Mandatseröffnungsblätter, Bär & Karrer Rechtsanwälte
Inhaltsverzeichnis I Einführung in die Prozesseinheit... 3 II Flussdiagramm... 4 III Prozessbeschreibung... 5 IV Schlusswort... 6 V Musterdokument 1... 7 VI Musterdokument 2... 8 VII Pendenzenliste... 9 VIII Auswertungsbogen...10 2
I Einführung in die Prozesseinheit Am 15. August 2005 begann ich meine Ausbildung zur Kauffrau bei Bär und Karrer. Seit diesem Zeitpunkt bin ich im Sekretariat eingeteilt. Während meinen Arbeitstagen im Sekretariat, musste ich oft Mandatseröffnungsblätter bearbeiten. Somit ist mir dieser Prozess gut bekannt und, da es auch eine wichtige Arbeit für die Partnerassistentinnen ist, habe ich diesen Arbeitsablauf zum Thema meiner ersten Prozesseinheit gemacht. Ich werde alle Teilschritte, vom Zeitpunkt wo das Mandatseröffnungsblatt eingeht bis es kopiert und verteilt wird, aufführen sowie erläutern. 3
II Flussdiagramm Start Mandatserfassungsblatt geht ein Überprüfung des Blattes auf Vollständigkeit Ja Nötige Daten vorhanden? Nein Bei Anwalt oder Partner nachfragen Im WinJur überprüfen Neuen Namen geben Ja Projektname, bereits vorhanden? Nein Neues Projekt eröffnen Eingabe der Daten vom Mandatseröffnungsblatt Ja Adressen bereits vorhanden? Nein erstellen Verknüpfungen erstellen Kopieren und verteilen Ende 4
III Prozessbeschreibung Am Anfang geht das Mandatseröffnungsblatt bei mir ein, dann überprüfe ich es zuerst auf seine Vollständigkeit. Sind alle Detailinformationen des Projektes erfasst? Sind die Adressen vollständig? Hat der Partner unterschrieben? Wenn die Daten nicht alle vorhanden sind, gehe ich zum Anwalt oder zum Partner, der mir das Mandatseröffnungsblatt gegeben hat und frage nach oder lasse mir das Blatt unterschreiben. Dann überprüfe ich im WinJur, dass ist unsere Datenbank, mit dem Searchtool ob der Projektname schon vergeben ist oder nicht. Wenn er schon verwendet wird, ändere ich den Namen. Nun kann ich ein neues Projekt eröffnen. Danach gebe ich alle Daten vom Mandatseröffnungsblatt im WinJur, im neu eröffneten Projekt, ein. Für dass gibt es spezielle Fenster. Bei den Detailinformationen muss ich vor allem darauf achten, wenn es kein Unterprojekt sondern ein Hauptprojekt ist, dass ich bei Rechnung Abgerechnet/Gesperrt wähle, weil bei einem Hauptprojekt keine Stunden verbucht werden. Im WinJur haben wir nicht nur Projekte sondern auch Adressen, diese werden allerdings auch nicht mit dem Hauptprojekt verbunden. Danach muss ich überprüfen ob die Adressen im WinJur bereits vorhanden sind, wenn nein, muss ich eine neue erstellen und dann mit dem Unterprojekt verbinden. Am Schluss wird das Blatt doppelseitig für alle Partner, Anwälte, Substituten und für unsere Aussenbüros (Genf, Zug, Lugano und London) von mir kopiert und verteilt. Wichtig ist jedoch, dass ich vor dem Kopieren überprüfe ob ich die WinJur Nummer auf dem Mandatseröffnungsblatt eingetragen habe. Denn jedes Mal, wenn ein neues Projekt eröffnet wird, bekommt es vom System eine Nummer zugeteilt und diese Nummer ist für uns alle im Büro sehr wichtig! In unserem Postbüro, haben alle ihr eigenes Fächli, die Fächlis sind in fünf verschiedene Gruppen unterteilt. (Partner, Anwälte, Substituten, Assistentinnen und Aussenbüros) Die Assistentinnen bekommen kein Mandatseröffnungsblatt! Ganz Wichtig ist, dass ich dem Empfang ein Blatt ins Fächli lege und auf ein Post-it schreibe ob sie 5
ein neues Dossier eröffnen sollen oder nicht. Im Tax Bereich, wo ich im Moment eingeteilt bin, eröffnen wir die Dossiers immer selber. Auch die Buchhaltung braucht unbedingt ein Blatt, denn sie müssen wissen wer die Akquisitionsberechtigung für das neue Projekt hat. Wenn ich alles verteilt habe muss ich mich achten wem ich das Original gebe. Das Original kommt immer ins Dossier des neu eröffneten Projektes. Das Dossier wird mit dem Namen des Hauptprojektes, dem Namen des Unterprojektes sowie der WinJur Nummer und dem Datum beschriftet. Wir haben in jedem Stock eine andere Farbe für unsere Dossiers. Die Dossiers werden im Korpus abgelegt. IV Schlusswort Mandatseröffnungsblätter sind bei Rechtsanwälten, wie Bär & Karrer sehr von Vorteil. Denn wenn man ein neues Mandat aufnimmt, kann man die Daten des Klienten gleich auf dem Blatt eintragen und muss nicht noch vorher Notizen machen, die sowieso am Schluss irgendwo untergehen. Auf einem Mandatseröffnungsblatt hat man wirklich alle Informationen die man zum Mandat benötigt auf einen Blick. Das Mühsamste für mich ist immer die Blätter zu kopieren und dann zu verteilen, denn ich brauche 95 Kopien, dass kann jedoch schnell ändern, weil immer wieder neue Mitarbeiter kommen und gehen. An dieser Arbeit gefällt mir am Meisten, dass ich einen grossen Einblick in das neue Mandat bekomme, wer der Klient ist, um welches Rechtsgebiet es sich handelt und vieles mehr. 6
V Musterdokument 1 7
VI Musterdokument 2 8
VII Pendenzenliste Tätigkeit Datum Zeit 21.02.2006 2h. 23.02.2006 2h 24.02.2006 2h 30 min. 28.02.2006 2h 30 min. Titelblatt gestalten 06.03.2006 1h 30 min. Musterdokumente auswählen und bearbeiten Informationen für die Prozesseinheit beschaffen Gedanken festhalten / Notizen und Stichworte zu Papier bringen Erstellen des Flussdiagramms Prozessbeschreibung schreiben 14.03.2006 1h 30 min. Auswertungsbogen der Lernjournale 20.03.2006 1h 30 min. Inhaltsverzeichnis verfassen 21.03.2006 30 min. Schlusskorrektur der Prozesseinheit 21.03.2006 1h 9
VIII Auswertungsbogen (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch Am Anfang habe ich mich sehr gefreut eine Prozesseinheit über Mandatseröffnungsgsblätter zu schreiben, weil ich dies ein spannendes Thema für eine Prozesseinheit finde. Ich bekam auch genug Zeit vom Lehrbetrieb zur Verfügung gestellt um am Prozess zu arbeiten. Ich konnte auch in Ruhe arbeiten und wurde nicht gestört. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil ich zuerst nicht genau wusste was ich alles abgeben muss. Ich hatte auch Schwierigkeiten mit dem Inhalt des Flussdiagramms, denn beim bearbeiten der Mandatseröffnungsblätter gibt es sehr viele wichtige Punkte und ich durfte ja nur die allerwichtigsten auswählen (höchstens 15 Teilschritte). Für die Darstellung des Flussdiagramms hatte ich sehr gute Vorkenntnisse aus dem IKA Unterricht. Mandatseröffnungsblätter durfte ich schon viel bearbeiten, deswegen war die Prozessbeschreibung anhand des Flussdiagramms für mich sehr einfach. Ich musste mich jedoch darauf achten, dass ich am Schluss nicht zu viel Text habe. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden Ich finde, dass ich mir eigentlich sehr viel Mühe gegeben habe. Ich versuchte, viele Informationen zu finden aber anfangs kam ich nicht so gut vorwärts mit meiner Arbeit. Das Endresultat meiner Prozesseinheit gefällt mir im Grossen und Ganzen schon aber solange ich meine Prozesseinheit nicht mit denen der Anderen verglichen habe kann ich nicht wirklich sagen ob sie gut ist. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles Ich werde sicher von Anfang an nachfragen gehen, wenn ich nicht genau verstehe was ich machen muss. Meinen Zeitplan, wann ich was erledige, werde ich exakt einhalten, damit ich am Schluss nicht unter Zeitdruck komme. 10