EFFEKTIVER UMSTIEG AUF OFFICE 2010

EFFEKTIVER UMSTIEG AUF OFFICE 2010

Umstieg auf Office 2010 Zeichenerklärung Sonstige Hinweise Startseite Ruft die HERDT-Webseite auf Ruft diese auf Kapitelseiten Öffnet das Inhaltsverzeichnis Blendet die Reader-Navigation ein und aus (nur im Normal- und Lesemodus) Schaltet zwischen Normalansicht und Vollbildmodus um Schließt das HERDT-activeBook Die Tastenkombination S+f öffnet die Stichwortsuche. Im Vollbildmodus steht Ihnen die Stichwortsuche in Form der Erweiterten Suche über H+S+f zur Verfügung. Um den Standard-Warnhinweis beim Umschalten in den Vollbildmodus zu unterdrücken, öffnen Sie die Voreinstellungen über S+k und entfernen Sie im Bereich Kategorien: Vollbild das Häkchen bei Warnen, wenn Dokument automatisch im Vollbildmodus geöffnet werden soll. Falls nach dem Öffnen des HERDT-activeBooks nicht die ganze angezeigt wird, klicken Sie in der Werkzeug - leiste n anzeige des Adobe Readers auf das Symbol. Gleiches erreichen Sie über den Menüpunkt ANZEIGE. Stellen Sie hier die n anzeige auf Einzelne und den Zoom auf Fenstergröße ein. Geht zurück zur Startseite 2

Umstieg auf Office 2010 Impressum Autoren: Thomas Alker, Konrad Stulle 1. Ausgabe vom August 2010 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: www.herdt.com Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Sollte es uns trotz intensiver Recherchen nicht gelungen sein, alle Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten mit lebenden oder toten Personen sowie tatsächlich existierenden Organisationen oder Informationen sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Inhalt Umstieg auf Office 2010 Zeichenerklärung 2 Sonstige Hinweise 2 Die wichtigsten Neuerungen in Office 2010 Wichtige Neuerungen im Überblick 4 1 Das neue Bedienkonzept 1.1 Die neue Oberfläche 6 1.2 Die Backstage-Ansicht 7 1.3 Rund um das Menüband 9 1.4 Nützliche Bedienhilfen 11 2 Neues zu Dokumenten und Dateien 2.1 Handhabung von Dokumenten 13 2.2 Die neuen Dateiformate 15 3 Neue Gestaltungsmöglichkeiten 3.1 Designs anwenden 17 3.2 Eigene Designs gestalten 19 3.3 SmartArt-Grafiken nutzen 22 Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT-Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich. 3

Die wichtigsten Neuerungen in Office 2010 Wichtige Neuerungen im Überblick Neues Bedienkonzept Das innovative Menüband vereinfacht und beschleunigt die Bedienung ersetzt unübersichtliche Menüs und Symbolleisten bietet für jede Situation die passenden Werkzeuge an kann auf Ihre Bedürfnisse individuell angepasst werden kann bei Platznot schnell ausgeblendet werden Die praktische Live-Vorschau zeigt Auswirkungen Ihrer Befehle sofort an spart unzählige Mausklicks Die hilfreiche Minisymbolleiste erscheint automatisch, sobald Sie Text formatiert haben stellt Ihnen wichtige Werkzeuge vor Ort zur Verfügung 4

Die wichtigsten Neuerungen in Office 2010 Verbesserte Handhabung von Dokumenten Die neue Backstage-Ansicht ermöglicht ein schnelles Öffnen und Speichern hilft bei der Organisation von Dokumenten unterstützt Sie beim Drucken und beim Veröffentlichen beschleunigt den Zugriff auf die zuletzt verwendeten Dokumente gewährt Ihnen Zugang zu den Programmeinstellungen Im neuen Office lassen sich Dokumente bei vielen Problemen schnell wiederherstellen ohne zusätzliche Software im PDF-Format exportieren platzsparender und sicherer speichern Innovative Werkzeuge zur Gestaltung Mithilfe von Designs können Sie Ihre Dokumente mit wenigen Mausklicks professionell gestalten das Erscheinungsbild Ihrer Dokumente vereinheitlichen schnell auf aufeinander abgestimmte Farb- und Schriftstile zugreifen Mit den neuen SmartArt-Grafiken erstellen Sie beeindruckende Schaubilder im Handum- drehen können Sie komplexe Abläufe und Zusammenhänge perfekt visualisieren stehen Ihnen zeitgemäße Bildeffekte und Grafikstile zur Verfügung 5

1 Das neue Bedienkonzept 1.1 1.1 Die neue Oberfläche Keine Angst vor dem neuen Office Word 2010, Excel 2010, PowerPoint 2010 und Outlook 2010 basieren auf einem neuen Bedienansatz, der sich konsequent auf Ihre täglichen Aufgaben konzentriert und auf die gewohnten Menüs und Symbolleisten weitgehend verzichtet. Ein Umschalten auf die Bedienoberfläche früherer Office-Versionen ist nicht möglich. Doch keine Sorge, schon nach einer kurzen Umgewöhnungsphase werden Sie feststellen, dass die Bedienung der Programme erheblich praxisgerechter geworden ist. Lernen Sie die neuen Bedienelemente kennen Register Datei Prägen Sie sich die Namen und Positionen der neuen Bedienelemente gut ein. Klicken Sie rechts oben auf oder drücken Sie!, um Symbolleiste Register Menüband die Hilfe aufzurufen. Auf den folgenden n finden Sie weitere Informationen, die programmübergreifend für Word, Excel und PowerPoint gültig sind. Beim ersten Programmstart nach der Installation wählen Sie bitte Office Open XML-Formate als Standarddateitypen aus. Statusleiste mit Zoomregler 6

1 Das neue Bedienkonzept 1.2 1.2 Die Backstage-Ansicht Was ist die Backstage-Ansicht? Die Backstage-Ansicht ersetzt das Datei- bzw. Office-Menü früherer Office-Versionen. Hier finden Sie Befehle zum Anlegen, Sichern, Verwalten und Ausgeben Ihrer Dokumente. Darüber hinaus können Sie hier die Einstellungen des Programms ändern. Klicken Sie auf, um die Backstage-Ansicht zu öffnen. Welche Befehle verbergen sich in der Backstage-Ansicht? Klicken Sie auf einen der Einträge, um die verfügbaren Befehle bzw. Einstellungen anzuzeigen. Beispiel Drucken: Alle Einstellungen des früheren Fensters Drucken befinden sich nun rechts in der Backstage-Ansicht. Starten Sie den Druckvorgang durch Klick auf die Schaltfläche Drucken. Sie vermissen die Schnelldruckfunktion? Verlassen Sie die Backstage-Ansicht durch Anwahl eines anderen Registers. Klicken Sie rechts neben der Symbolleiste auf und aktivieren Sie Schnelldruck. Verwenden Sie bei Bedarf die Bildlaufleiste, um weitere Optionen sichtbar zu machen. Klicken Sie auf, um den Druckvorgang ohne weitere Rückfrage zu starten. 7

1 Das neue Bedienkonzept 1.2 So beenden Sie das Programm Klicken Sie links unten in der Backstage-Ansicht auf Beenden. Für Individualisten: Hier finden Sie die Programmeinstellungen wieder Klicken Sie links unten in der Backstage-Ansicht auf Optionen. Wählen Sie zuerst eine Kategorie aus und nehmen Sie dann die Einstellungen vor. 8

1 Das neue Bedienkonzept 1.3 1.3 Rund um das Menüband Machen Sie sich mit dem Menüband vertraut Jedes Register im Menüband enthält Schaltflächen und Symbole. Innerhalb eines Registers sind die Befehle zu Gruppen zusammengefasst. Einige Register sind in Word, Excel und PowerPoint gleichermaßen enthalten: Im Register Start finden Sie alle grundlegenden Funktionen, etwa zur Formatierung oder zur Nutzung der Zwischenablage. Mithilfe des Registers Einfügen fügen Sie Ihrem Dokument bestimmte Elemente wie z. B. Bilder, Formen oder Diagramme hinzu. Im Register Ansicht finden Sie Befehle und Einstellungen rund um die Anordnung der Fenster und die Darstellung der Fensterinhalte. Gruppe Absatz Klicken Sie auf die verschiedenen Register, um einen ersten Überblick zu erhalten, welche Befehle oder Funktionen in den Gruppen enthalten sind Sie werden auf viele alte Bekannte treffen In einigen Gruppen sehen Sie rechts unten das Symbol Einstellungen vorgenommen werden.. Dieses öffnet ein Fenster, in dem die seltener benötigten 9

1 Das neue Bedienkonzept 1.3 So schaffen Sie schnell mehr Platz auf dem Bildschirm Wenn Sie das Menüband minimieren, wird der Registerinhalt durch Anklicken des Registernamens abwechselnd ein- und ausgeblendet. Klicken Sie auf, um das Menüband zu minimieren. Sie können das Menüband auch per Doppelklick auf ein geöffnetes Register minimieren. So passen Sie das Menüband Ihren Bedürfnissen an Bestimmen Sie selbst, welche Register oder Funktionen im Menüband angeboten werden. Klicken Sie mit rechts in das Menüband und wählen Sie Menüband anpassen. Wählen Sie in der linken Liste das Element aus, das Sie hinzufügen möchten. Wählen Sie in der rechten Liste die gewünschte Zielposition aus. Klicken Sie auf Hinzufügen. Klicken Sie auf, um im Menüband ein neues Register hinzuzufügen. 10

1 Das neue Bedienkonzept 1.4 1.4 Nützliche Bedienhilfen Probieren Sie neue Formatierungen mit der Live-Vorschau aus So fügen Sie der Symbolleiste eine beliebige Funktion hinzu Die Live-Vorschau macht die Auswirkungen verschiedener Befehle noch vor dem Anklicken im Arbeitsbereich sichtbar. Markieren Sie Text und öffnen Sie im Menüband die Schriftartenliste. Klicken Sie das Bedienelement, dessen Funktion Sie in die Symbolleiste übernehmen möchten, mit der rechten Maustaste an. Klicken Sie hier. Zeigen Sie auf verschiedene Einträge und beobachten Sie, wie der markierte Text vorübergehend in einer anderen Schriftart dargestellt wird. Sie möchten ein Symbol wieder entfernen? Greifen Sie mit nur einem Mausklick auf wichtige Befehle zu Klicken Sie das Symbol mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Aus Symbolleiste für den Schnellzugriff ent fernen. Die Symbolleiste ist ständig sichtbar und enthält Funktionen, die oft benötigt werden, z. B. Speichern und Rückgängig. Klicken Sie auf, um bestimmte Symbole ein- oder auszublenden. 11

1 Das neue Bedienkonzept 1.4 So ändern Sie schnell die Darstellungsgröße eines Dokuments Ändern Sie die Zoomauflösung mit dem Schieberegler in der Statusleiste. Sie möchten die Zoomauflösung auf 100 % zurücksetzen? So sparen Sie mithilfe der Minisymbolleiste lange Mauswege Die Minisymbolleiste wird, z. B. nach dem Markieren von Text, automatisch eingeblendet und stellt Ihnen oft benötigte Werkzeuge vor Ort zur Verfügung. Klicken Sie doppelt auf den Prozentwert. Klicken Sie unter Zoommodus doppelt auf 100 %. Markieren Sie Text und verweilen Sie mit dem Mauszeiger so lange auf der Markierung, bis die Minisymbolleiste erscheint. Beim Aufruf eines Kontextmenüs: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Arbeitsbereich bzw. auf eine Markierung. 12

2 Neues zu Dokumenten und Dateien 2.1 2.1 Handhabung von Dokumenten So greifen Sie schnell auf die zuletzt ver wendeten Dokumente und Ordner zu Öffnen Sie mit die Backstage-Ansicht und klicken Sie auf Zuletzt verwendet. Sie möchten, dass ein bestimmtes Dokument bzw. ein bestimmter Speicherort ständig in der Liste verbleibt? Klicken Sie auf, um zu verhindern, dass ein Eintrag überschrieben wird. Komfortabel navigieren beim Öffnen und Speichern Unter Windows 7 sind die wichtigsten Ordner, die Favoriten und die Suchfunktion ständig sichtbar. Sie haben u. a. direkten Zugriff auf die Vorlagen der jeweiligen Office-Anwendung. Als Standardspeicherort wird die Bibliothek Dokumente vorgeschlagen. Suchfeld Um einen Eintrag aus der Liste zu entfernen, klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und wählen Aus Liste entfernen. 13

2 Neues zu Dokumenten und Dateien 2.1 Markieren Sie Dokumente, um sie schnell wiederzufinden Klicken Sie im Fenster Speichern auf Markierung hinzufügen. Geben Sie ein oder mehrere Schlüsselwörter ein. So suchen Sie nach markierten Dokumenten: Wählen Sie in der Backstage-Ansicht Öffnen. Geben Sie im Suchfeld ein oder mehrere Schlüsselwörter ein. So schützen Sie Ihr Dokument gegen unbefugten Zugriff Wählen Sie in der Backstage-Ansicht die Rubrik Informationen. Klicken Sie auf Dokument schützen und wählen Sie Mit Kennwort verschlüsseln. Geben Sie das Kennwort ein, bestätigen Sie es und speichern Sie das Dokument. 14

2 Neues zu Dokumenten und Dateien 2.2 2.2 Die neuen Dateiformate Lernen Sie die Vorteile der neuen Dateiformate kennen Das aktuelle Office führt neue Dateiformate ein, die u. a. weniger Speicherplatz benötigen und sicherer verschlüsselt werden können. Dokumente in den neuen Dateiformaten erkennen Sie an folgenden Endungen: Word 2010 Excel 2010 PowerPoint 2010.docx.xlsx.pptx Damit Ihre Dokumente auch in älteren Office-Versionen bearbeitet werden können, wählen Sie eine der beiden Möglichkeiten: Nutzen Sie das PDF-Format, um Dokumente an Dritte weiterzugeben Wenn Sie wünschen, dass Ihre Dokumente vom Empfänger nur betrachtet und gedruckt werden können, bietet sich eine Weitergabe im PDF-Format an. Klicken Sie in der Backstage-Ansicht auf Speichern unter. Wählen Sie PDF als Dateityp aus. Beachten Sie die folgenden Optionen: Entfernen Sie hier das Häkchen, falls die neue PDF-Datei nach dem Speichern nicht automatisch angezeigt werden soll. Auf dem Zielrechner ist ein (auf der Microsoft-Website kostenlos erhältlicher) Konverter installiert. Der Konverter unterstützt Office XP und Office 2003. Sie speichern das Dokument in einem älteren Office- Format. Wählen Sie dazu beim Speichern Word 97-2003- Dokument als Dateityp aus. Datei soll möglichst klein sein Datei soll in guter Qualität druckbar sein Bitte beachten Sie, dass PDF-Dateien nur auf Computern betrachtet werden können, auf denen der kostenlose Adobe Reader installiert ist. 15

2 Neues zu Dokumenten und Dateien 2.2 So stellen Sie nicht gespeicherte Dokumente schnell wieder her Ist der Computer abgestürzt? Sie haben vergessen zu speichern? Möglicherweise kann Ihnen nun die neue Wiederherstellungsfunktion helfen. Klicken Sie in der Backstage-Ansicht auf Zuletzt verwendet. Klicken Sie ganz unten auf Nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen. Wählen Sie die Datei aus. Der Dateiname enthält die ersten Zeichen des Dokuments. Speichern Sie die Datei, indem Sie auf diese Schaltfläche klicken. 16

3 Neue Gestaltungsmöglichkeiten 3.1 3.1 Designs anwenden Was sind Designs? Designs sind Zusammenstellungen von Formatierungen, mit denen Sie schnell das Aussehen Ihrer Dokumente verändern bzw. vereinheitlichen können. Ein Design setzt sich aus Designschriftarten, Designfarben und Designeffekten zusammen. Office 2010 stellt Ihnen eine Reihe ansprechender Designs zur Verfügung, die Sie programmübergreifend in Word, Excel und PowerPoint nutzen können. Darüber hinaus können auch eigene Designs gestaltet werden. So weisen Sie einem Dokument ein Design zu Klicken Sie im Register nlayout (bei PowerPoint im Register Entwurf) auf die Schaltfläche Designs. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf ein Design. Beobachten Sie die Auswirkungen in der Live-Vorschau. Klicken Sie auf das Design, das Sie auswählen möchten. Weitere Designs vom Datenträger öffnen 17

3 Neue Gestaltungsmöglichkeiten 3.1 Das Design zeigt nicht die gewünschten Auswirkungen? Designs wirken sich immer nur auf Designschriftarten und -farben aus. Wenn Sie ein Dokument erstellen, dessen Erscheinungsbild durch Designs bestimmt werden soll, dürfen Sie beim Formatieren nur Designschriftarten und Designfarben verwenden. So weisen Sie einzelne Design elemente zu Sie müssen Designs nicht zwangsläufig auf das gesamte Dokument anwenden: Klicken Sie auf, um nur den Farben ein bestimmtes Design zuzuweisen. Klicken Sie auf, um nur der Schrift ein bestimmtes Design zuzuweisen. Klicken Sie auf, um nur den Effekten (Rahmen, Schattierungen) ein Design zuzuweisen. 18

3 Neue Gestaltungsmöglichkeiten 3.2 3.2 Eigene Designs gestalten So definieren Sie eine individuelle Designschriftart Klicken Sie im Register n layout (PowerPoint: Entwurf) auf und wählen Sie Neue Designschriftarten erstellen. Wählen Sie je eine Schriftart für Überschriften und Textkörper aus. Geben Sie der neuen Designschriftart einen Namen. 19

3 Neue Gestaltungsmöglichkeiten 3.2 So definieren Sie eine individuelle Designfarbe Klicken Sie im Register nlayout (PowerPoint: Entwurf) auf und wählen Sie Neue Design - farben erstellen. Weisen Sie den einzelnen Elementen und Akzenten die gewünschten Farben zu. Kontrollieren Sie Ihre Einstellungen im Bereich Beispiel. Geben Sie der neuen Designfarbe einen Namen. 20

3 Neue Gestaltungsmöglichkeiten 3.2 So erstellen Sie ein eigenes Design Klicken Sie auf, um ein Farbdesign auszuwählen. Klicken Sie auf, um ein Schriftdesign auszuwählen. Klicken Sie auf, um ein Effektdesign auszuwählen. Klicken Sie auf das Symbol Designs und wählen Sie Aktuelles Design speichern. Sie möchten auf ein eigenes Design zugreifen? Klicken Sie im Register nlayout (PowerPoint: Entwurf) auf das Symbol Designs. Sie finden Ihre eigenen Designs unter der Rubrik Benutzerdefiniert. Sie möchten ein eigenes Design löschen? Klicken Sie Ihr Design mit rechts an und wählen Sie Löschen. 21

3 Neue Gestaltungsmöglichkeiten 3.3 3.3 SmartArt-Grafiken nutzen So fügen Sie ansprechende Schaubilder mit wenigen Mausklicks ein Setzen Sie den Cursor an die Position, an der Sie das Schaubild einfügen möchten. Klicken Sie im Register Einfügen (Gruppe Illustrationen) auf SmartArt. Wählen Sie eine Kategorie aus. Wenn Sie eine SmartArt-Grafik anklicken, bekommen Sie im Vorschaubereich eine Erklärung angezeigt. Mit einem Doppelklick fügen Sie die Grafik in das Dokument ein. Kategorien Vorschaubereich SmartArt-Grafiken 22

3 Neue Gestaltungsmöglichkeiten 3.3 So passen Sie die SmartArt-Grafik Ihren Vorstellungen an Markieren Sie durch Anklicken die gesamte SmartArt- Grafik bzw. einzelne Elemente. Verschieben Sie die SmartArt-Grafik mit dem Rahmen und stellen Sie die Größe mit den Ziehmarkierungen ein. Klicken Sie hier oder im Register Entwurf auf Textbereich, um Text einzugeben und anzuordnen. Sie möchten die Gestaltung der Elemente ändern? Nutzen Sie im Register Entwurf die SmartArt- Format vorlagen oder klicken Sie auf Farben ändern. Sie möchten das Layout nachträglich ändern? Ändern Sie es über das Menüband. Sie möchten festlegen, ob und wie die Grafik von Text umflossen wird? Klicken Sie die Grafik mit rechts an und treffen Sie im Untermenü Zeilenumbruch eine Auswahl, z. B. Passend, wenn der Text die Grafik umfließen soll. 23