Infothek Gelangensbestätigung Stand: 12/2013
Gelangensbestätigung Nach einer Reihe von Übergangsfristen und Nichtbeanstandungsregelungen scheint die Anwendung der neuen Beleg- und Buchnachweise unaufhaltsam in Kraft zu treten. Das BMF hat zu den Beleg- und Buchnachweispflichten bei der Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen ( 4 Nr. 1 Buchst. b, 6a UStG) Stellung genommen und den Umsatzsteuer-Anwendungserlass entsprechend angepasst (BMF-Schreiben v. 16.9.2013 - IV D 3 - S 7141/13/10001). Für bis zum 31.12.2013 ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferungen wird es nicht beanstandet, wenn der beleg- und buchmäßige Nachweis den Voraussetzungen der Steuerbefreiung noch auf der Grundlage der bis zum 31.12.2011 geltenden Rechtslage geführt wird. Für Lieferungen ab dem 01.10.2013 greifen neue Buch- und Belegnachweispflichten. Für Sie haben wir in einem kompletten Fachartikel die vorgesehenen Nachweismöglichkeiten und Änderungen zu bisher beabsichtigten Nachweismöglichkeiten zusammengestellt. 1. Warum sind Buch- und Belegnachweise zu erbringen? Grundsätzlich unterliegen Lieferungen von Unternehmen dem Umsatzsteuerrecht des Staates, in dem die Lieferung beginnt. Gelangt der Gegenstand jedoch an einen Unternehmer in das übrige Gemeinschaftsgebiet, so ist die Lieferung von der Umsatzsteuer befreit. Der liefernde Unternehmer hat mittels Buch- und Belegnachweisen zu dokumentieren, dass die Voraussetzungen für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung erfüllt sind. a) Buchnachweis Folgende Aufzeichnungen sind durch den Unternehmer zu führen: Ausländische Umsatzsteuer- ID- Nummer des Abnehmers Name und Anschrift des Abnehmers Name und Anschrift des Beauftragten des Abnehmers, wenn es sich um eine Abholung handelt Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers Handelsübliche Bezeichnung und Menge der gelieferten Gegenstände Tag der Lieferung Entgelt und Tag der Vereinnahmung Art und Umfang einer Be- oder Verarbeitung vor der Beförderung oder Versendung der Liefergegenstände Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet b) Belegnachweis Der Belegnachweis hat durch Vorlage eines Doppels der Rechnung, sowie der Gelangensbestätigung oder eines Alternativnachweises zu erfolgen.
2. Gegenüberstellung alte und neue Anforderungen an die Gelangensbestätigung Viele Unternehmer haben sich schon seit langen mit den neuen Nachweismöglichkeiten beschäftigt, um möglichst schnell auf die Anforderungen reagieren zu können. Der Gesetzgeber hat auf Verlangen von Arbeitgeberverbänden und Unternehmern die ursprünglich vorgesehenen Anforderungen für innergemeinschaftliche Lieferungen ab dem 01.01.2014 wie folgt entschärft: Alte Gelangensbestätigung- ab 01.01.2012 Neue Gelangensbestätigung-ab 01.01.2014 Angabe des Tages des Erhalts des Gegenstandes oder der Ende der Beförderung als einzige Nachweisart galt die Gelangensbestätigung Zwingend Unterschrift des Abnehmers Unterschrift ist zwingend Angabe des Monats reicht aus neben der Gelangensbestätigung sind auch alternative Nachweise möglich, insbesondere reicht jeder eindeutige und leicht nachprüfbare Nachweis aus Auch die Unterschrift des Beauftragten reicht aus Unter gewissen Voraussetzungen ist bei elektronischer Übermittlung die Unterschrift entbehrlich - Sammelbestätigung ist möglich 3. Überblick über die Nachweismöglichkeiten www.melzer-kollegen.de Seite 2 Stand: 16.12.2013
4. Formvoraussetzungen an die neue Gelangensbestätigung Als Gelangensbestätigung wird eine Bestätigung des Abnehmers bezeichnet, dass der Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist. Notwendige Pflichtangaben: Name und Anschrift des Abnehmers Menge und Gegenstand der Lieferung und dessen handelsübliche Bezeichnung Ort und Tag des Erhalts der Gegenstände bzw. in Fällen der Abholung durch den Abnehmer Ort und Monat des Endes der Beförderung im übrigen Gemeinschaftsgebiet Ausstellungsdatum und Unterschrift des Abnehmers oder eines von Ihm zur Abnahme Beauftragten Die neue Gelangensbestätigung ist formfrei, soweit sie alle notwendigen Angaben enthält. Sie kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die Angaben insgesamt ergeben. Die Umsatzsteuerdurchführungsverordnung sieht zwar derzeit keine Sprache für die Gelangensbescheinigung vor. Die Bescheinigung ist aber neben der Deutschen Sprache auch in Englisch oder Französisch möglich. Soll die Bescheinigung in einer anderen Amtssprache ausgestellt werden, ist eine amtlich beglaubigte Übersetzung nötig. Die Gelangensbestätigung kann als Sammelbestätigung von Umsätzen bis zu einem Quartal zusammengefasst werden. Unklar ist momentan jedoch noch, ob diese Sammelbestätigung nur bei dauerhaften Liefervereinbarungen oder ständigen Geschäftsbeziehungen angewendet werden soll. Mit diesen Fragen hat sich das Bundesfinanzministerium noch zu befassen. Sollte eine solche Einschränkung vorgenommen werden, ist durch das Bundesfinanzministerium auch noch zu klären, wann es von einer dauerhaften Liefervereinbarung bzw. ständigen Geschäftsbeziehung ausgeht. Die neue Gelangensbestätigung kann auch elektronisch übermittelt werden. Dies ergibt sich aus der Formfreiheit der Bescheinigung. Somit kann der Nachweis auch als E-Mail, Fax, Web- Download erbracht werden. Hinsichtlich der Lesbarkeit und Archivierung sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung entsprechend anzuwenden. Eine Unterschrift bei elektronischer Übermittlung ist dann entbehrlich, wenn die elektronische Übermittlung erkennbar im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat. Die Gelangensbestätigung muss dabei von einer E-Mail-Adresse übermittelt worden sein, die dem Unternehmer im Zusammenhang mit dem Abschluss des Liefervertrags bekannt war und mit der der Liefervertrag maßgeblich zustande kam. Wird die Gelangensbestätigung per E-Mail übermittelt, ist es nicht schädlich, wenn sich aus der E- Mail-Adresse (Domain) nicht das Bestimmungsland der Lieferung oder der Ansässigkeitsstaat des Abnehmers erkennen lässt. www.melzer-kollegen.de Seite 3 Stand: 16.12.2013
5. Alternativnachweise Die Formfreiheit, die Möglichkeit der Sammelbestätigung und die Regeln für die elektronische Übermittlung gelten auch für die Alternativnachweise. Jedoch sollen Alternativnachweise generell nur in deutscher Sprache gelten. Sollte es sich um die Lieferung eines Fahrzeuges handeln, so ist auf dem Alternativnachweis stets die Fahrzeug- Identifikationsnummer zu vermerken. a) Versendungsbeleg Der Versendungsbeleg ist bei Versendung durch den Lieferer oder den Abnehmer zulässig. Hauptfall wird hier der handelsrechtliche Frachtbrief sein. Dieser ist durch den Auftraggeber des Frachtführers (CMR-Feld 22) und durch den Empfängers als Bestätigung für den Erhalt der Lieferung (CMR- Feld 24) zu unterzeichnen. Sowohl eine Sammelbestätigung, als auch die elektronische Übermittlung sollen beim Versendungsbeleg möglich sein. b) Spediteursbescheinigung Dieser Nachweis gilt sowohl bei Versandt durch den Lieferer, als auch durch den Abnehmer. Notwendiger Inhalt: Ausstellungsdatum Name/ Anschrift von Spediteur, Lieferer und Auftraggeber Menge und handelsübliche Bezeichnung Empfänger Bestimmungsort Monat des Endes der Beförderung Durch die Spediteursbescheinigung werden die Nachweispflichten dem Spediteur auferlegt. Es bleibt abzuwarten, ob die Speditionen diese Nachweispflichten erbringen werden, da sie das Risiko der eventuellen in Haftungsnahme trage. c) Spediteursversicherung Die Spediteursversicherung stellt den einzigen Nachweis dar, der vor der physischen Lieferung erbracht werden kann. Der Spediteur bescheinigt in einfacher Form, dass er die Ware an den Bestimmungsort liefern wird. Sie ist nur bei Versendung durch den Abnehmer und in Verbindung mit dem Nachweis über die Entrichtung der Gegenleistung von einem Bankkonto des Abnehmers zulässig. Dieser Alternativnachweis hat eine geringere Beweiskraft als andere Nachweise. In begründeten Zweifeln kann die Finanzverwaltung daher einen anderen Nachweis fordern. www.melzer-kollegen.de Seite 4 Stand: 16.12.2013
Notwendiger Inhalt: Ausstellungsdatum Name/ Anschrift des Spediteurs Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes Empfänger Bestimmungsort Versicherung des Spediteurs, den Gegenstand der Lieferung an den Bestimmungsort zu befördern Unterschrift des Spediteurs d) Tracking- and Tracing- Protokoll Der mit der Beförderung beauftragte Unternehmer protokolliert hierbei lückenlos den Warentransport von der Abholung beim Unternehmer bis zur Ablieferung beim Empfänger. Dieses Verfahren ist zulässig bei Versendung durch den Lieferer oder Abnehmer. Es hat eine schriftliche oder elektronische Auftragserteilung zu erfolgen, aus der folgende Angaben hervor gehen: Name und Anschrift vom Absender, Empfänger und Aussteller des Belegs Handelsübliche Bezeichnung und Menge der Gegenstände Wert der einzelnen Gegenstände Tag der Einlieferung der gegenstände Diese Angaben sind nicht durch Verweis auf die Rechnung ersetzbar! e) Postsendungen Die Nachweisführung der innergemeinschaftlichen Lieferung durch Postsendung ist beim Versandt durch den Lieferer oder Abnehmer zulässig Der Postdienstleister hat die Entgegennahme der Sendung zu unterzeichnen. Daneben ist auch ein Nachweis über die Bezahlung der Lieferung zu führen. Die Bezahlung muss nicht durch Banküberweisung erfolgen. Notwendiger Inhalt der Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters: Name/ Anschrift von Absender, Empfänger und Aussteller des Belegs Handelsrechtliche Bezeichnung und Menge der Gegenstände Angaben zum Empfänger und gelieferten Gegenständen ist ersetzbar durch Verweis auf Rechnung. f) KFZ- Zulassung Die KFZ- Zulassung hat auf den Abnehmer des Fahrzeuges im Bestimmungsland zu erfolgen. Diese Bescheinigung ist nur zulässig bei Beförderung durch den Abnehmer. Eine Zulassung auf den Endabnehmer eines Händlers ist nicht ausreichend. www.melzer-kollegen.de Seite 6 Stand: 16.12.2013
g) Gemeinschaftliches Versandverfahren Externes gemeinschaftliches Versandverfahren (T1- Verfahren) Beförderung von Nichtgemeinschaftswaren unter zollamtlicher Überwachung durch das Zollgebiet der Gemeinschaft ohne Entstehung von Einfuhrabgaben Internes gemeinschaftliches Versandverfahren T2-Verfahren) Beförderung von Gemeinschaftswaren über bestimmte Drittländer ohne Verlust des Gemeinschaftscharakters 6. Archivierung der Gelangensbestätigung Erhalten Sie die Gelangensbestätigung auch per E-Mail, muss neben der eigentlichen Gelangensbestätigung auch die dazugehörige E-Mail aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung kann in elektronischer Form oder als Ausdruck in Papierform erfolgen. Tipp: Zwar genügt der Ausdruck des E-Mail- Textes und der Gelangensbestätigung für umsatzsteuerliche Zwecke. Als buchführungspflichtiges Unternehmen sollten Sie beides jedoch auch digital aufbewahren, um nicht gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sowie gegen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen zu verstoßen. 7. Lieferungen bis zu 500 - das BMF führt eine Kleinbetragsregel ein Der BMF führte eine Kleinbetragsregelung bei der Versendung eines oder mehrerer Gegenstände ein, deren Wert insgesamt 500 nicht übersteigt. Dies dürfte besonders für die KFZ- Branche für den Handel mit Ersatzteilen relevant sein. Hier dürfen Sie den Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung künftig durch eine schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und den Nachweis über die Entrichtung der Gegenleistung (Entgelt) der Lieferung des Gegenstandes führen 8. Gelangensbestätigung bei KFZ- Reparaturen Grundsätzlich stellt sich bei KFZ- Reparaturen die Frage, ob eine Gelangensbestätigung vorzulegen ist, oder nicht, denn eine KFZ- Reparatur kann eine Werklieferung darstellen und somit unter den übrigen Voraussetzungen unter die Bestimmungen der neuen Buch- und Belegnachweise fallen. Bereits Ende des Jahres 2012 veröffentlichte das BMF ein Schreiben zur Abgrenzung zwischen Werklieferungen und Werkleistungen bei körperlichen beweglichen Gegenständen und führte hier eine sogenannte 50 Prozent Grenze ein. ( BMF- Schreiben vom 12.12.2012, Az. IV D 2-S 7112/11/10001)
Diese Regelung gewinnt nun auch an Bedeutung für die Frage, ob bei der Reparatur eines Fahrzeuges an einen Kunden eines anderen EU- Mitgliedstaates eine Gelangensbestätugung eingeholt werden muss. Folgende Regelung ist zu beachten: Materialanteil liegt bei 0 bis maximal 50 Prozent: Die Reparatur stellt eine umsatzsteuerliche Werkleistung dar, eine Gelangensbestätigung ist somit nicht erforderlich. Der Materialanteil liegt über 50%: Die Reparatur stellt eine Werklieferung dar. Für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gelten somit die Buch- und Belegnachweisvorschriften. Hinweis: Der BMF führte die Qualifizierung auf Basis der Wertanteile nur für Reparaturen ein. Wird ein Zubehörteil also erstmalig eingebaut, ist die 50 Prozent- Regelung nicht anzuwenden. Es handelt sich hier um eine Werklieferung, da der Wille des Beteiligten auf die Lieferung des Zubehörteils gerichtet ist. Somit ist unter den übrigen Voraussetzungen ein Nachweis bei innergemeinschaftlichen Lieferungen zu erbringen. 9. Zusammenfassung Auch nach nochmaliger Änderung der Anforderungen des Nachweises von innergemeinschaftlichen Lieferungen stehen die Unternehmen vor Umsetzungsproblemen. Erfahrungswerte bezüglich der Umsetzung liegen noch nicht vor und auch die Umsatzsteuer- Durchführungsverordnung ist noch nicht angepasst. Fest steht jedoch, dass Abholfälle das größte Risiko darstellen, da der liefernde Unternehmer auf den Erhalt des Nachweises Vertrauen muss. Welchen Nachweis Sie verwenden hängt nicht allein von den gesetzlichen Bestimmungen ab, sondern auch von den Gewohnheiten und Geschäftsbeziehungen zu Ihren Kunden. Unter Umständen werden Sie unterschiedliche Nachweise verwenden. Wichtig ist daher, dass Sie im Voraus mit Ihrem Kunden die Nachweiserbringung besprechen, Ihr Personal auf die Änderungen vorbereitet wird und Sie frühzeitig die technische Umsetzung angehen. Sollten Sie doch einmal vor dem Problem der Abhollieferung stehen, so empfehlen wir Ihnen, zuzüglich zum steuerfreien Entgelt eine Kaution in Höhe des Umsatzsteuerbetrages zu verlangen, die Ihr Kunde nach Rücksendung zurück erstattet wird. Haben Sie spezielle Fragen zu diesem Thema, die Ihnen im Vorherigen nicht klar beantwortet wurden, rufen Sie uns an. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Ihre Ansprechpartner: Nadine Franke Markus Meister Steuerfachwirtin Steuerberater, Dipl.-Kaufmann n.franke@melzer-kollegen.de m.meister@melzer-kollegen.de Tel.: 07821 / 9183 159 Tel.: 07821 / 9183-189 Hansjörg Schoch Torsten Wüstenhöfer Steuerberater, Dipl. Betriebswirt (BA) Steuerberater, Dipl.-Volkswirt h.schoch@melzer-kollegen.de t.wuestenhoefer@melzer-kollegen.de Tel.: 07821 / 9183 163 Tel.: 07821 / 9183-143 Hinweis: Die in diesem Fachartikel enthaltenen Beiträge sind nach bestem Wissen und Kenntnisstand verfasst worden. Sie dienen nur der allgemeinen Information und ersetzen keine qualifizierte Beratung in konkreten Fällen. Eine Haftung für den Inhalt dieses Informationsschreibens kann daher nicht übernommen werden.