Version 5 Weitere Informationen zu dieser Informationsschrift finden Sie unter http://abresa.de/produkte/kundeninfo/ Copyright Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Bezeichnungen und dergleichen, die in diesem Dokument ohne besondere Kennzeichnung aufgeführt sind, berechtigen nicht zu der Annahme, dass solche Namen ohne weiteres von jedem benützt werden dürfen. Vielmehr kann es sich auch dann um gesetzlich geschützte Warenzeichen handeln. Angela Spietschka abresa GmbH 12.09.2016 Alle Rechte, auch des Nachdruckes, der Wiedergabe in jeder Form und der Übersetzung in andere Sprachen, sind dem Urheber vorbehalten. Es ist ohne schriftliche Genehmigung des Urhebers nicht erlaubt, das vorliegende Dokument oder Teile daraus auf fotomechanischem oder elektronischem Weg (Fotokopie, Mikrokopie, Scan u.ä.) zu vervielfältigen oder unter Verwendung 1 elektronischer bzw. mechanischer Systeme zu speichern, zu verarbeiten, abresa auszuwerten, GmbH zu verbreiten oder zu veröffentlichen. Version: 5, 12.9.2016 Angela Spietschka abresa GmbH, Katharina-Paulus-Str. 8, 65824 Schwalbach am Taunus
Inhalt Inhalt... 2 1 Einleitung... 6 2 EEL-Meldungen Ausgang... 10 2.1 Meldevoraussetzungen... 10 2.1.1 Meldegründe und Abwesenheiten... 10 2.1.2 Anmerkungen zu untertägigen EEL-relevanten Abwesenheiten... 11 2.1.2.1 Untertägige Abwesenheit bei Erkrankung eines Kindes... 11 2.1.2.2 Untertägige Abwesenheit am ersten Tag einer Arbeitsunfähigkeit... 12 2.1.3 Anmerkung zur Steuerung der Abwesenheiten für bezahlte Tage bei Erkrankung des Kindes 12 2.2 Lokalisierung der EEL-Ausgangsmeldungen im Menü... 13 2.3 Meldungen erstellen... 13 2.3.1 Reportaufruf Meldungserstellung... 14 2.3.2 Lesen des Protokolls... 14 2.3.3 Lesen des Protokolls Brutto/Nettobeträge... 16 2.4 Meldungen anzeigen... 20 2.4.1 Reportaufruf Meldungsanzeige... 20 2.4.2 Arbeit mit der Liste... 20 2.5 Meldungen bearbeiten... 21 2.5.1 Regelmäßiger Reportaufruf zur Bearbeitung von Meldungen mit Handlungsbedarf... 21 2.5.2 Reportaufruf für die Meldungen einer Personalnummer... 22 2.5.3 Lesen der Meldungsliste... 22 2.5.4 Verbessern der Übersichtlichkeit... 23 2.5.5 Zurückhalten von Meldungen... 24 2.5.6 Den Versand einer Meldung erzwingen oder wiederholen... 25 2.5.7 Eine Meldung erneut erstellen... 25 2.6 Meldedatei erstellen... 26 2.7 Versand der EEL-Meldungen... 27 2.7.1 Versandvorgang im B2A-Manager... 27 2.7.2 Ablehnung von Eingangsmeldungen wegen Lücken im Dateizähler bei Zuordnung zweier Betriebsnummern zu einem Teilbereich... 28 3 EEL-Meldungen Eingang... 31 3.1 Lokalisierung der EEL-Eingangsmeldungen im Menü... 31 3.2 Eingangsmeldungen abholen... 31 3.2.1 Reportaufruf Abholen der Eingangsmeldungen... 32 3.2.2 Protokoll, wenn keine Daten zur Abholung bereitstehen... 33 3.2.3 Protokoll einer erfolgreichen Abholung... 33 2
3.2.4 Quarantäne auflösen... 34 3.2.5 Fehlermeldung "Unzulässige Datenbausteinkennung... in Zeile... der Nutzdaten"... 34 3.3 Eingangsmeldungen zuordnen... 36 3.3.1 Reportaufruf Zuordnen Eingangsmeldungen... 36 3.3.2 Zweck des Reports Zuordnen Eingangsmeldungen... 36 3.4 Nicht zugeordnete Eingangsmeldungen bearbeiten... 37 3.4.1 Reportaufruf Übersicht nicht zugeordneter Eingangsmeldungen... 37 3.4.2 Zweck des Reports Übersicht nicht zugeordneter Eingangsmeldungen... 37 3.5 Eingangsmeldungen bearbeiten / anzeigen... 38 3.5.1 Bearbeitung der Eingangsmeldungen... 38 3.5.2 Abzulehnende Eingangsmeldungen bearbeiten... 38 3.5.3 Zu prüfende Eingangsmeldungen bearbeiten... 38 3.5.4 Kennzeichnung neuer oder fehlerhafter Meldungen als geprüft... 40 3.6 Eingangsmeldungen verarbeiten (Abgleich Infotypen)... 40 4 Pflege des Infotypen 0651... 42 4.1 Subtyp 1: Krankengeld... 42 4.1.1 Punkte 1.2, 1.3 und 1.5... 42 4.1.2 Gruppenrahmen bzw. Reiter "Unfall"... 43 4.2 Subtypen 2 und 6: Krankengeld Kind... 44 4.2.1 Daten zum erkrankten Kind... 45 4.2.2 Angaben zum Arbeitsverhältnis... 45 4.2.3 Anspruch auf bezahlte Freistellung... 45 4.2.4 Ausgefallenes Arbeitsentgelt, Zuschläge und Angaben zum Unfall... 46 4.2.5 Gruppenrahmen Einmalzahlungen... 49 4.2.6 Subtyp 6: Manuelle Vorgaben für Kinderpflege-Krankengeld... 49 4.3 Subtyp 3: Mutterschaftsgeld... 50 4.3.1 Reiter Beschäftigungsverhältnis... 50 4.3.2 Reiter Arbeitsentgelt... 51 4.4 Subtyp 5: Übergangsgeld für Leistungen zur Teilhabe... 52 4.5 Subtyp 6: Manuelle Vorgaben... 53 4.6 Subtyp 7: Pflegeunterstützungsgeld (keine EEL-Erstellung, nur Papierbescheinigung!)... 54 5 Praxiserfahrung und Tipps... 55 5.1 Nachvollziehen und Anpassen von Werten und Meldeverläufen... 55 5.1.1 Die Daten sind erfasst, die Abrechnung ist erstellt... 55 5.1.2 Die Meldung ist bereits erstellt, aber noch nicht in eine Datei geschrieben worden... 56 5.1.3 Die Datei ist erstellt... 57 5.1.4 Verstehen der Meldeverläufe und Datenbausteine... 58 5.1.4.1 Vom GKV-Verband bereitgestellte Dokumentationen... 58 3
5.1.4.2 Übersicht über die im EEL-Verfahren verwendeten Datenbausteine... 63 5.1.4.3 Beispiel zum Analysieren eines Meldungsinhalts... 63 5.2 Unterdrücken von Meldungen... 67 5.2.1 Erzeugen von Meldungen generell ab einem bestimmten Termin... 67 5.2.2 Unterdrücken bestimmter Meldungen über den Status "zu prüfen"... 67 5.2.3 Unterdrücken bestimmter Meldungen über die Pflege des Infotyps 0651... 67 5.2.4 Unterdrücken von bestimmten Meldezeiträumen je Personalnummer... 68 5.3 Meldung erneut versenden... 69 5.4 Vorschläge für EEL in Jobs... 69 5.4.1 Untermonatige Ausgangsmeldungen... 69 5.4.2 Monatliche Ausgangsmeldungen... 70 5.4.3 Eingangsmeldungen... 72 5.5 Probleme bei EEL im Jobablauf erkennen... 74 5.5.1 Arbeitsvorrat der Eingangsmeldungen prüfen... 74 5.5.2 Ausgangsmeldungen in der Prozess-Sicht auf offene Vorgänge überprüfen... 74 5.5.3 Arbeitsvorrat der Ausgangsmeldungen prüfen... 75 5.6 Praxistipps... 75 5.6.1 Erstellzeitpunkt der Meldungen verstehen... 75 5.6.2 Krankenkasse fordert Meldung über Anzahl der bezahlten Tage ohne monetäre Angaben 77 5.6.3 Ausschluss von Krankheit ohne Attest von der Vorerkrankungsanfrage... 77 5.6.4 Meldung für eine längere Krankheit, ohne dass die AU bereits verlängert wurde... 78 5.6.5 Zweck und Anlass der Meldung über beitragspflichtige Einnahmen... 78 6 Fehlersituationen... 79 6.1 Bei der Erstellung der Meldungen... 79 6.1.1 Fehler DBFR234 - Datumsprüfung zum Feld FRTAG01... 79 6.1.2 Fehler DBAE112 - Das Feld VEBBRU darf nicht initial sein bei BRUTTO-2>0... 79 6.1.3 Fehler DBVO061 und unerwartete Stornierung und Neumeldung von Vorerkrankungsanfragen... 80 6.1.4 Fehler DBFR120 und DBFR130 - Die Felder freigestelltes Brutto und Netto sind leer.. 81 6.1.5 Fehler DBUNE10 - Zulässig ist Grundstellung oder gültiges IK... 81 6.2 Rückmeldungen... 81 6.2.1 Rückmeldung E107 - Keine Abwesenheit ohne Lohnfortzahlung zum Datum vorhanden... 81 6.2.2 Rückmeldung E109 - Keine zugehörige Ausgangsmeldung vorhanden... 81 6.2.3 Rückmeldung W102 - Inkonsistenz bei Vorerkrankungen... 82 6.2.4 Rückmeldung W103 - Lohnart für Entgeltersatzleistung muss manuell erfasst werden 83 4
6.2.5 Rückmeldung W104 - Beginn der Arbeitsunfähigkeit unterscheidet sich von der Krankenkasse... 84 6.2.6 Rückmeldung W105 - Die Arbeitsunfähigkeitsmeldung liegt der Krankenkasse nicht vor 84 6.2.7 Rückmeldung W106 - Die Arbeitsunfähigkeit wird noch durch die Krankenkasse geprüft 84 6.2.8 Rückmeldung W108 - Prüfen Sie gegebenenfalls erforderliche Nacharbeiten... 84 6.2.9 Rückmeldung W110 - Wiederholung der Vorerkrankungsanfrage erforderlich... 85 6.2.10 Für den gewählten Datenbaustein ist zum xx.xx.xxxx keine Beschreibung hinterlegt. 85 A Kennzeichen Arbeitsunfähigkeit... 86 B Bescheinigungslohnarten... 88 5
1 Einleitung Die abresa Kundeninformation EEL richtet sich an Personalabrechnungs-Fachbereiche. Dabei wird weitgehend auf die Darstellung technischer Zusammenhänge verzichtet, die vom Systemberater umzusetzen sind. Es wurden bewusst Redundanzen in Kauf genommen, um die Auffindbarkeit der Information aus verschiedenen Kontexten heraus zu verbessern. Die Kundeninformation ist vor allem als Nachschlagewerk für Sonderfälle in der Arbeit mit EEL gedacht. Kapitel 2 stellt Abläufe beim Erstellen von EEL-Meldungen dar. Kapitel 3 behandelt das Bearbeiten von Rückmeldungen. Kapitel 4 erläutert die Pflege des Infotypen 0651 und versucht dabei soweit möglich, eine Verbindung von den Papierbescheinigungen und den dafür vorhandenen Ausfüllhilfen zu den Feldern des Infotyps 0615 herzustellen. Kapitel 5 bietet Ihnen Vorgehensvorschläge aus der Praxis an. Kapitel 6 erläutert den Umgang mit Fehlern, die in unserer Beratungspraxis häufig auftraten oder deren Bearbeitung durch den Fachbereich aus unserer Sicht mit einer schriftlichen Anleitung gut unterstützt werden kann. Anmerkung: Viele Aussagen wurden aus SAP-Hinweisen, -Folien, -Dokumentationen und -Hilfetexten zusammengestellt. Dabei wird nicht immer exakt die Quelle angegeben. Gelegentlich wurden Originaltexte dem umgebenden Textfluss angepasst und technische Formulierungen so verändert, dass sie für die Zielgruppe verständlicher sind. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass angesichts der Fülle des Materials etliche Aussagen ungeprüft übernommen werden mussten. Es wurden die üblichsten Geschäftsvorfälle berücksichtigt. Immer wieder wird es aber Spezialfälle geben, für die uns noch keine Praxiserfahrungen vorliegen und für die auch keine Handlungsanleitung der SAP zitiert werden kann. Wenn Sie ein Thema hier vermissen, teilen Sie uns das bitte mit. Wir bitten um Verständnis, dass die Information in Zukunft Überarbeitungen erfahren kann. In diesem Fall wird ein Update in einer neuen Version erfolgen. Insbesondere ändert sich mit neuen Releases auf Seiten des GKV-Servers sowie mit Hinweisen bzw. Support Packages auf SAP-Seite das Systemverhalten, so dass hier angegebene Vorgehensweisen möglicherweise nicht mehr funktionieren. Aktuelle Fehlerbehebungen der SAP finden Sie hier i.d.r. jedoch nicht, mit der Ausnahme dass es sich um einen Fehler handelt, der die Fachbereiche vor Veröffentlichung des Hinweises schon eine Zeit lang beschäftigte oder dass der behebende Hinweise eine zukunftsrelevante fachliche Erläuterung enthält. Wenn Sie auf Aussagen treffen, die Sie als unvollständig oder unzutreffend empfinden oder wenn Sie auf Konstellationen treffen, die hier nicht beschrieben sind, benachrichtigen Sie uns bitte. Alle Informationen wurden nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt, müssen jedoch ohne Gewähr bleiben. Diese Informationsschrift ersetzt nicht die individuelle juristische Beratung. Ihre Fragen und Anmerkungen richten Sie bitte an unser Kontaktformular unter www.abresa.de. 6
Versionsinformation: Version 1 16.6.2015 Version 2 3.9.2015 Version 3 8.3.2016 Version 4 20.6.2016 Version 5 12.9.2016 Version Was hat sich geändert Wo 5 Aktualisierung der Abgabegründe 2.1.1 5 Kapitel Lesen des Protokolls um eine Beschreibung der angezeigten "Stände" von Meldungen erweitert 2.3.2 5 Kapitel Lesen des Protokolls Brutto/Nettobeträge überarbeitet 2.3.3 5 Kapitel Ablehnung von Eingangsmeldungen wegen Lücken im Dateizähler bei Zuordnung zweier Betriebsnummern zu einem Teilbereich neu 2.7.2 5 Kapitel Quarantäne auflösen neu 3.2.4 5 Kapitel Fehlermeldung "Unzulässige Datenbausteinkennung... in Zeile... der Nutzdaten" neu 3.2.5 5 Bearbeitung einer inkonsistenten Meldung ergänzt 3.4.2 5 Kapitel Nachvollziehen und Anpassen von Werten und Meldeverläufen überarbeitet 5 Kapitel Verstehen der Meldeverläufe und Datenbausteine neu Kapitel Vom GKV-Verband bereitgestellte Dokumentationen neu Kapitel Übersicht über die im EEL-Verfahren verwendeten Datenbausteine neu Kapitel Beispiel zum Analysieren eines Meldungsinhalts neu 5.1 5.1.4 5.1.4.1 5.1.4.2 5.1.4.3 5 Anhang Bescheinigungslohnarten neu Anhang B 4 Anpassung der meisten Bildschirmausschnitte an Systemänderungen seitens SAP 4 Kapitel Meldevoraussetzungen neue Unterkapitel zur Abwesenheitssteuerung in besonderen Fällen (untertägige EEL-relevante Abwesenheit, Mischung bezahlter und unbezahlter Abwesenheitstage aus demselben Grund) 4 Erstellung der Entgeltbescheinigung Kind krank erst nach der Abrechnung der Abwesenheit 4 Ergänzung der je Meldegrund zu erfassenden Subtypen des Infotyp 0651, Anpassung an geändertes Layout der Subtypen 2.1 2.3.1 5.6.2 6.1.4 4 Kapitel Anmerkungen zu untertägigen Abwesenheiten "Kind krank" neu 4.2.6 4 7
Version Was hat sich geändert 4 Neues übergeordnetes Kapitel Praxiserfahrungen und Tipps zu Kapitel Vorgehen zum Nachvollziehen und Anpassen von Werten bzw. Meldeverläufen Umstrukturierung der Unterkapitel 4 Kapitel Unterdrücken von Meldungen und Unterkapitel Erzeugen von Meldungen generell ab einem bestimmten Termin, Unterdrücken bestimmter Meldungen über den Status "zu prüfen", Unterdrücken bestimmter Meldungen über die Pflege des Infotyps 0651 und Unterdrücken von bestimmten Meldezeiträumen je Personalnummer teilweise neu, teilweise überarbeitet 4 Kapitel Vorschläge für EEL in Jobs und Unterkapitel Untermonatige Ausgangsmeldungen, Monatliche Ausgangsmeldungen und Eingangsmeldungen neu 4 Kapitel Praxistipps neu 5.6 Wo 5 5.1 5.2 5.2.1 bis 5.2.4 5.4 5.4.1 bis 5.4.3 4 Kapitel Fehler DBUNE10 - Zulässig ist Grundstellung oder gültiges IK neu 6.1.5 4 Kapitel Fehlersituationen - Rückmeldungen Unterkapitel umsortiert 6.2 4 Kapitel Rückmeldung E107 - Keine Abwesenheit ohne Lohnfortzahlung zum Datum vorhanden, Rückmeldung E109 - Keine zugehörige Ausgangsmeldung vorhanden, Rückmeldung W104 - Beginn der Arbeitsunfähigkeit unterscheidet sich von der Krankenkasse, Rückmeldung W105 - Die Arbeitsunfähigkeitsmeldung liegt der Krankenkasse nicht vor, Rückmeldung W106 - Die Arbeitsunfähigkeit wird noch durch die Krankenkasse geprüft, Rückmeldung W108 - Prüfen Sie gegebenenfalls erforderliche Nacharbeiten und Rückmeldung W110 - Wiederholung der Vorerkrankungsanfrage erforderlich neu 6.2.1 6.2.2 6.2.5 6.2.6 6.2.7 6.2.8 6.2.9 4 Anhang A Kennzeichen Arbeitsunfähigkeit neu Anhang A 3 Anpassung an geänderte Layouts, Abläufe und Statuskonzepte im SAP Alle Kapitel 3 Kapitel Verbessern der Übersichtlichkeit neu 2.5.4 3 Kapitel Eine Meldung erneut erstellen neu 2.5.7 3 Kapitel Versand der EEL-Meldungen überarbeitet 2.7 3 Kapitel Reportaufruf und Handling der Ergebnisliste überarbeitet 3.5.1 3 Kapitel Abzulehnende Eingangsmeldungen bearbeiten, Zu prüfende Eingangsmeldungen bearbeiten und Kennzeichnung neuer oder fehlerhafter Meldungen als geprüft neu 3 Kapitel Pflege des Infotyp 0651 überarbeitet, insbesondere Kapitel Subtypen 2 und 6: Krankengeld Kind erneuert 3 Kapitel Subtyp 7: Pflegeunterstützungsgeld neu 4.5 3.5.2 3.5.3 3.5.4 4 4.2 8
Version Was hat sich geändert 3 Kapitel Meldung erneut versenden neu 5.5 3 Kapitel Probleme im Jobablauf erkennen überarbeitet, Kapitel Arbeitsvorrat der Eingangsmeldungen prüfen, Ausgangsmeldungen in der Prozess-Sicht auf offene Vorgänge überprüfen und Arbeitsvorrat der Ausgangsmeldungen prüfen neu 3 Kapitel Fehler DBFR120 und DBFR130 - Die Felder freigestelltes Brutto und Netto sind leer neu 3 Kapitel Rückmeldung W102 - Inkonsistenz bei Vorerkrankungen überarbeitet 2 Neues Kapitel Einleitung 1 2 Hinweise 2182248 "EEL - Fehlermeldung DBAE112" und 2197984 "EEL: Korrekturen 10/2015 (Version 06)" eingearbeitet 2 Kapitel Fehler DBVO061 und unerwartete Stornierung und Neumeldung von Vorerkrankungsanfragen neu auf Grund Hinweis 2169547 "EEL: Fehlermeldung DBVO061" 2 Kapitel Für den gewählten Datenbaustein ist zum xx.xx.xxxx keine Beschreibung hinterlegt neu auf Grund Hinweis 2197984 "EEL: Korrekturen 10/2015 (Version 06)" Wo 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 6.1.4 6.2.1 6.1.2 6.1.3 6.2.3 9
2 EEL-Meldungen Ausgang 2.1 Meldevoraussetzungen 2 EEL-Meldungen Ausgang 2.1 Meldevoraussetzungen EEL-Meldungen werden auf Basis von Abwesenheiten erstellt, denen im Customizing ein EEL- Meldegrund zugeordnet wurde. Für einige Meldungstypen (Entgeltersatzleistungen bei Erkrankung des Kindes und Meldung beitragspflichtiger Einnahmen) muss zudem eine Abrechnung für die betroffene Periode erfolgt sein. Weitere Aussagen zu Meldeanlässen und -zeitpunkten finden Sie in den Kapiteln 5.2 (Unterdrücken von Meldungen), 5.6.1 (Erstellzeitpunkt der Meldungen verstehen) und 5.6.5 (Zweck und Anlass der Meldung über beitragspflichtige Einnahmen). Meldungen können zudem auf Grund der Statusveränderung einer anderen Meldung entstehen. Aussagen dazu finden Sie vor allem in den Kapiteln 3.5 (Eingangsmeldungen bearbeiten / anzeigen) und 5.1 (Nachvollziehen und Anpassen von Werten und Meldeverläufen). 2.1.1 Meldegründe und Abwesenheiten Es können Meldungen mit folgenden Abgabegründen entstehen: 01 Entgeltbescheinigung KV bei Krankengeld 02 Entgeltbescheinigung KV bei Kinderpflege-Krankengeld 03 Entgeltbescheinigung KV bei Mutterschaftsgeld (04 Entgeltbescheinigung KV bei Versorgungskrankengeld) 11 Entgeltbescheinigung RV bei Übergangsgeld Leistungen zur medizinischen Rehabilitation 12 Entgeltbescheinigung RV bei Übergangsgeld Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben 21 Entgeltbescheinigung UV bei Verletztengeld 22 Entgeltbescheinigung UV bei Übergangsgeld 23 Entgeltbescheinigung UV bei Kinderpflege-Verletztengeld 31 Entgeltbescheinigung BA Übergangsgeld 41 Anforderung Vorerkrankungsmitteilung 42 Anforderung Ende Entgeltersatzleistung 51 Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen ( 23c SGBV IV) Meldungen der folgenden Meldegründe sind Eingangsmeldungen: 61 Rückmeldung der Vorerkrankungszeiten KV 62 Rückmeldung Ende Entgeltersatzleistung 71 Höhe der Entgeltersatzleistung Hier eine Übersicht über die Zuordnung einiger typischer Abwesenheiten und ihrer Meldegründe im SAP-Standard. Achtung, das ist nur eine Momentaufnahme und kann sich mit jeder Patcheinspielung ändern. Abw.-Art Abwesenheitsart Text EEL-Meldegrund 0200 Krankheit mit Attest 01 KV Krankheit 0215 Krankheit Folgeerkrankung 01 KV Krankheit 0220 Kur 11 RV Kur nach Krankheit 0224 Kur, von Krankenkasse 01 KV Krankheit 0270 Arbeitsunfall 21 UV Arbeitsunfall 0272 Kur nach Arbeitsunfall 22 UV Kur nach Arbeitsunfall 0340 Versorgungskrankengeld 04 KV Versorgungskrankengeld 0342 Wiedereingliederungsmaßnahme 12 RV Wiedereingliederungsmaßnahme 0344 Berufsförderungsmaßnahme 31 BA Berufsförderungsmaßnahme 0370 Organ- oder Gewebespende 01 KV Krankheit 0500 Mutterschutz 03 KV Mutterschutz 10
2 EEL-Meldungen Ausgang 2.3 Meldungen erstellen 2.3.3 Lesen des Protokolls Brutto/Nettobeträge Beginn Kapitel 2.3.3 Wenn Sie beim Erstellen einer Meldung die Option "Programmsteuerung - Protokoll Brutto/Nettobeträge" gewählt haben, wird ein Protokoll über die Ermittlung der in der Meldung enthaltenen Beträge angezeigt. Im Abschnitt "Zusammensetzung der Bescheinigungslohnarten" wird für jede relevante Periode aufgeführt, welche Summenlohnarten berechnet wurden und aus welchen Lohnarten-Beträgen sich diese zusammensetzen. Die Zuordnung der verschiedenen Summenlohnarten zu Feldern der Datenbausteine der Meldung kann anhand der Bezeichnung erfolgen, wenn eine Bezeichnung angegeben ist. Beispielsweise kann im Beispiel unten die Summe "BRU1 Vereinbartes Brutto" anhand der Bezeichnung dem Meldungsfeld "Vereinbartes Bruttoarbeitsentgelt" zugeordnet werden. In Anhang B finden Sie zudem Erläuterungen zu einigen fest programmierten Bescheinigungslohnarten, die ggf. bei der Zuordnung zu Meldungsfeldern hilfreich sein können. 16
2 EEL-Meldungen Ausgang 2.3 Meldungen erstellen Wenn das nicht eindeutig möglich ist, kann anhand eine Zuordnung anhand der der Beträge erfolgen. Im Beispiel hat das Feld "Vereinbartes Bruttoarbeitsentgelt" in der Meldung den Wert 3595,00 EUR. Dies entspricht den Summenwerten der Summenlohnarten BAK1, BBA1, BRU1 und BZVK aus Periode 06/2016. Auch wenn nicht klar ist, was genau diese Summenlohnarten zu bedeuten haben, so ist doch deren Ermittlung immer gleich, und somit kann mit Hilfe des Brutto/Netto-Protokolls zumindest geklärt werden, welche Lohnarten aus welcher Periode in die Berechnung eines Meldebetrags einfließen 2. In der Regel sind Beträge ohne Zeitraumangebe aus der neuesten aufgeführten Periode, im Beispiel aus 06/2016. Beträge aus weiter zurückliegenden Perioden können in der Meldung anhand des Zeitraums zugeordnet werden. 2 Nur in seltenen Ausnahmefällen könnte sich natürlich derselbe Betrag aus unterschiedlichen Lohnarten berechnen. In diesem Falle kann die Zuordnung nicht über den Betrag erfolgen. 17
2 EEL-Meldungen Ausgang 2.5 Meldungen bearbeiten Seite 22 des Originaldokuments 2.5.2 Reportaufruf für die Meldungen einer Personalnummer Eingrenzen auf die Personalnummer ohne zeitliche Einschränkung, alle Meldungen anzeigen ggf. Wahl der Meldungsart zeigt alle Meldungen der gewählten Art zu einer PN ermöglicht die Prüfung einzelner Meldungen und deren Inhalte manuell bearbeitete Meldungen können gekennzeichnet werden Meldungen können zum erneuten Versand markiert werden 2.5.3 Lesen der Meldungsliste Markieren Sie eine Zeile und klicken die Lupe an: 22
3 EEL-Meldungen Eingang 3.5 Eingangsmeldungen bearbeiten / anzeigen Seite 38 des Originaldokuments Bei Meldungen, die nicht der Datensatzbeschreibung entsprechen und mit der Option "Verarbeitung inkonsistenter Eingangsdaten" eingelesen wurden (siehe 3.2.5 Fehlermeldung "Unzulässige Datenbausteinkennung... in Zeile... der Nutzdaten"), ist keine Fehlerbehebung möglich. Sie müssen diese Meldung manuell beachten oder die Krankenkasse um erneute Lieferung einer korrigierten Meldung bitten. Setzen Sie die Meldung anschießend auf den Status "manuell bearbeitet". 3.5 Eingangsmeldungen bearbeiten / anzeigen 3.5.1 Bearbeitung der Eingangsmeldungen Das Anzeigen und das Bearbeiten der Eingangsmeldungen funktioniert rein technisch genau wie bei den Ausgangsmeldungen (siehe Kapitel 2.5 Meldungen bearbeiten). Es stehen aber andere Druckknöpfe und andere Aktivitäten zur Auswahl. 3.5.2 Abzulehnende Eingangsmeldungen bearbeiten Für eine abzulehnende Eingangsmeldung haben Sie folgende Bearbeitungsmöglichkeiten. Button Ergebnis-Status Anwenden wenn... Ablehnung ausführen verarbeitet... zu dem Sachverhalt eine neue Ausgangsmeldung erstellt werden soll. Der Status der zugehörigen Ausgangsmeldung wird auf "abgelehnt" gesetzt, was zur Erstellung einer neuen Meldung führt. Ablehnung manuell bearbeitet verarbeitet... der Fehler, der zur Ablehnung führte, nicht behoben werden kann. Die Meldung muss manuell erfolgen. Der Status der zugehörigen Ausgangsmeldung wird automatisch auf "manuell gemeldet" gesetzt. 3.5.3 Zu prüfende Eingangsmeldungen bearbeiten Für eine zu prüfende Eingangsmeldung haben Sie folgende Bearbeitungsmöglichkeiten. Weitere Erläuterungen zu den aufgeführten Rückmeldungstypen finden Sie in Kapitel 6.2. Rückmeldungen. Button Vorerkrankungsanfrage wiederholen Ergebnis- Status manuell verarbeitet Anwenden wenn...... zu dem Sachverhalt eine neue Ausgangsmeldung erstellt werden soll. Dies ist i.d.r. bei den Rückmeldungstypen W105 und W110 nach einer 38
4 Pflege des Infotypen 0651 4.2 Subtypen 2 und 6: Krankengeld Kind 4.2.1 Daten zum erkrankten Kind Seiten 45 und 46 des Originaldokuments Mangelnde Daten zum erkrankten Kind werden vom meldenden SAP-System toleriert, ggf. werden diese Daten aber nachträglich von der Krankenkasse angefordert. Wenn Sie Angaben zum Kind machen möchten, können Sie entweder die Nummer angeben, unter der das Kind im Infotyp 0012 Subtyp Kind erfasst ist, oder die Angaben direkt erfassen. 4.2.2 Angaben zum Arbeitsverhältnis Sollte ein Datum für das Ende des Arbeitsverhältnisses bekannt sein, geben Sie es hier bitte an. 4.2.3 Anspruch auf bezahlte Freistellung Die Angaben "ausgeschlossen durch" und "befristeter Anspruch auf.. Tage" beziehen sich auf Punkt 2.4 im Papierformular: Es ist also entweder ein Ausschlussgrund für einen Anspruch auf bezahlte Freistellung anzugeben oder die Anzahl von Arbeitstagen, die bezahlt freigestellt werden. Hierzu wird im Papierformular folgende Erläuterung gegeben, wobei sich im SAP der Freistellungszeitraum aus der zum IT 0651 verknüpften Abwesenheit ergibt. Zu 2.4 Hier ist für den Freistellungszeitraum (2.1) zu melden, ob und ggf. wodurch der Anspruch auf bezahlte Freistellung besteht bzw. ausgeschlossen wurde. Nach 19 Abs. 1 Nr. 2b Berufsbildungsgesetz (BBiG) ist Auszubildenden die Vergütung bis zur Dauer von sechs Wochen zu zahlen, wenn sie aus einem sonstigen, in ihrer Person liegenden Grund 45
4 Pflege des Infotypen 0651 4.2 Subtypen 2 und 6: Krankengeld Kind unverschuldet verhindert sind, ihre Pflichten aus dem Berufsausbildungsverhältnis zu erfüllen. Der bestehende Entgeltfortzahlungsanspruch durch den Arbeitgeber kann nicht abgedungen werden; ist also vorrangig vor dem Krankengeld nach 45 SGB V zu erfüllen. Für die Ausbildung im Gesundheitswesen findet jedoch das BBiG keine Anwendung (vgl. 22 KrPflG, 26 HebG, 28 AltPflG), so dass hier die allgemeinen Voraussetzungen zum Entgeltfortzahlungsanspruch (Ausschluss bzw. Begrenzung) bei Erkrankung des Kindes gelten. Die Angaben "bezahlte Freistellung von bis" und "bereits gewährte ganztägige bezahlte Freistellung" beziehen sich auf die Punkte 2.5 und 2.6 des Papierformulars mit folgender Erläuterung: Zu 2.5 Hier ist der Zeitraum anzugeben, für den eine bezahlte Freistellung gemäß 2.4 gewährt wurde. Zu 2.6 Es ist die Anzahl aller ganztägig bezahlten Freistellungstage im laufenden Kalenderjahr wegen Erkrankung desselben Kindes anzugeben, die vor der aktuellen Erkrankung liegen. Die Angabe "Anzahl der Arbeitstage im Freistellungszeitraum" wurde mit Hinweis 2305066 "EEL: Korrekturen 7/2016" in den Infotyp 0651 eingefügt. Im Hinweis heißt es dazu: "Sie möchten die Anzahl der Arbeitstage im Freistellungszeitraum für die Erkrankung eines Kindes manuell vorgeben.... Bisher konnten Sie die Arbeitstage im Freistellungszeitraum im Infotyp 0651, Subtyp 6 (Manuelle Vorgabe) erfassen.... Im Subtyp 2 steht nun im Gruppenrahmen "Anspruch auf bezahlte Freistellung" ein Feld zur Angabe der Anzahl der Arbeitstage im Freistellungszeitraum zur Verfügung." 4.2.4 Ausgefallenes Arbeitsentgelt, Zuschläge und Angaben zum Unfall Der Gruppenrahmen "Ausgefallenen Arbeitsentgelt" und das Feld "ausgefallene Zuschläge bei Unfall" beziehen sich auf die Punkte 3 und 4 des Papierformulars, wobei der Punkt 3.2 des Formulars automatisch vom System ausgefüllt wird, also nicht von Ihnen vorzugeben ist. Auch die anderen Beträge werden vom System errechnet, können hier aber von Ihnen mit anderen Werten überschrieben werden. Der Gruppenrahmen "Unfall" ist generell nur bei Abgabegrund 23 auszufüllen. Die Felder "Unfalltag", "Unfall-Aktenzeichen UVTräger" und "Institutionskennzeichen UVTräger" sind zurzeit noch keine Mussangaben. Sollten sich die diesbezüglichen Vorgaben seitens des GKV-Verbands ändern, sollten Sie den SAP-Hinweis, der darauf reagiert, rechtzeitig zur Umstellung seitens des GKV- Verbands einspielen. Dann können Sie sich auf die Feldprüfungen im SAP verlassen und müssen nicht mit einer Rückweisung Ihrer EEL-Meldung rechnen. 46
5 Praxiserfahrung und Tipps 5.1 Nachvollziehen und Anpassen von Werten und Meldeverläufen 5 Praxiserfahrung und Tipps 5.1 Nachvollziehen und Anpassen von Werten und Meldeverläufen In den Kapiteln 5.1.1 bis 5.1.3 finden Sie Hinweise, welche Handlungsoptionen Sie zu bestimmten Zeitpunkten während des Meldeverlaufs Sie haben, um Meldungen zu prüfen und deren Inhalten und Status zu beeinflussen. Kapitel 5.1.4 ist dem Verstehen der Meldeverläufe und Datenbausteine gewidmet. Beachten Sie bitte zudem die Kapitel 2.3.2 Lesen des Protokolls und 2.3.3 Lesen des Protokolls Brutto/Nettobeträge. 5.1.1 Die Daten sind erfasst, die Abrechnung ist erstellt Sie wollen vorab prüfen, welche Meldungen erstellt werden. Seite 55 des Originaldokuments Bitte beachten Sie generell, dass eine Simulation der Abrechnung keine Grundlage für die Erstellung von EEL-Meldungen herstellt, sobald Abrechnungsergebnisse, also Beträge, gemeldet werden. Die EEL-Meldungen werden auf Basis bestimmter Stammdaten erstellt, vor allem Abwesenheiten und Infotyp 0651. Wenn aber Brutto- und Nettobeträge benötigt werden, so muss zudem ein abgespeichertes Abrechnungsergebnis vorliegen. SAP trägt dem u.a. auch durch die Zeitraumselektionen "Stichtag" und "Abrechnungsperiode" Rechnung, siehe Kapitel 2.3.1 Reportaufruf Meldungserstellung. Rufen Sie eine Simulation der Meldungserstellung auf, um zu erfahren, welche Meldungen entstehen und um die gemeldeten Werte im Protokoll zu prüfen. Achtung: Entgeltbescheinigungen bei Erkrankung/Unfall eines Kindes und Meldungen zur Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen können nur mit der Zeitraumselektion "Abrechnungsperiode" erstellt werden und nur, wenn die zu meldende Sachverhalte bereits abgerechnet sind. Sie haben bei der Vorab-Prüfung einen Korrekturbedarf festgestellt. Einige Meldedaten können Sie ändern, indem Sie einen Satz im IT 0651 anlegen oder den vorhandenen Satz ändern, siehe Kapitel 4 Pflege des Infotypen 0651. Bei falschen Stammdaten müssen Sie andere relevante Infotypen, z.b. 0002 Daten zur Person, ändern. Bei Problemen mit gemeldeten Datums-Werten oder mit dem generellen Meldungsverlauf sollten die Abwesenheiten und deren Verknüpfung geprüft werden. Wenn falsche Werten aus Abrechnungsergebnissen stammen, muss der nächste Abrechnungslauf abgewartet werden. Danach werden die korrigierten Daten aus dem Rückrechnungsergebnis verwendet. In dringenden Fällen können Sie eine vorzeitige Abrechnung der betroffenen Personalnummer erwägen. Danach befindet sich allerdings der gesamte Abrechnungskreis im Korrektur-Modus (Abrechnungsstatus "Frei zur Korrektur"). Die Personalnummer wird aber beim normalen Abrechnungslauf erneut abgerechnet, sodass sich keine zahlungsrelevanten Auswirkungen ergeben. 55
5 Praxiserfahrung und Tipps 5.1 Nachvollziehen und Anpassen von Werten und Meldeverläufen Seiten 58 und 59 des Originaldokuments "neu" und werden dann ohne weitere Freigabe in eine Meldedatei geschrieben. Der Meldeverlauf muss korrigiert werden, d.h. Sie wollen, dass vorhandene Meldungen nicht mehr beachtet werden, oder Sie möchten einen erneuten Versand erzwingen. Mit können übertragene Meldungen in den Status "manuell beantwortet" versetzt werden. Sie werden dann im weiteren Meldeverlauf nicht mehr angefasst. Weitere mögliche manuelle Eingriffe in den Meldeverlauf finden Sie in den Kapiteln 2.5.5 Zurückhalten von Meldungen, 2.5.6 Den Versand einer Meldung erzwingen oder wiederholen sowie 2.5.7 Eine Meldung neu erstellen. 5.1.4 Verstehen der Meldeverläufe und Datenbausteine 5.1.4.1 Vom GKV-Verband bereitgestellte Dokumentationen Auf der Internetseite zum Elektronischen Datenaustausch in der gesetzlichen Krankenversicherung finden Sie Beschreibungen der Datensätze mit Erläuterungen des GKV-Verbands. Der derzeit gültige Link zu dieser Internetseite ist: https://www.gkv-datenaustausch.de/arbeitgeber/arbeitgeber.jsp Dort finden Sie links eine Auswahl an Datenaustauschverfahren, unter anderem auch die EEL- Meldung: Auf der Seite zur EEL-Meldung sind diverse Links zu PDF-Dokumenten untergebracht. 58
5 Praxiserfahrung und Tipps 5.1 Nachvollziehen und Anpassen von Werten und Meldeverläufen Die "Gemeinsamen Grundsätze" und die "Verfahrensbeschreibung DTA EEL" enthalten grundsätzliche Regelungen zum EEL-Verfahren, z.b. wann eine Meldung vom Arbeitgeber auszulösen ist und wann der Arbeitgeber mit einer Information seitens einer Sozialversicherungs-Institution zur Meldungserstellung aufgefordert wird. Einzelfälle, in denen eine elektronische Meldung nicht wirtschaftlich durchgeführt werden kann, sind in "Anlage 3 - Einzelfälle/Ausnahmen" aufgelistet. 59
6 Fehlersituationen 6.1 Bei der Erstellung der Meldungen 6 Fehlersituationen In diesem Kapitel werden nur häufig auftretende Fehler beschrieben, die nicht aus bereits mit einem Hinweis behobenen Programmfehlern herrühren. 6.1 Bei der Erstellung der Meldungen 6.1.1 Fehler DBFR234 - Datumsprüfung zum Feld FRTAG01 Seite 79 des Originaldokuments Die aktuelle Erkrankung wurde im Reiter Freistellung/Unfall im IT 651 erfasst. Hier dürfen jedoch nur vorherige Freistellungen erfasst werden. 6.1.2 Fehler DBAE112 - Das Feld VEBBRU darf nicht initial sein bei BRUTTO-2>0 SAP schreibt dazu in Hinweis 2182248 "EEL - Fehlermeldung DBAE112": "Es sind zwei mögliche Ursachen für diesen Fehler bekannt: 1. Der Bescheinigungslohnart MEAR (Mehrarbeit) wurden Lohnarten zugeordnet, die nicht sv-pflichtig sind oder die zwar eine Anzahl, aber keinen Betrag enthalten. Diese müssen entfernt werden, da Mehrarbeit sv-pflichtig ist und zur Erhöhung des Gesamtbruttos führt. Im Datenbaustein DBAE wird das vereinbarte Brutto (VEBBRU) nur angedruckt, wenn das Entgelt in JEDEM der drei bescheinigten Zeiträume vom vereinbarten Brutto abweicht, z.b. beim Vorhandensein von Überstunden. Wenn die Bescheinigungslohnart MEAR Beträge enthält, werden drei Zeiträume bescheinigt, da Überstunden vorliegen. Weicht aber das sv-pflichtige Gesamtbrutto nicht vom vereinbarten Brutto ab, weil in der MEAR nur nicht sv-pflichtige Lohnarten enthalten sind, kommt es zum o.g. Fehler, weil der DBAE drei Zeiträume, aber kein vereinbartes Brutto enthält. 2. Es gibt eine kundeneigene Modifikation im Include RPCBWCD9, durch die die Variable g_3x_brug_net2 immer gesetzt wird und damit immer drei Zeiträume im Datenbaustein DBAE bescheinigt werden, auch wenn dies nicht notwendig ist. Durch die neue Prüfung kommt es dadurch zum Fehler." Das Auftreten dieses Fehlers kann man als Sofortlösung ohne Systemänderung umgehen, indem man manuell ein um 1 Cent abweichendes vereinbartes Bruttoarbeitsentgelt erfasst. 79