Hinweise des Sächsischen Staatsministeriums des Innern zur Überleitung der kameralen Haushaltsdaten in das neue kommunale Haushalts- und Rechnungswesen (Stand: 10.12.2008) I. Allgemeines: Bei der Einführung des neuen kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens in den Gemeinden ist zum 1. Januar des Jahres, in dem das neue Haushaltsrecht angewendet werden soll, eine Eröffnungsbilanz aufzustellen. Zum 31. Dezember des Vorjahres ist stichtagsgenau eine letzte kamerale Jahresrechnung zu erstellen. Für den Übergang gilt, dass Vermögen und Schulden, soweit sie bereits im kameralen enthalten sind, in das neue Rechnungslegungssystem zu übertragen sind. Darüber hinaus sind noch nicht erfasste Posten zu erfassen und zu bewerten. Die Werte der kameralen Haushaltsstellen müssen auf entsprechende Produkte (Kostenstellen) und Konten überführt werden. In der Ergebnisrechnung des ersten Haushaltsjahres mit einer doppischen Rechnungslegung sind sämtliche Aufwendungen und Erträge periodengerecht abzubilden, unabhängig von der im Haushalt und von den Zahlungsvorgängen. In der Finanzrechnung des ersten Haushaltsjahres sind alle Einzahlungen und en zu erfassen, unabhängig davon, ob die Einnahmen und Ausgaben ggf. im vergangenen Haushaltsjahr veranschlagt wurden. Aufgrund der unterschiedlichen Systematik der kameralen und der doppischen Rechnungslegung kann es sowohl bei der Eröffnungsbilanz als auch in der Ergebnisund Finanzrechnung des ersten Haushaltsjahres, in dem die Doppik angewendet wird, zu Überschneidungen kommen, die einer Regelung bedürfen. In der nachfolgenden Übersicht sind besondere Einzelsachverhalte und ihre Wirkung aufgezeigt. Gegenüber den Vorgängerversionen sind nur noch Fallbeispiele mit Relevanz für die Überleitung enthalten. II. VERWALTUNGSHAUSHALT Sachverhalt 1 Haushaltseinnahmereste Im Verwaltungshaushalt dürfen keine Haushaltseinnahmereste gebildet werden. 2 Haushaltsausgabereste Nicht ausgeschöpfte Ausgabeansätze des Verwaltungshaushalts können im kameralen Haushaltsrecht in das folgende Haushaltsjahr durch Bildung von Haushaltsausgaberesten übertragen werden. Damit wird das Ergebnis der letzten kameralen Haushaltsrechnung beeinflusst. Es ist zu prüfen, ob diese Ausgabe oder der Aufwand dem letzten kameralen Haushaltsjahr oder dem ersten doppischen Haushaltsjahr zuzurechnen ist. Für nicht in Anspruch genommene Ausgabeermächtigungen, bei denen noch kein Auftrag ausgelöst und keine (vorvertragliche) Verpflichtung eingegangen wurde, sollte kein Haushaltsausgaberest gebildet werden. Dieser Ansatz sollte neu geplant werden. Im Folgenden wird die Vorgehensweise an einigen Beispielen erläutert. 2.1 Leistung an die Gemeinde erbracht; Rechnung liegt vor; Zahlungstermin (Fälligkeit) im Folgejahr Haushaltsausgaberest Erfassung als Verbindlichkeit Wird nicht berührt, weil die Aufwendung dem letzten kameralen Jahr zuzurechnen ist Wird nicht berührt in der Überleitungsrechnung des Finanzhaushalts als nicht ergebniswirksame nach 3 Abs. 1 Nr. 7 SächsKom- HVO-Doppik Erfassung in dem Jahr der
2.2 Leistung an die Gemeinde erbracht; Rechnung liegt noch nicht vor; Rechnungsbetrag nicht bekannt; Zahlungstermin im Folgejahr 2.3 Gemeinde ist rechtliche Verpflichtung eingegangen; Leistung noch nicht erbracht; Zahlungsverpflichtung ist noch nicht entstanden, sondern entsteht im Folgejahr Haushaltsausgaberest Wenn die Leistung dem Folgejahr zuzurechnen ist, sollte keine zeitliche Übertragung der Ausgabeermächtigung erfolgen und kein Haushaltsrest gebildet werden ------------------------------ wenn Leistung dem letzten kameralen Haushaltsjahr zuzurechnen ist, wären die zeitliche Übertragung und Bildung eines Haushaltsausgaberests möglich Rückstellung gemäß 41 Abs. 1 Nr. 10 SächsKom- HVO-Doppik Kein Ausweis, ggf. Erläuterung im Anhang ----------------------- Rückstellung gemäß 41 Abs. 1 Nr. 10 SächsKomHVO- Doppik Wird nicht berührt Wird nicht berührt in der Überleitungsrechnung des Finanzhaushalts als nicht ergebniswirksame nach 3 Abs. 1 Nr. 7 SächsKom- HVO-Doppik Wenn kein kameraler Haushaltsrest gebildet wurde, im Ergebnishaushalt --------------------- Wenn kameraler Haushaltsrest gebildet wurde, keine als Aufwand ----------------------- Keine in der Überleitungsrechnung des Finanzhaushalts ----------------------- in der Überleitungsrechnung des Finanzhaushalts als nicht ergebniswirksame nach 3 Abs. 1 Nr. 7 SächsKom- HVO-Doppik Erfassung in dem Jahr der Erfassung in dem Jahr der --------------------- 2
2.4 Rechtliche Verpflichtung eingegangen; Leistung bzw. Teilleistung noch nicht erbracht; Zahlungstermine liegen teilweise im alten und teilweise im neuen Jahr Abschlagszahlung im alten Jahr, Restbetrag im neuen Jahr fällig, Restbetrag steht im laufenden kameralen Haushaltsjahr als Ausgabeermächtigung zur Verfügung und ist zeitlich übertragbar. Buchung der Anzahlung im Anordnungssoll und im Ist ; damit Belastung des Jahresergebnisses Für den Restbetrag: entweder: keine Bildung eines Haushaltsrests, wenn die Leistung, die die Gemeinde erhält, dem Folgejahr zugerechnet werden kann ------------------------------ oder: Bildung eines Haushaltsausgaberestes für den Restbetrag Ausweis der Anzahlung in der Bilanzposition Geleistete Anzahlungen Für den Restbetrag: kein Ausweis, ggf. Erläuterung im Anhang ----------------------- Restbetrag in der Position Rückstellung gemäß 41 Abs. 1 Nr. 10 SächsKomHVO- Doppik im Ergebnishaushalt ---------------------- keine im Ergebnishaushalt sowohl für die Anzahlung als auch für den Restbetrag als Aufwand ----------------------- keine der Anzahlung in Ergebnisrechnung, keine des Restbetrags in der Ergebnisrechnung; soweit die Rückstellung nicht für die Bezahlung der Rechnung benötigt wird, muss der Restbetrag ertragswirksam aufgelöst werden geht in den Zahlungsmittelsaldo aus laufender Verwaltungstätigkeit ein ----------------------- in der Überleitungsrechnung des Finanzhaushalts als nicht ergebniswirksame nach 3 Abs. 1 Nr. 7 SächsKom- HVO-Doppik Erfassung als --------------------- Keine Auswirkung bezogen auf die Anzahlung; des Restbetrages 3
3 Zweckgebundene Einnahmen, die nicht oder nicht vollständig verwendet wurden 3.1 Empfang und Weiterleitung fremder Mittel an Dritte 3.2 Eingang von Einnahmen zur zweckgebundenen Verwendung im Folgejahr, die die Kommune zur teilweisen Deckung von Ausgaben (z. B. Spenden, die zum Unterhalt von Spielplätzen geleistet wurden) erhält Buchung der Einnahme in Höhe der noch nicht weitergeleiteten Beträge auf ein Verwahrkonto (ShV) Rotabsetzung der Einnahme Sonstige Verbindlichkeiten in Höhe des noch nicht weitergeleiteten Betrages Bildung eines passiven RAP Wird nicht berührt Wird nicht berührt voraussichtlichen unter dem Saldo der Ein- und en aus fremden Finanzmitteln nach 3 Abs. 2 SächsKomHVO- Doppik des Aufwands für die zweckentsprechende Verwendung und des Ertrags durch Auflösung des passiven RAP Verbuchung des Aufwands für die Erfüllung des Verwendungszwecks und Buchung des Ertrags Einzahlung ist nicht zu veranschlagen, da diese bereits im letzten kameralen Haushaltsjahr erfasst wurde, die mit der Verwendung der Mittel verbundene ist einzustellen 4 Erfassung unter en aus durchlaufenden Geldern
4 Kasseneinnahmereste Entstehen durch den Unterschied zwischen den Soll-Einnahmen und den Ist-Einnahmen. Es handelt sich um zum Soll gestellte, aber zum tag noch nicht bezahlte oder darüber hinaus gestundete Einnahmen. Eine Besonderheit ist im Hinblick auf die periodengerechte Abgrenzung von Einnahmen und Ausgaben zu berücksichtigen. Beim Übergang von der kameralen zur doppischen Haushaltsführung tritt das generelle Problem auf, dass noch nicht vereinnahmte Zahlungen nach dem (kameralen) Kassenwirksamkeitsprinzip nicht ausgewiesen werden dürfen, wohingegen nach den Regeln des doppischen Rechnungswesens Einnahmen (und auch Ausgaben) der Periode ihrer Verursachung zuzuordnen und entsprechend abzugrenzen sind. So können z. B. Einkommensteueranteile, die vor dem Stichtag der Eröffnungsbilanz verursacht sind, aber erst zu einem nach dem Stichtag liegenden Zeitpunkt gezahlt werden, im letzten kameralen Haushalt keine finden. Es handelt sich um Einnahmen im Verwaltungshaushalt, für die keine Einnahmereste gebildet werden dürfen. Ein Ertrag kann nach dem Grundsatz der Periodenabgrenzung nicht dem ersten doppischen Haushaltsjahr zugerechnet werden. 5 4.1 Soll > Ist (Kasseneinnahmerest Forderung; z.b. ausstehende Grundsteuerzahlung) 4.2 Soll < Ist (negativer Kasseneinnahmerest, Überzahlung einer Forderung; z.b. Überzahlung/Absetzung bei der Sollstellung) Für die Eröffnungsbilanz gilt auch das Wertaufhellungsprinzip, wonach Sachverhalte, die nach dem Bilanzstichtag und vor der Aufstellung der Eröffnungsbilanz bekannt werden, noch zu berücksichtigen sind. Liegt zum Zeitpunkt der Aufstellung der Eröffnungsbilanz z. B. für den Gemeindeanteil an der Einkommensteuer eine anspruchsbegründende Mitteilung des SMF vor, ist in der Eröffnungsbilanz hierfür eine Forderung auszuweisen. Ausweis der Kassenreste in der Jahresrechnung Ausweis negativer Kassenreste Ausweis als Forderung auf dem Debitorenkonto Ausweis der Ü- berzahlung als sonstige Verbindlichkeit Wird nicht berührt Wird nicht berührt in dem Jahr der geplanten Einzahlung Wird nicht berührt Wird nicht berührt in dem Jahr der geplanten Erfassung in dem Jahr der Einzahlung Erfassung in dem Jahr der
4.3 Bereinigung von Kasseneinnahmeresten Restebereinigung: Einzelbereinigung bei - Resten, die befristet niedergeschlagen werden; - Resten, die unbefristet niedergeschlagen werden, Wertberichtigung = 100% (wobei diese in den Personenkonten oder in Niederschlagslisten weitergeführt werden können); - Forderungen, die für mehr als drei Jahre zinslos gestundet sind (Wertberichtigung in Höhe des Zinsverlustes) - sonstigen Resten: pauschale Bereinigung erlassener und ausgebuchter Forderungen Buchung der Einnahmereste als Forderungen auf den Personenkonten; Saldierung in Höhe der Wertberichtigung mit dem Nominalwert der Forderungen Wird nicht berührt Eingang von einzelwertberichtigten Forderungen: Buchung des Differenzbetrages aus ursprünglicher Forderung abzgl. Einzelwertberichtigung und tatsächlichem Eingang als Aufwand in der Überleitungsrechnung des Finanzhaushalts als nicht ergebniswirksame Einzahlung nach 3 Abs. 1 Nr. 6 SächsKomHVO- Doppik 6 Zahlungseingänge auf die Forderungen
5 Kassenausgabereste Beträge, um die die Soll-Ausgaben höher sind als die Ist-Ausgaben. Es handelt sich um fällige, aber zum tag noch nicht ausgeführte oder darüber hinaus gestundete en. Für die Eröffnungsbilanz in Bezug auf die Wertaufhellung gelten die Ausführungen unter Ziffer 4 entsprechend. 5.1 Soll > Ist (sanordnungen sind noch nicht ausgeführt oder Rückbuchungen) 5.2 Soll < Ist (Leistung von und spätere Sollabsetzung) Dieser Sachverhalt kann ausnahmsweise durch eine nicht angeordnete, versehentliche Überzahlung oder durch eine Absetzung bei der Sollstellung entstehen. Ausweis als Kassenausgaberest Ausweis als negativer Kassenausgaberest Ausweis unter sonstige Verbindlichkeiten Ausweis als sonstige Forderungen 5.3 Abgang auf Kassenreste Doppischer Haushalt und Rechnung sind davon nicht betroffen. 6 Überschüsse / Fehlbeträge 6.1 Ist-Überschuss Ermittlung des Ist- Überschusses Überschuss ist Teil des Postens Liquide Mittel 6.2 Kassenvorgriff Ausweis unter kurzfristigen Verbindlichkeiten Wird nicht berührt Wird nicht berührt der Wird nicht berührt Wird nicht berührt, wenn die Rückzahlungen voraussichtlich im Haushaltsjahr eingehen Erfassung bei Eingang der Rückzahlungen Wird nicht berührt Wird nicht berührt Wird nicht berührt Wird nicht berührt 7
III. VERMÖGENSHAUSHALT Sachverhalt 1. Haushaltseinnahmereste Nach 43 Abs. 3 KomHVO (kameral) dürfen Haushaltseinnahmereste im Vermögenshaushalt für Beiträge, Zuweisungen und Zuschüsse für Investitionen und für Einnahmen aus der Aufnahme von Krediten gebildet werden, soweit der Eingang der Einnahme im folgenden Jahr gesichert ist. 1.1. Übertragung Kreditermächtigung 2. Zuwendungen 2.1 Ergangener Zuwendungsbescheid; santrag im alten Jahr; und zweckgerechte Verwendung stehen noch aus 2.2 Ergangener Zuwendungsbescheid; Zahlungstermin und zweckgerechte Verwendung im alten Jahr nachgewiesen; steht noch aus Die Kreditermächtigung gilt weiter, ggf. Bildung eines HER Bildung eines Kasseneinnahmerestes Bildung eines Kasseneinnahmerestes Ausweis des in Anspruch genommenen Teils der Kreditermächtigung als Verbindlichkeit; der nicht in Anspruch genommene Anteil wird im Anhang angegeben Verbuchung als sonstige Forderung sowie als sonstige Verbindlichkeit in Höhe des Kasseneinnahmerestes noch offenen Zuwendung als sonstige Forderung in Höhe des Kasseneinnahmerestes sowie als Sonderposten in Höhe der Zuwendung ggf. abzgl. bereits zu tätigender Auflösungsbeträge Wird nicht berührt Wird nicht berührt der geplanten Einzahlung der anteiligen Auflösung des Sonderpostens als Ertrag der anteiligen Auflösung des Sonderpostens als Ertrag der anteiligen Auflösung des Sonderpostens als Ertrag der anteiligen Auflösung des Sonderostens als Ertrag der Einzahlung der Einzahlung in der voraussichtlich erwarteten Höhe Einzahlung Einzahlung Erfassung des Zahlungseingangs 8
2.3 Ergangener Zuwendungsbescheid; zweckgerechte Verwendung; Zahlungstermin und im neuen Jahr 3 Einmalige Entgelte Nutzungsberechtigter 4 Haushaltsausgabereste 4.1 Leistung an die Gemeinde erbracht; Rechnung liegt vor; Zahlungstermin im Folgejahr 4.2 Leistung an die Gemeinde erbracht; Rechnung liegt noch nicht vor; Rechnungsbetrag ist unbekannt; Zahlungstermin im Folgejahr Bildung eines Haushaltseinnahmerestes möglich, jedoch nicht empfohlen Diese werden wie Zuwendungen behandelt. Bildung eines Haushaltsausgaberestes Bildung eines Haushaltsausgeberestes noch offenen Zuwendung als sonstige Forderung sowie der noch offenen zweckgerechten Verwendung als sonstige Verbindlichkeit Verbuchung als Verbindlichkeit auf dem Kreditorenkonto, sofern es sich um Anschaffungsoder Herstellungskosten handelt, ist der Anlagegegenstand zu aktivieren Rückstellung nach 41 Abs. 1 Nr. 10 SächsKomHVO- Doppik in Höhe der erwarteten Zahlung und Aktivierung des Anlagegegenstands der anteiligen Auflösung des Sonderpostens als Ertrag ggf. von Aufwand für geplante Abschreibungen und sonstige Aufwendungen Ggf. von Aufwand für geplante Abschreibungen und sonstige Aufwendungen der anteiligen Auflösung des Sonderostens als Ertrag Abschreibung sowie des sonstigen Aufwands Abschreibung sowie des sonstigen Aufwands der Einzahlung in der des voraussichtlich erwarteten Höhe geplanten der geplanten Erfassung des Zahlungseingangs 9 der der
4.3 Vertrag durch die Gemeinde geschlossen, Leistung an die Gemeinde noch nicht erbracht, Zahlungstermine im Folgejahr 4.4 Vertrag durch die Gemeinde geschlossen, Leistung an die Gemeinde teilweise erbracht; Zahlungstermine im alten und teilweise im neuen Jahr Bildung eines Haushaltsausgaberests Buchung der Abschlagszahlung im Anordnungssoll und im Ist; Bildung eines Haushaltsausgaberests Keine Abschlagszahlung als geleistete Anzahlungen auf Anlagevermögen Ggf. Aufwand für geplante Abschreibungen und sonstige Aufwendungen im ersten doppischen Haushaltsjahr Ggf. von Aufwand für geplante Abschreibungen und sonstige Aufwendungen Abschreibung sowie des sonstigen Aufwands Abschreibung sowie des sonstigen Aufwands der geplanten der geplanten (Rest-), ggf. durch Planfortschreibung 10 der der (Rest- )
11 IV. ÜBERSCHÜSSE UND FEHLBETRÄGE Sachverhalt 1. Soll-Überschuss im Vermögenshaushalmeinen Zuführung zur allge- Rücklage 2. Fehlbetrag im Gesamthaushalt, der auch nicht durch Ersatzdeckungsmittel des Vermögenshaushalts oder Mittel der allgemeinen Rücklage gedeckt werden kann Ausweis des Soll- Fehlbetrags Siehe unter Allgemeine Rücklage Fehlbetrag ist um Haushaltsreste zu bereinigen und mit negativem Vorzeichen als Kamerale Fehlbeträge aus Vorjahren auf der Passivseite unter der Position Ergebnis auszuweisen; Basiskapital ist um diesen Betrag zu erhöhen. Wird nicht berührt Wird nicht berührt Wird nicht berührt Im ersten Haushaltsjahr nicht zu veranschlagen; Auswirkungen bei der Höhe der Zinsen; Fehlbetrag ist im zweiten Folgejahr zur Deckung zu veranschlagen Keine Auswirkung, evtl. anfallender Zinsen der geplanten Tilgung der Kassenkredite sowie der Zinszahlungen Wird nicht berührt Tilgung der Kassenkredite sowie der Zinszahlungen
V. ALLGEMEINE RÜCKLAGE UND SONDERRÜCKLAGEN Sachverhalt 1. Allgemeine Rücklage zur Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit und Ansparung von Mitteln für Investitionsausgaben künftiger Haushaltsjahre nur Eröffnungsbilanz betroffen; Teile der kameralen Rücklage sind Bestandteil der Positionen Forderungen, Finanzanlagen oder Liquide Mittel ; sofern innerhalb der kameralen Rücklage Mittel für besondere Investitionen oder die Sondertilgung eines Kredits angesammelt, ist Ausweis in der Eröffnungsbilanz unter zweckgebundene und sonstige Rücklagen ( 51 Abs. 3 Nr. 1 Buchst. b Doppelbuchst. dd SächsKomHVO-Doppik) möglich; bei Durchführung der Investition oder Sondertilgung Umbuchung ins Basiskapital 2. Sonderrücklagen nur Eröffnungsbilanz betroffen; Sonderrücklagen sind Bestandteil der Position Umlaufvermögen ggf. auch unter Position Finanzanlagen auf der Aktivseite; Passivseite: kamerale Sonderrücklage für Nachsorge- und Rekultivierung unter Position Rückstellungen ; Gebührenüberschüsse bei Abschreibung aus Wiederbeschaffungszeitwerten ( 13 Abs. 4 SächsKAG) werden der Sonderrücklage zugeführt, Gebührenüberschüsse nach 10 Abs. 2 SächsKAG unter der Position Sonderposten für den Gebührenausgleich verrechnet; Beträge für Stellplatzablöse: Ausweis der noch nicht zweckentsprechend verwendeten Mittel (Herstellung von Parkplätzen) unter der Position sonstige Verbindlichkeiten, bei späterer zweckentsprechender Verwendung Umbuchung in den Sonderposten für Investitionsbeiträge 12 VI. VERPFLICHTUNGSERMÄCHTIGUNGEN Sachverhalt Verpflichtungsermächtigungen zur Leistung von vermögenswirksamen Ausgaben, die sich auf die Haushaltsjahre nach dem Eröffnungsbilanzstichtag auswirken Angabe im Anhang als Vorbelastung künftiger Haushaltsjahre Ggf. von Aufwendungen aus Abschreibungen Ggf. von Aufwendungen aus Abschreibungen ggf. durch Planfortschreibung der