OS BRAU / GETRÄNKE
Inhaltsverzeichnis: 1. Allgemeine Hinweise... 2 2. Zeitpunkt... 2 3. Programmablaufplan des letzten Tages im alten Jahr... 2 4. Archivierung nach GDPdU (Fibumodul MB27 Prüferarbeitsplatz)... 3 5. Erzeugen Altjahresmandant... 4 6. Eventuelle Restarbeiten nach Jahresabschluss... 5 7. Häufig gestellte Fragen, Tipps und Tricks... 7 7.1. Was ist ein Altjahresmandant?... 7 7.2. Jahresendinventur... 7 7.3. Müssen die Haustrunkmengen bei Jahreswechsel mit abweichendem Geschäftsjahr gelöscht werden?... 7 7.4. Wie kann eine gebuchte Inventur storniert werden?... 7 7.5. Zeitpunkt für den Jahresabschluss Finanzbuchhaltung... 7 7.6. Druck und Erfassung der Lieferscheine für das neue Geschäftsjahr... 8 7.7. Können Vorjahresstatistiken nach dem Jahresabschluss gedruckt werden?... 8 7.8. Auswirkungen des Jahresabschlusses in der FIBU auf den G-Bereich... 8 7.9. Wie werden Verlegermeldungen nach dem Jahresabschluss erfasst?... 8 7.10. Können Feste nach dem Jahresabschluss zurückerfasst werden?... 8 7.11. Können Zinsabrechnungen nach dem Jahresabschluss gedruckt werden?... 8 7.13. Wareneingänge aus dem Vorjahr nach dem Jahresabschluss buchen... 9 7.14. Wie erfolgt eine manuelle Sicherung?... 9 7.15. Drucken von Rückvergütungen nach dem Jahresabschluss...10 7.16. Was passiert mit einem bestehenden Altjahresmandanten?...10
1. Allgemeine Hinweise Bei dem hier beschriebenen Jahresabschluss handelt es sich lediglich um einen EDVtechnischen Jahresabschluss. Der Unternehmens-Jahresabschluss der Finanzbuchhaltung erfolgt erst dann, wenn alle Buchungen für das abzuschließende Geschäftsjahr vorgenommen wurden. 2. Zeitpunkt Das Programmpaket OS-BRAU / GETRÄNKE stellt sicher, dass auch ohne EDV- Jahresabschluss bis zur Rückerfassung (G45) im neuen Geschäftsjahr gearbeitet werden kann. Vor dem Jahresabschluss müssen alle Lieferscheine und Rechnungen des abzuschließenden Geschäftsjahres gedruckt und verbucht sein. Eine Überprüfung der offenen Lieferscheine kann mit dem Programm G32 Auftragsinfo erfolgen. Der Status der offenen Lieferscheine für Sammelrechnung kann jederzeit über das Programm G5E Sammelrechnungs-Info abgerufen werden. 3. Programmablaufplan des letzten Tages im alten Jahr Der Tagesabschluss des letzten Geschäftsjahrestages entspricht bis einschließlich Programm G59 den üblichen Restarbeiten vor einem Monatsabschluss. Der Unternehmens- Geschäftsjahresabschluss erfolgt erst dann, wenn alle Buchungen für das abzuschließende Geschäftsjahr vorgenommen wurden. Der Monatsabschluss für die beiden letzten Monate des Geschäftsjahres (November, Dezember oder August, September) muss im Programmpaket OS-BRAU / GETRÄNKE nicht durchgeführt werden. (Bitte beachten Sie hierbei den Unterschied zum Jahresabschluss OS- FIBU). Die Firmennummer 1 in der anschließenden Tabelle entspricht der Mandantennummer des aktuellen Jahres.
Programm Firma Programmdatum/Bemerkung Tagesablauf - Standard Analog zum Monatswechsel G55 Sammelrechnung 1 ltz. Tag des Geschäftsjahres G56 Rechnungslisten 1 ltz. Tag des Geschäftsjahres G5S EDIFACT / Sonstige Datenträger 1 ltz. Tag des Geschäftsjahres G58 Rückvergütungen 1 ltz. Tag des Geschäftsjahres Kann auch nach Jahresabschluss im Altjahresmandant erfolgen O20 MPKD Sollstellung 1 ltz. Tag des Geschäftsjahres Kann auch nach Jahresabschluss im Altjahresmandant erfolgen G51 Rechnungsausgangprotokoll 1 ltz. Tag des Geschäftsjahres B46 Fibu Integrierung (Bei Einsatz OS- FIBU) 1 ltz. Tag des Geschäftsjahres G59 Tagesabschluss 1 abzuschließender Tag A50 Datensicherung 1 je nach Mandant und Installation * GA1 Jahresabschluss 1 ltz. Tag des Geschäftsjahres. Jahresabschluss Fibu 1 Laut Fibu Anleitung * Die Datensicherung ist individuell zu organisieren. 4. Archivierung nach GDPdU (Fibumodul MB27 Prüferarbeitsplatz) Stellen Sie bitte vor dem Start des Jahresabschlusses sicher, dass das Vorjahresgeschäftsjahr kaufmännisch abgeschlossen ist, und archivieren Sie es mit dem Programm B01. Haben Sie das Modul B27 Archivierung nach GDPdU nicht erworben oder ist der kaufmännische Abschluss des Geschäftsjahres 2015 noch nicht möglich, müssen die Daten vom Geschäftsjahr 2015 vor Programmstart GA1 / B49 in einen separaten Altjahresmandanten gesichert werden. Zur Einrichtung eines zusätzlichen Altjahresmandanten und zur Sicherung der Daten vom Geschäftsjahr 2015 wenden Sie sich bitte rechtzeitig an unsere Hotline.
5. Erzeugen Altjahresmandant Das Programm GA1 Jahresabschluss erzeugt automatisch einen Altjahresmandanten, falls dies nicht schon vorab per Programm GY4 manuell getätigt wurde. Bitte beachten Sie dann die zusätzliche Abfrage beim Programmstart GA1: Abbildung 1 Prg. GA1 Jahresabschluss mit Abfrage Altjahresfirma Voraussetzung für die Erstellung des Altjahresmandanten ist die Erfassung aller Mandanten im Programm A08. Sollten Sie bereits über einen Altjahresmandanten verfügen, so werden die Daten des Vorjahres beim Jahresabschluss mit den Daten des abzuschliesenden Geschäftsjahres überschrieben. Im Programm A08 sind für den jeweiligen Originalmandanten und Altjahresmandanten die Felder 17 und 18 entsprechend zu füllen. Abbildung 2 Prg. A08 Originalmandant
Abbildung 3 Prg. A08 Altjahresmandant Während der Erzeugung des Altjahresmandanten darf nicht im System gearbeitet werden! 6. Eventuelle Restarbeiten nach Jahresabschluss Die Firmennummern 1 und A entsprechen den Mandantennummern des aktuellen bzw. des Vorjahres. Programm Firma Programmdatum/Bemerkung G58 Rückvergütungen A Letzter Tag des Geschäftsjahres B46 im Altjahresmandant mit Abgrenzungsdatum altes Jahr. Rechnungsnummern werden aus Firma 1 (d.h. laufendem GJ) ermittelt. O20 Sollstellung/Zinsabrechnung A Letzter Tag des Geschäftsjahres B46 im Altjahresmandant mit Abgrenzungsdatum altes Jahr. GL9 Saldovortrag aus altem Jahr 1 Aktuelles Datum aus dem neuen Geschäftsjahr Belegdatum = Rechnungsdatum. B46 im alten
Geschäftsjahr. Siehe 7.12 GL0 Jahresendinventur 1 Aktuelles Programmdatum aus dem neuen Geschäftsjahr. Buchungsschlüssel 92 Jahresendinventur mit Buchungsdatum 31.12. des alten Geschäftsjahres. Siehe 7.2
7. Häufig gestellte Fragen, Tipps und Tricks 7.1. Was ist ein Altjahresmandant? Der Altjahresmandant ist eine komplette Sicherung der Daten vor dem Jahresabschluss. Das abzuschließende Geschäftsjahr und die entsprechenden Vorjahresdaten werden gesichert. Im Altjahresmandanten können noch eventuelle Abschlussarbeiten vorgenommen werden, obwohl gleichzeitig schon im neuen Geschäftsjahr gearbeitet wird. 7.2. Jahresendinventur Die Jahresendinventur kann im Gegensatz zur Monatsinventur erst nach dem Programm GA1 Jahresabschluss mit dem Buchungsschlüssel 92 im Programm GL0 durchgeführt werden. Die Jahresendinventur muss im Lauf der ersten Periode im neuen Jahr im Programm GL0 mit Programmdatum neues Geschäftsjahr und Buchungsdatum altes Jahr erfolgen. Wenn mit der Funktion VI automatische Vorbelegung gearbeitet wird, kann die Vorbelegung nach dem Jahresabschluss erfolgen. ACHTUNG! Vor der Verbuchung der Inventur müssen alle Wareneingänge für den Inventurmonat komplett verbucht sein! 7.3. Müssen die Haustrunkmengen bei Jahreswechsel mit abweichendem Geschäftsjahr gelöscht werden? Bei abweichendem Geschäftsjahr - z. B. 30.09. - muss die Abfrage Haustrunkmengen löschen während des Programms GA1 Jahresabschluss mit J beantwortet werden. Dies trifft jedoch nicht zu, wenn die Haustrunkmengen kalenderjährlich verwaltet werden. In diesem Fall dürfen die Haustrunkmengen im Programm GA1 nicht gelöscht werden! 7.4. Wie kann eine gebuchte Inventur storniert werden? Durch erneute Eingabe der Inventurbuchung erfolgt im Programm GL0 die Abfrage Storno J/N. Wurde die Inventur mit der Funktion AI automatische Inventur gebucht, kann sie mit den gleichen Vorgaben (Lager-Nr., Inventurdatum und Artikelvorgabe) durch die Eingabe von "S" bei Buchungsstart storniert werden. Dabei wird eine, der eigentlichen Inventurbuchung entsprechend, negative Lagerbuchung durchgeführt. Anschließend kann eine korrigierte Inventurbuchung stattfinden. 7.5. Zeitpunkt für den Jahresabschluss Finanzbuchhaltung Bei Einsatz des Programmpaketes OS-FIBU ist der EDV-Jahresabschluss durch Programm B49 erst nach dem Jahresabschluss OS-GETRÄNKE durchzuführen! Der Jahresabschluss OS-GETRÄNKE durch Programm GA1 und der vorläufige Jahresabschluss OS-FIBU mit Programm B49 sollten unmittelbar hintereinander erfolgen!
7.6. Druck und Erfassung der Lieferscheine für das neue Geschäftsjahr Die Verarbeitung der Lieferscheine für das neue Geschäftsjahr kann bis vor Programm G50, d.h. einschließlich der Rückerfassung im G45 durchgeführt werden. Danach muss der Abschluss des alten Geschäftsjahres erfolgen. 7.7. Können Vorjahresstatistiken nach dem Jahresabschluss gedruckt werden? Statistiken können über den Altjahresmandanten mit Vorjahresvergleich gedruckt werden. Während des Jahresabschlusses werden die Statistiken des abzuschließenden Geschäftsjahres auf das Vorjahr verschoben und sind jederzeit im neuen Geschäftsjahr abrufbar. 7.8. Auswirkungen des Jahresabschlusses in der FIBU auf den G-Bereich Der EDV-Jahresabschluss innerhalb der Finanzbuchhaltung muss vor der ersten FIBU Integrierung (Programm B46) im neuen Jahr durchgeführt werden. 7.9. Wie werden Verlegermeldungen nach dem Jahresabschluss erfasst? Die Eingabe der Meldungen erfolgt über GV1 im alten Jahr. Die Speicherung der Daten im alten Jahr und die Aktualisierung der Vorjahreszahlen im neuen Geschäftsjahr erfolgt durch Programm GV5 Saldovortrag Verlegerumsatzmeldungen. 7.10. Können Feste nach dem Jahresabschluss zurückerfasst werden? Feste, welche im alten Jahr ausgeliefert wurden, können jederzeit im neuen Jahr unter Programm GP5 zurückerfasst werden. 7.11. Können Zinsabrechnungen nach dem Jahresabschluss gedruckt werden? Zinsabrechnungen können über den Altjahresmandanten, analog zu den Rückvergütungen, über Programm O20 gedruckt werden.
7.12. Rechnungseingangskontrolle für Rechnungen des alten Geschäftsjahres Nach dem Jahresabschluss können Eingangsrechnungen, welche im alten Geschäftsjahr mengenmäßig mit Buchungsart 05 im Programm GL0 oder direkt aus H30 mit Funktion "BL" eingebucht wurden, mit Programm GL9 Saldovortrag altes Jahr wertmäßig verbucht werden. Dabei ist das Programm GL9 unter dem aktuellen Datum im neuen Geschäftsjahr anzuwählen, die Bildschirmvorgaben sind identisch mit Programm GL0. Das Belegdatum entspricht dem Rechnungsdatum. Die Verbuchung der Eingangsrechnung erfolgt über Programm B46 im Altjahresmandanten. 7.13. Wareneingänge aus dem Vorjahr nach dem Jahresabschluss buchen Programm GL9 Buchungsart 05; eine direkte Buchung (Funktion "BL") im H30 ist nicht möglich! Weitere Verarbeitung analog zur Rechungseingangskontrolle im Programm GL9. 7.14. Wie erfolgt eine manuelle Sicherung? Vor Beginn der manuellen Sicherung muss jedes Band initialisiert werden. Legen Sie hierzu das Band in das Bandlaufwerk Ihres Unix Servers ein und wählen Sie das Programm A53 an. Folgen Sie danach den Eingabeaufforderungen am Bildschirm. Danach erfolgt die manuelle Sicherung durch Anwahl des Programms A50 und durch die Eingabe des zu sichernden Bereiches. Achten Sie hierbei auf die Eingabe des richtigen Pfades! Bei Sicherung des gesamten Datenbereichs auf Band wäre der zu sichernde Bereich z. B. /work/orga. Dies kann je nach Installation abweichen. Werden die einzelnen Datenbereiche auf separate Bänder gesichert, so muss jeder Datenbereich einzeln gesichert werden. Bitte beachten Sie, dass für jeden Mandanten ein Datenverzeichnis existiert, für die Fa. 2 wäre dies z. B. /work/orga/brau02. Wir empfehlen nach der Sicherung das Datenband gesondert zu beschriften und mit Schreibschutz zu versehen. Da verschiedene Organisationsformen - z. B. Rechenzentrumsbetrieb - möglich sind, muss die Sicherung individuell organisiert werden. WICHTIG: Während der Sicherung darf in dem betreffenden Mandaten nicht gearbeitet werden!
7.15. Drucken von Rückvergütungen nach dem Jahresabschluss Der Ausdruck der Rückvergütungen erfolgt im Mandanten Altes Jahr über Programm G58 Rückvergütungsdruck. Um eine Überschneidung der Belegnummern mit den Rechnungsnummern des aktuellen Mandanten zu vermeiden, wird die Belegnummer aus dem Nummernkreis des aktuellen Mandanten erzeugt. Mit anschließendem Programm G51 -Rechnungsausgangsprotokoll- werden diese Belege in die Finanzbuchhaltung der Fa. Altes Jahr integriert und mit Programm B46 verbucht. Danach sollte der Saldovortrag durch Programm B83 erfolgen. 7.16. Was passiert mit einem bestehenden Altjahresmandanten? Ein bestehender Altjahresmandant wird beim Jahresabschluss überschrieben. Bitte lesen Sie zu diesem Thema auch die Kapitel 4. Archivierung nach GDPdU und 5. Erzeugen Altjahresmandant.