen Sie 5 Voranschlagsgrundsätze, erklären Sie davon 2 Grundsätze? Erklären sie den Zeitraum der Veranschlagung und den Auslaufzeitraum/Auslaufmonat? In welche zwei Bereiche gliedert sich die Haushaltsrechnung Voranschlag bzw. Rechnungsabschluss? erklären Sie diese und den Hintergrund dieser Aufteilung? Erklären Sie den Aufbau und die Gliederung einer VASt? die Haushaltssatzung: Virement, Deckungsfähigkeit von Ausgaben (Deckungsklasse), Anordnungsbefugnisse Erläutern sie den Unterschied Verfügung und Anordnungsbefugnis Zählen Sie alle Rechnungsmerkmale gem. 11 Abs. 1 UStG 1994 auf? Was ist eine Kleinbetragsrechnung? Erklären sie das RCS System? Was ist ein BGA welche Kriterien hat dieser zu erfüllen? Betrieb Hoheit Mischbetrieb (Querschnitt) im Sinne des UStG und erläutern Sie Auswirkung auf Haushaltsführung? Nennen Sie mindestens 5 Bestandteile einer Verrechnungsanordnung? Nennen Sie 5 der wichtigsten Bestimmungen der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und erläutern Sie den Hintergrund dieser Bestimmungen? FB 141 BKF Web im Wesentlichen beschreiben können? Was besagt der Grundsatz der Gebarungstrennung und nennen Sie die Aufgaben der Dienststellen in Hinblick auf die Finanzabwicklung? Praktisches Beispiel: Die von Ihnen erstellte Eingangsrechnung ist nach den entsprechenden Richtlinien zu verarbeiten. Prüfen Sie ob die Verbuchung auf der vorgegebenen VASt möglich ist. Erläutern sie folgende Punkte: Optionen falls keine ausreichende Bedeckung (Kreditrest) vorhanden wäre, dass eine Verbuchung trotzdem möglich ist, Verfügung, Behandlung der USt, Erstellen Sie eine Auszahlungsanordnung mit den wesentlichen Bestandteilen. 39