INTEGRA Finanzbuchhaltung
Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Vorbereitungen (einmalig)... 3 1.1 Saldovortragskonten anlegen... 3 1.2 Buchungsschlüssel Saldovortrag anlegen... 4 2. Allgemeine Vorbereitungen (jährlich)... 5 2.1 B I T T E B E A C H T E N... 5 2.2 Neuanlage Geschäftsjahr... 5 2.3 Saldovortragskonten im Geschäftsjahr zuordnen... 7 3. Vorbereitungen für den Monatsabschluss... 8 3.1 Offene Buchungssitzungen... 8 3.2 Sammelbuchungen verarbeiten... 8 3.3 Journaldrucke vollständig erstellen... 9 4. Monatsabschluss... 10 5. (Vorläufiger) Jahresabschluss... 11 6. Nachträgliches Buchen im vorläufig abgeschlossenen Geschäftsjahr... 12 2 von 12
1. Allgemeine Vorbereitungen (einmalig) Einige Vorbereitungen für den Jahresabschluss müssen nur einmal durchgeführt werden. 1.1 Saldovortragskonten anlegen Die Saldovortragskonten müssen im Programm 5.1.3 Sachkonten angelegt sein. Sie können ein einheitliches Saldovortragskonto oder ein separates Saldovortragskonto je Kontenart (Debitor, Kreditor und Sachkonto) verwenden. Legen Sie Ihr Sachkonto/Ihre Sachkonten gemäß folgendem Beispiel an: Kontonummer: 9000 Skontierfähig: <leer> Bezeichnung: Saldovortrag Kontoart: Bilanzkonto Buchen: Ohne Einschränkung Steuerart: Keine Steuer Sammeln: nein- Autom. Saldovortrag: <leer> Abb. 1.1 Beispiel Saldovortragskonto 3 von 12
1.2 Buchungsschlüssel Saldovortrag anlegen Legen Sie den Buchungsschlüssel gemäß folgendem Beispiel an: Abb. 1.2 Buchungsschlüssel Saldovortrag Benutzen Sie keine Buchungsschlüssel, die bereits für andere Geschäftsvorfälle verwendet wurden! WICHTIG: Feld "Steuerbuchung" muss auf "ja" stehen. Dies ist eine rein informative Steuerbuchung. Es wird nicht noch einmal Steuer abgestellt! Diese Information ist jedoch notwendig, wenn ein Offener Posten aus der Saldovortragsbuchung mit Skonto bezahlt wird und die Steuer zurückgerechnet werden soll. 4 von 12
2. Allgemeine Vorbereitungen (jährlich) Einige Vorbereitungen für den Jahresabschluss müssen jedes Jahr durchgeführt werden. 2.1 B I T T E B E A C H T E N Der vorläufige Jahresabschluss muss gestartet werden, bevor Sie Zahlungsläufe für das neue Geschäftsjahr anlegen. Die neuen Zahlungsläufe stören beim Jahresabschluss! Starten Sie den vorläufigen Jahresabschluss, bevor Sie Buchungen aus Programm 5.3.7.1 für das neue Geschäftsjahr übernehmen. Sonst kommt es zu dem Fehler, dass die Anzeige des Folgejahres beim Jahresabschluss falsch ist. Dies kann nur durch uns (Orga Soft) korrigiert werden. 2.2 Neuanlage Geschäftsjahr Hinterlegen Sie eine eindeutige Geschäftsjahresnummer und Bezeichnung. Abb. 2.2.1 Neuanlage Geschäftsjahr Betätigen Sie anschließend den Button Vorbelegung und geben Sie den ersten Tag des neuen Geschäftsjahres im Feld von Datum" ein. Drücken Sie den Button "OK". Abb. 2.2.2 Vorbelegung Die Perioden werden hiermit automatisch angelegt. 5 von 12
Abweichende Perioden können Sie durch Änderung der Felder Periode Beginn und Periode Ende anpassen. Sie können z. Bsp. eine 13. Periode (Abschlussperiode) anlegen, die nur für die Abschlussbuchungen verwendet wird. ACHTUNG: Bitte legen Sie keine 13. Periode an, wenn Sie mit der INTEGRA-Warenwirtschaft arbeiten. Dies führt zu Problemen! Wichtig: Die Perioden können nur geändert werden, wenn diese noch nicht bebucht wurden! Beachten Sie bitte die Vorgehensweise anhand dieses Beispiels: 1) Periode 12 abändern: Periode Ende = 30.12.2017. Speichern!!! 2) Periode 13 Abschlussperiode mit "Periode Beginn" und "Periode Ende" = 31.12.2017 hinterlegen. Speichern. Abb. 2.2.3 Anlage einer Abschlussperiode 6 von 12
2.3 Saldovortragskonten im Geschäftsjahr zuordnen Die Saldovortragskonten müssen den Geschäftsjahren zugeordnet sein. Wählen Sie im Programm B.1 Firmenstamm den Button "Geschäftsjahr". Wählen Sie das Geschäftsjahr aus, das eröffnet werden soll und ordnen Sie Ihr Saldovortragskonto/Ihre Saldovortragskonten zu. Normalerweise werden die Konten anhand des Vorjahres vorbelegt. Abb. 2.3 Geschäftsjahr Tragen Sie hier auf keinen Fall die Sammelkonten für Forderungen und Verbindlichkeiten als Eröffnungsbilanzkonten ein! 7 von 12
3. Vorbereitungen für den Monatsabschluss Hier erhalten Sie einen Überblick über die Vorbereitungen für den Monatsabschluss. 3.1 Offene Buchungssitzungen Prüfen Sie, ob es noch offene Buchungssitzungen (Belege) in folgenden Programmen gibt: 5.3.2.1 Stapelbuchungen 5.3.4.1, bzw. 5.3.4.2 Eingangsrechnungsbuch 5.3.5.1 Zahlungsroutine 5.3.7.1 Fremdbuchungen 5.8.1 Zahlungsverkehr (Sind Zahlläufe ohne Buchungsdatum vorhanden?) 5.A.6 Banking (Zusatzmodul) 5.B.2 Kassenbuch (Zusatzmodul) 5.C.1 Scheckeinreicher Alle Buchungen müssen verarbeitet sein (bzw. gelöscht werden, wenn die Daten nicht mehr relevant sind). Prüfen Sie außerdem, ob im Programm. 5.7.3 nicht erledigte Mahnläufe vorhanden sind. 3.2 Sammelbuchungen verarbeiten Wenn INTEGRA während des Buchens nicht korrekt beendet werden kann, bleiben die Sammelbuchungen (Steuer, Forderungs- und Verbindlichkeitsbuchungen, etc.) in einem Speicher hängen, damit nichts verloren geht. Alle Sammelbuchungen müssen verarbeitet sein. Im Programm 5.G.1 Verarbeiten Sammelbuchungen können Sie prüfen, ob offene Sammelbuchungen vorhanden sind. Im Feld "Ab Datum" wird immer das aktuelle Systemdatum des Rechners vorbelegt. Dieses Datum kann auf ein zurückliegendes Datum geändert werden (z. Bsp. 01.01.2016), um zu prüfen, ob ältere offene Buchungssitzungen vorhanden sind. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit ENTER. Werden offene Sitzungen mit User, Datum, Geschäftsjahr und Periode angezeigt, müssen die Sitzungen markiert sein und können mit Button "Start" verarbeitet werden. Sie können auch Sitzungen von anderen Usern verarbeiten. 8 von 12
3.3 Journaldrucke vollständig erstellen Die Journale müssen für alle Benutzer und alle Perioden des abzuschließenden Geschäftsjahres im Original gedruckt worden sein. Die Abprüfung beim Monatsabschluss auf den durchgeführten Journaldruck kann deaktiviert werden (bitte sprechen Sie bei Interesse die Rewe-Hotline an). Sie sind nicht mehr zu einem Druck auf Papier verpflichtet. Sie können den Druck auch im PDF-Format erstellen oder ins Archiv drucken, wenn ein entsprechender Drucker in INTEGRA eingerichtet ist. Vorgehensweise: Öffnen Sie Programm 5.4.1 Journal und wählen Sie die den Typ Originaldruck, das Geschäftsjahr, die Periode, Benutzer Alle und den gewünschten Drucker aus. Abb. 3.3 Original Journaldrucke Beachten Sie, dass für den Originaldruck die Druckvorschau nicht möglich ist! Wiederholen Sie dies für alle Perioden, bei denen der Journaldruck noch nicht vollständig durchgeführt wurde. 9 von 12
4. Monatsabschluss Alle Perioden des Geschäftsjahres, bei dem später der Jahresabschluss erfolgen soll, müssen abgeschlossen werden. Vorgehensweise: Öffnen Sie das Programm 5.F.1 Monatsabschluss und wählen Sie das Geschäftsjahr und die abzuschließende Buchungsperiode. Es werden Ihnen nur noch offene Perioden angezeigt. Starten Sie den Monatsabschluss mit dem Button OK. Abb. 4.1 Monatsabschluss Wiederholen Sie dies für alle Perioden, die noch offen sind. Im Programm B.1 Firmenstamm, Button Geschäftsjahr, kann ebenfalls geprüft werden, ob für das abzuschließende Geschäftsjahr die Perioden abgeschlossen sind. Abb. 4.2 Geschäftsjahr prüfen 10 von 12
5. (Vorläufiger) Jahresabschluss Öffnen Sie das Programm 5.F.2 Jahresabschluss. Abb. 5 Jahresabschluss Überprüfen Sie die Vorschlagswerte in den Feldern Abzuschließendes Geschäftsjahr und Neues Geschäftsjahr. Geben Sie im Feld "Buchungsart" die Nummer des Buchungsschlüssels für Saldovorträge ein, zum Bsp. "80". Nur wenn Sie tatsächlich einen endgültigen Jahresabschluss machen wollen, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox! Danach kann in dem Geschäftsjahr nicht mehr gebucht werden! Betätigen Sie den Button "Start", um den (vorläufigen) Jahresabschluss durchzuführen. Die Saldenvortragsbuchungen werden in die kleinste offene Periode des neuen Geschäftsjahres verbucht. Ist im neuen Geschäftsjahr z. Bsp. die erste Periode bereits abgeschlossen, erscheint folgende Hinweismeldung: - Button Ja (grünes Häkchen): Die Buchungen werden in die nächst-kleinste geöffnete Periode des neuen Geschäftsjahres gebucht. 11 von 12
- Button Nein (rotes X): Sie können diese Periode über Programm B.1 Firmenstamm, Button Geschäftsjahr öffnen und danach den (vorläufigen) Jahresabschluss nochmal starten. 6. Nachträgliches Buchen im vorläufig abgeschlossenen Geschäftsjahr Wenn Sie einen vorläufigen Jahresabschluss durchgeführt haben, können Sie trotzdem noch in diesem Geschäftsjahr buchen. Dazu muss die entsprechende Periode wieder für Buchungen freigegeben werden. Vorgehensweise: Wählen Sie im Programm B.1 Firmenstamm, Button "Geschäftsjahr" das gewünschte Geschäftsjahr aus. Entfernen Sie das Häkchen der Periode in der Spalte "Abgeschlossen". Abb. 6 Geschäftsjahr Durch das nachträgliche Buchen werden nicht automatisch die Saldenvorträge im Folgejahr aktualisiert! Sie müssen (bei Gelegenheit) erst einen erneuten Journaldruck für die Buchungsperiode(n) erstellen und die Buchungsperiode(n) und das Geschäftsjahr erneut abschließen. Für jeden über Programm 5.F.2 gestarteten Jahresabschluss werden separate Saldovortragsbuchungen (mit kumulierten Werten je Konto) abgestellt. Saldovorträge erhalten automatisch die Beleg-Nummer 1. 12 von 12