Steuerberater I Rechtsanwalt Geschickt gespart...... es gibt einige Möglichkeiten, Arbeitnehmern steuer- und sozialabgabenfreie Zuwendungen zukommen zu lassen. Wir zeigen Ihnen WIE:
Fördermöglichkeiten Steuerfreie Zuwendungen und Finanzierung 1. Aufmerksamkeiten Aufmerksamkeiten sind Sachzuwendungen aufgrund eines persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers. Sie sind bis zu der Freigrenze von 40 EUR brutto (inklusive Umsatzsteuer) steuer- und sozialversicherungsfrei. 2. Zuwendungen aus Anlass von Betriebsveranstaltungen Übliche Zuwendungen an Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen (z. B. Speisen, Getränke, Fahrtkosten) sind für max. zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei, sofern die Aufwendungen pro Arbeitnehmer und Veranstaltung 110 EUR brutto (inkl. USt) nicht übersteigen. Geschenke, die im Rahmen der Betriebsveranstaltung überreicht werden, sind bis 40 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei. Der Betrag wird aber auf die Freigrenze von 110 EUR angerechnet. Übersteigen die Aufwendungen die Freigrenze von 110 EUR oder werden mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt, sind die Aufwendungen als Arbeitslohn zu versteuern. Allerdings besteht hier noch die Möglichkeit, die Aufwendungen pauschal mit 25 % zu versteuern, wodurch auch Sozialversicherungsfreiheit eintritt. 2 MHP
Für Geschenke über 40 EUR soll die Pauschalierung mit 25 % nach einem neuen BFH-Urteil allerdings nur dann möglich sein, wenn die Geschenke aus Anlass und nicht nur bei Gelegenheit der Veranstaltung überreicht werden. 3. Essenszuschüsse Erhalten Arbeitnehmer verbilligte oder kostenlose Mahlzeiten, so stellt dies einen geldwerten Vorteil dar, der zu versteuern ist. Bemessen wird dieser Vorteil mit den amtlich festgelegten Sachbezugswerten. Diese betragen in 2014 z. B. für ein Mittag- oder Abendessen 3,00 EUR (2013 = 2,93 EUR). Zahlt der Arbeitnehmer für die verbilligte Mahlzeit einen Eigenanteil in Höhe des Sachbezugs, ist kein geldwerter Vorteil zu versteuern. Fällt ein geldwerter Vorteil an, besteht die Möglichkeit, diesen mit 25 % pauschal zu versteuern. Dann ist der geldwerte Vorteil auch beitragsfrei in der Sozialversicherung. Sofern Sie Essensmarken für den Bezug von Mahlzeiten außerhalb des Unternehmens ausgeben, darf eine Pauschalierung des geldwerten Vorteils in Höhe des amtlichen Sachbezugs nur erfolgen, sofern der Wert der Essensmarken den amtlichen Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 EUR pro Mahlzeit überschreitet (z. B. für ein Mittagessen Sachbezug 3,00 EUR + 3,10 EUR = 6,10 EUR maximaler Wert der täglichen Essensmarke). MHP 3
Steuerfreie Zuwendungen 4. Erstattung von Verpflegungskosten aus Anlass von Auswärtstätigkeiten Erstatten Sie Ihren Arbeitnehmern im Außendienst Verpflegungskosten, sind diese steuerfrei, sofern sie die gesetzlich festgelegten Pauschbeträge nicht überschreiten. Übersteigen die gezahlten Verpflegungszuschüsse diese Beträge um nicht mehr als 100 %, können die Zuschüsse mit 25 % pauschal versteuert werden, wodurch auch Sozialversicherungsfreiheit eintritt. Diese betragen ab 2014: - für eine Abwesenheit von mindestens 8 bis zu 24 Stunden 12 EUR - für eine Abwesenheit von mindestens 24 Stunden (mehrtägige Reise) 24 EUR - jeweils für An- und Abreisetag bei mehrtägiger Reise, unabhängig von der Abwesenheitsdauer 12 EUR 4 MHP
5. Fahrtkostenzuschüsse Fahrtkostenzuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte können ab dem 1. Kilometer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gezahlt werden. Dabei können 30 Cent pro Kilometer für die kürzeste, einfache Strecke vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer erstattet werden. Gleiches gilt für die tatsächlichen Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel. Diese Leistungen sind mit 15 % pauschaler Lohnsteuer zu versteuern. 6. Überlassung von Laptop, Tablet, PC und Internetnutzung Wird dem Arbeitnehmer ein betrieblicher Laptop u. a. auch zur privaten Nutzung überlassen, ist die private Nutzung gemäß 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Nutzung im Betrieb des Arbeitgebers oder in der Wohnung des Arbeitnehmers stattfindet, sofern der Laptop im Eigentum des Arbeitgebers bleibt. Die Steuerfreiheit umfasst außerdem die Überlassung von Software und Zubehör und die Übernahme von Verbindungsentgelten. Zu beachten ist allerdings, dass es sich bei der Nutzungsüberlassung unter Umständen um eine umsatzsteuerpflichtige Wertabgabe handeln kann. MHP 5
Steuerfreie Zuwendungen Ein anderer Fall liegt bei einer Schenkung oder einem verbilligtem Verkauf eines Laptops an den Arbeitnehmer vor. Hier ist ein geldwerter Vorteil zu ermitteln, der allerdings mit 25 % pauschal versteuert werden kann, wodurch auch keine Sozialabgaben anfallen. Dies gilt auch für Zubehör und Kosten für den Internetzugang und die Internetnutzung. Voraussetzung für die pauschale Besteuerung ist allerdings, dass die Leistungen zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. 7. Überlassung von Telekommunikationsgeräten Die Überlassung von firmeneigenen Telekommunikationsgeräten (Telefon, Mobiltelefon, Faxgerät) für eine private Nutzung ist steuerfrei. Zu beachten ist auch hier, dass es sich bei der Nutzungsüberlassung unter Umständen um eine umsatzsteuerpflichtige Wertabgabe handeln kann. Dies gilt ebenso für Autotelefone im betrieblichen Kfz, die zur privaten Nutzung überlassen werden. Die Aufwendungen für das Autotelefon bei der Ermittlung des Sachbezugs bleiben außer Ansatz. 6 MHP
8. Beihilfen Erholungsbeihilfen können mit 25 % pauschal versteuert werden, sofern diese im Kalenderjahr pro Arbeitnehmer 156 EUR nicht übersteigen. Für den Ehegatten gilt eine Freigrenze von 104 EUR und für jedes Kind von 52 EUR. Bis zu dieser Grenze sind die Erholungsbeihilfen auch sozialabgabenfrei. Werden die Grenzen überschritten, tritt Steuer- und Sozialversicherungspflicht für den gesamten Betrag ein. Wichtig für die Nutzung der Pauschalierung: - die Beihilfen sollten zeitnah zum Urlaub des Mitarbeiters gezahlt werden. Darüber hinaus gibt es unter gewissen Umständen die Möglichkeit z. B. in Krankheits- oder Unglücksfällen eine Unterstützung bis zu 600 EUR pro Arbeitnehmer im Jahr steuerfrei zu leisten. 9. Kindergartenzuschüsse Zusätzlich zum Arbeitsentgelt gezahlte Zuschüsse zu Aufwendungen für die Unterbringung und Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder sind steuer- und beitragsfrei. Dies gilt sowohl für eine Betreuung in einem Kindergarten und ähnlichen Einrichtungen, als auch für die Betreuung durch eine Tagesmutter. MHP 7
Steuerfreie Zuwendungen 10. Rabattfreibetrag Werden Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner Arbeitnehmer herstellt, vertreibt oder erbringt, an diese kostenlos oder verbilligt überlassen, ist dieser geldwerte Vorteil bis zur Höhe des sog. Rabattfreibetrages von 1.080 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei. 11. Sachbezüge bis 44 EUR Eine weitere Möglichkeit dem Arbeitnehmer Zuwendungen steuer- und sozialabgabenfrei zukommen zu lassen, ist der sog. Sachbezug bis zu einer Freigrenze von 44 EUR pro Monat. Der Sachbezug ist auf Zuwendungen anwendbar, für die nicht der Rabattfreibetrag gewährt werden kann und für die es keine amtlichen Sachbezugswerte gibt. Beispiele hierfür sind Telefonkarten, Benzin- oder Warengutscheine. Die neuere Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes hat die Anwendung der Gutscheine erheblich vereinfacht. Danach können Gutscheine mit Angabe eines Geldbetrages ausgegeben werden. Die Gutscheine gelten als steuer- und abgabefreie Sachzuwendungen, wenn sie einen monatlichen Wert von 44 EUR nicht übersteigen. Das bedeutet, dass z. B. die Zuwendung eines Benzingutscheins mittels einer Tankkarte möglich ist. Zwischenzeitlich ist aber auch höchstrichterlich anerkannt, dass der Arbeitnehmer z. B. auch ohne speziellen Gutschein an einer Tankstelle den Betrag vorstrecken kann und ihm der Arbeitgeber im Nachhinein den Betrag anhand des Tankbeleges (max. 44 EUR) erstattet. 8 MHP
Im Ergebnis entscheidet sich, ob Bar- oder Sachlohn vorliegt, nach dem arbeitsvertraglichen Anspruch, der dem Gutschein zugrunde liegt. Kann der Arbeitnehmer danach vom Arbeitgeber ausschließlich den Bezug einer Sache oder Dienstleistung beanspruchen, ist die vom Arbeitgeber daraufhin erbrachte Leistung ein Sachbezug. Wenn der Arbeitnehmer stattdessen auch berechtigt ist, Bargeld zu wählen, liegt selbst dann Barlohn vor, wenn er sich für die Sache entscheidet. Zu beachten ist hier: - in die 44-Euro-Grenze können noch weitere gewährte Sachbezüge fallen, z. B. Zinsersparnisse durch Arbeitgeberdarlehen. 12. Pauschalierungsmöglichkeit gemäss 37b EStG Eine neue Pauschalierungsmöglichkeit wurde zum 01.01.2007 mit 37b EStG geschaffen. Danach können betrieblich veranlasste Sachzuwendungen bis 10.000 EUR pro Zuwendung, Empfänger und Wirtschaftsjahr an Arbeitnehmer und Geschäftspartner mit einem Steuersatz von 30 % pauschal versteuert werden. Die Wahl dieser Besteuerung kann allerdings im Wirtschaftsjahr nur einheitlich gewählt werden. Zu beachten ist allerdings: - die pauschal versteuerten Sachzuwendungen nach 37b EStG an eigene Arbeitnehmer sind sozialversicherungspflichtig. MHP 9
Steuerfreie Zuwendungen 13. Arbeitgeberdarlehen Bei der Hingabe eines echten Darlehens liegt kein Arbeitslohn vor. Dies verlangt eine Festlegung über die Darlehenskonditionen wie Laufzeit, Verzinsung und Tilgung. Allerdings ist zu prüfen, ob ein geldwerter Vorteil durch den zinsvergünstigten Erhalt des Darlehens vorliegt. Ist eine marktübliche Verzinsung vereinbart, liegt kein geldwerter Vorteil vor. Ist die vereinbarte Verzinsung geringer als der marktübliche Zins, ist bei einem Darlehen über 2.600 EUR ein geldwerter Vorteil zu ermitteln. Hier sieht die Rechtsprechung eine Vereinfachung dahingehend vor, dass für ein Darlehen bis 2.600 EUR keine Zinsvorteile zu versteuern und verbeitragen sind. Ergibt sich ein geldwerter Vorteil aufgrund einer Zinsersparnis, kann auf diese wiederum die Sachbezugsgrenze von 44 EUR wie unter Punkt 11 beschrieben angewendet werden. Allerdings sind hier in die Prüfung der Einhaltung der Grenze auch weitere gewährte Sachbezüge, z. B. Benzingutscheine, einzubeziehen. 14. Fortbildungskosten Vom Arbeitgeber übernommene Fortbildungskosten können steuerund sozialversicherungsfrei geleistet werden, wenn die Fortbildungsmaßnahme im überwiegenden betrieblichen Interesse liegt. Dafür ist die Anrechnung der Fortbildungszeit auf die Arbeitszeit ein Indiz, aber keine zwingende Voraussetzung. Wird die Maßnahme auf die Arbeitszeit angerechnet, ist die Prüfung weiterer Voraussetzungen für das überwiegende betriebliche Interesse entbehrlich, sofern nicht konkrete Anhaltspunkte für einen Belohnungscharakter vorliegen. Im Beispiel von Sprachkursen muss der Arbeitnehmer Sprachkenntnisse erlangen, die sein vorgesehenes Aufgabengebiet verlangt. 10 MHP
Es ist möglich, dass die Rechnung auf den Arbeitnehmer ausgestellt ist und der Arbeitgeber die Kosten ersetzt. Dafür muss die Übernahme bzw. der Ersatz der Aufwendungen vor Beginn der Bildungsmaßnahme vom Arbeitgeber zugesagt worden sein. Die Kostenübernahme ist in solchen Fällen auf der Originalrechnung zu vermerken, um einen Ansatz als Werbungskosten zu vermeiden. Eine Kopie der Rechnung muss zum Lohnkonto genommen werden. 15. Umzugskosten Ein Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern Umzugskosten erstatten, sofern der Umzug beruflich bedingt ist, begrenzt auf die Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten. Es kann auch ohne Prüfung der Aufwandshöhe bei beruflich bedingten Umzügen eine Pauschale für sonstige Umzugsauslagen erstattet werden, die sich am Bundesumzugskostengesetz orientiert. Dies sind für 2014 folgende Beiträge: - für Ledige 695 EUR - für Verheiratete 1.390 EUR - für jede weitere Person 306 EUR Daneben kann für umzugsbedingte Unterrichtskosten, die durch einen Schulwechsel des Kindes bedingt sind, ein Pauschalbetrag in Höhe von 1.752 EUR je Kind erstattet werden. MHP 11
Steuerfreie Zuwendungen 16. Steuerfreie Zuschläge Werden für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit Zuschläge zum Stundenlohn gezahlt, sind diese in den Grenzen des 3b EStG steuer- und sozialabgabenfrei. So können für Sonntagsarbeit 50 % Zuschlag zum Stundenlohn gezahlt werden, für Nachtarbeit je nach Uhrzeit 25 % bis 40 % und für Feiertage 125 %. Für einige Feiertage sowie Heiligabend und Silvester sieht der 3b EStG noch Sonderregelungen vor. Steuer- und sozialabgabenfrei sind die Zuschläge bis zu einem Stundengrundlohn für die Zuschlagsberechnung von 25 EUR. Bis zu einem Grundstundenlohn von 50 EUR sind die Zuschläge zwar sozialbeitragspflichtig, aber lohnsteuerfrei. Ist der Grundstundenlohn größer als 50 EUR, sind die Zuschläge, die auf den übersteigenden Betrag entfallen, steuer- und sozialbeitragspflichtig. 12 MHP
17. Betriebliche Altersvorsorge Die betriebliche Altersvorsorge ist eine verbreitete Ergänzung der privaten Vorsorge für das Alter. Dabei können Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen profitieren. Der Arbeitnehmer kann seine Absicherung für die Rente verbessern und der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge sparen. Seit 01.01.2005 sind die Beiträge zu einer Direktversicherung, ebenso wie die Beiträge zu einer Pensionskasse oder einem Pensionsfonds, bis zu 4 % der Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung steuerfrei und damit auch beitragsfrei in der Sozialversicherung. Dies sind für 2014 2.856 EUR (alte Bundsländer) und 2.400 EUR (neue Bundesländer). Die Beiträge können als Zusatzleistung vom Arbeitgeber gezahlt werden, aber auch als Gehaltsumwandlung aus dem Bruttolohn des Arbeitnehmers. Man unterscheidet fünf Durchführungswege Dies sind die Direktversicherung, die Pensionskasse, der Pensionsfonds, die Direktzusage und die Unterstützungskasse. Auch vor dem 01.01.2005 erteilte Zusagen fallen unter diese Regelung, sofern nicht auf die Steuerfreiheit verzichtet wurde. MHP 13
Betriebliche Altersvorsorge Nachfolgende Übersicht soll die Besonderheiten je Durchführungsweg näher erläutern: Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds Ansparphase Vertragsabschluss bis 31.12.2004: Für den Arbeitgeber ergibt sich eine Steuerfreiheit, da die Aufwendung der betrieblichen Altersversorgung als Betriebsausgabe abziehbar sind. Für den Arbeitnehmer werden die Beiträge bis zu 1.752 EUR jährlich pauschal mit 20 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer versteuert. Auszahlungsphase Besteuerung der Erträge als sonstige Einkünfte. Ansparphase Vertragsabschluss ab 01.01.2005: Für den Arbeitgeber ergibt sich eine Steuerfreiheit, da die Aufwendungen der betrieblichen Altersversorgung als Betriebsausgabe abgezogen werden können. Für den Arbeitnehmer sind bis zu 4 % der Beitragsbemessungsgrenze steuerund sozialversicherungsfrei. Der zusätzlich mögliche steuerfreie Betrag in Höhe von 1.800 EUR ist allerdings sozialversicherungspflichtig. Ansparphase Für individuell versteuerte Beiträge kann der Arbeitnehmer den Sonderausgabenabzug oder eine Altersvorsorgezulage in Anspruch nehmen. Auszahlungsphase Auszahlungen werden als sonstige Einkünfte voll nachgelagert versteuert. Pflichtig in der Kranken- und Pflegeversicherung. Auszahlungsphase Auszahlungen werden als sonstige Einkünfte voll nachgelagert versteuert. 14 MHP
Pensionszusage Ansparphase Für den Arbeitgeber besteht unbegrenzte Steuerfreiheit, da Beiträge durch Rückstellungen gebildet werden. Für den Arbeitnehmer besteht ebenfalls Steuerfreiheit, da kein Zufluss erfolgt. Auszahlungsphase Die Auszahlungsbeträge sind als Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit voll steuerpflichtig für den Arbeitnehmer. Pflichtig in der Kranken- und Pflegeversicherung. Unterstützungskasse Ansparphase Für den Arbeitgeber besteht eine begrenzte Steuerfreiheit auf das Kassenvermögen (Betriebsausgabe). Für den Arbeitnehmer besteht dagegen eine unbegrenzte Steuerfreiheit, da kein Zufluss erfolgt. Beim Sonderfall der rückgedeckten Unterstützungskasse besteht sowohl beim Arbeitgeber als auch beim Arbeitnehmer völlige Steuerfreiheit. Auszahlungsphase Die Auszahlungsbeträge sind als Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit voll steuerpflichtig für den Arbeitnehmer. Pflichtig in der Kranken- und Pflegeversicherung. MHP 15
18. Betriebliche Gesundheitsförderung Das Einkommensteuergesetz stellt über den 3 Nr. 34 Gesundheitsvorsorgeleistungen des Arbeitgebers steuerfrei. Danach sind Leistungen des Arbeitgebers, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden und der Gesundheitsförderung des Arbeitnehmers dienen, bis 500 EUR im Jahr steuerfrei. Auch Barleistungen des Arbeitgebers sind dabei möglich. Allerdings muss es sich um Maßnahmen im Sinne des SGB V handeln. Als förderfähige Maßnahmen zählen dabei Präventionsmaßnahmen, insbesondere gesundheitsorientierte Bewegungsprogramme, Maßnahmen zur Umstellung der Ernährung, zur Stressbewältigung und zur Reduzierung des Suchtmittelkonsums. Nicht förderfähig ist somit der Mitgliedsbeitrag für ein Fitnessstudio oder für einen Sportverein. Für Sie erreichbar: Maisenbacher Hort & Partner 76131 Karlsruhe Rintheimer Str. 63a Tel. 07 21 96 33-0 76530 Baden-Baden Quettigstr. 12 Tel. 0 72 21 50 48 48-0 76829 Landau Untertorplatz 3/Deutsches Tor Tel. 06341 9274-0 www.mhp-kanzlei.de Verantwortlich i. S. d. 55 Abs. 2 RStV: Steuerberater Steffen Hort, Rintheimer Str. 63a, 76131 Karlsruhe. 16 MHP