S Sparkasse Waldeck-Frankenberg Unser Tipp: Informieren Sie Ihre Mitglieder zur nächsten Jahreshauptversammlung über die Umstellung auf die SEPA-Lastschrift. SEPA-Umstellung im Verein
Vorwort Inhalt Änderungen Kontodaten Änderungen Zahlungsverkehr Gläubiger-ID beantragen SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Lastschrift-Mandat Umdeutung von Einzugsermächtigungen Anleitung SEPA-Umstellung 3 4 5 6 6 7 7 SEPA Einheitlicher Zahlungsverkehr. SEPA Single Euro Payments Area (einheitlicher Europäischer Zahlungsverkehr). Seit Anfang 2008 werden für den Euro-Zahlungsverkehrsraum einheitliche Regelungen für Überweisungen und Lastschriften eingeführt. Die Einführung findet in den EU-Staaten sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und in der Schweiz statt, und wird den Zahlungsverkehr einfacher und schneller gestalten. Die SEPA-Funktionen werden zum 1. Februar 2014 alle derzeit genutzten nationalen Funktionen vollständig ablösen. Nationale als auch internationale Überweisungen und Lastschriften sind ab diesem Zeitpunkt nur noch im SEPA-XML-Format möglich. Als Kunde der Sparkasse Waldeck-Frankenberg steht Ihnen die SEPA-Überweisung bereits seit Anfang 2008, die SEPA-Lastschrift sowie die daraus entstehenden Nutzungsmöglichkeiten mit der SparkassenCard seit 1. November 2010 zur Verfügung. Auf den nachfolgenden Seiten haben wir Ihnen Informationen zum SEPA-Zahlungsverkehr mit Hinweisen zu den jetzt notwendigen Änderungen bei Überweisungen und eine Anleitung im Umgang mit bestehenden Lastschriften zusammengestellt. Natürlich steht Ihnen auch Ihr Kundenberater gern zur Verfügung. Ihre Sparkasse Waldeck-Frankenberg 2
SEPA Kontodaten Änderungen durch SEPA. Mit der Ablösung des bisherigen DTA-Verfahrens durch das neue SEPA-Verfahren ergeben sich Änderungen bei den Abläufen der bekannten Zahlungsverfahren sowie bei der Gestaltung der Kontoverbindungsdaten. Dies gilt sowohl für Deutschland als auch für alle Kontakte und Geschäftspartner in den teilnehmenden Staaten. Stichtag für die Ablösung ist der 1. Februar 2014. 1. Änderungen Kontodaten. B IBAN ersetzt Kontonummer. IBAN International Bank Account Number (internationale Bank-Kontonummer) Für eine eindeutige Zuordnung von Kontodaten im Euro-Zahlungsverkehrsraum müssen die nationalen Kontodaten in international zuordbare geändert werden. Die bisherige Kontonummer wird durch die standardisierte IBAN ersetzt. Diese enthält ebenfalls die Bankleitzahl des Institutes. In Deutschland besteht die IBAN aus 22 Stellen. Beispiel für eine IBAN: DE38 52350005 0000 1234 56 B Länderkennung DE B Zweistellige Prüfziffer B Kontoinformationen des Kontoinhabers (achtstellige BLZ sowie zehnstellige Kontonummer). B BIC ersetzt Bankleitzahl. BIC Business Identifier Code bzw. Bank Identifier Code Die bisherige Bankleitzahl (BLZ) wird durch die BIC abgelöst. Mit der BIC ist eine eindeutige Identifizierung eines Kreditinstitutes weltweit möglich. Der oft auch als SWIFT-Code bezeichnete Code ist acht- bzw. elfstellig und enthält jeweils Angaben in Kurzform. Beispiel für eine BIC: HELADEF1KOR B Institut B Länderkennung DE B Codierung von Ort/Filiale. Nach dem Stichtag sind Überweisungen und Lastschriften nur noch mit IBAN und BIC möglich. 3
SEPA Zahlungsverkehr 2. Änderungen Zahlungsverkehr. B SEPA-Überweisung. Für eine SEPA-Überweisung ist im Vergleich zur heutigen Überweisung die Nutzung der IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl sowie die Verwendung von entsprechenden Formularen bzw. Eingabemasken erforderlich. Ab dem 1. Februar 2014 sind nationale und internationale Überweisungen nur noch mit IBAN und BIC möglich. Die Umstellung der internen Prozesse in Vereinen ist für einen reibungslosen Zahlungsprozess ohne manuellen Eingriff bis zum Stichtag notwendig. Vorteile der SEPA-Überweisung: B Nationale und internationale Überweisungen sind identisch. B Beträge werden in voller Höhe gutgeschrieben. B Währung ist immer Euro. B Ohne Betragsgrenze. B Schneller Zahlungsverkehr (1 Bank-Tag). B Anfallende Entgelte werden von beiden Beteiligten getragen. B Leicht zu verarbeiten im XML-Format. Hinweis: Achten Sie bei internationalen Überweisungen auf die Meldepflicht nach der Außenwirtschaftsverordnung, sobald der Überweisungsbetrag mehr als 12.500 Euro beträgt. B SEPA-Lastschrift. Lastschriften werden in SEPA-Basis-Lastschrift (vergleichbar mit der Einzugsermächtigung) und SEPA-Firmen-Lastschrift (vergleichbar mit dem Abbuchungsauftrag) unterschieden. Bestehende Einzugsermächtigungen können unter bestimmten Umständen für die SEPA-Basis-Lastschrift umgedeutet werden und somit ihre Gültigkeit behalten (siehe Seite 7). Wichtigster Bestandteil jeder SEPA-Lastschrift ist für Sie als Zahlungsempfänger der Besitz einer Gläubiger-ID, welche Sie bei der Deutschen Bundesbank erhalten. Nähere Informationen finden Sie auf Seite 5. Online-Banking und Banking Software In unserem Online-Banking ist die SEPA-Überweisung bereits vorhanden, während die Einlieferung von SEPA-Basis-Lastschriften mit Mandatsverwaltung erst im Laufe des Jahres 2013 bereitgestellt wird. Die von der Sparkasse Waldeck-Frankenberg angebotenen Finanzsoftware-Produkte StarMoney und SFIRM sowie die Software GLS Vereinsmeister sind in den aktuellen Versionen SEPA-fähig, so dass bei der Verwendung dieser Software ein reibungsloser Übergang gegeben ist. Sollten Sie eine andere Banking-Software verwenden, informieren Sie sich bitte bei dem entsprechenden Hersteller. Hier finden Sie Umstellungshilfen: www.sparkasse-wa-fkb.de/sepa www.sfirm.de www.starmoney.de www.vereinsmeister.de 4
Gläubiger-ID Gläubiger-ID beantragen. Um SEPA-Lastschriften einziehen zu können, müssen Sie im Besitz einer Gläubiger-Identifikationsnummer, kurz Gläubiger-ID, sein. Wichtig: Beantragen Sie schnellstmöglich die Gläubiger-ID. Nur mit dieser können Sie Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umdeuten sowie neue SEPA-Lastschrift-Mandate abschließen. 6. Kontrollieren Sie Ihre Angaben und bestätigen Sie die Richtigkeit. Klicken Sie auf Weiter und Beantragung der Gläubiger-ID Die Gläubiger-ID können Sie ausschließlich elektronisch auf der Internet-Seite der Deutschen Bundesbank beantragen: 1. Gehen Sie auf die Internet-Seite www.glaeubiger-id.bundesbank.de. 2. Klicken Sie auf Antragsformular und Downloads und nachfolgend unter Antragsstellung auf Formular zur Beantragung Ihrer Gläubiger- Identifikationsnummer. im anschließend erscheinenden Feld auf OK, um die Beantragung abzuschließen. 3. Sie werden automatisch auf die Beantragungsseite für die Gläubiger-ID geleitet. Klicken Sie in der linken Navigation auf Beantragung. 4. Lesen Sie sich die Verfahrensbeschreibung und die Datenschutzhinweise durch und bestätigen Sie die Anerkennung mit Aktivierung des Kontrollkästchens. Anschließend auf Weiter klicken. 5. Füllen Sie auf den nachfolgenden Seiten die Formulare mit den Angaben zur Rechtsform Ihres Vereins sowie Anschrift und Ansprechpartner aus. Felder mit roten Sternchen müssen ausgefüllt werden. 7. Per E-Mail erhalten Sie nun eine Aufforderung, die Daten für die weitere Verarbeitung freizuschalten. Wichtig: Folgen Sie den Anweisungen der E-Mail innerhalb von 10 Kalendertagen. 8. Einige Stunden später erhalten Sie per E-Mail die Gläubiger-ID sowie ein Mitteilungsschreiben. Die Gläubiger-ID In Deutschland besteht die Gläubiger-ID aus 18 Stellen. Beispiel für eine Gläubiger-ID: DE 01 ZZZ 09876543210 B Länderkennung DE B Zweistellige Prüfziffer B Geschäftsbereichskennung (Diese ist standardmäßig mit ZZZ belegt, kann aber durch Sie individuell abgeändert werden, bspw. zur Kennzeichnung von Filialen oder Gruppen) B Nationales Identifikationsmerkmal. 5
SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Basis-Lastschrift. Die SEPA-Basis-Lastschrift ist mit der bekannten Einzugsermächtigung gleichzusetzen. Bestehende Einzugsermächtigungen sind durch eine einfache Umdeutung weiterhin nutzbar (siehe Seite 7). Unterschiede SEPA-Lastschrift Einzugsermächtigungen B Für die SEPA-Lastschrift muss ein eindeutiges Datum für den Einzug definiert sein. B Das SEPA-Lastschrift-Mandat muss zwingend für neue Mitglieder vorliegen bzw. es muss eine Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen stattgefunden haben. B Vergabe einer eindeutigen Mandatsreferenz durch den Verein. B 8 Wochen Rückgabemöglichkeit ohne Angabe von Gründen. SEPA-Lastschrift-Mandat. Das SEPA-Lastschrift-Mandat ist die rechtliche Grundlage für eine SEPA-Lastschrift. Ohne ein eindeutiges Mandat können keine Lastschriften eingelöst werden. Details zum SEPA-Lastschrift-Mandat B Unterschriebenes Schriftstück mit Name und Adresse des Zahlungspflichtigen. B Mandatsreferenz (kann nachgetragen werden) und Gläubiger-ID. B Autorisierungstext des Vereins mit Hinweis auf einmalige/wiederkehrende Zahlungen. B 14 Monate Aufbewahrungspflicht nach dem letzten Einzug. B Das Mandat verfällt 36 Monate nach Unterzeichnung, wenn kein Einzug vorgenommen wurde bzw. nach Widerruf durch den Zahlungspflichtigen. Muster-Verein, Musterstr. 2, 12345 Musterstadt Gläubiger-Identifikationsnummer: DE 01 ZZZ 09876543210 Mandatsreferenz: 123 4567 8900 54CB SEPA-Lastschrift-Mandat Ich ermächtige den Muster-Verein, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die vom Muster-Verein auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort D E IBAN BIC Datum und Ort Unterschrift Beispiel für ein SEPA-Lastschrift-Mandat. 6
SEPA-Basis-Lastschrift Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen. Voraussetzungen für eine Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen in ein SEPA-Lastschrift- Mandat sind: B Eine schriftliche Einzugsermächtigung liegt vor. B Sie haben eine Gläubiger-ID von der Deutschen Bundesbank erhalten. B Sie haben mit uns, der Sparkasse Waldeck-Frankenberg, eine Inkassovereinbarung zur Nutzung der SEPA-Basis-Lastschrift abgeschlossen. B Eine individuelle Mandatsreferenz für jedes Lastschrift-Mandat durch den Verein vergeben. B Den Zahlungspflichtigen haben Sie mit Ihren Kontaktdaten, Ihrer Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz über den Lastschrifteinzug informiert (Muster siehe Abbildung). B Erste bzw. letzte Lastschrift sind mit Hinweis im Verwendungszweck deutlich zu machen. Muster-Verein, Musterstr. 2, 12345 Musterstadt Gläubiger-Identifikationsnummer: DE 01 ZZZ 09876543210 Mandatsreferenz: 123 4567 8900 54CB Wechsel Einzugsermächtigung in SEPA-Lastschrift Sehr geehrtes Mitglied, mit der Umstellung auf das SEPA-Verfahren in unserem Verein möchten wir Sie darüber informieren, dass die bestehende Einzugsermächtigung als SEPA-Lastschrift-Mandat weitergenutzt wird. Die Forderungen werden künftig wie folgt mit der SEPA-Basis- Lastschrift eingezogen: Betrag: 22,00 Euro Mandatsreferenz: 123 4567 8900 54CB Ihr Konto (IBAN): DE38 52350005 0000 1234 56 Kreditinstitut (BIC): Sparkasse Waldeck-Frankenberg (HELADEF1KOR) Nächste Fälligkeit: 01.04.2013 Die Umdeutung erfolgt automatisch. Sollten die Kontodaten nicht richtig sein, bitten wir um eine kurze Information. Bitte sorgen Sie für ausreichende Kontodeckung. Mit freundlichen Grüßen Ihr Muster-Verein Musterstadt, den 28.2.2013 Beispiel für ein Informationsschreiben zur Umdeutung auf SEPA-Lastschrift. 7 Anleitung SEPA-Umstellung. 1. Beantragen Sie umgehend die Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de. Die genaue Vorgehensweise finden Sie auf Seite 5 erklärt. 2. Wenden Sie sich anschließend mit der Gläubiger-ID an Ihren Kundenberater der Sparkasse Waldeck-Frankenberg und schließen Sie eine Inkassovereinbarung zur Nutzung der SEPA- Basis-Lastschrift ab. 3. Überprüfen Sie, ob Ihre Zahlungssoftware und Finanzbuchhaltung SEPA-fähig ist. Wenn nicht, spielen Sie entsprechende Updates ein. 4. Erstellen Sie für jedes Lastschrift-Mandat eine individuelle Mandatsreferenz (vergleichbar mit Verwendungszweck). Diese kann aus bis zu 35 Zeichen bestehen und bspw. aus Mitgliedssowie Vertragsnummer und weiteren Zusätzen zusammengesetzt sein. 5. Informieren Sie Ihre Mitglieder mindestens 14 Tage vor Ausführung des ersten Einzugs schriftlich über die Lastschrift bzw. die Umdeutung der Einzugsermächtigung in das SEPA-Lastschrift- Mandat. Sie können diese Information auch im Verwendungszweck des letzten Einzugs vor der Umstellung vornehmen. Wichtigste Infos hierbei sind: B Gläubiger-ID B Mandatsreferenz B Datum der Unterrichtung B Datum der SEPA-Abbuchung. 6. Passen Sie Ihre internen Prozesse an die zur Zeit gültigen SEPA-Einreichungsfristen an (Erst-Lastschriften 6 Tage vor Fälligkeit, Folge- Lastschriften 3 Tage vor Fälligkeit). 7. Verwenden Sie nach Umstellung ausschließlich das SEPA-Lastschrift-Mandat. Passen Sie hierfür auch die Vordrucke Ihrer Unterlagen an. 8. SEPA-Mandate müssen bis zu 14 Monate nach dem letzten Einzug archiviert werden. 9. Der Zahlungspflichtige kann innerhalb von 8 Wochen nach Belastung die Zahlung ohne Angaben von Gründen zurückgeben. Ohne vorliegendes SEPA-Mandat verlängert sich die Frist auf 13 Monate.
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