Das Kassensystem POSMAN Handbuch vom 04. November 2008
Inhalt 1 POSMAN Kasse 1 1.1 Einleitung 1 1.1.1 Copyright 3 1.1.2 Empfohlene Konfiguration 3 1.1.3 Geräte 4 1.1.4 Installation 8 1.1.5 Kassenstart / Kassenende 8 1.1.6 Bildschirmaufbau 10 1.2 Grundmodul 13 1.2.1 Bedienung 14 1.2.2 Verkäufer auswählen / löschen 16 1.2.3 Kunden auswählen / löschen 18 1.2.4 Artikelerfassung 20 1.2.5 Lose Ware 21 1.2.6 Erfaßte Artikel ändern 22 1.2.7 Kassiervorgang beenden 28 1.2.8 Zahlungsarten 29 1.2.9 Kassenbon 33 1.2.10 Tagesabschluß 34 1.2.11 Stammdatenverwaltung 37 1.2.12 Managerfunktionen 41 1.2.13 Einnahme/Ausgabe 48 1.3 Zusatzmodule 51 1.3.1 Artikelverwaltung 52 1.3.2 Arbeitszeiterfassung 60 1.3.3 Auftragsverwaltung 70 1.3.4 Belegdruck 72 1.3.5 Boninfo 72 1.3.6 Etikettendruck 72 1.3.7 Gutscheinverwaltung 72 1.3.8 Kauf auf Probe 75 1.3.9 Kundenverwaltung 77 1.3.10 Lastschriftverfahren 83 1.3.11 Lebensmittel 83 1.3.12 Parken 83 1.3.13 Pfand 84 1.3.14 Presse 84 1.3.15 Rechnungsverwaltung 85 1.3.16 Touchscreen 85 1.3.17 Webcam 85 1.3.18 Waage 85 1.3.19 ZVT 85
1.4 Zusammenarbeit mit Warenwirtschaften 86 1.4.1 Artikeldaten einlesen 87 1.4.2 Umsatzdaten übergeben 87 1.5 Weitere Informationen 88
Einleitung 1 POSMAN Kasse 1.1 Einleitung Kapitel 1 - EINLEITUNG 1/88
Einleitung Vielen Dank, dass Sie sich für den Erwerb des Computerkassesystems POSMAN entschieden haben. POSMAN ist eine leistungsfähige Kassensoftware, die durch ihre hohe Benutzerfreundlichkeit und ihre große Anzahl von Funktionen weit über das hinausgeht, was herkömmliche Registrierkassen bieten können. Mit Hilfe dieses Handbuches können Sie sich schnell mit dem Kassensystem POSMAN vertraut machen. Nach einer kurzen Darstellung der zugrundeliegenden Konzepte folgt ein Nachschlageteil über alle Kassenfunktionen. PRO-ORG-EDV Service GmbH & Co. KG Bahnhofstraße 6 33142 Büren GERMANY Tel. +49 (0) 29 51-9 84 92-0 Fax +49 (0) 29 51-9 84 92-20 info@poe.de http://www.poe.de http://www.posman.de 2/88
Einleitung Copyright 1.1.1 Copyright Alle Rechte vorbehalten, insbesondere (auch auszugsweise) die der Übersetzung, des Nachdrucks, Wiedergaben durch Kopien und ähnliche Verfahren. Liefermöglichkeiten und technische Änderungen vorbehalten. Ausdrücklich untersagt ist Vervielfältigung, Vertrieb aber auch die kostenlose Weitergabe dieses Produktes im Ganzen oder auch in Teilen. Der Nachdruck und andere Reproduktionen des Handbuchs sind nur mit schriftlicher Erlaubnis gestattet. Diese Regelung gilt für alle Dateien, die direkt, nach Kompilation oder mit geringen Modifikationen aus den gelieferten Dateien hervorgegangen sind. Jedes unrechtmäßige Kopieren wird straf- und zivilrechtlich verfolgt und verpflichtet zum Schadenersatz. 1.1.2 Empfohlene Konfiguration Um alle Funktionen des Kassensystems POSMAN sinnvoll einsetzen zu können, empfehlen wir folgende Systemkonfiguration: Prozessor ab 2 GHz, 512 MB RAM, 10 GB Festplatte Betriebssystem Linux (SuSE 9.3) Bildschirmauflösung 1024 x 768 Kassentastatur od. Touch Kundendisplay, 2x20 Stellen Barcode Scanner Bon-Journal-Beleg Kassendrucker Kassenschublade 3/88
Einleitung Geräte 1.1.3 Geräte POSMAN arbeitet mit vielen verschiedenen Komponenten unterschiedlicher Hersteller zusammen. Welche Geräte bereits an POSMAN angebunden wurden, teilt Ihnen gerne der Vertrieb unter der Rufnummer: +49 (2951) 984 92-0 mit. 1.1.3.1 Die Kassentastatur - der Touch Die farbliche Gestaltung der Kassentastatur und des Touch verdeutlicht deren Funktionen und erleichtert die Kassenbedienung. Funktion Farbe Einige Beispiele Artikel Grün Artikel-Modifizierer Blau Geldbewegungen / Zusatzfunktionen Weiß Personen Gelb 4/88
Einleitung Geräte Zahlungsarten Orange Währung Rosa Druckfunktionen Weiß Sonderfunktionen Rot, Gelb Die einzelnen Tasten der Kassentastatur sind teilweise mit mehreren Funktionen belegt. Funktionen, die in Kleinschrift unten rechts auf den Tasten erscheinen, stehen zum entsprechenden Zeitpunkt automatisch zur Verfügung. Z.B. die Storno-Taste. Die Entfernen-Funktion liegt mit auf der Storno-Taste, steht aber nur innerhalb der Artikelübersicht zum Löschen von Artikeln zur verfügung. Nutzen Sie einen Touchmonitor werden keine Doppelfunktionen auf Tasten gebraucht. Hier sind alle Funktionen auf eine separate Taste gelegt. Es gibt jedoch noch eine Gruppe Funktionen, die nicht auf den Tasten zu sehen sind. Diese Funktionen müssen durch das gleichzeitige Drucken der Schift-Taste sowie der betroffenen Taste ausgelöst werden. An den entsprechenden Stellen dieses Handbuchs wird auf solche Funktionen z.b. mit Schift + Storno hingewiesen. 5/88
Einleitung Geräte Auch die Shift - Belegung wird im Touch nicht mehr eingesetzt. Im Verlauf dieses Handbuches werden nur die Einzelfunktionen der Tasten weiter beschrieben. 1.1.3.2 Die Kassentatur Der normale Kassenbetrieb kann alternativ mit Touch oder mit der Kassentastatur durchgeführt. Die Computertastatur wird nur dann benötigt, wenn Einstellungen im POSMAN UI geändert werden sollen. 1.1.3.3 Das Kundendisplay Das Kundendisplay zeigt den jeweils aktuellen Registriervorgang an: Artikel mit Menge und Preis, die Zwischensumme, die Gesamtsumme und das Rückgeld. Hinweis: Bei Ausfall des Kassenmonitors kann mit Hilfe des Kundendisplays weiter kassiert werden. 1.1.3.4 Der Bildschirm Mit POSMAN lassen sich sowohl Schwarzweiß-, Farb- sowie Touchmonitore betreiben. Die Erklärung des Kassenbildschirms finden Sie unter dem Punkt "Bildschirmaufbau". 1.1.3.5 Der Drucker POSMAN unterstützt bis zu drei Drucker gleichzeitig: für Bondruck, Journaldruck und Belegdruck. 6/88
Einleitung Geräte Allerdings können diese verschiedenen Druckwerke auch in ein Gerät integriert sein. Dies ist auch bei einigen der von uns angebotenen Geräte der Fall. Die Drucker können parallel, seriell oder (für A4 Belege) auch im Netzwerk angeschlossen sein. Weiterführende Informationen finden Sie im Handbuch zum mitgelieferten Drucker. Für die Anpassung von Fremddruckern setzen Sie sich bitte mit unserem Vertrieb in Verbindung. 1.1.3.6 Der Scanner Mit Hilfe des Scanners werden Artikel-, Kunden- und Verkäufernummern über Strichcodes eingelesen. Wir empfehlen sowohl Kontextscanner oder "LED-Scanner", die auf kurze Entfernungen lesen, als auch Laser-Scanner, die ein zügiges Arbeiten auch auf Entfernung erlauben. Selbstverständlich können Sie alle Artikelnummern aber auch per Tastatur oder Touch eingeben. 1.1.3.7 Die Kassengeldlade Die Geldlade wird unter Kontrolle von POSMAN geöffnet. In der Administrationsoberfläche POSMAN UI kann eingestellt werden, ob die Schublade nach jedem Verkaufsvorgang wieder geschlossen werden muss (Schubladenzwang) und wie lange die Geldlade maximal offen stehen darf bis ein Warnton den Verkäufer auf das Schließen der Schublade hinweist. Mehrere verschiedene Schubladentypen stehen zur Auswahl. 1.1.3.8 Der Magnetkartenleser Die Kassentastatur bzw. der Touchmonitor kann mit einem Magnetkartenleser erweitert werden. Dies wird z.b. für EC Transaktionen od. die Abwicklung von Miles & More genutzt. Ferner können Kunden- und Mitarbeiterkarten und Gutscheinkarten gelesen werden. 1.1.3.9 Das MDE Gerät Über ein MDE Gerät können sie Waren z.b. für eine Inventur erfassen. Das Gerät wir mit der Kasse verbunden und die erfassten Artikel werden dann entsprechend gebucht. Der genaue Ablauf ist vom benutzen Programmmodul abhängig. Dies ist dann in der Beschreibung dieser Module erklärt (z.b. Inventur). 1.1.3.10 Das Zahlungsverkehrsterminal POSMAN unterstützt die Anbindung von Zahlungsverkehrsterminals verschiedener Anbieter. Über diese Terminals wird die Abwicklung aller Formen von electronic cash abgewickelt. Diese Geräte bauen bei entsprechenden Zahlungsvorgängen eine Online-Verbindung auf und führen u.u. eine Autorisierung durch. 1.1.3.11 Das Software-Kartenterminal Ein Software-Kartenterminal ist ein ZVT, dass direkt auf der Kasse läuft und keine eigene Hardware mehr hat. Es benutzt die ISDN-Karte der Kasse, um eine Verbindung zu dem Kreditkarten-Netzbetreiber aufzubauen. Man kann es um ein PinPad (= Eingabegerät für PIN-Nummer) erweitern, so dass auch EC- Cash (= EC-Karte mit Geheimzahl PIN) geht. Ohne PinPad kann man allerdings auch alle Kreditkarten und Elektronisches Lastschriftverfahren (ELV) mit EC-Karte abwickeln. Für EC-Cash und ELV wird ein Magnetkartenleser benötigt. 1.1.3.12 Das Kellnerschloss Ein Kellnerschloss identifiziert verschiedene Bediener des Kassensystems (zum Beispiel Kellner / Verkäufer) an Hand kleiner Magnetchips (Kellnerschlüssel). Jeder Schlüssel trägt eine werksseitig eingestellte, 16-stellige Schlüsselnummer, die nicht manipuliert werden kann. Sobald der magnetische Kontakt durch Auflegen des Chips hergestellt ist, sendet das Kellnerschloss dessen Nummer über die Tastatur- oder RS232-Schnittstelle an die Kasse und der Verkäufer wird 7/88
Einleitung Installation angemeldet. 1.1.3.13 Das SafePay-Terminal Die Grundlage von SafePay ist ein einmaliges, geschlossenes System, das dafür sorgt, dass Bargeld innerhalb des Geschäfts nie frei zugänglich ist. Dies ist nicht einfach Schutz, sondern intelligente Sicherheit! Das System bietet Schutz gegen Raub und Diebstahl, verhindert unerklärliche Bargelddifferenzen und spart viel Zeit im Backoffice. Die Kasse übergibt den zu bezahlenden Preis an das SafePay-Terminal, damit der Kunden dann am Terminal bezahlen kann. 1.1.3.14 Die Waagen POSMAN unterstützt die Anbindung von verschiedenen Waagen. Diese werden besonders im Lebensmittelbereich eingesetzt. Anhand eines definierten kg Preises und der gewogenen Menge ermittelt die Kasse den für den Kunden zu zahlenden Preis. 1.1.4 Installation POSMAN wird von uns fertig installiert mit Kassenhardware ausgeliefert. Sollte eine Neuinstallation notwendig werden, fordern Sie bitte die aktuellen Installationsunterlagen und Installationsvorraussetzungen (z.zt. Linux SuSE 9.3) von uns an. Die installierte Grundeinstellung können Sie Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Näheres dazu finden Sie im Handbuch POSMAN Parameter. 1.1.5 Kassenstart / Kassenende 1.1.5.1 Kasse starten POSMAN wird einfach durch das Einschalten der Kassenhardware automatisch gestartet (Power ON). Nachdem das Betriebssystem geladen wurde, startet automatisch das Kassenprogramm. Sie sehen das POSMAN Logo (inkl. der Versionsnummer). In dieser Phase sammelt und lädt die Kassensoftware alle relevanten Einstellungen. Nach wenigen Sekunden erscheint die Arbeitsoberfläche der Kasse. 1.1.5.2 Kasse ausschalten Zum Abschalten des Kassensystems wählen Sie im Tastaturbetrieb die Managerfunktion 99. Sie tippen Sie sehen POSMAN wird beendet und die Kassenhardware wird ausgeschaltet. Im Touch Modus schalten Sie die Kassen mit der Sonderfunktionstaste "Kasse ausschalten" aus. als Verkäufer anmelden, um die Berechtigung zu erhalten (z.b.): Sie tippen Sie sehen 8/88
Einleitung Kassenstart / Kassenende Ein Ausschalten des Systems (oder auch Unterbrechen der Stromzufuhr) während des laufenden Betriebs kann zu unabsehbaren Folgen für das Betriebssystem führen. Wir empfehlen darum unbedingt den Einsatz einer professionellen POS-Hardware, die ein Ausschalten des Systems nur über Software zulässt, und den Einsatz einer unterbrechungsfreien Stromversorgung (USV). 1.1.5.3 Kassenprogramm neustarten Zum Neustarten des Kassenprogramms wählen Sie im Tastaturbetrieb die Managerfunktion 1. Sie tippen Sie sehen POSMAN wird beendet und die Kassenhardware wird ausgeschaltet. POSMAN wird neu gestartet. Im Touch Modus starten Sie die Kasse mit der Sonderfunktionstaste "Kasse neustarten" aus. als Verkäufer anmelden, um die Berechtigung zu erhalten (z.b.): Sie tippen Sie sehen POSMAN wird neu gestartet. 1.1.5.4 Schublade öffnen Zur Öffnung der Kassenschublade (Geldlade) wählen Sie im Tastaturbetrieb die Managerfunktion 2. Sie tippen Sie sehen Die Kassenschublade wird geöffnet. Im Touch Betrieb öffnen Sie die Geldlade mit der Sonderfunktionstaste "Geldlade öffnen". als Verkäufer anmelden, um die Berechtigung zu erhalten (z.b.): Sie tippen Sie sehen 9/88
Einleitung Bildschirmaufbau Die Kassenschublade wird geöffnet. 1.1.6 Bildschirmaufbau Der Bildschirmaufbau des POSMAN Kassensystems ist möglichst einfach gehalten. Da jedoch Ihr vorheriges Kassensystem möglicherweise anders aufgebaut war, oder Sie bisher noch gar nicht mit einer Kasse gearbeitet haben, finden Sie hier eine kurze Erläuterung des POSMAN Bildschirmaufbaus. So sieht der POSMAN Bildschirm aus: 1 Eingabezeile + Ziffernanzeige: In der übersichtlichen 10-stelligen Ziffernanzeige am unteren Rand steht jeweils der aktuelle Betrag in großen Ziffern. Auch die Artikelnummer oder das Restgeld wird hier deutlich sichtbar angezeigt. Hier kann auch die jeweils aktuelle Zwischensumme angezeigt werden. Statuszeile: In der Statuszeile wird bei einem Bedienungsproblem der Kasse ein Feld aktiviert, das Ihnen einen Hinweis auf das Problem gibt. Akustisch wird diese Meldung durch einen Piepton begleitet. Mit Betätigung der Taste Abbruch-Taste wird die Meldung 10/88
Einleitung Bildschirmaufbau und der Piepton abgeschaltet. 2 Während der normalen Bedienung der Kasse finden Sie in der Statuszeile Informationen zum aktuellen Vorgang, wie zum Beispiel Bitte Preis eingeben, Zwischensumme etc. 3 Bildschirmjournal: Über der Statuszeile befindet sich eingerahmt das Bildschirmjournal. Dort werden die erfassten Positionen fortlaufend protokolliert. Angezeigt werden Preis, Artikelbezeichnung, Menge, eine Markierung (bei bestimmten Artikelfunktionen), Zwischensumme und Rückgeld. Falls der Schubladenzwang eingestellt ist, wird das Bildschirmjournal nach jedem abgeschlossenen Vorgang gelöscht. 4 Kundennummer: Oberhalb des Bildschirmjournals wird die Kundennummer angezeigt. Mit der gleichlautenden Taste können Sie einen Kunden für den aktuellen Kassiervorgang auswählen. Nach jedem Kassenvorgang wird die Kundennummer automatisch gelöscht 5 Verkäufernummer:Oberhalb des Bildschirmjournals wird die aktuelle Verkäufernummer angezeigt. Steht dort keine Nummer, dann ist auch kein Verkäufer angemeldet. In der Administrationsoberfläche POSMAN UI können Sie bestimmen, ob diese Nummer nach jedem Kassiervorgang gelöscht wird, oder ob der letzte Verkäufer beibehalten wird, bis sich ein neuer Verkäufer anmeldet. Kassierernummer: Der Kassierer ist ähnlich dem Verkäufer. Er wird über die Taste Kassierer ausgewählt. Ist der Kassiererzwang eingeschaltet muss sich ein Kassierer zum kassieren anmelden. 6 7 8 Uhrzeit: Am oberen Bildschirmrand wird Ihnen die Uhrzeit angezeigt. POSMAN hat übrigens eine eingebaute Automatik, die die Uhr zum richtigen Zeitpunkt von Sommerauf Winterzeit und umgekehrt umstellt. Die Uhrzeit kann auch manuell korrigiert werden (siehe Kassenbedienung - Managerfunktionen - Uhrzeit ändern). Status-Sternchen: Das Status-Sternchen ist immer dann sichtbar, wenn ein aktueller Kassiervorgang durchgeführt wird und noch nicht abgeschlossen ist. Freier Bereich. Hier werden kontextbezogene Sonderfunktionen dargestellt. Bei Betrieb eines ZVTs können Sie hier z.b. den Ausgabetext des ZVTs sehen. 11/88
Einleitung Bildschirmaufbau 9 Touch: Durch den Touch Bereich wird die Kasse bei Anbindung eines Touch Monitors bedient. Das berühren des Bildschirms an dieser Stelle löst die Kassenfunktion der gedrückten Taste aus. Hinweis: Befindet sich die Kasse in einem Kassiervorgang, sind einige Funktionen des Kassenprogramms gesperrt (z.b. Kassenabschluss). Nach Beendigung des Kassiervorgangs können diese Funktionen wieder genutzt werden. 12/88
Grundmodul 1.2 Grundmodul Kapitel 2 - GRUNDMODUL 13/88
Grundmodul Bedienung 1.2.1 Bedienung Zielsetzung bei der Entwicklung des Kassensystemes POSMAN war es, den Bedienungsbereich der Kasse für den Anwender so einfach wie möglich zu gestalten. Nachfolgende Beispiele verdeutlichen dies. Es wird ein Artikel für 14,50 EURO kassiert und mit einem 20-EURO Schein bezahlt: Sie tippen Sie sehen Artikelauswahl Scanner kurz auf den Barcode halten "Männerduft Joop" und "14,50" wird auf dem Kundendisplay und Bildschirm angezeigt. Zwischensumme "14,50" wird auf dem Kundendisplay und dem Bildschirm angezeigt. Bezahlung 20,00 Euro mit 5,50 Euro Wechselgeld "20,00" wird erst auf Monitor angezeigt. schließlich wird "5,50" als Restgeld auf dem Monitor und dem Kundendisplay angezeigt. Der Bon wird komplett ausgedruckt. 1.2.1.1 Zahleneingabe vor Funktionstaste Im Kassenbereich ist es üblich, zunächst die Zahl einzutippen und anschließend die Funktionstaste zu drücken. Genauso können Sie auch mit POSMAN arbeiten: Sie tippen Sie sehen Artikelauswahl Scanner kurz auf Barcode halten "Männerduft: Joop" und "14,50" wird auf Kundendisplay und Monitor angezeigt 10% Rabatt "13,05" wird auf Kundendisplay und Monitor angezeigt 14/88
Grundmodul Bedienung Barzahlung 20,00 Euro mit 6,95 Euro Wechselgeld "20,00" wird erst auf Monitor angezeigt schließlich wird "6,95" als Restgeld auf Monitor und Kundendisplay angezeigt. Der Bon wird komplett ausgedruckt. 1.2.1.2 Zahleneingabe nach der Funktionstaste Im Computerbereich allerdings arbeitet man meistens nach folgendem Schema: zunächst wird die Funktion ausgewählt. Danach sagt das Programm, was der Benutzer eingeben soll. Nach erfolgter Eingabe drückt man auf die Eingabetaste. POSMAN kann auch auf diese Weise bedient werden: Sie tippen Sie sehen Artikelauswahl Scanner kurz auf Barcode halten "Männerduft: Joop" und "14,50" wird auf Kundendisplay und Monitor angezeigt 10% Rabatt "Bitte Rabatt eingeben" wird angezeigt 13,05" wird auf Kundendisplay und Monitor angezeigt Fazit: Sie können weiter die Ihnen bereits vertraute Eingabemethode benutzen. Dadurch sinkt die Einarbeitungszeit, und Fehleingaben werden vermieden: Sie können sich auf den Kunden konzentrieren und nicht darauf, wie Sie die Kasse bedienen müssen. 15/88
Grundmodul Verkäufer auswählen / löschen 1.2.1.3 Warengruppen und Schnelltasten Warengruppentasten dienen zum Kassieren von Artikeln, die nicht angelegt sind. Beispielsweise könnten Sie die Warengruppen Damenduft und Herrenduft anlegen. Dies geschieht, indem Sie zunächst in der Warenwirtschaft je einen Pseudo-Artikel anlegen: Als Artikeltext wählen Sie Damenduft bzw. Herrenduft. Beim Preis tragen Sie 0,00 EURO ein. Stellen Sie außerdem ein, dass bei diesem Artikel kein Lagerbestand geführt wird. Man nennt dies auch oft diverse Artikel. Die Artikelnummer, die Sie gewählt haben (bzw. die Ihnen die Warenwirtschaft gegeben hat), schreiben Sie sich bitte auf. Sie wird benötigt, um einer der Schnelltasten den entsprechenden Artikel zuzuweisen. Dies kann über das Administrationsprogramm POSMAN UI, über die Managerfunktion 13 oder über die Touch Funktion "Schnelltaste belegen" geschehen (siehe Managerfunktionen - Schnelltasten belegen ). Die 100 grünen Tasten von POSMAN sind aber nicht nur für Warengruppen vorgesehen. Sie können den Tasten auch normale Artikel zuweisen. Dies ist praktisch für oft verkaufte Dauerläufer. Sie können dann über eine Taste den Artikel sehr schnell aufrufen, daher auch der Name Schnelltasten. Je nachdem, ob in der Warenwirtschaft ein Preis hinterlegt wurde oder nicht, können Sie Artikel- Schnelltasten mit und ohne Preiseingabe nutzen. 1.2.2 Verkäufer auswählen / löschen 1.2.2.1 Verkäufer auswählen Im Allgemeinen muss vor jedem Verkaufsvorgang eine Verkäufernummer eingegeben werden. Denn ohne Nummer kann der getätigte Umsatz keinem Verkäufer zugeordnet werden. Sie haben folgende Möglichkeiten einen Verkäufer auszuwählen: Sie tippen Sie sehen Verkäuferliste aufrufen Alle angelegten Verkäufer werden in einer Liste angezeigt. Auswählen des Verkäufers mit den Pfeiltasten Der aktuell gewählte Verkäufer wird durch einen farblichen Hintergrund angezeigt. Der gesuchte Verkäufer wird mit OK aufgerufen. 16/88
Grundmodul Verkäufer auswählen / löschen Sie tippen Sie sehen Verkäuferliste aufrufen Alle angelegten Verkäufer werden in einer Liste angezeigt. Auswählen des Verkäufers über die Volltextsuche Es wird in der Verkäuferliste nach Ihren getätigten Eingaben als Volltextsuche gesucht. Dies bedeutet, dass auch Wortteile, sowohl am Anfang, in der Mitte oder am Ende ebenenfalls angezeit werden. Bsp: Sucheingabe: le Anzeige: Müller Lehmann Sie tippen Sie sehen Verkäufernummer oder Kürzel eintippen Verkäufernummer erscheint Auswählen der Verkäuferfunktion Der Verkäufer wurde ausgewählt. Ist der Verkäufer nicht eindeutig angegeben, öffnet sich die Verkäuferliste mit den Eingaben als Volltextsuche. Es ist auch möglich zwischen Kassierer und Verkäufer zu unterscheiden. Der Kassierer ist die Person, die an der Kasse sitzt und kassiert. Dahingegen der Verkäufer die Beratung vornimmt und die Waren auch wirklich verkauft, daher erhält er auch eine umsatzabhängige Provisionszahlung. Zur Anmeldung des Kassierers wählen Sie statt der Verkäufer Taste die Taste Kassierer. 17/88
Grundmodul Kunden auswählen / löschen Möchte man allerdings auf die Verkäuferprotokolierung verzichten, kann in der Administrationsoberfläche POSMAN UI den "Verkäuferzwang" auf "Nein" setzen. Weitere Einstellmöglichkeiten finden Sie in unserem Handbuch POSMAN Parameter. 1.2.2.2 ausgewählten Verkäufer löschen Das Löschen einer eingegebenen Verkäufernummer ist selten notwendig, da POSMAN nach jedem abgeschlossenem Verkaufsvorgang automatisch die Verkäufernummer löscht. Ausnahmen sind: a)sie haben in der Administrationsoberfläche POSMAN UI definiert, dass die zuletzt eingegebene Verkäufernummer beibehalten werden soll und möchten nun die Nummer löschen. b)sie haben bereits eine Verkäufer-Nummer eingegeben und wollen anschließend dann doch nicht kassieren Zwei Möglichkeiten gibt es: entweder wird einfach eine andere Verkäufernummer eingegeben, oder Sie löschen die aktuelle Nummer: Neue Verkäufernummer eingeben: s. Abschnitt Verkäufernummer eingeben Verkäufernummer löschen: Sie tippen Sie sehen Verkäufernummer Verkäuferliste wird angezeigt. löschen Die Verkäufernummer wird gelöscht. 1.2.3 Kunden auswählen / löschen 1.2.3.1 Kunden auswählen Der getätigte Umsatz eines Kunden kann auf seine Kundennummer gebucht werden. Dies ist z.b. beim Einsatz der Kundenhistorie oder bei der Auswertung von Kundenstatistiken nötig. Sie haben folgende Möglichkeiten einen Kunden auszuwählen: Sie tippen Sie sehen Kundenliste aufrufen Alle angelegten Kunden werden 18/88
Grundmodul Kunden auswählen / löschen in einer Liste angezeigt. Auswählen des Kunden mit den Pfeiltasten Der aktuell gewählte Kunde wird durch einen farblichen Hintergrund angezeigt. Der gesuchte Kunde wird mit OK aufgerufen. Sie tippen Sie sehen Kundenliste aufrufen Alle angelegten Kunden werden in einer Liste angezeigt. Auswählen des Kunden über die Volltextsuche Es wird in der Kundenliste nach Ihren getätigten Eingaben als Volltextsuche gesucht. Dies bedeutet, dass auch Wortteile, sowohl am Anfang, in der Mitte oder am Ende ebenenfalls angezeit werden. Bsp: Sucheingabe: le Anzeige: Müller Lehmann Sie tippen Sie sehen Kundennummer eintippen Kundennummer erscheint Auswählen der Kundenfunktion Der Kunde wurde ausgewählt. 19/88
Grundmodul Artikelerfassung Ist der Kunde nicht eindeutig angegeben, öffnet sich die Kundenliste mit den Eingaben als Volltextsuche. 1.2.3.2 ausgewählten Kunden löschen Das Löschen einer eingegebenen Kundennummer ist selten notwendig, da POSMAN nach jedem abgeschlossenem Verkaufsvorgang automatisch die Kundennummer löscht. Zwei Möglichkeiten gibt es: entweder wird einfach eine andere Verkäufernummer eingegeben, oder Sie löschen die aktuelle Nummer: Neue Kundennummer eingeben: s. Abschnitt Kundennummer eingeben Kundennummer löschen: Sie tippen Sie sehen Kundennummer Kundenliste wird angezeigt. löschen Die Kundennummer wird gelöscht. 1.2.4 Artikelerfassung 1.2.4.1 per Scanner In der empfohlenen Konfiguration ist POSMAN bereits mit einem Barcode-Scanner (Strichcode-Leser) ausgerüstet, mit dem man einfach und schnell Artikel erfassen kann: Artikelauswahl per Scanner 1.2.4.2 per Tastatur Sie tippen Scanner kurz auf Strichcode halten Sie sehen nachdem die Kasse den Artikel gesucht hat, wird er auf dem Bildschirm und dem Kundendisplay angezeigt Artikel, deren Etikett nicht per Scanner lesbar ist, können auch per Hand eingegeben werden: Artikelnummer eingeben Sie tippen Sie sehen Artikelnummer erscheint unten rechts 20/88
Grundmodul Lose Ware manuelle Artikelauswahl nachdem die Kasse den Artikel gesucht hat, wird er auf dem Bildschirm und dem Kundendisplay angezeigt 1.2.4.3 per Schnelltaste mit Preiseingabe Artikel können auch in Verbindung mit einer Warengruppe (siehe Warengruppen und Schnelltasten) erfaßt werden: Preis eingeben Sie tippen Sie sehen Preis wird angezeigt in Cent eine grüne Schnelltaste drücken gewünschte Warengruppe Preis wird mit Komma angezeigt 1.2.4.4 per Schnelltaste ohne Preiseingabe Wenn ein Artikel inklusiv Preis in der Warenwirtschaft angelegt wurde (siehe Warengruppen und Schnelltasten), können sie auch ohne Preiseingabe erfaßt werden: eine grüne Schnelltaste drücken Sie tippen Sie sehen gewünschte Warengruppe 1.2.5 Lose Ware Um lose Ware zu kassieren gehen Sie wie folgt vor: Zuerst legen Sie den zu wiegenden Artikel auf die Waage. Sie tippen Sie sehen Das Gewicht des Artikels wird auf dem Display der Waage angezeigt. Nun drücken Sie die Schnelltaste des Artikels, der auf der Waage liegt Sowohl auf dem Verkäufer- als auch auf dem Kundendisplay werden der von der Waage errechnete Preis und das Gewicht dargestellt. 21/88
Grundmodul Erfaßte Artikel ändern Um den Kassiervorgang abzuschließen, wählen Sie eine Zahlart, z.b. Bar. Der Endbetrag aller summierten Artikel wird angezeigt und der Kassiervorgang ist beendet. Alternativ können Sie den vom Kunden gegebenen Betrag eingeben. 1.2.6 Erfaßte Artikel ändern gegeben Betrag in cent + Der Endbetrag aller summierten Artikel wird angezeigt (Zwischensumme), die Kasse errechnet das Rückgeld der Kassiervorgang ist beendet. Der zuletzt erfaßte Artikel erscheint im Journalfenster. Dieser Artikel kann jetzt mit einer der blauen Tasten nachträglich abgeändert werden. 1.2.6.1 Menge eingeben Sie tippen Artikel erfassen Scannen oder Sie sehen gewünschter Artikel Menge eingeben Menge erscheint in de Summenzeile der Gesamtpreis wird angezeigt Eine weitere Möglichkeit die zu berechnende Menge zu ändern ist die folgende: Sie tippen Artikel erfassen Scannen oder Sie sehen gewünschter Artikel 22/88
Grundmodul Erfaßte Artikel ändern Menge eingeben Menge erscheint in de Summenzeile der Gesamtpreis wird angezeigt 1.2.6.2 Sofort Storno - zuletzt erfaßten Artikel löschen Sie tippen Artikel erfassen Scannen oder Sie sehen gewünschter Artikel Dieser zuletzt eingegebene Artikel wird gelöscht. 1.2.6.3 Zeilenstorno - Artikel stornieren Sie können ausschließlich den zuletzt erfaßten (also noch hervorgehobenen) Artikel mit der Abbruch- Taste löschen. Möchten Sie einen Artikel löschen, der schon weiter oben steht, dann müssen Sie ihn stornieren. Dies geht, indem Sie den auf die Storno-Taste drücken. Es wird ein blauer Balken eingeblendet. Durch betätigen der Pfeiltasten kann der Balken verschoben und so ein Artikel selektiert werden. Ist der zu stornierende Artikel gewählt, bestätigen Sie mit der Taste "OK" das dieser Artikel storniert werden soll. Sie tippen Sie sehen Storno starten Es wird ein blauer Balken angezeigt 23/88
Grundmodul Erfaßte Artikel ändern Artikel auswählen Der nächste oder vorherige Artikel wird mit dem blauen Balken ausgewählt Der Preis des ausgewählten Artikels erscheint negativ, ein S steht zur Kennzeichnung, dass dies kein normaler Verkauf ist. Hinweis: Die Storno-Funktion kann im Konfigurationsprogramm POSMAN UI gesperrt werden. Sollte dies der Fall sein, erscheint beim Druck auf die Storno-Taste die Meldung Storno nicht erlaubt. 1.2.6.4 Rabatt Rabatt ist eine Preisminderung um einen eingegeben Prozentsatz. Beispiel: Originalpreis ist 10,00, Rabatt in Höhe von 5% ergibt eine Ersparnis von 0,50 und einen neuen Verkaufspreis von 9,50. Im Konfigurationsprogramm POSMAN UI ist einstellbar, wieviel Prozent Rabatt das Kassenpersonal maximal vergeben darf. Ist ausnahmsweise mehr Rabatt gewünscht, kann die Managerfunktion Rabattsperre aufheben aufgerufen werden. Die Darstellung des Rabattes auf dem Bon kann ebenfalls im POSMAN UI geändert werden. Hier besteht die Auswahl zwischen der Darstellung des Rabattes in Prozent oder als Betrag und der Darstellung des vorherigen Originalpreises. Es besteht auch die Möglichkeit alle drei Werte anzeigen zu lassen und so dem Kunden eine transparente Rechnungserstellung auf dem Kassenbon anzubieten. Sie tippen Artikel erfassen Scannen oder Sie sehen Artikelbezeichnung Preis Prozentsatz eingeben Prozentwert erscheint unten rechts (in Prozent = 0% 9% und nicht 0,00% 0,09%) verminderter Preis wird angezeigt 1.2.6.5 Rabatt auf Zwischensumme 24/88
Grundmodul Erfaßte Artikel ändern Sie können auch Rabatt auf eine ganze Anzahl von Artikeln geben: Sie tippen Artikel erfassen Scannen oder Sie sehen Artikelbezeichnung Preis Zwischensumme erscheint im Journalfenster Prozentsatz eingeben Prozent erscheint in der Summenzeile verminderte Zwischensumme wird angezeigt. 1.2.6.6 Preisänderung Mit der Taste Preisänderung läßt sich der Preis des zuletzt registrierten Artikel auf einen anderen Preis herauf- bzw. herabsetzen. Sie tippen Artikel erfassen Scannen oder Sie sehen gewünschten Artikel neuen Preis eingeben neuer Preis erscheint in der Summenzeile neuer Preis wird angezeigt Hinweis: Im Konfigurationsprogramm POSMAN UI lässt sich regeln, wieviel (prozentualer) Rabatt auf die einzelnen Preise maximal gegeben werden darf. Diese Begrenzung gilt auch für die Preisänderungsfunktion. Ist ausnahmsweise ein noch niedrigerer Preis gewünscht, kann die Managerfunktion 25/88
Grundmodul Erfaßte Artikel ändern Rabattsperre aufheben aufgerufen werden. 1.2.6.7 Preisminderung Mit Preisminderung kann der Preis des zuletzt kassierten Artikels um einen bestimmten Betrag herabgesetzt werden. Wird also ein Artikel, der normalerweise 10,00 EURO kostet um 2,50 gemindert, ergibt sich ein neuer Preis von 7,50 EURO. Sie tippen Artikel erfassen Scannen oder Sie sehen gewünschten Artikel Minderungsbetrag eingeben Betrag erscheint in der Summenzeile verminderter Preis wird angezeigt Hinweis: Im Konfigurationsprogramm POSMAN UI lässt sich regeln, wieviel (prozentualer) Rabatt auf die einzelnen Preise maximal gegeben werden darf. Diese Begrenzung gilt auch für die Preisminderungsfunktion. Ist ausnahmsweise ein niedrigerer Preis gewünscht, kann die Managerfunktion Rabattsperre aufheben aufgerufen werden. 1.2.6.8 Preisänderung auf Zwischensumme Sie können auch eine Preisänderung auf eine ganze Anzahl von Artikeln geben: Sie tippen Artikel erfassen Scannen oder Sie sehen gewünschten Artikel Zwischensumme wird angezeigt neuen Gesamtpreis eingeben neuer Preis erscheint in der Summenzeile neue Zwischensumme wird 26/88
Grundmodul Erfaßte Artikel ändern angezeigt 1.2.6.9 Preisminderung auf Zwischensumme Sie können auch eine Preisminderung auf eine ganze Anzahl von Artikeln geben: Sie tippen Artikel erfassen Scannen oder Sie sehen gewünschten Artikel Zwischensumme wird angezeigt Minderungsbetrag eingeben Betrag erscheint in der Summenzeile verminderte Zwischensumme wird angezeigt 1.2.6.10 Warenrücknahme Wenn ein Kunde eine Ware zurückbringt, muss diese Ware an der Kasse erfaßt werden. Die Ware wird zurückgenommen und der Kaufpreis zurückgezahlt. Dieser Vorgang muss als Warenrücknahme registriert werden. zurückgegebenen Artikel erfassen Sie tippen Scannen oder Sie sehen gewünschter Artikel Preis erscheint negativ, ein "R" steht hinter dem Preis zur Kennzeichnung Hinweis: 27/88
Grundmodul Kassiervorgang beenden Sie können weitere Rücknahmen, aber auch weitere Verkäufe erfassen. Bei Druck auf die Zwischensumme-Taste bzw. einer Zahlarttaste werden diese Artikel automatisch verrechnet. 1.2.7 Kassiervorgang beenden Nachdem alle Artikel erfaßt sind, müssen Sie den Kassiervorgang beenden. Hier haben Sie die freie Wahl: mit und ohne Zwischensumme, mit und ohne Rückgeldanzeige, mit und ohne Zahlungsarten- Aufteilung. 1.2.7.1 ohne Zwischensumme Drücken Sie einfach auf die entsprechende Zahlungsart-Taste. Dies beendet den Kassenvorgang direkt und in einem Schritt. orangefarbige Zahlarttaste drücken Sie tippen Sie sehen Bon wird komplett ausgedruckt 1.2.7.2 mit Zwischensumme Möchte der Kunde zwischendurch sehen, wieviel er zu bezahlen hat, können Sie Zwischensumme drücken und die Kasse berechnet die aktuelle Summe. Sie wird ausgedruckt und auf Kundendisplay und Kassenbildschirm angezeigt. Sie tippen Sie sehen Summe aller Artikel orangefarbige Zahlarttaste drücken Bon wird komplett ausgedruckt 1.2.7.3 mit Zwischensumme und Rückgeldanzeige Wenn Sie vor Betätigung einer Zahlart-Taste den gegebenen Betrag eingeben, kann die Kasse Ihnen (und dem Kunden) das Restgeld anzeigen: Sie tippen Sie sehen Summe aller Artikel gegebenen Betrag eingeben gegebener Betrag wird angezeigt 28/88
Grundmodul Zahlungsarten orangefarbige Zahlarttaste drücken Bon wird komplett ausgedruckt und Rückgeld wird angezeigt. 1.2.7.4 Bon-Abbruch durchführen Wird der laufende Bon (noch nicht über eine Zahlart abgeschlossen) nicht mehr benötigt oder war falsch, müssen Sie nicht jede einzelne Position stornieren, sondern können den gesamten Bon abbrechen. Sie tippen Sie sehen Artikel wurden im Bon erfasst Alle Artikel des Bon's werden automatisch storniert und der Bon abgebrochen. 1.2.7.5 Bon-Storno durchführen Wenn Sie versehentlich auf die falsche Zahlungsart gedrückt haben, können Sie einen kompletten Bon mit der Bon-Storno-Funktion stornieren. Zunächst müssen Sie von dem falschen Bon unten rechts die Bon-Nummer bestimmen. Denn anhand dieser Nummer kann die Kasse alle Bons seit dem letzten Z- Abschluß einzeln löschen. Bon-Nummer eingeben Sie tippen Sie sehen Bon-Nummer erscheint in der Summenzeile Artikel des alten Bons werden ausgedruckt Bon wird intern gelöscht 1.2.8 Zahlungsarten Jeder Verkaufsvorgang wird mit einer "Zahlungsart" abgeschlossen. Das sind die orangefarbigen Tasten auf der Kassentastatur oder im Touch. Bei den meisten Zahlungsarten können Sie einen "Gegeben"- Betrag eingeben. POSMAN zeigt Ihnen dann das Rückgeld an. Auch ein Aufsplitten eines Zahlungsvorganges ist möglich: ein Kunde kauft für 459,00 EURO. Er begleicht 400,00 EURO per Kreditkarte und 59,00 EURO in Bar. Im Konfigurationsprogramm POSMAN UI haben Sie die Möglichkeit, Ihre eigenen Zahlungsarten zu definieren. Sie können hierfür einen Namen frei wählen und mit dem dazu gehörigen Zahlungsvorgang belegen. Zusätzlich dazu können Sie selber bestimmen, bei welchen Zahlungsarten sich die Schublade öffnen soll, ob der gegebene Betrag eingetragen werden muss und ob es möglich ist, auch einen negativen Betrag zu verbuchen. Beispiel: Es soll bei Warenrückgaben keine Barauszahlung möglich sein. Tragen Sie dazu bei der Zahlungsart Bar im Negativbereich "Nein" ein. 29/88
Grundmodul Zahlungsarten Einigen Zahlungsarten stehen übrigens keine echten Zahlungsvorgänge gegenüber, sie werden für interne Warenbewegungen (z.b. Filialtausch) verwendet. Genaueres dazu finden Sie in den Beschreibungen der entsprechenden Zusatzmodule. Hinweis: Nicht alle Warenwirtschaften unterstützen sämtliche Zahlungsarten. Welche Einschränkungen evtl. auftreten können, entnehmen Sie bitte der gesonderten Dokumentation zur Warenwirschaft. 1.2.8.1 Zahlungsart Bar Zweck: Diese Zahlungsart wird für alle Bar-Vorgänge verwendet. Bedienung: Schließen Sie den Verkaufsvorgang mit Betätigung der Bar-Taste ab. Bar erlaubt zusätzlich die Bezahlung in einer Fremdwährung, indem vorher über die Währungs-Taste die gewünschte Währung eingeschaltet wird. Rückgeld: Immer in Bar und in EURO. 1.2.8.2 Zahlungsart Kreditkarte Zweck: Auch bargeldlose Zahlungsvorgänge per Kreditkarte sind bei POSMAN bereits in der Grundausstattung möglich. Bedienung: Schließen Sie den Verkaufsvorgang mit Betätigung der zu der Kreditkarte passenden Taste (Visa, Euro- Card, usw.) ab. Danach geben Sie entweder die Kreditkartennummer per Hand ein oder ziehen Sie die Karte durch das Zahlungsverkehrsterminal. Rückgeld: Immer in Bar und EURO. 1.2.8.3 Zahlungsart EC-Cash 30/88
Grundmodul Zahlungsarten Zweck: Bargeldloser Kauf per EC-Karte. Unser ZVT-Modul unterstützt die Standard ZVT Schnittstelle auf die sich alle namhaften Zahlungsverkehrsterminalhersteller geeinigt haben. Dabei erfolgt die Selektion des eigentlichen Zahlungsverkehrs innerhalb des ZVTs, indem dort Betragslimits für einzelne Zahlarten vorgegeben sind. So kann im ZVT eingestellt werden, bis zu welchem Betrag z.b. die Zahlart ELV- Elektronisches Lastschriftverfahren oder ab welchem Betrag EC-Cash mit PIN-Eingabe gewählt werdn soll. Das ZVT baut selbstständig eine Verbindung zum Dienstanbieter (z.b. B+S) auf und wickelt die Zahlung ab. Die Rückmeldung an der Kasse beinhaltet dann die wirklich gewählte Zahlart. Bedienung: Nach Erfassen der Artikel EC-Cash als Zahlart angeben und nach Anfforderung die EC-Karte durch das ZVT ziehen. Der Kunde wird dann (evtl.) aufgefordert seine persönliche PIN-Nummer am PIN-PAD des ZVT einzugeben, oder die Kasse druckt einen Lastschriftbeleg aus, der vom Kunden unterzeichnet werden muss. Rückgeld: Wenn die Rückgeldausgabe für diese Zahlart freigegeben ist, erfolgt sie bar und in Euro. 1.2.8.4 Zahlungsart Gutschein Zweck: Erlaubt bargeldlose Bezahlung durch die Verteilung vorbezahlter Gutscheine. Bedienung: Gutscheinverwendung: Schließen Sie den Verkaufsvorgang mit Betätigung der Gutschein-Taste ab. Rückgeld: Immer in Bar und EURO 1.2.8.5 Zahlungsart Kredit / Kauf auf Rechnung Zweck: Bargeldloser Kauf auf Rechnung. Diese Verkäufe werden an die Warenwirtschaft gemeldet. Von dort können dann Rechnungen bzw. Sammelrechnungen gedruckt werden. Bedienung: Nach vorheriger Eingabe einer Kundennummer (siehe Kassenbedienung-Kundennummer eingeben) schließen Sie den Verkaufsvorgang durch Betätigung der Rechnung-Taste ab. BeimTagesabschluß werden diese Zahlungsvorgänge an die Warenwirtschaft übergeben. Von dort kann dann der Rechnungsdruck ausgelöst werden. 1.2.8.5.1 Kundennummer eingeben Für einige Transaktionen (z.b. Kauf auf Rechnung, Rechnung bezahlen) muss die Kasse die Kundennummer kennen, um den Vorgang einem bestimmten Kunden zuordnen zu können. 31/88
Grundmodul Zahlungsarten Kundennummer eingeben Sie tippen Sie sehen Kundennummer wird in der Summenzeile angezeigt Kundennummer erscheint im Info Bereich 1.2.8.5.2 Rechnung bezahlen Der Kunde kann an der Kasse auch Rechnungen bezahlen. Hierzu ist es allerdings notwendig, dass vorher seine Kundennummer eingegeben wird. Nur so kann in der Buchhaltung das erhaltene Geld dem Kunden gutgeschrieben werden. Kundennummer eingeben Sie tippen Sie sehen Kundennummer wird in der Summenzeile angezeigt Kundennummer erscheint im Info Bereich gegebenen Betrag eingeben Betrag wird angezeigt Kassiervorgang beenden 1.2.8.5.3 Kundennummer löschen s. Kundennummer löschen 1.2.8.6 Inventur Zweck: 32/88
Grundmodul Kassenbon Erlaubt das Einbuchen gezählter Artikel bei der Inventur. Bedienung: Die gezählten Artikel werden wie bei einem Verkaufsvorgang an der Kasse mit dessen entsprechender Menge ausgewählt. Alle in diesem Bon enthaltenen Artikel werden durch drücken der Inventur-Taste bestandsmäßig verbucht. 1.2.8.7 Wareneingang Zweck: Erlaubt das Einbuchen gezählter Artikel bei einem Wareneingang. Bedienung: Die gezählten Artikel werden wie bei einem Verkaufsvorgang an der Kasse mit dessen entsprechender Menge ausgewählt. Alle in diesem Bon enthaltenen Artikel werden durch drücken der Wareneingangs-Taste bestandsmäßig verbucht. 1.2.8.8 Bruch / Diebstahl / Kabinett Zweck: Erlaubt das Verbuchen von nicht regulär verkauften Artikeln. Bedienung: Die zu verbuchenden Artikel werden wie bei einem Verkaufsvorgang an der Kasse mit dessen entsprechender Menge ausgewählt. Alle in diesem Bon enthaltenen Artikel werden durch drücken der Bruch-, Diebstahl oder Kabinett- Taste vom Bestand abgebucht und in der Statistik unter dem entsprechenden Punkt aufgelistet.. 1.2.9 Kassenbon 33/88
Grundmodul Tagesabschluß Im Beispiel waren Verkäufername unten drucken, MwSt ab 0,01 EURO ausweisen, "Artikelnummer auf Bon drucken" und Zahlungsart drucken angeschaltet. Sie sehen den Artikelnamen Teddy, gefolgt vom Preis 9,95. Der Artikel "Kombibörse" wurde über die Multiplikationstaste mehrfach kassiert. Es wird an der Stelle des Preises der Gesamtpreis 91,20 angezeigt. Am Anfang der Zeile sehen Sie die Menge 3 x und den Einzelpreis 30,40. Am Ende des Bons wurde die Zwischensumme 101,15 ausgedruckt. Darauf wurde eine Sonderkondition über "5,10" gegeben. Anschließend wird die Endsumme "96,05" angedruckt. Sofern im Konfigurationsprogramm POSMAN UI angeschaltet, wird auch die Zahlungsart Bar gedruckt. Der Mehrwertsteuerausweis A) 19,00% MwSt = 15,34 EURO bedeutet, dass in allen mit A markierten Artikeln 19% MwSt enthalten ist. Diese ergibt 15,34 EURO. Der Mehrwertsteuerausweis erfolgt nur, wenn er höher als das Mehrwertsteuer-Limit ist, welches mit POSMAN UI änderbar ist. Der Verkäufername Es bediente Sie Frau I. Goebels kann wahlweise am Anfang, am Ende oder auch überhaupt nicht gedruckt werden. Jeder Kassenbeleg wird mit Datum 31.07.08, Zeit 11:07, Verkäufernummer 004, Bonnummer 00003, Filialnummer 02 und Transaktionsnummer "3003" beendet. 1.2.10 Tagesabschluß Der Tagesabschluß (Z-Abschluß) umfaßt sämtliche von der Kasse durchgeführten Transaktionen und saldiert diese. Der Z-Abschluß gestaltet sich folgendermaßen: Überschrift mit fortlaufender Nummerierung 34/88
Grundmodul Tagesabschluß Abrechnung zwischen Kassen-Ist und Kassen-Soll. Hinweis: Dieser Teil erscheint nicht, wenn Sie im Konfigurationsprogramm POSMAN UI angegeben haben, dass das Kassen-Ist nicht abgefragt wird. Näheres dazu finden Sie im POSMAN UI-Handbuch. Anschließend wird eine allgemeine Übersicht ausgegeben. Diese soll Ihnen zur Information und zur Klärung evtl. anstehender Fragen dienen. Sie können z.b. die Kundenanzahl sehen, und jeweils Anzahl und Wert der gewährten Rabatte, Rücknahme von Ware, Probeartikel, Ausgaben, Einnahmen, Storno, Bon-Storno, bezahlte Rechnungen und Abschöpfungen. Im Folgenden wird der Bruttoumsatz nach Mehrwertsteuer ausgegeben. In diesem Fall wurden ausschließlich Artikel mit 19% MwSt verkauft: 35/88
Grundmodul Tagesabschluß Die Mehrwertsteuer wird nochmals einzeln ausgewiesen: Jetzt kommt das Kassen-Soll in Bar, aufgelistet nach den Währungen. Da nur in EURO kassiert wurde, ist nur eine Zeile aufgeführt. "Kassen-Soll" bedeutet, dass dieses Geld in der Kasse sein sollte. Es ist ein Wert, den die Kasse anhand der durchgeführten Transaktionen berechnet hat (Umsatz + Einnahmen - Ausgaben + Wechselgeld). Hinweis: Kassen-Soll und Umsatz stimmen nicht immer überein. Sogenannte "Umsatzneutrale Geldtransaktionen", (z.b. Einnahmen, Ausgaben, Abschöpfungen oder bezahlte Rechnungen) verändern den Geldbestand, tragen aber nicht zum Umsatz bei. Noch ein Kassen-Soll, diesmal nach den Zahlungsarten. Die Umsätze nach den Zahlungsarten werden ausgegeben. In der folgenden Aufstellung sind die Umsätze enthalten, die über die Schnelltasten erfolgten: Den Abschluß bildet die Stundenfrequenzstatistik. Sie können leicht sehen, zu welcher Zeit wieviele Kunden bedient wurden und wieviel Umsatz dabei anfiel. 36/88
Grundmodul Stammdatenverwaltung 1.2.11 Stammdatenverwaltung Stammdaten sind z. B. alle Artikel mit entsprechenden Artikelnummern, Bezeichnungen und Preisen. Aber auch Verkäufer, Kunden und ausgegebene Gutscheine können Stammdaten sein. Sie lassen sich leicht und effizient über unsere Tools POSMAN UI und Filialmanager pflegen / verwalten und per VPN / DFÜ an die Kassen übertragen. Bei Einsatz einer Warenwirtschaft ist auch die Pflege der Stammdaten über die Warenwirtschaft selbst möglich. Mit den entsprechenden POSMAN Modulen (teilweise im Grundmodul enthalten) kann die Stammdatenverwaltung auch an der Kasse direkt durchgeführt werden. Dies setzt allerdings eine entsprechende Einstellung im Konfigurationsprogramm POSMAN UI voraus. Hinweis: Nur die wenigsten Warenwirtschaftssysteme verarbeiten Stammdatenänderungen, die an der Kasse durchgeführt werden. Setzen Sie sich daher auf jeden Fall mit dem Hersteller Ihrer Warenwirtschaft in Verbindung, wenn Sie Stammdaten an der Kasse ändern möchten. 1.2.11.1 Stammdatenliste POSMAN stellt für alle Stammdaten (Artikel, Kunden, Verkäufer, usw.) eine gesonderte Übersichtsliste zur Verfügung. Drücken Sie beispielsweise auf die Verkäufer-Taste, ohne vorher eine Verkäufernummer eingegeben zu haben. Es erscheint die Liste aller Verkäufer. Vor dem ersten Verkäufer steht außerdem "Dateianfang", nach dem letzten Verkäufer "Dateiende". Der momentan ausgesuchte Verkäufer wird farblich gekennzeichnet dargestellt. In den Stammdatenlisten haben einige Tasten eine Sonderfunktion, die in kleiner Schrift rechts unten auf diesen Tasten aufgedruckt ist: Taste Funktion Bedeutung der hervorgehobene Eintrag wird Entfernen nach Rückfrage gelöscht Einfügen neuen Eintrag anlegen, hierzu erscheint eine Eingabemaske nächsten Eintrag hervorheben 37/88
Grundmodul Stammdatenverwaltung vorigen Eintrag hervorheben Index Sortierung der Anzeige ändern Ändern hervorgehobenen Eintrag abändern Eingabe hervorgehobenen Eintrag auswählen Abbruch ohne Auswahl die Liste wieder verlassen Suche werden Buchstaben oder Zahlen getippt, dann sucht die Verwaltung den nächsten Eintrag, in dem diese Buchstaben (oder Zahlen-) Kombination an beliebiger Stelle vorkommt (Volltextsuche) Groß zusammen mit anderen Tasten erhält man Großbuchstaben Hinweis: Sie können Buchstaben auch über eine angeschlossene große Computertastatur eingeben. 1.2.11.2 Volltextsuche in Stammdaten Wird die Stammdatenliste angezeigt (siehe Kapitel "Liste mit Stammdaten"), dann erfolgt die Anzeige nach einer Sortierung. Wenn Sie jetzt über die Tastatur einen Suchbegriff aus Buchstaben und Zahlen eingeben, reduzieren sich die in der Liste angezeigten Einträge auf die, die die von Ihnen eingegebene 38/88
Grundmodul Stammdatenverwaltung Buchstaben/Zahlenkombination an beliebiger Stelle enthält. Beispiel: Wenn Sie die Verkäufer Arnberger, Meier, Müller, Schulze haben und die Verkäuferliste aufrufen, dann reicht die Eingabe von "Mü" zur Auswahl von Müller aus. Hinweis: Wenn Sie Ziffern eingeben, wird statt im Namen in der Nummer (Artikelnummer, Verkäufernummer etc) gesucht. Wildcardsuche: Weiterhin ist auch die Nutzung einer sogenannten Wildcard möglich. Dies bedeutet, dass sie durch ein * (Sternchen) die Stelle an der gesucht werden soll bestimmen können. Beispiel: M* Wildcardsuche, alle Begriffe, die mit M anfangen M*r Alle Meier und Müller *M* alle Begriffe in denen ein M vorkommt (wie Volltextsuche) *23*14 findet Artikelnummern, in denen eine 23 und danach eine 14 vorkommt, z.b. Artikel 00023-00014 1.2.11.3 Eingabe von Stammdaten Verkäufer- / Kunden- oder Artikelverwaltung aufrufen Sie tippen Sie sehen Die Verkäufer- / Kunden oder Artikelliste wird angezeigt Einfügen eines Stammdatensatzes Die "Anlegen"-Maske für die entsprechende Funktion erscheint Eingabe der benötigten Informationen Je nach Eingabefeld können Sie Zahlen oder Buchstaben oder beides eintippen. 39/88
Grundmodul Stammdatenverwaltung In der Stammdateneingabe haben einige Tasten Sonderfunktionen: Taste Funktion Bedeutung Zeichen unter dem Cursor Entfernen löschen In die nächste Zeile springen In die vorige Zeile springen Cursor nach links schieben Cursor nach rechts schieben Leer Leerzeichen eingeben Groß zusammen mit anderen Tasten erhält man Großbuchstaben Eingabe Eingabe der aktuellen Zeile beenden und in die nächste Zeile springen Abbruch Gesamte Eingabe abbrechen und alle bisherigen (Teil-) Eingaben verwerfen Je nach Modulen, die Sie bezogen haben, können Sie Stammdaten in der Kasse pflegen: Verkäufer, Kunden, Artikel, Rechnung usw. Das heißt, sie können neue Einträge anlegen, bestehende Einträge ändern oder auch löschen. 40/88
Grundmodul Managerfunktionen Gegen versehentliche Fehler (z.b. unbeabsichtigte Löschung) können diese Funktionen im Konfigurationsprogramm POSMAN UI eingeschränkt werden. 1.2.12 Managerfunktionen Fast alle Managerfunktionen können im Konfigurationsprogramm POSMAN UI mit einem Zifferncode gegen unberechtigte bzw. unbeabsichtigte Ausführung gesperrt werden. Hinweis: Einige Funktionen werden für den normalen Kassierbetrieb nicht benötigt, sondern sind ausschließlich der Geschäfts- oder Filialleitung vorbehalten. Dies sind die sogenannten Managerfunktionen Die Funktionen: - Manager 1 - Kasse neustarten - Manager 2 - Schublade öffnen - Manager 99 - Kasse ausschalten wurden bereits im Kapitel "Kassenstart / Kassenende" beschrieben 1.2.12.1 Geldbetrag abschöpfen Bei der Abschöpfung entnehmen Sie der Kassenschublade Geld und geben es zur Bank bzw. in den Tresor. Die Kasse berücksichtigt diese Abschöpfungen beim Kassenabschluss, indem sie das Kassen- Bar-Soll entsprechend korrigiert. Sie tippen Sie sehen evtl. Code eingeben "Bitte abgeschöpften Betrag eingeben" Betrag eingeben Betrag wird in der Summenzeile angezeigt Der Betrag wurde abgeschöpft. 1.2.12.2 X-Abschluß durchführen Der X-Abschluß führt eine Kassentagesabrechnung durch, ohne Kassendaten zu löschen. Sie können ihn als Kassensturz (Kassenkontrolle) einsetzen oder wenn Sie die aktuellen Umsatzzahlen prüfen möchten. Er kann beliebig oft aufgerufen werden. Sie tippen Sie sehen 41/88
Grundmodul Managerfunktionen evtl. Code eingeben Schublade geht auf "Bitte Kassen-Ist eingeben" (Wenn im POSMAN UI entsprechend eingestellt) Kassen-Ist eingeben Abschluß wird berechnet X-Abschluß wird gedruckt 1.2.12.3 Z-Abschluß durchführen Der Z-Abschluß ist der Tagesabschluß. Er führt eine Kassenabrechnung durch, druckt diese aus und stellt Umsatzdaten für die Warenwirtschaft bereit. Danach werden alle Umsätze in der Kasse gelöscht. Erst wenn danach erneut kassiert wird, kann der Z-Abschluß erneut aufgerufen werden. Sie tippen Sie sehen evtl. Code eingeben Kassen-Ist eingeben Schublade geht auf Bitte Kassen-Ist eingeben wird gezeigt Wenn im POSMAN UI entsprechend eingestellt, werden noch weitere IST- Abfragen z.b. zu Kreditkarten gestellt. Abschluss wird berechnet Z-Abschluss wird gedruckt Abschlussdaten werden gelöscht Datenübertragung zum ERP System (falls vorhanden und aktiviert) 1.2.12.4 Z2-Abschluß durchführen Sie können den Z2-Abschluß als Monats- oder Wochenabschluß benutzen. Er gibt alle aufgelaufenen Umsätze seit dem letzten Z2-Abschluß aus. Anschließend werden diese Umsätze gelöscht. Sie tippen Sie sehen 42/88
Grundmodul Managerfunktionen evtl. Code eingeben Z2-Abschluss wird gedruckt 1.2.12.5 X2-Abschluß durchführen Sie können den X2-Abschluß nach Ihrer Wahl als Monats- oder Wochenabschluß benutzen. Er gibt alle aufgelaufenen Umsätze seit dem letzten Z2-Abschluß aus. Sie tippen Sie sehen evtl. Code eingeben X2-Abschluss wird gedruckt 1.2.12.6 Programminformationen ansehen Sie tippen Sie sehen Programminformationen werden angezeigt 43/88
Grundmodul Managerfunktionen Das Fenster Programminformationen wird geschlossen und Sie kehren zur Kassenoberfläche zurück 1.2.12.7 Schnelltaste belegen Sie können Schnelltasten im Konfigurationsprogramm POSMAN UI belegen, aber auch direkt in der Kasse. Bitte suchen Sie sich zunächst die gewünschte Artikelnummer heraus oder nehmen Sie sich den entsprechenden Artikel mit Barcode zur Hand. Sie tippen Sie sehen Bitte Schnelltaste drücken wird gezeigt Zu belegende Schnelltaste drücken "Bitte Artikelnummer eingeben" wird angezeigt Artikelnummer eingeben oder scannen Scannen oder. "Taste programmiert" wird angezeigt 1.2.12.8 Rabattsperre aufheben Im Konfigurationsprogramm POSMAN UI kann angegeben werden, um wieviel Prozent das Kassenpersonal maximal Preise vermindern kann. Höhere Werte verweigert das Programm normalerweise. Es sei denn, diese Funktion wird aufgerufen: dann ist die nächste Rabatteingabe ohne 44/88
Grundmodul Managerfunktionen jede Begrenzung. Sie tippen Sie sehen evtl. Code eingeben "Rabattsperre aufgehoben" 1.2.12.9 Datum/Uhrzeit setzen Auf jedem Kundenbon wird der Verkaufszeitpunkt ausgedruckt. Da es sich beim Bon um eine finanztechnisches Dokument handelt, ist es wichtig, dass die angedruckte Zeit korrekt ist. Die aktuelle Uhrzeit des Kassensystems wird auf der Kassenoberfläche angezeigt und sollte regelmäßig geprüft werden. Sollte die Uhrzeit der Kasse nicht stimmen, kann sie mit der Managerfunktion 25 korrigiert werden. Sie tippen Sie sehen in die beiden folgenden Dialoge die richtige Uhrzeit/Datum eingeben das richtige Datum/Uhrzeit 1.2.12.10 Meldungen Ist die Kasse an ein Filialmanagersystem angebunden, können die Mitarbeiter Filial übergreifend mit dem Meldungssystem über die Kasse kommunizieren. Dabei ist es auch möglich Meldungen vom Filialmanager (der Zentrale) an alle Kassen oder Mitarbeiter, aber auch an einzelne Kassen oder Mitarbeiter zu schicken. Geht eine Meldung an der Kasse ein, wird diese Meldung automatisch angezeigt, wenn sich ein Mitarbeiter (der Empfänger) an der Kasse anmeldet. Alle älteren Meldungen können 45/88
Grundmodul Managerfunktionen folgendermaßen nochmal gelesen werden Sie tippen Sie sehen die Liste mit den eingegangenen Meldungen wählen Sie die Meldung, die Sie lesen möchten aus bestätigen Sie mit die Meldung. Betätigen Sie erneut die Liste mit den eingegangenen Meldungen wählen Sie eine andere Meldung aus(siehe oben) wieder das Hauptfenster. oder verlassen Sie die Liste mit Um eine Meldung an der Kasse zu schreiben Sie tippen Sie sehen den Dialog zum Erstellen einer Meldung. Die Eingabe steht auf dem Feld 'an' geben Sie den Empfänger ein (Zenrale ist der Filialmanager, sonst die Verkäufernr.) oder Verkäufername die Eingabe springt auf das Feld 'Zielkasse' geben Sie die Kassennr. der Zielkasse (0 = alle Kassen) ein die Eingabe springt in das große Textfeld. 46/88
Grundmodul Managerfunktionen geben Sie die Meldung ein. verschicken Sie die Meldung mit wieder das Hauptfenster. 1.2.12.11 Ausschalten Moderne Computersysteme müssen über die eingebaute Funktion zum Herunterfahren ausgeschaltet werden, da sonst das Computersystem beschädigt werden kann. Dies gilt auch für die Kasse. Sie tippen Sie sehen das Managermenü die Knöpfe 'ausschalten' und 'neustarten' die Kassenanwendung startet neu oder: wie die Kassenanwendung beendet wird und das Kassensystem herunterfährt 47/88
Grundmodul Einnahme/Ausgabe 1.2.12.12 Update Unsere Software befindet sich in einem ständigen Weiterentwicklungsprozess, von Zeit zu Zeit werden neue Versionen der Software veröffentlicht, mit der neuen Version kommen neue Funktionen und Fehlerkorrekturen. Damit das Kassensystem immer auf dem aktuellen Stand ist, kann die Kasse, wenn sie mit dem Internet verbunden ist, über das Internet aktualisiert werden. Sie tippen Sie sehen das Managermenü am Ende des Updatevorganges den Hinweis, dass eine Meldung eingegangen ist. 1.2.12.13 UI starten An der Kasse kann das UI gestartet werden, um die Konfiguration der Kasse zu verändern, um die Stammdaten zu pflegen, um die Statistiken und Auswertungen einzusehen oder um eine der zahlreichen Zusatzfunktionen (Module) zu nutzen. Das UI kann auch über ein Netzwerk von einem anderen PC aus bedient werden. Sie tippen Sie sehen das Managermenü den Browser Firefox mit dem Anmeldebildschirm vom Posman UI 1.2.13 Einnahme/Ausgabe 1.2.13.1 Ausgabe eines Betrages 48/88
Grundmodul Einnahme/Ausgabe Die Ausgabefunktion benötigen Sie für kostenwirksame Barentnahmen aus der Kasse. Ein Beispiel erläutert dies: Der Briefträger kommt mit einem Paket und möchte dafür 2,50 EURO Zustellgebühr. Diese Ausgaben können auch im Tagesabschluss einzeln mit einem Grund aufgeführt werden. Dazu müssen die entsprechenden Parameter im Konfigurationsprogramm POSMAN UI angepasst werden. Außerdem kann auch immer eine Belegnummer für die Ausgabe verlangt werden. Hinweis: Barentnahmen, die keine Kosten sind, sollten über die Managerfunktion Abschöpfung gebucht werden. Auszugebener Betrag Sie tippen Sie sehen Betrag erscheint in der Summenzeile der Ausgabegrund wird abgefragt geben Sie den Grund ein Ihre Eingabe den Ausgabebeleg auf dem der Ausgabegrund gedruckt ist. 1.2.13.2 Einnahme eines Betrages Diese Funktion ist für Einnahmen gedacht, die nicht in Zusammenhang mit Artikelverkäufen stehen. Wie auch die Ausgaben können die Einnahmen im Tagesabschluß aufgeführt werden. Dazu müssen die entsprechenden Parameter im Konfigurationsprogramm POSMAN UI angepasst werden. Beispiel: Ein Kunde kommt und möchte telefonieren; er gibt Ihnen dafür 0,50 EURO Telefongeld. Einzunehmenden Betrag eingeben Sie tippen Sie sehen Betrag erscheint in der Summenzeile 49/88
Grundmodul Einnahme/Ausgabe der Einnahmegrund wird abgefragt Geben Sie den Grund ein Ihre Eingabe. den Einnahmebeleg auf dem der Einnahmegrund gedruckt ist 50/88
Zusatzmodule 1.3 Zusatzmodule Kapitel 3 - MODULE 51/88
Zusatzmodule Artikelverwaltung 1.3.1 Artikelverwaltung Die Bearbeitung der Artikeldaten ist über POSMAN UI, Filialmanager oder eine entsprechende Warenwirtschaft möglich. Mit diesem Modul ist jedoch die Eingabe, Änderung und Löschung von Artikeln auch direkt an der Kasse möglich. 1.3.1.1 Tasten / Funktionen Folgende Tasten stehen für die Artikelverwaltung zur Verfügung: 1.3.1.2 Anlegen eines Artikels Damit Sie Artikel an der Kasse verkaufen können, müssen diese zuerst angelegt werden. Dazu wählen Sie die Taste "OK / Artikelsuche" aus. Es erscheint der Artikelbrowser des Kassensystems: Hier können Sie nun die Taste "Einf." drücken. Daraufhin öffnet sich das Fenster zur Anlage eines neuen Artikels. 52/88
Zusatzmodule Artikelverwaltung Hier können Sie die benötigten Informationen zum Artikel hinterlegen. Die Artikelnummer wird automatisch vergeben, kann aber bei Bedarf überschrieben werden. Die Anlage des Artikels beenden Sie, indem Sie alle Felder der Artikelanlage mit der Taste "OK" bestätigt haben. Weitere Informationen zum Ausfüllen von Feldern in der Kasse erhalten Sie im Kapitel "Stammdatenverwaltung". 1.3.1.3 Ändern eines Artikels Die bereits angelegten Artikel können auch im Nachhinein nochmal geändert werden. Dazu gehen Sie an der Kasse wie folgt vor: Wählen Sie im Artikelbrowser durch Drücken der "Pfeil hoch" oder "Pfeil runter" Tasten, oder durch durch eine Suche den gewünschten Artikel aus. Drücken Sie nun die Taste "Ändern / Edit.". Es erscheint folgendes Fenster: 53/88
Zusatzmodule Artikelverwaltung Hier können die Artikeldaten wie bei der Artikelanlage überschrieben werden. 1.3.1.4 Löschen eines Artikels Wählen Sie erneut im Artikelbrowser durch Drücken der "Pfeil hoch", "Pfeil runter" Tasten oder durch eine Suche den gewünschten Artikel aus. Drücken Sie nun die Taste "Entf. / Löschen". Die nun erscheinende Frage "Wirklich löschen?" bestätigen Sie entweder mit "1:Ja" oder "2:Nein". Drücken Die entweder auf den Button oder wählen Sie auf der Tastatur die entsprechende Zahl aus. 1.3.1.5 Artikelsuche 1.3.1.5.1 über den Artikelbrowser Rufen Sie zunächst über die Taste OK / Artikelsuche den Artikelbrowser auf. Sie haben nun die Möglichkeit eine Volltextsuche über die Artikeldaten zu machen. Volltextsuche bedeutet, dass der Suchbegriff in den angegebenen Spalten sowohl am Anfang, am Ende und in der Mitte des Wortes gesucht wird. (Bsp.: Suchbegriff = ma; Resultate Martin,Armatur,Anima). (siehe "Volltextsuche in Stammdaten") Geben Sie in der Haupt-Kassenansicht einen Teil der Artikelnummer ein, wird, sobald die Nummer nicht eindeutig zugeordnet werden kann, ebenfalls der Artikelbrowser geöffnet und eine Volltextsuche gestartet. 1.3.1.5.2 durch Scannen eines Barcodes Der gesuchte Artikel kann auch durch Scannen des zu dem Artikel gehörenden Barcodes ausgewählt 54/88
Zusatzmodule Artikelverwaltung werden. Dies geht sowohl in der Hauptansicht der Kasse als auch im Artikelbrowser. Ist der Scanner so programmiert, das ein CR am Ende des Scanvorgangs gesendet wird, wird der Artikel auch sofort ausgewählt und in das Journalfenster übernommen. Dies ist in der Regel der Fall. 1.3.1.5.3 durch die Textsuche Durch Drücken der Taste "Textsuche" in der Hauptansicht der Kasse öffnet sich das Textsuche Fenster: Hier können Sie einen beliebigen Suchtext eingeben. Durch bestätigen des Suchtextes mit der OK Taste wird der Suchbegriff in die Volltextsuche des Artikelbrowsers übernommen. Der Vorteil besteht darin, dass nicht erst der Artikelbrowser mit allen Artikel geöffnet werden muss. Dies erspart unter Umständen ein wenig Zeit. 1.3.1.6 Schnelltasten Artikel, die Sie besonders häufig verwenden, können Sie auch auf sogenannte Schnelltasten legen. Dadurch kann der Artikel durch einen Tastendruck dem Bon hinzugefügt werden. Auch diverse Artikel oder Warengruppen können auf die Schnelltasten gelegt werden. 55/88
Zusatzmodule Artikelverwaltung Um eine Schnelltaste zu belegen, drücken Sie die Taste Manager (oder eine entsprechende Sonderfunktion (wenn eine Taste dafür definiert wurde). Im Managermenü wählen Sie den Punkt 13 Schnelltaste mit Artikelnummer belegen aus. Die Kasse fragt nun nach der zu belegenden Taste. Drücke Sie in diesem Fall die Schnelltaste, die Sie belegen möchten. 56/88
Zusatzmodule Artikelverwaltung Nachdem Sie die Schnelltaste ausgewählt haben, fragt die Kasse nach der Artikelnummer, die auf die Schnelltaste gelegt werden soll. Tippen Sie jetzt die Artikelnummer ein oder wählen Sie die Taste Artikelsuche um einen Artikel über den Artikelbrowser auszuwählen. Haben Sie den Artikel im Artikelbrowser gefunden, wählen Sie in mit der Taste OK aus. Die Schnelltaste ist nun belegt. 1.3.1.7 Artikelbezeichnung ändern Gerade im Bereich der diversen Artikel ist es sinnvoll die Artikelbezeichnung des verkauften Artikels zu ändern. Dazu gibt es an der Kasse die Taste Artikelbez. ändern. Kassieren Sie an der Kasse einen Artikel (z.b. über eine Schnelltaste oder über die Artikelauswahl (s.o.)). Drücken Sie nun die Taste Artikelbezeichnung ändern. Es erscheint folgendes Fenster: In diesem Fenster können Sie nun die Artikelbezeichnung ändern. Der geänderte Name erscheint im Journalfenster und auf dem Kassenbon. 1.3.1.8 Artikelinfo In fast allen Stammdaten kann eine Information zum Stammdatensatz hinterlegt werden. So auch bei den Artikelstammdaten. Die Funktion Artikelinfo kann sowohl an der Kasse als auch im UI gepflegt bzw. aufgerufen werden. An der Kasse wird durch drücken der Taste Artikelinfo der Stammdatensatz des Artikels aufgerufen. Dieser kann nicht verändert werden. Selbst wenn in dieser Ansicht eine Information überschrieben wird, wird der Datensatz nicht gespeichert. 57/88
Zusatzmodule Artikelverwaltung 1.3.1.9 Artikelzusatztext Der Artikelzusatztext kann nützliche Informationen zu dem Artikel enthalten (z.b. Modellbezeichnung, Farbe, ) Diese Information wird zu dem Artikel im Journalfenster angezeigt und mit auf dem Bon angedruckt. Der Artikelzusatztext kann auch nach Artikelauswahl an der Kasse dem Artikel hinzugefügt werden. Dazu drücken Sie nach Auswahl eines Artikels die Taste Artikelzusatztext. Es erscheint folgendes Fenster: Nach Eingabe des Textes wird das Fenster mit "OK" bestätigt und der Text im Journalfenster und im Bon angedruckt. 1.3.1.10 Erfassung Artikelbezeichnung / Seriennummer Bei Auswahl eines Artikels kann die Artikelbezeichnung und der Preis geändert, sowie eine Seriennummer erfasst werden. Dazu muss die Kasse entsprechend parametriert werden. Im Artikelstamm muss die Option divers gesetzt sein. Sie tippen Sie sehen 58/88
Zusatzmodule Artikelverwaltung Durch die "OK / Artikelsuche" Taste können Sie einen Artikel auswählen. Nach Bestätigung des Artikels kommt ein Dialog, in dem Artikeltext, Preis und Seriennummer (je nach Parametrierung) eingegeben werden können. Der geänderte Artikeltext und der geänderte Preis werden entsprechend auf dem Bon ausgegeben. 59/88
Zusatzmodule Arbeitszeiterfassung 1.3.2 Arbeitszeiterfassung POSMAN ist in der Lage die Arbeitszeit von Mitarbeitern durch die integrierte Stechuhrfunktion zu protokollieren. Das Personal kann sich unabhängig vom Verkaufsvorgang an- und abmelden. Die Pausenzeiten werden getrennt erfasst. Am Monatsende erfolgt ein übersichtlicher Ausdruck der Arbeitszeitdatei, durch den die An- und Abwesenheitszeiten leicht identifiziert werden können. 1.3.2.1 Tasten / Funktionen Folgende Tasten stehen für die Arbeitszeiterfassung zur Verfügung: 1.3.2.2 Anmelden Je nach Konfiguration des Stechuhrmoduls kann sich der Verkäufer bei Arbeitsbeginn in der Kasse registrieren. Folgende Möglichkeiten bestehen: Stechuhr Anmeldung mit Verkäuferbrowser Stechuhr Anmeldung mit Verkäufernummer Stechuhranmeldung Automatisch bei Verkäuferanmeldung Stechuhranmeldung mit Nachfrage Der Status der Verkäufer wird an der Kasse in folgendem Fenster dargestellt: 1.3.2.2.1 mit Verkäuferbrowser Die Nutzung des Verkäuferbrowsers ist nur bei eingeschalteten "Stechuhrzwang vor der Verkäufereingabe" möglich. Zum Start der Arbeitszeiterfassung wählen Sie die Taste "Stechuhr". Es erscheint folgendes Fenster: 60/88
Zusatzmodule Arbeitszeiterfassung In dieser Liste wählen Sie den Verkäufer aus, dessen Arbeitszeit jetzt beginnt. Mit der Taste "OK" wird der Verkäufer bestätigt. Im Anschluss wählen Sie die Aktion, die für den Verkäufer durchgeführt werden soll. Diese Liste passt sich dem Status des Verkäufers an. Da er nicht am System angemeldet ist, besteht nur die Möglichkeit sich anzumelden. Diesen Punkt wählen Sie jetzt über die Taste "OK" aus. Im Mitarbeiter Fenster wird nun der Status des Verkäufers angezeigt. Jetzt haben Sie dem System mitgeteilt, dass der Verkäufer seinen Arbeitstag begonnen hat. Er wird nicht automatisch auch als aktiver Verkäufer für einen Verkaufsvorgang ausgewählt. Hinweis: Der Verkäufer für einen aktiven Verkaufsvorgang kann erst nach der Anmeldung der Stechuhr ausgewählt werden. Wird versucht dieses vorher auszuwählen erscheint folgende Fehlermeldung: 61/88
Zusatzmodule Arbeitszeiterfassung 1.3.2.2.2 mit Verkäufernummer Wird der Verkäuferbrowser nicht genutzt, kann alternativ die Auswahl über die Verkäufernummer erfolgen. Auch die Nutzung der Verkäufernummer ist nur bei eingeschalteten "Stechuhrzwang vor der Verkäufereingabe" möglich. Zum Start der Arbeitszeiterfassung wählen Sie die Taste "Stechuhr". Es erscheint folgendes Fenster: Tragen Sie in diesem Fenster nun die entsprechende Verkäufernummer ein. Mit der Taste "OK" wird der Verkäufer bestätigt. Im Anschluss wählen Sie die Aktion, die für den Verkäufer durchgeführt werden soll. Diese Liste passt sich dem Status des Verkäufers an. Da er nicht am System angemeldet ist, besteht nur die Möglichkeit sich anzumelden. Diesen Punkt wählen Sie jetzt über die Taste "OK" aus. 62/88
Zusatzmodule Arbeitszeiterfassung Im Mitarbeiter Fenster wird nun der Status des Verkäufers angezeigt. Jetzt haben Sie dem System mitgeteilt, dass der Verkäufer seinen Arbeitstag begonnen hat. Er wird nicht automatisch auch als aktiver Verkäufer für einen Verkaufsvorgang ausgewählt. Hinweis: Der Verkäufer für einen aktiven Verkaufsvorgang kann erst nach der Anmeldung der Stechuhr ausgewählt werden. Wird versucht dieses vorher auszuwählen erscheint folgende Fehlermeldung: 1.3.2.2.3 Automatisch Die Nutzung der Stechuhrautomatik ist nur bei ausgeschalteten "Stechuhrzwang vor der Verkäufereingabe" möglich. Bei der automatischen Stechuhr Funktion wird der Verkäufer, wie unter "Grundmodul -> Verkäufer auswählen", im System angemeldet. Das Stechuhrmodul erkennt, dass dieser Verkäufer noch nicht als arbeitend registriert ist und meldet ihn im Stechuhrmodul automatisch an. Dies wird im Statusfenster "Mitarbeiter" deutlich: 63/88
Zusatzmodule Arbeitszeiterfassung Der Verkäufer wurde jetzt sowohl im Stechuhrmodul als auch als aktiver Verkäufer für den Verkaufsvorgang registriert. 1.3.2.2.4 mit Auswahl Die Nutzung der Stechuhrauswahl ist nur bei ausgeschalteten "Stechuhrzwang vor der Verkäufereingabe" und ausgeschlteter Stechuhrautomatik möglich. Auch hier merkt das Stechuhrmodul, dass der Verkäufer noch nicht als arbeitend registriert ist. Entgegen der Stechuhrautomatik fragt Sie das System, ob der Verkäufer im Stechuhrmodul angemeldet werden soll. Es erscheint folgendes Fenster: Ja Der Verkäufer wird als aktiver Verkäufer registriert und im Stechuhrmodul angemeldet. Nein Der Verkäufer wird ausschliesslich als aktiver Verkäufer registriert. 1.3.2.3 Pause 64/88
Zusatzmodule Arbeitszeiterfassung 1.3.2.3.1 Zur Pause Da jeder Verkäufer auch irgendwann zur Pause geht, muss er sich im System als "Pause machend" eintragen. Je nach Anmeldeart können Sie sich wie folgt zur Pause melden: Verkäuferbrowser / Verkäufernummer: Über die Taste "Stechuhr wählen Sie den entsprechenden Verkäufer aus. Automatisch / mit Auswahl Über die Taste "Verkäufer" melden Sie den entsprechenden Verkäufer an und tippen dann auf die Taste "Stechuhr". Es ercheint nach beiden Ausführungsarten folgendes Fenster: Sie haben nun die Möglichkeit über den Eintrag "Zur Pause" dem Stechuhrmodul mitzuteilen, dass Sie sich in der Pause befinden. Alle anderen Verkäufer können im Statusfenster sehen, dass Sie zur Pause sind. 1.3.2.3.2 Von Pause Ist Ihre Pause zuende, müssen Sie dem System mitteilen, dass Sie wieder anwesend sind. Dies können Sie je nach Anmeldeart wie folgt durchführen: Verkäuferbrowser / Verkäufernummer: Über die Taste "Stechuhr wählen Sie den entsprechenden Verkäufer aus. Automatisch: Über die Taste "Verkäufer" melden Sie den entsprechenden Verkäufer an und tippen dann auf die Taste "Stechuhr". Es ercheint nach beiden Ausführungsarten folgendes Fenster: Sie haben nun die Möglichkeit über den Eintrag "Von Pause" dem Stechuhrmodul mitzuteilen, dass Sie von der Pause zurück sind. 65/88
Zusatzmodule Arbeitszeiterfassung Mit Auswahl: Über die Taste "Verkäufer" melden Sie den entsprechenden Verkäufer an. Jetzt erkennt das Stechuhrmodul, dass Sie zur Pause sind und fragt Sie, ob die Pause beendet und Sie wieder am System als anwesend angemeldet werden sollen. Ja Nein Der Verkäufer wird als aktiver Verkäufer registriert und im Stechuhrmodul als wieder anwesend angemeldet. Der Verkäufer wird ausschliesslich als aktiver Verkäufer registriert. Er befindet sich weiterhin in der Pause. Der Status im Mitarbeiterfenster ändert sich nach allen drei Möglichkeiten auf "angemeldet". 1.3.2.4 Abmelden Die Abmeldung aus dem Stechuhrmodul kann auf 2 Arten erfolgen: über die Stechuhrfunktion automatisch nach einem Z-Abschluss Über die Stechuhrfunktion: Sie rufen die Stechuhrfunktion je nach Anmeldeart (mit Verkäuferbrowser, mit Verkäufernummer, 66/88