Diplomarbeitsbroschüren-Tool Manual für Studiengangsekretariate 24. März 2010 Informationsdienste, JUM
Produktionsablauf Untenstehende Grafik zeigt die Arbeitsschritte zur Produktion der Diplomarbeitsbroschüre. 4 Examinator Studiengangsekretariat Studierende Informationsdienste Studiengangsekretariat externe Redakteure Informationsdienste Layouter Druck 1 2 3 6 7 8 9 10 11 5 12 Web Studiengang Informationsdienste Der Studiengang ist verantwortlich für die Produktionsschritte 1 6: 1. Die Studiengangsekretariate erfassen die Metadaten in der Datenbank. (früher: Exel-Liste). Sind diese Metadaten erfasst, kann das Abstract zur Erfassung durch den Studierenden freigegeben werden. 2. Die Studierenden erhalten ein E-Mail mit den Zugangsinformationen, worin sie zur Erfassung des Abstract aufgefordert werden. Die Erfassung erfolgt online. Der Studierende gibt nach der Fertigstellung den Abstract dem Examinatoren frei. 3. Die Examinatoren werden per E-Mail benachrichtigt, wenn das Studiengangsekretariat das Abstract zur Kontrolle freigegeben hat. Die Examinatoren können online Änderungen vornehmen oder das Abstract dem Diplomanden zur Überarbeitung zurückweisen. 4. Bei Aufforderung durch den Examinator muss der Diplomand das Abstract überarbeiten. 5. Der Examinator erteilt dem Studiengangsekretariat die endgültige Freigabe. 6. Das Studiengangsekretariat prüft die Abstracts auf Vollständigkeit (Bilder mit Legenden usw.) und gibt diese den Informationsdiensten frei. 2
Anmeldung auf www.hsr.ch/dabtool Melden Sie sich mit Ihrem HSR-Account unter www.hsr.ch/dabtool an (falls dieser Login nicht funktioniert, melden sie sich auf HSR-intern an und gehen Sie danach auf www. hsr.ch/dabtool). Verwaltung der Abstracts (Ansicht für Studiengang) Neuer Abstract (Angaben Diplomand) anlegen
Metadaten erfassen Um einen Abstract anzulegen, müssen zuerst die Metadaten erfasst werden. Die Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet. Fehlende Angaben können jederzeit ergänzt werden. Zur Speicherung der Daten klicken Sie auf «Aktualisieren» (1). Ist der Abstract bereit zur Erfassung durch den Diplomanden, klicken Sie auf «An Verfasser schicken» (2). Der Diplomand wird nun per E-Mail zur Erfassung aufgefordert. 1 2 Die Portraitfotos der Verfasser können ebenfalls vorgängig vom Studiengangsekretariat erfasst werden. Dazu muss der Eintrag zuerst gespeichert (aktualisiert) werden. 4
Erfassung/Verwaltung Abstract-Erfassung Studiengangsekretariate haben jederzeit Zugriff auf die Abstract- Erfassung. Wichtig ist, dass bei der Ansicht der Abstracts der Status beachtet wird, welcher Ihnen auf der Übersicht angezeigt wird (1). Nach Status kann auch sortiert werden (2), in dem Sie den gewünschen Status wählen und auf «Suchen» klicken. 2 1 PDF-Generierung Es besteht die Möglichkeit, zu jedem Zeitpunkt der Produktion ein PDF des Abstracts generieren zu lassen. Dieses kann z.b. für den Plakatdruck verwendet werden. Damit ein PDF generiert werden kann, muss der Abstract gespeichert («Aktualisieren», 1) werden. Darauf erscheint der Button «PDF-Ansicht» (2). 1 2 5
Tipps zur Arbeit Status der Arbeit beachten Beachten Sie immer den Status der Arbeit in der Verwaltungs-Ansicht. Ist der Status einer Arbeit noch nicht wie gewünscht fortgeschritten, können Sie mit den betreffenden Personen in Kontakt treten. UID Die in der Übersicht angezeigte Nummer ist eindeutig und dient der Identifikation der Arbeit. Verwenden Sie diese Nummer zur Kommunikation mit den Infodiensten. Änderung des Status durch Sekretariat Sie haben die Möglichkeit, den Status der Arbeit selber einzustellen, in dem Sie in der Abstract-Ansicht unten auf den Button «Weitergabe an den Examinator» (Status 2 oder 4, Student) oder «Weitergabe an das Studiengangssekretariat» (Status 3 oder, 5 Examinator) anklicken. Beachten Sie, dass beim betroffenen Status der Zugang nach der Weitergabe gesperrt ist. 6