Projektmanagement Hinter einem grossen Projekt steht immer eine grosse Vorarbeit. Wir haben die Aufgabe bekommen, einen Umzug unserer Firma zu planen. Am Anfang haben wir einen Chef und einen Beobachter bestimmt. Diese sollte das Projekt und die Arbeiter immer kontrollieren und weiterführen. An sie konnte man sich richten, wenn man Probleme hatte, konnte man sich immer an diese wenden. Danach haben wir uns in Gruppen eingeteilt. Diese bestanden meistens aus zweier oder dreier Teams. Wenn jemand nichts zu tun hatte oder gerade auf ein anderes Team warten musste, sollte man immer einem anderen Team helfen. In unserem Team ging es um das Zählen des Inventars und das ungefähre Berechnen der Zeiten, welche man für das Zusammenpacken und das Ausladen der Sachen benötigen würde. Uns wurden insgesamt 3 Räume zugeteilt, in welchen wir alle Elemente ausgemessen haben und die Volumen berechnet haben. Die Arbeit war sehr anspruchsvoll und ich glaube, dass sie uns allen sehr weitergeholfen hat. Wichtige Begriffe zum Projektmanagement Wir haben ein PDF bekommen, in welchem die wichtigsten Begriffe des Projektmanagements erklärt werden. Ich habe hier die für mich wichtigsten Begriffe herauskopiert: Arbeitspaket Teil eines Projektes, der im Projektstrukturplan nicht weiter aufgegliedert ist. Ein
Arbeitspaket kann auf einer beliebigen Gliederungsebene liegen. Um das Projektziel zu erreichen, ist die Abarbeitung aller Arbeitspakete nötig. Kick-Off-Sitzung: Erstes Treffen von Projektleitung und Projektteam zum Start eines Projektes. Dabei werden der Projektauftrag, Projektziele,-inhalte,-termine und deren Rahmenbedingungen diskutiert, die Teammitglieder miteinander bekannt gemacht, sowie die weitere Vorgehensweise beschlossen. Projektauftrag: Der Projektauftrag ist Bindeglied zwischen Auftraggeber/in (z.b. Geschäftsleitung) und Auftragnehmer/in (Projektleitung) und dient als Grundlage für das weitere Vorgehen. Mit der Unterschrift beider Vertragspartner erhält der Projektauftrag "Vertragscharakter". Er ist für alle Beteiligten verbindlich und fordert zum tatsächlichen Handeln auf. Meilenstein: Wichtiger Anhaltspunkt im Projekt, bei dem eine Kontrolle des aktuellen Stands vorweggenommen und die weiteren Projektaktivitäten freigegeben werden. Meilensteine markieren üblicherweise den Übergang zur nächsten Phase. Projekt: Einmaliges, umfangreiches, zeitlich begrenztes Vorhaben. Projektleitung: Primär ist die Projektleitung für die Planung und Steuerung des Projektes verantwortlich. In diesem Zusammenhang trägt sie die Verantwortung für das Erreichen von Sach-, Termin- und Kostenzielen im Rahmen der Projektdurchführung. Im Bereich der Planung legt sie Ziele sowie benötigte Mittel für deren Erreichung fest. Projektabschluss: Letzte Phase des Projektes, in der das Projektergebnis an die Auftraggeber/innen übergeben, die Projektorganisation aufgelöst und eine abschließende Betrachtung über den zurückliegenden Projektverlauf gemacht wird (zur Erfahrungssicherung für zukünftige Projekte). Nach dem Projektabschluss ist das Projekt offiziell zu Ende. Projektorganisation: Die Projektorganisation besteht in erster Linie aus dem / der Auftraggeber/in, der Projektleitung und dem Projektteam. Mit dem Ende des Projektes wird die Projektorganisation aufgelöst. Projektplanung: Alle Tätigkeiten, die zu einem Projektplan führen. Ein Projektplan kann aus folgenden Elementen bestehen: Projektstrukturplan inkl. Arbeitspaketbeschreibungen, Ablaufplan, Terminplan, Ressourcenplan, Finanzplan.
Ein Projekt In einem Projekt ist es wichtig, dass man alles plant. Wenn man dies nicht tut, kommt es später immer zu Missverständnissen und Problemen. Mit einer guten Planung vor einem grossen Projekt kann man dies verhindern und die Zeit, die man für die Vorbereitung benötigt, bekommt man immer schnell zurück. Falls das Projekt ein Team-Projekt ist, ist es wichtig, dass man miteinander kommuniziert. Sonst kann es zwischendurch immer wieder zu Problemen kommen, welche einfach unnötig sind. Mit der SMART-Regel kann man gut Ziele erstellen. Die Ziele müssen: spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminisiert sein. Ein wichtiger Punkt bei der Planung eines Projektes ist es, sich mit Nicht-Zielen zu befassen. Ein Nicht-Ziel begrenzt das Projekt, um es überschaubar zu machen. Es drückt aus, was nicht erreicht werden soll und auf Aspekt verzichtet wird. Ohne Formulierung von Nicht-Zielen kann es passieren, dass während der Projektumsetzung plötzlich zusätzliche potentielle Schwerpunkte attraktiv werden und das Projekt ausufert. Wenn man in einem Team arbeitet, ist es von Vorteil, wenn man eine Projektleitung bestimmt. Wenn einer der restlichen Teilnehmer eine Frage hat, kann er sich an die
Projektleitung wenden. Diese sollte das Projekt auch immer im Überblick behalten und sich bei den restlichen Teilnehmern erkundigen, was diese tun und wie weit das sie gekommen sind. Der Projektleiter hat auch die Aufgabe, das Projekt zu dokumentieren. Wenn man mehrere Personen ist, kann man sich sogar in mehrere Teams aufteilen. Da kann man sich alle Aufgaben einteilen. Bevor man ein Projekt anfängt, sollte man sich einen Projektplan machen, mit welchem man das ganze Projekt planen kann. Am Anfang eines Projektes kann man einen Projektplan erstellen. In diesem kann man alle Positionen und Daten festhalten. Dort kann man auch alle Ziele und Meilensteine eintragen. Ein typischer Projektauftrag könnte so aussehen:
Mit dem Programm MindManager kann man ein Projekt gut organisieren. Dort kann man zum Beispiel einer Tätigkeit Personen zuordnen. Dies sollte man jedoch sehr gut ausschreiben, um anfällige Fragen zu vermeiden. Dieses Projekt-Blatt, kann danach auch gut verwendet werden, um nachzuschauen, was man an diesem Tag genau machen will. Danach kann man diese Datei auch noch in Microsoft Projects exportieren. Microsoft Projects ist perfekt um Projekte zu planen. Man kann zwischen verschiedenen Ansichten wechseln, um die verschiedenen Parameter in Action zu sehen.