Teilnehmerunterlagen. Läuft mein junges Unternehmen rund? Workshop für die WFO Wirtschaftsförderung Oberhausen GmbH. am 6. März 2007 in Oberhausen

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1 Teilnehmerunterlagen Läuft mein junges Unternehmen rund? Workshop für die WFO Wirtschaftsförderung Oberhausen GmbH am 6. März 2007 in Oberhausen Köln Hamburg München Stolberger Str Köln Tel.: 0221 / Fax: 0221 / Ihre Ansprechpartnerin: Dipl.-Kffr. (FH) Maria Wirtz wirtz@tms.de Internet:

2 Themenübersicht Läuft mein junges Unternehmen rund? Betrieblicher Sicherheits-Check Professionell mit den Profis zusammenarbeiten Steuerberater Seite 1 Gründungen und Liquidationen * Seit 1997 Neuberechnung auf Basis der vom Statistischen Bundesamt bundeseinheitlich erfassten Gewerbean- und -abmeldungen. ** Seit 2003 Änderung in der Gewerbemeldestatistik, deshalb Modifizierung der Berechnungsmethode des IfM Bonn. Zahlen nur eingeschränkt mit Vorjahreswerten vergleichbar. Seite 2

3 Die Tücken der Gründung Gründungseuphorie verdeckt den Blick für die Realität Gründungsprozeduren können nur auf dem Papier durchdacht werden Die Persönlichkeit des Gründers determiniert den Gründungserfolg Kapitalbedarf zu Beginn der Gründung Kreditauflagen als wesentliches Gestaltungselement Gründungsverhalten pendelt zwischen Vision und Illusion Seite 3 Problemkreise in der Wachstumsphase Vermarktung Organisation Künftige Finanzierung Konkretisierung des Produktes Produktentwicklung Organisation im Unternehmen Umgang mit Banken Zielgruppen / Kundennutzen Preisgestaltung Kalkulation Vertrieb / Aktives Verkaufen Mitarbeiter Einstellung / Entlohnung Führung Klärung der eigenen Aufgabenfelder für die Zukunft Thema Rating Perspektiven mit VC-Gesellschaften und anderen Kapitalgebern Seite 4

4 Zentrale Krisen sind durch Managementfehler verursacht Finanzielle Finanzielle Ursachen Ursachen Sachliche Sachliche Ursachen Ursachen Organisatorische Organisatorische Ursachen Ursachen und und immer immer wieder wieder personelle personelle Ursachen Ursachen Mangelhafte Mangelhafte Unternehmerqualifikation Unternehmerqualifikation Unzureichender Unzureichender Informationsstand Informationsstand über über Unterstützung Unterstützung durch durch Kammern Kammern und und Verbänden Verbänden Ungenügende Ungenügende Führungskenntnisse Führungskenntnisse Mangelnde Mangelnde Praxiserfahrung Praxiserfahrung Schlechter Schlechter Führungsstil Führungsstil Unqualifizierte Unqualifizierte und und unmotivierte unmotivierte Mitarbeiter Mitarbeiter Seite 5 Beurteilung für wen? Für die Bank? Kreditentscheidung Für den Unternehmer selbst? Aufdeckung von Schwächen, die zu beheben sind Für den Erfolg des Unternehmens!!! Seite 6

5 Wie muss ein Unternehmer sein? Streben nach Unabhängigkeit Streben nach Gestaltungschancen Erfolgsstreben Belastbarkeit Praktische Intelligenz Fachwissen Problemlösungskompetenz Führungsqualitäten? Seite 7 Ihre Aufgaben im jungen Betrieb Seite 8

6 Was braucht das Unternehmen für einen Chef? Führer Analytiker Verkäufer Stratege Macher Seite 9 Wachstum erfordert. Neue Geschäftsfelder zu erschließen Auch weiterhin Risiken einzugehen Die Unternehmenskultur beweglich zu halten Experimente finanzieren zu können Die richtigen Mitarbeiter Ausdauer und Fleiß (nicht nur Enthusiasmus) Marktkenntnis und Kundenorientierung Ein eigenes Steuerungssystem mit solider Planung Seite 10

7 Themenübersicht Läuft mein junges Unternehmen rund? Betrieblicher Sicherheits-Check Professionell mit den Profis zusammenarbeiten Steuerberater Seite 11 Sicherheits-Check aber wie? Betrieblicher Sicherheits-Check Seite 12

8 Sicherheits-Check für das junge Unternehmen Betrieblicher Sicherheits-Check 1. Bestandsaufnahme 2. Zielsetzung 3. Maßnahmen Womit? Produkt Kunden Markt Wer? Der Unternehmer Das Team Wachstum Wie? Organisation Controlling Finanzierung Seite 13 Markt -Check Betrieblicher Sicherheits-Check Neue Ersatzprodukte Lieferanten Konkurrenzkampf zwischen etablierten Firmen Kunden Gefahr durch neue Markteintritte Seite 14

9 Die Ergebnisse in der Übersicht Betrieblicher Sicherheits-Check Stärken Schwächen Chancen Risiken Seite 15 Konsequenzen und Maßnahmen Betrieblicher Sicherheits-Check Maßnahme Verantwortlich Termin erledigt Seite 16

10 Themenübersicht Läuft mein junges Unternehmen rund? Betrieblicher Sicherheits-Check Professionell mit den Profis zusammenarbeiten Steuerberater Seite 17 Erfahrungen im Tagesgeschäft von jungen Unternehmern Die Produkte sind gut, aber keiner kauft sie! Zuerst bemängelt die Bank, dass der Umsatz zu gering sei, dann sind die Aufträge da und die Lieferantenrechnungen können nicht bezahlt werden! Zu den eigentlichen Führungsaufgaben komme ich nicht. Unternehmer sein heißt Betriebsfeuer -wehr sein. Wir könnten wachsen, aber uns fehlen die passenden Mitarbeiter die mitziehen! Entweder wir kriegen keinen Auftrag oder wir versinken in Arbeit. Die Show draußen krieg ich ja hin, aber intern herrscht das Chaos! Und wie läuft es bei Ihnen? Seite 18

11 Die Chefwoche Strukturierung des eigenen Tagesablaufes Woche vom bis Uhrzeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Termine machen auch für die eigenen Aufgaben Feste Zeiten mit Lieferanten aller Art Seite 19 Die Grundüberlegungen 1. Wie viele Mitarbeiter werden in welchem Zeitraum benötigt? 2. Aufgabenfelder: 3. Kompetenzen: 4. Vergütung: Seite 20

12 Die geeigneten Mitarbeiter in der Wachstumsphase Mitarbeiterinformation - von der Einstellung bis hin zur richtigen Einstellung Einstellung von Mitarbeitern aber wie? Stellenbeschreibungen und Zielvereinbarungen der 1. Tag mit dem neuen Team die richtige Einstellung vermitteln Einsatzplanung und Kontrolle Führung von Mitarbeitern als zahlender Unternehmer Wann kann ich mir welche Mitarbeiter leisten? Seite 21 Organisieren bedeutet den Aufbau strukturieren... Strategische Aufgaben Wachstums GmbH Cäcilie Chefin Geschäftsführung Siegfried Sekretär Assistent Verona Vertriebsstark Vertriebsleitung Helmut Hurtig Produktionsleitung Gerd Geldausgeber Einkaufsleitung Albert Anreisser Vertriebs-MA Theo Teuer Vertriebs-MA Gerda Genau Produktions-MA Ingo Igittigitt Produktions-MA Berta Billig Einkaufs-MA Paul Passend Einkaufs-MA Operative Aufgaben Seite 22

13 Grundregeln des Organisationsaufbaus Klare Verantwortungs- und Aufgabenbereiche definieren und sauber abgrenzen! Hin zur strategischen Führung Loslassen vom operativen Geschäft Mitarbeiter führen sich aber nicht in Details einmischen Standardisierung ist erste Bürgerpflicht - Improvisationstalent soll aber beibehalten werden. Informationsfluss strukturieren! Nicht jeder muss immer sofort erfahren... Ein guter Unternehmer macht sich als Chef selbst überflüssig... Seite 23 Effiziente Arbeitsabläufe spielen sich nicht (immer) von alleine ein! Die Arbeitsabläufe müssen sich an 2 Hauptzielen orientieren: 1. Maximierung der Kundenzufriedenheit 2. Minimierung der Verwaltungskosten Stellen Sie graphisch dar, wie die wesentlichen Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen organisiert sind. 1. Welchen Weg nehmen Produkte, Materialien, Informationen und Dokumente etc. im Unternehmen? 2. Mit wie viel Zeit und Aufwand sind die einzelnen Schritte verbunden? Seite 24

14 Der Workflow Unternehmen XY/Beispiel: Auftragserteilung Kunde erteilt Auftrag Vertrieb Produktion/ Fachabteilung 3 4 Wie viele Stationen durchläuft eine Bestellung? Ist jede Station notwendig? Kunde erhält Produkt Wie viel Zeitaufwand ist mit der Bearbeitung verbunden? Seite 25 Einführung neuer Arbeitsprozesse Definition der zu erbringenden Leistungen! Analyse der Ist-Abläufe Entwurf und Implementierung neuer Abläufe Kontrolle Welche Leistungen müssen wie schnell mit welcher Qualität erbracht werden? Stellen Sie die Ist-Abläufe in einem Prozessdiagramm dar. Optimieren Sie die Abläufe hinsichtlich Kundenzufriedenheit und Kosten. Kontrollieren Sie die Effizienz der Abläufe regelmäßig. Seite 26

15 Themenübersicht Läuft mein junges Unternehmen rund? Betrieblicher Sicherheits-Check Professionell mit den Profis zusammenarbeiten Steuerberater Seite 27 Informationsmanagement im jungen Unternehmen Professionell mit den Profis zusammenarbeiten Steuerberater Organisation eines Betriebs - Schuhkarton-Business contra Basis-Office notwendige und sinnvolle Ablagesysteme Die wichtigsten Zahlungen organisieren von Anfang an! (Umsatzsteuervoranmeldungen, AG-Anteile...) Was benötigt der Steuerberater wann? Seite 28

16 Steuerberater Kriterien und Erwartungen Professionell mit den Profis zusammenarbeiten Steuerberater konkrete Klärung und Transparenz der Leistungen Hilfe zur Selbsthilfe statt heimliche Geschäftsführung Branchenkenntnisse räumliche Nähe zeitnahe Leistungen Preise und Leistungen Seite 29 Was macht mein Steuerberater und welchen Nutzen habe ich? Professionell mit den Profis zusammenarbeiten Steuerberater Lohnbuchhaltung Finanzbuchhaltung Erstellung der BWA Jahresabschlüsse Steuerberatung und Steuererklärungen aller Art (aktuelle Information) Betriebswirtschaftliche Beratung Quartalsweise (Liquiditätsberechnung und Steuerberechnung) Finanzberatung Vermögensberatung Existenzgründungsberatung Ratingberatung Bankeninformation, Planungsrechnung, Soll/Ist-Vergleiche...) Seite 30

17 Ausbau der Buchführung zur Unternehmenssteuerung Professionell mit den Profis zusammenarbeiten Steuerberater Konten nicht nur nach steuerlichen Aspekten Ermittlung von Deckungsbeiträgen Kostenteilung nach variablen und fixen Kosten Seite 31 Themenübersicht Läuft mein junges Unternehmen rund? Betrieblicher Sicherheits-Check Professionell mit den Profis zusammenarbeiten Steuerberater Seite 32

18 Gründungsberatung im Spannungsfeld zwischen Kosten und Ertrag Marge Kosten Ertragsorientierung Risikoorientierung Einzelrisiken Gesamtbankrisiken Kundenorientierung Service Beratung Seite 33 Argumente für die Betreuung von Existenzgründern Ausbau Ausbau des des Firmenkundensegments Firmenkundensegments durch durch Neukundengewinnung Neukundengewinnung Verbesserung Verbesserung des des unternehmerischen unternehmerischen Erfolges Erfolges für für die die Unternehmen Unternehmen und und für für die die Bank Bank Bei Bei Gründung Gründung durch durch Übernahme: Übernahme: Sicherung Sicherung langjähriger, langjähriger, gewachsener gewachsener Geschäftsverbindungen Geschäftsverbindungen Attraktivität Attraktivität der der Bank Bank für für Kunden Kunden und und Nichtkunden Nichtkunden Verbesserung Verbesserung der der Außenwirkung Außenwirkung in in der der Region Region Wettbewerbsvorteil Wettbewerbsvorteil durch durch Beratungs- Beratungs-und und Betreuungskompetenz Betreuungskompetenz Nichtbehandlung Nichtbehandlung von von Existenzgründungen Existenzgründungen bedeutet bedeutet Nichtausschöpfung Nichtausschöpfung von von Marktchancen! Marktchancen! Seite 34

19 ... und Argumente dagegen! zu teuer zu zeitintensiv der Firmenkundenbetreuer kann am Erfolg nicht partizipieren kein Wettbewerbsvorteil machen doch alle Banken Typische Hürden und bewährte Lösungen der Gründungsberatung Vorbereitung auf das Bankgespräch Seite 35 Fazit aus Bankensicht Restriktive Vergabepolitik im Existenzgründungsgeschäft Kleinstgründungen gelten als unrentabel Rote Branchenliste Schlüssiges Konzept als Basis Möglichkeiten der Besicherung Cross-Selling-Möglichkeiten Seite 36

20 Zusammenarbeit mit Banken in der Nachgründungsphase Leistungen seitens der finanzierenden Bank Hilfestellung bei Finanzierungsfragen Bwl. Unterstützung Ratinggespräche Ggf. Kontaktvermittlung Leistungen seitens des Gründers konstante Informationen über die Geschäftsentwicklung und Abgleich zum Businessplan regelmäßige Soll-Ist-Abgleiche und BWA zeitnahe Bilanzen vorzeitige Information bei Liquiditätsengpässen mit nachvollziehbaren Begründungen... Seite 37 Basel II Was ändert sich ein Überblick Eigenkapitalhinterlegung in Abhängigkeit vom Risiko Abschaffung von einheitlichen Zinsmargen Prüfung der individuellen Bonitätssituation Transparenz gegenüber Kreditinstituten Darstellung der Unternehmensentwicklung mit Hilfe von Kennzahlen Kapazität und Know-how im Finanzbereich Seite 38

21 Bonitätsstruktur des Kreditportfolios einer mittelstandsorientierten Bank Anteil in % AAA AA + AA AA - A + A A - BBB + BBB BBB - BB + BB BB - B + B B - CCC Stand Oktober 2001 Seite 39 Preiskalkulation für einen Kredit von über 4 Jahre mit 50 % Besicherung Gute Bonität Mittlere Bonität Schwache Bonität Risikokosten 0,13 0,67 3,57 Bearbeitungskosten 0,08 0,11 0,13 Ertragskosten (ökonomisch) 0,43 0,77 0,85 Zinsaufschlag auf Refinanzierungskosten 0,65 1,55 4,55 Seite 40

22 Komponenten eines Ratings Komponenten Quantitative Faktoren: Ertragskraft Kapitalisierung Aktiv-/Passivsteuerung Branchenprognosen etc. Qualitative Faktoren: Management Strategie Controlling Produkte etc. Bewertungsmethoden Objektive Beurteilung: anhand von Kennzahlen, Vergleichsanalysen und Hochrechnungen Subjektive Beurteilung: auf der Basis der Präsentation des Unternehmers und der Erfahrung des Rating-Prüfers Seite 41 Typischer Ablauf eines Rating-Verfahren interner Ratingprozess Wissen des Firmenkundenbetreuers Geschäftsunterlagen Auswertung der Informationen Zuordnung in eine Kundengruppe Rating-Note Informations- Aufbereitung und -Analyse Sicherheitenbeurteilung Konditionen Laufende Überprüfung Hilfestellung zur Optimierung des Ratings Seite 42

23 Kommunikation und Rating als zentrale Faktoren der Zusammenarbeit Unternehmen Kreditinstitute Neugestaltung des Informationsprozesses Ausgleich von Informationsasymmetrien Seite 43 Materielle Vorbereitung auf ein Rating Vorbereitungsbereiche Branche und Markt Organisation und Management Ergebnisse der Unternehmensvergangenheit Informationen zur Unternehmenszukunft Firmenpräsentation Seite 44

24 Quantitative und qualitative Elemente der Planung Unternehmensplanung Finanzplanung Liquiditätsplanung Ertragsplanung Kapitalbedarfsplanung Informationsbedarf der der Kreditinstitute Quantitative Ratingkriterien Finanzlage Ertragslage Vermögenslage Qualitative Ratingkriterien Business Plan Markt und Produkt Unternehmensführung Planung und Controlling Wertschöpfungskette Seite 45 Planung der Unternehmenszukunft Strategische Planung Operative Planung langfristig langfristig einmalig einmalig grundlegende Entscheidungen kaum kaum delegierbar wird wird von von der der Unternehmensführung durchgeführt führung kurz- kurz-bis bis mittelfristig vollzieht vollzieht sich sich laufend laufend sukzessiv sukzessiv an an Mitarbeiter delegierbar wird wird dezentral dezentral durchgeführt Seite 46

25 Die unterschiedliche Ausgangslage im Finanzierungsgespräch Kreditinstitut Wettbewerber Betriebswirtschaftslehre Gesamtmarkt und Branche Relevanter Markt Technologie Unternehmen selbst Unternehmen Seite 47 Und wenn`s daneben gehen soll... Ich mach alles selbst dann geht auch nix daneben Je weniger die Banken wissen, desto besser! Mein Steuerberater hat viel Verständnis auch für meine Zettelwirtschaft! Die Abläufe spiele sich schon ein - jeder hat ja genug zu tun Warum den Markt beobachten wir sind doch klasse! Seite 48

26 Themenübersicht Läuft mein junges Unternehmen rund? Betrieblicher Sicherheits-Check Professionell mit den Profis zusammenarbeiten Steuerberater Seite 49 Die TMS Unternehmensberatung AG Unsere Unterstützung für Ihre Existenzgründung: betreut mittelständische Unternehmen in Wachstums- und Krisenphasen sowie bei der Unternehmensnachfolge und der Vorbereitung auf Finanzierungsgespräche. Als Ihre zuverlässigen Partner unterstützen wir Sie in Fragen der Unternehmensführung und mit innovativen Ideen für noch mehr Erfolg bundesweit, branchenübergreifend und bankenunabhängig. Gern informieren wir Sie näher über unsere Angebote, die wir maßgeschneidert für jede unternehmerische Herausforderung anbieten: Unternehmersprechstunden für einzelne Fragestellungen und konzentrierte Lösungen nach Stunden abgerechnet Beratungsbausteine zu speziellen Themen die Kompaktberatung in kurzer Zeit zum Festpreis Individuelle Beratung bei Managementaufgaben vom innovativen Lösungskonzept bis zur Umsetzungsbegleitung Klare Honorargestaltung nach unverbindlichem Vorgespräch. TMS Quick Check: das Software-Tool, das Unternehmer sicher über die Hürden einer professionellen Unternehmenssteuerung und -planung führt Literatur-Tipp: Wachsen wie die Sieger (Kröger, Fritz Vandenbosch), Dr. Th. Gabler Verlag Literatur-Tipp: Business Guide, Ein Service für Unternehmensgründer und Selbständige (BMWA) Web-Tipp für die Finanzierung: Köln Hamburg München Stolberger Str Köln Tel.: 0221 / Fax: 0221 / Internet: info@tms.de