Handbuch Kassabuch 5.1.1 Auage 2012
ab Version 10 Technische Änderungen vorbehalten. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Handbuches darf ohne ausdrückliche Genehmigung in irgendeiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wir behalten uns vor, ohne besondere Ankündigung, Änderungen am Handbuch und am Programm vorzunehmen. SelectLine Auftrag, SelectLine Rechnungswesen, SelectLine Kassabuch, SelectLine Lohn und SelectLine Datanorm sind Produkte der SelectLine Software AG. MS-Windows und MS-DOS sind Warenzeichen der Microsoft Corp. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum des jeweiligen Rechtsinhabers. Um die in diesem Handbuch beschriebene Software nutzen zu können, wird eine lizenzierte Originalversion von Microsoft Windows benötigt. Printed in Switzerland. Copyright 2012 SelectLine Software AG
Inhaltsverzeichnis 1 Einführung 1 1.1 Willkommen.............................. 1 1.2 In eigener Sache............................ 1 1.3 Allgemeine Programmbeschreibung.................. 1 1.4 Update-Service............................. 3 1.5 Datenschutz............................... 4 1.6 Datensicherheit............................. 4 1.7 Handbuch................................ 4 1.8 Erste Schritte.............................. 5 1.8.1 Allgemein............................ 5 1.8.2 Kasse.............................. 5 2 Die Menüs der Kasse 7 2.1 Applikationsmenü............................ 7 2.1.1 Allgemeines........................... 7 2.1.2 Kassenbuch........................... 8 2.1.3 Programmeinstellungen.................... 9 2.2 Mandant................................. 9 2.3 Kasse.................................. 10 2.4 Auswertungen.............................. 10 2.5 Eigene Daten.............................. 10 2.6 Schnittstellen.............................. 11 2.7 Fenster.................................. 11 2.8 Hilfe................................... 11 3 Mandanten 13 3.1 Vorüberlegung............................. 13 3.2 Mandant anlegen............................ 13 3.2.1 Wirtschaftsjahr......................... 15 3.2.2 Versteuerungsart........................ 15 3.2.3 Versteuerungsmethode..................... 16 3.2.3.1 Saldosteuersatz- und Pauschalsteuersatz-Methode 16 3.2.4 Zusätzliche Optionen...................... 17 3.3 Mandant wählen............................ 17 3.4 Mandanteneinstellungen........................ 18 3.4.1 Adresse............................. 18 3.4.2 Finanzamt........................... 19 3.4.3 Optionen............................ 20 3.4.4 Buchungsmaske......................... 20 3.4.5 EB-Werte (Erönungs-Bestand)............... 21 iii
Inhaltsverzeichnis 3.4.6 Fibuexport........................... 22 3.4.7 Freie Felder........................... 23 3.4.8 Zugrisrechte.......................... 23 3.4.9 Listeneinstellungen....................... 24 3.4.10 Regionaleinstellungen..................... 25 4 Kasse 27 4.1 Buchen................................. 27 4.1.1 Jahreswechsel.......................... 27 4.1.2 Buchen............................. 28 4.1.2.1 Kassenbewegungen buchen............. 28 4.1.2.2 Einstellungen für die Buchungsmaske....... 30 4.1.2.3 Zahlungen buchen.................. 31 4.2 Konten.................................. 32 4.2.1 Bankbezüge........................... 32 4.2.2 Konten............................. 32 4.2.3 Datenaktualisierung...................... 36 4.3 Konstanten............................... 37 4.3.1 Steuerschlüssel......................... 37 4.3.2 Banken............................. 38 4.3.3 Währungen........................... 39 4.3.4 Kostenstellen / -träger..................... 39 4.3.5 Buchungstexte......................... 40 4.3.6 Weitere............................... 41 4.3.6.1 Finanzämter..................... 41 4.3.6.2 PLZ Verzeichnis.................. 41 4.3.6.3 Formate / Etiketten / Schriften.......... 42 5 Auswertungen 43 5.1 Buchungsliste.............................. 43 5.2 Kontenblatt............................... 44 5.3 Summen-Salden Liste......................... 44 5.4 Einnahmen-Ausgaben Grak..................... 45 5.5 Fehlerprotokolle anzeigen....................... 46 6 Eigene Daten 47 7 Schnittstellen 49 8 Fenster 51 9 Hilfe 53 10 Lizenz und Gewährleistung 55 iv
1 Einführung 1.1 Willkommen Willkommen zum SelectLine Kassabuch. Wir danken Ihnen, dass Sie sich für unser Produkt entschieden haben. Dieses Programmpaket wurde konsequent objektorientiert in der Programmiersprache Borland Delphi programmiert. Dies und der modulare Aufbau ermöglichen eine enge Verknüpfung vieler Programmteile, einen kompakten Programmcode und eine leichte Anpassung an Anwenderwünsche. SelectLine SelectLine Software AG Achslenstrasse 15 CH-9016 St. Gallen Die Internetadresse www.selectline.ch erreichen Sie bequem mit dem Schalter oder über Hilfe / Internet / Homepage. Auf der Homepage können Sie sich jederzeit über Neuigkeiten der Software informieren. Internet 1.2 In eigener Sache Alle Gegebenheiten und Funktionen, die in allen SelectLine-Produkten identisch sind, werden ausführlich im SelectLine Systemhandbuch beschrieben.. Um Vorgehensweisen möglichst ezient zu erklären, wird auf Beispiele aus verschiedenen Applikationen zurückgegrien. Diese SelectLine-Anwendung steht als MS-SQLServer-Version (nachfolgend auch als SQL-Version bezeichnet, die Datenbank muss als Client-Server-Datenbank (mind. SQL-Server 2005) extra erworben werden, mit Transact-SQL als Abfragesprache) zur Verfügung. 1.3 Allgemeine Programmbeschreibung SelectLine Kassabuch erfüllt alle Anforderungen an ein kompetentes, multifunktionales Programm zur Erstellung eines Kassenbuches. Besonders ezient wird die Arbeit, wenn dieses Programm im Komplex mit folgenden Programmen der SelectLine-Reihe eingesetzt wird: Allgemeine Programmbeschreibung 1
1.3. ALLGEMEINE PROGRAMMBESCHREIBUNG ˆ Rechnungswesen ˆ Anlagenbuchhaltung ˆ Finanzbuchhaltung ˆ Auftrag In diesem Fall können alle Programme teils mit dem selben Datenbestand arbeiten bzw. auf diesen zugreifen. Das SelectLine Kassabuch bietet Ihnen: Stamm- und Bewegungsdatenverwaltung ˆ Konten mit frei gestaltbaren Kontenplänen (Vorlagemandanten werden mitgeliefert) ˆ Fremdwährungen ˆ OP-Verwaltung mit Zahlungsmodul und Mahnwesen ˆ Import- und Export von Daten (Text, dbase, Paradox, DATEV, Stapel) Ausgaben und Auswertungen ˆ viele vordenierte Formulare, die beliebig erweitert oder geändert werden können ˆ Ausdrucke in Listenform, als Datenblatt oder auf Etikettenformulare ˆ Geschäftsgraken jede Menge Extras ˆ Passwortverwaltung ˆ Aufgaben- und Terminverwaltung ˆ SQL-Assistent ˆ Netzkommunikation Bei der Entwicklung der SelectLine Kassabuches wurden folgende Zielvorstellungen realisiert: ˆ Komfortable Bedienungsmechanismen ˆ Hohe Flexibilität ˆ Sichere Handhabung ˆ Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen ˆ Unbegrenzte Mandantenfähigkeit ˆ komplette Ausstattung ˆ Kompakter Programmcode, um möglichst wenig Speicherkapazität zu belegen ˆ Zukunftssicherheit und Erweiterbarkeit 2
KAPITEL 1. EINFÜHRUNG Das Programm erlaubt das gleichzeitige Oenhalten mehrerer Eingabemasken und Dialogfenster. Sie können zwischen den Fenstern wechseln. Das jeweils aktive steht zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Die Menüs und Funktionsschalter sind immer aktiv, so dass sich jederzeit weitere Untermenüs und Funktionen aufrufen lassen. Einmal erfasste Daten können später über einfache Auswahlmechanismen weiterverwendet werden. Einstellungen bleiben erhalten, wenn Sie das Programm zwischendurch verlassen. Um Ihrer gewohnten Arbeitsweise entgegen zu kommen, lassen sich viele Aktionen über unterschiedliches Handling steuern - per Mausklick, über Kontextmenüs, mit Funktionstasten und Tastenkombinationen oder per Drag & Drop. Das Drücken der Taste (F1) bringt Ihnen kontextbezogene Hilfe. Stammdaten, die für spezielle Zeiträume gelten, z.b. Steuern, Währungskurse oder auch Nummernkreise, werden zeitabhängig verwaltet und können vom Nutzer selbst aktualisiert werden. Mit den "Freien Feldern" stehen Ihnen zusätzliche Datenfelder zur Verfügung, die Sie nach Ihren Gegebenheiten verwenden können. Alle Formulare und Ausdrucke können entsprechend Ihren Wünschen verändert werden. Zusätzliche, eigene Auswertungen, das Herausltern von Daten nach betriebsbedingten Kriterien und beliebige andere Aktionen lassen sich mit Hilfe des Makro- Assistenten verwirklichen. Über vielfältige Import- und Exportmöglichkeiten ist ein einfacher Datenaustausch mit anderen Programmen möglich. SelectLine Kassabuch kann zusammen mit anderen Programmen aus der SelectLine-Reihe einen gemeinsamen Datenbestand nutzen. Das betrit sowohl Daten, wie z.b. Oene Posten, Postleitzahlen und Passwörter, als auch Druckvorlagen. Auch die Nutzerkommunikation erfolgt programmübergreifend. Wir garantieren für ein zukunftssicheres Programm. Ergeben sich aufgrund von neuen gesetzlichen Bestimmungen oder durch eine veränderte betriebliche Situation notwendige Änderungen und Erweiterungen des Programms, so sind diese ohne grossen Aufwand für den Anwender zu realisieren. Komfortable Bedienungsmechanismen Flexibilität Gemeinsamer Datenbestand Zukunftsorientiert 1.4 Update-Service Nutzen Sie die Möglichkeit, mit Ihrem Programm immer auf dem aktuellsten Stand zu sein! Über den Service aus dem Update-Vertrag erhalten Sie automatisch die Updates aller sich ergebenden Programmerweiterungen und -verbesserungen. Update-Vertrag 3
1.5. DATENSCHUTZ 1.5 Datenschutz Datenschutz Die SelectLine-Produkte bieten als Schutz vor unberechtigtem Zugri eine Passwortkontrolle für das Programm insgesamt oder für bestimmte Programmbereiche an. Die Passwortverwaltung wird ausführlich im SelectLine Systemhandbuch beschrieben. 1.6 Datensicherheit Datensicherheit Die Programme gewährleisten keinen Schutz der gespeicherten Daten vor Verlust (z.b. durch Zerstörung von Daten bei Hardwaredefekten, durch Verlust der Rechentechnik bei Diebstahl, oder nur durch versehentliches Löschen auf Betriebssystemebene). Die Sicherheit der erfassten Daten liegt in der Verantwortung des Anwenders. Dieser hat durch geeignete Datensicherungsmassnahmen dafür zu sorgen, dass bei Datenverlust aus den vorhandenen Datensicherungen, ohne nennenswerten Aufwand der vorherige Zustand wieder hergestellt werden kann. 1.7 Handbuch Generell ist ein SelectLine-Handbuch kein Lehrbuch, sondern es setzt kaufmännische Grundkenntnisse des jeweiligen Fachgebietes voraus. Im diesem Handbuch werden alle Gegebenheiten und Funktionen beschrieben, die speziell dieses Fachgebiet betreen. Die Handhabung von Programmfunktionen, die generell alle Programme aus der SelectLine-Reihe betreen, wird im SelectLine Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Einzelne Programmfunktionen werden an Hand von allgemeinen, in jeder Firma auftretenden und für das jeweilige Programm massgeblichen Geschäftsvorfällen erläutert. Wenn Ihnen der Sachverhalt vertraut ist, nden Sie in diesem Handbuch die Informationen, wie Sie vorgehen müssen, um alle erforderlichen Abläufe mit diesem Programm zu realisieren. Bitte nutzen Sie auch die Online-Hilfe zum Programm. Sie enthält in der Regel Beschreibungen von Funktionserweiterungen sofort mit dem Update auf die aktuelle Version. Damit Sie schnell zum Ergebnis kommen, hier die Konventionen der Schreibweise: Stammdaten Menüs werden kursiv dargestellt Buchen / OenePosten Hauptmenü/Untermenü [Alt] Tastaturtasten Daten Verzeichnis- und Tabellennamen "Buchen" Schalter in Eingabemasken 4
KAPITEL 1. EINFÜHRUNG 1.8 Erste Schritte 1.8.1 Allgemein Erste Informationen über das Programm vermittelt das Hilfesystem, das Sie über die Menüleiste Hilfe oder [F1] erreichen. Es bietet Ihnen zum Einen über das Inhaltsverzeichnis eine Einführung in das Programm in logischer Abfolge der einzelnen Kapitel, zum Anderen haben Sie die Möglichkeit eine Stichwortsuche zu starten. So erhalten Sie Erläuterungen im Kontext zum Suchbegri. In aufgelockerter Form erhalten Sie hier hilfreiche Tipps und Anregungen für eine optimale Programmnutzung. Für jede Firma, die verwaltet werden soll, wird zuerst ein Mandant angelegt. Übernehmen Sie für einen neuen Mandanten in Deutschland die Daten aus einem der Vorlagemandanten SKR03 oder SKR04, für die Schweiz aus dem Vorlagemandanten KMU und für einen Mandanten in Österreich aus dem Vorlagemandanten RLG. Mit der Zuordnung des Kontenrahmens lt. Vorlagenmandant stehen für den Mandanten des Auftrags das entsprechende Steuerschlüsselsystem für die Rechnungslegung, die Erlös- und Aufwandskonten sowie die DATEV-Automatikkonten für die Übergabe an eine Finanzbuchhaltung per Stapel oder direkt oder per DA- TEV-Export zur Verfügung. Für einen Mandanten der Finanzbuchhaltung werden neben dem Steuerschlüsselsystem die Umsatzsteuerformularzuordnung mit den entsprechenden länderspezischen Umsatzsteuermeldungs-Formularen, der Kontenplan und die Kontenstammdaten aus dem gewählten Vorlagemandanten übernommen. Es besteht die Möglichkeit, die Kunden- und Lieferantennummern mit den Kontonummern für die Finanzbuchhaltung zu synchronisieren oder mit unterschiedlichen Nummern zu arbeiten. Sollen die Nummern synchron sein, werden bei gesetzter Option in den Mandanteneinstellungen die Kontonummern automatisch aus den Adressnummern erzeugt. Die Art der Verwendung wird mandantenabhängig verwaltet. Hilfeindex Tipp des Tages Vorüberlegungen zur Arbeit mit dem Programm Verbindung Konten Kunden / Lieferanten 1.8.2 Kasse Ziel dieses Programms ist es, Sie in Ihrer eigenen Vorgehensweise zu unterstützen. Aber damit Sie zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem neuen Programm nicht die Übersicht verlieren und sicher sein können, nichts Wichtiges zu vergessen, empfehlen wir Ihnen folgende Bearbeitungsreihenfolge: ˆ Mandant anlegen ˆ Mandant bearbeiten ˆ Währungen ˆ Steuerschlüssel ˆ Zahlungsbedingungen ˆ Bankbezüge Checkliste 5
1.8. ERSTE SCHRITTE ˆ bei Nutzung der Kostenrechnung: Kostenarten Kostenstellen Kostenträger Verteilungsschemata und Buchungsschemata ˆ bei Nutzung der Anlagenbuchhaltung: Strukturierung Anlagespiegel Abschreibungsarten Strukturplan für die Zugehörigkeit der Anlagegüter erstellen ˆ ggf. Vortragswerte erfassen 6
2 Die Menüs der Kasse Verschaen Sie sich einen Überblick über die Menüstruktur des SelectLine Kassabuches, indem Sie die einzelnen Menüs einmal önen. Eine ausführlichere Beschreibung der Menüpunkte, die für alle Programme gültig sind und nicht in diesem Handbuch beschrieben werden, nden Sie im System- Handbuch der SelectLine-Programme. 2.1 Applikationsmenü 2.1.1 Allgemeines In allen SelectLine-Programmen werden über das Applikationsmenü die Einstellungen der verwendeten Vorlagen für Ausdruck, die Datensicherung, Einstellungen SQL-Server, Reorganisation, Einstellungen der Passwörter und grundsätzliche Einstellungen für die Bedienoberäche getroen. Für die einzelnen Applikationen gibt es spezische Abläufe, welche es nur im Applikationsmenü dieser Programme gibt. Sie stehen unter Applikationsmenü / Wartung / (jeweiliger Programmname) /... Diese Abläufe sind in den entsprechenden Handbüchern beschrieben unter Abschnitt Menü. 7
2.1. APPLIKATIONSMENÜ Abbildung 2.1: Applikationsmenü Von hier aus erfolgt die Aktualisierung der Stammdaten, das Importieren der Tages- und Monatskurse und hier werden auch Routinen zur Erstellung bzw. zum Einlesen einer Datensicherung und zur Reorganisation der Datenbanken gestartet. Ausserdem erreichen Sie über dieses Menü die Passwort- und Druckvorlagenverwaltung sowie die Internetverbindung zur SelectLine Software AG. Die detaillierte Beschreibung zu diesen allgemeinen Anwendungen im Applikationsmenü entnehmen Sie dem Systemhandbuch der SelectLine Programme. 2.1.2 Kassenbuch Spezische Anwendungen im Applikationsmenü im SelectLine Kassabuch. Sie nden diese unter Applikationsmenü / Wartung / Kassenbuch. 8
KAPITEL 2. DIE MENÜS DER KASSE Abbildung 2.2: Applikationsmenü Über Jahreswechsel ändern sie das Wirtschaftsjahr des Mandanten und unter Bankverbindungen prüfen werden die bestehenden Bankverbindungen auf Fehler bzw. Änderungen überprüft. 2.1.3 Programmeinstellungen Über Applikationsmenü - Einstellungen oder per Doppelklick auf das Mandantenkürzel önet sich der Dialog für grundsätzliche Programmoptionen und Einstellungen für die Bedienoberäche. Menüs sind thematisch geordnete Programmfunktionen, die jeweils in einer gewissen Hierarchie strukturiert sind. Ein Hauptmenü in der Menüleiste enthält Untermenüs, und diese können weitere Untermenüs enthalten. Verschaen Sie sich einen Überblick, in dem Sie die einzelnen Menüs einmal önen! Programm einstellungen 2.2 Mandant Abbildung 2.3: Menü Mandant Über das Menü Mandant erreichen Sie die Mandantenverwaltung und können spezielle Vorgaben und Einstellungen denieren. Die Positionen Notizen, Oene Termine und Liste sind im SelectLine Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Mandant 9
2.3. KASSE Die Funktion Liste bietet eine einfache, komfortable Handhabung zur schnell präsenten Information über alle Stammdaten und sonstigen, angelegten Datenbeständen. 2.3 Kasse Abbildung 2.4: Menü Kasse Kasse Über dieses Menü werden alle Stammdaten verwaltet. Zudem erreichen Sie hier den Jahreswechsel und die Buchungsmaske. 2.4 Auswertungen Abbildung 2.5: Menü Auswertungen Auswertungen Das Menü Auswertungen liefert Ihnen alle mandantenbezogenen Auswertungen zur Buchungskontrolle und zur Ermittlung des Betriebsergebnisses. 2.5 Eigene Daten Abbildung 2.6: Menü Eigene Daten 10
KAPITEL 2. DIE MENÜS DER KASSE Das Menü Eigene Daten enthält den Makro-Assistenten und kann mit Menüpunkten zum Starten eigener Abfragen erweitert werden. Die Details sind im Select- Line Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Eigene Daten 2.6 Schnittstellen Abbildung 2.7: Menü Schnittstellen Über Schnittstellen bietet Ihnen das Programm eine Auswahl verschiedener Importsowie Exportmöglichkeiten sowie verschiedene Verfahren zum Datenaustausch an. Die Details sind im SelectLine Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Schnittstellen 2.7 Fenster Abbildung 2.8: Menü Fenster Im Menü Fenster können Sie die Anordnung der geöneten Fenster organisieren. Die Details sind im SelectLine Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Menü "Fenster" 2.8 Hilfe Das Menü Hilfe bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um mehr Informationen und Tipps für das Arbeiten mit den SelectLine Programmen zu erhalten. Informationen über - Kalender - Rechner - Nachricht senden - Homepage - Newsletter - Dokumente und weitere Details hierzu erhalten Sie im SelectLine Systemhandbuch. Hilfe 11
2.8. HILFE Abbildung 2.9: Menü Hilfe Unter Hilfeindex nden Sie die Beschreibung der einzelnen Programmfunktionen, die thematisch gegliedert sind bzw. in der Sie gezielt über Suchbegrie Informationen abrufen können. Interessante Anregungen über zusätzliche Verfahrensweisen nden Sie im Tipp des Tages. Informationen zur Programmversion bzw. zur Datenbank stehen unter Programmversion bzw. Systeminformation bereit. Über Registrierung kann ein als Demoversion installiertes SelectLine-Programm in eine registrierte Vollversion umgewandelt oder eine Lizenzänderung vorgenommen werden. Geben Sie dazu Firmenname, PLZ und Ort in der Form genau so ein, wie in Ihrem Registrierungsbescheid ausgewiesen. Sowohl An- und Abmeldung für den SelectLine-Newsletter als auch das Önen der SelectLine-Homepage regeln Sie über den Menüpunkt Hilfe. Die Ereignisanzeige bzw. die Meldungsliste protokollieren alle Vorgänge bzw. Programmmeldungen innerhalb der SelectLine-Anwendung. Auch ein Nachrichtenaustausch (Nachricht senden) zwischen den aktiven Nutzern kann hierüber organisieren werden. Um bei Problemen ggf. schnell und eektiv mit Ihrem Fachhändler zu kommunizieren haben Sie die Möglichkeit ein Fernwartungstool in den Programmeinstellungen zu integrieren (Vgl. SelectLine Systemhandbuch). 12
3 Mandanten 3.1 Vorüberlegung Das Programm kann gleichzeitig die Datenbestände mehrerer Firmen - Mandanten - verwalten. Allgemeingültige Daten, wie Passwörter, Postleitzahlen, Finanzämter, Formeln, Schriften und Etiketten werden zentral in der Datenbank SL_Daten (SQL) bzw. im Verzeichnis Daten (BDE) verwaltet. Diese vom Mandanten unabhängigen, so genannten Programmdaten werden vom Programm geliefert und ggf. per Update aktualisiert (Bankarchiv, PLZ) oder sie werden erst mit der Nutzung erstellt (Passwörter). Für die mandantenspezischen Daten wie Bankbezüge, Kunden, Lieferanten, Geschäftsvorfälle etc., wird für jeden Mandanten ein eigener Datenbestand verwaltet. Je Mandant wird dazu bei einer BDE-Installation im Verzeichnis Daten ein neues Verzeichnis unter dem Namen M, ergänzt um die Mandantennummer, angelegt. mandantenunabhängig mandantenabhängig In den SQL-Programmversionen werden die mandantenabhängigen Daten in getrennten Datenbanken am SQL-Server verwaltet; im Beispiel in der Datenbank Sl_mtest. Für jahresabhängige Daten, wie Konten, Anlagespiegel, Kostenstellen und -träger, werden unter dem Mandantenverzeichnis bzw. der Mandantendatenbank weitere Ordner für die jeweiligen Jahre angelegt. Im BDE-Verzeichnis wird der Unterordner aus dem Buchungsjahr und dem Startmonat gebildet. Zum Beispiel beginnt das Buchungsjahr im Januar 2009, so wird der Unterordner 200901 angelegt. In der SQL-Version wird die Jahresdatenbank zusätzlich noch um die Bezeichnung der Mandantendatenbank ergänzt; im Beispiel Sl_mtest-200901. Auch wenn Sie selbst nur die Daten einer Firma verwalten wollen, können Sie die Mandantenfähigkeit dazu nutzen, an einem Testmandanten mit überschaubarem Datenbestand das Programm kennenzulernen und Aktionen, deren Ausgang Ihnen unklar erscheinen, erst einmal mit dem Testmandanten auszuprobieren. jahres-abhängig Hinweis 3.2 Mandant anlegen Über das Menü Mandant erreichen Sie den Dialog zur Anlage eines neuen Mandanten. Mit Hilfe eines Assistenten werden Sie in aufeinander folgenden Dialogen Mandant neu 13
3.2. MANDANT ANLEGEN zur Eingabe der spezischen Mandantendaten aufgefordert. Abbildung 3.1: Mandant anlegen Mandantennummer Land Währung Hinweis Vorlagemandant Die Mandantennummer kann aus maximal 6 Zeichen bestehen. Da diese Nummer zur Erstellung eines Verzeichnisses innerhalb des Datenverzeichnisses genutzt wird, darf sie neben Ziern und Buchstaben nur Zeichen enthalten, die den Konventionen für gültige Dateinamen entsprechen. Das Programm prüft Ihre Eingabe und weist Sie ggf. auf Unzulänglichkeiten hin. In Abhängigkeit vom gewählten Land werden länderspezische Funktionalitäten im Programm freigeschalten bzw. gesperrt. Bei lizenziertem SelectLine DACH- Modul kann zusätzlich zur Schweiz auch ein Mandant aus Deutschland und Österreich angelegt werden.die Leitwährung ist beim Anlegen eines neuen Mandanten dem gewählten Land entsprechend. Ein neuer Kassenbuch-Mandant kann auch zu einem vorhandenen Nicht-Kasse- Mandanten (z.b. ein bisher reiner Auftragsmandant) angelegt werden. Der bestehende Mandant wird um die Kassenbuch-Daten erweitert. Über den Schalter wählen Sie den entsprechende Mandant aus einer Liste aus. Um Mandanten aus anderen Programmen angezeigt zu bekommen, aktivieren Sie in der angezeigten Liste die Option Mandanten aller Programme anzeigen. Die Nicht-Kasse-Mandanten werden grau dargestellt. In den SQL-Programmversionen sind für das Anlegen von Mandanten die Rechte eines Datenbank-Administrators erforderlich. Im Installationsumfang sind die Vorlagemandanten VKMU für die Schweiz und SKR03 und SKR04 für Deutschland oder RLG für Österreich enthalten. Der Vorlagemandant bestimmt das Mandantenland des neuen Mandanten, d.h. wird ein österreichischer Mandant angelegt, muss auch ein österreichischer Vorlagemandant verwendet werden. Aus den Vorlagemandanten werden Konten, Steuerschlüssel, 14
KAPITEL 3. MANDANTEN Kontenplan, Umsatzsteuerzuordnungen und Abschreibungsarten in den neu angelegten Mandanten übernommen. Bei einem Jahreswechsel können neue Konten und sonstige Änderungen und Erweiterungen aus dem aktualisierten Vorlagemandanten übernommen werden. 3.2.1 Wirtschaftsjahr Der Assistent zur Anlage eines Mandanten führt Sie nach der Auswahl des Vorlagemandanten zur Festlegung des Geschäftsjahresbeginn. Hier legen Sie Startmonat und Startjahr fest. Es ist auch möglich ein abweichendes Wirtschaftsjahr anzulegen. Das Buchungsjahr ist dann abweichend, wenn es nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt. Liegt ein abweichendes Wirtschaftsjahr vor, wird dieses vom Programm automatisch berücksichtigt und beim Buchen entsprechend geprüft. abweichendes Wirtschaftsjahr Abbildung 3.2: Beginn Wirtschaftsjahr Bei allen periodenbezogenen Auswertungen ist die Eingabe des Auswertungszeitraumes nur innerhalb des Buchungsjahres möglich. Unberührt von der Einstellung des Geschäftsjahres bleiben die Umsatzsteuerauswertungen. Sie beziehen sich stets auf das Kalenderjahr. Daten, die für eine Umsatzsteuerauswertung relevant sind, werden vom Programm aus den angrenzenden Buchungsjahren geholt. Die Anzahl der Monate im Wirtschaftsjahr ist fest vorbelegt mit 12 Monaten und kann nicht über das Programm angepasst werden. 3.2.2 Versteuerungsart Sie können zwischen der Versteuerungsart vereinbart oder vereinnahmt wählen. vereinbart vereinnahmt 15
3.2. MANDANT ANLEGEN vereinnahmte Versteuerung Bei der Abrechnung der Steuer nach vereinbarten Entgelten muss die steuerpichtige Person das Entgelt in derjenigen Abrechnungsperiode deklarieren, in der sie die Leistungen ihren Kunden in Rechnung gestellt hat. Dementsprechend kann sie die Vorsteuer in der Abrechnungsperiode abziehen, in welcher sie die Rechnung vom Leistungserbringer erhalten hat. Bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten entsteht die Umsatzsteuerschuld hingegen in dem Moment, in dem die steuerpichtige Person das Entgelt tatsächlich erhält. Der Anspruch auf den Vorsteuerabzug entsteht im Zeitpunkt der Bezahlung. Diese Abrechnungsart ist auch möglich, wenn eine Debitorenbuchhaltung geführt wird. Das Buchen von Ausgangsrechnungen ist bei beiden Formen gleich. Programmintern wird jedoch bei der vereinnahmten Versteuerung der Steuerbetrag auf das im Steuerschlüssel hinterlegte "Nicht fällig"-konto gebucht. 3.2.3 Versteuerungsmethode 3.2.3.1 Saldosteuersatz- und Pauschalsteuersatz-Methode ˆ Generelle Information Es ist möglich (ab Version 11.5), Mandate im Rechnungswesen über die sogenannte Saldosteuersatz- und Pauschalsteuersatz-Methode zu führen und abzurechnen. Weiter ist es auch möglich, im Auftrag den Export für das Rechnungswesen dafür aufzubereiten. Aufgrund der relativ langen Begriserklärungen und Schreibweisen einigten wir uns auf den durchgängigen Terminus pauschal der aber selbstverständlich auch die Saldosteuersatz-Methode beinhaltet. Hier zeigen wir die Unterschiede auf: Abbildung 3.3: Steuermethode ˆ Ausnahme Wenn in der Pauschalsteuersatz-Methode mehr als zwei Steuersätze verwendet werden, kann dies bei Bedarf so verbucht, aber nicht mehr mit dem von uns hinterlegten Formular ausgewertet werden. Die eidgenössische Steuerverwaltung schreibt in diesem Fall für die Deklaration die Verwendung eines Mischsatzes vor, mit dem die zu entrichtende Steuer des Gesamtumsatzes berechnet wird. ˆ Informationen 16
KAPITEL 3. MANDANTEN Weitere Informationen zur ganzen Thematik und den verschiedenen Steuersätzen entnehmen Sie der Broschüre MWST-Info 12 Saldosteuersätze der eidgenössischen Steuerverwaltung. Die Versteuerungsmethode schlägt standardmässig eektiv vor, dies kann erst bei einem Jahreswechsel wieder geändert werden. Auswahl: ˆ eektiv ˆ pauschal: Saldosteuersatz- und Pauschalsteuersatz-Methode Versteuerungsmethod 3.2.4 Zusätzliche Optionen Bereits bei der Anlage eines Mandanten können Sie sich für die Kostenrechnung, deren Option Ihnen nur bei lizenziertem Kosten-Modul zur Verfügung steht, entscheiden. Für die OP-Verwaltung kann ausserdem noch festgelegt werden, ob Personenkonto und Kontonummer identisch sein sollen oder asynchron, d.h. Kunden-/ Lieferantennummer wird abweichend von dem Personenkonto verwaltet, gearbeitet wird. Die Mandantenoptionen können in den Einstellungen des Mandanten nach Anlage nochmals angepasst werden. Mandantenoptionen 3.3 Mandant wählen Über Mandant / Wechseln oder über Applikationsmenü / Wechseln können Sie zu einem anderen Mandanten bzw. in einen anderen Zeitraum wechseln. Abbildung 3.4: Mandant wählen Der gerade aktive Mandant wird zusammen mit dem aktiven Zeitraum ständig in der Statuszeile angezeigt. In einer Tabelle werden alle für das Programm verfügbaren Mandanten, in der SQL- Version alle für den Nutzer freigegebenen Mandanten angezeigt. Per Doppelklick oder über den Schalter wird der gewünschte Mandant ausgewählt. 17
3.4. MANDANTENEINSTELLUNGEN Mit dem Schalter können Sie nicht mehr benötigte Mandanten entfernen. Es darf sich dabei aber nicht um den aktuell geöneten Mandanten handeln. Das Programm lässt sich den Löschvorgang zweimal bestätigen, da die Daten unter Umständen auch noch von anderen Programmen genutzt werden. Anschliessend wird das komplette Mandantenverzeichnis im Ordner Daten bzw. die Mandantendatenbank im SQL-Server gelöscht. Ein neuer Zeitraum wird mit dem Jahreswechsel über das Menü Kasse / Jahreswechsel angelegt. 3.4 Mandanteneinstellungen Über Mandant / Einstellungen werden Details und Voreinstellungen zum Programmverhalten für den entsprechenden Mandanten festgelegt. Über die Baumstruktur wechseln Sie zwischen den einzelnen Seiten. Egal auf welchem Reiter der Mandanteneinstellungen Sie sich benden, in der obersten Zeile wird Ihnen immer der Buchungszeitraum des aktuellen Jahres und des Vorjahres und der verwendete Vorlagemandant angezeigt. Diese Einstellungen können nicht mehr über eine Programmfunktion angepasst werden. Abbildung 3.5: Mandant Einstellungen 3.4.1 Adresse Seite Adresse Auf der Seite Adresse können Sie die Anschriftsdaten Ihres Mandanten ergänzen, da bei der Neuanlage nur der Mandantenname erfasst werden konnte. 18
KAPITEL 3. MANDANTEN Durch Mausklick auf die Symbole der Eingabefelder Telefon-, E-Mail- oder Internetverbindung werden bei vorhandener Software automatisch die entsprechenden Programme gestartet. Durch Klick mit der rechten Maustaste auf das Telefonsymbol gelangen Sie in die Maske zur Telefon-Konguration. Nähere Erläuterungen hierzu nden Sie unter Abschnitt Tapi- Konguration im System-Handbuch der SelectLine- Programme. Die hier hinterlegte Währung ist die Leitwährung des Mandanten. Sie ist fest auf CHF eingestellt und kann grundsätzlich nicht angepasst werden. Sie gelangen auch per Doppelklick auf die Mandantennummer in der Statusleiste in die Mandanteneinstellungen. Hinweis 3.4.2 Finanzamt Hier wählen Sie das für Sie zuständige Finanzamt Ihres Kantons. Abbildung 3.6: Finanzamt 19
3.4. MANDANTENEINSTELLUNGEN 3.4.3 Optionen Seite Optionen Kostenrechnung Auf der Seite Optionen nden Sie die Versteuerungsart und Versteuerungsmethode wieder. Die Werte stehen fest und können über die Mandanteneinstellungen nicht angepasst werden. Allerdings ist es möglich über entsprechende Programmfunktionen von Ist- auf Sollversteuerung zu wechseln. Bei lizenzierter Kostenrechnung können Sie für jeden Mandanten eine begleitende Kostenrechnung einstellen. Ist die Option deaktiviert, stehen Ihnen zwar noch alle entsprechenden Menüpunkte zur Verfügung, Sie erhalten allerdings einen Hinweis auf die Mandantenoption, wenn ein solcher Menüpunkt aufgerufen werden soll. Abbildung 3.7: Mandanten Optionen 3.4.4 Buchungsmaske Kassen Buchungsmaske Hier kongurieren Sie die Kassenbuchungsmaske. 20
KAPITEL 3. MANDANTEN Abbildung 3.8: Buchungsmaske Benutzereinstellungen: Graue Plustaste schliesst die Buchung ab: Grundsätzlich sollte man sich mit der Enter-Taste von Eingabefeld zu Eingabefeld bewegen. Wenn alle Eingaben erfolgten, schliesst diese auch den Buchungssatz ab. Die graue Plustaste bewirkt ein vorzeitiges Abschliessen des Buchungssatzes. Eingabe in Rappen: Bei aktivierter Taste muss die Eingabe in Rappen erfolgen, die letzten zwei Positionen werden als Nachkommastellen erkannt. Währungsumrechnung in EUR anzeigen: Bei aktivierter Maske wird ebenfalls der EURO Betrag angezeigt. Mandanteneinstellungen: Die ersten fünf und die letzten zwei Optionen erklären sich selbst. Es ist möglich, in der Buchungsmaske anstelle von Kontonummer Kategorien einzutragen. Diese sind im Kontenstamm festzulegen. Ist für die Buchungsmaske die Option "Kategorie verwenden" gesetzt, wird z.b. die im Feld "Konto" eingegebenen Kategorie Kfz automatisch durch die Kontonummer 4530 ersetzt, wenn im Konto 4530 als Kategorie Kfz eingetragen ist. Benutzer einstellungen 3.4.5 EB-Werte (Erönungs-Bestand) Für Kassen/Banken/Anlagen können hier Anfangswerte erfasst werden, wenn diese über Kasse - Bankbezug (Typ Anlage) angelegt wurden. Über "Bearbeiten" oder Doppelklick können die automatisch mit dem Wert Null angelegten Erönungsbuchungen verändert werden. Weiterhin besteht über "Extras" die Möglichkeit, die EB-Werte mit den Vorjahressalden zu aktualisieren. EB-Werte 21
3.4. MANDANTENEINSTELLUNGEN Abbildung 3.9: Mandant bearbeiten 3.4.6 Fibuexport Fibu-Kopplung Es sind die u.a. Kopplungen möglich. Nach erfolgter Auswahl sind die entsprechenden Felder zu ergänzen bzw. die Parameter zu setzen. Abbildung 3.10: Fibuexport 22
KAPITEL 3. MANDANTEN 3.4.7 Freie Felder Jedem Mandanten stehen so genannte "Freie Felder" zur Verfügung. Den freien Feldern können Sie selbst eine Bedeutung geben und über den Schalter eine passende Bezeichnung für die Bildschirmanzeige und den Ausdruck zuordnen. Besonderheit für das kaufmännische UND (&, engl. Ampersand): Wenn ein & in der Feldbezeichnung angezeigt werden soll, ist noch ein zweites einzugeben: &&. Freie Felder Hinweis Abbildung 3.11: Freie Felder Die Felder sind wie folgt deniert: ˆ 2 Textfelder mit jeweils 30 Zeichen ˆ 2 Felder für Dezimalzahlen ˆ 2 Felder für ganze Zahlen ˆ 2 Felder für Datumseingaben ˆ 4 Optionsfelder Die Datenplatzhalter für den Ausdruck der Feldbezeichnungen nden Sie jeweils in der Platzhaltergruppe "Dokument". Siehe auch unter Formulareditor - Platzhalter. 3.4.8 Zugrisrechte Die Seiten Zugrisrechte und Listeneinstellungen gibt es nur in den Programmversionen für die SQL-Datenbank. 23
3.4. MANDANTENEINSTELLUNGEN Zugrisrechte Die Zugrisrechte resultieren aus der Rechteverwaltung des SQL-Servers. Auf dieser Seite erhalten Sie einen Überblick über alle unter Applikationsmenü / Passwörter angelegten Nutzer und deren Zugrisrechte auf den aktiven Mandanten. Mit den Pfeilsymbolen können Sie den ausgewählten Nutzern den Zugri auf diesen Mandanten erlauben bzw. entziehen. Hierzu sind allerdings die Rechte eines Datenbank-Administrators erforderlich. Abbildung 3.12: Zugrisrechte Listen einstellungen Voreinstellungen für den Aufbau aller Tabellen/Listen beim Önen nehmen Sie auf dieser Seite vor. Die Einstellungen gelten für alle Tabellen des Mandanten. Optionen können aber auch unter Mandant / Einstellungen / Vorgabewerte speziell für jede Tabelle gesetzt werden. Es sollte also je Tabelle entschieden werden, welche Arbeitsweise zum optimalen Ergebnis führt. Nähere Erläuterungen nden Sie hierzu unter dem Abschnitt Vorgabewerte im System-Handbuch der Selectline-Programme. 3.4.9 Listeneinstellungen Datensätze für Paging letzte Suchwerte Mandant / Einstellungen (Seite Listeneinstellungen) Unter Datensätze für Paging wird die Anzahl der vom Server auf den Arbeitsplatz geholten Datensätze festgelegt. Bitte beachten Sie dazu auch die Hinweise unter Funktionalität in Tabellen. Der Wert der letzten Suche über die Suchzeile wird gespeichert und als Suchwert beim erneuten Önen vorbelegt. 24
KAPITEL 3. MANDANTEN Bei gesetzter Option Listen nur mit aktuellem Datensatz önen wird beim Önen der Liste nur der zuletzt verwendete Datensatz angezeigt. In Auswahllisten wirkt dies nur, wenn die Liste ohne Eingabe eines Suchbegries aufgerufen wird. Andernfalls wird die Einstellung unter Schlüssel "Bei ungültigem Datensatz" beachtet. Bei aktivierter Option kann eine beliebige Teilzeichenfolge auch mit vorangestelltem % gesucht werden. Es ist ggf. je Tabelle zu entscheiden, welche Arbeitsweise zum optimalen Ergebnis führt. Dazu können diese Optionen über Vorgabewerte speziell für jede Tabelle gesetzt werden. Hinweis Abbildung 3.13: Listeneinstellungen 3.4.10 Regionaleinstellungen Unter Mandant / Einstellungen (Seite Regionaleinstellungen) denieren Sie die Druckseparatoren: ˆ Dezimaltrennzeichen und ˆ Tausendertrennzeichen 25
3.4. MANDANTENEINSTELLUNGEN 26
4 Kasse Im SelectLine Kassabuch können Sie Kassen, Banken und Anlagen bebuchen. Diese müssen in Kasse / Konten / Bankbezüge angelegt sein. Im Kassabuch ist die Verwaltung der oenen Posten inkl. Debitoren und Kreditoren, sowie automatischer Zahlungsverkehr und Mahnwesen integriert. Wird für den aktuellen Mandanten die SelectLine Finanzbuchhaltung genutzt, bekommen diese Programmpunkte nur informative Bedeutung. Beim Funktionsaufruf wird auf die Finanzbuchhaltung verwiesen. Hinweis 4.1 Buchen 4.1.1 Jahreswechsel Abbildung 4.1: Jahreswechsel Über Kasse / Buchen / Jahreswechsel generieren Sie einen neuen Buchungszeitraum. Gleichzeitig wird Ihnen eine Übernahme von Konten, Salden und Kostenstellen/- trägern angeboten. Sie sollten die Salden in jedem Fall als Vorträge übernehmen, um aussagefähig und zeitgleich im neuen Jahr buchen zu können, obwohl das vorige noch nicht endgültig abgeschlossen ist. Der Jahreswechsel kann beliebig oft wiederholt werden. Intern werden nur die sich ergebenden Dierenzen verbucht. Während des Jahreswechsels werden übernommen: ˆ die Konten entsprechend des ausgewählten Modus ˆ die Salden der in den Bankbezügen hinterlegten Finanzkonten ˆ die Oenen Posten Jahreswechsel 27
4.1. BUCHEN Fehlerprotokoll ˆ die Mahnungen entsprechend der Oenen Posten Falls es Änderungen in der Kontenstruktur (Typ, Funktion, Zuordnung) gibt, oder Konten im aktuellen Jahr fehlen, werden die Konten in einem Fehlerprotokoll aufgelistet. 4.1.2 Buchen 4.1.2.1 Kassenbewegungen buchen Institut auswählen Aufbau der Buchungsmaske Bevor sich die Buchungsmaske önet, muss die zu bebuchende Kasse bzw. Bank ausgewählt werden. Fehlende können Sie auch an dieser Stelle neu anlegen. Die Bezeichnung der ausgewählten Kasse bzw. Bank steht als Überschrift in der Buchungsmaske. Der aktive Buchungszeitraum wird mit der Mandantenwahl eingestellt. Für so gut wie alle verwalteten Daten gibt es eine Gesamtansicht in Tabellenform und eine Bearbeitungsansicht für den einzelnen Datensatz. Abbildung 4.2: Dialogbuchen Um beim Buchen nicht zwischen den Ansichten wechseln zu müssen, ist die Buchungsmaske geteilt in einen oberen Eingabebereich und einen darunter liegenden Tabellenbereich mit der Liste aller erfassten Buchungen. Mit dem Abschluss einer Buchung wird diese in die Liste übernommen und der Bereich zur Eingabe ist wieder leer. 28
KAPITEL 4. KASSE Über die Funktionsleiste leeren Sie den Eingabebereich zum Erfassen einer neuen Buchung, speichern Sie eine Änderung, verwerfen Sie Ihre Eingaben oder Löschen Sie eine selektierte Buchung. Welche Schalter aktiv oder inaktiv sind, ist abhängig vom Bearbeitungsstatus der Buchung. Über erreichen Sie folgende Einstellungen und Zusatzfunktionen: ˆ Maske kongurieren ˆ Eingabereihenfolge ˆ Negativprüfung Der Kassenbestand darf nicht negativ werden. Um die Buchung ggf. zu ändern, die zum negativen Saldo führte, kann man diese für den zurückliegenden Monat über die Negativprüfung ermitteln lassen. ˆ Fibuexport zurücksetzen Exportierte Buchungen sind in der Liste der Buchungen durch eine veränderte Schriftfarbe (grau) gekennzeichnet. Belegweise kann der Fibuexport zurückgesetzt werden. Wurde über Fibu direkt exportiert, wird gleichzeitig der entsprechende Buchungssatz in der Finanzbuchhaltung storniert. ˆ Zahlungen neu nummerieren Das Verhalten der Eingabefelder kann über ihr Kontextmenü oder über die Funktion Eingabereihenfolge geregelt werden. Für die Erfassung des Buchungsdatums ist nur der Tag einzugeben. Der jeweilige Monat ist auszuwählen. Die Belegnummer der Buchung kann manuell eingetragen oder automatisch hochgezählt werden, je nach gesetzter Option unter Mandant / Einstellungen Seite: Buchungsmaske. Dort kann weiterhin eingestellt werden, ob die Belegnummerneingabe Picht ist oder ob nur eine Warnung erfolgen soll. Hier wird das zu bebuchende Konto eingetragen. Das Gegenkonto ist das in Kasse / Banken /Anlagen eingetragene Fibu-Konto. Mit diesem wir der Buchungssatz komplettiert. Ein in Kassen / Banken / Anlagen zugeordnetes Konto sollte nur über ein Transferkonto bebucht werden! Ist im Konto ein Autotext hinterlegt, wird dieser als Vorschlag in die Buchung übernommen. Die Buchungstexte aus Kasse / Konstanten / Buchungstexte erhalten Sie durch Eingabe des Buchungstextschlüssels. Über Einstellungen und Zusatzfunktionen - Maske kongurieren können Sie regeln, ob die Buchungstexteingabe Picht ist oder ob nur eine Warnung erfolgen soll. Der Betrag kann in einer beliebigen Währung erfasst werden. Die Maske über Schalter "Kurs" zeigt die entsprechenden Kurse und die Beträge, wenn bereits erfasst, in Leit- und Fremdwährung. Funktionsleiste Eingabefelder Datum Beleg Konto Text Kurs/Währung 29
4.1. BUCHEN Brutto Steuer Kostenstelle Als Betrag ist immer der Brutto-Betrag einzugeben. Ist im Konto der Steuerschlüssel hinterlegt, wird dieser in die Buchung übernommen. Er kann geändert bzw. wenn nicht vorbelegt, erstmals eingetragen werden. Ist für den aktuellen Mandanten die Kostenrechnung aktiv, gibt es ein weiteres Eingabefeld zur Erfassung der Kostenstelle. 4.1.2.2 Einstellungen für die Buchungsmaske Funkionen Grundsätzlich sollte man sich mit der [Enter]-Taste von Eingabefeld zu Eingabefeld bewegen. Diese schliesst auch den Buchungssatz ab. Zudem lässt sich die Buchungsmaske optimal kongurieren. Zu den entsprechenden Menüs gelangen Sie über die Schaltäche "Funktionen". Abbildung 4.3: Maske kongurieren Benutzereinstellungen ˆ "graue Plustaste bucht im Haben" - des SOLL-Kontos ˆ Eingabe in Rappen: Bei aktivierter Position muss der Betrag in Rappen eingegeben werden, die letzten beiden Stellen werden als Kommastelle interpretiert. ˆ Währungsumrechnung in EUR anzeigen: Aktiviert wird der Betrag ebenfalls in EURO angezeigt Mandanteneinstellungen ˆ Die ersten fünf und die letzten zwei Optionen erklären sich selbst. ˆ "Kategorien verwenden" Es ist möglich, in der Buchungsmaske anstelle von Kontonummer Kategorien einzutragen. Diese sind im Kontenstamm festzulegen. Ist für die Buchungsmaske die Option "Kategorie verwenden" gesetzt, wird z.b. die im Feld 30
KAPITEL 4. KASSE "Konto" eingegebenen Kategorie Kfz automatisch durch die Kontonummer 4530 ersetzt, wenn im Konto 4530 als Kategorie Kfz eingetragen ist. Die Reihenfolge der Eingabe lässt sich beeinussen. Es kann für jedes Feld festgelegt werden, ob sein Inhalt "festgehalten" und das Feld "übersprungen" werden soll. Die Einstellungen erreichen Sie über ein Kontextmenü in der Buchungsmaske oder über das Funktionsmenü. Die Felder, für die dies zutrit, sind in der Buchungsmaske gekennzeichnet: Eingabereihenfolge Abbildung 4.4: Eingabereihenfolge 4.1.2.3 Zahlungen buchen Wird für einen Mandanten das SelectLine Kassabuch mit der SelectLine Finanzbuchhaltung eingesetzt, berührt eine Zahlung im Kassabuch die oenen Posten erst nach dem Direktexport der Kassenzahlungen in die Fibu. Die Zahlung ist ein neuer OP geworden, gegen den ein passender Rechnungs-OP manuell ausgeglichen werden kann. Die im Folgenden geschilderten Möglichkeiten gibt es in diesem Fall in der Kasse nicht. Wenn Sie das SelectLine Kassabuch für einen Mandanten nutzen, für den nicht das Rechnungswesen installiert ist, erkennt das Programm an der Buchung Kassen/Banken/Anlagen-Bezug gegen ein Personenkonto, dass mit der Zahlung eine oene Verbindlichkeit oder Forderung ausgeglichen werden soll. Wurde der oene Betrag nicht komplett gezahlt, muss entschieden werden, wie mit dem Fehlbetrag zu verfahren ist. Um den Fehlbetrag nachzufordern bzw. zu verfolgen, kann ein Rest-OP gebildet werden. Handelt es sich um einen geringfügigen Fehlbetrag, kann Nachlass gewährt werden. Das bedeutet, je nach konkreter Sachlage, wird beim Buchen der Zahlungen von Forderungen oder Verbindlichkeiten lt. Kontoauszug der Programmdialog variieren. 31
4.2. KONTEN 4.2 Konten 4.2.1 Bankbezüge Unter Kasse / Konten / Bankbezüge verwalten Sie die Bankverbindungen und Kassen Ihres Mandanten. Abbildung 4.5: Bankbezüge Nummer Typ Fibu-Konto Währung Die Nummer ist der zweistellige Datensatzschlüssel der Bankbezüge. Bankbezüge vom Typ "Bank" sind in der Regel Finanzkonten bei einer Bank. Bankbezüge vom Typ "Kasse" kommen bei Barzahlungen von Rechnungen zur Anwendung. Das Fibu-Konto ist das Finanzkonto, auf das die Zahlungen eines Zahlungslaufs gebucht werden. Für den Kontenrahmen VKMU könnte es beispielsweise das Konto 1020 sein. Bankbezüge können in beliebiger Währung geführt werden. Die weiteren Felder Bankendetails, IBAN und BIC sowie Infos für VESR sind falls erforderlich hier auszufüllen. 4.2.2 Konten Die Verwaltung der Kontenstammdaten erfolgt je Buchungsjahr. 32
KAPITEL 4. KASSE Die Kontenstammdaten, die immer im Komplex mit dem Kontenplan zu betrachten sind, werden über Kasse - Konten verwaltet. Seite Konto Abbildung 4.6: Konten Konto ist das Schlüsselfeld der Konten. Es erlaubt die Eingabe einer 15-stelligen Zeichenkette, also auch Buchstaben und Sonderzeichen. Mit der Eingabe des Kontos erhalten die Datensätze zusätzlich eine numerische Kontonummer. Dies ist zu beachten, wenn die Konten in numerischer Reihenfolge angezeigt werden sollen. Sortieren Sie dann nach Kontonummer! Für die Bezeichnung des Kontos stehen Ihnen 40 Zeichen zur Verfügung. Der Autotext wird beim Buchen als Buchungstext übernommen, solange das entsprechende Eingabefeld in der Buchungsmaske noch keine Eintragung hat. Die Zuordnung ist für den Kontenplan von Bedeutung. Bei der Prüfung des Kontenplanes auf logische Richtigkeit wird geprüft, ob die Zuordnung in der Erfolgsrechnung oder in die Bilanz auch der Zuordnung lt. Konto entspricht. Der Typ bestimmt die Art der Verwendung des Kontos beim Buchen und ist somit dessen wichtigstes Kennzeichen. Finanzkonto für typische Finanzkonten wie Bank, Postbank und Kasse, auch für Transferkonten. Wird ein Finanzkonto an ein "nicht" Finanzkonto gebucht, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit einen Steuerschlüssel und Skontowert einzugeben. Konto Hinweis Bezeichnung Autotext Zuordnung Typ 33
4.2. KONTEN Steuercode (Steuerschlüssel) Kategorie Buchungssperre ab Konto nur indirekt buchen Steuercode (Steuerschlüssel) feststellen Kontenblatt verdichten Debitor für Kundenkonten. Die Personenkonten 10000 bis 69999 sind hierfür ein typischer Bereich. Kreditor für Lieferantenkonten. Die Personenkonten 70000 bis 99999 sind hierfür ein typischer Bereich. Umsatzsteuer Konten dieses Typs können mit Umsatzsteuerschlüssel gebucht werden. Das bedeutet, diesen Konten wird dann automatisch der um den Umsatzsteuerbetrag geminderte Buchungsbetrag zugewiesen. Bei Buchungen von Umsatzsteuerkonto gegen Umsatzsteuerkonto ist kein Steuerschlüssel zulässig. Buchungen gegen Erwerbssteuerkonto und Vorsteuerkonto sind nicht erlaubt. Vorsteuer Konten dieses Typs können mit Vorsteuerschlüssel gebucht werden. Das bedeutet, diesen Konten wird dann automatisch der um den Vorsteuersteuerbetrag geminderte Buchungsbetrag zugewiesen. Bei Buchungen von Vorsteuerkonto gegen Vorsteuerkonto ist kein Steuerschlüssel zulässig. Buchungen gegen das Umsatzsteuerkonto sind nicht erlaubt. Steuerfrei Konten dieses Typs können nicht mit Steuerschlüssel gebucht werden. Ist als Kontentyp Umsatzsteuer oder Vorsteuer ausgewählt, kann ein Steuerschlüssel eintragen werden. Dieser wird dann beim Buchen vorgeschlagen. Es ist möglich, in der Buchungsmaske anstelle von Kontonummern Kategorien einzutragen. Die Eingabe einer 15-stelligen Zeichenkette, also auch Buchstaben und Sonderzeichen, ist möglich. Beispiel: Konto 4530 - Laufende Kfz-Betriebskosten Kategorie Kfz Ist für die Buchungsmaske die Option "Kategorie verwenden" gesetzt, wird die im Feld "Konto" eingegebenen Kategorie Kfz automatisch durch die Kontonummer 4530 ersetzt. Konten, die nicht mehr bebucht werden sollen, können mit einer datumsbezogenen Buchungssperre versehen werden. Ist die Option "Konto nur indirekt buchen" markiert, wird dieses Konto nicht mehr direkt, sondern nur noch als Automatikkonto bebucht (z.b. die Sammelkonten für Verbindlichkeiten und Forderungen). Markieren Sie die Option "Steuercode feststellen", wenn Sie sicherstellen möchten, dass das eingestellte Konto nur mit diesem Steuerschlüssel gebucht wird. Diese Option ist insbesondere dann nützlich, wenn Sie z.b. bestimmte Erlöskonten je möglichen Steuersatz bebuchen wollen. Alternativ zum Druck jeder einzelnen Buchung können auch nur die Monatssummen auf dem Kontenblatt ausgegeben werden. 34
KAPITEL 4. KASSE Wird parallel die SelectLine Anlagenbuchhaltung genutzt, können über dieses Kennzeichen die Konten selektiert werden, die später in der Anlagenbuchhaltung zur Verfügung stehen sollen. Anlagekonto Seite Einstellungen Abbildung 4.7: Konten - Seite Einstellungen Sie können jedes Konto beliebig mit Fremdwährungen bebuchen. Das heisst, in Ihre Kasse könnten bei Bedarf, Zahlungseingänge in CHF,, $ gebucht werden. Die Salden werden getrennt nach Leitwährung und Fremdwährungen ermittelt und ausgewiesen. Haben Sie oene Posten je Debitor in verschiedenen Währungen, können Sie sich sowohl einen Überblick über die Forderungen insgesamt in der Leitwährung, als auch je Währung anzeigen lassen. Um mit Fremdwährungen zu buchen, setzen Sie die entsprechende Option. Die hier eingestellte Fremdwährung ist ein Vorschlagswert, solange nicht die Option "Fremdwährung feststellen" gesetzt ist. Konten der Erfolgsrechnung oder Konten ohne Zuordnung können Kostenarten darstellen. Ist für den Mandanten die Kostenrechnung eingestellt, wird beim Bebuchen der auf Kostenart eingestellten Konten, der Betrag entweder automatisch auf die Kostenstellen aufgeteilt oder Sie werden in einem Dialogfenster aufgefordert, den Wert manuell zu verteilen. Sofern es sich nicht um eine automatische Kostenart handelt, können beim Buchen noch Korrekturen vorgenommen werden. Die Seite Adresse ist nur bei Personenkonten belegt. Sind die Adressnummern von Debitoren/Kreditoren nicht mit den Kontonummern identisch (die Option "Konto- und Adressnummer synchronisieren" ist nicht aktiv), Fremdwährung Kostenrechnung Seite Adresse 35