Inhaltsverzeichnis INHALTSVERZEICHNIS VORWORT 3 I BEGRIFF DER PERSONALAKTE UND RECHTLICHE RAHMENBEDINGUGEN 11 1. Einleitung 11 2. Gestaltungsfreiheit des Arbeitgebers 13 3. Inhalte der Personalakte... 14 4. Art der Personalaktenführung... 17 4.1 Formvorschriften zur Führung von Personalakten 19 4.2 Formen der Personalakten 20 5. Betriebsverfassungsrechtliche Vorgaben 21 6. Anforderungen nach dem Bundesdatenschutzgesetz 21 7. Auswirkungen durch das Allgemeine Gleichbehandlungs-..Gesetz (AGG) 22 II ZIELE UND ORGANISATION...29 1. Ziele der Personalaktenführung... 29 2. Organisation der Personalakte... 29 2.1 Technische und formale Aspekte......29 2^2 Örtliche und zeitliche Aspekte... 30 2.3 Personalpolitischer Ordnungsrahmen...;...30 2.4 Prozessgestaltung...30 Bibliografische Informationen http://d-nb.info/985583762 digitalisiert durch
Digitale Personalakte 3. Personalakte für das Personalmanagement 30 4. Personalakte für die Entgeltabrechnung... 33 III GRUNDSÄTZE DER PERSONALAKTENFÜHRUNG 35 1. Vertraulichkeit 35 2. Vollständigkeit 39 3. Richtigkeit und Wahrheit... 43 4. Zeitraum der Personalaktenführung 44 4.1 Personalaktenführung vor dem Arbeitsverhältnis 45 4.2 Personalaktenführung nach dem Arbeitsverhältnis...48 IV UMGANG MIT PERSONALAKTEN 52 1. Vertraulichkeit 52 1.1 Umgang mit sensiblen Daten 52 2. Verantwortung 54 3. Personaldaten in Vorgesetztenhand 55 4. Betriebsrat und Personaldaten 57 V EINSICHT IN PERSONALAKTEN UND AUSKUNFT...59 1. Einsichtsrechte des Arbeitnehmers...:. 59 1.1 Konkurrenz des Einsichtsrechts nach BetrVG und BDSG...60 2. Auskunft, Löschung und Berichtigung 61 3. Einsicht durch die betriebliche Revision... 62
Inhaltsverzeichnis 4. Einsicht bei geplanten Betriebsübergang oder Unternehmensverkauf 62 VI DATENERHEBUNG 63 1. Begriff der Erhebung : 63 2. Fragerecht des Arbeitgebers und Offenbarungspflichten des Bewerbers bzw. Arbeitnehmers 64 2.1 Fragerecht des Arbeitgebers 64 2.1.1 Fragen an Bewerber 67 2.2 Offenbarungspflicht des Bewerbers bzw. Arbeitnehmers 73 3. Datenverarbeitung und -nutzung 74 4. Personalfragebogen, Bewerberfragebogen, Einstellungsbogen... 76 4.1 Zum Begriff Personalfragebogen... 76 4.2 Mitbestimmung...:... 77 4.3 Personalfragebogen und AGG 78 4.3.1 Problematische Fragen bei der Datenerhebung in standardisierten Bewerberfragebögen 80 4.3.2 Fragen im Beerbungsverfahren 81 4.3.3 Einstellung 83 4.3.4 Hinweispflichten auf Bewerber- /Personalfragebögen......; 85 VII PERSONALDATENVERWALTUNG IN KONZERNEN 86 1. Problemstellung.....86
Digitale Personalakte 2. Differenzierung von Personalakten und Personaldaten......86 3. Personalaktenrecht 87 4. Arbeitnehmerdatenschutz... 88 5. Datenschutz in verbundenen Unternehmen- Konzernprivileg? 90 6. Datenverarbeitung durch Konzernmutter im Auftrag einer Tochtergesellschaft 91 7. Übertragung von Funktionen der Personalverwaltung :...:;... ; 93 8. Datenübermittlung auf Grund der Zweckbestimmung eines Vertragsverhältnisses... 94 9. Datenübermittlung zur Wahrnehmung eines berechtigten Interesses...95 10. Einwilligung der Mitarbeiter... 96 11. Erlaubnis zur Datenübermittlung durch... Betriebsvereinbarung 97 12. Besondere Datenkategorien 98 VIII MODERNE INFORMATIONSTECHNOLOGIEN 99 1. Ausgangssituation 99 2. Personalwirtschaftliches Datenmodell... 100 3. Personalverwaltungs- und Abrechnungssysteme...101 4. Personal-Informationssysteme 103 5. Digitale Personalakten:...,... 105 5.1 Mitbestimmung bei Einführung digitaler Personalakten.....;...;:......106 8
Inhaltsverzeichnis 5.2 Datenschutzrechtliche Aspekte digitaler Personalakten 107 5.2.1 Erlaubnisnorm 108 5.2.2 Einsichtsrechte der Arbeitnehmer 108 5.2.3 Erklärungen zum Inhalt der Personalakte...109 5.3 Meilensteine zur Einführung der digitalen Personalakte 109 IX OUTSOURCING IM PERSONALBEREICH 113 1. Anwendungsbereiche 113 2. Sicherstellung der Ansprüche der Arbeitnehmer 114 3. Erlaubnisnorm für Outsourcing 114 3.1 Auftragsdatenverarbeitung... 115 3.2 Funktionsübertragung 115 3.2.1 Einwilligung der Mitarbeiter 116 3.2.2 Erlaubnis durch Betriebsvereinbarung 117 4. Sensible Daten 118 5. Auswirkungen auf die Personalaktenführung...119 6. Vertragliche Regelungen...120 X AUFBEWAHRUNG, ARCHIVIERUNG, BEWEIS- VERWERTBARKEIT, ORDNUNGSMÄBIGKEIT...123 1. Aufbewahrungsfristen bei Personalakten......123 2. Archivierung 123 3. Anforderung an die ordnungsmäßige Archivierung..124 4. Steuerliche Anforderungen. 124 5. Sozialversicherungsrechtliche Anforderungen 126
Digitale Personalakte 6. Technische Aspekte für die Umsetzung 126 7. Vernichtung des Papieroriginals...128 7.1 Beweiswert gescannter Dokumente 128 Anhang 1: Bewerbungsfragebogen 130 Anhang 2: Personalfragebogen.. 135 Anhang 3: Personalfragebogen für geringfügig oder kurzzeitig Beschäftigte 141 Anhang 4: BfDI zu Fragen des Mitarbeiter Datenschutzes... 148 Anhang 5: Projektzeitplan zur Einführung der Digitalen Personalakte, Beitrag Dr. M. Grentzer... 160 LITERATURVERZEICHNIS 173 STICHWORTVERZEICHNIS......176 10