2.2 Die Personalplanung

2.2 Die Personalplanung 2.2.1 Bedeutung und Aufgaben der Personalplanung Planende Aktivitäten werden in KMU sträflich vernachlässigt. Dies gilt ganz besonders für das Personalwesen. In Anbetracht der vielen Vorteile, die mit einer angemessenen Personalplanung einhergehen, ist dies schwer verständlich. Aufgabe 11: Beschreiben Sie eine oder mehrere Begebenheiten in Ihrem Betrieb, die sich durch eine entsprechende Personalplanung hätten vermeiden lassen. Nennen Sie auch die Unterfunktionen der Personalplanung, die hierbei vernachlässigt wurden! Aufgabe 12: Von entscheidender Bedeutung für den Nutzen von Personalplanung ist deren Integration in die sons - tigen Unternehmensplanungen. Mit welchen vier sonstigen Unternehmensplanungen ist die Personalplanung abzustimmen? 2.2.2 Bestimmung des quantitativen Personalbedarfs Sachziel der quantitativen Personalbedarfsplanung ist die möglichst genaue Vorhersage, wie viele Mitarbeiter einer bestimmten Qualifikation wann und wo benötigt werden. Voraussetzung ist ein Mindestdatengerüst und das Beherrschen der erforderlichen Methoden. Aufgabe 13: Aufgabe 14: Aufgabe 15: Beantworten Sie bitte zur Berechnung des quantitativen Personalbedarfs folgende Fra gen: 13.1 Welche zwei Größen müssen Sie addieren, um den Brutto-Personalbedarf zu erhalten? 13.2 Was ist das Ergebnis einer Subtraktion von Brutto-Personalbedarf und Personalbestand zum Planungszeitpunkt? 13.3 Inwieweit spielen bei der Berechnung Umgebungsbeschränkungen eine Rolle? Das eigentliche Problem bei der Bestimmung des quantitativen Personalbedarfs ist die Vorhersage des Brutto-Personalbedarfs zu einem evtl. in ferner Zukunft liegenden Zeitpunkt t x. Als hierfür geeignete Methoden sind Ihnen unter anderem bekannt: die Kennzahlenmethode und die Stellenplanmethode. 14.1 Erläutern Sie kurz beide Methoden! 14.2 Nennen Sie weitere Methoden! Ein spezielles Problem ist das Ermitteln des Bedarfs an Führungskräften. Dieser leitet sich aus der sog. Leitungsspanne ab. Darunter versteht man die Anzahl der Mitarbeiter, für die ein direkter Vorgesetzter verantwortlich ist. Die Leitungsspanne kann starr und flexibel sein. In unserem Fall sei sie starr und betrage durchgehend 6. Wie viele Führungskräfte werden benötigt, wenn auf der untersten Ebene 216 Mitarbeiter beschäftigt sind? Als Organisationsform sei ein Einliniensystem gegeben. 2.2.3 Qualitative Personalbedarfsplanung Eine Aussage zum quantitativen Bedarf allein macht keinen rechten Sinn. Man will nicht nur wissen, wie viele Mitarbeiter benötigt werden, sondern auch, welchen Anforderungen sie genügen sollen. Die Beantwortung dieser Fragen ist die zentrale Aufgabe der qualitativen Personalbedarfsplanung. 11

Aufgabe 16: Bei der Bestimmung der Anforderungen geht es zunächst darum, sich mit der Stelle vertraut zu machen. Dabei kann eine vorhandene Stellenbeschreibung sehr hilfreich sein. Allerdings sind diese häufig veraltet oder genügen in anderer Hinsicht nicht den Qualitätsstandards. 16.1 Welche Methoden der Informationsgewinnung stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie eine Stellenbeschreibung abfassen wollen? 16.2 Welche vier Hauptpunkte sollten in einer solchen Stellenbeschreibung enthalten sein? 2.2.4 Planung der Personalbedarfsdeckung Ist der Personalbedarf im quantitativen und qualitativer Hinsicht bekannt, kann die Personaldeckung in Angriff genommen werden. Damit verbunden ist die Beantwortung einer Reihe von Fragen: Welche Methoden und Instrumente sind für die Personalbeschaffung geeignet, wie lässt sich der Personaleinsatz optimieren, wie binde ich wichtige Mitarbeiter an das Unternehmen usw.? Aufgabe 17: Zu Beginn steht sehr häufig die Frage, wo nach dem neuen Mitarbeiter Ausschau gehalten werden soll. Erläutern Sie, warum es nicht empfehlenswert ist, ausschließlich den internen oder ausschließlich den externen Beschaffungsmarkt zu nutzen! 2.3 Personal erfolgreich anwerben 2.3.1 Der Einsatz der richtigen Beschaffungsarten und -wege Ist in einem konkreten Fall die interne Personalbeschaffung der externen vorzuziehen, so ist in einem weiteren Schritt zu entscheiden, ob diese mit oder ohne Personalbewegung geschehen sollte. Als Maßnahmen der internen Personalbeschaffung sind Ihnen vermutlich bereits bekannt: ohne Personalbewegung: Mehrarbeit bzw. Überstunden, Verlängerung der betrieblichen Arbeitszeit. mit Personalbewegung: innerbetriebliche Stellenausschreibung am Schwarzen Brett oder in der Firmenzeitschrift, Qualifizierungsmaßnahmen mit anschließender Beförderung. Aufgabe 18: Nennen Sie jeweils weitere Maßnahmen der internen Personalbeschaffung, und zwar mit und ohne Personalbewegung! 2.3.2 Faktoren, die den Anwerbungserfolg ausmachen Für den Erfolg von Personalanwerbungsmethoden sind drei Kriterien von Bedeutung: Die Akquisitionswirkung: Diese beeinflusst die wahrgenommene Attraktivität einer Stelle. Die Selektionswirkung: Damit bezeichnet man das Ausmaß, in dem ungeeignete Bewerber von einer Bewerbung abgehalten werden. Die Aktionswirkung: Diese entscheidet darüber, ob ein Interessent sich tatsächlich bewirbt. Aufgabe 19: Sie planen einen Tag der offenen Tür und wollen dabei auch neue Mitarbeiter anwerben! Wie können Sie dort die Akquisitionswirkung, Selektionswirkung und Aktionswirkung erhöhen? 12

2.4 Den geeigneten Bewerber einstellen 2.4.1 Wann ist ein Bewerber geeignet? Eignung ist die Übereinstimmung bzw. Entsprechung zwischen den Leistungsanforderungen einer Aufgabe oder Tätigkeit mit dem Leistungsangebot des Mitarbeiters in der Weise, dass es zu einer Leistungsabgabe des Mitarbeiters kommt, die wiederum ein positives Arbeitsergebnis sicherstellen soll. Aufgabe 20: Aufgabe 21: Veranschaulichen Sie die oben aufgeführte Definition mit Hilfe eines Diagramms. Berücksichtigen Sie dabei auch, dass das Arbeitsergebnis nicht nur von der Leistungsabgabe des Mitarbeiters, sondern auch von anderen Produktionsfaktoren abhängt! Die momentane Eignung des Bewerbers für die ausgeschriebene Stelle ist gleichsam eine notwen dige Voraussetzung für eine Anstellung. Immer häufiger wird jedoch auch eine Potenzialanalyse durch - geführt. Welche zusätzlichen Aussagen sollen damit möglich werden? 2.4.2 Die Bearbeitung von Bewerbungen und Methoden der Eignungsfeststellung Voraussetzung für eine allen Anforderungen gerecht werdende Bewerberauswahl sind aussagekräftige Informationen zu den Kandidaten. Es müssen also zunächst Daten gesammelt und bewertet werden. Dies geschieht überwiegend anhand der Bewerberunterlagen, eines Einstellungsgesprächs sowie evtl. eines dem Bewerber zur Beantwortung zugeschickten Personalfragebogens. Aufgabe 22: Bei der Bearbeitung von Bewerbungen ist ein sequentielles Vorgehen empfehlenswert, bei dem nach und nach der Kreis der Bewerber verkleinert wird. Dieser Vorgang lässt sich in vier Phasen einteilen: a) Vorauswahl b) Grobauswahl c) Feinauswahl d) Nachauswahl Welche der nachfolgenden Beschreibungen ist für welche der genannten Phasen zutreffend? 22.1 Es werden die Kandidaten zunächst zurückgestellt, die evtl. geeignet wären, aber für die es bessere Bewerber gibt. 22.2 Findet in der Regel in Form einer Probezeit statt. 22.3 Es werden die Bewerber ausgesondert, die offensichtlich ungeeignet sind. 22.4 Es werden verschiedene eignungsdiagnostische Verfahren eingesetzt, um möglichst den Geeignetsten zu finden. Aufgabe 23: Wichtiger Bestandteil der Bewerbungsmappe sind die Zeugnisse. Als Techniken der Zeugnissprache seien genannt: a) Positiv-Skalentechnik b) Leerstellentechnik c) Reihenfolge-Technik d) Ausweichtechnik e) Einschränkungstechnik f) Andeutungstechnik g) Widerspruchstechnik 13

Welche Techniken kamen bei nachfolgenden Formulierungen zur Anwendung? 23.1 Gerne bescheinigen wir Frau Ehrlich absolute Vertrauenswürdigkeit. 23.2 Hervorheben möchten wir das stets korrekte äußere Erscheinungsbild unseres Abteilungs - leiters. 23.3 Als Schlusssatz: Herr Schnell verlässt uns auf eigenen Wunsch. Wir wünschen ihm viel Glück! 23.4 Die Aufgabe, die Frau Fleißig übertragen wurden, erledigte diese zu unserer vollsten Zufriedenheit. 23.5 Er ist äußerst tüchtig und versteht, dies auch sichtbar werden zu lassen. 23.6 Herr Freund ist stets hilfsbereit und zeichnet sich durch überdurchschnittliche Arbeitsqualität aus. 23.7 Sie erledigte alle Aufgaben mit der für sie charakteristischen Sorgfalt. Aufgabe 24: In wissenschaftlichen Untersuchungen hat sich immer wieder eine Reihe von Mängeln des Bewerbungsgesprächs nachweisen lassen: a) Die Reaktion des Bewerters (z. B. seine Mimik, seine Gesten, Bemerkungen) wirkt weitgehend unkontrollierbar auf die Bewerber und deren Verhalten. b) Verschiedene Bewerter gewichten und bewerten dasselbe Gespräch unterschiedlich. c) Bei unstrukturierten Gesprächen bildet sich relativ früh ein abschließendes Urteil heraus, das durch zusätzliche Informationen kaum noch beeinflusst wird. d) Die Entscheidung des Bewerters hängt wesentlich davon ab, was dieser unter einem guten Bewerber versteht. e) Kontextfaktoren können das Urteil gravierend beeinflussen. Welche Verbesserungsmöglichkeiten können Sie nennen, um diese Mängel gezielt zu beseitigen? 2.4.3 Die Auswahlentscheidung Am Ende des Bewerbungsverfahrens geht es darum, unter den Guten die Besten zu finden. Dabei müssen die Vor- und Nachteile der einzelnen Kandidaten gegeneinander abgewogen werden. Sehr häufig geschieht dies intuitiv. Besser wäre ein systematisches Vorgehen. Aufgabe 25: Bitte nehmen Sie Stellung zu folgenden Aussagen: 25.1 Herr Schnell: Personalauswahl ist doch ganz einfach. Ich definiere Mindestanforderungen und genommen wird der, der die Mindestanforderungen am deutlichsten übertrifft. 25.2 Herr Gleich: Am Schluss bilde ich aus den Daten für jeden Bewerber einen Gesamtpunktwert. Ich gehe dabei wie folgt vor: y = x 1 + x 2 +... + x i +... + x n Für: y = Gesamtpunktwert; x i = Punktwert für Merkmal i (z. B. logisches Denken, Teamfähigkeit) Auf eine Gewichtung verzichte ich, denn der damit verbundene Aufwand lohnt sich nicht. 14

2.5 Einführung, Einarbeitung und Entwicklung von Mitarbeitern 2.5.1 Den ersten Tag vergisst man nicht Übungsfälle Der erste Eindruck, den man von einem Menschen hat, ist nachhaltig und beeinflusst nicht selten für lange Zeit die Qualität des Miteinanders. Ganz ähnlich ist es mit den ersten Erfahrungen eines Mitarbeiters in seiner neuen Firma. Häufig entscheidet es sich dabei bereits in den ersten Tagen, ob eine Einstellung ein Erfolg wird oder nicht. Aufgabe 26: Erinnern Sie sich bitte an Ihren ersten Tag in Ihrem jetzigen Unternehmen. Falls Sie Unternehmer sind, wählen Sie den Arbeitsbeginn eines Ihrer Mitarbeiter! Was ist Ihnen positiv, was negativ im Gedächtnis? 2.5.2 Was soll bei der Einführung und Einarbeitung beachtet werden? Die Einführung eines neuen Mitarbeiters lässt sich in zwei Phasen gliedern: eine allgemeine Orientierung am ersten Tag und ein Heranführen an die eigentlichen Arbeitsaufgaben in der Folgezeit. Aufgabe 27: Bei der Einführung eines Neuen hat sich eine Arbeitsteilung bewährt. Welche der unten aufgelisteten Aufgaben und Pflichten übernimmt im Allgemeinen 27.1 der direkte Vorgesetzte? 27.2 der dem Neuen zur Seite gestellte Pate? Liste der Aufgaben und Pflichten: a) Darstellung der Aufgaben der Abteilung b) Bekannt machen mit dem Betriebsrat c) Unterstützung beim täglichen Umgang mit Gefahren d) Hilfestellung bei der Versorgung mit Arbeitsmitteln e) Darlegungen zum Aufbau der Organisation f) Ausführungen zum Erwerb von Essensmarken g) Erläuterungen zu zentralen Diensten, z. B. Fotokopierstelle, Hausverwaltung h) Hilfestellung bei den wichtigsten Formalitäten in der Personalabteilung i) Bekannt machen mit einigen wichtigen Arbeitskollegen j) Einführung in das Vorschlagswesen k) Zeigen der Kleiderablage l) Darstellung der betrieblichen Aus- und Weiterbildung m) Einführung in die Belange der Arbeitssicherheit und des betriebsärztlichen Dienstes Aufgabe 28: Zu Beginn eines vorgeschalteten Einführungstrainings sind fünf Fragen zu beantworten: Was, wohin, wie, womit, wer? Worauf sollen Ihnen die einzelnen Fragen eine Antwort liefern? 2.5.3 Kompetenzerhaltung durch Personalentwicklung Personalentwicklung diente noch vor einigen Jahren überwiegend der Erhaltung und Förderung der fachlichen Kompetenz. Heute rücken immer mehr Themen wie soziale Kompetenz und Führungskompetenz in den Mittelpunkt. Darüber hinaus wird auch versucht, die Einstellung und Motivation der Mitarbeiter positiv zu beeinflussen. Aufgabe 29: Personalentwicklung wird sehr häufig mit Schulungen, Seminaren, Vortragsveranstaltungen gleichgesetzt. Nehmen Sie dazu Stellung, indem Sie die Grundbausteine der Personalentwicklung darstellen! 15