Ehrenamt im Freilichtmuseum am Kiekeberg. Carina Meyer Kaufmännische Geschäftsführerin Koordinatorin Ehrenamt 03. September 2016 Besucherzentrum Schloss Branitz 2
1. Ehrenamt Einstimmung Ehrenamt liegt im Trend! 43,6 % der Deutschen ab 14 Jahren engagieren sich freiwillig (2014) Tendenz steigend (+10% in den letzten 15 Jahren) Potenzial: Mehr als jede zweite nicht-engagierte Person ist bereit, sich zukünftig zu engagieren (2014) Planungssicherheit: Mehr als jeder dritte Engagierte übt die freiwillige Tätigkeit bereits länger als 10 Jahre aus (2014) Bürgerschaftliches Engagement prägt das Museumswesen in weit stärkerem Maße als allgemein hin bekannt ist. [ ] Aus dem Vorwort zur Handreichung Bürgerschaftliches Engagement im Museum des Deutschen Museumsbundes (2008) Fakt ist: Gut die Hälfte aller deutschen Museen setzen freiwillige bzw. ehrenamtliche Helfer ein. 3
2. Ehrenamt im Freilichtmuseum am Kiekeberg Aufeinander aufbauende Schritte 1. Organisatorischer Rahmen 2. Bedarfseinschätzung und Entwicklung von Einsatzbereichen 3. Anwerbung und Gewinnung 4. Vorstellungsgespräch und Einpassung 5. Einarbeitung und Ausbildung 6. Unterstützung und Begleitung 7. Anerkennung 8. Regelmäßige Evaluation 4
Schritt 1 Organisatorischer Rahmen Gründung des Fördervereins des Freilichtmuseums am Kiekeberg e. V. im Jahr 1989 Vereinsziele: finanzielle Förderung und später auch Unterstützung auf Aktionstagen des Museums Anzahl Vereinsmitglieder (08/2016): über 11.500 Bis heute: Ehrenamtliche Vorstandsarbeit Seit 2000: Fester Ansprechpartner für Ehrenamtliche im Museum Seit 2001: Ehrenamtsbeauftragter ist zugleich Vorstandmitglied Stand 2016: 310 Ehrenamtliche unterstützen unsere Arbeit Ziel: Professionelle Strukturen und feste Verankerung im Museumsbetrieb 5
Schritt 2 Bedarfseinschätzung und Entwicklung von Einsatzbereichen Regelmäßige Gespräche mit den Abteilungsleitern Gibt es neue Einsatzgebiete für Ehrenamtliche? Müssen die vorhandenen Einsatzgebiete verändert werden? Was läuft gut, was nicht so gut? Einsatzgebiete (Auswahl) Veranstaltungen (Aktionstage, Ferienprogramm, etc.) Museumsladen Außengelände (Gartenarbeit) Werkstätten Einbeziehung der Außenstellen Heimtätigkeiten Ziel: Stetiges Ausloten von Möglichkeiten und Grenzen 6
Schritt 3 Anwerbung und Gewinnung Regelmäßige Informationen zum Ehrenamt an die Fördervereinsmitglieder Hinweis auf Ehrenamt im Veranstaltungskalender Hinweis auf Beitrittsformular zum Förderverein Ehrenamtlichenstand bei Aktionstagen Teilnahme an Freiwilligenbörsen Ehrenamtliche werben Ehrenamtliche Flyer Homepage Ziel: Ständige Präsenz des Ehrenamts inner- und außerhalb des Museums 7
Schritt 4 Vorstellungsgespräch und Einpassung Einladung zu einem ausführlichen Vorstellungsgespräch Standardisierter Personalbogen Umfangreiche Informationsmappe zu Museum und Außenstellen Festlegung eines ersten Einsatztermins Ausgabe der Terminübersicht aller Veranstaltungen Eingabe der Daten und Einsätze in Museumssoftware First Rumos Feedback-Gespräch nach ca. zwei Monaten Ziel: Klärung und Anpassung der individuellen Erwartungen und Motive des Freiwilligen 8
Schritt 5 Einarbeitung und Ausbildung Vorabinformationen zum Einsatz per Post (Einsatzplan) Interne Koordination aller Einsätze erfolgt über First Rumos Einweisung und Betreuung am ersten Einsatztag Vorstellung beim Ehrenamtlichen-Treffen Einarbeitungsplan für den Museums- und Hofladen (Warenwirtschaftssystem) Ziel: Strukturierter Start als Basis für das langfristige Fördern-und-Fordern-Prinzip 9
Beispiel: Ehrenamtskoordination in FirstRumos Dateneingabe 10
Datenausgabe für Einsatzplan Inhalt Koordination und individuelle Betreuung von Ehrenamtlichen mit FirstRumos 11
Schritt 6 Unterstützung und Begleitung regelmäßige Weiterbildungsveranstaltungen für die einzelnen Aufgabenbereiche Führungen, Vorträge Produktschulungen Erste Hilfe Lebensmittelbelehrung etc. regelmäßige Ehrenamtlichen-Treffen (4 pro Jahr) Exkursionen (1 pro Jahr) zu anderen Museen Fester Ansprechpartner im Museum für das Ehrenamt Fester Ansprechpartner an Aktionstagen bei Fragen im Einsatz Ziel: Gesunde Mischung aus Selbstständigkeit, Anleitung und Einbindung 12
Schritt 7 Anerkennung Namensschild, freien Eintritt und Verzehrgutscheine Jährliche Weihnachtsfeier der Ehrenamtlichen unter Anwesenheit der Geschäftsführung Einladungen zu Veranstaltungen und Treffen werden von Geschäftsleitung persönlich unterschrieben Presseberichterstattung Zertifizierung von erworbenen Qualifikationen Gratulation zu runden Geburtstagen und Betriebsjubiläen Genesungswünsche und Kondolenzschreiben Dankschreiben nach jedem Einsatz Ziel: Identifikation mit Museum durch Honorierung der Leistung und persönliche Kommunikation 13
Schritt 8 Regelmäßige Evaluation Datenbank: Ständige Aktualisierung des Tätigkeitsprofils und der Adressdaten Regelmäßige Befragung der Ehrenamtlichen: über Feedbackbögen und persönliche Gespräche Dokumentation: Daten zu Ein- und Austrittsmotiven durch standardisierte Befragung Ergebnisse werden über zentrale Mitarbeiterfortbildung Veranstaltungsorganisation jährlich kommuniziert Ziel: Kontinuierliche Verbesserung durch systematische Datenerhebung und -auswertung 14
Fazit: Ehrenamt im Freilichtmuseum am Kiekeberg Erfolgsfaktor Ehrenamt! motivierte Ehrenamtliche = zentraler Erfolgsfaktor für jedes Museum. Sie sind wichtige Markenbotschafter! Ehrenamtliche Arbeit schafft die Möglichkeit für Einstellung neuer Museumsmitarbeiter. Ohne das Engagement wären viele Projekte gar nicht umsetzbar. Ehrenamtliche sind die Spender von Morgen. Ehrenamtliche helfen, das Museum in die Gemeinschaft/Region zu integrieren. 15