-JAHRESGESPRÄCHE- Ein Projekt zur Förderung der Führungskultur
Anregungen zur Vorbereitung des Jahresgesprächs Ziele: Das Jahresgespräch ist ein jährliches Gespräch zwischen direkter/m Vorgesetzten/m und Mitarbeiter/in. Es soll daher einmal im Jahr geführt werden. Jahresgespräche sollen: die Zusammenarbeit in allen Bereichen stärken, ein wertschätzendes Feedback von beiden GesprächspartnerInnen fördern, dabei helfen, neue Arbeitsfelder und -perspektiven abzustimmen, die berufliche Weiterentwicklung der MitarbeiterInnen unterstützen Rahmenbedingungen: Das Jahresgespräch bietet die Chance zu einem intensiven Austausch über die verschiedenen Themenfelder aus der jeweiligen Perspektive als Führungskraft und als MitarbeiterIn. In diesem Rahmen sollten Erwartungen und Wünsche klar kommuniziert werden. Nicht in jedem Jahresgespräch werden Vereinbarungen getroffen. Sollte dieses aber der Fall sein, sollten die Vereinbarungen möglichst konkret und verbindlich getroffen werden. Die Teilnahme am Jahresgespräch ist für alle Beschäftigten verpflichtend. Auch wenn aufgrund eines Stellenwechsels erst eine kurze Zusammenarbeit besteht, soll das Jahresgespräch im Hinblick auf die Entwicklungsperspektiven geführt werden. Die Jahresgespräche sollen idealerweise in einem Zeitraum von 3-4 Monaten nach den Einführungsveranstaltungen durchgeführt werden. Vorgesetzte großer Bereiche führen die Gespräche zeitversetzt. Die Gesprächsinhalte sind vertraulich. Sollten im Rahmen des Jahresgesprächs z. B. Fortbildungsmaßnahmen besprochen werden, so sollten diese Verabredungen möglichst konkret und verbindlich sein. Die Verabredungen können formlos dokumentiert und jeweils zu den eigenen Unterlagen genommen werden. Für das Jahresgespräch sollte ausreichend Zeit reserviert werden (ca. 1 Std.). Es sollte in ungestörter Umgebung, d. h. ohne Störung durch Telefonate, Besuche, Nachfragen durch Dritte und in angenehmer Atmosphäre stattfinden. Die Personalentwicklung nimmt einmal jährlich mit den Vorgesetzten Kontakt auf und holt eine Rückmeldung zum aktuellen Stand der Durchführung der Jahresgespräche sowie zu den hierbei gewonnenen ersten Erfahrungen ein. Alle Beschäftigten können sich mit Ihren Fragen zum Jahresgespräch an die Mitglieder der Steuergruppe wenden. AnsprechpartnerInnen: Kanzler: Dr. Martin Mehrtens Personalentwicklung: Bettina Donnermann Personalrat: Andrea Fenski, Christel Wienrich Frauenbeauftragte: Monica Wehaus Jahresgespräch Personalentwicklung 2
Jahresgespräch Personalentwicklung 3
Exkurs zur wertschätzenden Kommunikation Die Art und Weise, wie wir miteinander kommunizieren, hat einen großen Einfluss auf unsere Motivation und Leistungsfähigkeit. Führungskräfte brauchen ebenso wie MitarbeiterInnen Anerkennung und Wertschätzung, um erfolgreich arbeiten zu können. Die wertschätzende Kommunikation dient der Persönlichkeitsentwicklung und der Erweiterung im Kommunikationsverhalten. Sie bietet eine Vielzahl von Handlungsweisen, die im persönlichen Gespräch eingebracht werden können. Beispiele Wertschätzung kann durch verschiedene Weise ausgedrückt werden z. B. durch das Zeigen eines ernsthaften Interesses an den MitarbeiterInnen und deren Aufgaben, Leistungen und Einschätzungen. Eine zugewandte und fragende Grundhaltung unterstützt den Gesprächsverlauf und vermittelt Offenheit. Das aktive Zuhören und Nachfragen sowie die Wiedergabe der zentralen Aussagen unterstützen die Verständigung. Auf diese Weise können Missverständnisse erfolgreich verhindert werden. Das Anknüpfen an den Stärken der GesprächspartnerIn (Ressourcenorientierung) und eine hohe Transparenz im Hinblick auf die Vermittlung von Informationen (z. B. Beteiligung an der Weiterentwicklung des Bereichs) fördern das Vertrauen und stärken die Zusammenarbeit. Die Grundvoraussetzung für ein wertschätzendes Jahresgespräch ist, dass wir uns auf ein wertschätzendes Miteinander einlassen möchten. Die eigenen Anliegen klar und verständlich zu formulieren, und gleichzeitig die Anliegen der GesprächspartnerIn zu verstehen, bedeutet nicht allem zuzustimmen. Die wertschätzende Kommunikation bietet vielmehr die Möglichkeit, mit Differenzen konstruktiv umzugehen und die gemeinsamen Interessen auszuloten. Ablaufstruktur eines Jahresgesprächs Rückschau: Erfolge, Probleme, Arbeiten, Team... Aufgaben und Tätigkeiten Geplante Aufgaben und Verantwortlichkeiten Wenn eine Promotion angestrebt wird: Promotionsplan, Fortschritte im Promotionsvorhaben, Zeitplan Lehre, Forschung, sonstiges Qualität der Zusammenarbeit: Gestaltungsspielraum, Informationsfluss, gegenseitiges Feedback Berufliche Weiterentwicklung: Befristung, Unterstützungsmöglichkeit für die Karriere innerhalb und außerhalb der Universität Fortbildungsmaßnahmen, Tagungen.. Ansprechpartnerin in der Personalentwicklung: Bettina Donnermann, donnermann@unibremen.de, Tel.: 60862 Projektseiten im Internet: http://www.uni-bremen.de/personalentwicklung/fuehrungskraefteentwickung/fuehrungskultur.html Jahresgespräch Personalentwicklung 4
Themenbereiche und mögliche Fragestellungen aus Sicht der MitarbeiterInnen Die Fragestellungen sollen die MitarbeiterInnen bei der Vorbereitung auf das Jahresgespräch unterstützen. Sie werden im Rahmen der Informationsveranstaltung vorgestellt. Themenbereiche Die Fragestellungen sind in drei Themenblöcken gegliedert. Themenblock1: Tätigkeiten und Aufgaben Themenblock 2: Qualität der Zusammenarbeit Themenblock 3: Berufliche Weiterentwicklung Nicht jede Fragestellung ist für jede/n relevant. Sie stellen daher auch keine Checkliste dar, die abgearbeitet werden soll. Sie sollen vielmehr als Anregung dienen. Tätigkeiten und Aufgaben: Was sind aus Ihrer Sicht die besonderen Merkmale und Anforderungen, auf die es bei Ihrem Arbeitsplatz ankommt? Wie kommen Sie mit Ihrer Arbeit (quantitativ, qualitativ) zurecht? Welche Arbeiten liegen Ihnen besonders? Wo sehen Sie Ihre Stärken? Was gefällt Ihnen am meisten? Was stört und belastet Sie am meisten? Was bereitet Ihnen Schwierigkeiten? Wie sind Sie mit Ihren Arbeitsergebnissen zufrieden? Wo könnten Sie entsprechend Ihrer Fähigkeiten anders und besser eingesetzt werden? Jahresgespräch Personalentwicklung 5
Qualität der Zusammenarbeit: Wie ist das Klima der Zusammenarbeit? Was gefällt Ihnen besonders gut an der Zusammenarbeit? Wie offen wird miteinander umgegangen? Was können Sie zu einer vertrauensvollen Gesprächsatmosphäre beitragen? Wie können Sie Ihrer/Ihrem Vorgesetzten wertschätzend und offen Rückmeldung geben? Inwieweit erhalten Sie ausreichend Rückendeckung? Wie werden Ihre Entscheidungen mitgetragen? Wie selbständig können Sie arbeiten? Wie bewerten Sie Ihren Gestaltungsspielraum? Wie werden Sie bei den Ihren Arbeitsbereich betreffenden Entscheidungen beteiligt? Wie schätzen Sie den Informationsaustausch ein? Fragestellungen zur beruflichen Weiterentwicklung Wie schätzen Sie Ihre realistischen Weiterentwicklungsmöglichkeiten in Ihrem Bereich ein? Was sind Ihre beruflichen Perspektiven? Wie kann Ihr/e Vorgesetzte/r Sie unterstützen? (Erwartungen formulieren) Jahresgespräch Personalentwicklung 6
Fragestellungen und Aufgabenfelder für wissenschaftliche MitarbeiterInnen Wissenschaftliche Qualifizierung Sind die organisatorischen und sonstigen Rahmenbedingungen für Ihre wissenschaftliche Karriere förderlich? Was sollte sich ändern? Lehrtätigkeit Leistet Ihr Einsatz in der Lehre einen Beitrag zu Ihrer wissenschaftlichen Entwicklung? Was könnte noch verbessert werden? Persönliche Entwicklung und Maßnahmen zur Weiterqualifizierung Wie zufrieden sind Sie mit Ihrem bisherigen Karriereverlauf? Welche Unterstützung wünschen Sie sich? Wie kann Ihr/e Vorgesetzte/r Sie dabei z. B. unterstützen, wichtige Kontakte für Ihre wissenschaftliche Karriere zu knüpfen? Wie schätzen Sie Ihre persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb (außerhalb) der Universität ein? Jahresgespräch Personalentwicklung 7