Kap 1 Einleitung 1.1 Was ist eine Rechnung? Eine Rechnung ist ein Dokument, in dem ein Unternehmer über eine ausgeführte Lieferung oder Dienstleistung (sonstige Leistung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes) abrechnet. Rechnungen können entweder auf Papier oder in elektronischem Format ausgestellt werden. Die Bezeichnung als Rechnung ist nicht relevant, sofern alle erforderlichen Rechnungsmerkmale auf dem Dokument angeführt sind. Beispielsweise können daher auch Quittungen, Kassenbons, Verträge und Fahrausweise als Rechnungen qualifiziert werden.! Hinweis In welcher Sprache eine Rechnung verfasst wird, ist unerheblich. Anderslautende gesetzliche Regelungen sind unionsrechtswidrig. Im Zuge einer Betriebsprüfung kann jedoch eine Übersetzung in die deutsche Sprache durch den Betriebsprüfer gefordert werden. 1.2 Wofür brauche ich eine Rechnung? Eine korrekte Rechnungsstellung ist ausgangsseitig zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen und eingangsseitig zur Berechtigung zum Vorsteuerabzug von Bedeutung. 1.2.1 Vorsteuerabzug Empfängt ein Unternehmer eine Lieferung oder Dienstleistung von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen, benötigt er eine Rechnung, um die auf der Rechnung ausgewiesene Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern zu können (sogenannter Vorsteuerabzug). 11
Ist der Leistungsempfänger in Österreich zur Umsatzsteuer veranlagt, macht er den Vorsteuerabzug in seiner monatlichen oder quartalsweisen Umsatzsteuervoranmeldung bzw der jährlichen Umsatzsteuererklärung geltend. Ausländische Unternehmer, welche weder einen Sitz noch eine Betriebsstätte in Österreich haben und nicht zur Umsatzsteuer in Österreich veranlagt sind, können einen Antrag über die Erstattung der Vorsteuer einbringen. In Fällen des unrichtigen Ausweises eines Steuerbetrags auf einer Rechnung ist der Rechnungsempfänger nur unter bestimmten Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug berechtigt (siehe dazu Tz 7.1). Bei unberechtigtem Ausweis eines Steuerbetrags (siehe dazu Tz 7.2) ist der Rechnungsempfänger nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. TIPP In manchen Fällen ist keine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug notwendig. In diesen Fällen können daher ausnahmsweise auch aus umsatzsteuerlicher Sicht mangelhafte Rechnungen akzeptiert werden. Solche Fälle wären zb Rechnungen für Reverse Charge Leistungen (siehe dazu Tz 4.2.1), innergemeinschaftliche Erwerbe (siehe dazu Tz 4.2.2), steuerfreie Lieferungen bzw Dienstleistungen (siehe dazu Tz 4.1.9) oder die Einfuhrumsatzsteuer. 12
Kap 2 Allgemeines 2.1 Berechtigung und Verpflichtung zur Rechnungsstellung Jeder Unternehmer, der eine umsatzsteuerbare Lieferung oder Dienstleistung ausführt, ist berechtigt, darüber eine Rechnung auszustellen. Für noch nicht ausgeführte Lieferungen oder Dienstleistungen kann der Unternehmer eine Anzahlungsrechnung ausstellen (siehe dazu Tz 4.1.6). Führt ein Unternehmer eine steuerbare Lieferung oder Dienstleistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, an eine juristische Person, soweit sie kein Unternehmer ist (zb eine Gebietskörperschaft), oder an einen Nichtunternehmer, wenn es sich um eine steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück handelt, aus, ist der leistende Unternehmer verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Diese Verpflichtung gilt auch für österreichische Unternehmer, die Lieferungen oder Dienstleistungen erbringen, die nach den umsatzsteuerlichen Leistungsortregeln im Drittland steuerbar wären. Nach österreichischem Recht muss außerdem eine Rechnung ausgestellt werden, wenn Leistungen als im EU-Ausland erbracht gelten und zwingend in die Zusammenfassende Meldung aufzunehmen sind. Wird mittels Gutschrift (siehe Kapitel 5 Gutschriften) abgerechnet, so entfällt die Verpflichtung zur Rechnungsstellung durch den leistenden Unternehmer. Für folgende Leistungen sind die Rechnungsstellungsvorschriften desjenigen Mitgliedstaates anwendbar, von dem aus der leistende Unternehmer sein Unternehmen betreibt: 13
Reverse-Charge-Umsätze, wenn der leistende Unternehmer weder seinen Sitz noch eine an der Leistung beteiligte Betriebsstätte im Inland hat; Leistung des Erwerbers (zweiter Unternehmer in der Lieferkette) in einem Dreiecksgeschäft; wenn der Leistungsort im Drittland liegt. Beispiel: Reverse-Charge Ein griechischer Architekt plant für einen österreichischen Unternehmer eine Fabrikhalle in Österreich. Lösung: Die Planungsleistung ist als Grundstücksleistung in Österreich steuerbar und unterliegt dem Reverse-Charge-System. Der griechische Architekt stellt die Rechnung nach griechischen Vorschriften. Beispiel: Dreiecksgeschäft Ein österreichischer Unternehmer erwirbt Waren von einem französischen Unternehmer und verkauft diese an einen weiteren Unternehmer in Deutschland (Dreiecksgeschäft). Lösung: Die Lieferung des mittleren Unternehmers (Erwerbers) im Dreiecksgeschäft unterliegt dem Reverse-Charge-System. Es kommen die österreichischen Vorschriften für die Rechnungsstellung zur Anwendung. 2.1.1 Anspruch auf Ausstellung einer Rechnung Der Leistungsempfänger muss die Ausstellung der Rechnung nicht ausdrücklich verlangen. Gemäß den österreichischen Umsatzsteuerrichtlinien hat nur der Leistungsempfänger den Anspruch auf die Ausstellung der Rechnung, selbst wenn Leistungsempfänger und Zahlungsverpflichteter zwei verschiedene Personen sind. Der Anspruch auf Ausstellung einer korrekten Rechnung ist ein zivilrechtlicher Anspruch und kann somit 14
Tabelle Rechnungsmerkmale Name u Anschrift des Leistungsempfängers Fortlaufende Nummer UID des leistenden Unternehmers UID des Leistungsempfängers X X Fahrausweise X Steuerbetrag Kleinbetragsrechnungen Anzahlungsrechnungen X X X Endrechnungen X X X Dauerrechnungen X X X Sammelrechnungen X X X Rechnungen über steuerfreie Leistungen X X X Leistungsbzw Lieferdatum Nettobetrag Steuersatz X X X Besonderheit/ zusätzliche Merkmale Nettobetrag und Steuerbetrag in einer Summe Nettobetrag und Steuerbetrag in einer Summe voraussichtlicher Lieferzeitpunkt bzw -zeitraum X X X X Abzug aller Anzahlungsrechnungen X X X X X X Angabe des Leistungszeitraumes; Vorsteuerabzug erst bei Vorliegen einer konkretisierenden Rechnung bzw eines Zahlungsbeleges X X X Angabe des Abrechnungszeitraums Hinweis auf Steuerfreiheit der Leistung
4.1.6 Anzahlungs- und Endrechnungen Unternehmer können mittels Anzahlungsrechnungen über zukünftig auszuführende Lieferungen bzw Dienstleistungen abrechnen. Die Lieferung bzw Dienstleistung muss folgende Voraussetzungen erfüllen, damit eine Berechtigung bzw Verpflichtung zur Stellung einer Anzahlungsrechnung entsteht: der Inhalt der Lieferung bzw Dienstleistung muss bereits feststehen; die Ausführung der Lieferung bzw Dienstleistung muss bereits feststehen; die geplante Ausführung der Dienstleistung bzw Lieferung findet erst in der Zukunft statt. Folgende Änderungen der Rechnungsmerkmale ergeben sich bei einer Anzahlungsrechnung: Anstatt des Liefer- bzw Leistungsdatums ist der vereinbarte voraussichtliche Zeitpunkt bzw Zeitraum anzugeben. Ist keine Vereinbarung über den voraussichtlichen Zeitpunkt der Lieferung bzw Dienstleistung getroffen, muss auf der Rechnung darauf hingewiesen werden. Anstatt des Entgelts ist der Anzahlungsbetrag anzuführen. TIPP Die Ausstellung einer Anzahlungsrechnung ist schon begrifflich nur vor der vollständigen Leistungserbringung möglich. Nach erbrachter Leistung ist eine herkömmliche Rechnung auszustellen, die auch den Leistungszeitraum genau anzugeben hat. Wird tatsächlich ein niedrigeres Entgelt vereinnahmt, als in der Anzahlungsrechnung angegeben, entsteht die Steuerschuld nur für das vereinnahmte Entgelt. Eine Berichtigung der Anzahlungsrechnung ist in diesem Fall nicht erforderlich. Nach Ausführung der Lieferung bzw Dienstleistung ist es nicht erforderlich, eine weitere (Schluss-) 37
Rechnung auszustellen, wenn das durch die Anzahlung vereinnahmte Entgelt das Gesamtentgelt abdeckt. Übersteigt das Gesamtentgelt die Anzahlung ist eine Endrechnung auszustellen, in der die bereits in Rechnung gestellte(n) Anzahlung(en) abzuziehen ist (sind). Dabei können mehrere ausgestellte Anzahlungsrechnungen einzeln oder in einer Summe angeführt werden. TIPP Die Bezeichnung einer Anzahlungsrechnung als solche ist zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben, empfiehlt sich aber in der Praxis. Anzahlungsrechnung: siehe Beispielrechnung 6 im Anhang bzw auch als Download Endrechnung: siehe Beispielrechnung 7 im Anhang bzw auch als Download Beispiel: Erste Variante: Endbetrag: 2.000,-- (20% USt: 400,--) Anzahlung vom 4.4.2016: 500,-- (20% USt: 100,--) Anzahlung vom 3.6.2016: 700,-- (20% USt: 140,--) Restbetrag: 800,-- (20% USt: 160,--) Bruttobetrag: 960,-- Zweite Variante: Endbetrag: 2.000,-- (20% USt: 400,--) Anzahlungen vom 4.4.2016 und 3.6.2016: 1.200,-- (20% USt: 240,--) Restbetrag: 800,-- (20% USt: 160,--) Bruttobetrag: 960,-- Dritte Variante: Endbetrag: 2.000,-- Anzahlungen vom 4.4.2016 und 3.6.2016: 1.200,-- Restbetrag: 800,-- USt 20%: 160,-- Bruttobetrag: 960,-- 38
Kap 7 Steuerschuld kraft Rechnungsstellung Rechnungsaussteller können aus zwei Gründen den Steuerbetrag, der in der Rechnung ausgewiesen ist, schulden: Ein leistender Unternehmer weist einen unrichtigen Steuerbetrag in seiner Rechnung aus. Ein Unternehmer, der keine Lieferung bzw Dienstleistung erbracht hat, oder ein Nichtunternehmer weist einen Steuerbetrag in seiner Rechnung aus. 7.1 Unrichtiger Steuerausweis Weist der leistende Unternehmer in seiner Rechnung einen unrichtigen Steuerbetrag aus, schuldet er diesen aufgrund der Rechnungsstellung. Der leistende Unternehmer kann seine Rechnung jedoch berichtigen (siehe dazu Kapitel 8). Der Leistungsempfänger darf den in der Rechnung ausgewiesenen Steuerbetrag als Vorsteuer geltend machen. Der Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers ist jedoch ausgeschlossen, wenn er darauf schließen muss, dass der leistende Unternehmer die ausgewiesene Umsatzsteuer nicht an das Finanzamt abführen wird. Weist der leistende Unternehmer in der Rechnung einen Steuerbetrag aus, der erkennbar höher ist, als sich aus dem Normalsteuersatz ergibt, oder wird in Fällen des Überganges der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger auf der Rechnung zu Unrecht Umsatzsteuer ausgewiesen, so steht dem Leistungsempfänger der Vorsteuerabzug des erhöhten bzw des zu Unrecht ausgewiesenen Steuerbetrages ebenfalls nicht zu. Beispiel: Nettoentgelt: 500,-- Steuerbetrag: 150,-- Bruttoentgelt: 650,-- 56
Beispielrechnung 3: Fremdwährungsrechnung Name und Anschrift des leistenden Unternehmers: Firma USA Ltd. Main Road 1 New York, 1234 keine UID angegeben Name und Anschrift des Leistungsempfängers: Firma Empfänger GmbH Musterstraße 2 2100 Korneuburg UID: ATU98765432 R E C H N U N G Rechnungsdatum: 4. Mai 2016 Rechnungsnummer: 123456 Lieferdatum: 15. April 2016 Lieferung aus Lager Mustergasse 2, 6020 Innsbruck, Österreich 3 Stück: Kopiermaschine Marke XY à 5.000,-- Nettoentgelt USD 15.000,00 20% Umsatzsteuer USD 3.000,00 EUR 2.777,78 Bruttoentgelt USD 18.000,00 73