S Sparkasse Aachen SEPA-Umstellung im Verein.
Vorwort Inhalt Änderungen Kontodaten Änderungen Zahlungsverkehr Gläubiger-ID beantragen SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Lastschrift-Mandat Umdeutung von Einzugsermächtigungen Anleitung SEPA-Umstellung 3 3 4 5 5 6 7 SEPA Einheitlicher Zahlungsverkehr. SEPA Single Euro Payments Area (einheitlicher Europäischer Zahlungsverkehr). Seit Anfang 2008 werden für den Euro-Zahlungsverkehrsraum einheitliche Regelungen für Überweisungen und Lastschriften eingeführt. Die Einführung findet in den EU-Staaten sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und in der Schweiz statt und wird den Zahlungsverkehr einfacher und schneller gestalten. Die SEPA-Funktionen werden zum 1. Februar 2014 alle derzeit genutzten nationalen Funktionen vollständig ablösen. Nationale als auch internationale Überweisungen und Lastschriften sind ab diesem Zeitpunkt nur noch im SEPA-XML-Format möglich. Als Kunde der Sparkasse Aachen steht Ihnen die SEPA-Überweisung bereits seit Anfang 2008, die SEPA-Lastschrift sowie die daraus entstehenden Nutzungsmöglichkeiten mit der SparkassenCard seit 1. November 2010 zur Verfügung. Auf den nachfolgenden Seiten haben wir Ihnen Informationen zum SEPA-Zahlungsverkehr mit Hinweisen zu den jetzt notwendigen Änderungen bei Überweisungen und eine Anleitung im Umgang mit bestehenden Lastschriften zusammengestellt. Natürlich steht Ihnen auch Ihr Kundenberater gern zur Verfügung. Ihre Sparkasse Aachen 2
SEPA Änderungen Änderungen durch SEPA. Mit der Ablösung des bisherigen DTA-Verfahrens durch das neue SEPA-Verfahren ergeben sich Änderungen bei den Abläufen der bekannten Zahlungsverfahren sowie bei der Gestaltung der Kontoverbindungsdaten. Dies gilt sowohl für Deutschland als auch für alle Kontakte und Geschäftspartner in den teilnehmenden Staaten. Stichtag für die Ablösung ist der 1. Februar 2014. 1. Änderungen Kontodaten. B IBAN ersetzt Kontonummer. IBAN International Bank Account Number (internationale Bank-Kontonummer) Für eine eindeutige Zuordnung von Kontodaten im Euro-Zahlungsverkehrsraum werden die nationalen in internationale Kontodaten angepasst. Die bisherige Kontonummer wird durch die standardisierte IBAN ersetzt. Diese enthält ebenfalls die Bankleitzahl des Institutes. In Deutschland besteht die IBAN aus 22 Stellen. Beispiel für eine IBAN: DE93 3905 0000 1234 5678 90 B Länderkennung DE B Zweistellige Prüfziffer B Kontoinformationen des Kontoinhabers (achtstellige BLZ sowie zehnstellige Kontonummer) B BIC ersetzt Bankleitzahl. BIC Business Identifier Code Die bisherige Bankleitzahl (BLZ) wird durch den BIC abgelöst. Mit dem BIC ist eine eindeutige Identifizierung eines Kreditinstitutes weltweit möglich. Der oft auch als SWIFT-Code bezeichnete Code ist acht- bzw. elfstellig und enthält jeweils Angaben in Kurzform. Beispiel für einen BIC: AACSDE33 B Institut B Länderkennung DE B Codierung von Ort/Filiale Nach dem Stichtag sind Überweisungen und Lastschriften nur noch mit IBAN und BIC möglich. 3 2. Änderungen Zahlungsverkehr. B SEPA-Lastschrift. Lastschriften werden in SEPA-Basis-Lastschrift (vergleichbar mit der Einzugsermächtigung) und SEPA-Firmen-Lastschrift (vergleichbar mit dem Abbuchungsauftrag) unterschieden. Wichtigster Bestandteil jeder SEPA-Lastschrift ist für Sie als Zahlungsempfänger der Besitz einer Gläubiger-ID, welche Sie bei der Deutschen Bundesbank erhalten. Nähere Informationen finden Sie auf Seite 4. B SEPA-Überweisung. Für eine SEPA-Überweisung sind, im Vergleich zur heutigen Überweisung, die Nutzung der IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl sowie die Verwendung von entsprechenden Formularen bzw. Eingabemasken erforderlich. Ab dem 1. Februar 2014 sind nationale und internationale Überweisungen nur noch mit IBAN und BIC möglich. Eine Umstellung der internen Prozesse in Vereinen ist für einen reibungslosen Zahlungsprozess bis zum Stichtag notwendig. Vorteile der SEPA-Überweisung: B Nationale und internationale Überweisungen sind identisch. B Beträge werden in voller Höhe gutgeschrieben. B Währung ist immer Euro. B Ohne Betragsgrenze. B Schneller Zahlungsverkehr (1 Bank-Tag). B Anfallende Entgelte werden von beiden Beteiligten getragen. B Leicht zu verarbeiten im XML-Format. Hinweis: Achten Sie bei internationalen Überweisungen auf die Meldepflicht nach der Außenwirtschaftsverordnung, sobald der Überweisungsbetrag mehr als 12.500 Euro beträgt.
Gläubiger-ID Gläubiger-ID beantragen. Um SEPA-Lastschriften einziehen zu können, müssen Sie im Besitz einer Gläubiger-Identifikationsnummer, kurz Gläubiger-ID, sein. Wichtig: Beantragen Sie schnellstmöglich die Gläubiger-ID. Nur mit dieser können Sie Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umdeuten sowie neue SEPA-Lastschrift-Mandate abschließen. 6. Kontrollieren Sie Ihre Angaben und bestätigen Sie die Richtigkeit. Klicken Sie auf Weiter Beantragung der Gläubiger-ID Die Gläubiger-ID können Sie ausschließlich elektronisch auf der Internet-Seite der Deutschen Bundesbank beantragen: 1. Gehen Sie auf die Internet-Seite www.glaeubiger-id.bundesbank.de. 2. Klicken Sie auf Antragsformular und Downloads und nachfolgend unter Antragsstellung auf Formular zur Beantragung Ihrer Gläubiger- Identifikationsnummer. und im anschließend erscheinenden Feld auf OK, um die Beantragung abzuschließen. 3. Sie werden automatisch auf die Beantragungsseite für die Gläubiger-ID geleitet. Klicken Sie in der linken Navigation auf Beantragung. 4. Lesen Sie sich die Verfahrensbeschreibung und die Datenschutzhinweise durch und bestätigen Sie die Anerkennung mit Aktivierung des Kontrollkästchens. Anschließend klicken Sie auf Weiter. 5. Füllen Sie auf den nachfolgenden Seiten die Formulare mit den Angaben zur Rechtsform Ihres Vereins sowie Anschrift und Ansprechpartner aus. Felder mit roten Sternchen müssen ausgefüllt werden. 7. Per E-Mail erhalten Sie nun eine Aufforderung, die Daten für die weitere Verarbeitung freizuschalten. Wichtig: Folgen Sie den Anweisungen der E-Mail innerhalb von 10 Kalendertagen. 8. Einige Stunden später erhalten Sie per E-Mail die Gläubiger-ID sowie ein Mitteilungsschreiben. Die Gläubiger-ID In Deutschland besteht die Gläubiger-ID aus 18 Stellen. Beispiel für eine Gläubiger-ID: DE 01 ZZZ 09876543210 B Länderkennung DE B Zweistellige Prüfziffer B Geschäftsbereichskennung (Diese ist standardmäßig mit ZZZ belegt, kann aber durch Sie individuell abgeändert werden, bspw. zur Kennzeichnung von Filialen oder Gruppen) B Nationales Identifikationsmerkmal 4
SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Basis-Lastschrift. Die SEPA-Basis-Lastschrift ist mit der bekannten Einzugsermächtigung gleichzusetzen. Bestehende Einzugsermächtigungen sind durch eine einfache Umdeutung weiterhin nutzbar (siehe Seite 6). Unterschiede SEPA-Lastschrift Einzugsermächtigungen B Für die SEPA-Lastschrift muss ein eindeutiges Datum für den Einzug definiert sein. B Das SEPA-Lastschrift-Mandat muss zwingend für neue Mitglieder vorliegen bzw. es muss eine Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen stattgefunden haben. B Vergabe einer eindeutigen Mandatsreferenz durch den Verein. B 8 Wochen Rückgabemöglichkeit ohne Angabe von Gründen. SEPA-Lastschrift-Mandat. Das SEPA-Lastschrift-Mandat ist die rechtliche Grundlage für eine SEPA-Lastschrift. Ohne ein eindeutiges Mandat können keine Lastschriften eingelöst werden. Details zum SEPA-Lastschrift-Mandat B Unterschriebenes Schriftstück mit Name und Adresse des Zahlungspflichtigen. B Mandatsreferenz (kann nachgetragen werden) und Gläubiger-ID. B Autorisierungstext des Vereins mit Hinweis auf einmalige/wiederkehrende Zahlungen. B 14 Monate Aufbewahrungspflicht nach dem letzten Einzug. B Das Mandat verfällt 36 Monate nach Unterzeichnung, wenn kein Einzug vorgenommen wurde bzw. nach Widerruf durch den Zahlungspflichtigen. Muster-Verein, Musterstr. 2, 12345 Musterstadt Gläubiger-Identifikationsnummer: DE 01 ZZZ 09876543210 Mandatsreferenz: 123 4567 8900 54CB SEPA-Lastschrift-Mandat Ich ermächtige den Muster-Verein, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die vom Muster-Verein auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort D E IBAN BIC Datum und Ort Unterschrift Beispiel für ein SEPA-Lastschrift-Mandat. 5
SEPA-Basis-Lastschrift Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen. Voraussetzungen für eine Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen in ein SEPA-Lastschrift- Mandat sind: B Eine schriftliche Einzugsermächtigung liegt vor. B Sie haben eine Gläubiger-ID von der Deutschen Bundesbank erhalten. B Sie haben mit uns, der Sparkasse Aachen, eine Nutzungsvereinbarung zur Nutzung der SEPA- Basis-Lastschrift abgeschlossen. B Eine individuelle Mandatsreferenz für jedes Lastschrift-Mandat wird durch den Verein vergeben. B Ihre Mitglieder sind mindestens 14 Kalendertage vor dem ersten Einzug der SEPA-Basis-Lastschrift über den Einzug zu informieren. B Es muss eine schriftliche Benachrichtigung Ihrer Mitglieder über die Umstellung auf SEPA- Basis-Lastschrift unter Angabe des Umstellungstermins, der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenznummer vor dem ersten Einzug als Vorabinformation erfolgen (z. B. in Form eines Zahlplans, im Einladungsschreiben zur nächsten Mitgliederversammlung, im letzten Lastschrifteinzug). B Das Datum der Unterrichtung ist als Datum der Mandatsunterschrift des Zahlungspflichtigen im Datensatz anzugeben. Muster-Verein, Musterstr. 2, 12345 Musterstadt Gläubiger-Identifikationsnummer: DE 01 ZZZ 09876543210 Mandatsreferenz: 123 4567 8900 54CB Wechsel Einzugsermächtigung in SEPA-Lastschrift Sehr geehrtes Mitglied, mit der Umstellung auf das SEPA-Verfahren in unserem Verein möchten wir Sie darüber informieren, dass die bestehende Einzugsermächtigung als SEPA-Lastschrift-Mandat weitergenutzt wird. Die Forderungen werden künftig wie folgt mit der SEPA-Basis- Lastschrift eingezogen: Betrag: 22,00 Euro Mandatsreferenz: 123 4567 8900 54CB Ihr Konto (IBAN): DE93 3905 0000 1234 5678 90 Kreditinstitut (BIC): Sparkasse Aachen (AACSDE33) Nächste Fälligkeit: 01.04.2013 Die Umdeutung erfolgt automatisch. Sollten die Kontodaten nicht richtig sein, bitten wir um eine kurze Information. Bitte sorgen Sie für ausreichende Kontodeckung. Mit freundlichen Grüßen Ihr Muster-Verein Musterstadt, den 28.2.2013 Beispiel für ein Informationsschreiben zur Umdeutung auf SEPA-Lastschrift. Online-Banking und Banking Software In unserem Online-Banking werden die SEPA- Funktionen rechtzeitig eingebunden sein. Auch die von uns angebotene Banking-Software StarMoney und SFirm (mit SEPA-Modul) sowie das Mitgliederverwaltungsprogramm SPGVerein 3.0 sind bereits SEPA-fähig. Sollten Sie eine andere Banking-Software verwenden, informieren Sie sich bitte bei dem entsprechenden Hersteller. Hier finden Sie Umstellungshilfen: www.sparkasse-aachen.de www.sfirm.de www.starmoney.de www.spg-direkt.de 6
SEPA-Basis-Lastschrift Anleitung SEPA-Umstellung. Erledigt 1. Beantragen Sie umgehend die Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de. Die genaue Vorgehensweise finden Sie auf Seite 4 erklärt. 2. Wenden Sie sich anschließend mit der Gläubiger-ID an Ihren Kundenberater der Sparkasse Aachen und schließen Sie eine Nutzungsvereinbarung zur Nutzung der SEPA-Basis-Lastschrift ab. 3. Überprüfen Sie, ob Ihre Zahlungssoftware und Finanzbuchhaltung SEPA-fähig sind. Wenn nicht, spielen Sie entsprechende Updates ein. 4. Erstellen Sie für jedes Lastschrift-Mandat eine individuelle Mandatsreferenz. Diese kann aus bis zu 35 Zeichen bestehen und bspw. aus Mitglieds- sowie Vertragsnummer und weiteren Zusätzen zusammengesetzt sein. 5. Unterrichten Sie Ihre Mitglieder mindestens 14 Tage vor Ausführung des ersten SEPA- Einzugs schriftlich über die Lastschrift bzw. die Umdeutung der Einzugsermächtigung in das SEPA-Lastschrift-Mandat. Sie können diese Information auch im Verwendungszweck des letzten Einzugs vor der Umstellung vornehmen. Im Datensatz der SEPA-Einzüge ist das Datum der Unterrichtung als Mandatsunterschrift des Zahlungspflichtigen anzugeben. Wichtigste Informationen hierbei sind: B Gläubiger-ID B Mandatsreferenz B Datum der SEPA-Abbuchung B Datum der Unterrichtung 6. Passen Sie Ihre internen Prozesse an die SEPA-Einreichungsfristen an (Erst-Lastschrift frühestens 14 Kalendertage und spätestens 6 Geschäftstage vor Fälligkeit; Folge-Lastschrift frühestens 14 Kalendertage und spätestens 3 Geschäftstage vor Fälligkeit). 7. Verwenden Sie nach der Umstellung ausschließlich das SEPA-Lastschrift-Mandat. Einen Muster-Vordruck erhalten Sie von Ihrem Kundenberater. 8. Geben Sie IBAN und BIC auf Briefen, Vorlagen und Rechnungen an. Stellen Sie evtl. vorhandene Zahlscheine auf SEPA-Zahlscheine um. 9. SEPA-Mandate müssen bis zu 14 Monate nach dem letzten Einzug archiviert werden. 10. SEPA-Lastschriften können ausschließlich online eingereicht werden. Sie erhalten von Ihrem Kundenberater einen entsprechenden Online-Banking-Zugang. Beleghafte Beitragseinzüge sind nicht mehr möglich! 11. Der Zahlungspflichtige kann innerhalb von 8 Wochen nach Belastung die Zahlung ohne Angaben von Gründen zurückgeben. Ohne vorliegendes SEPA-Mandat verlängert sich die Frist auf 13 Monate. 12. Ergänzen Sie die Stammdaten Ihrer Mitglieder um IBAN und BIC. 13. Bieten Sie Ihren Mitgliedern mit ausländischer Kontoverbindung den Beitragseinzug über die SEPA-Lastschrift an. 14. Beachten Sie bitte, dass Ihnen bis zu 140 Zeichen im Verwendungszweck zur Verfügung stehen und dass keine Umlaute verwendet werden dürfen. 15. Prüfen Sie bitte, ob für Ihre bisherigen Lastschriften gültige schriftliche Einzugsermächtigungen vorliegen. Diese Einzugsermächtigungen können in SEPA-Basis-Lastschriftmandate umgedeutet werden. 7
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