Excel TEIL 5 Diagramme DIE STANDARD-DIAGRAMMTYPEN Mit Hilfe von Diagrammen lassen sich Werte durch graphische Darstellung optisch aufbereiten. Die Aussagen eines Diagramms sind in der Regel auf einen Blick erkennbar. Über das Register EINFÜGEN DIAGRAMME können wir schnell mit wenigen Mausklicks professionelle Diagramme erstellen. Wir müssen uns lediglich für einen bestimmten Diagrammtyp entscheiden, der Rest geht wie von selbst. Es gibt verschiedene Diagrammtypen, z. B. Säulendiagramme, Liniendiagramme, Kreisdiagramme, Balkendiagramme, Flächendiagramme usw. Alle Diagrammtypen haben zudem noch Untertypen. SÄULENDIAGRAMM Am einfachsten zu verstehen sind Säulendiagramme, die verschiedene Werte gut sichtbar miteinander vergleichen können. LINIENDIAGRAMM Linien-Diagramme dagegen eignen sich eher für Entwicklungen, wie z. B. die Entwicklung von Aktienkursen, Trends etc. Hier steht die zeitliche Veränderung im Vordergrund, während bei Flächendiagrammen eher die Aussagen im Vergleich zur Größenänderung im Vordergrund stehen. KREISDIAGRAMM Kreisdiagramme eignen sich für die Verteilung von Werten innerhalb einer bestimmten Gruppe, sind daher nur geeignet, für die Verteilung von Werten einer bestimmten Kategorie 1
Übung Kreisdiagramm Wir möchten die Werte der nachfolgenden Tabelle grafisch darstellen: Wenn wir ein Diagramm erstellen möchten, markieren wir einfach die Daten, aus denen ein Diagramm generiert werden soll. In unserem Beispiel markieren wir die Zellen As bis B5 Nun wählen wir im Register EINFÜGEN aus de Gruppe DIAGRAMME ein Kreisdiagramm aus. Welche Untertyp wir wählen, ist egal, im Beispiel nehmen wir den Kreis Wir erhalten nun ein Kreisdiagramm, rechts wird die sogenannte LEGENDE eingeblendet Um das Diagramm zu bearbeiten, muss es aktiv sein, das bedeutet, dass wir das Diagramm anklicken müssen. Ob es aktiv ist oder nicht, erkennen wir an der aktiven Umrandung. Wenn das Diagramm im Bearbeitungsmodus ist, also wenn wir es angeklickt haben, erhalten wir die DIAGRAMMTOOLS mit weiteren 3 Registern. Hier können wir Bearbeitungen vornehmen. Noch schneller geht es allerdings, wenn wir auf den Rahmen rechtsklicken und aus en Kontextmenü den gewünschten Befehl auswählen, aber das erfordert etwas Fingerspitzengefühl Im Register LAYOUT, Gruppe BESCHRIFTUNGEN wählen wir DIAGRAMMTITEL und dann Über Diagramm. Jetzt geben wir den Titel Studienabgänger. Anteil in Prozent ein. 2
Nun klicken wir auf LEGENDE und wählen Legende unten anzeigen Nun klicken wir auf DATENBESCHRIFTUNGEN und wählen zentriert. Nun wählen wir im Register FORMAT, Gruppe FORMENARTEN z.b. Farbige Kontur Akzent 2 aus Nun klicken wir auf eine der Prozentangaben und wählen im Register START, Gruppe SCHRITART die Fett-Formatierung aus. So sollte unser fertiges Diagramm nun aussehen: Übung Säulendiagramm Diese Tabelle möchten wir ebenfalls grafisch darstellen. Wir markieren die Zellen A2 bis F10 EINFÜGEN/Diagramm/Säulendiagramm, 3D-Säule 3
Wir müssen einige Korrekturen vornehmen, z. B. benötigen wir keine Legende, da die Filialnamen bereits in der X-Achse angegeben sind Wir klicken die Legende an und drücken auf der Tastatur die Taste entfernen Wir benötigen die Spalte Filiale in der X-Achse nicht. Wir klicken auf das Diagramm, so dass es im Bearbeitungsmodus ist und klicken auf das Register ENTURF Wir klicken auf DATEN AUSEWÄHLEN Wir klicken auf Zeile / Spalte wechseln Wir klicken links auf Filiale und auf ENTFERNEN Wir klicken noch einmal auf Zeile/Spalte wechseln und bestätigen mit OK Nun möchten wir die Legende aussagekräftiger erscheinen lassen, anstelle von Datenreihe 1, 2, 3, 4, 5 sollen die Jahreszahlen dort stehen 4
Wir klicken das Diagramm wieder an, gehen auf ENTWURF und auf DATEN auswählen und klicken auf Datenreihen 1 und dann auf Bearbeiten Jetzt tippen wir 2005 ein und bestätigen mit OK. So sollte das Diagramm jetzt aussehen: Wir klicken das Diagramm erneut an und wählen im Register LAYOUT als Diagrammtitel Umsatzentwicklung. Im Register FORMAT können wir in der Gruppe FORMENARTEN noch einen Fülleffekt auswählen. FERTIG! Versuchen Sie folgendes Diagramm zu erstellen: 5
Diagrammübung Erstellen Sie ein Diagramm aus den nachstehenden Tabellen: 1. Erstellen Sie das Tabellengerüst für die obige Tabellen im Gruppenmodus für Köln und Würzburg auf verschiedenen Tabellenblättern. Beschriften Sie ein Tabellenblattregister mit Köln und das andere mit Würzburg. 2. Verwenden Sie beim Eintrag der Quartale die automatische Ausfüllfunktion 3. Formatieren Sie die Zellen, in denen später Werte eingetragen werden, mit dem Euro- Symbol. 4. Tragen Sie bei Köln der Einfachheit halber überall 100 ein und bei Würzburg 200 5. Weisen Sie der Tabelle ein beliebiges Autoformat zu (z.b. Finanzen 2) 6. Weisen Sie allen Spalten die Breite 15 zu (START, Gruppe ZEILEN, Format) 7. Erzeugen Sie auf einem 3. Tabellenblatt das Register GESAMT und färben Sie es rot ein 8. Übertragen Sie die Summen der Filialen Köln und Würzburg mit Hilfe des automatisierten Übertrags 9. Erzeugen Sie aus den Werten des Übertrags ein Kreisdiagramm 6
10. Erzeugen Sie ein weiteres Register mit dem Namen ÜBERSICHT und kopieren Sie mit Hilfe der Zwischenablage die beiden Tabellen hierher. 7
DIAGRAMME II- VERTIKALE PRIMÄRACHSE Im nachfolgenden Diagramm variieren die Datenreihen sehr stark voneinander ab, so dass das Diagramm nicht zu dem gewünschten Effekt führt. Das gleiche Problem ergibt sich, wenn gemischte Datentypen miteinander verglichen werden sollen. In diesem Fall ist die Lösung, eine oder auch mehrere Datenreihen auf eine sogenannte Sekundärachse zu legen. Auf der Sekundärachse (Größenachse) können die Werte für die dazugehörige Datenreihe nach in Korrelation gesetzt werden. Beispiel: Wenn ich aus dem obenstehenden Daten ein Diagramm über EINFÜGEN > Gruppe Diagramme > Symbol Säulendiagramme abbilde, dann erhalte ich folgendes Diagramm: Da die Zahlen der Datenreihe sehr stark voneinander abweichen, verschwindet eine Datenreihe fast. Um die Datenreihe besser darstellen zu können bedient man sich sowohl der Sekundärachse als auch der Darstellung eines zweiten Diagrammtyps. 8
Danach sieht das Diagramm schon aussagekräftiger aus: Bei dem nachfolgenden Diagramm handelt es sich um die identische Tabelle! So geht s Zunächst erzeugen wir in gewohnter Weise das Diagramm. An dieser Stelle jedoch möchte ich zeigen, dass man auch das Diagramm ohne Markierung der Tabelle erstellen kann: Klick auf das Register EINFÜGEN Klick auf Säule/Typ 2D Säulendiagramm Man erhält ein leeres Diagrammfenster. ACHTUNG: Für jedwede Diagrammbearbeitung muss das Diagramm stets markiert, also angeklickt sein! Klick auf das Register EINTWURF der Diagrammtools Klick auf Daten auswählen in der Gruppe DATEN 9
Klick im Fenster Datenquelle auswählen auf den Button HINZUFÜGEN Nun aufpassen: Im Feld Reihenname auf die Überschrift der ersten Datenreihe klicken. Im Feld Reihenwerte erst mal die Voreinstellung entfernen (den voreingestellten Eintrag, falls sichtbar) und dann die Datenreihe OHNE Überschrift markieren. Jetzt für die nächste Datenreihe erneut auf HINZUFÜGEN klicken und das gleiche wiederholen, dieses Mal mit der zweiten Datenreihe, also im ersten Feld die Zelle mit der Überschrift anklicken und im zweiten Feld eventuell dort stehenden Text entfernen und die Datenreihe ohne Überschrift markieren. Mit OK und nochmal mit OK bestätigen. Unser Diagramm sieht nun so aus: 10
Nun klicken wir die Datenreihe, die verschwindend klein erschein, in unserem Beispiel ist dies die rote Datenreihe Gewinn an, indem wir mit dem Mauszeiger auf einen dieser roten Balken klicken. Bitte hier aufpassen, mit der Mausspitze wirklich genau auf einen Balken zeigen und nur einmal klicken. Das erfordert ein wenig Fingerspitzengefühl. Wenn Sie richtig geklickt haben, sieht das so aus Klick in den DIAGRAMMTOOLS auf das Register FORMAT Klick ganz links in der Gruppe aktuelle Auswahl auf Auswahl formatieren klicken Im sich öffnenden Fenster Datenreihen formatieren Sekundärachse aktivieren Man kommt auch über den rechten Mausklick hierhin, ich denke jedoch, für viele ist es leichter, die Befehle über die Menus auszuwählen, außerdem erlernt man auf diese Weise den Umgang mit dem Arbeitsbildschirm. Inzwischen sieht das Diagramm so aus: 11
Nun klicken wir nochmal auf einen roten Balken, so dass alle Balken markiert sind. Klick in den DIAGRAMMTOOLS auf das Register ENTWURF Dann ganz links in der Gruppe TYP auf Diagrammtyp ändern klicken Klick auf Flächendiagramm Nun sieht das Diagramm so aus: Bald haben wir es geschafft. Aber ein Blick auf die horizontale Achse zeigt uns, dass wir hier noch eine Veränderung veranlassen müssen. Klick auf die horizontale Achse Das erfordert wieder einmal Fingerspitzengefühl, denn bei markiertem Diagramm muss man nun ganz genau unterhalb der Zahlen in der horizontalen Achse klicken und zwar in dem Moment, wo der Mauszeiger sich NICHT in Form eines Vierfachkreuzes zeigt, sondern wieder die ganz normale Form annimmt! Also leicht mit der Maus hin und her fahren. Klick auf ENTWURF in den DIAGRAMMTOOLS 12
Klick auf Daten auswählen Klick auf den Button Bearbeiten Horizontale Achsenbeschriftung Klick auf OK Den Achsenbeschriftungsbereich markieren OHNE Überschrift, also die Daten, die für die Achsenbeschriftung generiert werden sollen, das sieht dann so aus: Mit OK bestätigen, und nochmal mit OK bestätigen. Jetzt stehen die Datumswerte in der Achse, allerdings gefällt das noch nicht, zu viele Daten, wir werden eine weitere Veränderung vornehmen: Horizontale Achse nochmal anklicken (einfach rein klicken, das geht nun besser, weil sie viel breiter ist). Im Register FORMAL der DATENTOOLS nochmal auf den Button Auswahl formatieren ganz links klicken und das Fenster Achse formatieren öffnet sich: 13
Klick in das Feld Hauptintervall, wir entscheiden, dass nur jedes zweite Jahr in der Achse angegeben werden soll, tragen hier also eine 2 ein, je weniger in der Achse steht, je übersichtlicher. Nun sollen in der Achse nur die Jahreszahlen dargestellt werden: Klick nochmal auf die Achse Wir nutzen dieses Mal den rechten Mausklick, also rechte Maustaste drücken Klick auf Achse formatieren Im Fenster Achse formatieren nun auf die Kategorie ZAHL klicken und auf Benutzerdefiniert. Dann im Feld Formatcode JJJJ eingeben, das bedeutet vierstellige Jahreszahl. Mit Hinzufügen bestätigen. Unser Diagramm sieht nun schon besser aus, doch die Legende ganz rechts stört, wir setzen Sie nach unten. Klick auf LAYOUT in den DATENTOOLS Klick auf Legende, unten anzeigen 14
Jetzt fehlt noch die Überschrift. Klick auf Diagrammtitel, über Diagramm und die Überschrift eintippen- Zum Schluss können wir bei gedrückter linker Maustaste das Diagramm über die Eckkanten nach außen hin größer ziehen. Unser Diagramm sieht nun so aus: Aber etwas fehlt noch: Die Achsentitel. Klick auf die vertikale Achse, DATENTOOLS, LAYOUT, Titel der vertikalen Primärachse Wir tippen den Titel Kosten ein. Das gleiche führen wir mit der vertikalen Sekundärachse aus. Hier geben wir den Titel Gewinn ein. 15
Zum Schluss verschönern wir unser Diagramm noch etwas: Klick auf einen Balken, so dass alle Balken markiert sind. Klick auf FORMAT in den DATENTOOLS und in der Gruppe Formenarten z. B. den intensiven Effekt, Akzent 5 anklicken oder einen anderen gewünschten Effekt aus der Palette Das gleiche mit der Fläche wiederholen. Die Farben wählen Sie nach Ihrem Geschmack aus. Unser fertiges Diagramm: Zur Erinnerung: so hat es am Anfang ausgesehen: 16
Austausch mit Word Variante 1 Um Exceltabellen nach Word zu transportieren wird die Tabelle in Excel markiert und kopiert und anschließend die Zwischenablage geöffnet (START, Gruppe ZWISCHENABLAGE, auf den kleinen Pfeil klicken) Jetzt wird Word geöffnet und auch hier die Zwischenablage geöffnet Klick auf das Symbol EINFÜGEN. Fertig. Änderungen in der Quelldatei werden nicht übernommen. Variante 2 Wie oben beschrieben, also erst Tabelle in Excel kopieren, Zwischenablage in beiden Programmen öffnen. Jetzt auf den nach unten weisenden Pfeil unter dem Symbol EINFÜGEN klicken und INHALTE EINFÜGEN auswählen. Im sich öffnenden Fenster kann man nun auswählen VERKNÜPFUNG EINFÜGEN Wenn man auf HTML-Format klickt, dann wird die Tabelle mit Formatierung übernommen. Wenn man auf Microsoft Excel-Arbeitsmappe-Objekt klickt, wird die vollständige Arbeitsmappe eingefügt, allerdings nur der Tabellenausschnitt angezeigt, was zur Folge hat, dass die Datei ein entsprechendes Speichervolumen hat. Also Vorsicht, in der Regel reicht es, wenn Sie die Tabelle als HTML-Objekt einfügen! 17
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