EDV-Service Olaf Börner myfactory.projektbuchhaltung Inhaltsverzeichnis Zweck des Zusatzmoduls... 1 Grundeinstellungen... 2 Erfassung von Mitarbeiterzeiten... 3 Kostenbuchung von Einkaufsbelegen... 6 Auswertung über Soll / Ist-Vergleich... 7 Installation des Zusatzmoduls... 8 Wichtige Programmeinstellungen nach der Installation... 8 Zweck des Zusatzmoduls Das Zusatzmodul myfactory.projektbuchhaltung dient zur schnellen und komfortablen Verfolgung und Nachkalkulation von Projekten. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung: - Erfassung von Zeitbuchungen zum Projekt je Mitarbeiter - Erfassung von Zeitbuchungen zum Mitarbeiter je Projekt - Erfassung von Maschinenzeiten je Mitarbeiter-Zeitbuchung - Zeitauswertungen je Mitarbeiter / Maschine möglich - Zuordnung von Einkaufsrechnungen oder Bestellungen zum Projekt o (Splittung auf mehrere Projekte ist möglich!) - Projekt-Kosten-Zuordnung - Mitlaufende Kalkulationsübersicht zum Projekt (Soll-/Ist-Vergleich) - Integration des Zusatzmodules Schnellkalkulation für Soll-/Ist-Vergleich möglich
Grundeinstellungen Zur Auswertung des Soll-Ist-Vergleiches ist die Konfiguration der Kostenartengruppen erforderlich. Wechseln Sie hierzu bitte in den Menüpunkt: Projekte > Grundlagen > Konfiguration Projektbuchhaltung. Abbildung 1: Einstellung der Kostenartengruppen Wählen Sie hier bitte die Kostenartengruppen aus welche auf dem Soll-Ist-Vergleich erscheinen sollen. Die Standardkostenart wird für die automatische Kostenbebuchung bei Einkaufsbelegen verwendet. Anhand des hinterlegten internen Stundenverrechnungssatzes werden die Personalkosten für ein Projekt errechnet. Durch die Eingabe von Tagen im letzten Einstellungspunkt wird die Anzeige der Ist-Zeitenerfassung beeinflusst. Sollten Sie unser Zusatzmodul Schnellkalkulation verwenden werden die obigen Einstellungen der Kostengruppen und des Stundenverrechnungssatzes mit den Einstellungen bzw. der Kalkulierten Stundensätze überschrieben. Nähere Informationen zur Anwendung dieser Einstellungen finden Sie in den entsprechenden Kapiteln.
Kostenarten und ihre dazugehörigen Kostenartengruppen definieren Sie bitte im Menüpunkt: Stammdaten > Grundlagen > Kostenrechnung. Unter o.g. Menüpunkt sind auch die Lohnarten für Ihre Mitarbeiter zu hinterlegen. Diese werden für die Projektzeiterfassung verwendet. Abbildung 2: Definition von Lohnarten Im Feld Bewertung (in Prozent) hinterlegen Sie die Bewertung der Mitarbeiterlohnstunde. Dieses dient zur Bestimmung der Lohnkosten und wird mit dem im Mitarbeiterstamm hinterlegten Verrechnungssatz verrechnet. Die Hinterlegung des Verrechnungssatzes finden Sie im Mitarbeiterstamm auf dem Reiter Mitarbeiterdaten. Erfassung von Mitarbeiterzeiten Die Erfassung von Mitarbeiterzeiten auf ein Projekt findet im Projektstamm statt oder ist über jede Entitätsschaltfläche eines Projektes aufrufbar. Abbildung 3: Aufruf der Zeiterfassung Im Auslieferungszustand befindet sich im Projektstamm ein Reiter zur Erfassung der Ist-Zeiten. Um die Erfassung über die Entitätsschaltfläche aufzurufen konfigurieren Sie diesen Bildschirm nach Ihren Wünschen (> myfactory 3.4).
Abbildung 4: Bildschirm Zeiterfassung In diesem Bildschirm erfassen Sie die Stunden Ihrer Mitarbeiter zum ausgewählten Projekt. Die einzelnen Spalten im Überblick: Datum Das Datum der Leistungserbringung Mitarbeiter Zugriff auf Ihren Mitarbeiterstamm Bemerkung Eingabe der Arbeitsbeschreibung, über die Schaltfläche kann auch eine ausführliche Arbeitsbeschreibung hinterlegt werden Menge Arbeitszeit Aktivität Aktivität der Tätigkeit zur Klassifizierung Lohnart Welche Lohnart soll zur Bewertung der Arbeitszeit genutzt werden EP Zur Bestimmung des EP wird der bei der Lohnart hinterlegte Bewertungsfaktor mit dem Verrechnungssatz des Mitarbeiters verrechnet Gesamt Der Einzelpreis multipliziert mit den Arbeitsstunden Gesamt inkl. Maschinen Gesamt inkl. eingegebener Maschinenkosten Über die Schaltfläche können Sie diesen Bildschirm auch ausdrucken und die sichtbaren Spalten einstellen. Über die Schaltfläche legen Sie einen neuen Eintrag zur Stundenerfassung an. Tragen Sie nun evtl. abweichende Daten, Mitarbeiter und Beschreibungen ein. Mit einem Klick auf die Schaltfläche öffnet sich ein Dialog zur Erfassung von Maschinenzeiten. Die Bedienung dieses Dialoges erfolgt analog zur Mitarbeiterzeiterfassung. Jeder Mitarbeiterzeitbuchung können beliebig viele Maschinenstunden hinterlegt werden. Wird dieser Dialog geschlossen werden die Maschinenkosten zu dieser Zeitbuchung des Mitarbeiters zugeordnet.
Abbildung 5: Maschinenzeiterfassung Über die Grundeinstellung: Anzeige zurückliegender erfasster Zeiten in Tagen werden erfasste Stunden mit aktuellem Datum abzüglich der eingestellten Tage in der Liste nicht mehr angezeigt. Lassen Sie diese Einstellung leer werden alle erfassten Zeiten angezeigt. Unter dem Menüpunkt Info befindet sich eine Auswertung zur Ausgabe der Mitarbeiterstunden nach Projekt oder Mitarbeiter. Eine Erfassung der Mitarbeiterstunden ist auch über den Stammdatendialog der Mitarbeiter möglich.
Kostenbuchungen auf ein Projekt Die Kostenbuchung bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten der Buchung: o Buchung eines Einkaufsbeleges o Buchungen von Kosten anhand einer Einkaufsposition o Manuelle Kostenbuchung Um Kostenbuchungen anhand eines Einkaufsbeleges vorzunehmen gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie einen Einkaufsbeleg und öffnen Sie unter dem Belegmenü den Punkt Projektzuordnung. Alternativ können Sie diesen Punkt auch über die Entitätsschaltfläche! an einem Einkaufsbeleg aufrufen. Hier haben Sie die Möglichkeit die Belegsumme über unterschiedliche Kostenarten auf verschiedene Projekte zu buchen. Abbildung 6: Kostenbuchungen auf Projekte Die einzelnen Spalten im Überblick: Projekt Geben Sie hier das gewünschte Zielprojekt ein Betrag Der zu buchende Betrag Kostenart Zielkostenart (Stammdaten > Grundlagen > Kostenrechnung) Bemerkung Hier können Sie eine Bemerkung zur Kostenbuchung hinterlegen, über die -Schaltfläche können detaillierte Informationen hinterlegt werden Um eine Position eines Einkaufsbeleges zu buchen gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie im entsprechenden Einkaufsbeleg bei der Position die Positionsdetails. Hier können Sie der Position ein Projekt zuordnen. Sollte für diese Position noch keine Projektzuordnung vorliegen, wird der Gesamtwert der Position als Kosten in diesem Projekt hinterlegt. Ähnlich funktioniert die automatische Bebuchung des gesamten Einkaufsbeleges. Sobald Sie ein Projekt zugeordnet ist, wird der Gesamtwert des Beleges als Kosten hinterlegt. Hinterlegen Sie ein Projekt auf Positionsebene wird der Wert der Position als Kosten gebucht Als Kostenart wird die in den Grundlagen hinterlegte Standardkostenart verwendet. Diese Kostenart dient auch der Ermittlung von Materialkosten im Soll-Ist-Vergleich. Zur manuellen Kostenbuchungen wird die gleiche Maske verwendet wie bei der Projektzuordnung von Einkaufsbelegen. Hierfür öffnen Sie die Projekte und wechseln in den Reiter Ist-Kosten. Die Spalte Projekt ist bereits mit dem ausgewählten Projekt vorbelegt. Hier können Sie manuell Kosten zubuchen. Dieser Reiter zeigt Ihnen auch alle bereits erfassten Kosten zu diesem Projekt. Über die Spalte Einkaufsbeleg und Artikel sehen Sie die Herkunft bisheriger Kostenbuchungen und können ggf. angepasst werden. Alle hier eingetragenen Kosten werden später in den Projekt Soll-/Ist-Vergleich einfließen.
Auswertung über Soll / Ist-Vergleich Abbildung 7: Reiter Projekt Soll/Ist-Vergleich (Beispiel bei installiertem Zusatzmodul Schnellkalkulation) Die Übersicht des Projekt Soll/Ist-Vergleiches basiert auf der Grundeinstellung der Kostenartengruppen. Nettosumme Personalkosten Materialkosten Maschinenkosten Sonstiges Roherlös Arbeitsstunden Verr. Satz / Std. Gestellte Rech. Nettosumme aller Projektaufträge Soll: Summe der Projektzeit (Reiter Grundlagen) multipliziert mit internem Stundenverrechnungssatz Ist: Alle auf dieses Projekt gebuchten Zeiten Bei Konfiguration ESB.Schnellkalkulation verwenden: Soll: Summe der kalkulierten Zeiten multipliziert mit kalkuliertem Stundenverrechnungssatz Soll: Summe der Artikeleinzelwerte abzgl. der Personalkosten (je nach Konfiguration) Ist: Summe der gebuchten Kosten auf die konfigurierte Standardkostenart Bei Konfiguration ESB.Schnellkalkulation verwenden: Soll: Summe der kalkulierten Materialkosten Ist: Summe der gebuchten Maschinenzeiten Alle gebuchten Kosten die nicht in den eingestellten vier Hauptgruppen vorkommen Nettosumme abzgl. aller Kosten Eingegebene Projektdauer auf der Grundlagenseite und die Summe aller gebuchter Zeitstunden Konfigurierter und durchschnittlicher Stundenverrechnungsatz Summe aller gestellten Projektrechnungen
Installation des Zusatzmoduls Das Zusatzmodul wird in Form eines Installationspakets ausgeliefert, dass mit der myfactory.administrator- Anwendung installiert werden kann. Wichtige Programmeinstellungen nach der Installation Bitte hinterlegen Sie nach der Modulinstallation bei Ihren Mitarbeiterstammsätzen einen Stundenverrechnungssatz sowie bei den Lohnarten einen Bewertungssatz.