Günter Hellmers, Handhabung des Programmpaketes MonKey Office Inhalt: Hinweise zur Handhabung des Programmpaketes Infoblatt: Buchen laufender Geschäftsvorfälle mit MonKey Office Kopiervorlage: Kontierungsbogen Installation (Einzelplatz): Download aktuelles Programmpaket (MonkeyOffice_20XX_setup.exe) Setup ausführen: - Programmordner auswählen (z.b. D:\MonKey20XX - Desktopsymbol anlegen - MonKey office starten: Freeware - Neue Datenbank Datenbankendung: sdb Anlegen Ordner: Monkey\Datenbank enthält die aktuelle Datenbank. Während MO geöffnet ist, sind temporäre Dateien vorhanden. Monkey\Datensicherungen enthält die Datensicherungen. Die sdb-datei darf umbenannt werden. Einstellung des Datenbank-Ordners: Datei Datenbank - Speicherort Einstellung des Datensicherung-Ordners: Bearbeiten Einstellungen Datensicherungen Lizenzen Werden von der ProSaldo GmbH Schulen kostenlos zur Verfügung gestellt. Programm-Start: Doppelklick auf Programm-Icon Lokale Datenbank öffnen Pfad Monkey\Datenbank auswählen Rücksicherung eines Datenbestands: MO ist nicht geöffnet. Aktuelle Datenbank im Datenbank-Ordner löschen. Gesicherte Datenbank in den Datenbank-Ordner kopieren. Anschließend MO öffnen und über Lokale Datenbank öffnen die Datenbank auswählen. Sicherung eines Datenbestands: In MO: Datei > Datensicherung. Die Datenbank wird im eingestellten Datensicherungsordner in einen neuen Datumsordner kopiert. Ändern der Firma Datei > Firmenverwaltung > Firma auswählen > Bearbeiten Eine Datenbank kann beliebig viele Firmen enthalten. Für Unterrichtszwecke bietet es sich an, pro Datenbank nur jeweils eine Firma einzurichten. 1
Kunden (Lieferanten) erfassen Stammdaten > Adressen > Neu (oder Duplizieren) Rechnungsanschrift: Adressdaten erfassen Lieferanschrift: In der Regel: Aus Rechnungsanschrift übernehmen Kunde Faktura: Aktiver Kunde (Lieferant Faktura: Aktiver Lieferant) Debitorenkonto (Kreditorenkonto): Neues Konto manuell eingeben Artikelgruppen anlegen Stammdaten > Artikel und Leistungen Auswählen Alle Gruppen, dann Neu Eintragen Bezeichnung, übernehmen Standardkonten der REWE Artikel anlegen Stammdaten > Artikel und Leistungen Auswählen der Gruppe, dann Neu Eintragen Artikelnummer, Bezeichnung, EK, VK (über Marge), Lagerartikel Zahlungsbedingungen anlegen Vorgaben > Zahlungsbedingungen Einkauf (Zahlungsbedingungen Verkauf) Mandanten bzw. Modelluntenehmen: Blum Music4You KG: http://www.music4youkg.de Basismandant BlumV00.sdb: Keine Buchungen, keine Belege, alle Lagerbestände sind 0. Für die Beleggeschäftsgänge I und II in Lehrbuch Rechnungswesen, Winklers 3552 2
Infoblatt: Buchen laufender Geschäftsvorfälle mit MonKey Office Buchungserfassungsmaske: Buchhaltung > Soll-/Haben-Buchungen Zu erfassen sind: Datum, Buchungstext (Evtl. Vorlage), BelegNr (in der Regel Manuell), Betrag, Konto Soll, Konto Haben, evtl. Steuerkennzeichen Tab-Taste: Nächstes Feld Eingabetaste: Buchungserfassung Eingangs- und Ausgangsrechnungen: In der Erfassungsmaske über Direktauswahl einer Funktion der Nebenrechnungen Neue Debitorenrechnung oder Neue Kreditorenrechnung auswählen. Die Daten können im Kontierungsbogen eingetragen sein. Die Reihenfolge der Eingabefelder weicht ab. (Der Umweg ist erforderlich, damit ein offener Posten angelegt wird.) AR: Zu erfassen sind: Debitor, Datum, BelegNr, Betrag, Erlöskonto ER: Zu erfassen sind: Kreditor, Datum, BelegNr, Betrag, Aufwandskonto (Bestandskonto ist auch möglich.) Automatisch erzeugt werden: Umsatzsteuer, Buchungstext In den Kontierungsbogen unter Art D oder K notieren. Zahlungsein- und -ausgänge sind dann wieder manuell möglich. Zahlungsein- und -ausgänge (Offene Posten-Buchhaltung) Bei der Buchung einer Ausgangsrechnung ( Debitorenrechnung ) bzw. Eingangsrechnung ( Kreditorenrechnung ) wird ein offener Posten (OP) angelegt. Wird eine Zahlung gebucht (Debitor im Haben bei Zahlungseingang, Kreditor im Soll bei Zahlungsausgang), werden alle offenen Posten dieses Personenkontos nach Klicken auf OP angezeigt. Die bezahlte Rechnung wird angewählt. Stimmen Zahlungsbetrag und Rechnungsbetrag überein, ist dieser offene Posten damit wieder ausgeglichen. Automatische Buchung der Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer Um die Umsatzsteuer (bzw. Vorsteuer) automatisch zu buchen, wird bei der Buchungserfassung der angezeigte Steuersatz übernommen. Für die Konten, auf die üblicherweise mit Umsatz- bzw. Vorsteuer gebucht wird, ist der entsprechende Steuersatz in den Stammdaten vorhanden. Dieser Steuersatz wird dann bei der Buchungserfassung als Voreinstellung angezeigt. Soll die Buchung ohne Umsatzsteuer (bzw. Vorsteuer) erfolgen, wird als Steuersatz - angewählt. Es stehen die folgenden Steuersätze zur Verfügung: USt19: Umsatzsteuer 19 %, Konto 4800 VSt19: Vorsteuer 19 %, Konto 2600 VSt07: Vorsteuer 7 %, Konto 2600 Zusammengesetzter Buchungssatz In der Buchungsmaske eine Konto-Nr. offen lassen und Soll-Splitt bzw. Haben-Splitt anklicken. Teilbuchungen erfassen (evtl. Netto ) und jeweils übernehmen. Wenn der Buchungsbetrag vollständig verteilt ist, im Splittungsfenster ok und dann in der Buchungsmaske Erfassen anklicken. Zahlungen mit Skontoabzug Für die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Zahlungsbetrag wird Ausbuchen der Differenz als Minderung gewählt. Als Minderungsart wird Skonto ausgewählt. Der Minderbetrag wird einem gesonderten Minderungskonto zugeordnet (bei Zahlungseingängen: z. B. Erlösberichtigungen Waren, bei Zahlungsausgängen: z. B. Nachlässe für Waren). Enthält das 3
zugeordnete Konto keinen Steuersatz, findet keine automatische Steuerberichtigung statt (Bruttomethode). Teilzahlungen Die Differenz wird als Euro-Betrag und als Prozentsatz angezeigt. Über Weiter wird im Auswahlfenster Weiterführen der Differenz als offenen Posten gewählt. Ausgleich mehrerer offener Posten durch eine Buchung Die infrage kommenden offenen Posten werden mithilfe der Shift-Taste markiert. Falls ein Differenzbetrag vorhanden ist, bleibt dieser bei Auswahl von Weiterführen beim letzten der markierten offenen Posten bestehen. Rechnungskorrektur Über Funktion Neue Debitorenrechnung (Kreditorenrechnung) mit negativem Betrag. Das Programm tauscht die Konten und bucht den positiven Betrag. (Praxisgerechter ist die Erzeugung der Buchung über den Verkaufsbeleg/Einkaufsbeleg Korrekturrechnung.) Anzeigen/Drucken des Journals Buchhaltung > Journal > Aktualisieren Evtl. über Filter Zeitraum einstellen Evtl. Spaltendarstellung anpassen: Art, Datum, Text, BelegNr, Konto, EUR Soll, EUR Haben, Steuer Anzeigen/Drucken einzelner Konten Buchhaltung > Kontoauszüge > Filter: Zeitraum: Jahr, Konto von 2600 bis 2600 Anzeigen/Drucken der Summen- und Saldenliste Buchhaltung > Summen & Salden > Aktualisieren Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldung Eröffnung und Abschluss > Steueranmeldungen> Aktion: Neue Umsatzsteuervoranmeldung Filter: Monat auswählen Anzeigen/Drucken der Bilanz und der GuV-Rechnung Eröffnung & Abschluss > Bilanz und GuV > Aktualisieren > Filter: Alle Häkchen raus > Drucken > Formular: Bilanz und GuV A4 hoch > Vorschau Ändern von Konten Kontenplan anzeigen (Stammdaten > Konten). Markieren des Kontos, rechte Maustaste: Bearbeiten Erfassen neuer Personenkonten Stammdaten > Adressen > Neu. Unter Kunde Faktura (Lieferant Faktura) das Debitorenkonto (Kreditorenkonto) nach Neues Konto manuell eingeben eintragen. Erfassen neuer Sachkonten Kontenplan anzeigen (Stammdaten > Konten). Markieren eines ähnlichen Kontos, rechte Maustaste: Konto duplizieren Überschreiben der Kontonummer und der Kontobezeichnung. Die restlichen Daten können in der Regel übernommen werden. Prüfen der Bilanz- bzw. GuV-Zuordnung: Stammdaten > Kontenstruktur > Gruppe auswählen > Konto markieren. Drucken Kontenplan Stammdaten > Konten > Drucken > Formular: Kontenplan A4 hoch 4
Kontierungsbogen für die Buchungserfassung mit MonKey office (Soll-/Haben-Buchungen): Art Datum Buchungstext Bel.-Nr. Betrag SollKto. HabenKto. Steuer OP-Nr. Ausbuchung 5