2 Explizite Anforderungen der ISO 9001:2000 an die Dokumentation



Ähnliche Dokumente
Übersicht über ISO 9001:2000

EINFÜHRUNG UND UMSETZUNG

DQ S UL Management Systems Solutions

Gegenüberstellung der Normkapitel

Legende: Keine Aktion erforderlich! Anpassung erforderlich Neue Anforderung

Gegenüberstellung von DIN EN ISO 9001:2015. und DIN EN ISO 9001:2008

Gegenüberstellung von DIN EN ISO 9001:2015. und DIN EN ISO 9001:2008

Erläuterung zur Begrifflichkeit dokumentierte Information Dokumente und Aufzeichnungen werden in der DIN EN ISO 9001:2015 als dokumentierte Informatio

Gegenüberstellung von ISO 9001:2015 und ISO 9001:2008

Normrevision DIN EN ISO 9001:2015. Seite: 1

Gegenüberstellung DIN EN 9100:2018 DIN EN 9100:2010

UMSTELLUNGSHILFE ISO 9001:2008 auf ISO 9001:2015

Revision der DIN EN ISO 9001 Dokumentierte Informationen. Ausschlüsse : nicht zutreffende Anforderungen begründen

HERZLICH WILLKOMMEN. Revision der 9001:2015

1 Die Anforderungen der Norm

Werks-Anlagen und Einrichtungsplanung

Qualitätsmanagement Änderungen in der ISO 9001 Entwurf 2007

Gegenüberstellung IATF 16949:2016 und ISO/TS 16949:2009

Release: 001 Stand 02.Juni 2003 Stand:

Wesentliche Änderung EN 9100:2016 / EN 9120: München/Hamburg Michael Rotzsche/ Wolfgang Bott

ISO 9001: Einleitung. 1 Anwendungsbereich. 2 Normative Verweisungen. 4 Qualitätsmanagementsystem. 4.1 Allgemeine Anforderungen

IATS 16949:2016 ISO/TS 16949:2009

Integriertes Management-Handbuch

ISO Qualitätsmanagement prozessorientiert umsetzen

DIN EN ISO 9001:2015 DIN EN ISO 1 Anwendungsbereich 1 Anwendungsbereich 1.1 Allgemeines 2 Normative Verweisungen 2 Normative Verweisungen Freie 3 Nutz

Vorstellung von Matrixzertifizierungen

Was geht Qualitätsmanagement/ Qualitätsicherung die Physiotherapeutenan? Beispiel einer zertifizierten Abteilung

Audit-Bericht ISO 9001

Eingesetzte Mittel Anlagen, Methoden, Fähigkeiten, Techniken, Geld, Kapital PROZESS. Bündel oder Folge von Aktivitäten

QM nach DIN EN ISO 9001:2015. copyright managementsysteme Seiler Tel:

ISO/TS Qualitätsmanagement in der Automobilindustrie umsetzen

Management- Handbuch. Entwicklung, Produktion, Dienstleistung und Vertrieb. DIN EN ISO 9001:2015. Auflage 1.1

Block 6 Überwachung und Messung. Inhaltsverzeichnis

Normrevision DIN EN ISO 9001:2015

Vorschau. QM-Dokumentation Verzeichnis der Aufzeichnungen

Qualitätsmanagement. von der Theorie zur Praxis. (Einführung und Umsetzung im Arbeitsalltag) Seite 0

Dokumentenübersicht Revision vom Ersteller/-in Verteiler Grund der letzten Änderung

Inhalt. 2 Umsetzung der Einzelanforderungen Einleitung 49

Erfahrungen des Auditors mit der DIN EN ISO 9001:2000

Informationsblatt zum Übergang eines bestehenden Zertifikates von der DIN EN ISO 9001:2008 auf die DIN EN ISO 9001:2015

3. Vorstellung der DIN EN ISO Lernziele. Vorstellung der Normen und Regelwerke

Übungsbeispiele für die mündliche Prüfung

Verantwortung der Leitung (ISO 9001 Kap. 5)

Beispiel-Prüfung für Qualitätsbeauftragte QM-Systemen Automotive. Vertraulich

QM in der Zahnarztpraxis Muster-QM-Handbuch

Managementbewertung Managementbewertung

Die wichtigsten Änderungen

Inhaltliche Aspekte ( welche Qualität wird erbracht) Methodische Aspekte ( wie wird Qualität entwickelt, gesichert und kontinuierlich verbessert)

ISO 9001:2015 FÜHRUNG. Arbeitskreis Qualitätsmanagement WKO Tirol Meeting Waltraud Dietrich

Inhaltsübersicht MH Medizin IBSN Inhalt der CD sortiert nach Normpunkten DIN EN ISO 9001:2000

Ständige Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems. Verantwortung der Leitung. Interessierte Parteien. Interessierte Parteien.

Die revidierte Fassung der ISO 9001 bringt eine Reihe substantieller Veränderungen mit sich, z.b.:

ISO 9001: vom Praktiker für Praktiker. Bearbeitet von Norbert Waldy

Zuordnung der Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015 im QMS-Reha

DIN EN ISO 9000:2000 Normenreihe

1 Ziel / Zweck 2. 2 Begriffe 2. 3 Vorgehen und Zuständigkeiten Allgemeines 2

Qualitätsmanagementhandbuch (Auszug)

Die ISO 9001:2000 Worauf sie abzielt Was sie verlangt Was man wie tun muss

Auftraggeber: QMB: Auditierte Bereiche: QMH-Kapitel: Auditleiter/in: Co-Auditor/in: Datum Auditdurchführung: Datum Berichterstellung:

Die vorliegende Arbeitshilfe VII befasst sich mit dem Thema dokumentierte Information.

Kundencheckliste zur DIN EN ISO 9001

4.3 Planung (Auszug ISO 14001:2004+Korr 2009) Die Organisation muss (ein) Verfahren einführen, verwirklichen und aufrechterhalten,

Fragebogen. zur Beurteilung der Zertifizierungsfähigkeit des Betrieblichen Gesundheitsmanagements nach DIN SPEC

EN ISO Qualitätsmanagementsysteme Anforderungen. Quality management systems Requirements (ISO 9001:2008)

ISO 9001:2000 DIE NORM

wir müssen reden. Über Qualität!

Fragen eines Auditors zur ISO 9001:2015

SCHUCHERT-Selbstcheck zu neuen Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015

Die Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015 Eine erste Einschätzung

Vorstellung der Norm DIN EN ISO 9001:2008

TEIL 1 allgemeiner Teil

Musterhandbuch AZAV & ISO 9001

Nutzen Sie das in Easy Turtle voll editierbare Modell der DIN EN ISO 9001:2008

Die neue ISO 9004 Was wird sich ändern? 04152

Interpretation der Anforderungen

Block 3 Entwicklung Verifizierung / Validierung. Inhaltsverzeichnis

Transition KaWa. Gleich geht es los, bestimmt. Auditcheckliste Jörg Roggensack TESTO 2014

Michael Cassel ISO Qualitätsmanagement prozessorientiert umsetzen. it 81 Abbildungen HANSER

Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9000ff

4.2.3 Liste der Dokumente MH Gesundheitsvorsorge

Erstellung eines QM-Handbuches nach DIN. EN ISO 9001: Teil 2 -

Wie auch in den vorangegangenen Newsletter sind wir wieder bestrebt Ihnen die aktuellen Fragen kurz und bündig zu beantworten.

Verfahrensanweisung Umgang_mit_Einspruechen.doc INHALT

Inhaltsübersicht MH Brandmelde-Fachfirmen ISBN

Schutzgebühr: 24,80 zzgl. 19 % MwSt. Die herausgebende Stelle. systemqm e.v. Barbarossa-Str Annweiler

Protokolle, Bericht der Managementbewertung, Übersicht der QM-Dokumente. Durchgeführt von/am: Max Mustermann am Freigegeben durch:

Anliegen und Normung des Qualitätsmanagements

Herzlich. bei VDI/DGQ AK QUALITÄTSMANAGEMENT. ISO 9001:2015, Normenausschlüsse vs. Geltungsbereich des QMS. DGQ e.v. Regionalkreis Saarland

Musterhandbuch Qualitätsmanagementplan

Qualitätsmanagement-Handbuch gemäß den Anforderungen der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung AZAV

Qualitätsmanagement-Handbuch

Das vollständige Dokument erhalten Sie nach der Bestellung.

Die Neuerungen bei den Anforderungen nach dem DStV-Qualitätssiegel. Anforderungen nach dem DStV-Qualitätssiegel

Inhaltsverzeichnis. Gerhard Gietl, Werner Lobinger. Leitfaden für Qualitätsauditoren. Planung und Durchführung von Audits nach ISO 9001:2008

HERZLICH WILLKOMMEN. Regionalkreis Münsterland 14. März 2017

Produktvorstellung. Seiler. Musterbeispiel Medizin mit DIN EN ISO 13485:2015

ISO 13485:2016. TÜV SÜD Akademie GmbH Rev. <xx > / Stand: EN ISO 13485:2016 1

Transkript:

Wie viel Dokumentation braucht ein QM-System nach ISO 9001:2000 noch? Zu Zeiten der ISO 9001:1994 war diese Frage recht einfach zu beantworten. Doch nun, mit Erscheinen der ISO 9001:2000 am 15.12.2000, fällt eine klare Antwort ungleich schwerer. "It depends", würde der Engländer sagen, "es kommt darauf an..." Dieser Artikel versucht, Licht in die neue Situation zu bringen, sowohl für Unternehmen, die ihr QM-System nach der neuen Norm anpassen oder erstmalig aufbauen, als auch für Auditoren, die ausgetretene Pfade verlassen müssen. 1 Einleitung Zu den Zielen der Normrevision 2000 gehörten die universelle Anwendbarkeit für alle Arten, Formen und Größen von Organisationen, die Ausrichtung auf organisationsspezifische Prozesse und deren angemessene, auf die jeweiligen Eingaben, Tätigkeiten und gewünschten Ergebnisse ausgerichtete Beschreibung. Den Organisationen sollte mehr Flexibilität eingeräumt werden, mit einem individuell minimalen Umfang von Dokumentation die Wirksamkeit und die ständige Verbesserung ihres QM-Systems darzulegen. Die Frage ist nur, wie die Grenzen eines normkonformen QM-Systems gesteckt sind. Zu den hier verwendeten Begriffen wird auf den Anhang 1 verwiesen. 2 Explizite Anforderungen der ISO 9001:2000 an die Dokumentation In ISO 9001:2000 findet sich im Abschn. 4.1 ein allgemeingültiger Satz: "Die Organisation muss entsprechend den Anforderungen dieser internationalen Norm ein Qualitätsmanagementsystem aufbauen, dokumentieren, verwirklichen, aufrechterhalten und dessen Wirksamkeit ständig verbessern." Abschn. 4.2 erläutert die Dokumentationsanforderungen: "Die Dokumentation zum Qualitätsmanagementsystem muss enthalten a) dokumentierte Qualitätspolitik und Qualitätsziele b) ein Qualitätsmanagementhandbuch c) dokumentierte Verfahren, die von dieser internationalen Norm gefordert werden d) Dokumente, die die Organisation zur Sicherstellung der wirksamen Planung, Durchführung und Lenkung ihrer Prozesse benötigt e) von dieser internationalen Norm geforderte Aufzeichnungen." Dort, wo dokumentierte Verfahren ("Verfahrensanweisungen" in der ISO 9001:1994) explizit gefordert werden (s.u.), müssen die Verfahren festgelegt, dokumentiert, verwirklicht und aufrechterhalten werden. Der Umfang der QM-Dokumentation kann der Größe der Organisation und der Art ihrer Tätigkeiten, der Komplexität und Wechselwirkung der Prozesse und der Fähigkeit des Personals angepasst werden. Also, auf kleine Unternehmen angewandt mit überschaubaren und einfachen Tätigkeiten und gut ausgebildeten Mitarbeitern, etwa einer Anwaltskanzlei oder einer Vertriebsfirma, ist eine recht knappe QM-Dokumentation angebracht. Alle (Vorgabe)Dokumente des QM-Systems müssen gelenkt werden (wie bisher), eingeschlossen externe Dokumente. Auch Aufzeichnungen (Nachweisdokumente) unterliegen der Lenkung entspr. ISO 9001:2000, Abschn. 4.2.4, insbes. Lesbarkeit, Aufbewahrung und Wiederauffindbarkeit. ISO9001-2000 Dokumentation.doc Seite 1 von 8

2.1 Qualitätspolitik und Qualitätsziele Als in Abschn. 4.2.1 genannte Dokumente unterliegen beide der Dokumentenlenkung. Anforderungen an den Inhalt sind in Abschn. 5.3 (Qualitätspolitik) bzw. 5.4.1 (Qualitätsziele) aufgeführt. Neu sind zwei wesentliche Forderungen an die Qualitätsziele: sie müssen für die "zutreffenden Funktionsbereiche und (Hierarchie)Ebenen" festgelegt werden. Das entspricht einem hierarchischen "Herunterbrechen" der globalen Ziele der Organisation auf ganz konkrete Ziele einzelner Funktionen und Ebenen, die mit der Erfüllung von Kundenforderungen befasst sind (wer ist das nicht?) sie müssen messbar sein, um die tatsächliche Erreichung bewerten zu können. 2.2 QM-Handbuch Das QM-Handbuch muss enthalten (Abschn. 4.2.2) den Anwendungsbereich des QM-Systems einschl. Einzelheiten und Begründungen für Ausschlüsse (früher ISO 9002 / 9003). Ausschlüsse sind nur in Kapitel 7 (Produktrealisierung) möglich und dürfen die "Fähigkeit und die Verantwortung der Organisation zur Bereitstellung von Produkten, die den Kunden- und zutreffenden behördlichen Anforderungen entsprechen, nicht beeinträchtigen" (Abschn. 1.2) die für das QM-System erstellten dokumentierten Verfahren oder Verweise darauf (wie bisher) eine Beschreibung der Wechselwirkung der Prozesse des QM-Systems. Nicht mehr möglich ist es, die eigene Entwicklung aus der Zertifizierung auszuschließen (bisher ISO 9002), wenn sie zur Erfüllung von Kundenforderungen tatsächlich erforderlich ist. Zum Umfang des QM-Handbuchs gilt das oben Gesagte. Form und Aufbau des QM-Handbuchs sind ausdrücklich nicht festgelegt (Abschn. 0.1). Das heißt u.a., dass elementeorientierte Handbücher weiterhin (mit den entspr. Erweiterungen nach der ISO 9001:2000) verwendet werden können, wenn dies trotz der Vorteile der Prozessorientierung gewünscht wird; weiterhin, dass nun nicht fünf Kapitel entspr. den Abschnitten 4 bis 8 der ISO 9001:2000 obligatorisch werden. Eine Anpassung des QM-Systems einer Organisation an die Struktur der Norm ist nicht und war auch bislang nie gefordert. 2.3 Dokumentierte Verfahren Folgende dokumentierte Verfahren ("Verfahrensanweisungen" im Sprachgebrauch der DIN EN ISO 9001:1994) sind explizit gefordert: 4.2.3 Lenkung von Dokumenten 4.2.4 Lenkung von Aufzeichnungen 8.2.2 Internes Audit 8.3 Lenkung fehlerhafter Produkte 8.5.2 Korrekturmaßnahmen 8.5.3 Vorbeugungsmaßnahmen Für ein effektives QM-System kann die Organisation weitere dokumentierte Verfahren festlegen. Für diese gelten dann auch die Anforderungen an die Dokumentenlenkung. Daneben sind weitere Verfahren möglich, die nicht notwendigerweise dokumentiert sind, wenn z.b. aufgrund der geringen Größe oder der Mitarbeiterqualifikation eine wirksame Durchführung auch ohne schriftliche Festlegungen sichergestellt ist. Dieses erhebliche Potential zur Vereinfachung und "Entbürokratisierung" sollte von den Organisationen eigenverantwortlich genutzt werden. Im Zweifelsfall muss jedoch der Nachweis geführt ISO9001-2000 Dokumentation.doc Seite 2 von 8

werden, dass das QM-System wirksam ist, d.h. zum Beispiel, dass die betreffenden Regelungen allen Mitarbeitern bekannt sind, verstanden und befolgt werden und Qualitätspolitik und ziele (Erreichen von Kundenzufriedenheit) effektiv unterstützen. 2.4 Dokumente zur Prozesslenkung Für Dokumente, die die Organisation zur Planung, Durchführung und Lenkung ihrer Prozesse benötigt, macht die ISO 9001:2000 keine zwingenden und exakten Vorgaben. Die Organisation muss individuell festlegen, welche internen Dokumente erforderlich sind, um den Geschäftszweck zu erfüllen, das QM-System transparent und wirksam zu gestalten und die Übereinstimmung mit der Norm darzulegen. Der Abschn. 4.1 der ISO 9001:2000 gibt hier Anhaltspunkte. Die Organisation muss a) die für das QM-System erforderlichen Prozesse und ihre Anwendung in der gesamten Organisation erkennen b) die Abfolge und Wechselwirkungen dieser Prozesse festlegen c) die erforderlichen Kriterien und Methoden festlegen, um das wirksame Durchführen und Lenken dieser Prozesse sicherzustellen d) die Verfügbarkeit von Ressourcen und Informationen sicherstellen, die zur Durchführung und Überwachung dieser Prozesse benötigt werden e) diese Prozesse überwachen, messen und analysieren f) die erforderlichen Maßnahmen treffen, um die geplanten Ergebnisse sowie eine ständige Verbesserung dieser Prozesse zu erreichen. Da sich die Darlegung dieser Forderungen nicht allein auf Kunden und Zertifizierungsauditoren fokussiert, sondern auch auf die eigenen Mitarbeiter (allg. "Interessierte Parteien"), sollten Umfang und Detaillierung so ausgerichtet werden, dass das System transparent, sicher und effektiv handhabbar ist. Beispiele können sein: 5.4.2 Informationen zu Planung, Implementierung und Änderung des QM-Systems 5.4.2 Prozessdarstellungen, z.b. Prozessübersichten, Flussdiagramme 5.5.1 Organisationspläne, -diagramme, Stellen-, Funktions-, Arbeitsplatzbeschreibungen 5.5.3 Festlegungen zur internen Kommunikation, z.b. Meetings, Aushänge, Intranet 5.6.3 Informationen über Ergebnisse der Managementbewertung 6.3, 6.4 Pläne und Bewertungen zur Infrastruktur und Arbeitsumgebung 7.2.3 Festlegungen zur Kommunikation mit Kunden 7.1 QM-Pläne 7.5.1 Produktionspläne, Prüfpläne, Wartungspläne, Arbeitsanweisungen usw. 7.5.2 Validierung ("Qualifikation") von Herstellungsprozessen 7.5.3 Festlegungen zur Produktkennzeichnung 7.5.4 Festlegungen zum Umgang mit Kundeneigentum 7.5.5 Festlegungen zu Handhabung, Verpackung, Lagerung und Schutz von Produkten 7.6 Festlegungen zur Prüfmittelüberwachung 8.2.1 Festlegungen zur Überwachung der Kundenzufriedenheit 8.2.3 Festlegungen zur Überwachung der Prozesse des QM-Systems, z.b. mit Kennzahlen 8.2.4 Festlegungen zur Produktverifizierung (Eingangs-, Zwischen-, Endprüfungen) 8.4 Festlegungen zu Ermittlung, Erfassung und Analyse von Daten zur Bewertung des QM- Systems. Konkret gefordert: Kundenzufriedenheit, Erfüllung der Produktanforderungen, Prozess- und Produktmerkmale, Lieferanten ISO9001-2000 Dokumentation.doc Seite 3 von 8

2.5 Qualitätsaufzeichnungen Folgende Qualitätsaufzeichnungen sind explizit gefordert: 5.6.1 Managementbewertung 6.2.2 e Ausbildung, Schulung, Fertigkeiten und Erfahrung des Personals 7.1 d Ergebnisse der Planung der Produktrealisierung 7.2.2 Ergebnisse der Bewertung der Anforderungen in Bezug auf das Produkt 7.3.2 Entwicklungseingaben (in Bezug auf das Produkt) 7.3.4 Ergebnisse der Entwicklungsbewertung und der notwendigen Maßnahmen 7.3.5 Ergebnisse der Entwicklungsverifizierung und der notwendigen Maßnahmen 7.3.6 Ergebnisse der Entwicklungsvalidierung und der notwendigen Maßnahmen 7.3.7 Ergebnisse der Bewertung von Entwicklungsänderungen und der notwendigen Maßnahmen 7.4.1 Ergebnisse der Lieferantenbeurteilung und der notwendigen Maßnahmen 7.5.2.d Validierung "spezieller Prozesse", soweit anwendbar 7.5.3 Produktkennzeichnungen, falls Rückverfolgbarkeit gefordert ist 7.5.4 Verlust, Beschädigungen, Nichtverwendbarkeit von Kundeneigentum 7.6 a Grundlage von Prüfmittelkalibrierungen/-verifizierungen, falls diese nicht mit anerkannten (internationalen/nationalen) Messnormalen durchgeführt wurden 7.6 Bewertung der Gültigkeit früherer Messergebnisse, falls sich das Messmittel als fehlerhaft erwiesen hat 7.6 Ergebnisse der Kalibrierung und Verifizierung von Messmitteln 8.2.2 Auditberichte/-ergebnisse 8.2.4 Produktfreigaben einschl. verantwortliche Prüfer 8.3 Arten von Produktfehlern, ergriffene Folgemaßnahmen einschl. Sonderfreigaben 8.5.2 e Ergebnisse der ergriffenen Korrekturmaßnahmen 8.5.3 d Ergebnisse der ergriffenen Vorbeugungsmaßnahmen Die Organisation ist frei, weitere Aufzeichnungen zu führen, die die Konformität ihrer Prozesse, Produkte und des QM-Systems darlegen. Für die Lenkung von Aufzeichnungen gilt Abschn. 4.2.4 der ISO 9001:2000. 3 Empfehlungen zu Aufbau und Dokumentation eines QM-Systems Nach Abschnitt 0.1 der ISO 9001:2000 ist nicht beabsichtigt, dass "QM-Systeme einheitlich strukturiert oder einheitlich dokumentiert sein müssen". 3.1 Dokumentation von Verfahren und Prozessen Für Anwender der ISO 9001:1994 rückt mit der Normrevision ein "neuer" Begriff in den Vordergrund, der des "Prozesses", der aber bereits aus der ISO 9000:1994 (Abschn. 4.6) bekannt ist. Geläufig, wenn auch missverständlich aus dem Englischen übersetzt, war bisher die "Verfahrensanweisung" = "dokumentiertes Verfahren". Sie ist nicht notwendigerweise ein eigenständiges Dokument mit der Aufschrift "Verfahrensanweisung". Es kann ebenso ein Verfahren im Handbuch beschrieben sein. Zur Darstellung der Zusammenhänge und als Hinweis für eine angemessene Dokumentation mag die folgende Abbildung dienen: ISO9001-2000 Dokumentation.doc Seite 4 von 8

Eingabe Korrektur Lenkung Prozess Realisierung durch Verfahren Was, wann, wer, mit wem, wie, womit Prozesskriterien, -kennzahlen Unterstützung Ergebnis Effektivität des Prozesses: Fähigkeit des Prozesses, die gewünschten Ergebnisse zu liefern. Effizienz des Prozesses: Erreichte Ergebnisse vs. verbrauchte Ressourcen (Input-/Output-Bilanz) Prozessbewertung Die Geschäftstätigkeiten einer Organisation bestehen aus einer Kette verknüpfter Prozesse, an deren Anfang die Kundenforderung und an deren Ende die für den Kunden erbrachte Leistung steht. Vernünftigerweise entsteht hier eine Wertschöpfung in beherrschten Prozessen. Die Prozesskette lässt sich in einzelne Glieder von aufeinander folgenden internen Kunden-Lieferantenbeziehungen auflösen. Es ist naheliegend, dass die externe Kunden-Lieferantenbeziehung nicht besser sein kann als die Summe aller internen Beziehungen. Dies ist ein wesentlicher Ansatzpunkt der Prozessorientierung in der ISO 9001:2000. Ein Prozess lässt sich beschreiben mit den vier Größen (1) Input vom vorhergehenden Prozess ("Lieferant"), (2) Vorgaben und Informationen zur Prozesslenkung, (3) benötigte Leistungen von unterstützenden Prozessen, (4) gefordertes Prozessergebnis (Output) für den "Kunden" des Prozesses, der internen Verfahrensweise (dokumentiertes Verfahren, "Verfahrensanweisung") und den zur Prozessbewertung und lenkung einzusetzenden Kennzahlen, Bewertungsmethoden und Korrekturmaßnahmen ("Prozessregelung"). Das Denken in Prozessen legt also eine deutliche Erweiterung der bisher geläufigen Verfahrensanweisungen nahe. Wo immer anwendbar, sollten Prozesse mit grafischen Hilfsmitteln (Flussdiagramme) visualisiert und je nach Kenntnisstand der betroffenen Mitarbeiter mit mehr oder weniger erläuterndem Text versehen werden. Als Bezeichnung wäre z.b. "Prozessbeschreibung" angebracht. 3.2 Anpassung eines bestehenden QM-Systems nach ISO 9001:1994 Es ist nicht notwendig, die Dokumentation eines bestehenden QM-Systems umzuschreiben, um die Anforderungen der ISO 9001:2000 zu erfüllen. Dies gilt insbesondere für Organisationen, die bereits einen prozessorientierten Aufbau zur Abbildung der spezifischen Geschäftsprozesse gewählt haben. In diesem Falle sind Ergänzungen zu den neuen Forderungen der ISO 9001:2000 einzubringen. Für Organisationen, deren QM-System z.b. nach den 20 Elementen der ISO 9001:1994 strukturiert ist, besteht auch kein unmittelbarer Zwang, diese Gliederung kurzfristig aufzugeben. Es ist jedoch zu empfehlen, längerfristig von dieser Struktur Abschied zu nehmen, da sie sich als wenig zweckmäßig erwiesen hat. Es sollten in einem ersten Schritt die Anpassungsarbeiten auf die Ermittlung und Festlegung der unternehmensspezifischen Prozesse, deren Abfolge und Wechselwirkungen konzentriert werden. Die Prozesse werden zweckmäßigerweise als Prozessübersichten, Flussdiagramme und ähnliche Darstellungen dokumentiert. ISO9001-2000 Dokumentation.doc Seite 5 von 8

Es handelt sich also in diesem ersten Schritt der Prozessorientierung um ein "Darüber legen" einer Prozessdarstellung über das vorhandene System. Es ist darauf hinzuweisen, dass die ISO 9001:2000 nicht explizit diese dokumentierten Prozessdarstellungen fordert. Ein "Upgrading" auf die neue ISO 9001:2000 ist mit jedem Überwachungs- bzw. Wiederholungsaudit möglich, spätestens bis zum 14.12.2003. 3.3 Aufbau eines neuen QM-Systems Die ISO 9001:2000 empfiehlt hier einen prozessorientierten Ansatz: Ermittlung und Festlegung der unternehmensspezifischen Prozesse, die für die Einführung eines effektiven QM-Systems erforderlich sind. Feststellen der Wechselwirkungen (Verknüpfungen von Ein- und Ausgaben) zwischen diesen Prozessen. Dokumentation der Prozesse in dem jeweils notwendigen Umfang, der für die effektive Ausführung und Lenkung erforderlich ist. Größe und Komplexität der jeweiligen Prozesse und das Know-how der betroffenen Mitarbeiter bestimmen das Ausmaß der notwendigen Dokumentation. Diese Prozesse enthalten die Forderungen zu den Abschnitten 4 (Qualitätsmanagementsystem), 5 (Verantwortung der Leitung), 6 (Management von Ressourcen), 7 (Produktrealisierung) und 8 (Messung, Analyse und Verbesserung). Eine Gliederung nach diesen fünf Abschnitten ist nicht zwangsläufig und sollte unternehmensspezifisch festgelegt werden. Zu beachten ist, dass Ausschlüsse (individuelle Anpassungen, "Tayloring") von Normforderungen nur im Abschnitt 7 (Produktrealisierung) möglich sind und im Handbuch begründet werden müssen. 3.4 Darlegung der Konformität mit der ISO 9001:2000 Zur Darlegung der Übereinstimmung des QM-Systems mit den Forderungen der ISO 9001:2000, i.a. in einem Zertifizierungsaudit, muss die Organisation den objektiven Nachweis der Effektivität (Wirksamkeit) ihrer Prozesse und ihres QM-Systems führen. Minimalanforderungen an die Dokumentation, die die ISO 9001:2000 explizit fordert, sind oben aufgeführt. Dazu kommen die in Kap. 2.4 genannten, für die Wirksamkeit des Systems individuell als notwendig erachteten Dokumente und Nachweise. Der Erfolg einer Zertifizierung hängt nicht notwendigerweise vom Umfang der Dokumentation, der Prozesse, Verfahren oder Aufzeichnungen ab. Gerade kleine und mittlere Unternehmen sollten diese Chance nutzen, sich ein schlankes QM-System zu geben, das ihren Geschäftserfolg nicht behindert, sondern wirkungsvoll unterstützt. ISO9001-2000 Dokumentation.doc Seite 6 von 8

Anhang 1, Begriffserklärungen Begriff Quelle Erklärung Arten von Dokumenten in QM- Systemen ISO 9000:2000 2.7.2 Aufzeichnung ISO 9000:2000 3.7.6 Dokument ISO 9000:2000 3.7.2 Prozess ISO 9000:2000 3.4.1 (1) QM-Handbücher liefern nach innen und außen zusammenhängende Informationen über das QM-System der Organisation (2) QM-Pläne beschreiben, wie das QM-System auf ein bestimmtes Produkt, Projekt oder einen Vertrag angewendet wird (3) Spezifikationen legen Forderungen dar (4) Leitfäden enthalten Empfehlungen oder Vorschläge (5) Dokumentierte Verfahren, Arbeitsanleitungen, Zeichnungen usw. liefern Informationen darüber, wie Tätigkeiten und Prozesse gleichbleibend auszuführen sind (6) Aufzeichnungen liefern einen Nachweis über ausgeführte Tätigkeiten oder erreichte Ergebnisse Dokument, das erreichte Ergebnisse angibt oder einen Nachweis ausgeführter Tätigkeiten bereitstellt (1) Aufzeichnungen können zur Darlegung von Rückverfolgbarkeit und zum Nachweis von Verifizierung, Vorbeugungsmaßnahmen und Korrekturmaßnahmen herangezogen werden (2) Aufzeichnungen bedürfen üblicherweise nicht der Revisionslenkung Information (=Daten mit Bedeutung) und ihr Unterstützungsmedium. (1) Das Medium kann Papier, eine magnetische, elektronische oder optische Rechnerdiskette, eine Fotografie, ein Bezugsmuster oder eine Kombination daraus sein (2) Ein Satz von Dokumenten, z.b. Spezifikationen und Aufzeichnungen, wird häufig als "Dokumentation" bezeichnet (3) Einige Forderungen (z.b. die Forderung nach Lesbarkeit) gelten für alle Arten von Dokumenten, obgleich es verschiedene Forderungen für Spezifikationen (z.b. Forderung nach Kontrolle durch Revision) und Aufzeichnungen (z.b. Forderung nach Abrufbarkeit) geben kann Satz von in Wechselbeziehung oder Wechselwirkung stehenden Tätigkeiten, der Eingaben in Ergebnisse umwandelt (1) Eingaben für einen Prozess sind üblicherweise Ergebnisse anderer Prozesse (2) Prozesse in einer Organisation werden üblicherweise geplant und unter beherrschten Bedingungen durchgeführt, um Mehrwert zu schaffen (3) Ein Prozess, bei dem Konformität des dabei erzeugten Produkts nicht ohne weiteres oder in wirtschaftlicher Weise verifiziert werden kann, wird häufig als "spezieller Prozess" bezeichnet ISO9001-2000 Dokumentation.doc Seite 7 von 8

Begriff Quelle Erklärung QM-Handbuch ISO 9000:2000 3.7.4 QM-Plan ISO 9000:2000 3.7.5 Verfahren ISO 9000:2000 3.4.5 Verfahrensanweisung -- Dokument, in dem das QM-System einer Organisation festgelegt ist. QM-Handbücher können hinsichtlich Detaillierung und Format an die Größe und Komplexität einer einzelnen Organisation angepasst sein Dokument, das festlegt, welche Verfahren und zugehörigen Ressourcen wann und durch wen bezüglich eines spezifischen Projekts, Produkts, Prozesses oder Vertrages anzuwenden sind (1) Diese Verfahren umfassen üblicherweise die Verfahren, die sich auf Qualitätsmanagementprozesse und auf Produktrealisierungsprozesse beziehen (2) Ein QM-Plan verweist häufig auf Teile des QM-Handbuchs oder auf Verfahrensanweisungen (3) Ein QM-Plan ist üblicherweise eines der Ergebnisse der Qualitätsplanung Festgelegte Art und Weise, eine Tätigkeit oder einen Prozess auszuführen (1) Verfahren können dokumentiert sein oder nicht (2) Wenn ein Verfahren dokumentiert ist, werden häufig Benennungen wie "schriftlich niedergelegtes Verfahren" oder "dokumentiertes Verfahren" verwendet. Das ein Verfahren beinhaltende Dokument kann als "Verfahrensdokument" bezeichnet werden. Missverständliche Übersetzung in der ISO 9001:1994 von "documented procedure" = "dokumentiertes Verfahren", s.o. Anhang 2, Quellen [1] DIN EN ISO 9001:2000-12 Qualitätsmanagementsysteme - Anforderungen [2] DIN EN ISO 9000:2000-12 Qualitätsmanagementsysteme Grundlagen und Begriffe [3] ISO/TC 176/SC2/N525 vom 13.03.2001 Guidance on the Documentation Requirements of ISO 9001:2000 [4] Aktuelle Informationen und Anleitungen im web: http://www.bsi.org.uk/iso-tc176-sc2 ISO9001-2000 Dokumentation.doc Seite 8 von 8