SEPA-Leitfaden für die PROFIcash Software 1. Voraussetzungen 2. Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto 3. Der SEPA-Zahlungsverkehr 3.1. Die Euro-Überweisung SEPA Credit Transfer (SCT) 3.2. SEPA-Lastschriften SEPA Debit Transfer (SDD) 3.2.1. Gläubiger-Identifikation / Creditor Identifier (CI) 3.2.2. SEPA-Mandate 3.2.3. Mandatsverwaltung 3.2.3.1. Erfassen von SEPA Mandaten 3.2.3.2. Bearbeiten von SEPA-Mandaten 3.2.3.3. Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten 3.2.3.4. Drucken und Versenden der Umdeutungslösung 3.2.3.5. Mandats-Erstellung von bestehenden Dauerlastschriften 3.2.4. SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen]) 3.2.4.1. Anlegen einer SEPA-Lastschriften 3.3. SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch). WICHTIG!!! 3.3.1. Konvertierung von DTA nach SEPA-Lastschriften 3.3.1.1. Konvertierung von Aufträgen in DTA-Format 3.3.1.2. Konvertierung von Aufträgen im freien Format 3.3.2. SEPA-Dateien importieren SEPA-Leitfaden PROFIcash 10.3 -Stand: Januar 2013 1
1 Voraussetzungen Diese Anleitung gilt ausschließlich für PROFIcash Versionen 10.3 oder höher. Bitte prüfen Sie über den Hilfe -Button in der oberen Taskleiste Info, den Versionsstand Ihrer Software: Ist hier eine niedrigere Version angegeben führen Sie bitte ein Online-Update durch oder wenden Sie sich an Ihre Bank. 2 Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto Grundsätzlich ist Ihre PROFIcash Software schon durch abgeschlossene Updates auf den SEPA-Zahlungsverkehr voreingestellt und kann sofort hierfür verwendet werden. Über Stammdaten Firmenkonfiguration, wählen Sie bitte ihr Standard-Formular aus (z.b SEPA-Überweisung) Bestätigen und schließen Sie die Fenster anschließend mit dem Button Speichern SEPA-Leitfaden PROFIcash 10.3 -Stand: Januar 2013 2
3 Der SEPA-Zahlungsverkehr Der SEPA-Zahlungsverkehr in PROFIcash wird in den Grundfunktionen wie der bisherige Zahlungsverkehr (national) durchgeführt. Die jeweiligen technische Änderungen sind in den einzelnen folgenden Zahlungstypen beschrieben. 3.1 Die Euro-Überweisungen - SEPA-Credit-Transfer (SCT) Die Euro-Überweisung ist ab 01.02.2014 für Firmen- und Vereinskunden verpflichtend zu nutzen. Privatkunden können im nationalen Zahlungsverkehr bis 2016 noch die nationale Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl nutzen. Für diese Übergangszeit bietet PROFIcash folgende Möglichkeit an: Öffnen Sie ein Überweisungsformular, rechts oben befindet sich ein Auswahlbutton (Art) (Bilder unten), mit dem Sie die Ausführungsart auswählen können. Nach einem Klick auf SEPA-Überweisung wird die bisherige nationale Überweisung in eine SEPA- Überweisung umgewandelt. Die Euro-Überweisung ist der Nachfolger der nationalen Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl. Im Aufbau der Eingabemaske ändern sich nur die Empfängerdaten. Statt Kontonummer und Bankleitzahl erscheinen hier IBAN und BIC. Ihre Daten werden automatisch PROFIcash in das SEPA-Format umgewandel (siehe Bild oben). Die weitere Vorgehensweise der SEPA-Überweisung erfolgt analog den Ihnen bekannten heutigen Schritten. SEPA-Leitfaden PROFIcash 10.3 -Stand: Januar 2013 3
3.2 Die Euro-Lastschrift - SEPA Direct Debit (SDD) Auch die Euro-Lastschrift baut auf das bisherige Lastschriftverfahren auf. Jedoch müssen hier vorab Grundlagen und Voraussetzungen erfüllen, bevor Sie am Euro-Lastschriftverfahren teilnehmen können. Hierzu benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikation (kurz CI) und ein Mandat des Zahlungspflichtigen, welches Sie als Zahlungsempfänger zum Einzug einer Forderung zu einem festen Termin berechtigt. 3.2.1 Gläubiger-Identifikation Creditor Identifier (CI) Um eine SEPA Lastschrift einreichen zu dürfen, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese Gläubiger Identifikationsnummer können Sie in Deutschland bei der deutschen Bundesbank beantragen. PROFIcash stellt Ihnen den Link zur deutschen Bundesbank zur Verfügung. Über die Reiter Stammdaten Gläubiger Identifikation (Bild 1), gelangen Sie in die Verwaltung der Gläubiger- Identifikation (Bild 2). Über den Button NEU gelangen Sie in die Erfassungsmaske eine neuen Gläubiger-Identifikation. Hier können Sie Ihre Gläubiger-ID eingeben, die Sie von der deutschen Bundesbank erhalten haben oder über den hier integrierten Link (Button Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen) wird direkt die Internetseite der deutschen Bundesbank aufgerufen um eine neue Gläubiger-Identifikation zu beantragen. 3.2.2 SEPA-Mandate Neben der Gläbuiger-ID benötigen Sie auch ein gültiges Mandat des Zahlungspflichtigen. Zur Erstellung und Verwaltung dieser Mandate stellt Ihnen PROFIcash die integrierte Mandatsverwaltung zur Verfügung. Klicken Sie hierzu auf Stammdaten Mandate SEPA-Leitfaden PROFIcash 10.3 -Stand: Januar 2013 4
3.2.3 Mandatsverwaltung Die Mandatsverwaltung/Mandatsliste unterstützt Sie bei der Verwaltung und Einholung der Mandate und der aktuellen Umdeutungslösung Ihrer Zahlungspflichtigen für den SEPA-Lastschriftverkehr. Über die Mandatsliste können Sie erfasste Mandate gemäß den SEPA-Vorschriften ausdrucken oder per E-Mail an Ihre Zahlungspflichtigen versenden. Auch die sogenannte Umdeutungslösung für die bestehenden Zahlungspflichtigen kann über die Mandatsverwaltung vorgenommen werden. 3.2.3.1 Erfassen von SEPA-Mandaten Über Stammdaten Zahlungsempfänger/pflichtige erfassen Sie neue SEPA-Lastschrift Mandate. 1. Maske In der 2. Maske klicken Sie nun auf ändern. SEPA-Leitfaden PROFIcash 10.3 -Stand: Januar 2013 5
Bild 3 Bild 4 In dieser Maske das Feld Lastschrift erlaubt ankreuzen, und auf Neu klicken. In der dann folgenden Maske können Sie das Mandat erfassen. Feld Gläubiger-Identifikationsnummer: Wählen Sie hier eine oder die Gläubiger-Identifikationsnummer aus, die Sie in PROFicash erfasst haben (siehe Seite 4). Die dort hinterlegten Daten werden automatisch übernommen. Sollten Sie noch keine Gläubiger-Identifikationsnummer erfasst haben, können Sie diese hier über den Button... und Leeren/Neu erstellen. Feld Mandatsreferenz: Hier erfassen Sie die eindeutig zuordenbare Mandatsreferenz für Ihren Zahlungspflichtigen. Feld Mandatsdatum: Hier erfassen Sie das Datum an dem das Mandat unterschrieben wurde. Feld Bezeichnung: Im Feld Bezeichnung erfassen Sie eine lokale Beschreibung für Ihren Zahlungspflichtigen. Dieses wird nur innerhalb von PROFIcash unterschieden. Angaben zum Lastschriftverfahren: Feld Lastschrift Art: Wählen Sie aus ob eine Firmen- oder eine Basis-Lastschrift für diese Mandat zugeordnet werden soll. Feld Lastschriftsequenz: Wählen Sie hier aus welche Sequenz die Lastschrift haben wird, ob wiederkehrend oder nur eine einmalige Lastschrift. Feld Zuordnungsschlüssel: Haben Sie mehr als ein Mandat zu einem Schuldner erfasst und wollen Sie Lastschriften im bisherigen Format mit Kontonummer und Bankleitzahl in eine SEPA Lastschrift konvertieren, können Sie hier einen Zuordnungsschlüssel hinterlegen. Eine Suche erfolgt hier über den Verwendungszweck. SEPA-Leitfaden PROFIcash 10.3 -Stand: Januar 2013 6
3.2.3.2 Bearbeiten von SEPA-Mandaten Um ein Mandat zu bearbeiten, gehen Sie wie in Kapitel 3.2.3.1 beschrieben vor. Zum Bearbeiten markieren Sie das entsprechende Mandat, und klicken dann (siehe Bild 3) auf Ändern. Beachten Sie bitte, dass eine evtl. Mandatsänderung dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt und durch ihn akzeptiert werden muss. 3.2.3.3 Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Über den Button Drucken wird eine neue Maske angezeigt in der sie das Mandat ausdrucken bzw. mailen können. In die Mandatsverwaltung öffnen sie wie unter Punkt 3.2.3.1 beschrieben Mandat ausdrucken bzw. Umdeutungslösung 3.2.3.4 Drucken und Versenden der Umdeutungslösung Für bestehende Einzugsermächtigungen nutzen Sie zur Migration die Umdeutung. Erfassen Sie hierzu für die vorliegenden Lastschriften die jeweiligen Mandate und speichern Sie dies ab. Anschließend öffnen Sie die Mandatsverwaltung wie unter Punkt 3.2.3.1 beschrieben. Über die Druck Funktion (siehe Bild oben) könne Sie hier den Button Umstellung anklicken. Das angezeigte Formular können Sie dann ausdrucken bzw. an Ihren Zahlungspflichtigen mailen. SEPA-Leitfaden PROFIcash 10.3 -Stand: Januar 2013 7
3.2.3.5 Mandatserstellung von bestehenden Dauerlastschriften Zur Änderung von bestehenden Dauerlastschriften klicken Sie bitte auf Stammdaten Massenänderung - ZV- Aufträge. In dieser Maske wählen Sie bitte aus in welches Format die bisherige Einzugsermächtigungslastschrift geändert werden soll. Nach dem Klick auf Ändern wird Ihnen eine Hinweisfenster zur Nutzung von Verwendungszweckzeilen angezeigt, anschließend wird Ihnen die automatische Mandatserzeugung angezeigt. Geben Sie hier bitte das Mandatsdatum ein. Eine Mandatsreferenz können Sie hier individuell anlegen oder Sie wird automatisch erzeugt. 1. Maske 2. Maske 3. Maske 4. Maske SEPA-Leitfaden PROFIcash 10.3 -Stand: Januar 2013 8
3.2.4 SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen]) 3.2.4.1 Anlegen einer SEPA-Lastschrift Die SEPA-Lastschriften (kurz SDD) unterscheiden sich zum Einzugsermächtigungsverfahren, vor allem durch Ihre Art der Ausführung, der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz. Um sicher zu gehen, ob Sie alle Voraussetzungen zum SEPA-Lastschriftverfahren einhalten, sollten Sie mit Ihren Berater die Details hierzu vorher klären. Die SEPA-Basislastschrift (kurz SDD core), findet bei Verbrauchern und Unternehmen Anwendung. Die SEPA-Firmenlastschrift (kurz SDD B2B), darf nur zwischen Unternehmen angewandt werden. Weiterhin darf eine SEPA-Lastschrift nur zu einem festen Belastungstermin erfolgen, welche dem Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor Belastung mitgeteilt werden muss. Eine sogenannte vorautorisierte Zahlung. Aus diesem Grund sind SEPA-Lastschriften in PROFIcash technisch, gem. HBCI-Spezifkation, als bankverwaltete terminierte Lastschriften hinterlegt. Somit bestehen hier die gleichen Möglichkeiten zum Erfassen, Ändern und Löschen, wie sie bei bankverwalteten Aufträge bestehen. Hinweis: Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen SEPA-Lastschrift Art. Die Erfassung einer SEPA-Lastschrift, erfolgt analog der Einzugsermächtigung über Tagesgeschäft ZV- Aufträge neu erfassen. Im rechten Bereich, erfassen Sie die Lastschriftart, über das Drop-Down Menü wählen Sie ob Sie eine Basis- oder eine Firmenlastschrift anlegen wollen. Im Feldbereich Termininformationen, erfassen Sie den gewünschten Fälligkeitstermin. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen Lastschriftart. PROFIcash gibt bei unterschreiten der Vorlaufzeiten einen entsprechenden Hinweis aus. Im Bereich SEPA Zusatzinformationen, erfassen Sie zum einen das jeweils zugeordnete Mandat und zum anderen besteht die Möglichkeit eine sog. Ende-zu-Ende Referenznummer für den jeweiligen Auftrag zu erfassen. Die Ende-zu-Ende-Referenznummer ermöglicht Ihnen den Auftrag auf den kompletten Zahlungsweg zu identifizieren, ist aber kein Pflichtfeld. NOTPROVIDED wird automatisch gesetzt, wenn das Feld nicht gefüllt ist. SEPA-Leitfaden PROFIcash 10.3 -Stand: Januar 2013 9
3.3 SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch) 3.3.1 Konvertierung von DTA nach SEPA Das bisherige Format DTAUS kann mit der aktuellen Version von PROFIcash aus den Datenbestand von PROFIcash bzw. oder externen Programmen (Überweisungen oder Lastschriften) in ein SEPA-Format konvertiert werden. Fehlende Informationen (wie z.b. das Mandat bei Lastschriften) werden automatisch ergänzt bzw. ermittelt. 3.3.1.2 Konvertierung von Aufträgen in DTA Dateien / WICHTIG!!! Über den Menüpunkt Datei Datenübernahme DTA-Dateil / SEPA-XML einlesen starten Sie den Import. Im folgenden Dialog wählen Sie bitte die zu importierente DTA-Datei aus, mit einem Klick auf Öffnen und von der Auswahl des Auftraggeberkontos/Lastschrifteinreicherkonto werden die Aufträge eingelesen. Zur Konvertierung der Aufträge gehen Sie bitte wie in Kapitel 3.2.3.5 beschrieben vor. 3.3.1.3 Konvertierung von Aufträgen im freien Format Ein Import von Datenbanken im CSV -Format ist ebenfalls möglich. Hierzu müssen Sie zuerst in PROFIcash eine Importbeschreibung anlegen, und anschließend die Datei importieren. Beispiel einer Tabelle. Bei Speicherung als CSV-Datei bitte darauf achten, dass das korrekte Trennzeichen (hier in dem Beispiel, das, (Komma) ) ausgewählt ist (siehe 1. Bild). SEPA-Leitfaden PROFIcash 10.3 -Stand: Januar 2013 10
1. Bild Anlage einer Importbeschreibung 2. Bild Festlegung der Satzbeschreibung 3.3.2 SEPA-Datei importieren Analog zum Import von DTA-Dateien, können auch Aufträge aus einer SEPA-Datei importiert werden. Über den Menüpunkt Datei Datenübernahme DTA-Datei/SEPA-XML-Datei importieren wird der Datei-Dialog geöffnet, mit dem die zu importierende SEPA-Datei ausgewählt werden kann. Mit einem Klick auf Öffnen, werden die Aufträge in ProfiCash importiert und stehen anschließend zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. SEPA-Leitfaden PROFIcash 10.3 -Stand: Januar 2013 11
Weitere Informationen rund um PROFIcash und SEPA finden Sie im Handbuch des Programmes. Dieses bildet auch die Grundlage zu dieser Verfahrensanleitung. Das Handbuch steht Ihnen in PROFIcash über die Hilfe Funktion zur Verfügung. Weiterführende Informationen rund um den SEPA-Zahlungsverkehr, erhalten Sie auf unserer Homepage unter: www.volksbank-niederrhein.de/sepa Alle Angaben in dieser Verfahrensanleitung wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet und anhand der aktuellen Version von PROFIcash getestet, dennoch sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Die Volksbank Niederrhein eg kann weder eine juristische Verantwortung, noch irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. Für weitere Fragen zu PROFIcash und SEPA stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: Lars Kisters: Tel. 02802-9101233, E-Mail www.lars.kisters@volksbank-niederrhein.de Frank Schulz: Tel. 02802-9101232, E-Mail www.frank.schulz@volksbank-niederrhein.de SEPA-Leitfaden PROFIcash 10.3 -Stand: Januar 2013 12