HVB efin Verwaltung von SEPA-Mandaten und Erzeugung von SEPA-Lastschriften April 2014 ALLGEMEINES Vor Erfassung und Versand einer SEPA-Lastschrift ist eine Gläubiger-Identifikationsnummer über die Deutsche Bundesbank (http://www.glaeubiger-id.bundesbank.de) zu beantragen sowie ein SEPA-Mandat mit dem Zahlungspflichtigen zu vereinbaren. Alternativ zur neuen Mandatsvereinbarung kann bei bereits vorliegenden Einzugsermächtigungen diese Vereinbarung in ein SEPA-Mandat umgedeutet werden. Hierbei unterstützt Sie HVB efin (Details finden Sie im Dokument HVB efin SEPA-Lastschriftumstellung für bestehende Lastschriften ). HVB efin können Sie nutzen, um SEPA-Lastschriften und zugehörige Mandate komplett zu verwalten und auszuführen. Gleichzeitig können Sie Aufträge importieren, z. B. aus einer Finanzbuchhaltung und damit die reine Auftragseinreichung abbilden oder diese Verfahren mischen. Import- und Exportfunktionen im Excel-Format helfen bei manueller Verarbeitung. Es ist unabdingbar, dass Sie sich zusätzlich über nötige Abläufe des SEPA-Zahlungsverkehrs informieren. Detailinformationen zum neuen SEPA-Lastschriftverfahren stehen Ihnen im Navigationsmenü SEPA Informationen zur Verfügung. Mandate können Sie in der Mandatsverwaltung im Bereich der Stammdaten erstellen und pflegen: Jedes Mandat benötigt eine Reihe von Informationen, die Sie eintragen müssen. 1. ERFASSUNG GLÄUBIGER-IDENTIFIKATIONSNUMMER Um eine Gläubiger-Identifikationsnummer zu erfassen, wählen Sie den entsprechenden Unterbereich aus und klicken Sie auf <Neu> rechts unten.
Verwaltung von SEPA-Mandaten und Erzeugung von SEPA-Lastschriften Seite 2 von 9 Neben der Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID), die Sie von der Bundesbank erhalten haben, empfiehlt es sich auch, die Firmendaten inklusive Adresse vollständig zu erfassen: Diese Daten werden unter anderem für Mandatsschreiben verwendet. 2. ERFASSUNG SEPA-MANDAT Für die Erfassung von Mandaten wechseln Sie in den entsprechenden Unterbereich und klicken dann auf <Neu>. Es sind dabei zwingend zunächst die folgenden Daten zu erfassen: Bezeichnung Gläubiger (unter Punkt 1 erfasste Gläubiger-Identifikationsnummer) Mandatsreferenz Lastschrifttyp (SEPA Basis- oder Firmenlastschrift) Häufigkeit (einmalig, wiederkehrend) Zahlungspflichtiger IBAN Datum der Mandatserteilung
Verwaltung von SEPA-Mandaten und Erzeugung von SEPA-Lastschriften Seite 3 von 9 Die Bezeichnung dient für Sie zur Information. Die Mandatsreferenz muss eindeutig sein und sollte idealerweise Daten enthalten, die Aufschluss auf die darunter liegende Lastschrift geben. Beispielsweise könnte kde12345gar7 bedeuten, dass vom Kunde mit der Nummer 12345 bezüglich der Garage 7 ein entsprechender Betrag eingezogen wird. Es können hier auch Rechnungsnummern und ähnliches enthalten sein. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass das Mandat zur Erstellung einer SEPA-Lastschrift erst genutzt werden kann, wenn die Zeile Verwendungsstatus zur Freigabe ausgewählt wurde. Bitte geben Sie das Mandat zur Verwendung erst frei, wenn Ihnen ein unterschriebenes SEPA-Mandat vorliegt. Zu diesem Zeitpunkt tragen Sie dann auch das Datum der Mandatsunterzeichnung ein. 3. AUSDRUCK MANDAT Neben der Erfassung von Mandaten ist es zusätzlich möglich, ein Mandat zur Unterschrift auszudrucken. Markieren Sie dabei die zu druckenden Mandate in der Liste. Wählen Sie über das Kontextmenü (Rechtsklick) die Funktion Antrag auf neues Mandat. Alternativ dazu können Sie den Schalter <Drucken> unten rechts wählen. Fügen Sie dieses Mandat Ihrem Kundenanschreiben bei. Der Kunde muss das Mandat unterzeichnen und zurücksenden. Nach Erhalt tragen Sie das Unterzeichnungsdatum am Mandat ein und ändern den Verwendungsstatus entsprechend. 4. AUTOMATISCHE ERSTELLUNG VON LASTSCHRIFTEN Neben der einzelnen Erfassung einer SEPA-Lastschrift können Sie die Lastschriftdaten (Betrag, Verwendungszweck etc.) direkt am Mandat erfassen und später aus den Gesamtinformationen Lastschriften zum Versand generieren. Das hat den Vorteil, dass automatisch passende Sammelaufträge erstellt werden, die Sie nur noch versenden müssen. Bei wiederkehrenden Lastschriften können Sie dies dann regelmäßig tun. Die Lastschriftdaten werden intern als Lastschriftvorlage angelegt (siehe auch Bereich Vorlagen unter Zahlungen ) und dem Mandat zugeordnet. Mit der Lupe können Sie vorliegende Lastschriftvorlagen einsehen und für das Mandat festlegen. Bei der Erstellung einer neuen Vorlage wird automatisch die Mandatsreferenz des Mandats als Vorlagenname gesetzt. Sie können diesen natürlich selbst ändern.
Verwaltung von SEPA-Mandaten und Erzeugung von SEPA-Lastschriften Seite 4 von 9 Nach dem Speichern der Vorlage wählen Sie <Übernehmen> in der Vorlagenauswahl und ordnen somit die Auftragsvorlage dem Mandat zu. Hinweis: Haben Sie bereits Mandate und auch Lastschriften im Bereich Zahlungen erstellt, so können Sie mit der Funktion Vorliegende Lastschrift als Vorlage zuordnen eine Kopie des zugehörigen Auftrages als Vorlage mit dem Mandat verbinden und diese künftig für die Lastschriftgenerierung verwenden. Weiterhin können Sie festlegen, wann die Lastschrift einmalig oder wiederholt eingezogen werden soll. Sind diese Daten am Mandat hinterlegt, unterstützt Sie HVB efin mit Hinweisen, wenn Lastschriften zur Generierung anstehen, zum Einen direkt in der Mandatsverwaltung und zum Anderen auf der Startübersicht.
Verwaltung von SEPA-Mandaten und Erzeugung von SEPA-Lastschriften Seite 5 von 9 Zur Erstellung der SEPA-Lastschriften wählen Sie einfach die Mandate aus, die Sie verarbeiten möchten und verwenden die Funktion SEPA-Lastschriften generieren aus dem Kontextmenü der Tabelle (rechte Maustaste) oder im Schalter <Bearbeiten>. Ein Zwischenschritt verlangt dann noch einige wenige Zusatzinformationen. Sie müssen mindestens einen Namen für den Sammelauftrag wählen und das Ablageziel innerhalb des Bereichs Zahlungen, eigene Bestände vorgeben. Wenn Sie einen Ausführungsrhythmus angegeben haben, wird automatisch ein passendes Datum für den Einzug gewählt. Im anderen Fall können Sie auch ein neues Datum direkt mit Einzugsdatum für alle Aufträge festlegen vergeben. Die generierten Aufträge werden dann im gewählten Bestand erstellt und können versendet werden. Hinweis: Alle SEPA-Lastschriften müssen mit einem Einzugsdatum versehen und mit einer gewissen Vorlauffrist an die Bank gesendet werden. Dabei muss es sich aber um Bankarbeitstage handeln. Keine Bankarbeitstage sind: Wochenenden, Neujahr (01.01.), Karfreitag, Ostermontag, Tag der Arbeit (01.05.), 25. und 26. Dezember (Weihnachtstage). Wenn möglich sollten Sie die Lastschriften rechtzeitig einreichen, beispielsweise noch zwei bis drei Tage früher als gemäß Vorlauffrist nötig. Speziell wenn Sie das Einreichen teilunterschriebener Aufträge über die VEU (Verteilte Elektronische Unterschrift) nutzen, ist zu bedenken, dass nach dem Eintragen der zweiten Unterschrift und der dann folgenden Ausführung des Auftrags die Vorlaufzeiten streng geprüft werden.
Verwaltung von SEPA-Mandaten und Erzeugung von SEPA-Lastschriften Seite 6 von 9 Hinweis: Da es verschiedene Merkmale bei SEPA-Lastschriften gibt und diese Einfluss auf die Verarbeitung bei der Bank haben, müssen teilweise mehrere Aufträge erstellt werden, obwohl Sie gern alles in einer einzigen Sammellastschrift untergebracht hätten. Dies geschieht bei der Generierung automatisch. Folgende Elemente müssen für alle Teilaufträge einer Sammellastschrift identisch sein: Einzugsdatum Gläubiger Sequenz der Lastschrift (erstmalig, einmalig...) Art der Zahlung (Category Purpose) Art der Lastschrift (B2B, Core, COR1) 5. MANUELLE ERSTELLUNG VON LASTSCHRIFTEN Sie können Lastschriften auch ohne die vorherige Zuordnung von Auftragsdaten zum Mandat manuell erstellen. Dies ist zumeist insgesamt aufwendiger. Klicken Sie im Navigationsmenü auf Zahlungen. Bevor Sie eine neue Lastschrift erfassen können, müssen Sie zunächst einen Bestand für SEPA-Sammellastschriften anlegen. Bitte klicken Sie dafür am unteren rechten Bildschirmrand auf Neuer Bestand. In der Maske Neuen Bestand anlegen wählen Sie nun bei der Art des Bestandes SEPA-Sammellastschrift aus und legen im Reiter Vorgaben ein Bestandskonto (Ihr Gutschriftskonto) für den Einzug von Lastschriften fest. Ihre Eingaben bestätigen Sie mit Klick auf <Ok>. Hinweis: Sollte Ihr zur Nutzung vorgesehenes Gutschriftskonto nicht angezeigt werden, so fehlt hier die Freischaltung für SEPA-Sammellastschriften durch Ihre Bank.
Verwaltung von SEPA-Mandaten und Erzeugung von SEPA-Lastschriften Seite 7 von 9 Der so erstellte neue Bestand erscheint in der Übersicht der Bestände. Bitte öffnen Sie diesen Bestand über Doppelklick. Durch Klick auf <Neu> im Bestand SEPA-Sammellastschriften erscheint nun die Eingabemaske für den Einzelauftrag mit den Daten zum Zahlungspflichtigen, Auftraggeber und Lastschriftmandat. Über die Lupe können Sie das zuvor erfasste Lastschriftmandat auswählen. Nach Eingabe des Betrages und des Verwendungszweckes schließen Sie die Eingabemaske durch Klick auf <Speichern>.
Verwaltung von SEPA-Mandaten und Erzeugung von SEPA-Lastschriften Seite 8 von 9 Hinweis: Da ein gültiges Mandat Voraussetzung für den Einzug von SEPA-Lastschriften ist, erfolgt die Auswahl des Zahlungspflichtigen über das Mandat und nicht wie in Vorgängerversionen von HVB efin über die gespeicherten Stammdaten. Nach Speicherung der SEPA-Lastschrift fordert Sie HVB efin auf, den vereinbarten Fälligkeitstermin einzugeben. Das Fälligkeitsdatum können Sie zusätzlich vor dem Einzug für alle im Bestand gespeicherten Lastschriften über den Button <Einzugsdatum> anpassen. Beachten Sie hierbei bitte die Vorlaufzeiten für den erstmaligen Einzug sowie den wiederkehrenden Einzug. Die Vorgaben Ihrer Bank werden programmseitig bereits erkannt und als frühestmögliches Einzugsdatum berücksichtigt. Nähere Informationen zu den Annahme zeiten erhalten Sie auch unter www.hvb.de/cutoff. 6. IMPORT UND EXPORT VON MANDATEN Über den Button <Import/Export...> unten links in der Mandatsverwaltung ( Stammdaten, Lastschriftmandate ) können Sie gewählte Mandate in eine Excel-Datei exportieren bzw. Mandate aus einer Excel-Datei importieren. Eine leere Vorlage einer solchen Excel- Datei mit Hinweisen zu den Feldern können Sie dort ebenfalls abspeichern. Über diesen Weg ist es Ihnen möglich, verschiedene Daten besser mit anderen Listen abzugleichen oder auch Werte zu generieren wie Mandatskennungen usw. oder Sammeländerungen vorzunehmen.
Verwaltung von SEPA-Mandaten und Erzeugung von SEPA-Lastschriften Seite 9 von 9 7. SAMMELÄNDERUNGEN AN MANDATEN Möchten Sie Werte an verschiedenen Mandaten ändern, ohne jedes einzelne Mandat zum Bearbeiten zu öffnen, dann ist dies mit der Funktion Mehrere Mandate ändern möglich. Wählen Sie dazu die betreffenden Mandate aus und starten Sie die genannte Funktion im Kontextmenü oder über den Button <Bearbeiten >.