Prozess-/ Leistungsmodell im Facility Management

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1 Prozess-/ Leistungsmodell im Facility Management Schweizerische Zentralstelle für Baurationalisierung Steinstrasse 21 CH-8036 Zürich IFMA Schweiz Technoparkstrasse 1 CH-8005 Zürich

2 Inhalt - Durchgängiges Modell im FM für, und Kosten - Vollständige FM-Prozesslandschaft mit Standardprozessen und Best Practice-Beispielen - Zweistufiger Leistungskatalog abgestimmt auf die - Detaillierte struktur

3 Nutzen - Eigentümer und Nutzer erhalten eine standardisierte und anerkannte Grundlage zur Beauftragung von FM-. - Eigentümer und Nutzer erhalten Transparenz in Bezug auf und entsprechende Hinweise zum Preis-/Nutzenverhältnis. - Für Betreiber und Dienstleister werden, und Kosten kalkulierbar. - Für die Hochschulen und Verbände entstehen allgemein gültige Grundlagen, die direkt in der Aus- und Weiterbildung umgesetzt werden können.

4 Praxisbezug 32 Projektpartner haben bei der Erarbeitung mitgearbeitet

5 CEN/TC 348 Facility Management Informationsfluss Grundlagen Projekte in C H CEN Projekte SIA Baubegleitendes Facility Management IFMA Schweiz Kostenmodell für die Immobiliennutzung IFMA Schweiz Berufsbild Facility Manager WG 3 Quality in Facility Management WG 4 Taxonomy in Facility Management WG 5 Processes in Facility Management IFMA Schweiz / CRB ProLeMo Prozess/Leistungsmodell im Facility Management SIA Diverse Empfehlungen und Dokumentationen GEFMA Grundlagen 100-1, Leistungsspektrum CRB Gliederungen (z.b. NKS), Beschreibungen (Element + Leistung), Kennzahlen IFMA/GEFMA Muster-Leistungsverzeichnis Gebäudemanagement

6 Kosten Produkte LSP Strategieprozesse Leistung LSP01.01 Leistung LSP01.02 Leistung LSPnn.nn N100 Grundstück N300 Bauobjekt N300-0 Strategie und Steuerung N300-1 Kaufmännisches Produkt P1.0 Produkt P2.0 Produkt P3.0 N300-2 Grundabgaben Produkt P4.0 LEP Steuerungsprozesse Leistung LEP01.01 Leistung LEP01.02 Leistung LEPnn.nn Service-Level, Qualität N300-3 Erhaltung N300-4 Betrieb N300-5 Mietaufwand N300-6 Kapitalzinsen N300-7 Abschreibungen N300-8 Dienste LOP Operative Leistung LOP01.01 Leistung LOP01.02 Leistung LOPnn.nn N300-9 Übriger Aufwand N400 Umgebung N600 Nebenkosten Sicht Eigentümer Sicht Dienstleister Sicht Eigentümer Sicht Mieter/Nutzer

7 der Bewirtschaftung Operativ Steuerung Strategie Investor Projektmanager Planer Unternehmer Erstellung/Erhaltung ProLeMo Eigentümer Facility Manager Dienstleister Mieter Nutzer... Bewirtschaftung Support-Services 1... Support-Services 2 Facility Management

8 Facility Management Managementprozesse FM Normative Orientierungsprozesse Strategische Entwicklungsprozesse Controlling Information/ Kommunikation Operative Managementprozesse Personalmanagement Riskmanagement Finanzmanagement Qualitätsmanagement Geschäftsprozesse FM Marketing und Verkauf Leistungserstellungsprozesse im FM Facility Management Immobilienmarketing Projektentwicklung Strategieprozesse Erhaltungsplanung Immobilienbewertung Immobilienbewertung Projektmanagement Steuerungsprozesse Projektmanagement Immobilienfinanzierung Immobilienfinanzierung Inbetriebnahme, Abnahme Operative Inbetriebnahme, Abnahme Abbruch/Rückbau Kaufen oder Entwickeln Erstellung Bewirtschaftung Erhaltung Verkaufen oder Liquidieren Leistungsinnovation Unterstützungsprozesse FM Beschaffung EDV Dokumentation Rechnungswesen Versicherungswesen Kleinaufträge Administration

9 Bewirtschaftung Managementprozesse in der Bewirtschaftung Strategische Planung Operative Führungsprozesse Controlling Vertragsmanagement Personalmanagement Riskmanagement Finanzmanagement Qualitätsmanagement Marketing LSP Strategieprozesse LSP 01 Objektstrategie LSP 02 Strategisches Flächenmanagement Leistungserstellungsprozesse in der Bewirtschaftung LSP 03 Instandhaltungsstrategie LSP 04 Umweltstrategie FM LEP Steuerungsprozesse LEP 01 Mandatsübernahme/-übergabe LEP 02 Planung Betriebsführung LEP 03 Standards/ Service-Levels LEP 04 Budgetierung LEP 05 Auftragsmanagement LEP 06 Qualitätssicherung LEP 07 Reporting/Controlling LEP 08 Vertragsmanagement FM LOP Operative LOPE Erstellung/Erhaltung LOPE 01 Inbetriebnahme LOPK Kaufmännisch (KGM) LOPK 01 LOPK 02 Vertragsanpassung Vermietung Vermietung LOPK 03 Kündigung Vermietung LOPK 04 Mietzinsinkasso LOPK 05 Anmietung LOPE 02 Abnahme LOPE 03 Garantiemanagement LOPK 06 Vertragsanpassung Anmietung LOPK 11 Heiz-/Nebenkosten LOPK 07 Kündigung Anmietung LOPK 12 Objektdokumentation LOPK 08 Mietzinszahlung LOPK 09 Mieterbetreuung LOPK 10 Objektbuchhaltung LOPB Betrieb und Instandhaltung (TGM) LOPB 01 LOPB 02 Betrieb Störungsanalyse LOPB 03 Inspektion LOPB 04 Wartung LOPB 05 Instandsetzung LOPB 06 Versorgen LOPB 07 Energiecontrolling LOPB 08 Betriebsoptimierung LOPB 09 Reinigung und Pflege LOPB 10 Safety und Security LOPB 11 Entsorgung LOPD Dienste (IGM + FLM) LOPD 01 Operatives Flächenmanagement LOPD 02 Belegungsplanung LOPD 03 Umzüge LOPD 04 Help Desk LOPD 05 Pikett LOPD 06 Empfang LOPD 07 Konferenzraum LOPD 13 Transport LOPD 08 Schliessmanagement LOPD 14 Parkplätze LOPD 09 Telefonie LOPD 15 Wäscheservice LOPD 10 Post LOPD 16 Kleinaufträge LOPD 11 Druckerei/Kopieren LOPD 12 Catering Unterstützungsprozesse in der Bewirtschaftung Beschaffung EDV Dokumentation Rechnungswesen Versicherungswesen Ausbildung Administration

10 Beispiel einer Prozessdarstellung LEP 05 Auftragsmanagement Pr Ow: Prozess-Ziel: Optimale Abwicklung der Aufträge Messgrössen: Kundenzufriedenheit Budgeteinhaltung Vorgelagerte : LEP 02 Planung Betriebsführung LEP 03 Standards / Service-Level LEP 04 Budgetierung LOPB 04 Help Desk Keine Nachfolgende : (LSK): Leistungsbeschaffung festlegen Vertragsbedingungen erstellen Liefer- und Dienstleistungsverträge aushandeln und erstellen Auftragsplanung und erteilung festlegen Koordination der Umsetzung sicherstellen Kurzbeschrieb Der Prozess beschreibt die Planung des Auftrages, die Auftragserteilung, sowie die Koordination der Umsetzung mit den Beteiligten und den Nutzern sowie den Abschluss des Auftrages. Der Prozess Auftragsmanagement ist ein zentraler Prozess, durch welchen sämtliche FM - beschafft und alle operativen gesteuert werden. Der Prozess stellt hohe Anforderungen an die Kenntnis der Zusammenhänge im FM sowie an die Fachkompetenz in Bezug auf die gesteuerten operativen. Ein grösserer Auftrag kann aus mehreren Teilaufträgen bestehen. In diesem Fall läuft der Prozess mehrmals gleichzeitig. Solch grössere Aufträge werden auch häufig Projekte genannt.

11 Beispiel eines Flow Charts LEP 05 Auftragsmanagement Pr Ow:

12 1. Ebene in n abgebildet LEP 05 Auftragsmanagement Pr Ow: Prozess-Ziel: Optimale Abwicklung der Aufträge Messgrössen: Kundenzufriedenheit Budgeteinhaltung Vorgelagerte : LEP 02 Planung Betriebsführung LEP 03 Standards / Service-Level LEP 04 Budgetierung LOPB 04 Help Desk Keine Nachfolgende : (LSK): Leistungsbeschaffung festlegen Vertragsbedingungen erstellen Liefer- und Dienstleistungsverträge aushandeln und erstellen Auftragsplanung und erteilung festlegen Koordination der Umsetzung sicherstellen

13 1. und 2. Ebene LEP 05 Auftragsmanagement LEP Leistungsbeschaffung festlegen a Beschaffungsumfang definieren b ausschreiben und Angebote einholen LEP Vertragsbedingungen erstellen a Angebote prüfen b Vergabeantrag erstellen LEP Liefer- und Dienstleistungsverträge aushandeln und erstellen a Vertragsverhandlungen führen b Liefer- und Dienstleistungsverträge erstellen LEP Auftragsplanung und erteilung festlegen a Ressourcen planen b Dienstleistungen koordinieren LEP Koordination der Umsetzung sicherstellen a Ressourcen planen b Dienstleistungen koordinieren

14 N0 Strategie und Steuerung N01 Strategie N02 Steuerung N1 Kaufmännisches N11 Vermietung N12 Objektbuchhaltung N13 Objekdokumentation N2 Grundabgaben N21 Steuern und Beiträge N22 Versicherungen N3 Erhaltung N31 Instandsetzung/Erneuerung N4 Betrieb N41 Ver- und Entsorgung N42 Safety und Security N43 Reinigung und Pflege N44Bedienung und Instandhaltung N45 Allgemeiner Betriebsaufwand N5 Mietaufwand N51 Miet- und Pachtzinsen N6 Kapitalzinsen N61 Fremd- und Eigenkapitalzinsen N7 Abschreibungen/Rückstellungen N71 Abschreibungen N72 Rückstellungen N8 Dienste N81 Kommunikatiomns- und Infromationsdienste N82 Administrative Dienste N83 Post-, Speditions- und Transportdienste N84 Umzugs-, Raum- und Parkingsdienste N85 Infrstarukturdienste N9 Übriger Aufwand N91 Neutraler Aufwand N92 Ausserordentlicher Aufwand N93 Immobilienfremder aufwand N0 N9 N0 N7 Gebäudenutzungskosten N0 N4 Bewirtschaftungskosten

15 - Richtlinie (d/f) - Interaktives Tool - Bearbeitbare Unterlagen - Flow Charts in.vsd - Tabellen in.xls

16 Praxiserfahrung - Diverse FM-Unternehmen setzen ProLeMo erfolgreich ein - Eigentümer - F. Hoffmann-La Roche - Roche Diagnostics, - armasuisse Immobilien - Immobilienamt Kanton Zürich - SIX Group - SBB Immobilien - Institut für geistiges Eigentum - Liegenschaften-Betriebe AG - Dienstleister - InfraPost AG - Planer / Berater -intep - pom+consulting - Reso Partners

17 Praxiserfahrung - Modell bewährt sich grundsätzlich gut in der Praxis - Anwenderspezifische Eigenheiten können individuell ergänzt werden - Erkannte Schwachstellen werden in Updates behoben

18 - Europäische Normierung im FM wird erweitert - Taxonomy (Hierarchien, Strukturen und Begriffe - - Qualität, SLA - Flächen- und Volumenberechnung - Normen sind aktuell in Vernehmlassung - In Kraft ca. Anfang IFMA / crb prüfen aktuell Auswirkungen auf ProLeMo - Ausschreibungsmodell im FM