EXCEL 2013 ALLGEMEIN STARTSEITE Excel-Version: MS Excel 2013 Mittlerweile gibt es 3 Wege, um die markierten Zellen zu formatieren: - über die Buttons, die das Menüband bietet - über das Dialogfenster, das aus älteren Excel-Versionen bekannt ist - über das Kontextmenü (rechte Maustaste auf die Markierung) Das Menüband START: Das Menüband START werde ich unter Menübänder genauer beschreiben. Sie finden hier u.a. den Bereich 'Schriftart', über den Sie die Schriftart, die Schriftgröße und die Schriftfarbe festlegen können. Außerdem gibt es Buttons für Fettschrift, kursive Schrift, (doppelt-)unterstrichene Schrift, sowie die Hintergrundfarbe der markierten Zelle(n). Im Bereich 'Ausrichtung' gibt es Buttons für die horizontale bzw. vertikale Ausrichtung der Zellinhalte. Es gibt einen Button, um den Zeilenumbruch zu de-/aktivieren (wenn der Zellinhalt zu breit für die Zelle ist, wird automatisch in der nächsten Zeile weitergeschrieben, d.h. die Zelle wird höher). Ein weiterer Button gibt uns die Möglichkeit, Zellen miteinander zu verbinden, bzw. diese Verbindung wieder zu lösen. Der dritte Bereich, den ich zum Thema Formatieren von Zellen kurz anreißen möchte, ist der Bereich 'Zahl'. Dieser Bereich liefert ein paar Buttons für häufig vorkommende Zahlenformate: Das Währungssymbol formatiert Zahlen automatisch in EURO bzw. DOLLAR. Über den [%]-Button werden Prozente angezeigt (Achtung: 1 entspricht hierbei 100%, d.h. wenn in der Zelle vorher der Wert 10 steht und Sie betätigen den Button, dann stehen dort plötzlich 1000%, wenn Sie aber zuerst den %-Button drücken und dann die 10 eingeben, dann rechnet Excel automatisch im Hintergrund auf 0,1 um). Der [000]-Button fügt automatisch einen Punkt als 1000er-Trennzeichen ein (Sie können über DATEI/OPTIONEN/ERWEITERT jedes beliebige Trennzeichen einstellen) - aus 1000 wird hier 1.000,00. Schließlich haben Sie noch zwei Buttons für mehr oder weniger Nachkommastellen. Aber die Buttons in den Menübändern sind nur ein kleiner Auszug dessen, was möglich ist. Sie finden in allen drei Bereichen jeweils ein kleines Symbol in der unteren, rechten Ecke. Wenn Sie dieses Symbol anklicken, öffnet sich der Dialog, der schon aus älteren ä Excel-Version Versionen en bekannt ist.. Diesen erreichen Sie auch über die Tastenkombination [Strg]+[1]. Es handelt sich hierbei um ein kleines Fenster, welches durch Register am oberen Rand in mehrere Kategorien eingeteilt ist: - Zahlen, - Ausrichtung, - Schrift, - Rahmen, - Ausfüllen und schließlich Schutz Seite: 1 von 6
Der Register Zahlen: Dieser Register wirkt sehr unscheinbar - ist aber extrem umfangreich: Im linken Bereich finden Sie ein Fenster, welches die möglichen Kategorien wiedergibt. Sobald Sie hier eine Kategorie auswählen, öffnet sich rechts ein weiteres Fenster, in welchem Sie verschiedene Formate finden, aus denen Sie sich eines aussuchen können. Wenn die erste markierte Zelle einen entsprechenden Wert enthält, dann sehen Sie oben rechts auch ein Beispiel. Ich möchte auf jede Kategorie kurz eingehen: Standard Zahl Währung Wenn Sie bereits das Format der Zahlen verändert haben, können Sie sie hier auf das Ursprungsformat zurücksetzen. Unter diesem Punkt können Sie zunächst die Anzahl der Dezimalstellen festlegen. Unterhalb des Feldes für die Dezimalstellen finden Sie ein Kontrollkästchen, welches dazu dient einen Punkt als Tausendertrennzeichen zu setzen (BSP: 1.000 anstelle 1000) - dieses ist gerade bei großen Tabellen mit hohen Zahlen sehr anwenderfreundlich. Schließlich können Sie noch festlegen, wie negative Zahlen dargestellt werden sollen (einfach mit Minuszeichen vorweg, in rot mit und ohne Minuszeichen). Die Optionen sind bis auf eine Ausnahme analog dem Punkt "Zahl". Die Ausnahme bildet ein Dropdown-Menü, welches eine Reihe von verschiedenen Währungszeichen anbietet, die später hinter dem Zahlenwert dargestellt werden. Buchhaltung Analog 'Währung', nur dass hier die Zahlenwerte in einer Spalte ausgerichtet werden. Datum Uhrzeit Prozent Bruch Wählen Sie aus einer ganzen Reihe von verschiedenen Datumsformaten. Auch für die Uhrzeiten gibt es verschiedene Formate zur Auswahl. Ein Prozentzeichen wird ans Ende der Zahl gestellt. Sie können hier ebenfalls die Anzahl der Dezimalstellen festlegen. (Achtung: 1 entspricht hierbei 100%, d.h. wenn in der Zelle vorher der Wert 10 steht und Sie betätigen den Button, dann stehen dort plötzlich 1000%, wenn Sie aber zuerst den %-Button drücken und dann die 10 eingeben, dann rechnet Excel automatisch im Hintergrund auf 0,1 um) Wenn Sie eine Kommazahl als Bruch darstellen wollen, dann sind Sie hier richtig. Wissenschaft Hier werden Zahlen in wissenschaftlicher Schreibweise dargestellt - z.b. 1E+03 für 1.000. Text Formatieren Sie eine Zahl als Text - die Zahlen werden wie ein Text behandelt. Das passiert leider häufig, wenn Sie Excel-Tabellen aus anderen Programmen bekommen. Wenn Sie Seite: 2 von 6
Formeln auf diese Tabellen beziehen und diese Formeln 'rechnen nicht', dann kann es daran liegen, dass die Zellen als 'Text' formatiert sind. Meist hilft es dann, die Zellen wieder als Standard oder als Zahl zu formatieren. Sonderformat Es gibt einige Sonderformate, wie z.b. Postleitzahlen, etc. Nun kommen wir zum eigentlichen 'Knaller' dieses Fensters - dem Punkt 'Benutzerdefiniert' - Hier können Sie jedes erdenkliche Format selbst erstellen. Sie haben rechts wieder eine Liste mit möglichen Formaten, diese erweitert sich automatisch um selbsterstellte Formate, die Sie in dieser Datei schon genutzt haben. Oberhalb dieser Liste haben Sie ein kleines Eingabefenster, in welchem Sie das gewünschte Format basteln können. Ein paar Beispiele werde ich exemplarisch beschreiben: 00 00,00 [Blau]0,00;[Rot]-0,00 Es werden immer mindestens zwei Stellen angegeben, also 01 oder 21 aber 102 - wenn Sie 000 eingeben, sind es drei Stellen, usw. (also für jede Stelle eine 0) Auch die Zahl der Nachkommastellen wird über Nullen gesteuert, in diesem Fall haben wir 01,00 oder 21,12 Positive Werte werden blau angezeigt, negative Werte sind rot - und wir haben zwei Nachkommastellen #.##0 Tausendertrennzeichen - z.b. 1.000 0.000 Ebenfalls Tausendertrennzeichen, aber auch mindestens vier Stellen - also z.b. 0.001 0 "Stück" 00"/"00 [=1]"1 Tag";0 "Tage" [Blau][=1]"1 Tag";[Rot]0 "Tage" ;;; Schreibt hinter die Zahl das Wort Stück. - natürlich können Sie hier auch die Anzahl der Stellen variieren oder Tausendertrennzeichen einfügen. Es wird auf mind. 4 Stellen aufgefüllt.zwischen den Zahlen wird ein Schrägstrich angezeigt. Wenn Sie z.b. 705 eingeben, wird diese Zahl später als 07/05 angezeigt. Unterscheidet, ob Einzahl oder Mehrzahl erforderlich ist - also 1 Tag oder 10 Tage Ein großer Vorteil: Sie können mit der Zelle rechnen, obwohl Text angezeigt wird. Das gleiche BSP noch einmal, nur dass jetzt auch die Farbe variiert. Der Wert der Zelle wird ausgeblendet - Sie können allerdings weiterführende Berechnungen auf diese Zelle beziehen. TT.MM.JJJJ Das Datum sieht in diesem Fall so aus: 18.05.2014 TTT"," TT.MM.JJJJ Resultat: So, 18.05.2014 TTTT"," TT.MM.JJJJ Resultat: Sonntag, 18.05.2014 TT.MMM.JJ TT.MMMM.JJ Resultat: So, 18.Jul.14 Resultat: So, 18.Juli.2014 Probieren Sie hier nach Herzenslust - es lohnt sich. Seite: 3 von 6
Der Register Ausrichtung: Bereich Textausrichtung: Legen Sie hier die horizontale und vertikale Ausrichtung des Textes in den markierten Zellen fest. Unter Horizontal finden Sie auch ein wirklich gute Alternative zum Verbinden von Zellen: "ÜBER AUSWAHL ZENTRIEREN" - wenn Sie mehrere Zellen horizontal miteinander verbinden möchten, markieren Sie diese Zellen und wählen Sie dann "ÜBER AUSWAHL ZENTRIEREN". Der Effekt ist optisch derselbe - allerdings bekommen Sie hier keine Probleme, wenn Sie neue Spalten einfügen wollen. Bereich Textsteuerung: Hier haben Sie nochmals 3 Optionen zur Auswahl: - Zeilenumbruch: Wenn Sie einen Text in eine Zelle schreiben, der zu lang ist, verteilt Excel den Text automatisch über mehrere Zeilen innerhalb der Zelle. - An Zellgröße anpassen: Auch dieser Punkt ist für einen "zu lang geratenen" Text - hier wird allerdings die Schriftgröße soweit reduziert, bis der Text in die Zelle passt. - Zellen verbinden: Diesen Punkt habe ich ja bereits angesprochen - Sie können mehrere Zellen miteinander verbinden, um daraus eine Zelle zu machen. Das Einfügen von Zeilen oder Spalten ist dann allerdings erst wieder möglich, wenn Sie das Verbinden von Zellen rückgängig machen. Bereich Textrichtung: Zu diesem Punkt kann ich leider z.zt. nichts sagen - vielleicht haben Sie einen Tipp für mich? ;o) Ich würde mich natürlich sehr freuen, die Ausführungen hier so komplett wie möglich zu machen. Bereich Ausrichtung: Mit diesen Funktionen können Sie einen Text von oben nach unten, oder auch schräg in einer Zelle anzeigen lassen... Gerade bei längeren Überschriften in Tabellen, die dann kurze Inhalte haben (was unnötig viel Platz verbrauchen würde) ist diese Option sehr hilfreich. Seite: 4 von 6
Der Register Schrift: Die Möglichkeiten, die hier geboten werden, erklären sich von selbst. Versuchen Sie ggf. die Optionen und sehen Sie sich dabei das Vorschaubild an. Der Register Rahmen: Hier können Sie diverse Einstellungen für den Rahmen um eine Zelle vornehmen. Entweder Sie entscheiden sich für die drei Standard-Varianten unter Voreinstellungen - keinen Rahmen, Außenrahmen, Innenrahmen. Den Innenrahmen können Sie nur dann einstellen, wenn Sie mehrere Zellen markiert haben. Wenn Sie jedoch nur eine einzige Zelle markiert haben, gibt es nur den Außenrahmen. Sie können die Rahmen für jede Seite auch separat einstellen - entweder über die entsprechenden Buttons, oder aber Sie klicken in der Vorschau an die entsprechende Stelle. Bevor Sie die einzelnen Rahmen setzen,sollten Sie unter noch die Art des Rahmens auswählen, sowie die Farbe festlegen. Seite: 5 von 6
Der Register Muster: Über dieses Blatt können Sie die Hintergrundfarbe/-muster für die markierten Zellen festlegen. Hierbei können Muster und Hintergrund unterschiedliche Farben haben. Um einen einfarbigen Hintergrund zu erhalten wählen Sie einfach die entsprechende Farbe. Für ein entsprechendes Muster treffen Sie eine entsprechende Auswahl. Der Register Schutz: Über dieses Blatt steuern Sie die markierten Zellen, wenn das Dokument geschützt wird (im ungeschützten Zustand bleiben die Änderungen ohne Effekt). Gesperrt - wenn sie das Häkchen entfernen, dann sind die markierten Zellen nicht geschützt, wenn Sie das Blatt schützen. Sie können so sicherstellen, dass Anwender nur die Zellen verändern können, die verändert werden dürfen - wie ärgerlich, wenn jemand ausversehen eine Formel überschreibt. - Ausgeblendet: Normalerweise werden Formeln in der Bearbeitungszeile angezeigt - auch im geschützten Modus. Über dieses Feld steuern Sie, dass die Formeln in den markierten Zellen nicht angezeigt werden. (Zum Thema Schutz möchte ich Sie darauf hinweisen, dass Sie den Schutz zwar durch ein Passwort für Dritte unzugänglich machen. Allerdings gibt es inzwischen Tools im Internet, die diesen Schutz ausschalten - Ihre Daten sind also nie ganz sicher...) Seite: 6 von 6