Fachtagung GmbH 2015 Payroll-Check für GmbH-Geschäftsführer

Fachtagung GmbH 2015 Payroll-Check für GmbH-Geschäftsführer Mag. Monika Kunesch, LL.M. WIEN

Agenda Gründe für regelmäßige Payroll-, insbesondere Arbeitszeitgesetzliche Vorschriften Vorschriften gegen Lohn- und Sozialdumping Abgabenstrafrecht Optimierung von Prozessen in der Personalverrechnung Schwerpunkte bei regelmäßigen Payroll- KV-Einstufungen Einhaltung der Mindest-KV-Löhne/-Gehälter Entlohnung von Mehrleistungen Entlohnung von Ausfallzeiten Führung der Arbeitszeitaufzeichnungen Arbeitszeitvereinbarungen (zb Gleitzeitvereinbarungen, Durchrechnungsvereinbarungen) Einhaltung abgabenrechtlicher Vorschriften (zb bei Sachbezügen, Reisekosten) 2

Payroll- sichern eine faire is einer vertragsgemäßen Entlohnung der Arbeitnehmer, die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen, eine effiziente, risikolose Abwicklung der Personalverrechnung Kosten- und Risikokontrolle. 3

Arbeitszeitgesetzliche Vorschriften Höchstgrenzen der Arbeitszeit ( 9 AZG) Täglich: 10 Stunden Wöchentlich: 50 Stunden Ausnahmen nur für bestimmte Sachverhalte (zb Lenker, Schichtarbeit, Arbeitsbereitschaft, Vorliegen von erhöhtem Arbeitsbedarf) und bestimmte Branchen (zb öffentl. Verkehr, Apotheken). Einhaltung von Ruhepausen ( 11 AZG) 30 Minuten Pause bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden. Aus betrieblichen Gründen mehrere Kurzpausen à 10 oder 15 Minuten. Ruhezeiten ( 12 AZG) Ununterbrochene Ruhezeit von mind 11 Stunden nach Beendigung der Tagesarbeitszeit. Verkürzung auf 10, sogar 8 Stunden unter bestimmten Voraussetzungen möglich. 4

Arbeitszeitgesetzliche Vorschriften Arbeitszeitaufzeichnungen ( 26 AZG) Der Arbeitgeber hat Arbeitszeitaufzeichnungen über Beginn/Ende/Dauer der Arbeitszeit und Beginn/Ende/Dauer der Ruhepausen der Arbeitnehmer zu führen (ausgenommen davon sind leitende Angestellte). Bei Zeiterfassungssystem Ausdruck oder Einsicht. Ausnahme: bloße Saldenaufzeichnungen (Arbeitszeit pro Tag) für Außendienstmitarbeiter und Teleworker. Ausnahme: Entfall der Aufzeichnung von Ruhepausen, wenn fixe Ruhepausen vereinbart sind. Ausnahme bei fixen Arbeitszeiten, Abweichungen müssen allerdings aufgezeichnet werden. Fehlen die Zeitaufzeichnungen und ist daher die Feststellung der tatsächlichen Arbeitszeit unzumutbar bzw werden dem Arbeitnehmer die Aufzeichnungen auf Verlangen nicht übermittelt Hemmung der Verfallsfristen. 5

Arbeitszeitgesetzliche Vorschriften Strafen ( 28 AZG) EUR 72 bis EUR 1.815 und im Wiederholungsfall EUR 145 bis EUR 1.815 pro Übertretung bzw EUR 218 bis EUR 3.600 pro Übertretung in schwerwiegenden Fällen (wie Überschreitung der Höchstgrenzen um mehr als 20%; Ruhezeit weniger als 8 Stunden) Bestrafung von Verstößen gegen die Arbeitszeitaufzeichnungsverpflichtung pro Einzelfall. Strafbar ist der Arbeitgeber, respektive das handelnde Organ, der Geschäftsführer, gibt es mehrere Geschäftsführer jeder Geschäftsführer ( 9 VStG), keine Verbandsverantwortung, dh es werden nur die GF bestraft. Daher sollte gegenüber dem Arbeitsinspektorat ein arbeitszeitgesetzlich Verantwortlich Beauftragter bestellt werden. 6

Arbeitszeitgesetzliche Vorschriften (Verfolgungs-)Verjährung: grundsätzlich nach 12 Monaten, gerechnet ab dem Ende des strafbaren Verhaltens ( 31 VStG). Verfolgungshandlung = gegen eine bestimmte Person als Beschuldigten gerichtete Amtshandlung, zb Ladung, (Ersuchen um) Vernehmung, Strafverfügung. Verfolgungshandlung gegen einzelnen GF oder gegen Unternehmen gilt auch für alle anderen GF oder verantwortlichen Beauftragten. (Strafbarkeits-)Verjährung: grundsätzlich nach 3 Jahren, gerechnet ab dem Ende des strafbaren Verhaltens ( 31 VStG). Fortlaufshemmung der Frist durch zb laufendes Verfahren. (Vollstreckungs-)Verjährung: nach 3 Jahren, gerechnet ab der rechtskräftigen Verhängung( 31 VStG). 7

Vorschriften gegen Lohn- und Sozialdumping Neuregelung seit 1.1.2015 ( 7i AVRAG) Das Unterschreiten des Mindest-KV-Entgelts inkl. aller Bestandteile (wie Zulagen, Mehr- und Überstundenzuschläge, Sonderzahlungen) ist für alle Branchen strafbar. Sachbezüge und Aufwandsersätze können Unterentlohnung nicht beseitigen. Somit kann eine Unterentlohnung bei Dienstverhältnissen, auf welche weder ein Kollektivvertrag noch ein Gesetz oder eine Satzung oder ein Mindestlohntarif anwendbar sind, nicht erfolgen. Dies gilt nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für (Schein-) Selbständige, Praktikanten, freie Dienstnehmer, Volontäre, etc. Es ist gds eine monatsgenaue Prüfung vorzunehmen; für Pauschalentlohnungen und Sonderzahlungen Jahresprüfung. Außer Betracht bleiben Entgelte auf Grund von Dienstverträgen oder Betriebsvereinbarungen, ebenso Ist-Erhöhungen, SV-freie Entgeltteile nach 49 Abs 3 ASVG, wie echter Spesenersatz, Diäten, Schmutzzulagen, Abfertigung, etc. 8

Vorschriften gegen Lohn- und Sozialdumping Spannungsfeld zwischen Unterentlohnung isd Lohn- und Sozialdumping Vorschriften und dem Anspruchsprinzip des Arbeits- und Sozialversicherungsrechts. Bsp: Arbeitgeber gewährt überkollektivvertragliches Gehalt, bezahlt korrekt sämtliche Mehr- und Überstunden mit korrektem Zuschlag isd AZG und des KV, der Arbeitgeber leistet aber kein Entgelt für Ausfallszeiten ( Schnitte ). Sofern die Schnitte durch die überkollektivvertragliche Grundund Überstundenentlohnung monatsweise gedeckt sind, kein Lohn- und Sozialdumping. Sehr wohl jedoch besteht ein arbeitsrechtlicher Anspruch auf Bezahlung von Entgelt für Ausfallszeiten. Im Bereich der Sozialversicherung besteht das Anspruchsprinzip. Nachverrechnung von SV- und BV-Beiträgen für nichtbezahltes Entgelt für Ausfallzeiten. 9

Vorschriften gegen Lohn- und Sozialdumping Strafen ( 7i Abs 5 AVRAG) Unterentlohnung von höchstens drei Arbeitnehmern: für jeden Arbeitnehmer EUR 1.000 bis EUR 10.000, im Wiederholungsfall EUR 2.000 bis EUR 20.000. Unterentlohnung von mehr als drei Arbeitnehmern: für jeden Arbeitnehmer EUR 2.000 bis EUR 20.000, im Wiederholungsfall EUR 4.000 bis EUR 50.000. Bsp: Die GKK hat eine Unterentlohnung bei 20 Dienstnehmern festgestellt. Die Mindeststrafe beträgt EUR 40.000. Bei durchgängiger Unterentlohnung liegt eine einzige Verwaltungsübertretung vor. Bei kollegialem Vertretungsorgan trifft die Bestrafung alle Mitglieder (zb alle Geschäftsführer!), es sei denn, es wurde ein verantwortlich Beauftragter bestellt (schriftliche Mitteilung an die GKK!), aber keine Verbandsverantwortung, dh es werden nur die Geschäftsführer bestraft. Bsp: Die Gesellschaft hat vier Geschäftsführer, jeder erhält einen Strafbescheid ihv EUR 40.000. 10

Vorschriften gegen Lohn- und Sozialdumping Keine Strafbarkeit, wenn der Arbeitgeber die Entgeltdifferenz nachweislich vor Einleitung von Erhebungen leistet (arbeitsrechtliche Verjährungsfristen sind dabei unbeachtlich) tätige Reue. Absehen von der Strafanzeige, wenn der Arbeitgeber die festgestellte Differenz vor Einlangen der Zahlungsaufforderung oder innerhalb einer von der Behörde festgesetzten Frist nachweislich bezahlt und die Unterschreitung des maßgeblichen Entgelts unter Beachtung der jeweiligen Einstufungskriterien gering (max 10%) ist oder das Verschulden des Arbeitgebers leichte Fahrlässigkeit nicht übersteigt. 11

Vorschriften gegen Lohn- und Sozialdumping Voraussetzungen für die Strafbarkeit Unterschreitung des Entgelts Es wird Verschulden (Fahrlässigkeit) vermutet; der Arbeitgeber muss glaubhaft machen, dass ihn kein Verschulden trifft. Rechtsirrtum (= kein Verschulden) liegt nur dann vor, wenn der Arbeitgeber bei den KV-Parteien, der GKK, den Höchstgerichten, den Behörden eine Auskunft eingeholt hat Achtung: die Auskunft von Steuerberatern oder Rechtsanwälten schließt Verschulden nicht aus. Vorbeuge- und Kontrollsysteme schließen Verschulden aus. 12

Vorschriften gegen Lohn- und Sozialdumping Leichte Fahrlässigkeit Nur geringe Unterentlohnung. Differenz wurde nachgezahlt. Bei periodenübergreifender Betrachtung würde auf Grund einer Überzahlung in anderen Perioden keine Unterentlohnung bestehen. Die Rechtsauffassung des Arbeitgebers wird durch eine Stellungnahme der KV-Parteien gestützt. Leichte Fahrlässigkeit ist auch bei Betroffenheit mehrerer Arbeitnehmer möglich. 13

Vorschriften gegen Lohn- und Sozialdumping Verjährung Verfolgungsverjährung: Drei Jahre ab Fälligkeit des Entgelts. Bei Unterentlohnungen, die durchgehend mehrere Lohnzahlungszeiträume umfassen, beginnt die Frist für die Verfolgungsverjährung ab der Fälligkeit des Entgelts für den letzten Lohnzahlungszeitraum der Unterentlohnung. Strafbarkeitsverjährung (diese beschränkt die Dauer des Verfahrens): fünf Jahre ab dem Zeitpunkt der Fälligkeit des letzten Entgelts. Für Sonderzahlungen beginnen die Fristen ab dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres zu laufen. Wird die Unterentlohnung beseitigt: ein Jahr (Verfolgungsverjährung) bzw drei Jahre (Strafbarkeitsverjährung) - jeweils gerechnet ab der Nachzahlung. 14

Finanzstrafrecht Grundsätze Vorsatz: eine Handlung wird mit vollem Wissen um die Konsequenzen und dem Willen, eine bestimmte Konsequenz herbeizuführen, gesetzt. Fahrlässigkeit: eine Handlung wird unter Außerachtlassen der objektiv erforderlichen Sorgfalt gesetzt. Irrtum: ein Irrtum schließt in jedem Fall Vorsatz aus. Ist der Irrtum vermeidbar (zb durch Studium der einschlägigen Rechtsvorschriften), dann liegt Fahrlässigkeit vor. Holt der Steuerpflichtige fachkundigen Rat ein, so liegt idr ein Schuld ausschließender Irrtum vor, es sei denn, es wurde ein erkennbar falscher Rat erteilt. 15 Vertretbare Rechtsauffassung: In diesem Fall kann kein strafrechtlicher Vorwurf, auch keine Fahrlässigkeit erfolgen, auch wenn sich in Folge heraus stellt, dass die Rechtsauffassung unrichtig war.

Finanzstrafrecht Delikte nach dem Finanzstrafgesetz: Abgabenhinterziehung ( 33 FinStrG) Objektive Elemente Verkürzung von Abgaben und Verletzung einer abgabenrechtlichen Pflicht (Erklärungspflicht) praktische Bedeutung für LV: Abgabe einer Lohnsteueranmeldung. Subjektive Elemente Vorsatz (Wissen und Wollen) iha beide objektiven Elemente vorsätzlich handelt schon, wer die Verkürzung für möglich hält und sich damit abfindet (bedingter Vorsatz). 16

Finanzstrafrecht Delikte nach dem Finanzstrafgesetz: Abgabenhinterziehung LV-spezifische Bestimmung: Verletzung der Verpflichtung zur Führung von Lohnkonten, wodurch eine Verkürzung von Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag und DZ erfolgt. Die Verkürzung wird nicht nur für möglich, sondern für gewiss (bedingter Vorsatz genügt nicht) gehalten. Bsp: Nichtführung von Lohnkonten und Nichtabfuhr von Lohnabgaben für Schwarzarbeiter, nach einer GPLA-Feststellung Weiterführung der bisherigen Vorgehensweise (zb es wurde die Abgabenpflicht für Schmutzzulagen festgestellt; die abgabenfreie Behandlung wird nach Abschluss der Prüfung fortgesetzt, ohne dass sich Änderungen im Sachverhalt ergeben haben), Reisekosten werden ausschließlich über die Buchhaltung geführt, obwohl dem Buchhalter/Lohnverrechner bewusst ist, dass höhere als abgabenfrei zulässige Reisekosten ausbezahlt werden. 17

Finanzstrafrecht Delikte nach dem Finanzstrafgesetz: Fahrlässige Abgabenverkürzung ( 34 FinStrG) Objektive Elemente Verkürzung von Abgaben und Verletzung einer abgabenrechtlichen Pflicht (Erklärungspflicht). Subjektive Elemente beide Tatbestandselemente werden zwar nicht vorsätzlich herbeigeführt, aber fahrlässig; dh unter Verletzung der gebotenen Sorgfalt. Es genügt bereits leichte Fahrlässigkeit (zb Verletzung der gebotenen Erkundigungspflicht) strenge Rechtsfolge des FinStrG: der Steuerpflichtige ist grundsätzlich schon bei leichter Sorgfaltsverletzung für fahrlässige Abgabenverkürzung strafbar. Relevant für LV nur die leicht fahrlässige Missachtung der Pflicht zur Abgabe einer Lohnsteueranmeldung, wobei Lohnsteueranmeldungen nur auf Verlangen des FA abzugeben sind. 18

Finanzstrafrecht Delikte nach dem Finanzstrafgesetz: Abgabenbetrug ( 39 FinStrG) Abgabenhinterziehung mit zusätzlichen Merkmalen (Betrugskomponente und Wertbetragskomponente) Objektive Merkmale grundsätzlich ident mit Abgabenhinterziehung: Verkürzung Verletzung einer abgabenrechtlichen Pflicht (Erklärungspflicht) zusätzlich Verkürzung von (insgesamt) mehr als EUR 100.000 und zusätzlich betrügerische Komponente (zb Verwendung von verfälschten Urkunden, Beweismitteln, Scheingeschäfte) Bsp: Scheinanstellung (der Vertrag ist anders gewollt), Umschreibung von Rechnungen (von privat auf betrieblich), Fälschung von Fahrtenbüchern. 19

Finanzstrafrecht Delikte nach dem Finanzstrafgesetz: Finanzordnungswidrigkeit ( 49 FinStrG) Vorsätzliche Nichtabfuhr von Selbstberechnungsabgaben spätestens am 5. Tag nach Fälligkeit, es sei denn die Abgabenschuld wurde bis dahin bekannt gegeben Abgaben daher in jedem Fall mittels Lohnsteueranmeldung melden! Unterlassen der vorgesehenen Meldung von Zahlungen ins Ausland. 20

21 Finanzstrafrecht Strafen Eine Strafe darf nur verhängt werden, wenn das Vergehen im Zeitpunkt der Tat bereits mit Strafe bedroht war. Die (Art und Höhe der) Strafe richtet sich immer nach dem Gesetzesstand im Zeitpunkt der Tat, es sei denn, das Recht ist im Zeitpunkt der Bestrafung für den Täter günstiger. Es muss eine Ausführungshandlung gesetzt werden, dh, das Handeln des Täters muss für den Eintritt der Abgabenverkürzung ursächlich (kausal) sein. Für vorsätzliche Finanzvergehen ist der Versuch ausreichend. Grundsätzlich kommen als Täter nur natürliche Personen in Betracht. Allerdings wird durch das VBVG (Verbandsverantwortlichkeitsgesetz) durch das Handeln der Entscheidungsträger oder Arbeitnehmer auch eine Verantwortung des Verbandes ausgelöst es werden daher sowohl der/die Geschäftsführer bzw allenfalls weitere Arbeitnehmer als auch die Gesellschaft bestraft! Neben dem unmittelbaren Täter ist auch der Beitragstäter (zb Steuerberater) strafbar. Eine Beteiligung ist nur bis zur Tatvollendung möglich.

22 Finanzstrafrecht Strafen Abgabenhinterziehung: Strafdrohung bis max 200% des vorsätzlich herbeigeführten Verkürzungsbetrages. bei vorsätzlicher Verkürzung von mehr als EUR 100.000 - nicht die Behörde ist zuständig, sondern das Strafgericht mit der Folge, dass neben Geldstrafen bis 200% auch eine Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren verhängt werden kann. In der Praxis gibt es kaum Freiheitsstrafen bei Abgabenhinterziehung, aber hohe Geldstrafen. Fahrlässige Abgabenverkürzung: Strafdrohung bis 100 % der fahrlässig herbeigeführten Verkürzung, keine gerichtliche Zuständigkeit und auch keine ergänzende Freiheitsstrafdrohung. Abgabenbetrug: zwingende primäre Freiheitsstrafe bis zu 3 Jahren und ergänzende Geldstrafdrohung, bei sehr hohen Verkürzungen, wie insb mehr als EUR 500.000, Freiheitsstrafen von 1-10 Jahren zzgl ergänzende Geldstrafe. Finanzordnungswidrigkeit: Geldstrafe bis zur Hälfte des Verkürzungsbetrages, keine gerichtliche Zuständigkeit.

Finanzstrafrecht Selbstanzeige Rechtzeitige Offenlegung von Finanzvergehen und Entrichtung der Abgaben sichert Straffreiheit. Rechtzeitigkeit: vor Entdeckung der Tat, vor Verfolgungshandlungen durch die Finanzstrafbehörde oder das Gericht, vor Beginn einer Betriebsprüfung/einer GPLA bei vorsätzlichen Verkürzungen (andernfalls Abgabenerhöhung je nach Höhe der Mehrbeträge um 5% bis 30%). Nur die erstmalige Selbstanzeige ist strafbefreiend (ab 1.10.2014). 23

Prozessoptimierung Internes Kontrollsystem Schaffung von Strukturen, die Kontrollen und Dokumentation ermöglichen. Definition von Verantwortlichkeiten, Abläufen, Risikoklassen, Kontrollen, Definition der Reichweite des Vertrauensgrundsatzes. Vorgabe von Leitlinien und regelmäßigen für typische Aufgabenstellungen. Schwellen für Rückfrage bei Vorgesetzten. Verantwortlich Beauftragte bestellen. Beauftragung externer Berater. Bei Fehlern/Falschinformation des Steuerberaters/Rechtsanwalts kein genereller Ausschluss der Strafbarkeit aber strafmindernd. Überprüfung, ob schriftliche Vereinbarungen mit Arbeitnehmern vorliegen. 24

Prozessoptimierung Praxistipps Durchgängiges Vier-Augen-Prinzip. Richtlinien zu den arbeitszeitgesetzlichen Grundlagen. Richtlinien zur Einstufung von Dienstnehmern, zb Ablauf des Einstufungsprozesses, Fragebogen zu Vordienstzeiten. Regelmäßige Überprüfung der Einstufung durch Abteilungsleiter. Bei Zweifeln zum Kollektivvertrag Stellungnahme der Kollektivvertragspartner einholen + dokumentieren. Beschäftigung von Fachexperten in der Personalverwaltung. Sorgfältige facheinschlägige Aus- und Fortbildung der Mitarbeiter. Erzeugung von Risikobewusstsein bei den verantwortlichen Mitarbeitern. Vereinbarungen nur schriftlich mit Arbeitnehmern treffen. Deckungsprüfungen bei Pauschalvereinbarungen. 25

Schwerpunkte bei Payroll- KV-Einstufung Welchen Status hat der Arbeitnehmer: Arbeiter/Angestellter/(Ferial-)Praktikant oder -Arbeitnehmer. Welcher KV ist anwendbar richtet sich nach der Gewerbeberechtigung des Arbeitgebers Check, ob der Arbeitgeber über die richtige Gewerbeberechtigung verfügt. Zuordnung, wenn der Arbeitgeber über mehrere Gewerbeberechtigungen verfügt. Die Einstufung erfolgt entsprechend der ausgeübten Tätigkeit, je nach Kollektivvertrag in Verwendungsgruppen, Beschäftigungsgruppen, Tätigkeitsfamilien, uä notwendig ist daher eine genaue Stellenbeschreibung. In der entsprechenden Beschäftigungsgruppe, Verwendungsgruppe uä erfolgt die Einstufung entweder je nach Angestelltendienstjahren (KV-Handelsangestellte) oder nach einschlägiger Berufserfahrung (viele andere KVs) genauen Lebenslauf und Dienstzeugnisse vom Bewerber verlangen. Bei Arbeitern zählt oftmals (je nach KV) nur die Betriebszugehörigkeit. 26

Schwerpunkte bei Payroll- Einhaltung der Mindest-KV-Löhne/-Gehälter Die entsprechend der KV-Einstufung ermittelten Mindest-Löhne bzw Gehälter sind einzuhalten und upzudaten Monitoring von wesentlichen Änderungen des Tätigkeitsbereichs, Überwachung der Vorrückungen (zb Biennien), jährliche KV-Erhöhungen (Soll- und/oder Ist-Erhöhungen). Aliquotierung bei Teilzeit. Nicht nur die entsprechenden Löhne/Gehälter sind zu beachten, sondern auch ein allfälliger Anspruch auf Zulagen, Reisekostenersätze - allerdings nicht lohn- und sozialdumpingstrafrelevant sofern sv-frei. 27

Schwerpunkte bei Payroll- Entlohnung von Mehrleistungen Voraussetzung: Arbeitszeitaufzeichnungen! Entlohnung mit den entsprechenden Zuschlägen: laut AZG 25% für Teilzeitmehrarbeitsstunden (ausgenommen Zeitausgleich 1:1 binnen 3 Monaten), laut AZG 50% für Überstunden (mehr als 40 Wochenstunden) laut KV oftmals Zuschlag für kollektivvertragliche Mehrarbeit durch Verkürzung der Normalarbeitszeit von 40 Wochenstunden auf zb 38,5 Wochenstunden. laut KV oftmals höhere Zuschläge für Überstunden zu bestimmten Zeiten (zb 100% für Überstunden zwischen 20 Uhr und 6 Uhr). Entlohnung mit dem richtigen Grundlohn = Lohn/Gehalt samt entsprechenden Zulagen (zb fixe Vorarbeiterzulage, fixe SEG- Zulage). Entlohnung durch Zeitausgleich muss vereinbart werden, der Überstundenzuschlag muss bei der Berechnung des Zeitausgleichs berücksichtigt werden. 28

Schwerpunkte bei Payroll- 29 Entlohnung von Mehrleistungen Arbeitsrechtliche Gestaltungsmöglichkeiten Zeitausgleich 1:1: ist nur mit ausdrücklicher schriftlicher Vereinbarung möglich und nur dann, wenn durch eine überkollektivvertragliche Entlohnung der Anspruch auf Überstundenzuschlag abgegolten ist kalenderjahresweiser Check.. Überstundenpauschale: Nur sinnvoll, wenn regelmäßig Überstunden geleistet werden. Für den Beobachtungszeitraum (höchstens das Kalenderjahr) muss eine Deckungsprüfung gemacht werden Achtung auf die Berücksichtigung der Entgeltfortzahlungspflicht für Ausfallszeiten. Über die Pauschale hinaus geleistete Mehrarbeit muss entlohnt werden. Für geringere Mehrleistungsarbeit besteht kein Rückverrechnungsanspruch. Nur wenn ein ausdrücklicher Widerruf vereinbart ist, kann eine Reduktion für die Zukunft (!) erfolgen. Überlegung, ein Überstundenpauschale zu befristen, auch mehrfache Befristungen sind in diesem Zusammenhang möglich.

Schwerpunkte bei Payroll- Entlohnung von Mehrleistungen Arbeitsrechtliche Gestaltungsmöglichkeiten (All-)In-Vereinbarungen: Mit einem (All-)In-Gehalt ist eine bestimmte Anzahl von Mehrund Überstunden abgegolten, oder sämtliche Mehr- und Überstunden oder auch andere Ansprüche, wie bspw Reisezeiten, uä. Die abgegoltenen Ansprüche müssen durch das überkollektivvertragliche Entgelt gedeckt sein. (All-)In-Vereinbarungen können grundsätzlich mit allen Arbeitnehmern geschlossen werden, daher grundsätzlich auch mit Teilzeitkräften (unter Beachtung des Gleichbehandlungsgebots). 30

Schwerpunkte bei Payroll- Entlohnung von Ausfallszeiten Aufgrund des Urlaubsgesetzes, des Angestelltengesetzes, Entgeltfortzahlungsgesetzes, des Arbeitsruhegesetzes, der Kollektivverträge haben Arbeitnehmer einen unabdingbaren Anspruch auf Entgeltfortzahlung während Krankheit, Urlaub, Feiertag, sonstiger Arbeitsverhinderungen, Freistellung während der Kündigungsfrist. Das bedeutet, dass neben dem ungekürzten Monatslohn / -gehalt sowie allfälliger fixer Zulagen das Entgelt für regelmäßige Mehrund Überstundenleistungen, variable Zulagen, Provisionen weitergewährt werden muss (Berechnung sofern möglich nach dem genauen Ausfall oder nach einem Durchschnitt der letzten drei oder mehr Monate), sofern sich durch die Dienstverhinderung ein Entgeltnachteil ergibt. 31

Schwerpunkte bei Payroll- Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen Der Arbeitgeber sollte ein Arbeitszeitaufzeichnungssystem zur Verfügung stellen. Vorsicht vor Parallelaufzeichnungen des Arbeitnehmers er könnte damit arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen. Kontrolle der Einhaltung der Arbeitszeiten. Nutzen von arbeitszeitrechtlichen Gestaltungsmöglichkeiten. 32

Schwerpunkte bei Payroll- Arbeitszeitvereinbarungen Gleitzeitvereinbarung: Überlässt es dem Arbeitnehmer innerhalb gewisser Grenzen seinen Arbeitseinsatz selbst zu gestalten. Schriftliche Gleitzeitvereinbarung mit Definition des Gleitzeitrahmens, der Lage der fiktiven Normalarbeitszeit, der Gleitzeitperiode (zb ein Monat, mehrere Monate, bis zu einem Jahr), von Übertragungsmöglichkeiten. Erst nicht übertragbare Zeitguthaben sind Überstunden. Angeordnete Arbeitsleistungen (auch innerhalb des Gleitzeitrahmens) sowie Arbeitszeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens sind jedenfalls Überstunden. 33

Schwerpunkte bei Payroll- Arbeitszeitvereinbarungen Durchrechnungsvereinbarung: Der Arbeitgeber bestimmt die Normalarbeitszeit während des Durchrechnungszeitraums je nach betrieblicher Erfordernis. Kollektivvertragliche Regelung ist erforderlich. Höchst(normal)arbeitszeiten während des Durchrechnungszeitraums von 50 (bei Durchrechnungszeitraum von bis zu 8 Wochen) bzw 48 Stunden (bei längerem Durchrechnungszeitraum). Achtung auf kollektivvertragliche Vorgaben! Zeitguthaben am Ende des Durchrechnungszeitraums = Überstunden. 34

Schwerpunkte bei Payroll- Einhaltung abgabenrechtlicher Vorschriften Begünstigung von Zulagen und Zuschlägen Ordnungsgemäße Aufzeichnungen. Für Schmutz-Erschwernis-Gefahrenzulagen und So/Ft/Nacht- Überstunden reichen die normalen Zeitaufzeichnungen nicht, es müssen die Arbeitszeiten, in welchen diese Leistungen erbracht werden, gesondert aufgezeichnet werden, mit Begründung, warum die Zulagen anfallen. Für die Steuerbegünstigung von SEG-Zulagen und Überstundenzuschlägen isd 68 Abs 2 EStG ist es Voraussetzung, dass der Anspruch auf Bezahlung in einer lohngestaltenden Vorschrift (zb Gesetz oder Kollektivvertrag) geregelt ist. Bsp: Geschäftsführer, die nicht vom KV umfasst sind, haben keinen Anspruch auf die Begünstigung isd 68 Abs 2 EStG. 35

Schwerpunkte bei Payroll- Einhaltung abgabenrechtlicher Vorschriften Abgabenfreie Reisekosten Ordnungsgemäße Reisekostenaufzeichnungen. Ist die Bezahlung der Reisekosten in einem Kollektivvertrag geregelt (Achtung, ob Geschäftsführer vom Geltungsbereich des KV umfasst sind). Einhaltung der steuerrechtlichen Höchstbeträge. Besteuerung von Sachbezügen Korrekte Berechnung von Sachbezügen. Ordnungsgemäße Dokumentation der Privatfahrten bei halbem PKW-Sachbezug. Check, ob Vorteile aus Mitarbeiterrabatten vorliegen. Begünstigung für sonstige Bezüge Vorsicht bei sechsteloptimalen Auszahlungen von Jahresprämien. Sofern eine abgabenrechtliche Fehlbehandlung im Zuge einer GPLA festgestellt wurde, darf dies nicht fortgeführt werden finanzstrafrechtliches Risiko! 36

Für Ihre Fragen stehen wir sehr gerne zur Verfügung! Monika Kunesch A 1030 WIEN, Am Heumarkt 7 T +43 1 718 98 90-561, F +43 1 718 98 90-837 E monika.kunesch@leitnerleitner.com ist bei LeitnerLeitner Wien seit 2003 als Steuerberaterin und seit 2005 als Geschäftsführerin tätig. Sie ist spezialisiert auf nationales und internationales Einkommensteuerrecht, Lohnsteuer sowie Sozialversicherung und Arbeitsrecht. Geboren 1965, ist Monika Kunesch diplomierte Betriebswirtin (1993, Wirtschaftsuniversität Wien), Steuerberaterin (1998) und Master of Law für International Tax Law (LL.M. 2008). Weiters ist sie Vortragende für Personalverrechnung und Entsendungen, Chefredakteurin der PV-Info und Autorin des Fachbuches Grenzüberschreitende Personalverrechnung in Fallbeispielen, Linde Verlag 2011.

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