Assessments vor der Freigabe von Grossprojekten in der Bundesverwaltung Prozess, Werkzeuge und erste Erfahrungen HERMES 5 Forum, 1. September 2016
Überblick Definitionen und Auftrag Prozess und Beteiligte Informationen zur Methode Was wird geprüft? Wie wird geprüft? Ergebnis und erste Erkenntnisse Weiterführende Informationen / Links Anhang: Themenliste 2
Definitionen und Auftrag Gemäss Weisungen zu den IKT-Projekten in der Bundesverwaltung und zum IKT-Portfolio des Bundes: IKT-Grossprojekte: IKT-Projekte mit Gesamtkosten (inkl. Personalaufwand beim LB) grösser als 5 Millionen Franken. Projekt-Assessment: punktuelle, methodisch vordefinierte Prüfung unter Einbezug von Expertinnen und Experten, die vom Projekt unabhängig sind und die den Stand eines Projektes und dessen Umfeld einschätzen, ein fundiertes Urteil über die Erfolgschancen erstellen und bei Bedarf korrigierende Massnahmen empfehlen. Seit dem 1.1.2016 hat vor der Freigabe jedes IKT-Grossprojektes ein Assessment durch einen projektunabhängigen Assessment- Leiter zu erfolgen. Das ISB ist für Durchführung der Assessments zuständig. Es ernennt den Assessment-Leiter. Es richtet basierend auf den Ergebnissen des Assessments Empfehlungen an die projektfreigebende Stelle. 3
Gesamtsicht Prozess Wo. Aktivität Verantw. Vorbereitung -12 Anmeldung ans ISB Auftraggeber -8 Assessment-Leiter bekannt ISB -7 Briefing Assessment-Leiter Detaillierte Planung ISB Assessment-Leiter Durchführung -6 Lieferung Projektunterlagen Projektorg. -5 Einarbeitung, Vorbesprechungen Assessment-Leiter -4 Assessment-Workshops Assessment-Leiter Beteiligte aus der Projektorganisation -3 Erstellung Assessment-Bericht Assessment-Leiter Verwertung -2 Stellungnahme Auftraggebers Abgabe Assessment-Bericht Auftraggeber Assessment-Leiter -1 Abgabe Empfehlungen ISB 0 Projektfreigabe GL VE 1 Informationen zur Freigabe ans ISB Auftraggeber 2 Prozessabschluss ISB 4
Vorbereitung Vorbereitung Beurteilung Erkenntnisse und Massnahmen Von den Assessment-Teilnehmern wird erwartet, dass sie sich mit der Methode, den Prüfungsfeldern und dem Reifegradmodell kurz auseinandersetzen, indem sie diese Präsentation lesen, sie über den aktuellen Stand des Projektes informiert sind. Da die Assessment-Teilnehmer Schlüsselpersonen im Projekt sind und entsprechend gut darüber informiert sind, ist der Aufwand für die Vorbereitung des Assessments gering. 5
Beurteilung Vorbereitung Beurteilung Erkenntnisse und Massnahmen Im zentralen Schritt Beurteilung wird die Lage des Projektes durch ein Team von Projektbeteiligten, unter Anleitung eines projekt-externen Assessment- Leiters, durch Konsensfindung unter den Anwesenden, in einem halbtägigen bis ganztägigen Workshop (erfahrungsgemäss ca. 5 Stunden), beurteilt und dokumentiert. Die Beurteilung wird durch ein elektronisches Formular unterstützt, welches die systematische Beurteilung der Prüfungsfelder ermöglicht, die Beurteilung dokumentiert, eine Auswertung der Beurteilung gleich liefert. 6
Erkenntnisse und Massnahmen Vorbereitung Beurteilung Erkenntnisse und Massnahmen Ein wesentlicher Mehrwert der Methode ist die Möglichkeit, basierend auf die Ergebnisse der Beurteilung identifizierte Schwächen und Mängel zu besprechen und Massnahmen zu definieren. Konkret werden in diesem Schritt weiterhin durch dasselbe Team von Projektbeteiligten, unter Anleitung des projekt-externen Assessment- Leiters, im Rahmen eines zweiten, kürzeren Workshops (ca. 2 Stunden), die bedeutenden Abweichungen zwischen SOLL und IST besprochen, die Ursachen davon eruiert, und Verbesserungsmassnahmen vorgeschlagen und idealerweise getroffen. 7
Was wird geprüft? 1/2 Der Erfolg von Projekten ist allgemein abhängig von der und der Dieses Modell bildet den Kern der sogenannten KEY Methode des IWI (Uni St. Gallen). 8
Was wird geprüft? 2/2 Ob die IKT-Grossprojekte die notwendige Reife und die vorliegenden Projektergebnisse die ausreichende Qualität für die Projektfreigabe besitzen, wird auch geprüft. Der Soll- Zustand ist weitgehend durch geltende Vorgaben (insb. HERMES 5) bestimmt. Folgende Aspekte werden dabei betrachtet: Rechtsgrundlagen Finanzen Sicherheit Projektorganisation Beschaffungen Lösungsvarianten 9
Beispiel Die Prüfungsfelder werden anhand von vordefinierten Fragen untersucht, für welche 6 Antworten mit zunehmenden Reifegrad vorgeschlagen sind. IST- und SOLL-Werte müssen angegeben werden. Beispiel einer Frage mit ihren möglichen Antworten: 10
Wichtige Hinweise zur Beurteilung Die Zuordnung von Reifestufen ist stets subjektiv, da die Einschätzungen von der Wahrnehmung und den Erfahrungen der Befragten abhängig sind. Die Durchführung der Beurteilung als Workshop sorgt für Objektivierung. Die Erreichung einer Reifestufe setzt immer auch die Erreichung der vorherigen Stufen voraus, d.h. eine Stufe kann nicht erreicht werden, wenn nicht auch die vorherigen Stufen erreicht sind. Es ist nicht zwingend, jeweils die höchste Reifestufe zu erreichen. Diese ist in der Regel auch die aufwendigste. Es geht darum, diejenige Stufe zu erreichen, welche für das jeweilige Projekt aus Sicht der Beteiligten die richtige ist. 11
Ergebnisse des Assessments Assessment-Bericht Wird vom Assessment-Leiter erstellt Inhalt: Feststellungen (Ergebnis der Prüfung) Besprochene Massnahmen Empfehlungen des Assessment-Leiters Stellungnahme des Projektauftraggebers Empfehlungen des ISB Auf Basis des Assessment-Berichtes von der Geschäftsleitung des ISB abgegeben An den Projektauftraggeber und ggf. die Linienorganisation Kopie an das übergeordnete Departement 12
Erste Erfahrungen Im Jahr 2016 bisher 7 Vorhaben in 5 Departementen geprüft. In einem Fall konnte die Freigabe nicht empfohlen werden. Bei den anderen Vorhaben sprach grundsätzlich nichts gegen die Freigabe. Spezifische Empfehlungen zum Abschluss der Initialisierung und zur Planung oder Organisation in den Folgephasen wurden abgegeben. Die Rückmeldungen der betroffenen Projektorganisationen sind positiv. Ich möchte diese Gelegenheit nochmals dazu nutzen, um Ihnen für die im Rahmen des Assessments geführten Gespräche und deren interessanten Erkenntnisse zu danken. 13
Erste Erfahrungen Der Nutzen des Assessments ist vom Zeitpunkt des Assessments abhängig. Optimal ist ca. 1 Monat vor der Freigabe. Ein guter Entwurf des Projektauftrags (~"Version 0.8") muss zum Zeitpunkt des Assessments vorliegen. Besondere Herausforderungen bei Programmen: weniger konkrete Ergebnisse; Risiko der Überlastung wegen zeitnaher Assessments. Inhalt der Studie je nach Projekt sehr unterschiedlich. Es geht selten um eigentliche Lösungsvarianten, eher um Verfahrensvarianten (Make oder Buy, Etappierung ). Häufig festgestellte Schwächen, diskutierte Themen: Fertigstellung der Initialisierung, Personalressourcierung, Beschaffungsplanung. 14
Weiterführende Informationen / Links Allgemein zur KEY-Methode: Seite des IWI-SG https://key.iwi.unisg.ch/assessment-von-projekten/modellund-methode/ Links im Internet Weisungen des Bundesrates zu den IKT-Projekten in der Bundesverwaltung und zum IKT-Portfolio des Bundes Links im Intranet der Bundesverwaltung Startseite IKT-Vorgabe P039 (Ergänzende Richtlinie) Bei Fragen: alexandre.fellay@isb.admin.ch 15