Xpert - Europäischer ComputerPass Tanja Bossert, Ortrun Grill 1. Ausgabe, Januar 2011 Textverarbeitung Pro (mit Word 2010) XP-WW2010P
I Xpert - Europäischer ComputerPass - Textverarbeitung Pro (mit Word 2010) Zu diesem Buch...4 Word anpassen 1 Nützliche Techniken...10 1.1 Dokumente organisieren... 10 1.2 Speicheroptionen für Dokumente festlegen... 12 1.3 Dokumente suchen... 14 1.4 Dokumenteigenschaften festlegen... 15 1.5 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ergänzen... 16 1.6 Tastenkombinationen anpassen... 18 1.7 Standard für Zeichen- und Seitenformat festlegen... 19 1.8 Komplette Datei einfügen... 20 1.9 Schnellübersicht... 21 Vorlagen verwenden 2 Dokumentvorlagen nutzen...22 2.1 Dokumentvorlagen verwenden... 22 2.2 Vorhandene Dokumentvorlagen nutzen... 23 2.3 Eigene Dokumentvorlagen erstellen... 24 2.4 Eigene Dokumentvorlagen nutzen und ändern... 27 2.5 Die Dokumentvorlage Normal... 28 2.6 Dokumentvorlagen verwalten und organisieren... 29 2.7 Schnellübersicht... 32 2.8 Übung... 32 3 Formatvorlagen nutzen...34 3.1 Vorteile von Formatvorlagen... 34 3.2 Formatvorlagen erstellen und zuweisen... 35 3.3 Besonderheiten beim Verwenden von Formatvorlagen... 37 3.4 Formatvorlagen bearbeiten... 38 3.5 Die Anzeige der Formatvorlagen anpassen... 39 3.6 Formatierungen anzeigen und prüfen... 41 3.7 Praktische Tipps zum Arbeiten mit Formatvorlagen... 42 3.8 Schnellübersicht... 45 3.9 Übung... 46 Mit großen Dokumenten arbeiten 4 Effektive Techniken für große Dokumente... 48 4.1 Textmarken im Text verwenden...48 4.2 Mit Querverweisen auf andere Textstellen beziehen...49 4.3 Fuß- bzw. Endnoten erstellen und bearbeiten...50 4.4 Formeln einfügen...53 4.5 Mit Abschnitten arbeiten...55 4.6 Abschnitte unterschiedlich gestalten...56 4.7 Schnellübersicht...58 4.8 Übung...58 5 Gliederungen... 60 5.1 Die Gliederungsarten...60 5.2 Absätze gliedern...61 5.3 Dokumente gliedern...63 5.4 Gliederung betrachten und drucken...64 5.5 Gliederung ändern...65 5.6 Schnellübersicht...66 5.7 Übung...67 6 Verzeichnisse verwenden... 68 6.1 Mit Verzeichnissen arbeiten...68 6.2 Inhaltsverzeichnis erstellen...69 6.3 Verzeichnis aktualisieren...70 6.4 Index (Stichwortverzeichnis) anfertigen...71 6.5 Abbildungsverzeichnis erzeugen...74 6.6 Schnellübersicht...76 6.7 Übung...77 Informationen visualisieren 7 Grafische Gestaltungsmöglichkeiten... 78 7.1 Illustrationen einsetzen...78 7.2 Größe und Position von Grafiken exakt bestimmen...79 7.3 Text mit WordArt grafisch gestalten...81 7.4 Mit Textfeldern arbeiten...82 7.5 Initiale erzeugen...84 7.6 Schnellübersicht...85 7.7 Übung...86 2 HERDT-Verlag
Inhalt I 8 SmartArt-Grafiken erstellen und gestalten...88 8.1 SmartArt-Grafiken verwenden...88 8.2 SmartArt-Grafiken erzeugen...90 8.3 SmartArt-Elemente markieren...92 8.4 Struktur von SmartArt-Grafiken bearbeiten...92 8.5 SmartArt-Grafiken formatieren und grafisch gestalten...94 8.6 Schnellübersicht...96 8.7 Übungen...97 Texterstellung automatisieren 9 AutoTexte nutzen...98 9.1 AutoTexte verwenden...98 9.2 AutoTexte einfügen und bearbeiten...99 9.3 Textfeld-Bausteine einfügen und bearbeiten...101 9.4 Schnellübersicht...103 9.5 Übung...104 10 Felder in Dokumenten verwenden...106 10.1 Mit Feldern Dokumente flexibel gestalten...106 10.2 Felder einfügen...107 10.3 Felder und Feldergebnisse anzeigen...110 10.4 Feldergebnisse aktualisieren...111 10.5 Praktische Tipps zum Arbeiten mit Feldern...112 10.6 Schnellübersicht...112 10.7 Übung...113 11 Seriendrucke nutzen...114 11.1 Datensätze filtern...114 11.2 Bedingungen mit UND oder ODER verknüpfen...116 11.3 Regeln verwenden...118 11.4 Mit dem Feld FILL-IN eine Eingabeaufforderung erstellen...118 11.5 Mit einem ASK-Feld Informationen erfragen...119 11.6 Bedingungen mit dem Feld IF definieren...120 11.7 Unterschiedliche Textpassagen ausgeben...123 11.8 Serienbriefe ohne Seitenwechsel erzeugen...124 11.9 Verzeichnis erstellen und Adressetiketten drucken... 126 11.10 Auf Datei- und Textmarkeninhalte zugreifen... 128 11.11 Daten importieren... 129 11.12 Hinweise zum Verwenden verschiedener Datenquellen... 131 11.13 Schnellübersicht... 132 11.14 Übung... 133 Dokumente gemeinsam nutzen 12 Formulare verwenden... 134 12.1 Formulare erstellen... 134 12.2 Inhaltssteuerelemente einfügen und bearbeiten... 135 12.3 Eigenschaften bestimmter Inhaltssteuerelemente festlegen... 137 12.4 Formulare schützen... 141 12.5 Formulare ausfüllen und drucken... 142 12.6 Schnellübersicht... 144 12.7 Übung... 144 13 Im Team arbeiten... 146 13.1 Dokumente im Team bearbeiten... 146 13.2 Kommentare verwenden... 147 13.3 Änderungen an einem Dokument verfolgen... 150 13.4 Änderungen akzeptieren bzw. verwerfen... 153 13.5 Dokumente zusammenführen und vergleichen... 154 13.6 Sicherheitsoptionen für Dokumente festlegen... 158 13.7 Schnellübersicht... 160 13.8 Übung... 160 Anhang 1: Musteraufgaben zur Prüfungsvorbereitung... 162 Anhang 2: So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen... 166 Stichwortverzeichnis... 170 HERDT-Verlag 3
3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Textverarbeitung Pro (mit Word 2010) 3 Formatvorlagen nutzen In diesem Kapitel erfahren Sie welche Vorteile Formatvorlagen bieten welche Arten von Formatvorlagen zur Verfügung stehen wie Sie Formatvorlagen erstellen, bearbeiten und speichern können wie Sie die Anzeige der Formatvorlagen anpassen können Voraussetzungen Zeichen- und Absatzformatvorlagen erzeugen und bearbeiten Dokumentvorlagen erzeugen 3.1 Vorteile von Formatvorlagen Formatvorlagen effektiv einsetzen Eine Formatvorlage fasst eine Gruppe von Formatierungsbefehlen zusammen und reduziert so den Zeitaufwand für Formatierungsarbeiten. Formatvorlagen können ganzen Absätzen, einer beliebigen Anzahl von Zeichen oder Tabellen in einem Arbeitsschritt zugeordnet werden. Der Einsatz von Formatvorlagen ist vor allem sinnvoll bei Dokumenten mit häufig vorkommenden, komplexen Formatierungen, der Formatierung von umfangreichen Dokumenten, der Erstellung neuer Dokumente, die auf bereits definierte Formatvorlagen aus anderen Dokumenten und Dokumentvorlagen zugreifen. Die verschiedenen Formatvorlagentypen in Word In Word können Sie folgende unterschiedliche Formatvorlagentypen verwenden: Formatvorlagentyp Erklärung Anwendung Zeichenformatvorlagen Werden auf einzelne Zeichen (Wörter) angewendet, z. B. bei einem formatierten Firmenschriftzug Absatzformatvorlagen Verknüpfte Formatvorlagen (Absatz und Zeichen) Kombination von Zeichenformaten, z. B. Schriftart und -grad, Fett- oder Kursivdruck Steuern die Absatzdarstellung z. B. mit Textausrichtung, Tabstopps, Zeilenabstand und Rahmen Kombination von Absatz- und Zeichenformatvorlagen Werden auf Absätze angewendet, z. B. Listenabsätze Werden auf Absätze und die darin enthaltenen Zeichen angewendet, z. B. bei Überschriften 34 HERDT-Verlag
Formatvorlagen nutzen 3 Formatvorlagentyp Erklärung Anwendung Tabellenformatvorlagen Listenformatvorlagen Ermöglichen die einheitliche Gestaltung von Rahmen, Schattierungen, Ausrichtungen und Schriftarten in Tabellen Zuweisung z. B. von gleichen Ausrichtungen, Aufzählungszeichen und Schriftarten für Listen Werden auf ganze Tabellen angewendet Werden auf die Absätze einer Liste und die darin enthaltenen Nummerierungs- bzw. Aufzählungszeichen angewendet Die Schrifteinstellungen einer Zeichenformatvorlage überschreiben die entsprechenden Formatierungen anderer Formatvorlagentypen. Das bedeutet, dass Änderungen der Schrift in anderen Formatvorlagen keine Auswirkungen auf die Schrift von Textbereichen haben, die bereits mit einer Zeichenformatvorlage formatiert wurden. 3.2 Formatvorlagen erstellen und zuweisen Neue Formatvorlage erstellen Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Text, rufen Sie den Kontextmenüpunkt FORMATVORLAGEN - AUSWAHL ALS NEUE SCHNELLFORMATVORLAGE SPEICHERN auf und betätigen Sie im eingeblendeten Dialogfenster die Schaltfläche ÄNDERN. Das Dialogfenster NEUE FORMATVORLAGE VON FORMATIERUNG ERSTELLEN wird eingeblendet. Geben Sie im Eingabefeld den Namen der neuen Formatvorlage ein und wählen Sie im Listenfeld den gewünschten Formatvorlagentyp. Bestimmen Sie gegebenenfalls bei Absatzformatvorlagen über das Listenfeld die Formatvorlage, die im nächsten Absatz der neuen Formatvorlage folgen soll. HERDT-Verlag 35
3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Textverarbeitung Pro (mit Word 2010) Nehmen Sie über die Schaltflächen und Listenfelder im Bereich FORMATIERUNG die gewünschten Einstellungen vor. Soll die neue Formatvorlage für alle Dokumente zur Verfügung stehen, die mit der aktuellen Dokumentvorlage erstellt werden, aktivieren Sie das Optionsfeld NEUE AUF DIESER VORLAGE BASIERENDE DOKUMENTE. Bestätigen Sie mit OK, um die Formatierungen zuzuweisen. Bei der Vergabe des Namens für die Formatvorlage ist Folgendes zu beachten: Der Name darf maximal 253 Zeichen lang sein. Leerzeichen und Sonderzeichen sind erlaubt; nicht erlaubt sind jedoch die Zeichen \ und { }. Word unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung, d. h., "EINLEITUNG" und "einleitung" erkennt Word als unterschiedliche Formatvorlagen. Die neue Formatvorlage zuweisen Setzen Sie den Cursor in den Absatz oder das Wort, dem eine Formatvorlage zugewiesen werden soll, bzw. markieren Sie einen entsprechenden Bereich. Wechseln Sie zum Register START und klicken Sie in der Gruppe FORMATVORLAGEN im Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN auf den gewünschten Eintrag. Formatvorlagen zuweisen Im Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN steht Ihnen eine Auswahl an Formatvorlagen zur Verfügung, die durch einfachen Mausklick schnell zugewiesen werden können. Diese Formatvorlagen werden deshalb auch als SCHNELLFORMATVORLAGEN bezeichnet. Den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN nutzen Als Alternative zum Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN können Sie auch den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN einblenden und die Formatvorlagen zuweisen. Der Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN zeigt die gleichen Formatvorlagen an wie das Listenfeld SCHNELL- FORMATVORLAGEN. Sie haben jedoch erweiterte Bearbeitungsmöglichkeiten. Zum Einblenden des Aufgabenbereichs FORMATVORLAGEN klicken Sie im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche. Aktivieren Sie das Kontrollfeld, um eine Vorschau auf die Formatierungen der Formatvorlagen im Aufgabenbereich anzuzeigen. Um dem Text an der aktuellen Cursorposition eine Formatvorlage zuzuweisen, klicken Sie auf den gewünschten Eintrag in der Liste. Die aktuell aktive Formatvorlage wird durch einen Rahmen gekennzeichnet. Mithilfe des Eintrags ALLE LÖSCHEN können Sie im markierten Text alle Formatierungen löschen und die Absatzformatvorlage STANDARD zuweisen. Durch Klicken auf die Schaltfläche können Sie wie zuvor beschrieben eine neue Formatvorlage erstellen. 36 HERDT-Verlag
Formatvorlagen nutzen 3 3.3 Besonderheiten beim Verwenden von Formatvorlagen Die Beziehung zwischen harten Formatierungen und Formatvorlagen Sogenannte "harte" Formatierungen sind Formatierungen, die Sie direkt im Menüband, Register START, oder über die Minisymbolleiste vornehmen. Demgegenüber werden Formatierungen, die mithilfe von Formatvorlagen vorgenommen werden, als "weiche" Formatierungen bezeichnet. Sie haben im Register START eine harte... Zeichenformatierung vorgenommen (Gruppe SCHRIFTART) Zuweisen von Zeichenformatvorlagen und verknüpften Vorlagen überschreibt die harten Zeichenformatierungen. Formatieren mit Absatzformatvorlagen hat keinen Einfluss auf die harten Zeichenformatierungen. Die harte Zeichenformatierung kann mit der Tastenkombination S K schnell rückgängig gemacht werden. Absatzformatierung vorgenommen (Gruppe ABSATZ) Zuweisen von Zeichenformatvorlagen hat keinen Einfluss auf die harten Absatzformatierungen. Formatieren mit Absatzformatvorlagen und verknüpften Formatvorlagen überschreibt die harten Absatzformatierungen. Harte Absatzformatierungen können nachträglich mit der Tastenkombination S q rückgängig machen werden. Überschreiben von harten Formatierungen verhindern Um beim Zuweisen einer Formatvorlage einen Hinweis zu erhalten, dass harte Formatierungen überschrieben werden, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie im Register DATEI auf die Schaltfläche OPTIONEN. Aktivieren Sie im Dialogfenster WORD-OPTIONEN in der Kategorie ERWEITERT, Bereich BEARBEITUNGS- OPTIONEN, das Kontrollfeld. Beim Zuweisen einer Formatvorlage wird nebenstehende Rückfrage eingeblendet und Sie können wählen, ob Sie die verwendete Formatvorlage entsprechend den nachträglichen Formatierungen ändern möchten oder ob Sie die ursprüngliche Formatvorlage zuweisen und die nachträglichen (harten) Formatierungen überschreiben möchten. Da in Designs für die Standardformatvorlagen Einstellungen zu Schriftart, -größe und -farbe gespeichert sind, werden diese beim Wechseln des Designs passend zum Design formatiert. Designs überschreiben keine von Ihnen geänderten Einstellungen, z. B. die Schriftfarbe in einer Formatvorlage. Einstellungen in selbst erstellten Formatvorlagen werden beim Wechsel des Designs nicht geändert. HERDT-Verlag 37
3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Textverarbeitung Pro (mit Word 2010) 3.4 Formatvorlagen bearbeiten Formatvorlagen schnell ändern Formatieren Sie den Absatz bzw. die Zeichen mit den Eigenschaften, die die Formatvorlage erhalten soll, oder platzieren Sie den Cursor an einer entsprechend formatierten Stelle. Klicken Sie im Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, im Listenfeld mit der rechten Maustaste auf die zu ändernde Formatvorlage. Wählen Sie aus dem eingeblendeten Menü den Befehl Formatvorlagenname AKTUALISIEREN, UM DER AUSWAHL ZU ENTSPRECHEN aus. Alle Texte im Dokument, die dieser Formatvorlage zugewiesen sind, werden automatisch geändert. Um alle Absätze, die mit einer bestimmten Formatvorlage formatiert sind, zu markieren, markieren Sie den Absatz und wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt ALLE INSTAN- ZEN VON Anzahl MARKIEREN. Formatvorlagen über das Dialogfenster ändern Einige Formatvorlagen, beispielsweise die Formatvorlage STANDARD, lassen sich auf die oben beschriebene Weise nicht ändern. Um die Eigenschaften dieser Formatvorlagen zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie im Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, im Listenfeld SCHNELLFORMATVOR- LAGEN mit der rechten Maustaste auf die zu ändernde Formatvorlage. Wählen Sie den Kontextmenüpunkt ÄNDERN. 38 HERDT-Verlag
Formatvorlagen nutzen 3 Stellen Sie über die Schaltflächen bzw. Listenfelder des geöffneten Dialogfensters die Eigenschaften der Formatvorlage ein. Weitere Einstellungen wie z. B. Rahmen und Texteffekte können Sie über die Schaltfläche ändern. Sollen die Einstellungen automatisch für alle mit der Formatvorlage formatierten Textpassagen übernommen werden, aktivieren Sie das Kontrollfeld, ansonsten ändern Sie lediglich die aktuelle Markierung. Soll die geänderte Formatvorlage auch in die aktive Dokumentvorlage übernommen werden, aktivieren Sie das Optionsfeld. Bestätigen Sie die Änderungen mit OK. Auswirkungen von Änderungen in Formatvorlagen Wenn Sie eine Formatvorlage neu definieren, wirkt sich diese Änderung auf alle Absätze im Dokument aus, die mit der Formatvorlage formatiert sind. Ändern Sie eine Formatvorlage direkt in einer Dokumentvorlage, wirkt sich diese Änderung auf alle neuen Dokumente aus, die mit dieser Dokumentvorlage erstellt werden. Bei Dokumenten, die bereits mit dieser Dokumentvorlage erstellt worden sind, wirkt sich die Änderung nicht aus, da Elemente aus Dokumentvorlagen nur bei der Erstellung in das neue Dokument kopiert und später nicht mehr aktualisiert werden. Formatvorlagen automatisch aktualisieren Möchten Sie, dass in einem Dokument immer die aktuellen Formatvorlagen der verwendeten Dokumentvorlage genutzt werden, gehen Sie folgendermaßen vor: Aktivieren Sie das Register DATEI, klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN und wechseln Sie zur Kategorie ADD-INS. Wählen Sie im Listenfeld VERWALTEN den Eintrag VORLAGEN und betätigen Sie die Schaltfläche GEHE ZU. Aktivieren Sie im eingeblendeten Dialogfenster das Kontrollfeld DOKUMENTFORMATVOR- LAGEN AUTOMATISCH AKTUALISIEREN. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Selbst erstellte Formatvorlagen löschen Sie können nur Formatvorlagen löschen, die Sie selbst erstellt haben. Die in Word integrierten Formatvorlagen, wie STANDARD, ÜBERSCHRIFT 1, ÜBERSCHRIFT 2, können zwar verändert, jedoch nicht gelöscht werden. Klicken Sie im Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN mit der rechten Maustaste auf die Formatvorlage, die Sie löschen möchten. Wählen Sie den Kontextmenüpunkt Formatvorlagenname LÖSCHEN und bestätigen Sie die folgende Sicherheitsrückfrage mit JA. Word weist automatisch allen Absätzen, die der gelöschten Formatvorlage zugewiesen sind, die Formatvorlage STANDARD zu. HERDT-Verlag 39
3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Textverarbeitung Pro (mit Word 2010) 3.5 Die Anzeige der Formatvorlagen anpassen Den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN anpassen Standardmäßig werden als Schnellformatvorlagen und im Aufgabenbereich FORMATVORLA- GEN lediglich die sogenannten empfohlenen Formatvorlagen angezeigt. Dabei handelt es sich um eine Liste, die Sie bei Bedarf ändern können, d. h., Sie können auch ein anderes Anzeigekriterium und eine andere Sortierung wählen. Die Einstellungen werden wahlweise mit dem Dokument oder mit der verwendeten Dokumentvorlage gespeichert. Klicken Sie im Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN auf den Hyperlink Optionen. Bestimmen Sie im folgenden Dialogfenster anhand des Listenfeldes das Kriterium für die Anzeige. Um alle im Dokument genutzten Formatvorlagen anzuzeigen, wählen Sie den Eintrag VERWENDET. Um alle vorhandenen Formatvorlagen, z. B. auch Überschriften der nächsttieferen Ebene, einzublenden, wählen Sie den Eintrag ALLE FORMATVORLAGEN. Stellen Sie im Listenfeld eine Sortierreihenfolge ein, z. B. alphabetisch oder nach Formatvorlagentyp. Ändern Sie bei Bedarf mit den Kontrollfeldern im Bereich weitere Eigenschaften der Anzeige. Legen Sie anhand der Optionsfelder fest, ob Ihre Einstellungen nur im aktuellen Dokument gelten sollen oder für alle Dokumente, die mit der aktuellen Vorlage erstellt werden. Das Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN anpassen Sollen die zusätzlich angezeigten Formatvorlagen auch im Listenfeld SCHNELLFORMAT- VORLAGEN zur Verfügung stehen, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie im Aufgabenbereich FORMAT- VORLAGEN auf die Pfeilschaltfläche der betreffenden Formatvorlage und wählen Sie den Eintrag ZU SCHNELLFORMATVORLAGEN-KATALOG HINZUFÜGEN. Zum Ausblenden einer Formatvorlage aus dem Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN auf die betreffende Formatvorlage und rufen Sie den Kontextmenüpunkt AUS SCHNELLFORMAT- VORLAGEN-KATALOG ENTFERNEN auf. 40 HERDT-Verlag
Formatvorlagen nutzen 3 3.6 Formatierungen anzeigen und prüfen Verwendete Formatvorlagen im Dokument anzeigen Möchten Sie in einem Dokument eine Übersicht erhalten, welche Formatvorlage Sie für welchen Absatz genutzt haben, beispielsweise um eine einheitliche Formatierung zu erreichen, können Sie in der Entwurfs- und in der Gliederungsansicht am linken Rand des Anwendungsfensters die verwendeten Formatvorlagen anzeigen lassen. Aktivieren Sie das Register DATEI, klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN und wechseln Sie zur Kategorie ERWEITERT. Geben Sie im Bereich ANZEIGEN im Eingabefeld BREITE DES FORMATVORLAGENBEREICHS IN ENTWURFS- UND GLIEDERUNGSANSICHTEN einen Wert in Zentimetern ein (zwei Zentimeter sind in der Regel ausreichend) und bestätigen Sie die Eingabe mit OK. Wechseln Sie in der Ansichtssteuerung durch Anklicken der Schaltfläche bzw. in die Entwurfs- bzw. in die Gliederungsansicht. Formatvorlagenbereich Dokumentanzeige Begrenzungslinie Die Breite des Bereichs können Sie ändern, indem Sie die Begrenzungslinie zwischen Formatvorlagenbereich und Dokument auf die gewünschte Position ziehen. Die Formatierung mit dem Formatinspektor prüfen Wird bei der Änderung einer Formatvorlage der Text nicht angepasst, obwohl die automatische Aktualisierung der Formatvorlage aktiviert ist, liegt häufig eine harte Formatierung vor. Das heißt, der Text wurde manuell statt mithilfe von Formatvorlagen formatiert. Um herauszufinden, welche Formatierungsmerkmale einer Textstelle auf Formatvorlagen und welche auf einer festen Formatierung beruhen, können Sie den Formatinspektor nutzen. Klicken Sie im Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche. Der Formatinspektor wird eingeblendet. Er zeigt die Absatz- und Zeichenformatierungen separat an und unterscheidet dabei zwischen harten Formatierungen und Formatierungen, die von der Formatvorlage stammen. Absatzformatierung durch die Formatvorlage Zusätzlich zugewiesene harte Absatzformatierungen Über die Schaltfläche können Sie die festen Absatz- bzw. Zeichenformatierungen löschen. Zeichenformatierung durch die Formatvorlage Zusätzlich zugewiesene harte Zeichenformatierungen Mit der Schaltfläche weisen Sie die Formatvorlage STANDARD zu, mit der Schaltfläche entfernen Sie gegebenenfalls die zugewiesene Zeichenformatvorlage. Formatierung prüfen Über die Schaltfläche können Sie die Formatierung detailliert in einem zusätzlichen Aufgabenbereich anzeigen. HERDT-Verlag 41
3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Textverarbeitung Pro (mit Word 2010) Widersprüchliche Formatierungen anzeigen und bearbeiten Inkonsistente Formatierungen kennzeichnen Sie können Textbereiche, die ähnliche Formatierungen enthalten wie bereits definierte Formatvorlagen, automatisch am Bildschirm durch eine blaue Wellenlinie kennzeichnen lassen. So können Sie beispielsweise vermeiden, dass die Formatierungsmerkmale einer Überschrift, der die Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 1 zugewiesen wurde, versehentlich geändert werden. Aktivieren Sie das Register DATEI, klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN und wechseln Sie zur Kategorie ERWEITERT. Stellen Sie sicher, dass im Bereich BEARBEITUNGSOPTIONEN das Kontrollfeld FORMATIERUNG MITVERFOLGEN aktiviert ist, und aktivieren Sie das Kontrollfeld INKONSISTENZEN BEI FORMA- TIERUNGEN MARKIEREN. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Inkonsistente Formatierungen bearbeiten Wenn Sie mit der rechten Maustaste eine blaue Wellenlinie anklicken, die eine inkonsistente Formatierung im Text kennzeichnet, können Sie im geöffneten Menü wählen, ob die Formatierung ersetzt werden soll oder nicht. Sie möchten vorhandene Formatierung ersetzen aktuelle Formatierungskennzeichnung entfernen alle Formatierungskennzeichnungen entfernen Wählen Sie den Kontextmenüpunkt. Die vorhandene Formatierung wird mit der vorgeschlagenen Formatvorlage ersetzt. Aktivieren Sie den Kontextmenüpunkt. Wählen Sie den Kontextmenüpunkt. Alle Kennzeichnungen inkonsistenter Formatierungen innerhalb des Dokuments werden entfernt. 3.7 Praktische Tipps zum Arbeiten mit Formatvorlagen Formatvorlagen über Tastenkombinationen zuweisen Formatvorlagen können Tastenkombinationen zugewiesen werden. Über die zugewiesene Tastenkombination kann die Formatvorlage anschließend schnell angewendet werden. Klicken Sie im Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, im Listenfeld SCHNELLFORMAT- VORLAGEN mit der rechten Maustaste auf die zu bearbeitende Formatvorlage. Wählen Sie den Kontextmenüpunkt ÄNDERN. Betätigen Sie im geöffneten Dialogfenster die Schaltfläche FORMAT und wählen Sie den Eintrag TASTENKOMBINATION. 42 HERDT-Verlag
Formatvorlagen nutzen 3 Betätigen Sie die gewünschte Tastenkombination. Word trägt automatisch die Kürzel für die Tastenkombination in das Eingabefeld ein und zeigt im Bereich an, ob die Kombination bereits für eine andere Funktion genutzt wird. Löschen Sie in diesem Fall die Tastenkombination im Eingabefeld und wählen Sie eine andere. Legen Sie über das Listenfeld fest, ob die Zuordnung der Tastenkombination in der aktuellen Dokumentvorlage, der Vorlage Normal.dotm oder im Dokument gespeichert werden soll. Bestätigen Sie die Tastenkombination mit ZUORDNEN und beenden Sie den Dialog mit der Schaltfläche SCHLIESSEN. Tastenkombination zuweisen Um die Formatvorlage STANDARD zuzuweisen, können Sie die bereits vordefinierte Tastenkombination S H n verwenden. Formatvorlagen in anderen Dokumenten und Dokumentvorlagen verwenden Sie haben z. B. im aktuellen Dokument Formatvorlagen erstellt, die Sie nun auch in der globalen Vorlage Normal.dotm nutzen möchten. Falls der Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN nicht angezeigt wird, blenden Sie ihn ein, indem Sie im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche klicken. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf die Schaltfläche und betätigen Sie im eingeblendeten Dialogfensters die Schaltfläche IMPORTIEREN/EXPORTIEREN. Wechseln Sie im nun geöffneten Dialogfenster ORGANISIEREN zum Register FORMAT- VORLAGEN. Formatvorlage in die Dokumentvorlage "Normal.dotm" übernehmen HERDT-Verlag 43
3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Textverarbeitung Pro (mit Word 2010) Wählen Sie im Listenfeld FORMATVORLAGEN VERFÜGBAR ALS das Dokument oder die Dokumentvorlage, in dem/der sich die Formatvorlage befindet. oder Klicken Sie auf die Schaltfläche DATEI SCHLIESSEN, um die aktuelle Datei zu schließen und anschließend über die Schaltfläche DATEI ÖFFNEN eine neue Datei zu wählen. Markieren Sie im Listenfeld NACH Dokumentenname der Ausgangsdatei das gewünschte Element. Wählen Sie gegebenenfalls mithilfe der Schaltfläche DATEI SCHLIESSEN eine andere Zieldatei. Betätigen Sie die Schaltfläche KOPIEREN, um das markierte Element von einer Datei in die andere zu kopieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche SCHLIESSEN, um das Dialogfenster zu verlassen. Bestätigen Sie gegebenenfalls das Speichern der Änderungen in der Vorlage mit OK. Verwendete Formatvorlagen drucken Um eine Übersicht über die in einem Dokument verwendeten Formatvorlagen und deren Formatierungsmerkmale zu erhalten, können Sie diese drucken. Wählen Sie im Register DATEI den Menüpunkt DRUCKEN. Wählen Sie im Bereich EINSTELLUNGEN den Druckbereich FORMATVORLAGEN aus. 44 HERDT-Verlag
Formatvorlagen nutzen 3 3.8 Schnellübersicht Sie möchten... eine Formatvorlage erstellen eine Formatvorlage zuweisen den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN einblenden Mit rechter Maustaste auf den markierten Bereich klicken, Kontextmenüpunkt FORMATVORLAGEN - AUSWAHL ALS NEUE SCHNELLFORMATVORLAGE SPEICHERN, Schaltfläche ÄNDERN, Formatierungen im Dialogfenster vornehmen Text markieren, im Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN, auf gewünschte Formatvorlage klicken Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, Sie möchten im Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN... die Anzeige der Formatvorlagen ändern eine Formatvorlage aus dem Listenfeld SCHNELLFORMAT- VORLAGEN entfernen eine Formatvorlage im Listenfeld SCHNELLFORMAT- VORLAGEN anzeigen eine Formatvorlage schnell ändern Formatvorlagen in anderen Dokumenten und Dokumentvorlagen nutzen selbst erstellte Formatvorlagen löschen die Formatierung mit dem Formatinspektor prüfen die verwendeten Formatvorlagen im Dokument anzeigen lassen inkonsistente Formatierungen kennzeichnen lassen einer Formatvorlage eine Tastenkombination zuordnen Hyperlink Optionen Im Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN mit rechter Maustaste auf Formatvorlage klicken, Kontextmenüpunkt AUS SCHNELLFORMATVORLAGEN-KATALOG ENTFERNEN Mit rechter Maustaste auf Formatvorlage klicken, Kontextmenüpunkt ZU SCHNELLFORMATVORLAGEN-KATALOG HINZUFÜGEN Text verändern, markieren, im Listenfeld SCHNELLFORMAT- VORLAGEN mit rechter Maustaste auf Formatvorlage klicken, Kontextmenüpunkt Formatvorlagenname AKTUALISIEREN, UM DER AUSWAHL ZU ENTSPRECHEN, Schaltfläche IMPORTIEREN/EXPORTIEREN, Register FORMAT- VORLAGEN Im Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN mit rechter Maustaste auf Formatvorlage klicken, Kontextmenüpunkt Formatvorlagenname LÖSCHEN Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN, Register DATEI, Schaltfläche OPTIONEN, Kategorie ERWEITERT, Bereich ANZEIGEN, Zentimeterwert in Eingabefeld BREITE DES FORMATVORLAGENBEREICHS IN ENTWURFS- UND GLIEDERUNGS- ANSICHTEN eintragen, Entwurfs- oder Gliederungsansicht wählen ( bzw. ) Register DATEI, Schaltfläche OPTIONEN, Kategorie ERWEITERT, Bereich BEARBEITUNGSOPTIONEN, Kontrollfelder FORMATIERUNG MITVERFOLGEN und INKONSISTENZEN BEI FORMATIERUNGEN MARKIE- REN aktivieren Im Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN mit rechter Maustaste auf Formatvorlage klicken, Kontextmenüpunkt ÄNDERN, Schaltfläche FORMAT, Eintrag TASTENKOMBINATION HERDT-Verlag 45
3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Textverarbeitung Pro (mit Word 2010) 3.9 Übung Aus einem Brief Formatvorlagen erstellen Level Zeit ca. 20 min Übungsinhalte Formatvorlagen erstellen Einer Formatvorlage eine Tastenkombination zuweisen Schnellformatvorlagen anpassen Notwendige Kenntnisse Formatvorlagen zuweisen Übungsdatei Ergebnisdateien Sander-Brief Sander-Brief-E1, Sander-Brief-E2.dotx Öffnen Sie die Übungsdatei Sander-Brief. Erstellen Sie auf der Basis verschiedener Textpassagen folgende verknüpfte Formatvorlagen: Weisen Sie der Überschriftenzeile der Umsatzliste die Formatvorlage Umsatzliste zu. Weisen Sie die weiteren neuen Formatvorlagen den übrigen Textpassagen zu. Ordnen Sie der Formatvorlage Brieftext die Tastenkombination S A b zu. Entfernen Sie aus dem Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN alle Formatvorlagen außer den neu erstellten. Speichern Sie den Text unter dem Namen Sander-Brief-E1 Stellen Sie im Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN ein, dass alle Formatvorlagen im Aufgabenbereich nach dem Formatvorlagentyp sortiert angezeigt werden. Fügen Sie die Zeichenformatvorlage FETT wieder dem Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN hinzu. Weisen Sie die Zeichenformatvorlage FETT der Überschriftenzeile der Umsatzliste zu und speichern Sie das Dokument erneut. 46 HERDT-Verlag
Formatvorlagen nutzen 3 Formatvorlage Anschriften Formatvorlage Betreff Formatvorlage Brieftext Formatvorlage Umsatzliste Übungsdatei "Sander-Brief" HERDT-Verlag 47