Projektmanagement Technology Management and Entrepreneurship Dr. Christian Marxt Dr. Adrian Staufer Veranstaltung vom 13. April 2006
Adrian Staufer Assistant GL Projektleiter Leiter Geschäftssegment OEM Air Conditioning & Refrigeration SIEMENS Building Technologies 2 Mandat Ferag AG, Hinwil Diss. Lehre ETH Zürich BWI Doktorat Adrian Staufer Brunel University, London Master Manufacturing Systems Industrieprojekt 3M ETH Zürich Grundstudium IIIB (Elektrotechnik) ETH Zürich Studium IIIE Ascom Industrieprojekte Hightec MC ABB
3 Rückblick letzte Veranstaltung
Erfolgsfaktoren für Projekte Glück! eindeutiger Auftraggeber mit vitalem Interesse am Projekterfolg 4 professionelles Projekt-Controlling klares Projektziel richtige Projektorganisation qualifiziert motiviert ausreichend Projektmitarbeiter Kritische Erfolgsfaktoren von Projekten Berücksichtigung von möglichen Störungen, Risikomanagement Zeit realistische Planung von Kosten volles Management Commitment Mitarbeiter- Ressourcen Aufgaben
Übersicht über diese Veranstaltung Projektmanagement und Systems Engineering 5 Die Geschichte des Projektmanagements Was ist Systems Engineering (SE)? Worin unterscheiden sich SE und Projektmanagement? Elemente und Aufgaben des Projektmanagements Projektphasenkonzepte Kurzübung 1 Zusammenfassung und Vorbereitung nächste Veranstaltung
6 Geschichte des Projektmanagements
Frühzeit des Projektmanagements (1) Bau der Pyramiden im Nahen Osten, in Südamerika und in Asien (4. und 3. Jahrtausend BC) 7 Römische Bauwerke Beispiele: die via appia, die Aquädukte, der Limes, aber auch die Feldzüge der römischen Armee (um Christi Geburt)
Frühzeit des Projektmanagements (2) Die grossen Kathedralen in West- und Mitteleuropa (11.-15. Jh.) 8 Herrschaftliche Prunkbauten wie die Schlösser von Versaille oder Schönbrunn (14. - 18. Jh.)
Frühzeit des Projektmanagements (3) Eisenbahnbau in den USA und Europa (19. und Anfang 20. Jh.) 9 Neuzeit des Projektmanagements (ab ca. 1940)
Geschichte des Projektmanagements im 20. Jh. 10 Personal Computer (IBM) Reaktor SNR Schneller Brüter Kalkar Ariane-Trägerraketenprogramm Jäger `90 Spacelab Airbus A320 1970 1980 1990 Kampfflugzeug Tornado 1960 Apollo-Programm (NASA) 1940 Polaris-Programm (US-Navy) 1950 Farb-Fernsehen (USA) Manhattan Engineering District Project (A-Bombe) Quelle: Litke, H.-D.: Projektmanagement. Hanser 1995
Systems Engineering 11
Was ist Systems Engineering? Methode zur ganzheitlichen Problemlösung 12 beruht auf folgenden Elementen: SE-Philosophie Systemdenken Vorgehensmodell Problem Problemlösungszyklus Systemgestaltung Projektmanagement Techniken der Systemgestaltung Techniken des Projektmanagement Lösung Quelle: Huber; Daenzer (Hsgr.): Systems Engineering. io Verlag 1992
The Essence of Systems Engineering 13 Quelle: Huber; Daenzer (Hsgr.): Systems Engineering. io Verlag 1992
Die 5 Schritte des Problemlösungszyklus (1) 1. Was ist los? Situationsanalyse In diesem Schritt geht es darum, die Situation sauber zu umschreiben. 14 2. Was soll erreicht werden? Zielformulierung Hier müssen lösungsneutral und gemeinsam Ziele formuliert werden. 3. Welche Lösungsalternativen sind möglich? Lösungssuche Es sollen immer mehrere Alternativen erarbeitet werden. Die Wahrscheinlichkeit, eine gute Lösung zu finden, wird damit erhöht. Quelle: Litke, H.-D.: Projektmanagement. Hanser 1995
Die 5 Schritte des Problemlösungszyklus (2) 4. Welche Lösungen sind sinnvoll? Lösungssuche Aus Zeit- und Kostengründen können im Allgemeinen nicht alle Lösungen realisiert werden. Daraus folgt, dass die Lösungen bewertet werden müssen und anschliessend die beste Alternative ausgewählt wird. 15 5. Wie soll die gewählte Lösung durchgesetzt werden? Umsetzung In der Planungs- und Realisierungsphase ist klar anzuordnen: WER WAS BIS WANN MIT WELCHEN MITTELN zu erledigen hat. Zur Durchsetzung gehört ebenfalls die Kontrolle. Quelle: Litke, H.-D.: Projektmanagement. Hanser 1995
Systemgestaltung und Projektmanagement 16 Systemgestaltung Der Der gedankliche Ansatz, das das Problem selbst, seine Abgrenzung, die die Systemziele, die die inhaltlichen Aspekte des des Entwurfs und und Aufbaus der der Lösung stehen im im Vordergrund. Problemlösung im im eigentlichen Sinn Sinn P h a s e n k o n z e p t Projektmanagement Das Das Management des des Problemlösungsprozesses, die die Planung und und Disposition der der materiellen, personellen, finanziellen u.ä. u.ä. Ressourcen, die die Organisation der der Informationsflüsse, der der Meinungsbildungs-, Entscheidungsprozesse u.ä. u.ä. stehen im im Vordergrund. Quelle: Huber; Daenzer (Hsgr.): Systems Engineering. io Verlag 1992
17 Elemente und Aufgaben des Projektmanagements
Fakten über das Projektmanagement 18 Für IT-Projekte gilt: 31% aller Projekte werden gestoppt, bevor sie beendet sind 88% überschreiten die Deadline, das Budget oder beides Auf 100 Projektstarts kommen 94 Re-Starts Durchschnittliche Kostenüberschreitung: 189% Durchschnittliche Zeitüberschreitung: 222% Quelle: Standish Group. 1998/9
Zentrale Aufgaben des Projektmanagements 19 Planung & Controlling von Aufgaben, Terminen, Kosten und Ressourcen Projektkommunikation & Projektkultur Entwicklung Projektspezifischer Werte und Regeln Personalmanagement & Klärung von Projektrollen
Dimensionen des Projektmanagement Funktional - Was ist zu tun? - Ingangsetzen, Inganghalten, Abschliessen 20 Institutionell - Welche Projektorganisation wird benötigt? - Welche Rahmenbedingungen sollten beachtet werden? - Festlegen von Projektgremien, Bildung der Projektgruppe, Kompetenzregelung Personell, psychologisch, sozial - Welches Personal (Mitarbeiter) wird benötigt? - Personaleinsatz, Teamleitung, Gestaltung sozialer Prozesse Instrumentell - Welche Instrumente und Techniken sollen eingesetzt werden?
Das magische Dreieck des Projektmanagements 21 Ergebnis- QUALITÄT KOSTEN Planung und Controlling TERMINE Quelle: Platz; Schmelzer. 1986
Projektphasenkonzepte 22
Projektphasen i.e.s. nach Klose 23 Projektanalyse Projektplanung Projektstart Projektdurchführung Projekt- Projekt- Projektabschluss Projektsteuerung Projektsteuerung Projektkontrolle Projektkontrolle Quelle: Klose, B.: Projektabwicklung. Ueberreuter 1999
Projektphasenkonzept nach Patzak 24 Projektstartphase Zeit Ausführungsphase 1 Koordinationsphase 1 Ausführungsphase 2 Koordinationsphase 2... Projektabschlussphase Quelle: Patzak, G.; Rattay, G.: Projektmanagement. Linde 1998
Aufgaben in der Koordinationsphase... Abschluss Phase 1 Start Phase 2... 25 Konsequenzen analysieren Abweichungen analysieren Strukturen, Pläne für Phase 2 entwickeln Strategien für Phase 2 ableiten Ist-Daten erheben Steuerungsmassnahmen einleiten Soll / Ist- Vergleich Ergebnisse Phase 1 dokumentieren Koordinationsphase Ziele Phase 2 formulieren Quelle: Patzak, G.; Rattay, G.: Projektmanagement. Linde 1998
Typischer Phasenplan eines IT-Projektes Problemanalyse PHASE Projektdefinition Projektplanung AUFGABE - Problem- und Projektbestimmung - Bestimmung Projektleiter und Mitarbeiter, Phasenplanung, Beschluss Projektbeginn 26 Konzeption, Grundlegung Ist-Analyse Soll-Konzept - Aufnahme und Kritik des Ist-Zustandes, Informationsbedarfsanalyse - Kurzbeschreibung des zu entwickelnden Systems, Wirtschaftlichkeit, Vorgehensplanung, Genehmigung Detail, Gestaltung Realisation Nutzung Systementwicklung Programmierung Aufgabenorganisation Durchführungsvorbereitung Umstellung - Verfahrensentwicklung, Systemgestaltung (Datenflussplan, Speicherorganisation etc.) - Programmierungsunterlagen, Belegorganisation - Programmerstellung (Codierung, Test etc.), Programmbeschreibung - Notwendige Umorganisationen, Organisationsrichtlinien - Organisationsmittel, Vordrucke, Personenbereitstellung, Schulung - Anlaufphase, Herausgabe der Organisationsanweisung mit Anweisungscharakter Quelle: Litke, H.-D.: Projektmanagement. Hanser 1995
Aufwandsverteilung im Projekt Am Beispiel eines EDV-Projektes 27 Aufwand Studien Leistungsbeschreibung Fachliches Grundkonzept DV-techn. Grundkonzept DV- Feinkonzept Programmierung Test Phase 0 Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Abnahme Quelle: in Anlehnung an Litke, H.-D.: Projektmanagement. Hanser 1995
Beispiel für die Beschreibung des Projektablaufs (1) Phase Anstoss, Idee 28 Problem Projektantrag 0 1 2 Antrag Auftrag Projektplanung Anwendungsplanung Leistungsheft I+E Studien, Vorschläge I+E Analysen, fachliches Grobkonzept I+E Fachliches Feinkonzept, DV-techn. Grobkonzept I+E I+E (Meilenstein) Information und Entscheidung nächste Phase Phase überarbeiten in Phase zurückgehen abbrechen Quelle: in Anlehnung an Litke, H.-D.: Projektmanagement. Hanser 1995
Beispiel für die Beschreibung des Projektablaufs (2) 29 3 Realisierung Programmierung Test I+E 4 Einführung Einführung Pflege, Wartung Nutzung Abnahme I+E Ende Abbruch Quelle: in Anlehnung an Litke, H.-D.: Projektmanagement. Hanser 1995
Projektphasen-Modell für diese Vorlesung 30 Annahmen korrekt? Rücksprache mit Auftraggeber SOLL-IST Vergleich? Lenkungsmassnahmen Projektstart Ziele erreicht? Überarbeitung Projektanstoss Projektabwicklung Projektplanung Projektabschluss
Übersicht über die Projektphasen (1) Projektanstoss 31 Entgegennahme des Projektauftrages Analyse des Auftrages Klärung der Projektziele Erste Klärung der wichtigsten Randbedingungen Schriftliche Fixierung des Projektauftrages Ernennung des Projektleiters
Übersicht über die Projektphasen (2) Projektplanung 32 Planung der Planung Projektstrukturplanung Ablaufplanung Aufwandplanung Kapazitätsplanung Terminplanung Kostenplanung & Wirtschaftlichkeit Projektorganisation Personalplanung Planung weiterer Aspekte (Qualität, Risiko, Information, Tools, etc) Allokation / Beschaffung von Ressourcen (i.b. Mitarbeiterauswahl)
Übersicht über die Projektphasen (3) Projektstart 33 Projektstart manifestieren Projektplan bekannt machen & verabschieden (Buy-in) Auftrag an Projektteam erteilen Festlegung von gemeinsamen Werten, Normen, Regeln im Projektteam (Projektkultur) Aufträge für erste Teilaufgaben erteilen
Übersicht über die Projektphasen (4) Projektabwicklung 34 Projektsteuerung Ausführen von Aufgaben / Arbeitspaketen Projektüberwachung, Projekt-Controlling Treffen von korrigierenden Massnahmen Anpassung der Planung (Rollende Planung) Information an Auftraggeber und Projektteam Förderung von Zusammenarbeit, Motivation Coaching, Konfliktmanagement
Übersicht über die Projektphasen (5) Projektabschluss 35 Abschluss, Archivierung, Verfügbarmachung aller projektbezogener Informationen Projekt-Review mit Auftraggeber und Projektteam Analyse des Projektergebnisses bzgl. der Projektziele Analyse der Projektabwicklung Analyse des Projektmanagements Berichterstellung Auflösung des Projektteams Kommunikation des Projektendes an den Auftraggeber
Kurzübung 1 Wählen Sie ein Projekt aus, das Sie zur Zeit planen oder bereits durchgeführt haben. 36 1. Beschreiben Sie kurz das Projektziel. 2. Überlegen Sie sich, welche Dimensionen des PM (funktional, institutionell, personell, instrumentell) in Ihrem Beispiel eine besondere Rolle spielen. 3. Führen Sie eine grobe Phasengliederung durch. 4. Beschreiben Sie die Aufgaben in den Phasen mit ein paar Stichworten. Die Aufgabe ist alleine oder in 2er-Gruppen durchzuführen. Geben Sie das Blatt / die Blätter mit Namen versehen (max. 2!) bis spätestens in der nächsten Veranstaltung ab.
Zusammenfassung und Vorbereitung nächste Veranstaltung Zusammenhang des Systems Engineerings und PM (Problemlösungszyklus, Phasenkonzept) Projektanstoss, -planung, -start, -abwicklung, -abschluss Zentrale Elemente des PM: Planung und Controlling (Qualtiät, Kosten, Termine), Personalmanagement und Klärung von Projektrollen, Projektkommunikation & Projektkultur 37 Nächste Veranstaltung Projektanstoss, Projektplanung I: Projektidee, -bewertung, -ziele, Auftrag, Verträge Vorbereitung Nachbereitung der heutigen Vorlesung anhand der Handouts