Schulstandorte pflegen Basisdaten Schulen Hier sind Angaben Ihrer Schule wie Adresse, Schulmerkmale usw. eingetragen, welche Sie ergänzen oder korrigieren können. Beachten Sie, dass es sich bei jenen Feldern, die mit einem (*) gekennzeichnet sind, um Pflichtfelder handelt, die ausgefüllt werden müssen. Beachten Sie, dass es sich bei jenen Feldern, die mit einem (+) gekennzeichnet sind, um BilDok-relevante Angaben handelt, die ausgefüllt werden sollen. Schulstandorte pflegen Bei SCHULSTANDORTE PFLEGEN finden Sie die Möglichkeit, Daten wie Adresse, Bankverbindung etc. einzutragen. Die Adressdaten werden unter anderem im Briefkopf von Dokumenten und auf Zeugnissen verwendet. Wählen Sie zunächst im Aktionsbaum SCHULSTANDORTE PFLEGEN. Klicken Sie auf NEU, um einen neuen Schulstandort anzulegen. Wenn Sie einen bereits angelegten Schulstandort editieren möchten, klicken Sie auf diesen bei LISTE DER SCHULSTANDORTE. Abbildung 1: Basisdaten > Schulen > Schulen pflegen > Editieren Bei BEZEICHNUNG(*) legen Sie eine eindeutige Bezeichnung des Schulstandortes fest. Diese wird nur in SOKRATES verwendet und bei SCHULE PFLEGEN ausgewählt. Die postalisch richtige Adresse ist unter anderem notwendig für den Briefkopf von Dokumenten und für Zeugnisse. Die Bankverbindung kann freibleiben, ist aber gegebenenfalls für Abrechnungsschnittstellen sinnvoll. Klicken Sie auf SPEICHERN, um Änderungen am Schulstandort zu speichern. bit media Stand: 13.08.2014 Seite 1 von 6
Schulen pflegen Schulen pflegen Bei SCHULEN PFLEGEN können Sie weitere Daten Ihrer Schule editieren wie DirektorIn, Schulbriefkopf, Kontaktdaten. Der Schulbriefkopf kann bei Dokumenten wie Bestätigungen und Mitteilungen ersetzt werden durch eine Grafik (SCHULKOPFLOGO). Wählen Sie zunächst im Aktionsbaum die Aktion SCHULEN PFLEGEN und markieren Sie eine Schule. Abbildung 2: Basisdaten > Schulen > Schulen pflegen > Editieren Mit BEARBEITEN können Sie Angaben editieren außer der bereits gespeicherten SCHULKENNZAHL(*+). Abbildung 3: Basisdaten > Schulen > Schulen pflegen > Typenauswahl Bei TYP treffen Sie die entsprechende Auswahl Ihrer Schule. bit media Stand: 13.08.2014 Seite 2 von 6
Schulen pflegen Bei DIREKTORIN(+) wählen Sie die richtige Person aus der Liste, nachdem Sie die Lehrerinnen und Lehrer importiert/angelegt haben. Vorher meldet SOKRATES "Direktor N., N. ist laut Lehrereinsatz nicht mehr gültig!" und lässt bei Ausdrucken den Platz für die Direktorin bzw. den Direktor frei. Abbildung 4: Basisdaten > Schulen > Schulen pflegen > Bezeichnungen Direktion Bei BEZEICHNUNG AM ZEUGNIS wählen Sie die gewünschte Angabe aus der Liste. Bei SCHULSTANDORT(*) und GEMEINDE wählen Sie aus der Liste das Entsprechende. Wird bei Ihrer Schule eine Sprengelverwaltung verwendet, wird GEMEINDE zu einem Pflichtfeld. Die KURZBEZEICHNUNG(*) bezieht sich auf die Bezeichnung der Schule im Titelbereich von SOKRATES. Achten Sie hier auf eine aussagekräftige Bezeichnung, da der Support nur über diese Bezeichnung die Schule findet. Bei SCHULKOPF tragen Sie die Langbezeichnung der Schule ein. Unter SCHULSPEZIFI- SCHE EINSTELLUNGEN/PARAMETER PFLEGEN können Sie Schriftart und Schriftgröße ändern (siehe Handbuch 02-06 Schulspezifische Einstellungen). Verwenden Sie nur die erste oder die beiden ersten Zeilen, so werden auch nur diese ausgedruckt. Bei TELEFONNR wird eine Eingabe verlangt, bei TELEFONNR 2, FAXNR, MAILADRESSE und HOMEPAGE sind die Eingaben freiwillig. Die DVR(*+) ist eine Pflichtangabe. Bei allen Ausdrucken wird die DVR-Nummer angegeben. Das SCHULKOPFLOGO ersetzt die Angaben wie Langbezeichnung der Schule, Adresse und Kontaktangaben. Es muss eine Größe von 500 x 90 px und das Dateiformat *.jpg oder *.png haben. Die Maximalgröße ist nicht festgelegt, aber es wird empfohlen, nicht mehr als 2 MB zu verwenden. Klicken Sie auf SPEICHERN, um Änderungen zu speichern. bit media Stand: 13.08.2014 Seite 3 von 6
Schulmerkmale zuordnen Schulmerkmale zuordnen Bei SCHULMERKMALE ZUORDNEN besteht die Möglichkeit, beliebige Merkmale anzulegen und der Schule zuzuordnen. Insbesondere sind dies die Layout-Merkmale für das Bewerbermodul, Merkmale für die Abwicklung des Stellenplans, bei Privatschulen die Angabe des (schulformspezifischen) Öffentlichkeitsrechtes und die schulformspezifische Angabe der Pflichtpraktikumstage. Wechseln Sie bei SCHULMERKMALE ZUORDNEN zum Suchbereich. Abbildung 5: Basisdaten > Schulen > Schulmerkmale zuordnen > Suchen Prüfen und korrigieren Sie gegebenenfalls den eingetragenen STICHTAG. Klicken Sie auf SCHULSTANDORT und auf KATEGORIE. Ist Ihre neu erstellte Kategorie nicht in der Auswahl, wählen Sie INITIALISIEREN und erneut die Kategorie. Gegebenenfalls wählen Sie noch ein Merkmal aus und klicken danach auf SUCHEN. SOKRATES zeigt Ihnen anschließend die Merkmale pro Schule. Abbildung 6: Basisdaten > Schulen > Schulmerkmale zuordnen > Auswahl Wählen Sie bei MERKMALSKATEGORIE die von Ihnen gewünschte Kategorie aus. Wählen Sie bei MERKMALSTEXT eine der von Ihnen gewünschten Bezeichnungen aus bzw. geben Sie den gewünschten Text ein. Ergänzen Sie Angaben wie WERT, Datumsangaben, ANMERKUNG. Markieren Sie die Schule und klicken Sie auf ZUORDNEN. bit media Stand: 13.08.2014 Seite 4 von 6
Schulmerkmale zuordnen Es stehen folgende Merkmale zur Verfügung: Auswahl Bewerbermodul Layout Musterstundentafel Beschreibung Mit dieser Kategorie gestalten Sie das Layout des Bewerbermoduls (siehe Anleitung Bewerbermodul anlegen und konfigurieren). Mit dieser Kategorie können Sie sogenannte Musterstundentafeln (= von der Schulbehörde verordnete Stundentafeln) im jpg-format hochladen. Der Dateiname muss dabei jene Schulformkennzahl sein, für welche die hochgeladene Musterstundentafel gilt (z. B. 1666.jpg). Weiters tragen Sie bei Merkmalstext die Schulformkennzahl ein. Zeugnisarchiv Eigene Mit Speichern dieser Eingabe wird nun bei jenen Schülerinnen und Schülern, welchen die SFKZ 1666 zugewiesen wurde, diese Musterstundentafel anstatt der Stundentafel auf den entsprechenden Zeugnissen gedruckt. Mit diesem Merkmal deponieren Sie Ihre PDF-Zeugnisarchive (zum Beispiel Zeugnisse aus einem Vorsystem) in SOKRATES. Damit sind auch die früheren Zeugnisse sicher deponiert und jederzeit verfügbar. Sie können auch schulspezifische Schulmerkmale anlegen (siehe Handbuch 02-06 Schulspezifische Einstellungen). bit media Stand: 13.08.2014 Seite 5 von 6
Räume pflegen Räume pflegen Bei RÄUME PFLEGEN können die Räume der Schule angelegt bzw. editiert werden. Diese Räume können später unter anderem Klassen, Gruppen und Prüfungen zugeordnet und in der Lehrfächerverteilung ausgewählt werden. Räume können Sie aus UNTIS importieren (siehe Handbuch 15-10 Untis), damit Sie diese nicht manuell anlegen müssen. Für die Neuanlage eines Raumes wählen Sie RÄUME PFLEGEN. Tragen Sie bei KURZBEZEICHNUNG(*) eine aussagekräftige Bezeichnung ein. Tragen Sie bei LANGBEZEICHNUNG(*) den gewünschten Namen ein. Aktivieren Sie ANZEIGE IM DIALOG RÄUME ZUWEISEN, steht der Raum in Auswahlleisten zur Auswahl. Aktivieren Sie RAUMGRUPPE, legt SOKRATES eine Raumgruppe an, welche wiederum mit Räumen ergänzt werden kann, zum Beispiel eine Turnhalle mit Sälen. Übernehmen Sie den neuen Raum mit SPEICHERN. Raumnutzung zuordnen Mittels Raumnutzung können die importierten oder angelegten Räume unterschiedlichster Schulstandorte mit den jeweiligen Nutzungen an der Schule eingetragen werden. Die Räume können so auch schulübergreifend verwaltet werden. Wählen Sie RAUMNUTZUNG ZUORDNEN und reduzieren Sie gegebenenfalls die angezeigten Räume mit der Auswahl bei NUTZUNG(*). Markieren Sie einen Raum, und bei SCHULSTANDORT, RAUM(*) und LANGBEZEICHNUNG blendet SOKRATES die Werte des Raumes ein. Mit der Schaltfläche NEU legen Sie eine neue oder eine weitere Nutzung des markierten Raums fest. Mit weiteren Nutzungen erscheint der Raum in der LISTE DER RÄUME entsprechend häufig. Mit SPEICHERN übernehmen Sie die Auswahl bei NUTZUNG(*). Mit LÖSCHEN entfernen Sie den Raum aus der LISTE DER RÄUME. Bei NUTZUNG(*) wählen Sie aus der Liste der Einträge aus: -KEINE AUSWAHL- ist der Standardwert bei nicht zugeordneten Räumen. FREIZEIT verwenden Sie bei Räumen, welche nicht vordringlich für Bildung oder Verwaltung verwendet werden. ÜBUNGSRAUM empfiehlt sich bei Räumen für musikalische, technische oder sportliche Übungen. WERKSTÄTTE verwenden Sie für Räume mit entsprechender Ausstattung. ZIMMER empfiehlt sich für Räume für Verwaltung, Erste Hilfe oder Kommunikation. bit media Stand: 13.08.2014 Seite 6 von 6