M:\Kunden... 21200-IK... Datenarchivierung per DMS (Effiziente Geschäftsprozesse) Konsortium:
Wolfram Schlüter BMSR-Technik gelernt (1972: PCK Schwedt) Elektronische BE studiert (1982: TU Chemnitz) Vor/nach dem Studium (1980/1987: SDAG Wismut) Eigene EDV-Firma In Chemnitz mit 4 Mitarbeitern Beratung / Einrichtung / Betreuung von DokumentenManagementSysteme ERP-Systeme Netzwerk-Betreuung 1990-2006 ComData GmbH seit 2006 Systemhaus Schlüter
Kostenblöcke im Unternehmen Material / Betriebsmittel Umsatzsvoraussetzungen Personal Produktion, Verwaltung, Vertrieb, Planung, Abwicklung, Marketing Einsatz neuer Technologien in Branche Einsatz neuer Technologien in der EDV/Kommunikation
Kosteneffizienz und Qualität verbessern 1. Personal und Material sind der größte Kostenblock. 2. Optimierte Büroarbeit ist qualitativ hochwertiger. 3. Schnellere Ergebnisse und zufriedenere Kunden. Mitarbeiter könnten ca. 10% effizienter arbeiten. Wissend handeln und alles im direkten Zugriff. Mehr Service durch transparentere Abläufe.
Warum Dokumente digital verwalten? Stetig mehr Dokumente Schnellere Abwicklung Eindämmung individueller Organisation Kontrolle behalten und Risiken minimieren Mehr Dokumente, mehr Medien, mehr Technik Schnelles Finden statt lange suchen Unklare Abläufe sind gefährlich Wissen welcher Vorgang wo steht, jetzt immer.
Beispielablauf: Rechnungsprüfung manueller Ablauf 1. Posteingang: Öffnen, sichten, Kopie erstellen und verteilen 2. Fachabteilung: sachlich prüfen, ändern, kontieren, Weitergabe 3. 4 Augen Prinzip: kfm. Freigabe Weitergabe 4. Original zur Buchhaltung Rechnungsbuch Nachfassen fehlende Belege Nachfassen bei Fristüberschreitungen Rücklauf zu Originale sortieren Buchung Zahlung veranlassen, Ablage
DMS verändert Abläufe Vereinfachung Verfügbarkeit von Ergebnissen Zentrale Struktur Unabhängigkeit Tempo! Weniger manuelle Tätigkeiten Transparenz durch sofortige Information Einfache Steuerung Egal wo, egal wann Weniger Verwaltung, mehr Umsatz.
Beispiel Eingangsrechnung topfact Ablauf 1. Posteingang: Öffnen, sichten Barcode, Scannen 2. Fachabteilung: sachlich prüfen, ändern, kontieren 3. EK / Kfm. Ltg.: kfm. Freigabe 4. BH: Nachfassen bei Fristüberschreitungen 5. BH: Vorbereiten Buchung, Übergabe Fibu 6. BH: Zahlung veranlassen
Vergleich 21 vs. 10 Tätigkeiten Reduzierung manueller Arbeit Eine Informationsquelle Konzentration aufs Wesentliche
Vorteile Vereinfachte Scannung im Stapel. Automatische Zuordnung zum Projekt und Kunden. Fehlerfreie Abarbeitung Kontrolle, welche Lieferscheine fehlen Schnelle Abwicklung
Grundlage: Dokumentenpool Ablage Posteingang / Papier DMS Datenbank E-Mail / Fax Druckdaten (ERP) Dateien
Dokumentenpool auf zentrale Plattform Steuert die Belegverwaltung (Papier, Datei, E-Mail) Beinhaltet Vorgangsinformationen De facto -zentrale Unternehmenssteuerung Schnelles Finden unterschiedlicher Dokumentarten zu einem Vorgang Prüfung, Quittierung und Weitergabe werden dokumentiert Kontrolle des Belegflusses und des Prozess-Managements
Belegverfügbarkeit Kommunikation MyWork WEB Client FiBu Anbindung (Verknüpfung) Posteingang / Papier E-Mail/ Fax Archiv Druckdaten (ERP) Dokumentplattform Dateien
Aufbau System Benutzer Datenbank Projekt Beleg Datum 123 Rechnung 15.08.92 123 Rechnung 12.02.09 123 Liefersche 12.02.09 Dokumentenpool DATEN BANK Login Funktionen Speicherorte 123 Rechnung 11.11.03 123 Rechnung 12.02.09 123 Korrespon 12.02.09 123 Rechnung 12.02.09 123 Rechnung 25.03.08 123 Projektver 12.02.09 123 Rechnung 12.02.09 123 email 20.10.02
Anwendungsbeispiel: Lieferschein Ablauf heute: Erstellung als Druckdokument Unterzeichnung durch den Kunden Rücklieferung und Scannung Zuordnung zum Projekt
Lieferschein Sun Garant DMS Ablauf: Verknüpfung Vorgangsdaten mit DMS Barcode Unterzeichnung durch den Kunden Scannung und automatische Zuordnung zum Projekt
Unternehmenseffekte Verbesserte Zusammenarbeit Kostenreduzierung Langfristige Archivierung Integration von Systemen und Prozessen Streuung Wissen, Abbau Risiken Ablaufkosten, Raum-, Material-, Kopie-, und Transportkosten Belege Unterschiedlicher Belegtypen Verknüpfung technischer Systeme mit operativen Leistungen
Nutzen Ein Dokumentenpool für alle Vorgänge Langfristige Archivierung verschiedener technischer Belegarten (E-Mail, Papier, Datei) Qualitätsmanagement, Vorgangskontrolle, Gesamtübersicht Gewährleistungsfristen, Aufbewahrungspflichten
Veränderung braucht Mut Wolfram Schlüter Systemhaus Schlüter Am Bahnsteig 2a 09224 Chemnitz info@sh-schlueter.de