Entgelt- Bescheinigungen EEL

Entgelt- Bescheinigungen EEL Anwender-Dokumentation Stand: 07.01.2013 Telefon Hotline Personalwesen 04261/855 504 Rechnungswesen 04261/855 505 Branchen-Service 04261/855 502 Mobilität & KDW Service 04261/855 503 Fax 04261/855 571

Copyright by PDS Programm + Datenservice GmbH Alle Rechte vorbehalten. Diese Dokumentation dient als Arbeitsunterlage für BenutzerInnen der PDS-Software. Die in dieser Dokumentation dargestellten Beispiele und Zahlenmaterialien (unter dem Phantasienamen einer nicht existierenden Firma) sind frei gewählt. Eventuelle Ähnlichkeiten mit bestehenden Unternehmen sind rein zufällig. Programmänderungen werden bis zum Erscheinen einer neuen Ausgabe der Online-Dokumentation in den programmbezogenen Abschnitten der einzelnen Release-Anleitungen beschrieben. Änderungen des Textes bleiben vorbehalten. Inhalt ohne Gewähr. Entgeltbescheinigungen EEL Seite 2 / 11

Inhaltsverzeichnis 1. Entgeltbescheinigungen EEL... 4 1.1 Grundsätzliches zum Verfahren... 4 1.2 Vorerst im Pilotverfahren... 5 1.3 Ausführliche Programmbeschreibung... 6 1.3.1 Ansprechpartner-Daten... 6 1.3.2 Firmen-Stammdaten... 6 1.3.3 Personal-Stammdaten... 6 1.3.4 Lohnarten-Stammdaten... 6 1.3.5 Lohn-/Gehaltsabrechnung... 7 1.3.6 Bescheinigungen erstellen... 7 Programmfunktionen... 9 1.3.7 Bescheinigungen versenden... 10 1.3.8 Bescheinigungen listen... 10 1.3.9 Bescheinigungen drucken... 10 1.3.10 Monatsabschluss... 10 Entgeltbescheinigungen EEL Seite 3 / 11

1. Entgeltbescheinigungen EEL Sie als Arbeitgeber sind verpflichtet, die Entgeltbescheinigungen durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschineller Ausfüllhilfen zu erstellen und an die zuständige Krankenkasse zu übermitteln. Achtung! Wir möchten Sie noch einmal besonders auf Ihre Verantwortung bezüglich der Kontrolle des Bescheinigungsinhalts hinweisen. Fragen, die sich aufgrund des Leistungsrechts der Krankenkassen ergeben, stellen Sie bitte an die für den Arbeitnehmer zuständige Krankenkasse. Unsere Hotline kann Ihnen hierzu keine Auskünfte erteilen. Im PDS-Lohnprogramm wurden dazu neue Programme und Felder aufgenommen. Die Datenübertragung ist ab Release x.67.08 möglich. 1.1 Grundsätzliches zum Verfahren Das EEL-Verfahren in der Version 6.0 beinhaltet folgende Entgeltbescheinigungen: Bescheinigung Fehlzeit oder andere Erklärung 01 - KV bei Krankengeld 1 Entgeltfortzahlung 2 Krankengeld 02 - KV bei Kinderpflege-Krankengeld 3 Pflege erkranktes Kind mit Entgeltersatzleistung 03 - KV bei Mutterschaftsgeld 8 Mutterschaftsgeld 04 - KV bei Versorgungskrankengeld 23 Versorgungskrankengeld 11 - RV bei Übergangsgeld Leistungen med. Reha 21 Übergangsgeld 12 - RV bei Übergangsgeld Leistungen zur Teilhabe 21 Übergangsgeld 21 - UV bei Verletztengeld 22 Verletztengeld 22 - UV bei Übergangsgeld 21 Übergangsgeld 23 - UV bei Kinderpflege-Verletztengeld 3 Pflege erkranktes Kind mit Entgeltersatzleistung 31 - BA Übergangsgeld 21 Übergangsgeld Entgeltbescheinigungen EEL Seite 4 / 11

Bescheinigung Fehlzeit oder andere Erklärung 41 - Anforderungen Vorerkrankungsmitteilungen Nur auf Anforderung des AG 51 - Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen ( 23c SGB IV) Meldet der AG an die Krankenkasse bei einem Sachbezug während der Fehlzeit 61 - Vorerkrankungszeiten KV Krankenkasse an Arbeitgeber 71- Höhe der Entgeltersatzleistungen Krankenkasse an Arbeitgeber Auch in diesem Verfahren erfolgt ein elektronischer Datenaustausch mit dakota ausschließlich über den Kommserver zwischen Arbeitgeber und Krankenkasse. Mit der Version 6.0 werden auch Daten von den Krankenkassen zurückgeliefert (Höhe der Entgeltersatzleistung, Vorerkrankungszeiten). Diese werden automatisch in das Lohnprogramm übernommen. 1.2 Vorerst im Pilotverfahren Die elektronische Übertragung der Bescheinigung erfolgt vorerst im Pilotbetrieb. Grundlage für die Übertragung der richtigen Werte ist die korrekte Schlüsselung der Lohnarten- und Personal-Stammdaten; insbesondere der Fehlzeiten (Entgeltfortzahlung vor Krankengeld ist unbedingt erforderlich). Wie auch in den anderen Verfahren (AAG und DEÜV), sind Sie für den Inhalt verantwortlich. Möchten Sie nicht am Pilotbetrieb teilnehmen, können Sie wie bisher über SV-Net melden. Wenn Sie sich für das Pilotverfahren angemeldet haben, erhalten Sie einen kostenlosen Lizenzschlüssel, den Sie im Bereich Serviceprogramme (PDS), Lizenzfreigabe eingeben müssen. Nach Eingabe des Lizenzschlüssels ist das automatische EEL-Verfahren freigegeben und kann zukünftig genutzt werden. Achtung! Wenn auf das automatische EEL-Verfahren umgestellt wurde, ist kein Umstieg auf das manuelle Verfahren möglich. Bestimmte erforderliche Felder sind dann nicht mehr manuell editierbar sondern können nur noch über Stammdaten-Änderungen und Korrekturabrechnungen geändert werden. Dies sind Vorgaben, die wir für die Zulassung zum automatischen Verfahren programmseitig erfüllen mussten. Entgeltbescheinigungen EEL Seite 5 / 11

1.3 Ausführliche Programmbeschreibung 1.3.1 Ansprechpartner-Daten Im Datensatz DSLW muss der Ansprechpartner für die Entgeltersatzleistungen angegeben werden. Da es sich hier nicht grundsätzlich um den gleichen Ansprechpartner handelt, der in den Firmenstammdaten Auswahl DEÜV hinterlegt ist (diese Daten werden mit Datensatz DSKO ausgegeben) werden die Daten aus den Kontaktdaten des Benutzers herangezogen. Hier muss nach Einspielung des Releases x.67.08 die Anrede ergänzt werden (Frau/Herr). Bei der Datenausgabe der Bescheinigungen wird geprüft, ob die Kontaktdaten gefüllt sind Sind diese nicht gefüllt, erhalten Sie einen Hinweis. Die Daten werden nicht ausgegeben. Der volle Name des Sachbearbeiters wird aus der Benutzeraufnahme ermittelt. 1.3.2 Firmen-Stammdaten Das Programm Firmen-Stammdaten finden Sie im Bereich Stammdaten, Normallohn Teil I. In der Auswahl Arbeitsagentur/Krankenkasse muss das Feld BESCHEINIGUNGEN VERSENDEN? mit Ja geschlüsselt sein. 1.3.3 Personal-Stammdaten Das Programm Personal-Stammdaten finden Sie im Bereich Stammdaten, Normallohn Teil I. In der Auswahl Fehlzeiten müssen alle Fehlzeiten des Mitarbeiters korrekt hinterlegt sein. Bei der Fehlzeit Entgeltfortzahlung wird im Feld MAX. TAGE immer der Wert 42 hinterlegt. Im Feld ANRECHENBARE TAGE werden die Tage automatisch aus der Rückmeldung von der Krankenkasse gesetzt. Wenn Sie die Vorerkrankungszeiten mit SV-Net ermitteln, hinterlegen Sie bitte die anrechenbaren Tage manuell in diesem Feld. In der Tabelle Grunddaten II hinterlegen Sie die Art des Entgelts für den Arbeitnehmer. Diese wird dann bei der Erstellung der Bescheinigungen automatisch vorgeschlagen. 1.3.4 Lohnarten-Stammdaten Das Programm Lohnarten-Stammdaten finden Sie im Bereich Stammdaten, Normallohn Teil I. Eine korrekte Schlüsselung der Lohnarten-Stammdaten in Sachen Sozialversicherung ist Voraussetzung für die Teilnahme am EEL-Verfahren. Andere Schlüsselungen können für die einzelnen Bescheinigungen zusätzlich von Belang sein, genaue Informationen erhalten Sie aus den Hinweis-Texten beim Erstellen einer Bescheinigung. Entgeltbescheinigungen EEL Seite 6 / 11

1.3.5 Lohn-/Gehaltsabrechnung Das Programm Lohn-/Gehaltsabrechnung finden Sie im Bereich Abrechnung/Auswertungen. Wenn Sie Stammdaten-Änderungen vorgenommen haben, muss mit diesen geänderten Daten erneut abgerechnet werden, erst dann stehen sie für die Bescheinigungen zur Verfügung. Betreffen diese Änderungen auch Vormonate, muss ebenfalls eine Korrekturabrechnung der betroffenen Mitarbeiter und Monate vorgenommen werden. 1.3.6 Bescheinigungen erstellen Das Programm Erstattungsanträge erstellen finden Sie im Bereich Abrechnung/Auswertungen, Krankenkassen-Auswertungen, Krankenkassen- Bescheinigungen. Durch Eingabe des Lizenzschlüssels wird das Programm Bescheinigungen erstellen automatisch auf das neue Verfahren umgestellt. Nach der Drucker-Auswahl erfolgt die Abfrage von Personal-Nummer, Bescheinigungsmonat und zu erstellende Bescheinigung. Es ist eine Prüfung vorhanden, ob für die vorgenommenen Eingaben eine Fehlzeit in den Personal-Stammdaten des Mitarbeiters hinterlegt wurde und die Lohn-/Gehaltsabrechnung damit durchgeführt wurde. Über die Funktion [noch zu bearbeiten] im Feld PERSONAL-NUMMER werden Ihnen die Mitarbeiter vorgeschlagen, für die im laufenden Monat und für den Folgemonat eine Bescheinigung erstellt werden muss. Achtung! In den einzelnen Bescheinigungen gibt es für jedes Feld Hinweis-Texte, die Ihnen das Ausfüllen bzw. die Kontrolle der vorgeschlagenen Daten erleichtern sollen. Bitte beachten Sie diese Hinweise. Nach Eingabe der Personal-Nummer kommt ein Hinweis, für welchen Monat die Bescheinigung zu bearbeiten ist. Nach Bestätigung des Monats, wird die entsprechende Bescheinigung vorgeschlagen (gekennzeichnet mit einem Sternchen). Bei Fehlzeit Grund 21= Übergangsgeld werden alle Bescheinigungen 'Übergangsgeld' mit Sternchen vorgeschlagen (das Programm kann aufgrund der Fehlzeit nicht erkennen welche der Übergangsgeld-Bescheinigungen erstellt werden muss; Sie müssen die entsprechende Bescheinigung auswählen). Vorgeschlagen wird auch eine bereits verschickte Bescheinigung die aufgrund von Korrekturabrechnung bearbeitet werden muss. Nach der Auswahl kommt die Abfrage: Daten übernehmen? Die Daten der Bescheinigung weichen von den Daten der Abrechnung ab. Sollen die Daten der Abrechnung übernommen werden? Bei Schlüsselung Nein bleibt die bereits erstellte Bescheinigung bestehen. Nach Bestätigung der Funktion [Ende] wird die Bescheinigung beendet und bleibt so bestehen wie sie war. Bei Auswahl Ja werden die Werte aus der Abrechnung vorgeschlagen und nach Betätigung der Funktion [Ende] erscheint die Frage 'Sollen diese Daten für den Versand gespeichert und die bereits bestehende Bescheinigung storniert bzw. gelöscht werden? Entgeltbescheinigungen EEL Seite 7 / 11

Sonderfall Anforderung Vorerkrankung : Nicht mit einem Sternchen vorgeschlagen wird die Meldung 'Anforderung Vorerkrankung' weil die Anforderung der Vorerkrankung bewusst ausgewählt werden soll. Nicht bei jeder Entgeltfortzahlung ist eine Anforderung notwendig. Die Anforderung ist auch nur dann möglich, wenn in den Personal-Stammdaten, Auswahl Fehlzeiten die Abfrage Liegt AU- Bescheinigung vor mit JA bestätigt wurde. Bescheinigung 51 Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen 23c SGB IV Erhält ein Arbeitnehmer während der Zahlung von Kranken/Übergangsgeld bestimmte Bezüge weiterhin ausbezahlt (z.b. Nutzung PKW oder einen Zuschuss Krankengeld), muss dies in der Bescheinigung an die Krankenkasse angegeben werden. Aufgrund dieser Angabe erhalten Sie eine Rücklieferung der Krankenkasse über die Höhe der Entgeltersatzleistung. Diese wird automatisch in das Programm Erfassen Sozialleistungen in das Feld Leistung pro Tag gesetzt. Nach der Lohn/Gehaltsabrechnung mit diesen Werten muss die Bescheinigung 51 an die Krankenkasse abgesetzt werden. Sie muss auch dann erfolgen, wenn es zu keiner beitragspflichtigen Einnahme kommt, d.h. die weitergewährten Zahlungen ergeben kein beitragspflichtiges Entgelt. Die Bescheinigung ist dann mit 0,00 Entgelt abzusetzen. Wenn eine Fehlzeit nach dem Versand geändert wird (aus Krankengeld wird Verletztengeld) wird im Programm Bescheinigung erstellen zunächst die 'alte' Meldung angezeigt mit der Möglichkeit diese zu stornieren. Erst danach wird die neue Fehlzeit vorgeschlagen. Achtung! Eine neue Bescheinigung über die Funktion [neue Bescheinigung] darf nur erstellt werden, wenn die Annahmestelle den Datensatz abweist. Bei Änderungen muss immer zuerst die alte Bescheinigung gelöscht (wenn diese noch nicht versendet wurde) bzw. storniert (wenn diese bereits versendet wurde) werden.. Wenn in einem Monat zwei Fehlzeiten vorhanden sind (z.b. zweimal Krankengeld) kommt zunächst die Abfrage: welche der Fehlzeiten jetzt bescheinigt werden soll. Achtung! Wenn eine AU-Bescheinigung bis Freitag geht und ab Montag eine neue AU- Bescheinigung eingereicht wird, müssen Sie prüfen, ob es sich um eine Folgeerkrankung handelt. Im Falle einer Folgeerkrankung läuft die erste Fehlzeit weiter. Wenn Sie schon ein Fehlzeiten-Ende bzw. das Wiederbeginn-Datum eingegeben haben, muss dieses Datum entfernt werden. Eine Anfrage der Vorerkrankungszeiten (Meldegrund 41) kann sofort nach Hinterlegung eine neuen Fehlzeit Entgeltfortzahlung erfasst werden, es ist keine Lohn-/Gehaltsabrechnung erforderlich. Entgeltbescheinigungen EEL Seite 8 / 11

Programmfunktionen Bei Feldern, die systemseitig gefüllt werden müssen, erscheint die Fehlermeldung Dieses Feld darf nicht verändert werden wenn eine abweichende Eingabe vorgenommen wird. Einige Felder müssen manuell gefüllt werden. Programmseitig wird dieses bei EINGABEN OK? geprüft und das entsprechende Feld zur Eingabe angezeigt. Bei den Feldern Brutto/Nettoarbeitsentgelt steht die Funktion [Anzeige Berechnung] zur Verfügung. Zusätzlich steht die Funktion [Drucken] zur Verfügung. Der Ausdruck der Berechnung erfolgt dann mit dem Ausdruck der Bescheinigung. Die gespeicherten Bescheinigungen können durch erneutes Aufrufen und Auswahl der Funktion [Löschen] gelöscht werden. Sie sind im System nicht mehr vorhanden, stehen nicht mehr für die Datenausgabe bereit und werden auch bei der Auswertung Bescheinigungen listen nicht mit aufgeführt. Für den entsprechenden Fehlzeiten- Zeitraum muss die Bescheinigung neu generiert werden, sie sind auch nicht mehr mit * gekennzeichnet. Soll die Bescheinigung wieder als "noch zu bearbeiten" gekennzeichnet werden, kann dies über eine erneute Lohnabrechnung erreicht werden. Nach erfolgter Datenausgabe kann die Bescheinigung nicht mehr gelöscht werden. Hier steht nach erneutem Aufruf der Bescheinigung die Funktion [Storno] zur Verfügung. Erst dann kann eine neue Bescheinigung generiert und für die Datenausgabe bereitgestellt werden. Das Programm erstellt einen Storno- und einen neuen Datensatz. Ist die Bescheinigung komplett gefüllt, erfolgt nach Bestätigung des Feldes EINGABEN OK? eine zusätzliche Abfrage: Sollen diese Daten für den Versand gespeichert werden? Bei Schlüsselung JA erfolgt die Speicherung der Daten sowie die Bereitstellung für die Datenausgabe. Ferner erfolgt bei bestimmten Bescheinigungen die Abfrage: Soll das Netto-Entgelt dieser Bescheinigung gespeichert werden?. Bei Schlüsselung JA wird das Nettoentgelt in den Daten des Programmes Erfassen Sozialleistungen gespeichert. Das Nettoentgelt wird benötigt, wenn der Arbeitnehmer während seiner Fehlzeit bestimmte Bezüge weiter erhält und die s.g. 23c-Berechnung durchgeführt werden muss. Kann eine Bescheinigung nicht korrekt erstellt werden kann diese mit der Funktion [Abbruch] abgebrochen werden. In diesem Fall werden keinerlei Daten gespeichert. Über die Funktion [Berechnungsprotokoll] erhalten Sie ein Berechnungsprotokoll auf welchem Sie die Berechnungsgrundlagen und schritte nachvollziehen können. Es kann mit der Funktion [Drucken] zusammen mit der Bescheinigung ausgedruckt werden. Ein separater Ausdruck während der Erstellung der Bescheinigung ist nicht möglich, er kann erst nach der kompletten Fertigstellung erfolgen. Entgeltbescheinigungen EEL Seite 9 / 11

1.3.7 Bescheinigungen versenden Das Programm Bescheinigungen versenden finden Sie im Bereich Abrechnung/Auswertungen, Krankenkassen-Auswertungen, Krankenkassen- Bescheinigungen. Nach Anwahl dieses Programms können Sie entscheiden, ob die neu erstellten Bescheinigungen versendet werden sollen (Auswahl Datenausgabe) oder ob Sie bereits vorgenommene Datenausgaben wiederholen möchten. Nach einer Sicherheitsabfrage, ob die Ausgabe der Daten erfolgen soll, erfolgt die Abfrage der Datei-Nummern für den Vorlaufsatz. Bitte beginnen Sie bei der ersten Bescheinigungs- Ausgabe pro Annahmestelle mit der Dateinummer 1. Hinweis Die Ausgabe erfolgt DEÜV-konform, d.h. wenn z.b. DEÜV-seitig alle Firmen mit der gleichen Betriebsnummer zusammen ausgegeben werden sollen, werden auch alle Bescheinigungen aus Firmen mit der gleichen Betriebsnummer zusammen ausgegeben. 1.3.8 Bescheinigungen listen Das Programm Bescheinigungen listen finden Sie im Bereich Abrechnung/Auswertungen, Krankenkassen-Auswertungen, Krankenkassen-Bescheinigungen. In diesem Programm erhalten Sie eine Auflistung aller Bescheinigungen, die im Vorlauf durch Eingabe der gewünschten Monate und Mitarbeiter, eingegrenzt wurden. Aufgeführt werden Personal-Nummer, Name, Erstellungsangaben Datei-Nummern, laufende Nummern, Art und Empfänger der Bescheinigung. 1.3.9 Bescheinigungen drucken Das Programm Bescheinigungen drucken finden Sie im Bereich Abrechnung/Auswertungen, Krankenkassen-Auswertungen, Krankenkassen- Bescheinigungen. Hier können Sie im Vorlauf wählen, für welche Monate Sie die Bescheinigungen drucken möchten. Im Feld ALLE MITARBEITER? können Sie durch Auswahl NEIN hinterlegen, welche Mitarbeiter gedruckt werden sollen. 1.3.10 Monatsabschluss Das Programm Monatsabschluss finden Sie im Bereich Abschluss. Beim Monatsabschluss wird geprüft welche Entgeltbescheinigungen im laufenden Monat bzw. im Folgemonat abzugeben sind. Wurden nicht alle Bescheinigungen erstellt kommt der Hinweis: Es sind nicht alle Bescheinigungen für die Krankenkassen erstellt worden (siehe Protokoll). Soll der Monat trotzdem abgeschlossen werden? Entgeltbescheinigungen EEL Seite 10 / 11

Wurde nach dem Versand der Bescheinigungen eine neue Lohn/Gehaltsabrechnung angewählt, bekommen Sie ebenfalls diesen Hinweis. Programmseitig kann nicht erkannt werden, ob durch die erneute Lohn-/Gehaltsabrechnung bescheinigungsrelevante Felder geändert wurden. Wenn die Änderungen auch die Bescheinigungen betreffen, müssen diese storniert und neu erstellt werden. Ergeben sich keine Bescheinigungsänderungen, kann der Monat abgeschlossen werden. Entgeltbescheinigungen EEL Seite 11 / 11