Hinweise und Erläuterungen zur einheitlichen Anwendung der Architektenverträge für Baumaßnahmen der Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbände im Erzbistum Köln Der mit dem für das Erzbistum Köln vorliegenden Vertragsmuster FB-03-01 abzuschließende Architektenvertrag ist ein sogenannter Stufenvertrag. Mit dem Abschluss des Architektenvertrages werden alle für die Erledigung der Aufgabenstellung erforderlichen Leistungen festgelegt und gemäß dem Stand der Genehmigung (Vorplanung, Vollplanung, Kirchliche Baugenehmigung etc.) stufenweise beauftragt bzw. abgerufen. Leistungen, die über die jeweils genehmigte Stufe hinausgehen, hat der Architekt nicht zu erbringen und diese dürfen auch nicht von ihm eingefordert werden. Alle für die planerische Abwicklung der jeweils individuell sich stellenden Bauaufgabe grundlegenden Vereinbarungen sind im Grundvertrag auf den Seiten 1 und 2 des Vertragsmusters einzutragen. Bei Abschluss des Grundvertrages ist das Unterschriftenfeld auf der letzten Seite des Vertrages auszufüllen. Die Seite 3 des Vertrages ist dem weiteren Leistungsabruf vorbehalten und wird in diesem Fall nicht bearbeitet bzw. ausgefüllt. Im ersten Schritt wird der Grundvertrag mit allen notwendigen Festlegungen entsprechend verhandelt und abgeschlossen. Gleichzeitig mit dem Grundvertrag wird der Leistungsabruf Nr. 1 gestellt. Grundlage für den Abruf von Leistungen ist die Genehmigung seitens der kirchlichen Aufsichtsbehörde (Schreiben über die Inaussichtstellung bzw. Genehmigung der Vor- oder Vollplanung). Bei den folgenden Verfahrensstufen werden mit den Leistungsabrufen Nr. 2 ff. die im Grundvertrag vorgesehenen Leistungen, gemäß dem Genehmigungsstand, abgerufen. Hierzu dienen die jeweils fortzuschreibenden Seiten 1 bis 3 des Vertragsmusters. Bei den Leistungsabrufen Nr. 2 ff. ist das Unterschriftenfeld auf Seite 3 des Vertrages auszufüllen. Die weiteren Vereinbarungen des Grundvertrages gelten fort und sind dem Leistungsabruf nicht nochmals beizufügen. Im Sinne der Bestimmungen der Kirchlichen Bauregel ist frühestens mit der Inaussichtstellung bzw. Genehmigung der Vor- oder Vollplanung durch die kirchliche Aufsichtsbehörde der Architektenvertrag abzuschließen. Hierzu ist das vorliegende Vertragsmuster FB-03-01 zu verwenden. Wird das EDV-Dokument verwendet (Regelfall), so werden die Honorarsummen nach HOAI automatisch aus den einzutragenden anrechenbaren Kosten, der angegebenen Honorarzone und des Honorarsatzes errechnet. Dem Vertragsmuster ist die entsprechende Honorartafel der HOAI hinterlegt. Bestehen zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber Unsicherheiten zur Vertragsgestaltung (z.b. bezgl. Honorarzone, Honorarsatz, Zuschlagssummen etc.) so kann die Kirchliche Aufsichtsbehörde hinzugezogen werden. Das Erzbischöfliche Generalvikariat Kapitel 3 Abschnitt 3.02 Blatt 3.0201 Hinweise Architektenvertrag Stand 01.03.11
I. Abschluss des Grundvertrages Im Vertragsformular ist auf der ersten Seite in der oberen linken Spalte durch Ankreuzen zu kennzeichnen, dass es sich um den Grundvertrag handelt. Weiterhin ist in der oberen rechten Spalte einzutragen, welche Leistungsphasen in der ersten Stufe abgerufen werden. Grundlage hierfür ist die Genehmigung seitens der kirchlichen Aufsichtsbehörde (Schreiben über die Inaussichtstellung bzw. Genehmigung der Vor- oder Vollplanung). Hinweis: Mit Abschluss des Grundvertrages wird gleichzeitig die erste Stufe mit dem Leistungsabruf Nr. 1 abgerufen.
Unter dem Titel Objektbezeichnung ist die genaue Bezeichnung des vertragsgegenständlichen Objektes mit Adressbezeichnung einzutragen. Die Maßnahmenbeschreibung enthält die genaue Bezeichnung und Beschreibung des Maßnahmenprogramms. In der rechten Spalte einzutragen sind das von der kirchlichen Aufsichtsbehörde vergebene Aktenzeichen, das Datum des Bau-/Maßnahmenprogramms sowie das entsprechende Genehmigungsdatum der kirchlichen Aufsichtsbehörde. Hinweis: Dem Vertrag ist unter Verwendung des Vordruckes Bau- und Funktionsprogramm (FB-03-20) eine genaue Beschreibung der Planungsziele und des Planungsumfangs als Anlage 2 beizufügen. Sofern zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses noch keine genaue Beschreibung erfolgen kann, ist die Anlage 2 Bau- und Funktionsprogramm im weiteren Verfahren entsprechend fortzuschreiben.
Nur für Pauschalverträge Sofern ein Pauschalhonorar vereinbart werden soll, muss dies durch Ankreuzen in dem dafür vorgesehenen Feld kenntlich gemacht werden. Die Honorarpauschale ist bei Abschluss eines Pauschalvertrages in die rechte Spalte einzutragen.
Gemäß der Aufgabenstellung und dem Inhalt der Inaussichtstellung der Genehmigung durch die kirchliche Aufsichtsbehörde ist die entsprechende Honorarzone und der Honorarsatz einzutragen. Soll der Honorarsatz abweichend vom Mindestsatz vereinbart werden, ist dies schriftlich zu begründen und auf Seite 2 des Vertrages unter 2 (5) einzutragen.
In den Spalten 2 und 3 ist durch entsprechendes Ankreuzen zu kennzeichnen, welche Kostenermittlungsart (Kostenschätzung oder Kostenberechnung) der Honorarberechnung zu Grunde liegt. Können mit der Abstimmung des Bauprogramms bereits ungefähre Gesamtkosten der Maßnahme beziffert werden, so sind diese nach Abstimmung mit dem Auftraggeber einzutragen. Hinweis: Da der Architekt zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses (Abschluss des Grundvertrages) noch keine vertraglichen Leistungen erbracht hat, kann noch keine honorarrelevante Kostenermittlung (Kostenschätzung / Kostenberechnung) vorliegen. Das voraussichtliche Honorar für die vorgesehenen Leistungen ist so lange bezogen auf die ungefähren Gesamtkosten zu ermitteln, bis eine entsprechende Kostenermittlung durch den Architekten erarbeitet und vom Bauherren angenommen wurde. Können zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses noch keine ungefähren Kosten genannt werden, so bleiben die entsprechenden Felder unausgefüllt.
In der Spalte vorgesehen in % sind alle zur Lösung der gestellten Bauaufgabe notwendigen Grundleistungen prozentual beziffert einzutragen. Hinweis: Die maximal möglichen Prozentsätze werden durch die HOAI vorgegeben. Die für die Maßnahme zu erbringenden Leistungen sind in der notwendigen Anlage Teilleistungstabelle (FB-03-21) als Anlage 3 zum Architektenvertrag einzutragen und dem Vertrag beizufügen. Sofern die Teilleistungen nicht vollständig erbracht werden, sind die nicht zu erbringenden Leistungen in der vorgenannten Anlage Teilleistungstabelle entsprechend zu streichen. In der Spalte beauftragt in % sind diejenigen Leistungen prozentual aufzuführen, die gemäß der Projektvorbereitungsphase und der in Aussicht gestellten Genehmigung als erster Leistungsabruf beauftragt werden sollen.
Wird das EDV-Dokument verwendet (Regelfall), so werden die Honorarsummen automatisch aus den Grundlagenwerten (Honorarzone, Honorarsatz, anrechenbare Kosten) in Verbindung mit der dem Formular hinterlegten HOAI-Honorartafel errechnet.
Hinweis: Zuschläge Grundsätzlich ist zu unterscheiden zwischen dem Zuschlag für Umbau und Modernisierung, der sich in der Regel auf alle beauftragten Grundleistungen und das hierfür vereinbarte Honorar bezieht, und dem Zuschlag für Instandhaltung und Instandsetzung, der sich ausschließlich auf das vereinbarte Honorar für die Grundleistung der Leistungsphase 8 (Objektüberwachung) bezieht. Die Höhe der prozentualen Zuschläge richtet sich nach der jeweils zu lösenden Bauaufgabe. Unter Ziffer 10 kann ein Umbau- und Modernisierungszuschlag vereinbart werden. Dieser beträgt in der Regel bis zu 27%. Soll ein höherer Zuschlag vereinbart werden, so ist der Nachweis über die Höhe des gesamten Zuschlages anhand der Anlage 4 zum Vertrag (Ermittlung des Umbau- und Modernisierungszuschlags) zu führen und schriftlich zu begründen. Bei Baumaßnahmen zur Instandhaltung und Instandsetzung kann für die Leistungsphase 8 unter der Ziffer 11 ein Zuschlag vereinbart werden. Dieser beträgt in der Regel bis zu 33%. Ein höherer Zuschlag kann in Ausnahmefällen i.h.v. bis zu 50% vereinbart werden, wenn der Auftragnehmer einen deutlich höheren Aufwand nachweisen kann und dies schriftlich begründet.
Unter Ziffer 12 werden die ggf. mit dem Grundvertrag vereinbarten anderen und/oder besonderen Leistungen als Pauschale ausgewiesen. Achtung: Die Honorarermittlung für diese Leistungen erfolgt durch entsprechenden Eintrag unter 2 (1) bis (3) ausschließlich auf der Seite 2 des Vertrages. Wird das EDV-Dokument verwendet (Regelfall), so wird die auf Seite 2 des Vertrages errechnete Honorarsumme automatisch auf die Seite 1 übertragen.
Unter Ziffer 14 werden die Nebenkosten als Prozentsatz oder als Pauschale eingetragen. Wird das EDV-Dokument verwendet (Regelfall), so wird der hier getätigte Eintrag automatisch auf die Seite 2 unter 2 (9) übertragen.
Andere Leistungen und Besondere Leistungen sowie Beratungsleistungen, deren Vereinbarung im Zusammenhang mit dem Grundvertrag erfolgt, werden nach einer zu vereinbarenden Pauschale vergütet. Die Honorarermittlung für diese Leistungen erfolgt durch entsprechenden Eintrag unter 2 (1) bis (3). Wird das EDV-Dokument verwendet (Regelfall), so wird die auf Seite 2 des Vertrages ermittelte Honorarsumme automatisch auf Seite 1 übertragen. Hinweis: Unter 2 (3) Sonstige Vereinbarungen können auch nicht honorarrelevante Vereinbarungen eingetragen werden. Die Honorarspalten bleiben in diesem Fall unausgefüllt.
Sollte für die Baumaßnahme die Einschaltung von Fachplanern erforderlich sein, so ist die geplante Beauftragung durch entsprechendes Ankreuzen kenntlich zu machen. Soll der Honorarsatz für die Baumaßnahme abweichend vom Mindestsatz vereinbart werden, ist dies unter 2 (5) schriftlich zu begründen.
Die den pauschalen Vereinbarungen (Andere Leistungen, Besondere Leistungen, Beratungsleistungen) zugrunde liegenden Stundensätze werden unter 2 (7) eingetragen.
Werden für die Baumaßnahme Termine vereinbart, sind diese unter 2 (8) einzutragen. Die Nebenkosten werden auf Seite 1 unter Nr. 14 als Prozentsatz oder als Pauschale eingetragen. Wird das EDV-Dokument verwendet (Regelfall), so wird der auf Seite 1 getätigte Eintrag automatisch hier auf die Seite 2 unter 2 (9) übertragen.
Die als Vertragsbestandteil zum Grundvertrag gehörigen Anlagen sind durch Ankreuzen zu kennzeichnen. Die Anlagen 1 bis 3 (Versicherungsnachweis FB-03-16, Bau- und Funktionsprogramm FB-03-20 sowie die Teilleistungstabelle FB-03-21) werden in jedem Falle Bestandteil des Grundvertrages. x x x
Hinweis: Bei Abschluss des Grundvertrages ist das Unterschriftenfeld auf der letzten Seite des Vertragsmusters auszufüllen. Die Seite 3 wird bei Abschluss des Grundvertrages in Verbindung mit dem Leistungsabruf Nr. 1 nicht bearbeitet bzw. ausgefüllt.