Da Kundenmagazin der FIVE Informatik AG Juni 2014 Vorhang auf für TaxWare 2 TaxWare 2 die nächte Generation profeioneller oftwarebaierter Steuerberatung teht bereit. Jede Jahr begeitern wir zahlreiche neue TaxWare-Anwender eine groe Verpflichtung für un. Anregungen, Wünche und Erweiterungen haben wir laufend geammelt und viele in TaxWare 2 umgeetzt. Da permanente Monitoring durch ein Team von Steuerexperten ichert die Praxitauglichkeit. Au Tradition nahe beim Kunden ab Oktober ind wir auf Roadhow, quer durch die Schweiz, und freuen un auf den perönlichen Autauch mit Ihnen. La verion intégrale de cet article en françai et à votre dipoition en page 3. Seit 2005 it TaxWare da oftwarebaierte Werkzeug zur Steuer- und Finanzplanung für die ganze Schweiz und teht omit für Qualität und Kontinuität. Die tetige Weiterentwicklung und Profeionaliierung machen TaxWare heute zu einem einzigartigen Arbeitmittel in allen Bereichen, wo Steuern eine Rolle pielen.» WAS IST NEU? Maiv augebaute Steuerrechner Die wichtigten Neuerungen auf einen Blick: Natürliche Peronen n Detaillierte Planungmöglichkeiten bei der Auzahlung von Vororgekapitalien n Noch höherer Detaillierunggrad bei der Erfaung teuerrelevanter Daten Juritiche Peronen n Detaillierte Vorteuer-Berechnung n Berückichtigung von Verlutvortrag, Gewinnverwendung, verbuchten Steuern, verdecktem Eigenkapital Immobilien n Integration der Handänderungteuern n Berückichtigung der Eratzbechaffung von Immobilien n Berechnung der Grundtückgewinnteuer bei Übernahme durch den Käufer Erbchaft/Schenkung n Berückichtigung mehrerer Begüntigter bei der Nachlaplanung n Berechnung der Steuern, wenn diee vom Erblaer/Schenker bezahlt werden Inhalt Vorhang auf für TaxWare 2 1 3 Editorial 2 Die Aargauiche Penion- 4 5 kae archiviert mit Kendox 4i-DMS Datenarchivierung 6 7 in 4inurance mittel Kendox FIVE edoier für Treuhand- 8 9 firmen weniger Papier, mehr Effizienz ALAN die Kanzleioftware 10 11 im Einatz eit über 20 Jahren IBM POWER8 da «Band- 12 breiten-monter»
Editorial: Erfolgreicher Generationenwechel Wer von un verändert chon gerne etwa, da gut funktioniert? Neigen wir nicht eher dazu, da wir Bewährte nicht aufgeben wollen? In dieer Augabe zeige ich Ihnen, wie die FIVE gleich in mehreren Bereichen einen Generationenwechel herbeiführt. Die Ablöung von Bewährtem fällt dann leicht wenn etwa Innovativere folgt. Damit bieten wir uneren Kunden die erwartete Invetitionicherheit und zuätzliche Wettbewerbvorteile. Die Erfolggechichte von TaxWare untermauern wir mit der bevortehenden Lancierung der über mehr al zwei Jahre dauernden hundertprozentigen Neuentwicklung. Wagen Sie einen erten Blick hinter den Vorhang (Seiten 1 bi 3). Mit dem FIVE edoier (Seite 8 bi 9) ermöglichen wir den chon lange dikutierten und längt fälligen Generationenwechel zum papierarmen Büro. Unere Kunden erhalten mit dem edoier die Grundlage, um ihre Papierflut zu reduzieren und ihre Gechäftprozee zu automatiieren. Zum Schlu möchte ich noch auf einen technichen Generationenwechel bei der IBM hinweien (Seite 12). Da it die zukunftweiende Antwort von IBM zu tetig wachenden Datenvolumen und raant zunehmenden Verarbeitungdichten. In dieem Sinne wünche ich Ihnen eine gute Lektüre. TaxAnalyzer Steuerberechnung in Excel TaxAnalyzer ercheint neu mit einer eigenen Regiterkarte in Excel. Die bekannten Menü wurden optich und funktional ergänzt. Auwahlmenü können themenorientiert und auch mehrfach in Ihre eigenen Excel-Vorlagen eingebettet werden. TaxWare 2 verfügt über eine noch tärkere Interaktion mit Excel. So können Excel-Berechnungen beipielweie direkt in TaxWare al Szenario abgepeichert werden. Wird die zu grundeliegende Vorlage aktualiiert, übertragen Sie die Kundendaten au Ihrem Szenario bequem mit Knopfdruck in die neue Excel-Vorlage. Ihre elbtertellten Vorlagen können Sie in frei definierbaren Verzeichnien direkt in die TaxWare Menütruktur integrieren. Moderne Deign Baierend auf den aktuellen Entwicklungtechnologien von Microoft und in Anlehnung an da Office-2013-Look&Feel zeigt ich TaxWare 2 in einem neuen und modernen Deign, mit kalierbarer Benutzeroberfläche zur optimalen Bildchirmaunützung. Schnellerfaung Im Schnellerfaung-Modu ehen Sie auf einen Blick, welche Eingaben für eine rache und verläliche Berechnung vorzunehmen ind. Relevante Felder werden farblich hervorgehoben und tragen zur intuitiven Bedienerfreundlichkeit von TaxWare bei. Un changement de génération bien réui Peronne n aime changer ce qui va bien. Nou avon plutôt tendance à garder ce qui a fait e preuve. Et pourtant, dan cette édition de «Flah», je vou montre comment FIVE met en place un changement de génération dan pluieur domaine en même temp. Si la nouvelle olution et plu innovante, il devient bien plu aié de remplacer l ancien. Et, pour no client, il agit d une valeur ajoutée importante. Le logiciel de planification et coneil fical TaxWare et devenu une ucce tory. La mie en production prochaine d une nouvelle verion en contitue un nouveau chapitre. En fait, le logiciel a été complètement développé à nouveau, ur plu de deux an. Vou ouhaitez en avoir plu? Rendez-vou page 3, pour un article en françai dan a verion intégrale. Avec la olution edoier FIVE (page 8 et 9), nou rendon poible le paage à un bureau (preque) an papier, un changement de génération dont il a été quetion depui longtemp. No client pourront aini réduire leur flux papier et automatier leur proceu de travail. Pour terminer, j aimerai encore attirer votre attention ur un changement de génération technique chez IBM (page 12). Il agit de la répone d IBM aux volume de donnée toujour plu grand et aux beoin de traitement de donnée qui augmentent en flèche. Je vou ouhaite bonne lecture! Variantenvergleich Über den Variantenvergleich berechnen Sie mit TaxWare einfach und rach die Steuerbelatung für beliebig imulierte Lebenituationen (bpw. Konkubinat, Ehe, Kinder, Trennung). Eine neue Variante hinzufügen und benennen, die Angaben zur teuerpflichtigen Peron fall gewüncht anpaen und da Steuerdomizil wecheln chon erhalten Sie eine Vergleichberechnung welche ich mit Grafiken auf dem PDF- Protokoll dartellen lät. www.taxware.ch» Papierarme Büro nun auch für Treuhänder Die Löung präentieren wir auf den Seiten 8 und 9 Ueli 2 Tchanz, Gechäftleiter FIVE Flah Juni 2014
TaxWare 2, le voilà! TaxWare 2 la nouvelle génération de l outil de planification ficale aitée par ordinateur et déormai prêt à l emploi. La communauté de utiliateur de TaxWare grandit chaque année, et cela contitue pour nou un engagement important. Nou recueillon en permanence le uggetion, le ouhait et le beoin ignalé par no client. Une bonne partie de ce feedback a donné lieu à de nouvelle fonctionnalité implantée dan TaxWare 2. Toujour proche de no client, nou allon illonner la Suie dè octobre pour préenter TaxWare 2 dan le cadre de réunion dan votre région. Depui 2005, TaxWare et l outil de Peronne juridique planification ficale et financière aitée n Calcul détaillé de l impôt préalable par ordinateur pour toute la Suie. Il n Report de perte, utiliation du bénéfice, impôt comptabilié, capital incarne imultanément la haute qualité et la continuité, tout en étant développé propre diimulé pri en compte et amélioré en permanence. Nou collaboron en permanence avec pluieur Immobilier ficalite de renom, afin que chaque n Intégration de droit de mutation nouvelle fonctionnalité correponde en n Prie en compte de l acquiition d un tout point à la pratique profeionnelle. bien de remplacement Aini, TaxWare contitue un outil de n Calcul de impôt ur le gain immobilier acquitté par l acheteur travail hor pair dan tou le domaine ayant trait aux le impôt et la ficalité. Succeion / donation n Prie en compte de pluieur bénéficiaire dan le cadre de la planification» Quelle ont le nouveauté? ucceorale De fonctionnalité de calcul fical n Calcul de impôt lorque ceux-ci ont encore plu étendue! En réumé: payé par le tetateur/donateur Peronne phyique TaxAnalyzer Calcul fical n Poibilité de aiir de donnée dan Excel encore plu détaillée ayant une influence ur la ficalité un onglet qui lui et propre. Le fonction- TaxAnalyzer obtient déormai dan Excel n Poibilité de planification plu détaillée du verement de capitaux de encore améliorée. Le menu TaxWare nalité et l apparence de menu ont été prévoyance contenant de lite de choix peuvent être choii en fonction du thème traité. Mieux encore, pluieur menu TaxWare peuvent déormai apparaître imultanément dan vo propre modèle Excel. TaxWare 2 dipoe d une intégration encore plu forte avec Excel. Aini, le calcul Excel peuvent être tocké directement dan TaxWare ou forme de cénario. Lorque le modèle Excel correpondant et actualié, il vou et poible de reprendre le donnée de votre cénario en toute implicité, en cliquant ur un bouton. Vo propre modèle Excel peuvent être tocké dan de répertoire que vou définiez vou-même, et que vou pouvez intégrer directement dan la tructure de menu TaxWare. Deign moderne Baé ur le technologie de développement actuelle de Microoft, et inpiré par le Look & Feel Office 2013, TaxWare 2 et doté d une interface utiliateur modulable et évolutive, entièrement redeinée. Saiie rapide Le mode aiie rapide vou permet de voir immédiatement le donnée dont la aiie et indipenable pour obtenir un calcul rapide et fiable en même temp. Le champ en quetion ont mi en exergue par un fond de couleur. Aini, l utiliation de TaxWare devient encore plu conviviale et intuitive. Comparaion entre pluieur variante La comparaion entre pluieur variante vou permet de calculer de manière imple et rapide la charge ficale correpondant à de ituation de votre choix (ex. concubinage, mariage, création de la famille, éparation). Ajouter une nouvelle variante, lui attribuer un nom, modifier éventuellement le donnée du contribuable et modifier on domicile et un nouveau cénario et à votre dipoition. Vou pourrez enuite le repréenter dan un document PDF avec de graphique. FIVE Flah Juni 2014 3
Chritof Schönenberg, Leiter Vericherung, an einem der beiden Scan-Arbeitplätze Die Aargauiche Penionkae archiviert mit Kendox paend zu jeder PK-Software Nicht nur wegen de wachenden Platzbedarf, ondern auch wegen der Sicherung der Doier haben wir un für den Einatz einer elektronichen Archivierung entchieden. FIVE hat un die kotengüntige, benutzerfreundliche und auf unere Anforderungen paende Löung Kendox angeboten. Nach Beendigung eine Gechäftvorfalle wird da geamte Doier elektronich archiviert und die Unterlagen in Papierform vernichtet. Dank der guten Einführunguntertützung durch FIVE geniet die Archivierunglöung heute hohe Akzeptanz und Vertrauen bei uneren Mitarbeitenden. Die 1908 gegründete Aargauiche Penionkae (APK) vollzieht al auto - nome Vororgeeinrichtung die berufliche Vororge und verichert ihre Mitglieder gegen die wirtchaftlichen Folgen von Alter, Invalidität und Tod (obligatoriche owie vor- und überobligatoriche Leitungen). Sie gehört mit rund 40000 Vericherten und Rentnerinnen und Rent - nern owie über 180 angechloenen Arbeitgebern und einem Vororgekapital von rund 9 Mia CHF zu den gröeren Vororgeeinrichtungen der Schweiz. «Mit FIVE und Kendox haben wir un für die richtigen Partner entchieden» Eingepielte Prozee möglicht nicht verändern Bei der Einführung der elektronichen Archivierung waren wir darauf bedacht, die betehenden funktionierenden Abläufe innerhalb der Abteilung möglicht unverändert zu belaen. So wurden die eingepielten Prozee weitetgehend übernommen. Sämtliche in Bearbeitung befindlichen Papierdoier werden laufend digitaliiert und abgelegt. Ert nach der voll - tändigen Bearbeitung und Beendigung eine Gechäftvorfalle wird da geamte Doier elektronich archiviert und omit nicht mehr in Papierform im Archiv abgelegt, ondern vernichtet. Bei der elektronichen Archivierung wird darauf geachtet, da die Ablage in Kendox nach den unterchiedlichen Gechäftvorfällen unterteilt vorgenommen wird. Die ermöglicht, bei der päteren Bearbeitung, auf den erten Blick eine trukturierte Übericht über alle relevanten Akten. Ein Mehrwert für verchiedene Unternehmenbereiche Al eine von 5 Abteilungen innerhalb der APK (Diente, Immobilien, Kapitalanlagen, Vericherung, Invalidenleitun gen) tartete die Abteilung Vericherung al erte mit der elektronichen Archivierung. Seit kurzem hat, aufgrund der durchweg poitiven Erfahrungen au der Einführung bei der Abteilung Vericherung, auch die Abteilung Invalidenvericherung mit der elektronichen Archivierung ihrer Unterlagen begonnen. Mehr al elektroniche Archivierung Wegen de groen Platzbedarfe für die Ablage der Papierdoier innerhalb der Abteilung Vericherung hat ich die APK für die Einführung der elektronichen Archivierung entchieden. Aber auch andere Überlegungen, wie die Sicherung der Doier, geetzliche Anforderungen, wie Reviionicherheit und Aufbewahrungpflichten, werden durch den Einatz von Kendox vereinfacht ichergetellt und haben zum Entcheid beigetragen. Durch die digitale Verfügbarkeit it inbeondere bei der telefonichen Beantwortung von Anfragen da Doier 4 FIVE Flah Juni 2014
nun chneller «griffbereit», wa eine noch effizientere Abwicklung der Gechäftvorfälle ermöglicht. Akzeptanz dank Benutzerfreundlichkeit Die groe Stärke von Kendox liegt in der Benutzerfreundlichkeit und der ein - fachen Handhabung. Inbeondere der überichtliche Aufbau der Benutzeroberfläche erleichtert die tägliche Arbeit und damit die Akzeptanz. Die vereinfacht die Umtellung vom Papierdoier zur elektronichen Archivierung für die Mitarbeitenden. Kendox zeichnet ich auch durch Flexibilität au, wenn Kendox au Sicht der Anwenderinnen und Anwender n Einfache Handhabung und benutzerfreundlich n Überichtliche Benutzeroberfläche n Flexibilität für firmenpezifiche Anpaungen n Vereinfacht da Scannen erheblich n Handling verchiedener Seitenlayout e beipielweie darum geht, APKpe zifiche Anforderungen im Sytem zu implementieren. Schnitttellen zu den bekannteten PK-Löungen FIVE offerierte un die kotengüntig te Löung mit dem von der APK ge wün chten und damit optimalen Abdeckung - grad. Mit der detaillierten Bechreibung der zukünftigen Löung, der anprechenden Präentation und einem profe ionellen Eindruck überzeugte un FIVE chlielich, die richtige Partnerin für die Einführung der Archivlöung zu ein. Die Arbeitweie der FIVE-Mitarbeiter entprach den Vorgaben der APK. Ein weentlicher Vorteil war auch die Tatache, da FIVE au anderen Projekten bereit über Erfahrung mit der bei der APK eingeetzten PK-Software verfügte und omit von Synergien profitiert werden konnte. Bei Kendox handelt e ich um ein be - nutzerfreundliche und erprobte Produkt, inbeondere it die Kompatibilität mit der aktuellen PK-Software der APK gegeben. Anderereit it Kendox auch mit anderen PK-Anwendungen kom patibel, wa Optionen offen lät. Die betärkt un in der Anicht, die für un richtige Löung evaluiert zu haben. Servicequalität bei Einführung und im laufenden Betrieb Da Projektteam für die Einführung be - tand au einem APK-Gechäftleitungmitglied, zwei Mitarbeitenden der Abteilung Vericherung, den Mitarbeitenden der FIVE owie einem externen APK-Berater. Die Zuammenarbeit zwichen allen Beteiligten war während der geamten Projektphae tet unkompliziert und angenehm. Die anfänglichen Fehler lieen ich mit der neuen Clientverion rach beheben. Nach der Bechaffung von neuer Hardware konnte der Terminplan weitgehend eingehalten werden. Auch für die Umetzung zuätzlicher Wünche und Anfragen war Zeit vorhanden, o da diee chnell umgeetzt werden konnten. Dank der guten Untertützung bei der Einführung erzielte da Projekt hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden und einen erfolgreichen Abchlu. Seit fat einem Jahr etzen wir Kendox aktiv bei der täglichen Arbeit ein. Auch im laufenden Betrieb ind wir froh, bei allfälligen Fragen auf die chnelle Untertützung durch die FIVE-Mitarbeitenden zurückgreifen zu können und gibt e einmal einen Fehler, wird dieer im Rahmen der Möglichkeiten umgehend behoben. www.agpk.ch Nou nou omme décidé pour l archivage électronique non eulement pour de quetion de place, mai aui afin de écurier no doier. FIVE nou a propoé la olution Kendox avantageue, conviviale et répondant en tout point à no exigence. Une foi le traitement d un ca terminé, nou procédon à l archivage électronique du doier dan on intégralité, et le document papier ont détruit. Grâce à l excellent outien de FIVE pendant la période d introduction, no collaborateur ont vite adopté la olution d archivage et lui font entièrement confiance. FIVE Flah Juni 2014 5
4i-DMS Datenarchivierung in 4inurance mittel Kendox Zur Erhöhung der Arbeiteffizienz wurde bei der IBC im Rahmen eine Geamt projekte die elektroniche Archivierung eingeführt. Die anfängliche Skepi gegenüber dem papierloen Büro, wich der aktiven Nutzung und Wertchätzung aller Mitarbeitenden. Lange Suchen entfällt und die benö tigten Dokumente ind immer und überall im Zugriff. Mit FIVE haben wir den Partner gefunden, der un alle au einer Hand bietet und damit chnell und zeitnah die geforderten Löungen bietet. Seit 27 Jahren bietet IBC Beratungdientleitungen rund um die Themen Pioniercharakter hatte, wurden auch Da da Projekt durchau einen gewien Riiko- und Vericherungportefeuille- viele neue Ideen dikutiert. Beipielweie eine Vorchau auf die letzten Verwaltung an und verfolgt die Strategie der Dezentraliierung. Über 70 Mitarbeitende, davon zu einem groen Teil den CRM-Bildchirm von 4inurance archivierten Dokumente al Einchub in Fachpezialiten, erbringen ihre Dientleitungen an ieben Standorten in allen qualität. Während die Umetzung oder Verbeerungen bei der Anzeige- drei Landeteilen. der Archivvorchau bereit in den inzwichen verfügbaren 4inurance-Releae Seit 2007 arbeitet IBC mit 4inurance und hat die Arbeitprozee mit den ich einflieen konnte, dauerten andere bietenden Möglichkeiten tet optimiert Anpaungen teil länger al erwartet. und weiterentwickelt. Unere Kunden verlangen immer pezialiiertere Löungen, wa neben dem lokalen Kontakt zu Beginn Ängte Papierloe Büro chürte auch da Herbeiführen von Fachpezialiten fordert. Die Gechäftleitung Mitarbeitenden gepentiche Vor- Die Einführung löte bei verchiedenten hat daher al Ziel die weitere Erhöhung tellungen au. Dikutiert wurden dabei der Arbeiteffizienz definiert. Ein Teil inbeondere die Thematik de papierdavon erfolgte innerhalb de Projekte der elektronichen Archivierung. loen Büro und alle damit verbundenen Ängte. «Mu ich in Zukunft jede Mal eine E-Mail audrucken, wenn ich diee leen will? Da it ja Ineffizienz pur.» oder «Ich mache mir gerne Notizen auf den Dokumenten, wa ich auf dem Bildchirm nicht tun kann» Da forderte viel Kommunikation und eine breit abgetützte Projektarbeit. Die Arbeitprozee veränderten ich grundätzlich nicht, denn diee ind bei IBC eit 2002 innerhalb de Qualität- Management-Sytem (nach ISO) niedergechrieben. Al einzige Änderung erfahren die Mitarbeitenden heute, da ie von einem bearbeiteten Dokument nicht mehr eine Papierkopie machen, diee lochen und in einem Bundeordner ablegen, ondern diee eincannen und mit den definierten Metadaten anreichern. Da tönt komplizierter al e it in der Praxi gehörte dieer Verarbeitungproze daher chnell zum Alltag. Den gröten Mehrwert erfahren die Mitarbeitenden aktuell darin, da diee Ein Projekt mit Pioniercharakter Die Phae «Archivierung» au dem Projekt «Dematerialiierung» wurde im Oktober 2013 erfolgreich abgechloen und per 2014 operativ eingeführt. Heraufordernd waren inbeondere die Projektvorbereitung owie die intenive Kommunikation mit den Projektmitarbeitenden, die viel Praxifeedback zu den Dokumenttypen owie Formulierungen von Dokumenttiteln einbrachten. Erchwerend kam ein peroneller Wechel bei FIVE am Anfang der Projektphae hinzu. «Die Fuion von 4inurance und Kendox teigert unere Effizienz täglich» Thoma Koller, COO 6 FIVE Flah Juni 2014
geographich unabhängig und jederzeit Zugriff auf die Dokumente haben. Die Suche nach dem Kundenordner, der gerade beim Fachpezialiten it und beim Kundenberater benötigt wird, ge hört der Vergangenheit an. Zeit paren bei der Arbeit und der Wartung Ein groer Vorteil von 4i-DMS it die Integration der Archivlöung Kendox in 4inurance. Damit finde ich im Sytem nun zu jedem Kunden die Detailangaben zu Kunden-, Vertrag- und Schadendaten, owie die dazuge hörenden Dokumente. Durch die elektroniche Verfügbarkeit der Dokumente müen wir nicht mehr den Kundenordner aufchlagen. In der täglichen Arbeit gewinnen wir dadurch viel Zeit bei der Suche und greifen einfach auf die Dokumente zu unabhängig ob diee gleichzeitig von jemand anderem benutzt werden. Da kommt un und uneren Kunden zu Gute. Die Schnitttelle funktioniert einwandfrei, wa icherlich darauf zurückzuführen it, da diee bei FIVE inhoue gepflegt wird. Kleinere Probleme werden innerhalb eine Arbeittage behoben. Hätten wir un für eine andere Löung auerhalb FIVE entchieden, würden diee kaum o effizient abgewickelt. Perönliche Erfahrung au der täglichen Arbeit An ein negative Feedback kann ich mich nicht erinnern. Al COO unterhalte ich auch verchiedente Beziehungen zu auwärtigen Leitungerbringern, welche alle im 4inurance erfat ind und deren geamte Korrepondenz, Dokumente, Rechnungen, uw. eit Januar 2014 im 4i-DMS hinterlegt ind. Alle au einer Hand Alle in der Evaluation bewerteten Produkte hatten die gleichen Hauptfunktionen und der Unterchied in den einzelnen Optionen war ehr gering und nicht ent - cheidend. Somit war da Argument, da wir alle au einer Hand beziehen, um einer allfälligen Schnitttellenproblematik vorzugreifen, einer der Haupttreiber zu Gunten der integrierten Löung von FIVE. Anpaungen und Erweiterungen von Schnitttellen konnten wir al Vorchlag eingeben und FIVE hat diee wo innvoll umgeetzt, ohne da wir den Proze überwachen muten. Die Probleme, welche wir am Rande de letzten Releae bekundeten, wurden ohne weitere Reourcenbelatung bei IBC von FIVE angegangen und kurzfritig zu unerer volltändigen Zufriedenheit gelöt. Fazit und Aublick in die Zukunft Bi heute hat ich der Entcheid zu Gunten von Kendox au unerer Sicht voll aubezahlt. Ein Hauptgrund it icher die nahtloe Integration in 4inurance, au dem alle Dokumente einfach aufgerufen werden können. Weiter wird die Verchlagwortung der Dokumente ebenfall direkt ab der 4inurance-Datenbank garantiert. Nachdem wir mit dem Projekt «Dematerialiierung» im Rahmen der elektronichen Archivierung die gewünchte Flughöhe in Sachen Effizienz und Qualität bereit erreicht haben, wagen wir un guten Mute an die Zündung der zweiten Stufe. Kendox bietet ein integrierte Vorgangmanagement, welche weitgehend über Konfiguration ein einfache Workflowmanagement erlaubt. Wir ind überzeugt, damit eine weitere Erhöhung unerer Prozequalität owie eine automatiierte Stellvertreterregelung zu erreichen. Momentan ind wir daran, die einzelnen Arbeitprozee für die Integration in 4inurance vorzubereiten. www.ibc-broker.com Afin d améliorer l efficacité du travail, IBC a introduit l archivage électronique dan le cadre d un projet global. Le cepticime initial face au bureau an papier a vite fait place à l utiliation active et à l appréciation de tou le collaborateur. Plu beoin de longue recherche, le document néceaire ont toujour acceible, depui partout. Avec FIVE, nou avon trouvé un partenaire qui nou fournit une olution globale, et qui met en place au plu vite le olution qu il propoe. FIVE Flah Juni 2014 7
FIVE edoier für Treuhandfirmen weniger Papier, mehr Effizienz! Auch in modern augetatteten Treuhandgeellchaften it Papier immer noch ein Träger wichtiger Informationen und die Grundlage für viele Gechäftprozee. Mit der wachenden elektronichen Kommunikation entteht aller ding zuätzlich zur konventionellen auch eine digitale Ablage für jeden Mandanten oder Gechäftfall. Dieer Medienbruch kann auf Dauer die Effizienz beein trächtigen und zu Mängeln in der ordnunggemäen Aufbewahrung der Ge chäftunterlagen führen. Da FIVE edoier chafft genau hier Abhilfe auch in Kleinunternehmen. Al führender Herteller oftwarebaierter Steuer- und Finanzplanung kennen Aktentammblatt (Aktendeckel) geführt. Zu jedem Doier wird ein ogenannte wir die Bedürfnie der Treuhandgeellchaften. Mit dem FIVE edoier bieten zum jeweiligen Doier gepeichert. Da- Darin werden die trukturierten Daten wir die profeionelle Komplettlöung zu zählen Name und Anchrift de Mandanten, eine Nummer owie Kontakt- für die elektroniche Dokumentenverwaltung und die ordnunggemäe angaben. Die archivierten Dokumente Archivierung augerichtet auf die Anforderungen von Treuhandgeellchaften Metadaten, wie beipielweie Kunden- werden er gänzend über ogenannte ab 5 Arbeitplätzen. name, Datum und Betreff indiziert. Zuätzlich wird ein Volltextindex gebildet, Da FIVE edoier eignet ich owohl für da Eincannen von Papierdokumenten au betehenden Ordnern, wie auch für die pätere Suche aufbereitet. der den geam ten Inhalt der Dokumente für die Ablage von gechäftrelevanten E-Mail. Zur Führung dieer digitalen Digitaliierung der erte Schritt Akten und Optimierung von betrieblichen zum elektronichen Archiv Abläufen bietet FIVE moderne Standardoftware und Beratung nach erprobten legen und zu verwalten, müen diee Um Papierdokumente elektronich ab zu - Methoden. zuert digitaliiert werden. Die gechieht über da Scanning direkt am Warum FIVE edoier? Arbeitplatz oder über eine Stapelcanning-Station. Beim Scanning werden Treuhandgeellchaften arbeiten mit eniblen Daten. Viele wichtige Kundenunterlagen ind in Papierform vorhanden gehörende digitale Doier abgelegt die Dokumente automatich in da zu - und müen orgam aufbewahrt werden. Die elektroniche Archivierung von Metadaten angereichert. und zur einfacheren päteren Suche mit zuvor digitaliierten oder in elektronicher Form vorliegenden Dokumenten bildet die Grundlage für eine geordnete und geetzekonforme Aufbewahrung von elektronichen Dokumenten. Dadurch wird ichergetellt, da Informationen rach und einfach wiedergefunden werden. Ihr Nutzen im Überblick: n Schnellere Aukunftbereitchaft nach innen und nach auen n Ordnung und Übericht in der elek tronichen Ablage chaffen n Dokumente auch nach Jahren icher wiederfinden n Interne dokumentenbaierende Prozee effizienter getalten n Sichere elektroniche Langfritarchivierung chafft Vertrauen n Für wachenden Gechäftumfang gewappnet ein n Platzparende und kotengüntige Löung n Schnelle, unkomplizierte Einrichtung n Profitieren Sie von uneren Branchenkentnien und der kompetenten Beratung Da Scannen von einzelnen Dokumenten erfolgt direkt mit der integrierten Einzeldokument-Scanfunktion im FIVE edoier. Sollen regelmäig gröere Mengen von Papierdokumenten gecannt werden, it der Einatz der Stapelcan-Anwendung von Vorteil. Je nach Art und Umfang der zu cannenden Dokumente wählen Sie da geeignete Verfahren: n Barcode aufbringen und cannen. Diee Verfahren it ehr icher, da Der «digitale» Ordnerrücken Wie im Papierdoier ind die relevanten Informationen zu identifizieren und dem entprechenden Mandanten oder Gechäftfall zuzuordnen und abzulegen. Im FIVE edoier wird daher pro Mandant ein digitale Doier geführt, da die Dokumente zuammenfat. 8
die Leefehler bei der Barcodeerkennung äuert gering ind. n Umwandeln von gecannten Daten in lebare Schrift mit dem ogenannten OCR-Verfahren (Optical Character Recognition). Wird diee Verfahren angewandt, it da Dokument päter im Volltext für die Suchfunktionen verfügbar. n In der Stapelcan-Anwendung tehen darüber hinau noch weitere Funktionen zur Verfügung, wie etwa der Zugriff auf die Aktentammblätter (Aktendeckel), au denen Validierungdaten geleen werden können. Wichtig: die Microoft Office Integration Ert durch die einfache und flexible Einbindung der Office-Anwendungen, wie beipielweie Word, Excel und Outlook, wird da FIVE edoier zur durchgängigen elektronichen Ablage. Dokumente werden in der jeweiligen MS Office Anwendung ertellt, im FIVE edoier abgelegt, und laen ich auch wieder über die MS Office Anwendung öffnen und bearbeiten. Dank dieer Integration wird da Ar beiten noch einfacher. So laen ich beipiel - weie au dem digitalen Doier In forma tionen au dem Aktentammblatt (Aktendeckel) al Variablen in ein Vorlagendokument übertragen und weiterverwenden. Auch die Auwahl der für die Ablage relevanten E-Mail erfordert Diziplin und einfach zu handhabende Werkzeuge. Au MS Outlook verchieben Sie dank dem FIVE edoier E-Mail direkt mit Drag&Drop in da richtige elektroniche Doier. Alternativ kann ein direkt in MS Outlook aufrufbare Ablageformular für die trukturierte Ablage von E-Mail verwendet werden. Archivierte Dokumente chnell wiederfinden Da rache und einfache Auffinden von elektronich abgelegten Dokumenten it eentiell und bildet eine weentliche Arbeiterleichterung. Der Suchvorgang im FIVE edoier it flexibel, leicht ver - tändlich und bequem. Die Suchfunktionen de Dokumentenarchiv ind au - geprägt. Neben der Suche nach Metadaten in beliebiger Kombination kann immer auch zuätzlich der Volltextindex zur Suche herangezogen werden. FIVE edoier die Komplettlöung mit Mehrwert Der Einatz de FIVE edoier bietet Effizienz- und Kotenvorteile, die Sie o fort verbuchen können. Zuätzlich ind Sie für die Herauforderungen der Zukunft gerütet vor allem, wenn Ihr Unternehmen wächt. Nehmen Sie mit un Kontakt auf Ihre Löung teht bereit! Le papier véhicule de information importante et contitue la bae de nombreux proceu de travail, même dan le fiduciaire qui dipoent de équipement technique le plu moderne. Cependant, comme la communication électronique revêt une importance toujour croiante, quaiment tout doier papier coexite déormai avec un doier électronique, ceci pour chaque mandant ou chaque ca. A long terme, cette diverité de média peut avoir une influence néfate ur l efficience et nuire à la bonne conervation de document elon le règle de l art. La olution edoier FIVE apporte là un remède précieux. 9
ALAN, die Kanzleioftware im Einatz eit über 20 Jahren Bereit in den 1920er-Jahren wurde da Notariat in Nidau gegründet und arbeitet in der Adminitration eit 1992 mit ALAN bzw. den Vorgängerlöungen. Die Vernetzung der einzelnen Programm-Module erleichtert unere Arbeit, teigert die Effizienz und im Tagebetrieb haben wir tet alle im Überblick. ALAN it leicht vertändlich, benutzerfreundlich und die Bedienung lät ich chnell erlernen. Aufgrund unerer langjährigen poitiven Erfahrungen etzen wir ALAN laufend für weitere Anwendungfälle ein. Da Notariat beteht bereit eit den 20er-Jahren de letzten Jahrhundert in Nidau und konnte ich dank der tetigen Führung durch erfahrene Notare über diee lange Zeit erfolgreich behaupten. 1993 wurden Notar Andrea Lücher und Fürprecher und Notar Roman Man er gleichberechtigte Partner unter der Firma Notariat Lücher & Maner. Im Dezember 2011 beendigte Andrea Lücher eine 39-jährige Tätigkeit al Notar. Seit 2010 führt daher Roman Maner da Notariat mit Advokatur und Me diation und die Ombudtelle für da Spitalween mit ieben Angetellten elbttändig. ALAN eit 1992 erfolgreich in der Kanzlei verankert Bereit eit über 20 Jahren etzen wir im Notariat Maner für die Adminitration die Kanzleioftware ALAN owie deren Vorgänger NOBU und NOTAVO ein. Anfänglich benutzten wir die Module FIBU (Finanzbuchhaltung) und GEBU (Leitungerfaung). E folgten ORMA (Mandatverwaltung), dann DEBI (Debitorenverwaltung) und nun auch ARCH (Archivierung). Sämtliche Notariat-, Advokatur- und Ombudtellengechäfte laufen heute über ALAN. Die heraufordernde jähr - liche Notariatreviion mit den Deckungnachweien beteht ALAN von technicher Seite ohne Beantandungen. Im heutigen Tagebetrieb läuft die Ge - chäfterfaung im ORMA, über wel - che alle wichtigen Fallinformationen verarbeitet werden. Pro Fall it alle auf einen Blick ichtbar: Gebührentand, Finanztand, Urchriften, Korrepondenz, Verträge, Friten und ämtliche Kontakte, die dieen Fall betreffen da Arbeiten wird durch da überichtliche Doierfenter ehr angenehm. Von der Schreibmachine zur kotenparenden Adminitrationlöung Vor Einführung der Kanzleioftware im letzten Jahrhundert wurden die Leitungen mit der Buchhaltungoftware auf Regiterkarten erfat und nach Abchlu de Falle mit Schreibmachine auf Durchchlagpapier abgechrieben. Nicht elten brauchten wir für diee Arbeiten, die unproduktiv ind und nicht verrechnet werden können, einen ganzen Tag. Heute geht e weentlich eleganter: da Erfaen der Gebühren und Fremdkoten mit dazugehörenden Texten im GEBU-Modul, da Verarbeiten der Bankbuchun gen im FIBU-Modul owie da Zuammenführen auf einer Rechnung laufen reibunglo und effizient ab jede Rechnung it dadurch überichtlich und klar gegliedert. Vernetzung, Übericht, Reviiontauglichkeit und Servicequalität Stärken von ALAN Eine Stärke von ALAN it die Vernetzung der verchiedenen verwendeten Module. Werte müen einmal eingegeben werden und können in allen übrigen Modulen benutzt werden. Zu jedem Modul gibt e viele Auwertungmöglichkeiten, die eine gute und aktuelle Roman Maner, Fürprecher, Notar und Mediator Übericht über alle laufenden Koten geben. Die Notariatgebühren ind in tegrierter Betandteil de GEBU- Modul und die Arbeiten mit ALAN ind ingeamt zeitparend. Die Reviiontauglichkeit de Programm verbietet, da verbuchte Daten wieder gelöcht werden können höchten geändert e gilt daher aufmerkam zu ein. Früher muten die ALAN-Update durch un Benutzer durchgeführt werden. Heute ercheint bei notwendigen Aktualiierungen am Morgen beim Auftarten ein Feld, welche angeklickt wird. Nach erneuter Anmeldung it da Update intalliert im Notfall hilft der Telefonupport. Auf unere büropezifichen Wünche wird eiten der Entwickler und Vertreiber von ALAN eingegangen und da Produkt wird tändig weiterentwickelt. Zu unerem Hauptanprechpartner Udo Schneider it im Verlauf der Jahre eine vertrauenvolle Beziehung enttanden. Er nimmt ich Zeit und beantwortet alle Fragen gewienhaft. Auch da it eine Stärke der ALAN Software AG. 10 FIVE Flah Juni 2014
ALAN Academy Schulung nach Ma Die Mitarbeiterinnen, die chon in anderen Notariat- oder Anwaltkanzleien gearbeitet haben, berichten, da ihnen ALAN erlaubt, nach kurzer Einführung zeitparender und überichtlicher zu arbeiten. Selbt Mitarbeiterinnen, die nicht mit dem Computer aufgewachen ind, erlernen die Programme einfach und chnell. Neue Mitarbeiterinnen werden daher mit einem ganztägigen Kur, geleitet durch die Fachperonen der ALAN Academy, in die Module eingeführt. Unere Mitarbeiterinnen haben die Kur-Module DEBI, ORMA und GEBU beucht und viel da zugelernt. Meiten geht e um die Änderung von betehenden Praxi- Gewohnheiten, die viel chwieriger ind al die technichen Herauforderungen. Die Kurinhalte werden al ehr umfangreich bezeichnet und bieten einen guten Überblick, inbeondere wenn chon ALAN-Kenntnie betehen. Allen Teilnehmenden tehen Computer zur Verfügung, mit welchen die Anwendungen ein zu ein geübt werden. «Da Arbeiten mit ALAN it au unerer Alltagpraxi nicht mehr wegzudenken.» Inbeondere die Eröffnung eine neuen Doier benötigt etwa Zeit und Aufmerkamkeit. Die ORMA Adreverwaltung darf nicht vernachläigt werden einmal eingerichtet, erleichtert ie die Arbeit ehr, weil die Peronalien in verchiedenen Anwendungen verwendet werden können. Tetamenten- und Urchriftenregiter zukünftig auch in ALAN Zurzeit prüfen wir die Übernahme der Tetamenten- und Urchriftenregiter in ALAN. E läuft ein paralleler Probebetrieb neben der biherigen Regiter- erfaung. Die Anwendungen haben noch Kinderkrankheiten und die notwendigen Anpaungen ind offen. Dennoch wird e nur eine Frage der Zeit ein, bi wir auch diee Arbeiten über ALAN erledigen. www.notariat-maner.ch L étude de notaire à Nidau, dan le canton de Berne, a été fondée dan le année 1920. Elle gère e travaux adminitratif depui 1992 à l aide d ALAN et de logiciel qui étaient e ancêtre. L interconnexion entre le différent module logiciel facilite notre travail, améliore l efficience et nou permet de dipoer en tout temp d une viion d enemble de no activité au quotidien. ALAN et facile à comprendre, convivial et on apprend trè vite à l utilier. Notre expérience pendant toute ce année a toujour été trè poitive. Nou mion donc ur ALAN pour de nouvelle application. FIVE Flah Juni 2014 11
IBM POWER8 da «Bandbreiten- Monter» teuert bi zu 1 TByte RAM an Bereit 2013 hat IBM auf der Konferenz «Hot Chip 25» einen POWER8-Prozeor, den Nachfolger de 2012 erchienen POWER7+, vorgetellt. Nun it e oweit, die neue Generation der IBM Prozeoren teht bereit zur Au lieferung. Mit der neuen Generation 8 öffnete IBM eine Unix-Chip für die Open-Source- Community. Hierfür gründete IBM die Open Power Foundation und gab detaillierte techniche Spezifikationen für eine POWER8-Prozeoren bekannt. Damit werden Entwicklungunternehmen und auch Mitbewerber eingeladen, Innovationen auf der Prozeor- und der Server- Ebene einzubringen. Prominente Partner ind neben vielen weiteren auch Canonical (ein briticher Linux-Ditributor) und Google. Mit dieer Partnerchaft und dem POWER8 wird IBM eine führende Poition wohl behaupten und gegenüber Oracle und HP vielleicht ogar aubauen. Der «Chip» kein Offroader ondern ein Rennwagen Der neue IBM POWER8-Prozeor it der zentrale Chip und etwa 6,5 cm 2 gro. Er enthält mehr al vier Milliarden mikrokopich kleiner Tranitoren oder Schalter und darüber hinau mehr al 16 Kilometer an Highpeed-Kupfer-Verkabelung. Der 12-Kern-Chip, in welchem jeder Kern per Simultaneou Multithreading acht Thread auführen kann, bietet raend chnelle Cache. Die enorme Datentranferrate erlaubt e dem IBM-Chip, zuammen mit einen zwölf Kernen, die Leitung gegenüber dem POWER7+ mit einen nur acht Recheneinheiten je nach Anwendung mehr al zu verdoppeln. Entwickelt für da «Big-Data- Gechäft» Die neue Generation der Scale-out IBM POWER Sytem S-Cla-Server wurden auf Bai der IBM POWER8-Technologie für die «Big-Data-Ära» entwickelt. Sie ermöglichen e, in Rechen zentren extrem hohe Datenanforderungen mit biher nicht gekannter Gechwindigkeit zu verarbeiten. Ein Ergebni au Invetitionen in Höhe von ca. 2,4 Milliarden US-Dollar, mehr al drei Jahren Ent wicklung und baierend auf Hunderten von IBM Patenten. Da alle untertreicht da Engagement von IBM, für Kunden auch in Zukunft höherwertige und offene Technologien anzubieten. Sech neue S-Cla POWER Sytem mit POWER8-Prozeoren Drei Syteme, auf denen auchlielich Linux läuft, und drei weitere geben Nut zern die Flexibilität zur Nutzung der Linux-, AIX- und IBM i-betriebyteme. Wecheln Sie mit FIVE in die neue Generation der IBM-Syteme. Ab ofort können wir Ihr Wunchytem konfigurieren und anbieten! Dè 2013, IBM avait préenté, dan le cadre de la conférence «Hot Chip 25», on proceeur POWER8. Ce dernier doit uccéder au proceeur POWER7+, lancé en 2012. Déormai, la nouvelle génération de proceeur IBM et diponible à la livraion. Willkommen Bienvenue! «Knuffi», uner neue Firmenfahrzeug für Notfälle. Fotografieren und gewinnen: Sie ehen «Knuffi» im Einatz! Senden Sie un ein Foto an knuffi@fiveinfo.ch da erte Foto gewinnt einen 22 -Bildchirm. Impreum «Knuffi», notre nouveau véhicule d entreprie pour le ca d urgence. Fotografier et gagner: Vou avez aperçu «Knuffi» dan votre région? Envoyeznou la photo à l adree knuffi@fiveinfo.ch l auteur de la première photo reçue gagne un écran 22 pouce. FIVE Flah Kundenmagazin der FIVE Informatik AG 22. Jahrgang, Augabe Juni 2014 Leitung Redaktion: Ueli Tchanz, Renato Frei Lektorat: Stefan Hunziker Grafik: Ur Staudenmann, Bern Druck: Heiniger Druck AG, Solothurn Auflage: 4 400 Exemplare Bilder: FIVE Informatik AG, Aargauiche Penionkae (Seiten 4/5), IBC Inurance Broking Conulting (Seiten 6/7), huttertock.com (Seite 9), Notariat Maner (Seiten 10/11), IBM (Seite 12) FIVE Informatik AG Solothurntr. 28 CH-3322 Schönbühl Tel. +41 31 858 23 23 Fax +41 31 858 23 10 www.fiveinfo.ch