Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit BPM inspire Die Ausgangslage Kaum ein Geschäftsprozess bietet so viel Optimierungs- und Einsparungspotenzial wie die Erfassung und Bearbeitung eingehender Rechnungen. Mühsam, zeitaufwändig und nicht selten fehlerhaft werden Daten von Hand erfasst und gebucht. An der Erfassung, Prüfung und Freigabe der Rechnungen sind in der Regel mehrere Mitarbeiter beteiligt. Fällt ein Mitarbeiter aus, bleiben die Rechnungen einfach liegen meist schon in den Fachabteilungen. Und: In dezentralen Organisationen braucht es oft mehrere Tage oder Wochen, bis einzelne Vorgänge in der Verwaltung erfasst und verbucht werden können. Ein weiterer Schwachpunkt ist die fehlende Transparenz des gesamten Bearbeitungsprozesses. Die Lösung Mit BPM inspire für die Automatisierte Rechnungsverarbeitung rationalisieren und automatisieren Sie den gesamten Prozess von der automatisierten Belegerfassung über die papierlose Verteilung, Weiterverarbeitung und Buchung relevanter Rechnungsdaten bis hin zur Zahlungsfreigabe. Sämtliche Prozesse werden zentral initiiert, gesteuert und überwacht, so dass Sie über jeden einzelnen Vorgang in Echtzeit informiert sind! Schluss mit der manuellen Datenerfassung Schluss mit der manuellen Datenerfassung Dokumentenklassifikation ohne manuelle Anpassung BPM inspire für die Automatisierte Rechnungsverarbeitung arbeitet mit einer dokumentenunabhängigen, universellen Datenerfassungs- Software, die speziell für die Anforderungen nicht standardisierter Formate entwickelt wurde. Das System orientiert sich damit nicht allein an der spezifischen Dokumentenstruktur, sondern auch an der für Rechnungen typischen Terminologie. Eine manuelle Anpassung der vielen kreditorenspezifischen Rechnungsinformationen entfällt. Auch ein Vorsortieren vor dem Scanning oder das Aufkleben von Barcodes zur Dokumententrennung ist nicht notwendig! Rechnungserfassung in allen Formen und Formaten Mit BPM inspire überwinden Sie Mediengrenzen! Auch Rechnungen in digitaler Form, sei es als Fax, E-Mail oder im Dateiformat können automatisiert verarbeitet werden. Es bedarf also keiner gesonderten Erfassung für papierlose Dokumente! Seite 01
Saubere Daten für eine sichere Buchung Alle relevanten Daten wie Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Kreditor, Netto- und Bruttobeträge, Bezugsnebenkosten sowie komplette Positionstabellen etc. werden nach dem Scanning mit den Bestelldaten im ERP-System verglichen und auf Plausibilität, Konsistenz und Vollständigkeit geprüft. So prüft das System zum Beispiel, ob der Rechnungsbetrag zur Summe der Einzelposten passt und ob das Verhältnis von Mehrwertsteuer und Nettosumme richtig ist. Nicht sauber erkannte Zeichen, unplausible Daten, unvollständige Rechnungen sowie Liefer- und Bestellabweichungen werden automatisch zur manuellen Verifikation angezeigt. Mit Business Process Management (BPM) zum optimierten Rechnungsprozess. Einige Unternehmen greifen bereits auf Scanning-Lösungen zur Rechnungserfassung zurück. Die Prüfung, Freigabe und Buchung der Daten aber geschieht weiterhin auf herkömmliche Weise. Mit der integrierten Business Process Management (BPM) Lösung von BPM inspire entscheiden Sie sich für einen ganzheitlichen Lösungsansatz. Keine halben Sachen entscheiden Sie sich für eine Komplettlösung Einen erheblichen Mehrwert gegenüber herkömmlichen Systemen zur Rechnungserfassung bietet das Herzstück der Lösung Automatisierte Rechnungsverarbeitung : die Suite BPM inspire für ganzheitliches Prozessmanagement. Der gesamte Prüfungs- und Freigabeprozess wird automatisiert von der Datenerfassung bis zur Buchung. Im Handumdrehen definiert: der Rechnungsworkflow Der BPM inspire Designer wurde speziell für die einfache Definition komplexer Prozesse entwickelt. Den Rechnungsworkflow modellieren Sie über eine grafische Benutzeroberfläche im Handumdrehen durch Drag&Drop. In einem Zuge legen Sie einzelne Prozessschritte, Regeln, Plausibilitäten und Eskalationsszenarien mit Hilfe eines Assistenten fest ganz ohne Programmierkenntnisse!Somit muss nicht mehr jede Veränderung im Prozess von der IT vorgenommen werden. Die intuitiv gestaltete Oberfläche erlaubt auch Anwendern aus den Fachabteilungen eine einfache Definition von Prozessen! Seite 02
Automatisierte Weiterverarbeitung nach klaren Regeln Im Anschluss an die elektronische Erfassung werden die Rechnungen papierlos und vollautomatisch nach von Ihnen klar festgelegten Regeln weitergeleitet. Die Prüfung und Freigabe erfolgt direkt am Bildschirm. Bleiben Rechnungen über einen definierten Zeitraum hinaus unbearbeitet, werden sie entweder zurück zum Auslöser oder aber an einen anderen Mitarbeiter geleitet. Nach Freigabe der Rechnung wird umgehend die Buchung im ERP-System ausgelöst. Dies erfolgt automatisch oder manuell durch einen autorisierten Benutzer. Auch einzelne Rechnungspositionen und Sammelrechnungen können mit BPM inspire für die Automatisierte Rechnungsverarbeitung von einzelnen autorisierten Benutzern freigegeben und auf unterschiedliche Kostenstellen gebucht werden. Prozessoptimierung durch systematische Schwachstellenanalyse BPM inspire für die Automatisierte Rechnungsverarbeitung erstellt kontinuierlich Berichte zu allen Rechnungsvorgängen, etwa zur Bearbeitungsdauer, zu Durchlaufzeiten, Eskalationen und vielen anderen Parametern. Mit diesem wachsenden Erfahrungsschatz und der Möglichkeit der einfachen Anpassung der Verarbeitungsregeln können Sie Ihren Rechnungsprozess kontinuierlich verbessern oder etwa an veränderte Rahmenbedingungen anpassen. Integriertes Reporting: Sie wissen jederzeit, was läuft. Die Suite BPM inspire steuert und überwacht sämtliche Prozessschritte zentral und stellt Ihnen eine Monitoring- Ansicht sowie umfangreiche Reportings zu allen Vorgängen zur Verfügung in Echtzeit auf Basis sekundenaktueller Daten. Vom Papier zum Buchungssatz 1. Scannen 2. Aufbereitung der Daten 4. Freigabeprozess 5. Buchen im ERP sämtliche Eingangsdokumente Rechnungsklassifizierung Abgleich Datenextraktion Workflowserver (BPM inspire) Ausgleichsinfos ERP (z.b. SAP) XML TIFF G4 XML XML TIFF G4 3. Archivieren Archivserver Dokument - ID Historie Jederzeit Transparenz im Prozess! Seite 03
Alles auf einen Blick: das Rechnungseingangsbuch Sämtliche Rechnungsvorgänge werden übersichtlich dargestellt und können nach Kriterien Ihrer Wahl, wie etwa Kreditorenname, Betrag, Erfassungsdatum etc. sortiert werden. Sie sehen auf einen Blick den gesamten Cash-Flow. Mit einem Klick wird Ihnen die gesamte Prozesshistorie zu jedem einzelnen Vorgang in aller Ausführlichkeit angezeigt. Compliance & revisionssichere Langzeitarchivierung Zur Aufbewahrung Ihrer gesamten Rechnungspost bietet BPM inspire Automatisierte Rechnungsverarbeitung die Ablage Ihrer Dokumente in einem GDPDU-konformen Archiv an. Auch die optionale Anbindung vorhandener Archiv- oder DMS Systeme stellt die Erfüllung Ihre Compliance Anforderungen sicher. Das sind Ihre Vorteile: Automatisierte Datenerfassung Entlastung Ihres Personals von Routinearbeiten Saubere Daten für eine sichere Buchung in jegliches ERP- System Datenvalidierung durch Abgleich der Bestelldaten mit ERP-oder Warenwirtschaftssystemen Keine Barcodes oder Vorsortierung zur Dokumententrennung notwendig Reporting und Controlling Echtzeitmonitoring für eine schnelle Status-Übersicht aller Rechnungsvorgänge Interaktives Rechnungseingangsbuch für ein optimales Cash-Flow-Management Möglichkeit zur kontinuierlichen Prozessverbesserung und -anpassung durch permanente Beobachtung der relevanten Größen Prüfungs- und Freigabeworkflow Einfache Modellierung des gesamten Rechnungsprozesses über eine grafische Benutzeroberfläche Enorme Beschleunigung des Prüfungs- und Freigabeprozesses durch komplette Automatisierung Vollständige Kontrolle über den Gesamtprozess durch zentrale Steuerung und Protokollierung aller Vorgänge Schnelle und zeitgerechte Bearbeitung aller Rechnungen, Vermeidung von Skontiverlusten Eskalationsszenarien bei Brüchen, Verzögerungen oder Manipulationen Wahlweise automatische Buchung ohne Benutzerinteraktion Automatische Dokumentation aller Verarbeitungsschritte Einfache Nachbearbeitung unplausibler oder unleserlicher Daten Medienunabhängige Verarbeitung aller Rechnungseingänge (Post, Fax, E-Mail oder Datei) Seite 04
Alle Rechnungen werden automatisch erfasst und für Weiterverarbeitung bereit gestellt. Die Prüfung und Freigabe von Rechnungen erfolgt ganz einfach direkt am Bildschirm. Integrierte Reportings: Überprüfen und optimieren Sie den gesamten Rechnungsprozess (hier: Prozesslaufzeit in Minuten). Das interaktive Rechnungseingangsbuch bietet eine detaillierte Übersicht zu jedem einzelnen Rechnungsvorgang. Der gesamte Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung ist über eine grafische Benutzeroberfläche definiert und dokumentiert. Seite 05
Business Benefits Schneller Return on Investment durch vollständige Prozessautomatisierung Zukunftssicherheit durch Kompatibilität mit allen bekannten ERP-Systemen Rechtssicherheit durch revisionssichere und GDPdU-konforme Archivierung Keine unkalkulierbaren Kosten bei Erhöhung der Rechnungsanzahl durch einfaches Lizenzmodell Schnelles und einfaches Auffinden von Rechnungen bei Steuerprüfungen Drastische Zeit- und Kostenersparnis durch Wegfall von Routinearbeiten Reduzierung der Kopier- und Lagerkosten durch Digitalisierung Verbesserte Liquiditätsplanung und optimales Cash-Flow-Management Kurze, einfache Projektierung durch den Einsatz von Standardtechnologien Investitionssicherheit durch Möglichkeit auf die Verarbeitung des gesamten Posteingangs Keine Insellösung sondern zahlreiche Ausbaumöglichkeiten für weitere Prozesse Seite 06
Über Inspire Technologies GmbH Inspire Technologies GmbH entwickelt und vermarktet Business Process Management (BPM) -Software. Kernstück des Angebots ist die Produktsuite BPM inspire, welche eine schnelle und pragmatische Einführung von unternehmensweiten Business Process Management-Lösungen ermöglicht. BPM inspire unterstützt Partner und Unternehmen als ganzheitliche Business Process Management - Suite bei der Modellierung, Implementierung, Ausführung und Monitoring von Geschäftsprozessen. Durch ein offenes Schnittstellenkonzept bietet BPM inspire alle notwendigen technischen Voraussetzungen, um Geschäftsprozesse durchgängig zu automatisieren und mit anderen Softwareprodukten zusammenzuarbeiten. Mehr Informationen zur Inspire Technologies GmbH finden Sie unter: www.bpm-inspire.com Gerne erläutern wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch, wie Geschäftsprozesse zukünftig durch den Einsatz von BPM inspire automatisiert und optimiert werden können! Machen Sie kurzen Prozess! Rufen Sie uns unter +49 (0) 7724 85990-10 an oder kontaktieren Sie uns per E-Mail unter: kontakt@bpm-inspire.com Inspire Technologies GmbH Leopoldstr. 1 D-78112 St. Georgen Telefon + 49 (0) 7724 85990-10 Telefax + 49 (0) 7724 85990-29 kontakt@bpm-inspire.com www.bpm-inspire.com Geschäftsführer: Dr. Michael Otte Registriert: Amtsgericht Freiburg i.br., HRB 702579 Sitz der Gesellschaft: St. Georgen im Schwarzwald Seite 07