Neuerungen im Zahlungsverkehr für Deutschland und Europa Herausforderung und Chance. Informationen für Vereine. Stand Januar 2013

Neuerungen im Zahlungsverkehr für Deutschland und Europa Herausforderung und Chance Informationen für Vereine Stand Januar 2013 Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 1

Agenda Allgemeine Informationen und aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 2

Was ist SEPA? SEPA steht für Single Euro Payments Area Verschmelzung des Inlands-Zahlungsverkehrs und des EU-Zahlungsverkehrs SEPA löst die nationalen Verfahren ab à SEPA betrifft alle! Betrifft: Überweisungen, Lastschriften, Kartenzahlungen v Betrifft nicht: Schecks, Wechsel, Geldwechselgeschäfte, Wertpapier- Abwicklungssysteme Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 3

Gültigkeitsbereich SEPA 32 Staaten Alle 17 Euro-Staaten 10 EU-Mitglieder (ohne Euro-Bargeld) Norwegen, Island, Liechtenstein, Monaco* sowie die Schweiz* * Teilnahme an SEPA aber keine Umsetzung der einheitlichen ZV- Richtlinie Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 4

SEPA-Zeitplan Januar 2008 Einführung SEPA-Überweisung November 2009 Einführung SEPA-Lastschrift November 2010 Alle Banken der -Zone müssen SEPA-Basis-Lastschriften akzeptieren 9. Juli 2012 Umdeutungsmöglichkeit für Einzugsermächtigungen 1. Februar 2014 Ablösung der nationalen Verfahren Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 5

Generelle Vorteile Vereinheitlichung und Verkürzung von Fristen Europaweit transparente Preise Einheitlicher europäischer Rechtsrahmen (Ausnahme: Schweiz, Monaco) Risikoreduktion durch Insolvenzfestigkeit der SEPA-Lastschrift und Unwiderrufbarkeit von Aufträgen Effektiveres Liquiditätsmanagement möglich Reduktion von Bankverbindungen im europäischen Zahlungsverkehr Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 6

SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer, SCT) Einführung Januar 2008 hat die EU-Standardüberweisung abgelöst beleghafte und beleglose Einreichung möglich Ausführungsfrist max. 1 Bankarbeitstag (seit 01.01.2012) keine Betragsgrenze IBAN & BIC ersetzen Konto-Nr. & BLZ (Übergangsfrist für Verbraucher bis zum 1.2.2016) IBAN only im nationalen Zahlungsverkehr grundsätzlich kein Widerruf möglich AWV-Meldepflicht besteht unverändert für Beträge von mehr als 12.500 Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 8

IBAN und BIC* IBAN: DE 38 12345678 1234567890 ISO-Ländercode (2) Prüfziffer (2) Bankleitzahl (8) Kontonummer (10) BIC: GENO DE F1 WU1 = VR-Bank Würzburg Der Kontoauszug Ihrer Volksbank Raiffeisenbank enthält schon seit geraumer Zeit diese Angaben Auf Ihrer VR-BankCard (der Scheckkarte ) stehen diese Angaben auf der Rückseite zwischen dem Magnetstreifen und dem Unterschriftsfeld * IBAN = International Bank Account Number / BIC = Bank Identifier Code Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 9

IBAN only für DE-an-DE-Zahlungen Im Privatkundenbereich wird eine generelle Nutzungsverpflichtung von IBAN und BIC als schwierig angesehen. Als Ausnahme ist geplant, dass Privatkunden bis Februar 2016 noch mit Kontonummer und Bankleitzahl agieren dürfen. Bei innerdeutschen Zahlungen kann ab Februar 2014 auf die Angabe des BIC verzichtet werden ( IBAN only ) - dies gilt für alle Kundengruppen. Für grenzüberschreitende Zahlungen ist bis voraussichtlich Februar 2016 die zusätzliche Angabe des BIC erforderlich. Die Anpassungen von Belegen, Softwareprodukten und des Internet-Banking befinden sich in der Umsetzung. Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 10

SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit) SEPA-Basis-Lastschrift statt Einzugsermächtigung Jeder Zahlungsempfänger benötigt eine Gläubiger-ID Inkassovereinbarung zwischen Bank und Lastschrifteinreicher Einreichung nur noch beleglos möglich Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 12

SEPA-Basis-Lastschrift 0. Mandatseinholung Zahlungspflichtiger 1. Mandat 2. Vorabinformation Zahlungsempfänger 5. Belastungsbuchung 3. transaktions- und mandatsbezogene Daten Clearing und Verrechnung 4. Weiterleitung aller Daten Bank des Zahlungspflichtigen Bank des Zahlungsempfängers Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 14

SEPA-Basis-Lastschrift Muster-Mandat (SDD CORE) Muster GmbH, Musterstr. 1, 53111 Bonn Gläubiger-ID DE99ZZZ05678901234 Mandatsreferenz 987 543 CB 2 SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, Die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. 1. Daten des Gläubigers 2. Eindeutige Bezeichnung 3. Vorgegebener Mandatstext, zweifache Weisung Name & Anschrift Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN: DE BIC: 4. Daten des Zahlungspflichtigen Datum, Ort und Unterschrift Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 15

SEPA-Basis-Lastschrift (SDD Core) Zahlungspflichtiger ist spätestens 14 Tage vor Fälligkeit über Betrag und Termin zu informieren ( Pre-Notification ) Vorgegebene Vorlagefristen (5 bzw. 2 Bankarbeitstage vor Fälligkeit) (Einreichungsfristen bei Ihrer Bank 6 bzw. 3 Bankarbeitstage) Rückgaben bis 8 Wochen durch Zahlungspflichtigen möglich bei autorisierten Mandaten Rückgaben bei nicht autorisiertem Mandat bis 13 Monate möglich Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 16

Besteht Handlungsbedarf? Zieht Ihr Verein Beiträge bereits per Lastschrift (DTA-Verfahren) ein? NEIN è kein Handlungsbedarf, es sei denn, Sie möchten die fälligen Mitgliedsbeiträge zukünftig per Lastschrift einziehen JA è dann muss dieses Verfahren spätestens zum 01.02.2014 auf das SEPA- Verfahren umgestellt werden! Was muss berücksichtigt werden? Für die Verwendung von SEPA-Lastschriften benötigen Sie eine Gläubiger-ID Für die Vergabe dieser Gläubiger-ID ist in Deutschland die Bundesbank zuständig Die Vergabe erfolgt über Internet, näheres auf der nächsten Folie Zwischen Bank und Lastschrifteinreicher muss eine Inkassovereinbarung geschlossen werden Vergabe einer Mandatsreferenz (z.b. Mitglieder-Nummer max. 35-stellig) Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 17

Gläubiger-Identifikationsnummer Jeder Einreicher von Lastschriften benötigt eine Gläubiger-ID Vergabe in Deutschland durch die Deutsche Bundesbank unter https://extranet.bundesbank.de/scp/ Die VR-Banken unterstützen ihre Kunden bei der Beantragung Aufbau der Gläubiger-Identifikationsnummer ISO-Ländercode DE 78 ZZZ 00000018353 Prüfziffer Nationales Identifikationsmerkmal Individuell nutzbar Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 18

Eine Gläubiger - ID kann auch über die VR-NetWorld-Software eingeholt werden: Administration der Gläubiger-ID Verlinkung der Internetseite für die Beantragung einer Gläubiger-ID Unterstützung des Bereichskennzeichens in der Mandatsverwaltung Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 19

Die Gläubiger-ID liegt vor, was folgt nun? Grundsätzlich benötigt jeder Lastschrift-Einreicher (Creditor) vom Bezogenen (Debtor) ein SEPA-Lastschriftmandat Am 09.07.2012 trat jedoch die sog. Umdeutungslösung in Kraft, die es Inhabern von Einzugsermächtigungen ermöglicht, diese mittels einfacher Mitteilung an den Bezogenen in ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat umzuwandeln Wichtig ist, dass nur gültige Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umgewandelt werden können, daher bietet sich hier die Chance, den Datenbestand an Einzugsermächtigungen zu überprüfen und zu aktualisieren (gültig ist eine Einzugsermächtigung nur in Schriftform mit Unterschrift des Bezogenen) Im Zweifelsfall ist es besser, für einzelne Einzugsermächtigungen nicht die Umdeutungslösung zu wählen, sondern gleich ein neues SEPA-Mandat einzuholen. Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 20

SEPA-Basis-Lastschrift (SDD Core) Umdeutungslösung Zielsetzung: Nutzung der vorhandenen, schriftlich vorliegenden Einzugsermächtigung als SEPA-Basis-Lastschriftmandat Statt der Einholung eines separaten Mandats hat ein Verein die Möglichkeit, Vereinsmitglieder schriftlich über den Wechsel von Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPA-Basis-Lastschriften zu informieren. Das Schreiben muss folgende Angaben enthalten: Gläubiger-ID Mandatsreferenz Umstellungstermin Die Umdeutung in ein Mandat ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht. Eine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen ist nicht erforderlich Die Inkasso-Vereinbarung mit Ihrer Bank muss das SEPA-Basislastschrift-Verfahren beinhalten Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 21

Wie nutzt man die Möglichkeit der Umdeutung sinnvoll und richtig? Voraussetzung für die Umdeutung einer Einzugsermächtigung in ein SEPA- Mandat ist das Vorliegen einer gültigen Einzugsermächtigung Alle Mitglieder, von denen eine gültige Einzugsermächtigung vorliegt, werden in geeigneter Form (Anschreiben, Mitteilung in Vereinszeitschrift, Verwendungszweck der letzten Beitragsbuchung, Newsletter per E-Mail ) informiert, dass ab einem bestimmten Termin der Einzug von Lastschriften auf das SEPA-Verfahren umgestellt wird von der Umdeutungslösung Gebrauch gemacht wird die Gläubiger-Identifikationsnummer des Vereins wie folgt lautet die Mandatsreferenz wie folgt lautet (z.b. Mitglieds-Nummer) welche Beträge (Mitgliedsbeiträge, sonstige Leistungen) eingezogen werden Wenn nur Mitgliedsbeiträge in regelmäßigen Abständen in gleicher Höhe eingezogen werden sollen, kann dieses Anschreiben auch genutzt werden, um eine weitere Verpflichtung zu erfüllen: Bei Nennung der Beträge und der genauen Fälligkeiten dient dieses Anschreiben auch als Vorabinformation ( Pre-Notification ) gemäß den SEPA-Regularien Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 22

Beispiel für eine Mitgliederinformation über den Verwendungszweck der letzten Beitragsbuchung Textvorschlag für Belastung des Mitgliedsbeitrages 2013 oder im Januar 2014 (Beispiel): Vereinsbeitrag 2013 Ihre bisherige Einzugsermächtigung wird in Zukunft als SEPA-Lastschriftmandat genutzt Unsere Gläubiger-ID lautet DE12ZZZ00000123456 Ihre Mitgliedsnummer wird als Mandatsreferenznummer verwendet Die erste Belastung Ihres Mitgliedsbeitrages von EUR 50,00 auf Basis des Mandats erfolgt am 03.03.2014 und anschließend jährlich am 1. Montag im März Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 23

Vorabankündigung (Pre-Notification) Verpflichtende Information des Einreichers an Zahlungspflichtigen über die anstehende Lastschrift Der Zahlungspflichtige kann so für ausreichende Kontodeckung sorgen Frist: 14 Kalendertage vor Fälligkeit, wenn nichts anderes vereinbart Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen reicht eine einmalige Information (erste Fälligkeit beachten) Inhalt der Vorankündigung: Belastungsbetrag Belastungstermin Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenznummer In Textform, möglich sind z.b. Brief, Vertrag, Rechnung, SMS, E-Mail, Fax, Mitglieder-Zeitschrift, Einladung zur Jahreshauptversammlung. Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 24

Mandatsverwaltung - Details Automatische Generierung von Mandaten in der VR-NetWorld-Software Zu Inlandsaufträgen können Mandate automatisch erzeugt werden, ohne dass der Auftrag konvertiert werden muss z.b. für den Druck/Versand der Mandate an den Schuldner zum Einholen eines Mandats den Druck/Versand der Mandatsinformationen im Rahmen der Umdeutung einer Einzugsermächtigung Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 25

Fehlende Einzugsermächtigungen / neue Mitglieder Liegt keine umdeutungsfähige Einzugsermächtigung vor, muss das Mitglied ein Mandat unterschreiben, das den Verein ermächtigt, mittels SEPA- Basis-Lastschriften Beträge einzuziehen Bei der Formulierung der Mandatstexte helfen die Informationen auf den nächsten Seiten sowie Ihre Ansprechpartner der Volksbanken Raiffeisenbanken Die VR-NetWorld-Software unterstützt Sie auch hier mit integrierten Musteranschreiben etc. Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 26

Achtung bitte beachten: Wenn die Satzung Ihres Vereins vorsieht, dass Bankaktivitäten (Zahlungen / Einzüge) nur von zwei Personen gemeinsam durchgeführt werden dürfen (z.b. durch zwei Unterschriften auf dem Disketten-Begleitzettel), dann sollten Sie berücksichtigen, dass dies in Zukunft so nicht mehr möglich ist. Verschiedene Software-Produkte bieten das 4-Augen-Prinzip für die Verarbeitung von Zahlungsaufträgen nicht an (z. B. VR-NetWorld-Software). Lösung 1: Nutzung von Profi cash mit HBCI Lösung 2 Satzungsänderung bei der nächsten Hauptversammlung Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 27

Einreichungsfristen für SEPA-Lastschriften bzgl. der Vorlage bei der Bank des Zahlungspflichtigen SEPA-Basis-Lastschrift (CORE) Erst-Lastschrift und Einmal-Lastschrift Früheste Einreichung: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Einreichung: 5 TARGET-Tage vor Fälligkeit => Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 6 TARGET*-Tage vor Fälligkeit Folge- und letztmalige Lastschrift Früheste Einreichung: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Späteste Einreichung: 2 TARGET-Tage vor Fälligkeit => Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 3 TARGET*-Tage vor Fälligkeit *TARGET =Trans-European Automated Real-time Gross settlement Express Transfer System (Echtzeit-Bruttozahlungssystem der Zentralbanken der EU für den Euro) TARGET-Tage entsprechen in Deutschland etwa den Bankarbeitstagen Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 28

Praktischer Umgang mit Mandaten Sie erstellen einen Mandatsvordruck mit Ihren Angaben und lassen das Vereinsmitglied unterschreiben Mandatstext in der Sprache des Zahlungspflichtigen Für alle Sprachen des SEPA-Raumes liegen die Mandatstexte vor à damit auch fremdsprachige Mandate prüfbar sind à Abruf unter: CORE: http://www.europeanpaymentscouncil.eu/content.cfm?page=core_sdd_mandate_transalations B2B: http://www.europeanpaymentscouncil.eu/content.cfm?page=sepa_b2b_dd_mandate_translations Ihr Mitglied behält eine Kopie des Mandats für seine Unterlagen Aufbewahrungspflicht mind. 14 Monate nach letztem Einzug Das Mandat wird dann von Ihnen erfasst und ggf. gescannt (Mandatsverwaltung) Ein Mandat verfällt 36 Monate nach letztem Lastschrifteinzug (Achtung bei etwaiger Beitragsbefreiung) Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 30

Gläubiger-ID und Mandate liegen vor, jetzt kann s los gehen aber nur, wenn Sie technisch in der Lage sind, SEPA-Lastschriften elektronisch zu erzeugen und an Ihre Bank zu übermitteln Die Einreichung von Lastschrift-Vordrucken oder Disketten ist nicht möglich! Reichen Sie heute schon Ihre Lastschrift-Dateien elektronisch ein, dann sind Sie von den folgenden Ausführungen nicht betroffen, ansonsten allerdings sind Sie gehalten, mit Ihrer Bank eine neue Vereinbarung über die elektronische Auflieferung der Zahlungsverkehrsdateien über HBCI zu treffen. Hier helfen Ihnen die EBL-Profis der VR-Bank Würzburg gerne weiter! Voraussetzung ist natürlich der Einsatz einer geeigneten Banksoftware auf dem neuesten Stand, z.b. unsere VR-NetWorld-Software Außerdem sind Sie gemäß SEPA-Rules verpflichtet, Ihre Mitglieder über die demnächst anstehenden Lastschriften in Kenntnis zu setzen ( Pre-Notification ) Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 31

Was ist zu tun? SEPA-Verantwortliche(n) im Verein bestimmen (z.b. Kassierer) IBAN & BIC auf Briefbögen, Rechnungen etc. drucken IBAN & BIC von Vereinsmitgliedern einholen à Musteranschreiben in diversen Sprachen stehen zur Verfügung Beantragung der Gläubiger-ID Prüfen und Anpassen der technischen Voraussetzungen (z.b. ZV-Software) Vereinbarungen mit Bank aktualisieren (Lastschriftinkassovereinbarung) Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 32

Was ist zu tun? Festlegung einer Mandatsreferenz (z.b. Mitgliedsnummer) Mandate einholen bzw. über Umdeutung informieren Mandatsverwaltung organisieren Organisation, dass die Lastschriftdaten rechtzeitig an die Bank geliefert werden Sicherstellung der Archivierung der Mandate Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 33

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Volksbank Raiffeisenbank Würzburg eg Folie 34