Kanzlei-Rechnunswesen / Rechnunswesen Mahnwesen und Zahlunsvorschla
Herauseber: DATEV eg, 90329 Nürnber Alle in dieser Unterlae verwendeten personen- und firmenbezoenen Bezeichnunen und Anschriften sind speziell für diese Unterlae erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Firmen bestehen, sind diese rein zufälli. Die in dieser Unterlae abebildeten Formulare wurden z. T. diital nachebildet. Abweichunen vom Oriinal in Größe und Farbebun sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderunen wurden nicht vorenommen. Copyriht DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellun von Kopien und der Übersetzun, vorbehalten. Windows ist ein einetraenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein einetraenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Anaben ohne Gewähr 13 412-2006/12-01 Bestell-Art.-Nr.: 11 892
Inhaltsverzeichnis 1 Einführun... 5 2 Mahnwesen... 7 2.1 Einrichtun der Stammdaten für das Mahnwesen... 10 2.1.1 Mandantendaten... 11 2.1.2 Debitorenstammdaten... 20 2.1.3 Mahntexte... 24 2.1.4 Fremdsprachie Mahnunen... 26 2.1.5 Diverse Konten und Adressen... 28 2.2 Erstellen des Mahnvorschlas... 30 2.2.1 Buchen von Rechnunen... 31 2.2.2 Einstellunen im Mahnwesen... 33 2.2.3 Erstellen des Mahnvorschlas über die Bereichsauswahl... 37 2.2.4 Erstellen des Mahnvorschlas über die Einzelauswahl... 40 2.2.5 Erläuterun der Vorschlasliste Mahnunen... 42 2.3 Bearbeiten des Mahnvorschlas... 45 2.3.1 Allemeine Hinweise zum Bearbeiten der Mahnunen... 45 2.3.2 Bearbeitun der Mahnunen... 46 2.3.3 Bearbeitun der einzelnen Mahnposten... 49 2.4 Ausabe der Mahnunen... 54 2.4.1 Druckeinstellunen... 54 2.4.2 Formulareinstellunen... 56 2.4.3 Druck der Mahnunen... 60 2.4.4 Buchunen für Mahnzinsen und -ebühren erzeuen... 61 2.4.5 Ausabe der Fremdüberweisunen... 62 2.4.6 Weitere Ausabeziele für Mahnunen... 62 3 Zahlunsvorschla... 63 3.1 Einrichtun der Stammdaten für den Zahlunsvorschla... 66 3.1.1 Erläuterun der Stammdaten... 67 3.1.2 Mandantendaten einrichten... 76 3.1.3 Debitoren/Kreditorenstammdaten... 81 3.1.4 Diverse Konten und Adressen... 86 3
3.2 Erstellen des Zahlunsvorschlas...88 3.2.1 Buchen von Rechnunen...89 3.2.2 Einstellunen Zahlunen/Lastschriften...91 3.2.3 Erstellen des Zahlunsvorschlas über die Bereichs- und Einzelauswahl...96 3.2.4 Erläuterun der Vorschlasliste Zahlunen...99 3.3 Bearbeiten des Zahlunsvorschlas...104 3.3.1 Allemeine Hinweise zum Bearbeiten der Zahlunen...104 3.3.2 Bearbeitun der Zahlunen...105 3.3.3 Bearbeitun der einzelnen Posten...109 3.4 Überabe des Zahlunsvorschlas an das Proramm Zahlunsverkehr...113 4 Anhan...117 4.1 Hilfesystem...117 4.1.1 Aufruf der Hilfe über das Hilfemenü...119 4.1.2 Aufruf der Hilfe über die Schaltfläche Hilfe...122 4.1.3 Aufruf der Direkthilfe...122 4.1.4 Demos zu Prorammabläufen...122 4.1.5 Beispiel für Einsteier...122 4.2 Telefonie-Manaer...123 4.3 Institutionsverwaltun...124 4.4 Auslandszahlunsverkehr...125 4.5 Europaüberweisun (EU-Standardüberweisun)...127 5 Arbeitsplatz Eienoranisation...129 5.1 Die Oberfläche...131 5.2 Aufruf von Komponenten...132 5.3 Schnellinfos...134 5.4 Individuelle Konfiuration Ihres Arbeitsplatzes...141 5.5 Aufruf von Auswertunen und Mustermappen...147 5.6 Favoriten...149 6 Stichwortverzeichnis...151 4
2 Mahnwesen 2.1 Einrichtun der Stammdaten für das Mahnwesen 2.2 Erstellen des Mahnvorschlas 2.3 Bearbeiten des Mahnvorschlas 2.4 Ausabe der Mahnunen 7
À Zu diesem Kapitel Mit der Komponente Mahnwesen haben Sie die Mölichkeit, Mahnunen direkt nach der Erfassun der Buchführun komfortabel zu erstellen. Das Mahnwesen unterstützt Sie bei der Überwachun Ihrer offenen Posten und dem Druck der Mahnunen am PC. Dadurch können Sie Ihr Mahnwesen rationell abwickeln, fällie Posten lückenlos anmahnen und letztlich die Liquidität steiern. In diesem Kapitel werden Sie anhand der Daten der Musterholz GmbH die Vorehensweise bei der Erstellun der Mahnunen kennen lernen. Ä Nach diesem Kapitel können Sie: die erforderlichen Stammdaten einrichten, einen Mahnvorschla erstellen und bearbeiten, die Mahnunen drucken. 8
Der Bearbeitunsablauf sieht folendermaßen aus: Arbeitsschritt Thema Beschreibun 1 Einrichten der Stammdaten Erläuterun der Stammdaten für das Mahnwesen 2 Erstellen des Mahnvorschlas 3 Bearbeiten des Mahnvorschlas Mandantendaten ändern Debitorensatz ändern Mahntexte bearbeiten Diverse Adressen anleen Erläuterun der verschiedenen Einstellunen im Mahnwesen Erstellen des Vorschlas über die Bereichsauswahl und Einzelauswahl Erläuterun der Vorschlasliste Allemeine Hinweise zum Bearbeiten Erläuterun der einzelnen Änderunsmölichkeiten des Mahnvorschlas: Mahnunen löschen, Mahnstufe ändern, Mahnposten löschen bzw. sperren, Zuordnen diverser Adressen 4 Ausabe der Mahnunen Druckeinstellunen vornehmen Formulareinstellunen Druck der Mahnunen Ausabe von Fremdüberweisunen 9
2.1 Einrichtun der Stammdaten für das Mahnwesen À Zu diesem Abschnitt Für die Erstellun der Mahnunen ist es erforderlich, im Proramm bestimmte Stammdaten zu schlüsseln. In den Mandantendaten leen Sie die allemein ültien Bedinunen für die Mahnschreibun fest. Individuelle Einstellunen nehmen Sie im Kontenplan unter dem jeweilien Debitor vor. Für den Druck der Mahnunen können Sie individuelle oder Standardtexte verwenden. Führen Sie in Ihrer OPOS-Buchführun diverse Konten, können Sie die Adressen der Kunden und Lieferanten, für die kein eienes Personenkonto anelet ist, verwalten. Ä Nach diesem Abschnitt können Sie: in den Mandantendaten die allemein ültien Mahnkennziffern schlüsseln, abweichende Einstellunen bei den einzelnen Kunden vornehmen, individuelle Mahntexte einrichten, Adressen für diverse Kunden anleen. Ç Notizen: 10
2.1.1 Mandantendaten In den Mandantendaten richten Sie die Stammdaten für das Mahnwesen ein, die für alle Debitoren ülti sind. Wählen Sie dazu Stammdaten Mandantendaten, Reisterkarte OPOS. Im Ordner Mahnunen-Kontoauszüe (PC und RZ) können Sie unter den einzelnen Arbeitsblättern folende Einstellunen vornehmen: Mahnschlüssel Die Einabe des Mahnschlüssels ist Voraussetzun für das Erstellen von Mahnunen. Hier bestimmen Sie, für welche Mahnstufen Mahnunen erstellt werden sollen. Klicken Sie auf das Symbol neben dem Einabefeld, erhalten Sie eine Liste der zulässien Einaben. Wählen Sie 0 Debitorensatz-Schlüsselun ilt, müssen Sie den Mahnschlüssel im Debitorensatz eineben. Um weitere Informationen zu erhalten, rufen Sie mit die Hilfe im Proramm auf. Kontoauszu Möchten Sie für Ihre Kunden Kontoauszüe auseben, leen Sie hier die Art des Kontoauszues fest. Klicken Sie auf das Symbol neben dem Einabefeld Kontoauszu, wird eine entsprechende Auswahl anezeit. Mahnlimit Geben Sie hier einen Wert ein, werden offene Posten bis zu diesem Betra nicht anemahnt. Sie haben die Mölichkeit, einen Betra oder einen Prozentsatz, der sich auf die Höhe des Rechnunsbetraes bezieht, zu erfassen. Mahnfristen In diesen Feldern eben Sie die Anzahl der Tae ein, nach denen die einzelnen Mahnstufen erstellt werden sollen. Der Wert bezieht sich auf die Fällikeit der Rechnun nicht auf das Rechnunsdatum. Die Anabe Letzte Frist bezieht sich auf das Datum der zuletzt erstellten Mahnun. Ã Hinweis: Voraussetzun für die terminerechte Ausabe der Mahnstufen ist u. a. eine ültie Fällikeitsanabe bei den Rechnunsposten. Die Fällikeit wird über die zueordnete Zahlunsbedinun ermittelt. Auf der OPOS-Liste bzw. dem OPOS-Konto finden Sie in der Spalte Fällikeit die entsprechenden Anaben. Im íabschnitt 3.1.1 und 3.1.2 wird die Einrichtun und Zuordnun von Zahlunsbedinunen ausführlich erläutert. 11
Mahnebühren Für die Gebühren können Sie einen Wert pro Mahnstufe festleen. Danach werden die Gebühren ermittelt und auf der Mahnun ausewiesen. Es besteht die Mölichkeit, die Gebühren vom Proramm automatisch verbuchen zu lassen. In diesem Fall werden die Gebühren der jeweilien Mahnstufe auf der Mahnun ausewiesen. Die vorherie Mahnebühr wird als offener Posten darestellt. Lassen Sie keine Buchunen vom Proramm erzeuen, werden die Mahnebühren bei höheren Mahnstufen addiert (z. B. Mahnebühr 1. Mahnun + Mahnebühr 2. Mahnun). Mahntext Im Proramm sind bereits Mahntexte vorhanden. In neun Textruppen sind jeweils Texte für die 1., 2. und 3. Mahnstufe enthalten. Unter Stammdaten Texte Mahnwesen werden Ihnen diese Texte anezeit. Standardmäßi wird vom Proramm in den Stammdaten jeweils die Textruppe 1 (1. Mahntext) hinterlet. Möchten Sie mit einem anderen Text arbeiten, können Sie hier die entsprechende Nummer auswählen (z. B. 2 für Textruppe 2 bzw. 2. Mahntext). Die Mahntexte können Sie individuell bearbeiten. Die enaue Vorehensweise finden Sie im íabschnitt 2.1.3. Kontoauszustexte Im Proramm ist ein Text für Kontoauszüe hinterlet. Zusätzlich können Sie sieben weitere Texte erfassen. Haben Sie mehrere Kontoauszustexte hinterlet, steuern Sie hier, welcher Text auf dem Kontoauszu edruckt werden soll. Individuelle Mahntexte im RZ Hier ist eine Einabe nur erforderlich, wenn Sie im Rechenzentrum Mahnunen bzw. Kontoauszüe mit individuellen Texten drucken lassen. Ç Notizen: 12
Æ Exkurs: Fällikeit bei Gutschriften Standardmäßi wird vom Proramm bei Gutschriften keine Fällikeit ermittelt. Möchten Sie mit Fällikeitsanaben arbeiten, müssen Sie zunächst in den Mandantendaten, Reisterkarte OPOS unter dem Ordner Basisprorammdaten (PC und RZ) im Arbeitsblatt Raffun/Fällikeit Gutschrift bei den Debitoren die Einstellun 1 Fällikeit ermitteln hinterleen. Die Fällikeit erfassen Sie beim Buchen der Gutschrift im Belefeld 2. Hierzu eben Sie entweder ein Datum (TTMMJJ) oder eine Zahlunsbedinunsnummer ein. Beim Erstellen von Mahnunen werden Gutschriften mit Fällikeiten wie Rechnunsbuchunen eprüft. Damit erreichen Sie, dass ein Guthaben-Posten, der mit eiener Rechnunsnummer ebucht ist, wie die zuehörie Rechnun mahnfälli wird. Erfassen Sie im Belefeld 2 keinen Wert, ermittelt das Proramm für die Gutschriften keine Fällikeiten. Ç Notizen: 13
Situation: Die Musterholz GmbH möchte für ihre Kunden das Mahnwesen einrichten. Für alle 3 Mahnstufen sollen Mahnunen auseeben werden. Die erste Mahnun soll nach 7 Taen, die 2. Mahnun nach 21 Taen und die 3. nach 35 Taen ab Fällikeit erstellt werden. Als letzte Frist räumt die Musterholz GmbH Ihren Kunden 10 Tae ein. Â So schlüsseln Sie die Mahnunen 1. Rufen Sie die Musterholz GmbH für das aktuelle Jahr auf. 2. Wählen Sie Stammdaten Mandantendaten, Reisterkarte OPOS. 3. Öffnen Sie den Ordner Mahnunen-Kontoauszüe (PC und RZ). 4. Doppelklicken Sie auf Mahnschlüssel, -limit, -fristen, -ebühren. 5. Klicken Sie neben dem Feld Mahnschlüssel auf das Symbol. Sie erhalten eine Auswahl der zulässien Einaben. 6. Wählen Sie den Wert 7 1., 2. + 3. Mahnun. Ã Hinweis: Mit elanen Sie in das nächste Einabefeld. 7. Geben Sie unter Mahnfristen in Taen - 1. Mahnun den Wert 7, im Feld 2. Mahnun den Wert 21, im Feld 3. Mahnun den Wert 35 und unter Letzte Frist den Wert 10 ein. 14
8. Speichern Sie Ihre Einaben mit. Ã Hinweis: Die Mahnfristen elten für alle Debitoren. Auch bei den einzelnen Kunden können sie nicht individuell eändert werden. Ç Notizen: Æ Exkurs: Zusammenhan Lastschrift/Mahnun/Kontoauszu Für Ihre Kunden können Sie auch Lastschriften auseben. Beachten Sie dabei folende Prioritäten: 1. Priorität Lastschriften 2. Priorität Mahnunen 3. Priorität Kontoauszüe Beispiel: In den Stammdaten ist Lastschriftverfahren hinterlet. Möchten Sie jedoch Mahnunen auseben, müssen Sie zuvor die Einstellun Lastschriftverfahren mit Einzusermächtiun mit dem Schlüssel 9 (kein Lastschriftverfahren) ändern. Die Auswertun mit der höheren Priorität muss unterdrückt werden, wenn eine Auswertun mit niedrierer Priorität auseeben werden soll. 15
Verzuszinsen Das Proramm bietet Ihnen die Mölichkeit, für mahnfällie Posten Verzuszinsen zu ermitteln. Dabei können Sie die Verzuszinsen ab Fällikeitsdatum oder ab Datum der 1. Mahnun berechnen lassen. Die Auswahl dafür nehmen Sie in den Einstellunen Mahnwesen íabschnitt 2.2.2 vor. Für die Berechnun der Verzuszinsen stehen Ihnen zwei Verfahren zur Verfüun: Verzuszinsenberechnun mit festem Zinssatz Verzuszinsenberechnun mit Zinssatz über Staffel Bei der Variante mit festem Zinssatz werden die Verzuszinsen über den esamten Verzuszeitraum mit dem voreebenen Prozentsatz ermittelt. Bei der Variante Zins über Staffel ermitteln sich die Verzuszinsen aus der Summe des für den Verzuszeitraum ültien Basiszinssatzes und einem Aufschlasatz. Æ Exkurs: Verzuszinsen und Basiszinssatz Auszu aus dem BGB vom 18. Auust 1896 (RGBl S. 195) zuletzt eändert durch Art. 1 Gesetz zur Modernisierun des Schuldrechts vom 26.11.2001 (BGBl. I S. 3138) 288 Verzuszinsen (1) Eine Geldschuld ist während des Verzus zu verzinsen. Der Verzuszinssatz beträt für das Jahr fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. (2) Bei Rechtseschäften, an denen ein Verbraucher nicht beteilit ist, beträt der Zinssatz für Enteltforderunen acht Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. (3) Der Gläubier kann aus einem anderen Rechtsrund höhere Zinsen verlanen. (4) Die Geltendmachun eines weiteren Schadens ist nicht auseschlossen. 247 Basiszinssatz (Beachte hierzu: Überansvorschrift in Art. 229 7 EGBGB; Nr. 2) (1) Der Basiszinssatz beträt 3,62 Prozent. Er verändert sich zum 1. Januar und 1. Juli eines jeden Jahres um die Prozentpunkte, um welche die Bezusröße seit der letzten Veränderun des Basiszinssatzes estieen oder efallen ist. Bezusröße ist der Zinssatz für die jünste Hauptrefinanzierunsoperation der Europäischen Zentralbank vor dem ersten Kalenderta des betreffenden Halbjahres. (2) Die Deutsche Bundesbank ibt den eltenden Basiszinssatz unverzülich nach den in Absatz 1 Satz 2 enannten Zeitpunkten im Bundesanzeier bekannt. 16
Den Zinssatz für die Berechnun der Verzuszinsen erfassen Sie unter Stammdaten Mandantendaten, Reisterkarte OPOS. Öffnen Sie den Ordner Mahnunen-Kontoauszüe (PC und RZ) und anschließend das Arbeitsblatt Mahnzinssatz, Mahnzinsstaffel. Im Feld Zinsberechnun leen Sie zunächst fest, nach welchem Verfahren Verzuszinsen berechnet werden sollen nach festem Zins oder über Zinsstaffel. Möchten Sie Verzuszinsen nur für einzelne Debitoren berechnen lassen, wählen Sie 2 keine Zinsberechnun laut MPD. Im Debitorensatz können Sie die Verzuszinsenberechnun für einzelne Kunden steuern. In den Feldern Zins ab 1./2./3. Mahnun erfassen Sie den Prozentsatz der Zinsen. Abhäni von dem ausewählten Verfahren unter Zinsberechnun, handelt es sich hierbei um einen festen Zins oder um einen Aufschlasatz zu dem Zins der Mahnzinsstaffel. In den Feldern der Mahnzinsstaffel eben Sie den Basiszinssatz mit dem entsprechenden Gültikeitszeitraum ein. Ã Hinweis: Arbeiten Sie mit dem Proramm Institutionsverwaltun können Sie über die Basiszinssätze übernehmen. Voraussetzun dafür ist das Speichern bzw. das Holen der Basiszinsen = Leitzinssätze aus dem Rechenzentrum mit dem Proramm Institutionsverwaltun. Im Anhan finden Sie weitere Informationen zur Institutionsverwaltun. 17
Für die Verzuszinsenberechnun mit Zinssatz über Staffel errechnet sich der Zinssatz aus der Summe des für den Verzuszeitraum ültien Basiszinssatzes (aus Mahnzinsstaffel) und dem eineebenen Aufschlasatz in den Feldern Zins ab 1./2./3. Mahnun. Dabei werden die Änderunen des Basiszinssatzes im Verzuszeitraum vom Proramm berücksichtit. Somit können bei unterschiedlichem Basiszins im Verzuszeitraum die Zinsen taenau ermittelt werden. Ã Hinweis: Haben Sie Verzuszinsenberechnun mit Zinssatz über Staffel ewählt, müssen Sie einen Aufschlasatz erfassen. Die Berechnun der Verzuszinsen (fester Zins oder Zins über Staffel) können Sie auch im Debitorensatz steuern. Dies ist z. B. erforderlich, wenn Sie die Aufschlasätze emäß 288 BGB verwenden möchten, um dadurch eine Trennun zwischen Verbraucher und Nicht-Verbraucher zu erhalten. Die Vorehensweise ist im íabschnitt 2.1.2 beschrieben. Weiterführende Informationen zur Verzuszinsenberechnun und entsprechende Anwendunsbeispiele finden Sie auch in der íhilfe im Proramm unter dem Suchberiff Verzuszinsenberechnun. Standardmäßi werden die Verzuszinsen vom Proramm nicht automatisch als offener Posten verbucht. Sie haben aber in den Einstellunen im Mahnwesen die Mölichkeit, diese automatische Verbuchun zu hinterleen. Des Weiteren können einzelne Rechnunen aus dem Zinslauf direkt beim Buchen auseschlossen werden. Nähere Informationen zu beiden Teilen erhalten Sie in den folenden Abschnitten dieser Arbeitsunterlae. Ç Notizen: 18