Budgetierung, Overheads, Kostenabrechnungen bei FP7-(Cooperation-) Projekten ETH Zürich, HG F 5 3. Oktober 2012, 12.30 13.45 Uhr ETH & Universität Zürich EU GrantsAccess Andreas Ledergerber ETH Zürich Abteilung Rechnungswesen Anke Gravemann Seite 1
Ablauf FP7: Struktur, Projektarten Budgetierung (von Verbundprojekten) Overheads Wechselkursverluste Time Sheets Kostenabrechnungen, Audits Amendments Was bringt die Zukunft? Budgetrechner (Abteilung Rechnungswesen) Seite 2
Aufbau von FP7 Cooperation Ideas People Capacities
Forschung und Technologieentwicklung (RTD) EU-Rückerstattung: 75% Lohnkosten: gemäss Ansätzen im Institut inkl. Arbeitgeberbeiträgen (ca. 13 15%) Verbrauchsmaterial Material von bleibendem Wert: Abschreibungen gemäss Vorgaben ETH (Abschreibung bspw. über 3 oder 5 Jahre) Reisekosten: ca. 1400 pro Reise pro Person Patentierungskosten: ca. 6000 Nutzungskosten von Apparaturen (gem. Logbuch) Andere Kosten Seite 5
Managementaktivitäten (MGT) EU-Rückerstattung: 100% Audit: fällig nach kumulativem Schwellenwert von 375 000 Auditkosten: ETH: 2500 pro Audit unter Management / Subcontracting (ohne Overhead); durchgeführt von KPMG. Seite 6
Demonstrationsaktivitäten (DEMO) EU-Rückerstattung: 50% Entwurf und Anfertigung von Prototypen Tests auf dem Prüfstand Einsatz von Infrastrukturen für Prototypentest Vorzertifizierung für Testzwecke Seite 7
Euresearch Zurich FP7-Kostenmodell ETH verwendet Special Transitional Flat Rate Die indirekten Kosten (Overhead) betragen 60% der direkten Kosten (bei Cooperation-Forschungsprojekten) Rückerstattung der direkten und indirekten Kosten (Overhead) für Universitäten: Forschung & Technologieentwicklung: 75% Demonstrationsaktivitäten: 50% Management, Audits und sonstige Aktivitäten: 100% Seite 8
Beispiel RTD-Budgetierung Personnel costs (= direct costs) EC Contrib. (75%) Gehälter 6000 4500 Other direct costs (= direct costs) Indirect costs (Overhead) Equipment, Consumables, Travel usw. 60% aller direkten Kosten (ohne Subcontracting) 60% von 10 000 = 4000 3000 6000 4500 Total budget 16 000 Requested EC Contribution 75% von 16 000 = 12 000 12 000 Seite 9
Euresearch Zurich Beispiel Management-Budgetierung Personnel costs (= direct costs) EC Contrib. (100%) Gehälter 6000 6000 Other direct costs (= direct costs) Indirect costs (Overhead) Equipment, Consumables, Travel usw. 60% aller direkten Kosten (ohne Subcontracting) 60% von 10 000 = 4000 4000 6000 6000 Total budget 16 000 Requested EC Contribution 100% von 16 000 = 16 000 16 000 Seite 10
Budgetierung aller anderen Projekte innerhalb von FP7 z. B. ERC, Marie-Curie-Projekte, Cooperation: Coordination & Support Actions etc. Die Kosten werden zu 100% rückerstattet. Der Overhead beträgt 7, 10 oder 20%, je nach Projektart Bei Marie-Curie-Projekten kommen die von der EU angegebenen Kostensätze zur Anwendung (insbesondere für die Gehälter) Seite 11
Euresearch Zurich Overhead-Aufteilung an der ETH Zürich Der Overhead (= indirect costs) wird wie folgt verteilt: Bei Projekten mit einem Overheadsatz von 60%: 2/3 an die/den projektverantwortliche/n Professor/in zur Projektkosten- Deckung und zur freien Verfügung im Bereich Forschung und Lehre an der ETH Zürich 1/3 an die Hochschule zur Abgeltung der Gemeinkosten Bei Projekten mit einem Overheadsatz von 7%, 10% oder 20%: 1/2 an die/den projektverantwortliche/n Professor/in zur freien Verfügung im Bereich Forschung und Lehre an der ETH Zürich 1/2 an die Hochschulezur Abgeltung der Gemeinkosten und zur Unterstützung von Forschung an der ETH Zürich Seite 12
Euresearch Zurich Nicht dem Projekt belastet werden dürfen Indirekte Steuern, Mehrwertsteuer oder Zölle fällige Zinsen Verluste durch Währungswechsel Kosten, die durch andere (EU-)Projekte abgedeckt sind Vorkehrungen für zukünftige Verluste Schulden und Kosten für Schuldendienste übermässige oder überzogene Angaben Seite 13
Risiko aus Währungsverlusten Risikodeckung an der ETH gemäss E-Mail von Prof. Siegwart (VPFW) vom 02.11.2010 Grundsätzlich gilt, dass Währungsgewinne und -verluste zu Gunsten oder zu Lasten der betroffenen Professur gehen. Die gängige Praxis wird nicht geändert. Dies vor dem Hintergrund, dass die Departemente eine hohe Autonomie haben und innerhalb dieser Autonomie grossen Handlungsspielraum. Das bedeutet aber auch, dass Risiken mitgetragen werden müssen, zumal das Währungsrisiko symmetrisch ist, d.h. es können Gewinne oder Verluste entstehen. Weiter hat die ETH (Vizepräsident Finanzen und Controlling) aus Kostengründen entschieden, dass Währungsrisiken nicht extern abgesichert werden. Besteht bei Projektende ein Defizit, das weder über Overhead-, Instituts- oder Departementsmittel abgedeckt werden kann, kann in Härtefällen ein Antrag zur Beteiligung am Defizit an den Vizepräsidenten Forschung und Wirtschaftsbeziehungen, VPFW, gestellt werden. Diese Regelung bleibt bis auf weiteres in Kraft 05.10.2011 ETH Zürich - Sabine Meens 14
Euresearch Zurich Time Sheets (Arbeitszeiterfassung) Das Führen von Time Sheets ist für alle Personen, die über das Projekt bezahlt werden, obligatorisch. Auch Personen, die über Kredite des Institutes selbst bezahlt werden und nur teilweise für das Projekt arbeiten, können entsprechend abgerechnet werden, sofern Time Sheets bestehen. Seite 15
Reporting 1. Finanzielles Reporting ETH-intern (Forschende/Administration Abteilung Rechnungswesen) Abrechnungen ( Form C ) werden durch Drittmittelmanagement erstellt (auf Grundlage der Buchungen) Online-Tools FORCE oder SESAM Timesheets! in der Regel alle 12 bis 18 Monate fällig 2. Wissenschaftliches Reporting in der Regel parallel zu finanziellem Reporting alle 12 bis 18 Monate fällig Seite 16
Audits (Rechnungsprüfungen) Reguläres Audit An ETH Zürich durchgeführt durch KPMG Fällig pro EUR 375 000 (Gesamtbetrag darunter: kein Audit) Audit aus Brüssel Auftraggeber können Europäische Kommission, Europäischer Rechnungshof, ERC-Exekutivagentur oder Research Executive Agency sein Gründe: Zufalls-Stichprobe, Hinweise oder Verdacht auf missbräuchliche Mittelverwendung etc. Audits werden begleitet durch Abteilung Rechnungswesen Seite 17
Vertragsänderungen («Amendments») Alle Amendments bitte an EU GrantsAccess senden Arten von Amendments Verlängerung der Laufzeit («no cost extensions») Projektabbruch («early termination») Zugang von neuen Projektpartnern (bspw. ETH) evtl. bei Budgetverschiebungen unter Partnern etc. Seite 18
«Horizon 2020» oder: Was bringt die Zukunft? FP7 ~EUR 54 Mia., 2007 2013, läuft per 31.12.2013 aus Nachfolgeprogramm: «Horizon 2020» (FP8) Start per 1. Januar 2014, 2014 2020 Anhaltende Budgetdiskussionen (Spektrum von ~40 100 Mia.) Assoziierungsverhandlungen EU Schweiz im Rahmen der bilateralen Verträge Seite 19
EU Antragstellung Formular zur Budgetkalkulation
Budgetformular für EU Projekte Das Formular soll einen Service für den Antragsteller bieten Die hinterlegten Personalkosten können genutzt werden (Quelle: HR) Die Budgetplanung kann in CHF erfolgen und wird zum ausgewählten Wechselkurs in Euro umgerechnet Es wird dokumentiert, wie das Budget bei der Antragstellung für ein EU-Projekt festlegt wurde Um festzustellen, ob ein Projekt aufgrund von Wechselkursschwankungen oder aufgrund von ungenauer Planung ein Defizit bzw. einen Gewinn auf einem Fonds ausweist, muss der Wechselkurs zum Zeitpunkt der Antragstellung dokumentiert werden. Aufgrund der unterschiedlichen Förderprogramme sind drei unterschiedliche Formulare erstellt worden 03.10.2013 Informationsveranstaltung EU Projekte 2012 21
Budgetformular für EU Projekte Microsoft Excel-Arbeitsblatt Adobe Acrobat Document Zum Marie Curie Förderprogramm konnte noch keine Vorlage erstellt werden, da es sich um Lump sums / flat-rates handelt und die Planung daher nur in Euro erfolgen kann Im Frühjahr 2013 kommt ein neues Arbeitsprogramm mit neuen Ansätzen, dann soll auch hierfür eine Vorlage erstellt werden Das Formular wird auf den Internetseiten der FoBe und zukünftig auch auf den Seiten von EU-GrantsAccess hinterlegt Das Formular muss ausgefüllt mit dem Meldeformular für FP7 Projekte bei EU GrantsAccess eingereicht werden, so dass es im E-Dossier abgelegt werden kann Auf dem 1. Tabellenblatt des Excel Files sind die wichtigsten Informationen und Hilfestellungen für die Anwender hinterlegt 03.10.2012 Informationsveranstaltung EU Projekte 2012 22
Herzlichen Dank für Ihr Interesse! Weitere Informationen und Unterstützung: Universität Zürich & ETH Zürich ETH Zürich Abteilung Rechnungswesen EU GrantsAccess Fondsbewirtschaftung Tel. 044 634 53 50 Tel. 044 632 87 18 / 2 52 37 grants@sl.ethz.ch eu-projekte@fc.ethz.ch www.euresearch.ethz.ch www.fc.ethz.ch