LAYERED PROCESS AUDIT Vorgesetzte bewirken mit kurzen Prozessaudits die konsequente Umsetzung und Einhaltung von vereinbarten Vorgaben und Standards in ihrer täglichen Arbeit 1
Layered Process Audit erreicht eine verbesserte Umsetzung der Prozesse und verbessert die Ergebnisse Prozesse verbessern und Leistungsfähigkeit steigern Layered Process Audit (LPA) ist eine erfolgreiche Methode, die Umsetzung von Prozessen und Vorgaben auf allen Ebenen und Bereichen in den Unternehmen zu verbessern und damit die Leistungsfähigkeit der Organisation zu steigern. Layer steht dabei für die unterschiedlichen Führungsebenen im betrachteten Prozess in denen LPA umgesetzt wird. Process Audit ist eine bewährte Form der Bewertung um zu erkennen, ob Prozesse wie vereinbart umgesetzt und die gewünschten Ergebnisse erreicht werden. LPA bringt durch seine Umsetzung viele Vorteile und Erfolge im Unternehmen und erreicht, dass Prozesse nachweislich getan und nicht umsetzbare Vorgaben erkannt sind für die Führungskräfte und Mitarbeiter ein größeres Prozessverständnis und Klarheit über die wichtigen Standards oder Regeln wächst Führungskräfte ihre Verantwortung und Führungsaufgaben systematisch stärker wahrnehmen und LPA als Werkzeug dafür nutzen Mitarbeiter mehr Verantwortungsbewusstsein für die Umsetzung und Verbesserung von Prozessen entwickeln systematische Ursachen, die eine Umsetzung der Standards verhindern, erkannt, Maßnahmen eingeleitet und überprüft werden der Fokus in der Ursachenanalyse bei Abweichungen, sich von den Menschen auf die Organisation, Führung oder Prozesse ändert betroffene Mitarbeiter, unterstützt durch die höhere Umsetzungswahrscheinlichkeit, sich aktiver an der Verbesserungssuche beteiligen durch die Erstellung der LPA-Checklisten, die geforderten Vorgaben eindeutiger und verbindlicher zwischen Führung und Mitarbeiter definiert werden andere interne Audits durch LPA teilweise ersetzt und die benötigten Aufwände reduziert werden können LPA wurde in der Automobilindustrie zur Jahrtausendwende parallel von DaimlerChrysler und Toyota entwickelt. In der Zwischenzeit findet sich die Forderung nach LPA für Lieferanten bei immer mehr Original-Equipment- Manufacturern (OEM). Durch die Möglichkeiten die LPA für die Unternehmen bietet, finden sich auch immer häufiger Unternehmen aus anderen Branchen, die eine Chance in der Methode erkennen, Prozesse und Standards in ihrem Unternehmen tatsächlich umzusetzen und zu optimieren. Layered Process Audit eignet sich auch sehr gut als temporäre Methode für die Einführung von neuen und zur Absicherung von wichtigen oder riskanten Prozessen. LPA ist ein sehr gutes Werkzeug, um eines der größten Probleme in Unternehmen, die Einhaltung und Umsetzung von Regeln, zu lösen. Michael Mohr, Fertigungsleiter Zerspannung, ZF Friedrichshafen AG 2
Führungskräfte führen selbst Kurzaudits bei Ihren Mitarbeitern in Stichproben mit hoher Frequenz durch Die LPA-Methode setzt sich aus drei voneinander abhängigen Vorgehensweisen zusammen: 1. Durchführung von Kurzaudits durch Führungskräfte Führungskräfte aus definierten unterschiedlichen Hierarchieebenen (Layer) überprüfen mit Hilfe von einfachen Checklisten in Stichproben die Einhaltung von Standards, Regeln und Vorgaben (Process) im betrachteten Prozess. Standards werden im Prozess stichprobenartig überprüft Durch unternehmensspezifische Zielsetzungen, Prozesse und Führungsstrukturen gibt es unterschiedliche Varianten in der Durchführung von Audits. In diesen kann sowohl der direkte Vorgesetzte, als auch Führungskräfte einer höheren Ebene Audits am betreffenden Prozess durchführen. Die Anzahl der durchzuführenden Audits hängt dabei von der Größe des betreffenden Bereiches, der Bedeutung, Komplexität und Vielfalt des Prozesses, sowie der Erfahrung der Mitarbeiter ab. Unterschiedliche Führungsebenen führen Audits am Prozess durch LPA bringt uns eine dynamische Prozesskontrolle, die nicht auf eine Person aufgebaut oder ausgerichtet ist, sondern greift unternehmensweit und es werden die Personen oder Führungskräfte beteiligt, die sich auskennen. Durch die Staffelung der Layer ist immer einer nahe dran, der sich auskennt und weiß was zu tun ist. Frank Pfeuffer, Geschäftsführer, Mazurczak Elektrowärme GmbH 3
Es werden die wichtigen Prozessvorgaben erkannt und diese auch im LPA überprüft und ggf. korrigiert Die wichtigen Vorgaben im Prozess werden sicher in eine Umsetzung gebracht Die LPA-Fragen ergeben sich dabei aus den Vorgabedokumenten und Erfahrungswerten. Aus den wichtigsten Prozessschritten, Vorgehen und Standards ergeben sich die zu prüfenden Punkte. Diese Prüfpunkte werden in geeignete LPA-Fragen formuliert und in eine LPA-Checkliste eingetragen. Anhand der LPA-Checkliste wird überprüft, ob die vorgegebenen Standards im Prozess eingehalten werden. Prozesse werden dadurch systematisch umgesetzt. Abweichungen werden sofort korrigiert oder Maßnahmen eingeleitet 2. Korrektur oder Maßnahmen bei Abweichungen vom Standard Wenn die Führungskraft (Auditor) während des Audits Abweichungen oder nicht umgesetzte Standards feststellt, werden diese sofort gemeinsam mit dem Mitarbeiter (Auditierten) korrigiert. Wenn geforderte Standards auch gemeinsam mit der Führungskraft nicht umsetzbar sind, müssen entsprechende Maßnahmen in einem Maßnahmenplan formuliert und eine Veränderung in dem Bereich eingeleitet werden. Der Vorgesetzte aus dem Bereich muss die entsprechenden Mittel zur Umsetzung der Maßnahme zur Verfügung stellen, der Prozessverantwortliche übernimmt die Verantwortung für die Gestaltung und Umsetzung der notwendigen Maßnahmen und die zentralen Verantwortlichen (z. B. Qualitätsmanagement) überwachen die Umsetzung und prüfen die Wirksamkeit. Durch die höhere Frequenz und breitere Beteiligung der Mitarbeiter wird der Lerneffekt für die Mitarbeiter wesentlich höher sein, als bei den bisherigen internen Audits. Claudia Dorner, Qualitätsmanagementbeauftragte, ContiTech MGW GmbH LPA ist kein zusätzlicher Aufwand. Abweichungen hinterher zu rennen, wäre aufwändiger, als die LPAs tatsächlich durchzuführen. Jens Zimmermann, Fertigungskoordinator, profine GmbH Mit dem internen Audit würde ich nicht so sehr auf die Kleinigkeiten in den Prozessen kommen, die einem dann das Leben schwer machen. Markus Hofmann, Leiter Qualitätssicherung, Mazurczak Elektrowärme GmbH 4
Die Durchführung der Audits und deren Ergebnisse werden transparent für die Organisation visualisiert 3. Visualisierung der Ergebnisse am LPA-Board Die Durchführung und Ergebnisse aus den Audits des betreffenden Bereiches, werden anhand einer Farblogik (grün, gelb, rot) bewertet und visuell an einem LPA-Board sichtbar und transparent für alle Mitarbeiter und Führungskräfte dargestellt. Grün Gelb Rot Dem Mitarbeiter ist die Vorgabe bewusst und er hat diese umgesetzt. Die Führungskraft hat nachträglich gemeinsam mit dem Mitarbeiter die Vorgabe umgesetzt. Es muss bestimmte Defizite gegeben haben, dass der Mitarbeiter die Vorgabe nicht allein umsetzen konnte. Mitarbeiter und Führung werden durch Umstände außerhalb ihres Einflussbereiches behindert, die Vorgabe umzusetzen. Entsprechende Maßnahmen müssen für die Realisierung des Prozesses eingeleitet werden. Ergebnisse und Maßnahmen werden für alle sichtbar und transparent dargestellt In der Kombination und Wirkung der drei Vorgehensweisen sowie der einfachen Logik und systematischen Konsequenz werden Prozesse mit ihren Vorgaben zwangsläufig zur Umsetzung gebracht. Dieses fördert die Dynamik in der Prozessverbesserung und das Prozessverständnis bei Mitarbeitern und Führungskräften. Prozesse werden verbessert und Prozessverständnis gefördert Im Zeitraum der LPA-Einführung haben sich die internen Ausschusskosten um 20% und die Reklamationskosten um 25% verbessert. Die Produktion hat mit LPA und seiner Transparenz ein Mittel bekommen, um gemeinsam mit der Betriebstechnik viele Verbesserungen an den Anlagen umzusetzen. Die dadurch erreichte Prozessstabilität reduzierte den Ausschuss und damit auch die Kundenreklamationen. Friedrich Marquardt, Leiter Corporate Quality Management, profine Group 5
Layered Process Review ergänzt LPA und bewertet die tatsächliche Wirksamkeit der auditierten Prozesse Auditdurchführung, Ergebnisse und Maßnahmen sind transparent Layered Process Review Eine sinnvolle Ergänzung für das Layered Process Audit ist das Layered Process Review. Auf Basis der durchgeführten Layered Process Audits wird die Wirksamkeit der Prozesse bewertet und eine entsprechende Veränderung eingeleitet. In diesem regelmäßigen Review können alle gesammelten Informationen aus dem LPA in die Bewertung einfließen. Dabei wird u. a. bewertet, ob die Vorgaben für die geplanten Ergebnisse die Richtigen sind, die Zielsetzungen und Vorgaben der Prozesse erreicht wurden und die Prozessergebnisse ausreichen. Ein direktes Ergebnis aus dem Layered Process Review kann z. B. eine Veränderung in den LPA-Checklisten, in der Frequenz der LPAs oder eine Veränderung in den entsprechenden Vorgabedokumenten sein. Prozesse werden auf Wirksamkeit bewertet und Veränderungen eingeleitet 6
Die TQU International GmbH unterstützt Sie bei der Einführung und Umsetzung von Layered Process Audit LPA Training Die Teilnehmer lernen in den zwei Trainingstagen die Methode LPA kennen und sind in der Lage zu bewerten, an welchen Stellen LPA im eigenen Unternehmen mit welchem Nutzen angewendet werden kann. In vielen Übungen entwickeln die Teilnehmer mögliche LPA-Umsetzungskonzepte, erstellen die ersten Checklisten für die unterschiedlichen Layer, finden die richtigen Prüfpunkte, formulieren Fragen und gestalten mögliche Visualisierungen. LPA-Trainingsplan 2016 für 2-tägige Trainings Datum Raum Veranstaltungsort 23.-24.02.16 Ulm 89233 Neu-Ulm, Hotel Meinl 12.-13.04.16 Leipzig 04668 Grimma, Hotel Kloster Nimbschen 01.-02.06.16 Köln 51515 Kürten, Hotel Gut Hungenbach 14.-15.09.16 München 83620 Feldkirchen, Berghotel Aschbach 08.-09.11.16 Hamburg 21271 Egestorf, Hotel Hof Sudermühlen Teilnehmergebühr: 920,- zzgl. MwSt. pro Teilnehmer (ab dem 2. Teilnehmer aus einer Firma 780,- zzgl. MwSt.) Anmeldung: kurze Email an lpa@umsetzer.com und wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung Gerne führen wir auch bei Ihnen im Unternehmen die geeigneten LPA Trainings durch und begleiten die Teilnehmer in der Umsetzung der Methode. Die Trainings können jederzeit auf Ihre Anforderungen individualisiert werden können. Das 2. LPA Anwendertreffen findet am 14.-15.06.2016 im Congress Center Ulm (Maritim Hotel) statt. Mehr Informationen finden Sie unter www.umsetzer.com oder fragen uns. (Tel. 0731-71 887 38 71) "Ich habe hier eine für mich ganz neue Methode kennen gelernt. Ich hatte vorher so gut wie null Ahnung was LPA heißt. Was mir gut gefällt, ist die Einfachheit und Überschaubarkeit der Methode. LPA scheint keine Methode der psychologischen Kriegsführung zu sein, sondern es sind simple Dinge, die nachvollziehbar sind und ich mit dem Meister oder Arbeiter an der Maschine machen kann. Ich würde das Training anderen empfehlen." Bernd Fuchs, Leiter Qualitätsmanagement, Elektrisola Dr. Gerd Schildbech GmbH & Co. KG Aus den Diskussionen in den letzten zwei Tagen konnte ich sehr viel gezielte Informationen mitnehmen und in den Übungen das Schema durchspielen. Das hat einem viel Arbeit abgenommen, sich selbst etwas auszudenken, allein wegen der zahlreichen Vorschläge und Beispiele zur Umsetzung. Ich würde jedem das Training weiterempfehlen, auch wenn er nicht aus der Automobilbranche kommt, denn er hat das gleiche Bestreben nach Qualität. LPA, ein hocheffizientes Tool. Herr Robert Schmid, Leiter Qualitätsprozesse, Saint-Gobain Oberland AG Mit dem LPA-Training hat sich mir die so einfache und daher zugleich geniale Logik der Layered Process Audits zur kontinuierlichen Prozessverbesserung eröffnet. Durch den Einbezug aller am Prozess beteiligten Mitarbeiter und Vorgesetzten, die sich aufgrund der hohen Frequenz regelmäßig mit ihren Prozessen beschäftigen, wird der Prozessgedanke incl. der Vorgaben, Umsetzung und Verbesserung so ganz nebenbei zum Selbstläufer. Bernd Wirges, Qualitätsmanager und Auditor, Kautex Textron GmbH & Co. KG Bei Fragen zu LPA oder zu der Einführung bei Ihnen im Unternehmen senden Sie bitte ein kurze Email an lpa@umsetzer.com. Wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung und unterstützen Sie gerne. 7
Die TQU International GmbH unterstützt ihre Kunden seit über 27 Jahren in Trainings und Projekten TQU International GmbH Wiblinger Steig 4 89231 Neu-Ulm Fon: +49 (0) 731/71 88 73 870 E-Mail: lpa@umsetzer.com Internet: www.umsetzer.com Die TQU International GmbH ist ein erfahrener Partner bei der Entwicklung und Verbesserung der Qualität im Unternehmen mit einer 28 jährigen Unternehmensgeschichte. In vielen Projekten haben die Umsetzer des TQU bewiesen, dass über funktionierende Managementsysteme, leistungsfähigere Prozesse und eine verbesserte Produktqualität die Unternehmensergebnisse bei ihren Kunden verbessert werden können. Durch eine ergebnis-, prozess- und verhaltensorientierte Herangehensweise werden die Chancen im Unternehmen entdeckt, gemeinsam mit dem Unternehmen machbare Lösungen entwickelt und diese mit Hilfe geeigneter Methoden erfolgreich umgesetzt. Unternehmen, die wir bei der LPA Umsetzung vor Ort oder durch Trainings unterstützt haben Albany, Göppingen Das aktuelle Buch zum Thema Endress+Hauser Conducta, Gerlingen ETO MAGNETIC, Stockach Hirschvogel Umformtechnik, Denklingen IFA ROTORION, Haldensleben Liebherr-Aerospace, Lindenberg MAHLE Brockhaus, Plettenberg Mazurczak Elektrowärme, Schwabach profine, Pirmasens Saint-Gobain Oberland, Bad Wurzach Spar und Bauverein Hannover SHW Automotive, Aalen Taifun-Tofu, Freiburg ZF Friedrichshafen, Schweinfurt ISBN: 978-3-446-43790-6 Erschienen am 07.11.2013 im Hanser Verlag München u. v. m. 8 02/2015 TQU International GmbH