Werner Geers Arbeiten mit Word 2007 1. Auflage Bestellnummer 61000
2 Vorwort Haben Sie Anregungen oder kritikpunkte zu diesem Produkt? Dann senden Sie eine E-Mail an 61000@bv-1.de Autoren und Verlag freuen sich auf lhre Rückmeldung. Vorwort Das vorliegende Textverarbeitungsbuch gliedert sich im Wesentlichen in drei Bereiche: Die für den Unterricht benötigten Möglichkeiten des Programms Microsoft Office Word 2007 werden umfassend behandelt. Neben der Eingabe und Korrektur von Texten werden Formatierungen, Nummerierungen, Tabulatoren, Tabellen, Rahmen und Schat- tierungen, Spalten, Bilder und Diagramme usw. genau beschrieben. Auch das Öffnen, Speichern und Drucken von Dokumenten wird dargestellt. Serienbriefe, Schnellbausteine (Textbausteine), Formulare mit Textfeldern, Dropdown- Feldern usw. als besondere Möglichkeiten der Nutzung eines Textverarbei- Darüber hinaus werden Format- und Dokumentvorlagen für die fortgeschrittene Arbeit mit einem Textverarbeitungsprogramm erklärt. Dazu gehört auch, dass beschrieben wird, wie Inhalts-, Stichwort- und Abbildungsverzeichnisse automatisch erstellt werden können. Einzelne Inhalte, wie etwa Format- und Dokumentvorlagen, können im Unter- richt auch später, etwa am Ende der Unterrichtszeit, bearbeitet werden. In den Übungsbeispielen werden oftmals Erklärungen zu den jeweiligen Inhalten, etwa tungsprogramms bilden einen weiteren Schwerpunkt der Arbeit mit dem Programm. zu den Formatierungen, Tabulatoren usw., gegeben. Der zweite Bereich des Buches stellt schwerpunktmäßig das normgerechte Schreiben von Briefen dar. Die Beispiele sind aus dem wirtschaftlichen Bereich, vornehmlichh aus dem Bereich des Kaufvertrages, entnommen. Damit wird eine enge Verzahnung zu be- werden sollen, stehen auf einer Übungsdiskette zur Verfügung. Die Texte sind jeweils ohne und mit den gewünschten Formatierungen abgelegt. Daneben sind Briefe usw. auch als Dokumentvorlagen auf der Diskettee abgespeichert. Durch das Laden der entsprechenden Dokumentvorlagen können also Briefe und andere Dokumente in den entsprechenden Vordrucken erstellt werden. Neuestee Informationen, eventuelle Änderungen und Ergänzungen, die sich beispielsweise durch Updates des Programms ergeben, können Sie über das Internet unter der folgen- den Adresse abrufen: http://www.werner-geers.de triebswirtschaftlichen und sonstigen wirtschaftlichen Inhaltenn erreicht. Umfangreiche Übungen geben die Möglichkeit, das Erlernte zu vertiefen. Alle Texte, die zur Erarbeitung eines Sachverhaltes oder als Übungstexte eingegeben Papenburg, Frühjahr 2008 Werner Geers www.bildungsverlag1.de Bildungsverlag EINS GmbH Sieglarer Straße 2, 53842 Troisdorf ISBN 978-3-427-61000-7 Copyright 2008*: Bildungsverlag EINS GmbH, Troisdorf Das Werk und seine Teile sind urheberrechtlich geschützt. Jede Nutzung in anderen als den ge- setzlich zugelassenen Fällen bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung des Verlages. Hinweis zu 52a UrhG: Weder das Werk noch seine Teile dürfen ohne eine solche Einwilligung eingescannt und in ein Netzwerk eingestellt werden. Dies gilt auch für Intranets von Schulen und sonstigen Bildungseinrichtungen.
Inhaltsverzeichnis 3 1 Textverarbeitung mit Word - Erste Schritte... 9 1.1 Textverarbeitungsprogramm starten und beenden... 9 1.2 Eingaben und Korrekturen... 10 1.3 Wechsel zwischen Dokumenten... 11 1.4 Speicherung eines Dokuments unter verschiedenen Namen... 12 1.5 Öffnen von Textdokumenten... 13 1.6 Spezielle Möglichkeiten des Speicherns und Öffnens von Dateien... 14 1.7 Speicherung und Öffnen eines anderen Dateityps... 15 1.8 Hilfefunktion... 16 2 Grundeinstellungen... 18 2.1 Vorbemerkungen... 18 2.2 Register, Multifunktionsleiste, Gruppen und Schaltflächen... 18 2.3 Kontextmenü... 20 2.4 Smarttags... 20 2.5 Symbolleiste für den Schnellzugriff... 21 2.6 Ein- und Ausblenden von nicht druckbaren Zeichen... 22 2.7 Zoomfunktion... 23 2.8 Ansichtsoptionen wechseln... 24 2.9 Basis-Optionen in der Anwendung ändern... 25 3 Erfassung und Bearbeitung von Texten... 27 3.1 Erfassen eines Textes mit Sonderzeichen bzw. Symbolen... 27 3.2 Rechtschreibprüfung und Grammatik... 28 3.3 Thesaurus... 30 3.4 Übersetzen... 31 3.5 Suchen und Ersetzen... 33 3.6 Einfügen eines bedingten Trennstrichs... 34 3.7 Geschütztes Leerzeichen... 35 3.8 Verhinderung der Absatztrennung am Seitenende... 35 3.9 AutoKorrektur... 36 3.10 Initial... 38 Übungen... 39 4 Markieren, Löschen usw. von Texten und Textteilen... 41 4.1 Markieren (Auswählen) von Zeichen, Wörtern, Zeilen usw... 41 4.1.1 Vorbemerkungen... 41 4.1.2 Markieren mit der Maus... 41 4.1.3 Markieren mit der Tastatur... 41 4.2 Kopieren, Verschieben und Löschen von Texten... 42 4.2.1 Löschen von Textteilen... 42 4.2.2 Kopieren und Einfügen von Textteilen... 42 4.2.3 Einfügen in ein neues Dokument... 43 4.2.4 Ausschneiden und Einfügen... 44 4.2.5 Drag and Drop... 44 4.2.6 Rückgängig und Wiederherstellen... 45 4.2.7 Wiederholen... 45 Übungen... 46
4 Inhaltsverzeichnis 5 Formatierung... 47 5.1 Zeichenformatierung... 47 5.1.1 Schriftgröße, Schriftart, Schriftfarbe und Hintergrundfarbe... 47 5.1.2 Textformate... 48 5.1.3 Formatierung übertragen... 51 5.1.4 Automatische Silbentrennung... 52 5.2 Absatzformatierung... 55 5.2.1 Einfügen und Löschen von Absätzen... 55 5.2.2 Absatzausrichtung... 56 5.2.3 Absatzeinzug... 58 5.2.4 Absätze mit einfachem oder doppeltem Zeilenabstand... 61 Übungen... 62 6 Tabulatoren... 65 6.1 Standardtabstopps... 65 6.2 Setzen, Löschen usw. von Tabulatoren über das Lineal... 66 6.3 Setzen, Löschen usw. von Tabulatoren über das Fenster Tabstopps... 67 6.4 Umwandlung eines Textes mit Tabstopps in eine Tabelle... 69 Übungen... 70 7 Tabellen... 71 7.1 Anlegen einer Tabelle... 71 7.2 Auswählen, Formatieren usw. der gesamten Tabelle, Zeilen usw.... 72 7.3 Ausrichtung einer Tabelle, einer Zeile usw.... 74 7.4 Einfügen, Löschen, Ändern usw. von Zellen... 76 7.5 Zusammenführen und Teilen von Zellen und Tabellen... 78 7.6 Sortieren von Daten... 79 7.7 Berechnungen in einer Tabelle... 80 7.8 Umwandlung einer Tabelle in Text... 81 Übungen... 82 8 Nummerierungen und Aufzählungen... 85 8.1 Nummerierung... 85 8.1.1 Erstellung einer Nummerierung... 85 8.1.2 Änderung der Nummerierung... 86 8.1.3 Überspringen der Nummerierung... 87 8.1.4 Bearbeiten der Nummerierung... 88 8.1.5 Festlegen des Nummerierungswerts... 89 8.2 Aufzählungszeichen... 91 Übungen... 93 9 Rahmen und Schattierungen... 95 9.1 Rahmen und Schattierung in Texten... 95 9.2 Rahmen um eine Grafik... 98 9.3 Seitenrahmen und Rahmenlinie unten... 99 9.4 Wasserzeichen... 100 Übungen... 101 10 Spalten... 103 10.1 Texteingabe in Spalten... 103 10.2 Nachträgliche Darstellung eines Textes in Spalten... 104
Inhaltsverzeichnis 5 11 Bilder und Diagramme... 105 11.1 Vorbemerkungen... 105 11.2 Einfügen und Anordnen einer Grafik... 105 11.3 Kopieren und Einfügen von Grafiken... 109 Übungen... 110 12 Dokumentformatierung... 113 12.1 Seitenausrichtung und Papiergröße... 113 12.2 Seitenränder... 114 12.3 Seitenumbruch... 115 12.4 Einfügen von Text in der Kopf- bzw. Fußzeile... 116 12.5 Einfügen von Seitenzahlen usw. in die Kopf- und Fußzeile... 118 12.6 Kopfzeile der ersten Seite... 122 12.7 Kopfzeilen von geraden und ungeraden Seiten... 123 12.8 Fußnoten und Endnoten... 124 Übungen... 125 13 Drucken... 127 13.1 Einrichten von Arbeitsblättern... 127 13.1.1 Vorbemerkungen... 127 13.1.2 Druckvorschau und Ausdruck... 127 13.2 Vorbereitung des Druckens... 128 13.2.1 Vorbemerkungen... 128 13.2.2 Kontrolle einer Tabelle in der Seitenansicht... 128 13.3 Drucken... 128 13.3.1 Ausgabe über den Drucker... 128 13.3.2 Ausgabe als PDF-Datei... 129 Übungen... 130 14 Serienbriefe... 131 14.1 Vorbemerkungen... 131 14.2 Hauptdokument... 132 14.3 Datenquellen... 132 14.3.1 Vorbemerkung... 132 14.3.2 Alternative 1: Datenquelle Access-Tabelle... 133 14.3.3 Alternative 2: Datenquelle Excel-Tabelle... 135 14.3.4 Alternative 3: Datenquelle Word-Tabelle... 136 14.3.5 Alternative 4: Erstellen einer neuen Liste in Word... 137 14.4 Einfügen der Seriendruckfelder in das Hauptdokument Anfrage... 139 14.5 Ausgeben des Serienbriefes... 141 14.6 Einfügen von Bedingungsfeldern Überspringen von Datensätzen... 142 14.7 Einfügen von Bedingungsfeldern alternativer Text... 143 14.8 Manuelle Auswahl bestimmter Datensätze... 144 14.9 Sortieren und Filtern der Datensätze... 145 14.9.1 Sortieren von Datensätzen... 145 14.9.2 Filtern von Datensätzen... 146 14.10 Bearbeiten der Datensätze... 147 Übungen... 148
6 Inhaltsverzeichnis 15 Adressaufkleber, Umschläge und Etiketten... 149 15.1 Adressaufkleber... 149 15.2 Umschläge... 151 15.3 Etiketten... 151 Übungen... 152 16 Datenaustausch... 153 16.1 Vorbemerkungen... 153 16.2 Datenexport von Excel in Word... 153 16.2.1 Erstellung einer Excel-Tabelle mit Diagramm... 153 16.2.2 Übertragen einer EXCEL-Tabelle in die Textverarbeitung Word... 154 16.2.3 Übertragen eines Diagramms... 155 16.2.4 Verknüpfung von Daten... 156 Übungen... 158 17 Schnellbausteine - AutoText - Textbausteine... 159 17.1 Erklärung des Begriffs... 159 17.2 Erstellung einer Dokumentvorlage für die Textbausteine... 159 17.3 Eingeben von Schnellbausteinen... 159 17.4 Erstellen weiterer Schnellbausteine... 161 17.5 Erstellen eines Textes mit AutoText-Einträgen... 162 17.6 Ausdruck der Schnellbaustein-Einträge... 163 17.7 Löschen und Organisieren von Schnellbausteinen... 164 Übungen... 165 18 Formatvorlagen... 167 18.1 Vorbemerkungen... 167 18.2 Anwenden einer bestehenden Formatvorlage... 167 18.3 Erstellung einer neuen Formatvorlage - Bestehende Formatierung... 168 18.4 Löschen usw. einer Formatvorlage aus einem Dokument... 170 18.5 Ändern einer Formatvorlage... 171 18.6 Erstellung einer neuen Formatvorlage - Neue Formatierung... 173 Übungen... 174 19 Dokumentvorlagen... 175 19.1 Vorbemerkungen... 175 19.2 Erstellung einer Dokumentvorlage... 175 19.3 Erstellung eines Dokuments mithilfe einer neuen Dokumentvorlage... 176 19.4 Kopieren und Löschen von Formatvorlagen... 178 19.1 Erstellung eines Dokuments mit vorhandenen Formatvorlagen... 179 Übungen... 180 20 Dokumentenschutz... 181 20.1 Vorbemerkungen... 181 20.2 Schützen eines Dokumentes... 181 20.3 Schützen eines Teiles eines Dokumentes... 182 20.4 Schützen von Formularen... 183 Übungen... 184
Inhaltsverzeichnis 7 21 Formulare mit Formularfeldern... 185 21.1 Vorbemerkungen... 185 21.2 Entwicklertools... 185 21.3 Arten von Formularfeldern... 185 21.4 Erstellen einer Tabelle... 186 21.5 Einfügen von Steuerelementen... 186 21.5.1 Textfelder... 186 21.5.2 Kontrollkästchen... 188 21.5.3 Dropdown-Felder... 189 21.6 Änderungen des Formularinhalts... 190 21.7 Einfügen eines Hilfetextes... 190 21.8 Weitere Formularfelder... 191 21.9 Abspeicherung des Formulars als Dokumentvorlage... 191 Übungen... 192 22 Makros... 193 22.1 Vorbemerkungen... 193 22.2 Makro zum Druck von Daten... 193 22.2.1 Aufzeichnung des Makros... 193 22.2.2 Ausführen eines Makros... 195 23 Erstellen von umfangreichen Dokumenten... 197 23.1 Gliederungen - Listen... 197 23.1.1 Vorbemerkungen... 197 23.1.2 Erstellen von Formatvorlagen zur Nutzung von Listen... 197 23.1.3 Einstellungen für die Nummerierung der Gliederung... 199 23.1.4 Erstellung eines Dokuments mit einer Gliederung... 201 23.1.5 Änderung der Gliederung... 202 23.1.6 Beschriftungen... 203 23.2 Index-Einträge... 204 23.3 Inhalts-, Stichwort- und Abbildungsverzeichnisse... 206 23.3.1 Vorbemerkungen... 206 23.3.2 Inhaltsverzeichnis... 206 23.3.3 Abbildungsverzeichnis... 209 23.3.4 Stichwortverzeichnis... 210 Übungen... 211 24 Elemente in Word-Dokumenten... 212 24.1 Vorbemerkungen... 212 24.2 Einfügen und Bearbeiten von ClipArts... 213 24.2.1 Einfügen eines ClipArts... 213 24.2.2 Arbeiten mit dem Clip Organizer... 214 24.3 Einfügen einer Grafik... 215 24.4 Bearbeiten von ClipArts und Grafiken in den Office-Programmen... 216 24.4.1 Bearbeiten einer Grafik mithilfe des Fensters Grafik formatieren... 216 24.4.2 Bestimmung einer transparenten Farbe... 219 24.5 WordArt-Objekte... 220 24.6 Einfügen von Objekten... 221 24.6.1 Einfügen eines bereits erstellten Objekts... 221 24.6.2 Einfügen eines zu erstellenden Objekts... 221 24.6.3 Einfügen einer Formel... 222 24.7 SmartArt-Objekte... 224
8 Inhaltsverzeichnis 24.8 Organisationsdiagramme Organigramme... 227 24.8.1 Erstellung eines Organigramms... 227 24.8.2 Ändern eines Organigramms / Hinzufügen von Elementen... 228 24.9 Zeichnungsobjekte - Autoformen... 231 24.9.1 Einfügen von Zeichnungsobjekten... 231 24.9.2 Ändern der Hintergrundfarbe, Linienfarbe, Linienstärke und Linienart... 232 24.9.3 Hinzufügen eines Schattens in ein Word-Dokument... 233 24.10 Textfeld... 235 Übungen... 236 25 Briefe ohne Vordruck... 238 25.1 Vorbemerkungen... 238 25.2 Bewerbungsbrief... 238 26 Geschäftsbriefe... 239 26.1 Vorbemerkungen... 239 26.2 Vorgegebene Elemente eines Geschäftsbriefes... 239 26.2.1 Seiteneinstellung... 239 26.2.2 Briefkopf... 239 26.2.3 Bezugszeichenzeile... 240 26.2.4 Kommunikationszeile... 240 26.2.5 Informationsblock... 240 26.2.6 Geschäftsangaben... 240 26.3 Gestaltung eines Geschäftsbriefes... 241 26.3.1 Vorbemerkungen... 241 26.3.2 Anschriftfeld... 241 26.3.3 Betreff und Anrede... 242 26.3.4 Brieftext... 242 26.3.5 Teilbetreff... 242 26.3.6 Aufzählungen in Geschäftsbriefen... 243 26.3.7 Briefabschlüsse in Geschäftsbriefen... 244 26.3.8 Anlagen- und Verteilvermerk... 244 26.3.9 Mehrseitiger Geschäftsbrief... 245 26.4 Sonstige Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung... 246 26.4.1 Zahlengliederungen... 246 26.4.2 Kalenderdaten... 246 26.4.3 Zahlenaufstellungen... 246 26.4.4 Summen... 246 26.4.5 Rechenzeichen... 247 26.4.6 Größenangaben und Formeln... 247 26.4.7 Schriftzeichen für Wörter... 247 26.5 Übungen... 248 27 Briefe aus dem Geschäftsleben... 249 27.1 Erstellen eines Dokuments für die Eingabe eines Brieftextes... 249 27.2 Briefe aus dem kaufmännischen Bereich... 249
Textverarbeitungsprogramm starten und beenden 9 1 Textverarbeitung mit Word - Erste Schritte 1.1 Textverarbeitungsprogramm starten und beenden Mit einer Textverarbeitung werden Texte erfasst, bearbeitet und gestaltet. Die Textverarbeitung erlaubt die dauernde Überarbeitung geschriebener Texte. Bearbeitungsschritte: Starten Sie das Programm Word. Klicken Sie das entsprechende Programmsymbol auf dem Desktop an. Alternativ können Sie das Programm über die folgenden Schaltflächen auswählen: Der Word-Bildschirm beinhaltet die nachfolgend dargestellten Komponenten. Neben den normalen Komponenten wie der Menüleiste (den Registern) und der Multifunktionsleiste gibt es bei einer Textverarbeitung ein Lineal, über das z. B. Absätze eingestellt und Tabulatoren gesetzt werden können. Titelleiste Register Multifunktionsleiste Gruppen Lineal Bildlaufleiste Statusleiste Bearbeitungsschritte: Klicken Sie die Schaltfläche Office Alternative: Schaltfläche Schließen an. Wählen Sie die Option Word beenden.
10 Textverarbeitung mit Word - Erste Schritte 1.2 Eingaben und Korrekturen Der folgende Text soll eingegeben werden. Eventuelle Fehler bei der Eingabe sollten sofort korrigiert werden. Später kann eine Gesamtkorrektur des Textes vorgenommen werden. Lesen Sie daher anschließend den Text nochmals durch und korrigieren Sie eventuelle noch vorhandene Fehler. Bearbeitungsschritte: Starten Sie das Programm Word. Geben Sie den nachfolgenden Übungstext ein. Die Taste [Return] darf nur gedrückt werden, wenn die Eingabe eines Absatzes abgeschlossen ist. Es sollen keinerlei Formatierungen vorgenommen werden. Fehlerhaft eingegebene Buchstaben können mithilfe der Tasten [Rücktaste] und [Entf] entfernt werden. Durch das Drücken der Taste [Rücktaste] wird das Zeichen vor dem Cursor gelöscht. Mit der Taste [Entf] wird das Zeichen hinter dem Cursor entfernt. Danach kann das richtige Zeichen eingegeben werden.
Wechsel zwischen Dokumenten 11 1.3 Wechsel zwischen Dokumenten Im Programm Word können mehrere Dokumente geöffnet bzw. neu erstellt werden. Zwischen den Dokumenten kann bei Bedarf gewechselt werden. Bearbeitungsschritte: Klicken Sie im Programm Word die Schaltfläche Office an. Wählen Sie den Menüpunkt Neu. Im Fenster Neues Dokument klicken Sie die Schaltfläche Leeres Dokument und danach die Schaltfläche Erstellen an, um ein zweites Dokument zu öffnen. Geben Sie den folgenden Text ein: Zwischen den Textdokumenten kann in der Taskleiste gewechselt werden. Außerdem können Sie über das Register Ansicht nach Anklicken der Schaltfläche Fenster wechseln in der Gruppe Fenster jederzeit das benötigte Textdokument auswählen. Das gewählte Textdokument wird gekennzeichnet.
12 Textverarbeitung mit Word - Erste Schritte 1.4 Speicherung eines Dokuments unter verschiedenen Namen Die Speicherung einer Mappe erfolgt wie nachstehend angegeben. Spezielle Möglichkeiten des Speicherns werden auf der nächsten Seite beschrieben. Bearbeitungsschritte: Wechseln Sie zurück in das Dokument Angebot. Klicken Sie die Schaltfläche Office an. Wählen Sie danach den Menüpunkt Speichern. Alternative: Schaltfläche Speichern Wählen Sie die Option Computer im Bereich Linkfavoriten und ein Laufwerk und/oder einen Ordner aus. Das folgende Fenster wird auf dem Bildschirm angezeigt: Klicken Sie danach das Laufwerk/Verzeichnis an: Gehen Sie mit der Maus in den Bereich Dateiname und geben Sie den Dateinamen Angebot an. Klicken Sie die Schaltfläche Speichern an. Speichern Sie das Dokument. Wenn Sie ein zweites Mal die Datei, z. B. nach einer Veränderung, unter dem gleichen Namen abspeichern möchten, klicken Sie entweder die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste für den Schnellzugriff an oder wählen Sie wiederum Datei/Speichern. Wollen Sie die Datei unter einem anderen Namen, auf einem Datenträger oder in einem anderen Verzeichnis abspeichern usw., klicken Sie die Schaltfläche Office an und wählen Sie den Menüpunkt Speichern unter. Speichern Sie auch das Dokument Bestellung.
Öffnen von Textdokumenten 13 1.5 Öffnen von Textdokumenten Das Öffnen bzw. Laden von Textdokumenten erfolgt analog dem Speichern der Dateien. Bearbeitungsschritte: Klicken Sie die Schaltfläche Office an. Wählen Sie den Menüpunkt Öffnen. Wählen Sie im folgenden Fenster das Laufwerk/den Ordner aus: Klicken Sie dann die von Ihnen gewünschte Datei doppelt an. Daraufhin wird sie geladen. Alternativ können Sie auch die gewünschte Datei markieren und danach die Schaltfläche Öffnen anklicken. Sollen mehrere Textdokumente geöffnet werden, müssen diese Dokumente mithilfe der Maus und der Taste [Strg] oder der Umschalttaste markiert werden. Danach können Sie über die Registerkarte Ansicht nach Anklicken der Schaltfläche Fenster wechseln in der Gruppe Fenster das benötigte Textdokument auswählen. Das aktuell geöffnete Dokument wird durch ein Häkchen gekennzeichnet. Über die Taskleiste am unteren Bildschirmrand lassen sich die Textdokumente ebenfalls auswählen.
14 Textverarbeitung mit Word - Erste Schritte 1.6 Spezielle Möglichkeiten des Speicherns und Öffnens von Dateien Die Fenster zum Speichern und Öffnen von Dateien bieten viele Möglichkeiten der Arbeit mit Dateien. So können Unterverzeichnisse angelegt, Dateien gelöscht werden usw. Der große Vorteil ist, dass die Arbeit mit dem Programm nicht unterbrochen werden muss, um z. B. ein Verzeichnis zu erstellen. Der Einsatz der Schaltflächen wird nachstehend beschrieben: Zwischen Laufwerken/Ordnern wird mithilfe der Schaltflächen gewechselt. Viele Möglichkeiten, die ansonsten nur durch den Explorer zur Verfügungen gestellt werden, können aufgerufen werden. Beispielsweise lassen sich Ordner und Dateien kopieren, einfügen usw. Die in einem Ordner vorhandenen Dateien werden mit unterschiedlichen Informationen angezeigt. Außerdem können die Dateien in einem Laufwerk bzw. Ordner nach Namen, Typ, Größe oder Datum angezeigt werden. Ein neuer Ordner wird erstellt. Der Ordner kann umbenannt werden. Danach können Daten in dem Ordner gespeichert werden. Außerdem kann leicht bestimmt werden, in welchen Ordnern die Dateien gespeichert werden sollen. Eine vernünftige Dateiorganisation erleichtert das Suchen und Öffnen von Dateien. Im Bereich Linkfavoriten lassen sich Laufwerke und spezielle Ordner für die Speicherung und das Öffnen von Daten bestimmen. Außerdem werden in dem linken Bereich nach Anklicken der Schaltfläche Ordner die einzelnen Laufwerke angezeigt. Durch einen Doppelklick auf eine Laufwerksbezeichnung werden die entsprechenden Unterverzeichnisse angezeigt. Danach können Dateien gespeichert oder geöffnet werden.
Speicherung und Öffnen eines anderen Dateityps 15 1.7 Speicherung und Öffnen eines anderen Dateityps Erstellte Daten sollen in der Regel auch von anderen Programmen und zu anderen als den ursprünglichen Zwecken genutzt werden. Unbedingt notwendig ist beispielsweise, dass die Daten von anderen Textverarbeitungsprogrammen gelesen und verarbeitet werden können. Außerdem sollten andere Programme in der Lage sein, den Sachverhalt darzustellen. Über spezielle Importfunktionen sind auch beispielsweise Tabellenkalkulationen in der Lage, bestimmte Texte, etwa mit Tabellen und Tabulatoren, einzulesen. Die nachfolgende Liste der möglichen Dateitypen ist keineswegs vollständig. Sie soll lediglich einige wichtige Möglichkeiten dokumentieren. Besonders wichtig erscheint dabei, dass die Dateien auch unter einem früheren Word-Dateityp abgespeichert werden können. Word 97-2003 Die erstellte Datei kann in einer früheren Version des Programms Word eingelesen werden. Damit ist die Kompatibilität zwischen den einzelnen Word-Versionen gegeben. Nur Text Webseite Rich-Text- Format Bearbeitungsschritte: Ein Textdokument wird ohne jegliche Formatierungsmerkmale und Umbrüche abgespeichert. Selbst einfache Editoren können daher den Text lesen. Ein Internet-Browser (Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox usw.) kann Seiten in diesem Format darstellen. Daher können diese Dateien z. B. in Webs eingebaut werden. Das Dateiformat dient dem Datenaustausch zwischen verschiedenen Textverarbeitungsprogrammen. Auch lassen sich die Daten mit Textverarbeitungen verschiedener Betriebssysteme wieder öffnen. Da Darstellungsmerkmale (Formatierungen) mit übertragen werden, wird oftmals die ursprüngliche Darstellung wieder angezeigt. Öffnen Sie gegebenenfalls die Mappe Angbot. Wählen Sie danach den Menüpunkt Datei/Speichern unter. Wählen Sie im Fenster Speichern unter im Bereich Dateityp den gewünschten Dateityp aus: Schließen Sie die Datei. Öffnen Sie danach das Dokument mit dem angegebenen Dateityp. Speichern Sie die Datei Angebot.docx in verschiedenen Dateitypen. Öffnen Sie die Dateien mit einem Browser bzw. mit anderen zur Verfügung stehenden Programmen.