Landesverwaltungsamt Berlin

Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) Landesverwaltungsamt Berlin 10702 Berlin (Postanschrift) IPV anwendende Stellen GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) PS IPV Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz 1 10707 Berlin Fragen zum Inhalt per Hotline-Anfrage an die unten angegebene E-Mail-Adresse Vermittlung (030) 90 139-0 Intern 9139-111 Fax (030) 9028-3534 E-Mail Adresse Ipv-hotline@lvwa.berlin.de (email-adresse nicht für Dokumente mit elektronischer Signatur) Datum 06.05.2014 Rundschreiben LVwA IPV Nr. 12/2014 Änderungen/Hinweise zum Kalendermonat Mai 2014 Übersicht der Themenkomplexe 1 Allgemeines 3 1.1 Termine 3 1.1.1 Transporttermin Mai 2014 3 1.1.2 Ausführen des Kopierreports durch die Pensionsstelle 3 1.2 Anwenderhandbuch 3 1.3 IPV-Qualifizierung 3 1.4 Dienstvereinbarung über den Betrieb der Integrierten Personalverwaltung (DV-IPV) 3 2 Stichprobenprüfung 4 3 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft 4 3.1 Stufensteigerung (Besoldungsgruppe A15) 4 3.2 Bescheid F61 Merkblatt Vorbehalte und Anzeigepflichten 5 3.3 Rentenbezugsmitteilung 5 3.4 Lohnart 3808 AT-Zul.gem. 23EZulV Bln. 6 3.5 Begrenzung der Rückrechnungstiefe 6 3.6 Zwangsrückrechnung 6 3.7 Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit der kapitalgedeckten Arbeitnehmeranteile im VBL-Abrechnungsverband (Ost) 6 3.8 ELStAM 8 3.8.1 Wechsel vom HAG zum NAG und umgekehrt 8... Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten siehe Internet und nach Vereinbarung Zahlungen bitte an die Landeshauptkasse Berlin auf eines der nebenstehenden Konten: Internet: http://www.berlin.de/landesverwaltungsamt/ Geldinstitut Postbank Berlin Landesbank Berlin Bundesbank Filiale Berlin IBAN DE47100100100000058100 DE25100500000990007600 DE53100000000010001520 BIC/SWIFT PBNKDEFF100 BELADEBEXXX MARKDEF1100

3.8.2 Verfahrenshinweis 552020102 Keine Abrufberechtigung mehr ab [Datum] - Verhalten im IPV-System 9 3.8.3 Daten für 2013 in Monatsliste Anfang April 2014 oder später 9 3.9 Steuern Versteuerung sonstiger Bezug bei Stkl. 6 10 3.10 Sachbezüge nach SvEV 10 4 Abrechnungssachbearbeitung 11 4.1 Abrechnertreffen 11 4.2 Begrenzung der Rückrechnungstiefe 12 4.3 Fehlerhaftes Haushaltsbrutto 13 4.4 Zwangsrückrechnung für alle Abrechnungskreise 13 4.5 ELStAM 13 4.5.1 Aktivität Eingangsmeldungen abholen 13 4.5.2 Aktivität Datensätze verwalten 14 4.5.3 Aktivität An- und Abmeldungen sammeln 14 4.6 Rentenbezugsmitteilung (nur AbrKr V4) 14 5 Stellenwirtschaft und Stellenplanung 14 5.1 Abgrenzen einer verbalen Beschreibung (IT 1002) an BU-Objekten 14 5.2 Registerkarte KU-Vermerke 14 5.3 Pflegereport Neues Endedatum setzen 15 6 Anwendungssystembetreuung 15 6.1 Informationstyp Kommunikation (IT 0105) 15 6.2 Anforderungsformulare für Personalbereich/Personalteilbereich 16 7 Reisekosten 16 7.1 Auslandsdienstreisen 16-2 -

1 Allgemeines 1.1 Termine 1.1.1 Transporttermin Mai 2014 Die Systemanpassungen werden am 06.05.2014 in die produktiven Systeme Z01 und S01 transportiert. 1.1.2 Ausführen des Kopierreports durch die Pensionsstelle Der Kopierreport wird von der Pensionsstelle mehrmals im Monat, vor der Personalabrechnung in diesem Monat letztmalig am 06.05.2014 um 10:00 Uhr ausgeführt. 1.2 Anwenderhandbuch Am heutigen Tag wird die 58. Änderung des Anwenderhandbuchs im Intranet veröffentlicht. Die Information über die Aktualisierung ist als Anlage 1 dem Rundschreiben beigefügt. 1.3 IPV-Qualifizierung Im Rahmen der IPV-Schulungen, die von der VAk durchgeführt werden, werden Feedbackbögen der VAk verteilt. Mit den von den Schulungsteilnehmern ausgefüllten Feedbackbögen werden häufig folgende Anforderungen gestellt: Vermittlung von materiell-rechtlichen Kenntnissen und bereichsbezogene Schulungen (z. B. Dateneingaben für die Bearbeitung von bestimmten Personengruppen, z. B. Lehrkräften). Diese Anforderungen sind nicht Inhalt der IPV-Schulungen: Mit den Schulungen werden grundlegende und weiterführende Funktionalitäten des IPV- Systems erklärt, d.h. Inhalt der IPV-Schulungen ist vorrangig der Umgang mit der Software. Für die tägliche Arbeit sind aber auch materiell-rechtliche Kenntnisse sowie ggf. zu beachtendes Spezialwissen erforderlich (s. auch IPV-Qualifizierungskonzept). Diese Kenntnisse sind nicht Inhalt der IPV-Schulungen und von den Teilnehmern außerhalb der IPV-Schulungen zu erwerben. Dies ist bei der Planung der erforderlichen Fortbildungsmaßnahmen in den IPVanwendenden Dienststellen zu berücksichtigen! 1.4 Dienstvereinbarung über den Betrieb der Integrierten Personalverwaltung (DV-IPV) Mit RS SenInnSport ZS Nr. 6.2014 wurde die Neufassung der DV-IPV veröffentlicht. Alle inhaltlichen Fragen zu dieser DV sind an die SenInnSport, ZS B 2, zu richten. - 3 -

2 Stichprobenprüfung Keine Systemanpassung 3 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft Besoldung 3.1 Stufensteigerung (Besoldungsgruppe A15) Mit Mail vom 28.04.2014 wurde folgende Information gegeben: mit einer Hotlinemeldung wurde festgestellt, dass die maschinelle Stufensteigerung bei Besoldungsempfänger/innen im Infotyp Basisbezüge (IT 0008) in der Besoldungsgruppe A15 bislang fehlerhaft erfolgt: Besoldungsgruppe A15 o Stufe 5 nach 2 Jahren in Stufe 4 (richtig: 3 Jahre) Besoldungsgruppe A15 und Arg. 01B 3Abs3 BerlBesÜG o Stufe 6 nach 2 Jahre in Stufe 5 (richtig: 3 Jahre) Die bisher ggf. betroffenen Personalfälle können mit der Ad-hoc-Query ausgewertet werden, um Einzelfallbezogen zu prüfen (vgl. Anlage-der Mail angefügt). Ggf. sind die Datensätze im Infotyp Basisbezüge (IT 0008) manuell zum Wirkungsdatum zu korrigieren. In diesem Zusammenhang wird nochmals darauf hingewiesen, dass die mit der maschinellen Stufensteigerung erstellten Spoolaufträge Stufensteigerung - Ermittelte Umstufungen nach Sachbearbeiter bzw. Stufensteigerung - Fehlerliste nach Sachbearbeiter durch den Personalservice zu prüfen sind. Die Hinweise im IPV Anwenderhandbuch Kap. VII S29 Hinweise zum Thema Stufensteigerung sind zu beachten. Die fehlerhaften Systemeinstellungen werden mit dem Transport am 03.06.2014 korrigiert. Die maschinelle Stufensteigerung für Besoldungsempfänger/innen erfolgt dann ab 01.08.2014 korrekt. Ich bitte, die auf Grund des technischen Fehlers entstandene Mehrarbeit zu entschuldigen... - 4 -

Versorgung 3.2 Bescheid F61 Merkblatt Vorbehalte und Anzeigepflichten Unter Textziffer 10 wurden die Hinweise zu den Lohnsteuermerkmalen für den Lohnsteuerabzug entsprechend der Anforderungen aus dem Fachbereich Versorgung angepasst. 3.3 Rentenbezugsmitteilung Wenn die Steuer-ID des Leistungsempfängers oder das in der Identifikationsnummern- Datenbank der Steuerbehörden gespeicherte Geburtsdatum unbekannt ist, können Rentenbezugsmitteilungen NICHT per amtlichen MZ01-Datensatz auf elektronischem Wege an die ZfA übermittelt werden. Gemäß BMF-Schreiben vom 30.Mai 2012 / 13. Nov. 2012 sind die Daten in diesen Fällen mittels einer CSV-Datei auf einem Datenträger an die ZfA zu übermitteln. Laut BMF-Schreiben ist die Übermittlung mittels einer CSV-Datei nur zulässig ist, wenn der Mitteilungspflichtige (der Bereich Versorgung) zuvor alle rechtlichen und technischen Möglichkeiten zur Ermittlung der für die elektronische Datenübermittlung erforderlichen Angaben ausgeschöpft hat und dies auch dokumentiert hat. SAP hat mit dem Report RPCRBMD0_MZ01 Meldungserstellung Rentenbezugsmitteilung die Funktion geschaffen eine CSV-Meldung zu erstellen. Eine CSV-Meldung wird erstellt, wenn a) kein Geburtsdatum lt. Pass im Infotyp Daten zur Person (IT 0002) vorhanden ist oder b) das Geburtsdatum, aber keine Steuer-ID im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) vorhanden ist und eine MI01-Meldung (Abfrage zur Ermittlung der IdNr.) mit Returncode 1, 2 oder 3 und im Status erledigt in der Sachbearbeiterliste vorliegt oder c) Geburtsdatum und Steuer-ID vorhanden sind, aber eine MZ01-Meldung mit Fehlercode 3004 (Identität konnte nicht bestätigt werden) im Status erledigt in der Sachbearbeiterliste vorliegt. Im obigen Fall a) ist keine MI01-Anfrage möglich, b) ist eine MI01-Anfrage ergebnislos verlaufen, c) können keine MZ01-Meldungen mehr gesendet werden, weil es offensichtlich eine Abweichung gibt zwischen dem Geburtsdatum lt. Pass und dem in der IdNr.- Datenbank gespeicherten Geburtsdatum, was nur der Leistungsempfänger klären kann. - 5 -

Durch das Setzen des Status erledigt in der Sachbearbeiterliste bei der MI01-Meldung im Fall b) und bei der MZ01-Meldung im Fall c) hat der Sachbearbeiter erklärt, dass hier die technischen Möglichkeiten erschöpft sind. Hinweis Das Erstellen und Versenden der CSV-Meldungen wird von der Abrechnungsstelle nach Aufforderung des Bereichs Versorgung ausgeführt. Lohnarten 3.4 Lohnart 3808 AT-Zul.gem. 23EZulV Bln. Die bisher für Arbeiter nach dem BMT-G gültige Lohnart 3808 Sprenghelferzulage wurde ab dem 01.01.2014 zulässig für das neue Tarifrecht gemacht. Die Lohnart wurde umbenannt in AT-Zul.gem. 23EZulV Bln. Die Lohnart wird nicht aliquotiert. Sie ist nicht während Krankheit oder Urlaub zu zahlen. Die konkreten Lohnarteneigenschaften für die o.g. Lohnart sind dem Lohnartenkatalog zu entnehmen. Verschiedenes 3.5 Begrenzung der Rückrechnungstiefe s. Ausführungen zu Tz. 4.2 3.6 Zwangsrückrechnung s. Ausführungen zu Tz. 4.4 VBL/ZVE 3.7 Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit der kapitalgedeckten Arbeitnehmeranteile im VBL-Abrechnungsverband (Ost) Mit Mail vom 16.04.2014 wurde folgende Information gegeben: mit dem Transport am 06.05.2014 wird eine grundlegende Systemanpassung der SAP bereitgestellt. Hiermit wird rückwirkend ab 01.01.2014 bei tariflich Beschäftigten die Steuerund Sozialversicherungsfreiheit der kapitalgedeckten Arbeitnehmeranteile im VBL- Abrechnungsverband (Ost) bei der maschinellen Berechnung - 6 -

des Krankengeldzuschuss nach 22 TV-L, der Aufstockung nach 5 Abs. 2 und 4 TV ATZ und des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld nach 14 MuSchG berücksichtigt (vgl. Tz. 3.18 Rundschreiben LVwA IPV Nr. 15/2013). Die betroffenen Personalfälle werden in der Personalabrechnung 05.2014 durch eine Zwangsrückrechnung zum 01.01.2014 maschinell korrigiert. Die bislang erforderliche manuelle Korrektur der Fälle entfällt. Die ATZ-Fälle, in denen eine ggf. zusätzliche tarifliche Aufstockung im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) mit der Lohnart 9K51 Korr. Aufstockung ATZ man. vorgegeben wurde, sind vorab zu prüfen. Ggf. ist die Lohnart ab 01.01.2014 zu löschen oder die maschinelle Berechnung vollständig zu übersteuern. Die rückwirkende maschinelle Korrektur der Berechnungen unterbleibt in den Fällen, bei denen ein manuell ermittelter Krankengeldzuschuss im IT 0015 mit der Lohnart 3198 vorgegeben und zeitgleich die Lohnarten für die Sozialleistung 3902-3908 im IT 0014 abgegrenzt wurden, in denen die maschinelle Berechnung der Aufstockungsbeträge im IT 0015 mit den Lohnarten 9MAU, 9MRV, 9MZS und/oder 9MZV vollständig übersteuert wurde, bei denen der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld manuell berechnet und im IT 0015 mit der Lohnart 3780 vorgegeben wurde. Bitte überprüfen Sie vor der Personalabrechnung 05.2014 - die betroffenen Personalfälle und nehmen ggf. die erforderlichen Korrekturen vor. Zurzeit erfolgt der Test der Systemeinstellungen, so dass derzeit noch keine abschließenden Pflegehinweise gegeben werden können. Bitte beachten Sie daher die weiteren Hinweise im IPV-RS Hinweise Die Auswirkung der Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit der kapitalgedeckten Arbeitnehmeranteile im VBL-Abrechnungsverband (Ost) auf die Entgeltbescheinigung (EEL) und die maschinellen Berechnungen zum Nettourlaubsentgelt und zur Beitragspflicht nach 23c SGB IV im IPV-System werden in der Anlage 2 zu diesem Rundschreiben exemplarisch beschrieben. - 7 -

Mit der Korrektur der o.g. Systemeinstellungen und die vorgesehene Zwangsrückrechnung wird künftig in der Entgeltbescheinigung (EEL) auch das beitragspflichtige Arbeitsentgelt und das vereinbarte Monatsentgelt ohne Berücksichtigung der Entgeltumwandlung korrekt bescheinigt. Die bisher erforderliche manuelle Korrektur entfällt. Steuern 3.8 ELStAM 3.8.1 Wechsel vom HAG zum NAG und umgekehrt Die überwiegende Zahl der Arbeitgeber ist jetzt im ELStAM-Verfahren angemeldet. In einer größeren Anzahl von Personalfällen ist es dabei zu einem unerwarteten Wechsel vom Hauptarbeitgeber (HAG LStKl I bis V) zum Nebenarbeitgeber (NAG LStKl VI) gekommen. Soll dieser Wechsel wieder rückgängig gemacht werden, ist im IPV-System folgende Vorgehensweise erforderlich: Abmeldung als NAG und Anmeldung als HAG durch Pflege im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) veranlassen: Entfernen des Hakens im Feld HAG oder Pflege der Felder Sonderverarbeitung Anmeldung und Sonderverarbeitung Abmeldung. Achtung Aufgrund von technischen Restriktionen der ELStAM-Datenbank ist es zurzeit erforderlich, dass erst die Abmeldung versandt wird. Erst nach Bestätigung der Abmeldung durch die Clearingstelle ist die Anmeldung zu versenden. Dies ist bei der Ablaufbeschreibung für die Abrechnungssachbearbeitung im Anwenderhandbuch Kapitel IX BTAX-A-01 berücksichtigt. Die ELStAM-Aktivitäten sollten für den Einzelfall ausgeführt werden. Auf diese Vorgehensweise wurde auf dem ELStAM-Erfahrungsaustausch am 21.03.2014 ausdrücklich hingewiesen. Aus gegebenem Anlass werden diese Hinweise hier nochmals gegeben! Auch auf die mit RS LVwA IPV Nr. 07.2014 Tz. 3.1.1 gegebene Beschreibung wird verwiesen. Von der SenFin, Abt. III Steuern, wurde darauf aufmerksam gemacht, dass 39e Abs. 5 Satz 1 EStG vom Arbeitgeber zwingend zu beachten ist: Demnach ist vom Arbeitgeber sicherzustellen, dass es für den Arbeitnehmer keine Datenschiefstände zwischen dem Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) im IPV-System und den Steuerdaten auf der ELStAM-Datenbank gibt. Zu diesem Datenschiefstand kommt es, wenn der durch ELStAM-Rückmeldung aktualisierte Datensatz im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) von - 8 -

der Personalsachbearbeitung manuell überschrieben wird und es für diesen Personalfall keine Bescheinigung vom Finanzamt gibt. In der Steuerprüfung durch das Betriebsstättenfinanzamt kann dieser Sachverhalt ausgewertet werden. Wurden aufgrund der manuellen Änderung die Steuerbeträge in zu geringer Höhe ermittelt, kann es zu einer Steuernachforderung kommen (Arbeitgeberhaftung). 3.8.2 Verfahrenshinweis 552020102 Keine Abrufberechtigung mehr ab [Datum] - Verhalten im IPV-System Dieser Verfahrenshinweis wird unter anderem beim Tod des Arbeitnehmers ausgegeben. Das Anlegen eines Folgedatensatzes mit StKl. VI ab Folgetag des im VH angegebenen Datums erfolgt im SAP-Standard, damit der Personalfall weiterhin abrechenbar ist. Auf dem ELStAM-Erfahrungsaustausch wurde folgendes vereinbart: Für den Bereich Versorgung wird beim Vorliegen des VH seit dem Transport am 04.04.2014 die Steuerklasse VI erst ab dem Ersten des Folgemonats des im VH angegebenen Datums angelegt. Für den Bereich Besoldung wird diese Systemeinstellung nur vorgenommen, wenn die Mehrheit der IPV-anwendenden Stellen dies wünscht. Für die Abstimmung ist die Entscheidung jeder IPV anwendenden Stelle (außer Bereich Versorgung beim LVwA) erforderlich und per E-Mail an sabine.laurisch@lvwa.berlin.de zu senden! Bisher sind lediglich sieben Entscheidungen gemeldet worden. Für den Bereich Tarif bleibt es bei der bisherigen Vorgehensweise. 3.8.3 Daten für 2013 in Monatsliste Anfang April 2014 oder später Von der Finanzverwaltung wurden in den Monatslisten März, die Anfang April zur Verfügung gestellt wurden, auch Änderungen der ELStAM mit einer Gültigkeit für 2013 bereitgestellt (s. hierzu die Information auf den ELSTER-Internetseiten). Beim Verarbeiten der gelieferten ELStAM-Daten im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) sind zwei Sachverhalte zu unterscheiden, die mit folgender Warnmeldung gekennzeichnet sind: Änderung ab TT.MM.2013 führt zu Aktualisierung IT 0012 ab 01.01.2014 Der Infotypsatz mit dem Endedatum 31.12.2013 hat die gleichen Steuerabzugsmerkmale wie der Infotypsatz mit Beginndatum 01.01.2014. Die neu gelieferten ELStAM-Daten werden mit gültig ab 01.01.2014 in den Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) übernommen. Steuerdaten nach dem 01.01.2014 werden durch Antwort zum TT.MM.2013 nicht geändert Der Infotypsatz mit dem Endedatum 31.12.2013 hat unterschiedliche Steuerabzugsmerkmale als der Infotypsatz mit Beginndatum 01.01.2014. Die neu - 9 -

gelieferten ELStAM-Daten werden nicht in den Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) übernommen. Diesem Systemverhalten liegt folgender Ansatz zu Grunde: Gibt es im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) einen Infotypsatz in der Zukunft, der andere Steuerabzugsmerkmale hat als der Vorgängersatz, ist die Ursache vom Sachbearbeiter zu prüfen. Es erfolgt keine Aktualisierung des zukünftigen Infotypsatzes. 3.9 Steuern Versteuerung sonstiger Bezug bei Stkl. 6 Bislang wurden bei der Ermittlung des Jahresarbeitslohns für die Versteuerung eines sonstigen Bezuges mit der Steuerklasse VI und einem neuen Bescheinigungszeitraum alle im Kalenderjahr aufgelaufenen Steuerbrutti berücksichtigt und der voraussichtliche Jahresarbeitslohn für das gesamte Kalenderjahr berechnet. Mit einer grundlegenden Systemanpassung der SAP werden rückwirkend ab 01.01.2014 bei diesem Sachverhalt (Steuerklasse VI und ab Steuerklassenwechsel neuer Bescheinigungszeitraum) die bis zum Steuerklassenwechsel aufgelaufenen Steuerbrutti nicht mehr berücksichtigt. Für die Versteuerung des sonstigen Bezuges wird dann nur das im Bescheinigungszeitraum der Steuerklasse VI ggf. bereits aufgelaufene Steuerbrutto sowie der voraussichtliche Jahresarbeitslohn berücksichtigt. Als Folge werden auch nur die bislang verbrauchten Freibeträge des aktuellen Bescheinigungszeitraums berücksichtigt. Achtung Personalfälle, bei denen der Jahresarbeitslohn im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) mit der Lohnart 2630 Korrektur JAL korrigiert wurde, sind zu prüfen und ggf. rückgängig zu machen. Hinweis Die betroffenen Personalfälle werden mit der maschinellen Zwangsrückrechnung rückwirkend ab 01.01.2014 korrigiert. Durch die Zwangsrückrechnung werden nur die ausgetretenen Personalfälle berücksichtigt, bei denen im Infotyp Abrechnungsstatus (IT 0003) die Werte in den Feldern abrechnen bis und/oder nicht mehr abrechnen mit einem Datum > 30.04.2014 gepflegt sind. 3.10 Sachbezüge nach SvEV Sachbezüge für Unterkunft, Verpflegung und Wohnung, die nach 8 Abs. 2 S. 6 ff. EStG mit dem amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltordnung (SvEV) bewertet - 10 -

werden müssen, sind in voller Höhe des Sachbezugswertes zu versteuern und zu verbeitragen. Die Freigrenze für Sachbezüge nach 8 Abs. 2 S. 11 EStG in Höhe von 44 EURO ist hier ausdrücklich nicht anzuwenden. Hierfür wird im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) die folgende Lohnart ab 01.01.2014 eingerichtet: 3733 Sachbezug SvEV. Die konkreten Lohnarteneigenschaften für die o.g. Lohnarten sind dem Lohnartenkatalog zu entnehmen. 4 Abrechnungssachbearbeitung 4.1 Abrechnertreffen Mit Mail vom 07.04.2014 wurde folgende Information gegeben: mit der nächsten grundlegenden SAP-Systemanpassung ( Sommer 2014) stellt SAP die Pflege der Berichtsbäume ein. Damit müssen auch die im IPV-System bisher genutzten Berichtsbäume in entsprechende Bereichsmenüs migriert werden. Die Anpassung im IPV- System wird unmittelbar nach Beendigung der Personalabrechnung / Folgeaktivitäten im KM Mai 2014 erfolgen. Um die Veränderung mit Ihnen zu besprechen, beabsichtige ich, am Freitag, den 16.05.2014, im LVwA Raum 1080 ab 10:00 Uhr ein Abrechnertreffen durchzuführen. Bisherige Tagesordnung: Migration der Berichtsbäume in Bereichsmenüs??? Der Termin soll auch dazu genutzt werden, um aktuelle Fragen / Themen zu besprechen. Für die Vorbereitung schicken Sie Ihre Fragen / Themen bitte bis zum 09.05.2014 per Mail direkt an mich. Aufgrund der begrenzten Teilnehmerzahl beachten Sie bitte die beigefügte Anwesenheitsliste, aus der Sie die für Ihren Buchungskreis vorgesehene maximale Teilnehmerzahl entnehmen können Bisher wurden keine Fragen / Themen übersandt. - 11 -

4.2 Begrenzung der Rückrechnungstiefe Mit Mail vom 14.04.2014 wurde folgende Information gegeben: Jeweils nach der Personalabrechnung im KM Januar wird maschinell die tiefste rückrechenbare Periode im Verwaltungssatz des jeweiligen Abrechnungskreises begrenzt. Die Auswirkungen auf die Stammdatenpflege und die Personalabrechnung wurden bereits in IPV- RS und im Anwenderhandbuch beschrieben. Aktuell wurde folgender Sachverhalt bekannt: Der Personalfall ist seit längerer Zeit ausgeschieden und über die Pflege im Infotyp Abrechnungsstatus (IT 0003) Feld nicht mehr abrechnen seit längerer Zeit von der Personalabrechnung ausgeschlossen. Durch abrechnungsrelevante Stammdatenpflege ist das Feld Früh.Änd.Stamm. mit einem Datum gefüllt, dass eine Nachberechnung erfordert, die aber durch das Begrenzen der Rückrechnungstiefe im Verwaltungssatz ausgeschlossen ist. Dies wird bei der Stammdatenpflege nicht beachtet. In der Simulation der Personalabrechnung durch die Abrechnungssachbearbeitung wird folgende HINWEISMELDUNG (gelbe Meldung) ausgegeben: PN XXXXXXXX Zu tiefe Rückrechnung für Abrechnungskreis XX Tiefste rückrechenbare Periode: JJJJ MM Rückrechnungsdatum des Mitarbeiters: TT.MM.JJJJ ACHTUNG: Wird die Personalabrechnung für den einzelnen Personalfall simuliert, wird bei Formularanzeige die Meldung Beachten Sie die Meldungen im Protokoll ausgegeben. Erst nach Anklicken des Button Protokoll wird die eigentliche Meldung angezeigt. Erst in der echten Personalabrechnung wird diese Meldung als FEHLERMELDUNG (rote Meldung) ausgegeben. Bei diesem Sachverhalt ist eine Hotline-Anfrage mit dem Auftrag zur Änderung des Eintrags im Feld Früh.Änd.Stamm. und der Mitteilung, welches Datum im Feld Früh.Änd.Stamm einzutragen ist, zu machen. Das SSC wird dann den IT 0003 entsprechend pflegen. Wird der Sachverhalt erst durch die Fehlermeldung im Abrechnungsprotokoll festgestellt, ist der Personalfall für die Personalabrechnung zu sperren. Die Pflege des IT 0003 wird dann erst nach Beendigung der Personalabrechnung/Folgeaktivitäten vorgenommen. Wird in der Hotline-Anfrage kein Datum für den Eintrag im Feld Früh.Änd.Stamm. mitgeteilt, wird das SSC den Eintrag ohne weitere Nachfrage/Prüfung vornehmen und die größtmögliche - 12 -

Rückrechnung (01.01.XXXX=Begrenzung der RR-Tiefe im Verwaltungssatz) veranlassen. Zu dem Sachverhalt Simulation = Hinweismeldung, Personalabrechnung = Fehlermeldung wird eine Fehlermeldung an SAP erstellt 4.3 Fehlerhaftes Haushaltsbrutto Mit dem Releasewechsel wurde das Systemverhalten in der Buchung ins Rechnungswesen geändert (s. dazu Beschreibung in der Anlage 4 zum Rundschreiben LVwA IPV Nr. 21.2012 Releasewechsel). Mit einer Hotlinemeldung wurde festgestellt, dass die in der Anlage beschriebene Substitution von Finanzstellen bei der Buchung ins Rechnungswesen fehlerhaft erfolgte: Bei ggf. auch rückwirkenden Änderungen der Finanzstellen erfolgten Umbuchungen des Haushaltsbruttos bislang nicht bzw. fehlerhaft. Der Fehler trat ab der Abrechnungsperiode 02.2014 bei Rückrechnungen auf die Abrechnungsperiode 01.2014 auf. Die Systemeinstellungen wurden korrigiert. Die fehlerhaften Buchungsergebnisse und damit die ggf. fehlerhafte Zuordnung des Haushaltsbruttos zu einer Finanzstelle werden mit der Zwangsrückrechnung auf die Abrechnungsperiode 01.2014 für alle Abrechnungskreise korrigiert (vgl. Tz. 4.4). Achtung Wurden ggf. Umbuchungen mit Profiskal vorgenommen, sind jetzt ggf. erneute Umbuchungen erforderlich. 4.4 Zwangsrückrechnung für alle Abrechnungskreise s. Ausführungen zu Tz. 4.3 Der Eintrag im Feld Zwangsrückrechnung ab ist nicht zu entfernen. 4.5 ELStAM 4.5.1 Aktivität Eingangsmeldungen abholen Die vom Report RPCE2AD0_IN - ELStAM: Abfrage der Clearingstelle nach Rückmeldungen angelegten Einträge im B2A-Manager wurden bisher unspezifisch mit dem Text ELStAM: Änderungslisten angezeigt. Seit dem Transport am 04.04.2014 werden die Einträge mit folgenden Texten angelegt: ELStAM: ANMELDEBESTAETIGUNGSLISTE ELStAM: ABMELDEBESTAETIGUNGSLISTE - 13 -

ELStAM: UMMELDEBESTAETIGUNGSLISTE ELStAM: MONATSLISTE 4.5.2 Aktivität Datensätze verwalten Das Umsetzen des Status von Rückmeldungen der Clearingstelle ohne Stichtag (00.00.0000) mit dem Report RPCE2ZD0_IN - ELStAM: Datensätze verwalten konnte bisher nur das SSC mit dem User SSC-E010 vornehmen (s. E-Mails vom 29.10. und 01.11.2013 ELStAM: Warnhinweis 552020103 Wechsel Hauptarbeitgeber. Neues RefDatumAG). Seit dem Transport am 04.04.2014 kann der Status von der Abrechnungssachbearbeitung umgesetzt werden (Berichtsbaum Steuer ELStAM Korrekturmöglichkeit Datensätze verwalten). 4.5.3 Aktivität An- und Abmeldungen sammeln Auf dem Selektionsbild des Reports RPCE2D0_OUT ELStAM: An- und Abmeldungen sammeln wurde von SAP die neue Option Quarantäne zur Verfügung gestellt. Diese Option ist nicht zu nutzen. 4.6 Rentenbezugsmitteilung (nur AbrKr V4) s. Ausführungen zu Tz. 3.3 Die Ablaufbeschreibung wird im Anwenderhandbuch Kapitel IX veröffentlicht und vorab an die Zentrale Abrechnungsstelle im LVwA per E-Mail versandt. 5 Stellenwirtschaft und Stellenplanung 5.1 Abgrenzen einer verbalen Beschreibung (IT 1002) an BU- Objekten Bisher war es nicht möglich, eine in einem vorherigen Haushaltsjahr angelegte verbale Beschreibung mit dem gepflegten Endedatum 31.12.9999 abzugrenzen. Dies wurde geändert. Wurde für ein BU-Objekt auf der Registerkarte Grunddaten eine verbale Beschreibung angelegt, erscheint nun die Schaltfläche Infotyp abgrenzen. Das Abgrenzen ist ausschließlich zum Jahresende möglich. Soll eine verbale Beschreibung im laufenden Haushaltsjahr nicht mehr gelten, ist als Endedatum der 31.12. des Vorjahres einzutragen (ein tieferes Abgrenzdatum ist nicht möglich). 5.2 Registerkarte KU-Vermerke Die nicht mehr gültigen Vermerkarten zum BAT bzw. BMTG wurden in der Auswahlhilfe ausgeblendet. Zur besseren Übersicht werden nur noch die zulässigen Vermerkarten angeboten: - 14 -

Subtyp Subtyptext 1016 Umw. ext. (Ang TV-L Bln) 1017 Umwandlung extern (BBesG) 1021 Umw. int. (Ang TV-L Bln) 1022 Umwandlung intern (BBesG) Hinweis Eine Ausnahme bilden bereits angelegte KU-Vermerke zu inzwischen ungültigen Vermerkarten, hier erscheint zusätzlich die nicht mehr gültige Subtypnummer in der Auswahl. Damit wird eine abschließende Bearbeitung gewährleistet. 5.3 Pflegereport Neues Endedatum setzen s. Tz. 5.1, Rundschreiben LVwA IPV Nr. 07/2014 Der Pflegereport Neues Endedatum setzen kann nun auch wieder in der Stellenwirtschaft genutzt werden. Hinweis Wird nur der Infotyp 1000 ausgewählt, erfolgt im Test-/Echtlauf der Hinweis, dass das Objekt abgegrenzt wurde; die Dokumentation wird entsprechend der Auswahl nur für den Infotyp 1000 erstellt. Soll das Endedatum nicht nur für einen einzelnen Infotyp sondern für alle Infotypen geändert werden, ist ein Intervall 1000 9999 einzutragen. Damit wird sichergestellt, dass über den Test-/Echtlauf das vollständige Reportergebnis kontrolliert werden kann. 6 Anwendungssystembetreuung 6.1 Informationstyp Kommunikation (IT 0105) Mit dem Infotyp Kommunikation (IT 0105), Subtyp 0001 Systembenutzername SAP System (SY-UNAME) wird die Berechtigung zur Pflege der eigenen Personalnummer ausgeschaltet. Dieser Subtyp ist durch die Anwendungssystembetreuung zu pflegen (s. auch Beschreibung im ASB-Handbuch, S. B-0-13). Bei einer routinemäßigen Überprüfung wurde festgestellt, dass die Pflege der eigenen Personalnummer nicht für alle Kennungen, die pflegenden Zugriff auf das produktive System Z01 haben, ausgeschlossen ist. Der Sachverhalt ist in allen IPV-anwendenden Stellen zu prüfen und das Anlegen des Datensatzes unverzüglich nachzuholen! - 15 -

6.2 Anforderungsformulare für Personalbereich/Personalteilbereich Für die Beantragung für das Einrichten von neuen Personalbereichen, Personalteilbereichen sowie Umbenennungen bzw. maschinelle Umsetzungen wurden folgende Formulare überarbeitet: Alt Neu Einrichtung Einrichtung oder Änderung Personalbereich Personalbereich/Personalteilbereich Einrichtung Personalteilbereich Umbenennung Personalteilbereich Maschinelle Umsetzung Personalbereich / Maschinelle Umsetzung Personalbereich / Personalteilbereich / Sachbearbeiter Personalteilbereich Hinweis Maschinelle Umsetzungen von Sachbearbeiter-Kennzeichen erfolgt grundsätzlich durch die IPV-Anwender mit dem Report ZPZPUMS Umsetzung Sachbearbeiterkennzeichen bzw. ZVSZPUMS Umsetzung Sachbearbeiterkennzeichen. Die Hinweise zum Ausfüllen der Anforderungsformulare wurden angepasst. Die neuen Versionen der Formulare stehen im Intranet zur Verfügung und sind ab sofort zu verwenden. 7 Reisekosten 7.1 Auslandsdienstreisen Im Rundschreiben 05/2014 vom Kalendermonat Februar wurde darauf hingewiesen, dass bei einer Auslandsdienstreise die steuerfreie Verpflegungspauschale und das Tagegeld am letzten Tag (Abreisetag) und die anteilige Kürzung des Tagegeldes bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort fehlerhaft sind. Nach erneuter Prüfung treten beide Fehler in den produktiven Systemen Z01 und S01 nicht auf. Die Pflege und Abrechnung von Auslandsdienstreisen kann daher ohne Einschränkung erfolgen. Für bereits abgerechnete Dienstreisen ist nichts weiter zu veranlassen. Im Auftrag Schwierkus - 16 -