Virtuelle Teamführung

Führungsaufgaben Virtuelle Teamführung Verm.-Ref. Länderübergreifende Unterweisungsgemeinschaft am 21. Juni 2017

Gliederung Virtuelle Teams durch neue Medien Zentrale Führungsaufgaben Beispiel Fazit 2

Virtuelle Teams durch neue Medien Kommunikationsmedien und Internet ermöglichen Zusammenarbeit über Distanz Erreichbare Möglichkeiten Zeitersparnis Reisekostenersparnis Offshoring Erschließung neuer Märkte 3

Virtuelle Teams durch neue Medien Virtuelle Kooperation Mitglieder eines Teams haben ihren Arbeitsplatz an unterschiedlichen Orten und arbeiten von dort aus mit Hilfe neuer Kommunikationsmedien zusammen. 4

Virtuelle Teams durch neue Medien Räumlich verteilte Teams als dauerhafte Teams Lokale Gruppen mit Mitgliedern von anderen Orten Teleheimarbeiten Informelle Teams (Communitys) Unternehmensnetzwerke Virtuelle Organisationen 5

Virtuelle Teams durch neue Medien Aufgabenstellung grundlegend genauso wie in lokalen Teams Unterschied in den genutzten Arbeitsmitteln Kommunikationsmedien (Telefone, Smartphones, Computer über E-Mails oder mithilfe von Kameras) 6

Virtuelle Teams durch neue Medien Virtuelle Teams durch Kommunikationsmedien geprägt Besondere Herausforderung: eingeengte Wahrnehmung Mimik, Gestik und Kontext bleiben i.d.r. außen vor 7

Zentrale Führungsaufgaben 1. zentrale Führungsaufgabe: Distanz managen Kern der Führung auf Distanz ist die Distanz selbst 8

Zentrale Führungsaufgaben Vertrauensdilemma in der virtuellen Welt Vertrauen entsteht mit der Zeit, je besser man andere kennt Problem: Virtuelle Welt beruht auf einem entgegengesetzten Prinzip Schnelle Kontakte / Zusammenarbeit mit anderen, die man nicht kennt Dilemma: Je virtueller das Team, desto schwieriger Vertrauen aufzubauen 9

Zentrale Führungsaufgaben Remdisch, S. (2005). Führung auf Distanz 10

Zentrale Führungsaufgaben Aufgaben der virtuellen Führungskraft Aufbau von Vertrauen im Team aktiv steuern Informationsaustausch organisieren, Interaktion fördern Qualifikationen jedes einzelnen Teammitglieds benennen Beiträge einzelner zum Teamerfolg hervorheben Anzeichen für Vertrauensbrüche nachgehen Misserfolge konstruktiv kommunizieren, für Zukunft nutzen Aufgabenkonflikte nutzen, um kreativer Lösungen zu finden 11

Zentrale Führungsaufgaben 2. zentrale Führungsaufgabe: Teamentwicklung Kick-off virtueller Teams dient dem gegenseitigen Kennenlernen virtueller Teammitglieder mindert Prozessverluste reduziert Wahrscheinlichkeit von Konflikten steigert langfristig die Produktivität Das Kick-off ist die wichtigste Teamentwicklungs-Maßnahme und die Voraussetzung für erfolgreiche virtuelle Teamarbeit. 12

Remdisch, S. (2005). Führung auf Distanz 13

Zentrale Führungsaufgaben Aufgaben der virtuellen Führungskraft Kick-off Veranstaltung durchführen Face-to-face-Meetings regelmäßig einplanen Aus mehreren WIRs nur noch ein WIR machen Verdeutlichen, dass von jedem Teammitglied 100 %ige Leistung gebraucht wird Einheitliche Werte und Normen formulieren Verantwortlichkeiten und Ziele klären Regelmäßig Feedback geben 14

Zentrale Führungsaufgaben 3. zentrale Führungsaufgabe: Kommunikation Kommunikationskanäle: z.b.: E-Mail, Telefon, Videokonferenz, Net Meetings erfordern Anwendungskompetenzen Auch persönliche Informationen austauschen Teams, die nicht nur aufgabenbezogene, sondern auch persönliche Informationen austauschen, haben sich als erfolgreicher erwiesen. 15

Zentrale Führungsaufgaben Je nach Teamphase und Aufgabe sind verschiedene Medien effektiv Beispiel in der Anfangsphase Hohe Unmittelbarkeit, möglichst synchrone Kommunikation Hoher Symbolgehalt, viele Informationen zusätzlich zur reinen Nachricht (Klang der Stimme, mimische Hinweise) hilfreich, um die Teambildung zu fördern z.b.: face-to-face-meeting, Telefon- und Videokonferenz 16

Zentrale Führungsaufgaben Aufgaben der virtuellen Führungskraft Unterstützung effektiver Kommunikation Bereitstellung von Tools zur Kommunikation Sicherstellung der Anwendungskompetenz durch Mitglieder Richtige Tools für die jeweilige Situation Festlegen von Regeln, Ablauf und Struktur der Kommunikation 18

Zentrale Führungsaufgaben 4. zentrale Führungsaufgabe: Arbeitsroutinen Führungskraft muss besonders auf Distanz: Arbeitsaufgaben präzise strukturieren Eine gute Einarbeitung gewährleisten Ziele, Aufgaben und Verantwortlichkeiten klären Denn im virtuellen Raum werden Missverständnisse hinsichtlich Aufgaben und Entscheidungen und Schwierigkeiten bei der Aufgabenerreichung erst viel später erkannt. 19

Zentrale Führungsaufgaben Aufgaben der virtuellen Führungskraft Transparenz des Arbeitsprozesses sicherstellen Möglichkeiten der Kooperation schaffen Entscheidungsspielraum sicherstellen Zeitspielräume einplanen Thema Entlohnungsformen bei Bedarf klären Selbstorganisation fördern Zielsetzung und Zielerreichung im Team verdeutlichen Co-Leader, Stellvertreter wählen 21

Beispiel AG AG Nutzungsarten der Bodenfläche 22

Beispiel 23

Beispiel AG Landesweit reale Treffen auf 1 bis 2 reduzieren Kommunikationsmedien als Treffmöglichkeiten nutzen 2-Personen-Konferenzen mithilfe Telefon oder face-toface-kommunikation Konferenzen mit dem ganzen Team mithilfe Videokonferenzen möglich 24

Fazit Neue Medien ermöglichen es, sich im Netz zu treffen Zeit-, Wege- und Personalkosten werden weniger Möglichkeit der Dezentralisierung wird unterstützt Aber: Festlegen von Regeln, Ablauf und Struktur der Kommunikation Fähigkeiten und Fertigkeiten der Mitglieder im Umgang mit Kommunikationsmedien fördern Für Austausch ein Art Wiki bilden, jeder kann Anmerkungen schreiben Austausch von Best Practice Beispielen 25

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Verm.-Ref. Maximilian.Huber@lgln.niedersachsen.de 26

Literaturliste Remdisch, S. (2005). Führung auf Distanz. Leuphana Universität Lüneburg [Online verfügbar: www2.leuphana.de/distanceleadership/ download/dl_praesentation-uni.pdf (Stand Juni 2017)] Senst, E. (2001). Virtuelle Teamarbeit. Sensed-Media, Kiel [Online verfügbar: http://www.virtuelle-teamarbeit.de/literatur/virtuelle- Teamarbeit.pdf (Stand Juni 2017)] App, S. (2013). Virtuelle Teams. Haufe-Lexware GmbH Herrman, D. et. Al.: Führung auf Distanz. Mit virtuellen Teams zum Erfolg, Springer Fachmedien Wiesbaden 2012 Konradt, U. Management virtueller Teams. Von der Telearbeit zum virtuellen Team. Universität Würzburg 2002 Fassnacht, K. Grundlagen der virtuellen Teamarbeit FCT Akademie GmbH 2010 27

Zentrale Führungsaufgaben 2. zentrale Führungsaufgabe: Teamentwicklung Phasen der Teamentwicklung 28

Zentrale Führungsaufgaben 5. zentrale Führungsaufgabe: Kultur Umfasst erlernte Moralvorstellungen, Werte und Einstellungen Beeinflusst Erwartungen und die Wahrnehmung Wird sichtbar im Verhalten und in Äußerungen Mehrere Arten von Kulturen in virtuellen Teams Nationale Kultur Organisationale Kultur Funktionale Kultur 29

Zentrale Führungsaufgaben Aufgaben der virtuellen Führungskraft Verschiedene Arten von Kultur im Team erkennen Team über verschiedene Kulturen informieren Daraus Vorteile erkennen und nutzen Schwierigkeiten aufgrund verschiedener Kulturen managen Bereits zum Entstehungsbeginn den Grundstein einer eigenen Teamkultur legen Ziel ist es, mit der Zeit eine eigene Teamkultur zu etablieren 31

Zentrale Führungsaufgaben 6. zentrale Führungsaufgabe: Qualifizierung Führungskraft ist auch über Distanz für die Entwicklung der Mitarbeiter verantwortlich Qualifizierung / Entwicklung der Mitarbeiter Stärkt Vertrauen in Führungskraft Fördert Fit zwischen persönlicher Entwicklungs- und Unternehmenszielen Minimiert negative Effekte von Anonymität in virtuellen Teams, beispielsweise Trittbrettfahren 32

Zentrale Führungsaufgaben Aufgaben der virtuellen Führungskraft Zeit für Anleitungen der Teammitglieder einplanen Individuelle Bedürfnisse, Fähigkeiten und Ziele berücksichtigen Entwicklungsmaßnahmen im Team planen und umsetzen Prüfen, ob Mitglieder über oder unterfordert sind Leistungsbeurteilungen durchführen 34