Anleitung 10.04.2015/V 2.1 Anleitung für Lieferanten
Anleitung Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung... 3 2. Anleitung... 4 2.1 Login... 4 2.2 Auswahl... 4 2.3 Lieferanten-Maske... 5 2.4 Gefahrendaten pflegen / Datenblätter hochladen... 6 2.4.1 Erfassung / Pflege von Gefahrendaten... 7 2.4.2 Hochladen von Sicherheitsdatenblättern... 8 2.5 Gefahrendaten / Sicherheitsdatenblätter eines Artikels kopieren... 8 2.6 Reports... 10 2.6.1 Übersichtsreport... 10 2.6.2 Detailreport alt... 10 2.6.3 Detailreport GHS... 10 Lieferanten-Anleitung-V21_DE_Pub.docx / 10.04.2015 Seite 2 von 11
Anleitung 1. Einleitung Gefahrendaten dienen Coop intern der Übersicht, von welchen Produkten möglicherweise Gefahren ausgehen. Deshalb müssen Sicherheitsdatenblätter intern und, via Verkaufspersonal, auch für die Kunden zugänglich sein. Zu diesem Zweck werden gefährliche Chemikalien in der gepflegt. Der Einkauf eröffnet dazu die betroffenen Artikel, anschliessend ist es Aufgabe des Lieferanten, die Gefahrendaten eigenständig zu pflegen und Sicherheitsdatenblätter zu hinterlegen. Mit der Menuposition "Lieferant" der stehen dem Lieferanten die Transaktionen zur Verfügung, die er für die Pflege der Gefahrendaten seiner Artikel benötigt. Diese sind: Daten verwalten Übersichtsreport Detail-Report alt Detail-Report GHS Für die Eingabe und die Pflege der Gefahrendaten und den Upload der Sicherheitsdatenblätter. Listet die Artikel des Lieferanten auf und zeigt an, für welche Artikel Sicherheitsdaten alt und/oder Sicherheitsdaten GHS eingegeben wurden und ob Sicherheitsdatenblätter hochgeladen wurden. Listet die Artikel des Lieferanten mit den eingegebenen Gefahrendaten alt auf. Listet die Artikel des Lieferanten mit den eingegebenen Gefahrendaten GHS aus. Aufgrund der Anpassungen des Schweizer Chemikalienrechts an das neue, internationale System GHS (in der EU CLP-Verordnung (EG)1272/2008) müssen die Gefahrendaten aktuell in zwei Versionen geführt werden. "Gefahrendaten alt" entspricht hier der bisherigen Kennzeichnung, Symbol, R- und S- Sätze (Schweiz seit 2005, EU seit 1967). Lieferanten-Anleitung-V21_DE_Pub.docx / 10.04.2015 Seite 3 von 11
Anleitung "Gefahrendaten GHS" der neu geforderten Kennzeichnung, Piktogramm, H- und P-Sätze (Stoffe bindend ab 2012, Gemische bindend ab 2015). 2. Anleitung 2.1 Login Über den folgenden Link wird die von Coop aufgerufen: https://gefahrengutdb.coop.ch Mit Ihren Zugangsdaten melden Sie sich bei der Applikation an: Bei Bedarf können Sie bereits auf dieser Maske die Sprache wechseln. 2.2 Auswahl Auf der nächsten Maske wählen Sie unter Lieferant die Funktion "Daten verwalten" aus. Lieferanten-Anleitung-V21_DE_Pub.docx / 10.04.2015 Seite 4 von 11
Anleitung 2.3 Lieferanten-Maske Diese zeigt Ihnen die folgenden Informationen an: 1 Ihre Lieferanten-Nummer und den Firmennamen 2 Eine Selektionsmaske mit der Möglichkeit, Ihre Artikel nach folgenden Kriterien zu filtern: - SAP-Artikel-Nummer - EAN-Nummer - Marke - Bezeichnung 3 Die Artikel Ihres Unternehmens, die in der gespeichert sind Zum Pflegen eines Artikels (Daten neu erfassen / Daten ändern) klicken Sie auf die Auswahl "Bearbeiten" in der ersten Spalte. Lieferanten-Anleitung-V21_DE_Pub.docx / 10.04.2015 Seite 5 von 11
Anleitung 2.4 Gefahrendaten pflegen / Datenblätter hochladen Der ausgewählte Artikel wird Ihnen in der Maske "Gefahrendaten bearbeiten" angezeigt, die Ihnen folgende Informationen und Bearbeitungsmöglichkeiten bietet: 1 Die drei Register - Gefahrendaten alt bearbeiten - Gefahrendaten GHS bearbeiten - Datenblätter hochladen 2 Ihren Lieferanten-Nummer und den Firmennamen 3 Die Artikelinformationen zum ausgewählten Artikel Lieferanten-Anleitung-V21_DE_Pub.docx / 10.04.2015 Seite 6 von 11
Anleitung Anschliessend folgen, abhängig vom Register: A Gefahrendaten alt: 4 Gefahrensymbole (alt) 5 R-Sätze 6 S-Sätze B Gefahrendaten GHS: 4 Gefahrenpiktogramme (GHS) 5 H-Sätze 6 P-Sätze 2.4.1 Erfassung / Pflege von Gefahrendaten Für die Erfassung / Pflege der Gefahrendaten gehen Sie folgendermassen vor: Wählen Sie das Register, in dem Sie die Daten pflegen möchten (Gefahrendaten alt / Gefahrendaten GHS). Wählen Sie die zutreffenden Angaben zu den Gefahrensymbolen / -piktogrammen. Wählen Sie die zutreffenden Angaben zu den R-Sätzen / H-Sätzen. Wählen Sie die zutreffenden Angaben zu den S-Sätzen / P-Sätzen. Verschieben Sie die gewünschten Angaben mit Hilfe des Plus-Zeichens (+) in die rechte Spalte. Mit Hilfe des Minus-Zeichens (-) können Sie selektierte Informationen aus der rechten Spalte wieder entfernen. Die Einträge werden in der Reihenfolge, in der Sie sie verschieben in der rechten Spalte eingetragen. Sie können bei Bedarf noch mit der Maus nach oben oder unten verschoben werden. Sie können die Einträge auch mit der Maus festhalten und sie auf der jeweils anderen Seite an die gewünschte Position verschieben. In der linken Spalte finden Sie in jedem Block links oben ein Suchfeld, mit dessen Hilfe Sie Ihre gewünschten Einträge suchen können. Bitte bestätigen Sie zum Schluss die Dateneingabe / Datenänderung mit Hilfe der Funktion "Speichern", Sie gelangen damit wieder zur Übersicht Zurück zur Übersicht gelangen Sie ebenso mit der Funktion "Abbrechen" oder mit der "Zurück"-Funktion Ihres Browsers. Mit Hilfe der "Drucken"-Funktion können Sie die Informationen, die Sie zu einem einzelnen Artikel in allen drei Registern eingegeben haben, ausdrucken. Änderungen müssen zuerst gespeichert werden, bevor sie auch in der Druckansicht erscheinen. Lieferanten-Anleitung-V21_DE_Pub.docx / 10.04.2015 Seite 7 von 11
Anleitung 2.4.2 Hochladen von Sicherheitsdatenblättern Pro Artikel kann nur ein Sicherheitsdatenblatt pro Sprache hochgeladen werden. Zum Hochladen von Sicherheitsdatenblättern wählen Sie das Register "Datenblätter hochladen": Sie finden hier die gleichen Lieferanten- und Artikel-Informationen wie in den Gefahrendaten- Registern. Darunter stehen Ihnen vier Felder (Datenblatt (de) / (fr) / (it) und (en)) für das Hochladen der Sicherheitsdatenblätter zur Verfügung. Mit der Funktion "Durchsuchen" können Sie diese auf Ihrem Laufwerk finden und in die hochladen. Das Format der Sicherheitsdatenblätter muss aus technischen Gründen zwingend im "PDF- Format" sein. Im hinteren Teil der Zeile wird der Text "Vorhandenes PDF" in Form eines Links angezeigt. Mit diesem Link können Sie den Inhalt des bestehenden Sicherheitsdatenblattes kontrollieren. 2.5 Gefahrendaten / Sicherheitsdatenblätter eines Artikels kopieren Haben Sie eine grössere Anzahl von Artikeln, die alle identische Gefahrendaten und Sicherheitsdatenblätter aufweisen, steht Ihnen für die Pflege eine Kopierfunktion zur Verfügung. Diese kopiert sämtliche Gefahrendaten (Alt und GHS) sowie sämtliche Sicherheitsdatenblätter eines Artikels auf einen oder mehrere Artikel. Pflegen Sie zuerst die Gefahrendaten für den Artikel den Sie als Basis verwenden wollen ein, und laden Sie die dazugehörigen Sicherheitsdatenblätter hoch. Wählen Sie dann für diesen Artikel auf der Lieferanten-Maske die Funktion "Kopieren" in der letzten Spalte aus. Sie erhalten die "Gefahrendaten kopieren" Maske mit den nachfolgenden Elementen angezeigt: Lieferanten-Anleitung-V21_DE_Pub.docx / 10.04.2015 Seite 8 von 11
Anleitung 1 Ihre Lieferantendaten und die Daten des zum Kopieren ausgewählten Artikels 2 Filter-Elemente die Ihnen das Filtern der Ziel-Artikel ermöglichen 3 Alle weiteren Artikel die für Ihr Unternehmen in der Gefahrenstoff-Datenbank erfasst sind Legen Sie mit Hilfe der Filter-Funktion die Liste der Ziel-Artikel fest und wählen Sie diese mit Hilfe der Check-Box "Auswahl" aus. Klicken Sie als nächstes den Button "Kopieren" an. Sie erhalten dann eine Meldung angezeigt, dass die Daten des Basis-Artikels auf "n" weitere Artikel kopiert werden, und dass die Aktion nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die richtige Auswahl getroffen haben, bestätigen Sie diese Meldung mit "Kopieren". Im Zweifelsfall haben Sie dort die Möglichkeit die Funktion abzubrechen und die Auswahl nochmal zu kontrollieren. Ist die Aktion erfolgreich durchgeführt worden wird Ihnen das mit der Meldung "Gefahrendaten erfolgreich kopiert" angezeigt. Lieferanten-Anleitung-V21_DE_Pub.docx / 10.04.2015 Seite 9 von 11
Anleitung 2.6 Reports 2.6.1 Übersichtsreport Im Übersichtsreport wird Ihnen für jeden Ihrer Artikel in Form einer Checkbox angezeigt, ob Sie für die Elemente "Gefahrendaten alt", "Gefahrendaten GHS" und "Sicherheitsdatenblätter" Daten erfasst haben oder nicht. Sind Daten vorhanden, ist die Checkbox aktiviert. 2.6.2 Detailreport alt Der "Detailreport alt" zeigt Ihnen für jeden Ihrer Artikel zusätzliche Artikelinformationen sowie die genauen Gefahrensymbole, R-Sätze und S-Sätze, die Sie eingegeben haben. Ausserdem wird angezeigt, ob Sie ein Sicherheitsdatenblatt hochgeladen haben oder nicht. 2.6.3 Detailreport GHS Der "Detailreport GHS" zeigt Ihnen für jeden Ihrer Artikel zusätzliche Artikelinformationen sowie die genauen Gefahrenpiktogramme, H-Sätze und P-Sätze, die Sie eingegeben haben. Ausserdem wird angezeigt, ob Sie ein Sicherheitsdatenblatt hochgeladen haben oder nicht. Lieferanten-Anleitung-V21_DE_Pub.docx / 10.04.2015 Seite 10 von 11
Anleitung Alle drei Reports können Sie durch Anklicken des Excel-Signets rechts oben ins Excel exportieren und dort weiter bearbeiten. Lieferanten-Anleitung-V21_DE_Pub.docx / 10.04.2015 Seite 11 von 11