Pflichtenheft. Version 1.30

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1 Beschaffung neue Fachapplikation (Schuladministrationssoftware) für die Volksschule Baden und die Musikschule der Region Baden Projekt _0-XXX Version 1.30

2 Version Datum Kürzel Beschreibung bis Daniel Stoeri Entwurf generelle und funktionale Anforderungen aufgrund der durchgeführten Anforderungsbesprechungen mit verschiedenen Anspruchsgruppen gemäss internem Projektbeschrieb bis Daniel Stoeri Monika Kloter Ausformulierung Entwurf der Ausschreibungsunterlagen und Aufnahme von Ergänzungen und Korrekturen gemäss Besprechung vom bis Daniel Stoeri Projektsteuerung Bearbeiten der Kapitel 2 und 3 auf Basis der Verfahrenswahl für die öffentliche Beschaffung i.r. eines Einladungsverfahrens gemäss SubmD. Ergänzung aufgrund Prüfung der Zuschlagskriterien und Anforderungen sowie Verabschiedung des es durch die Projektsteuerung am Daniel Stoeri Monika Kloter Finalisierung und Ausschreibungsunterlagen für Versand an Anbieter. Die Version 1.30 des es ist massgeblich für die öffentliche Submission ab (= Referenzversion!). Autor Daniel Stoeri STADT BADEN Leiter Informatik Abteilung Informatik daniel.stoeri@baden.ag.ch Zürcherstrasse Baden 2

3 Inhalt 1. Einleitung Stadt Baden Ausgangslage Zielsetzungen Ausschreibungsumfang 8 2. Vorgaben für die Offertstellung Relevante Unterlagen Vertraulichkeit Pflichten des Anbieters Ansprechpartner Termine Evaluation (Einladungsverfahren nach SubmD) Realisierung / Einführung Verbindlichkeit Entschädigung Angebotslegung Allgemeines Auftraggeber Vertragspartner Projektorganisation Verfahrensart Fragerunde Geforderte Gliederung der Offerte Einleitung Vorstellung des Anbieters Vorstellung des offerierten Standard-Software-Produkts Lösungskonzept Projektorganisation und Realisierungsvorgehen Preisangaben Anhänge Abgrenzung der Offerte Eingabe Offertöffnung Eignungsprüfung Allgemeine Bedingungen Ausschreibungsunterlagen Vollständigkeit der Angebote 19 3

4 Selbstdeklaration und Nachweise Zuschlagskriterien Bewertung Präsentation Zuschlag Rahmenbedingungen Allgemein Schnittstellen Infrastruktur Hardware Software Mengengerüst Volksschule Baden Musikschule Region Baden Generelle Anforderungen Architektur Administration, Rollen und Berechtigungen Integrationsfähigkeit, Verfügbarkeit und Sicherheit Datenmodell Feldvorgaben Schulkreise (Gebiete) Schnittstellen und Umsystem-Integration Allgemeines NEST: Zentrale Adressverwaltung (Adressdatendrehscheibe) NSP: Fakturierung von Gebühren ALSA: Administration Lehrpersonen Schulen Aargau PPT: Personalplanungstool ABACUS: Auszahlung Entschädigungen LehrerOffice: Softwarelösung für Lehrpersonen Untis: Stundenplanung Datenmigration Funktionale Anforderungen Schuladministration Schüler-, Eltern-, Lehrpersonen- und Klassendaten verwalten Mutationen (Klassen- und Schuljahreswechsel) Fächerverwaltung Klassenverwaltung Reports und Statistiken Dokumentenverwaltung Allgemein Dokumentvorlagen Dokumente generieren 37 4

5 Externe Dokumente bei Personen ablegen Kundenindividuelle Reports erstellen Betreuung (Tagesstrukturen) / Angebote Verwaltung Verrechnung Reports und Statistiken Kurse Schulsozialarbeit Verwaltung Beratungen Dokumentation Statistiken erstellen Musikschule Verwaltung Verrechnung Reports und Statistiken erstellen Rechnungswesen Budgetkontrolle GIS-Funktion Anforderungen und Bestätigungen des Anbieters 45 5

6 Einleitung 1. Einleitung 1.1. Stadt Baden Die Stadt Baden ist das wirtschaftliche und kulturelle Zentrum des gleichnamigen Bezirks mit rund Einwohnern. Die Stadt liegt im dichtbesiedelten Limmattal, 21 Kilometer nordwestlich von Zürich, 22 Kilometer nordöstlich des Kantonshauptortes Aarau und 11 Kilometer südlich der Grenze zum deutschen Land Baden-Württemberg (jeweils Luftlinie). In der Stadt Baden selber wurden per rund Einwohner/innen gezählt. Als Gründungsort von Brown, Boveri & Cie. (heute Asea Brown Boveri) und bedeutender Standort des Alstom-Konzerns ist Baden ein international wichtiges Zentrum der Elektrotechnikbranche. In der Verwaltung der Stadt Baden sind in 19 verschiedenen Verwaltungsabteilungen über 500 Mitarbeitende tätig. Dem im Milizsystem organisierten Stadtrat steht als einziges vollamtliches Mitglied der Stadtammann vor. Die einzelnen Abteilungen werden durch eine Leitungsstelle geführt. Weitere Informationen sind über folgenden Link zu finden: Ausgangslage Die Stadt Baden hat ein neues Kernapplikationssystem für die Kernprozesse verschiedener Abteilungen in einer öffentlichen Ausschreibung evaluiert und per produktiv eingeführt. Die Gesamtlösung verfolgt einen Best of Breed -Ansatz und basiert auf den Produkten NEST 1 (zentrale Verwaltung von Subjekt-, Adress- und Objektstammdaten), NSP 2 (Finanz- und Rechnungswesen, exkl. Lohn), Abacus (Personal- und Saläradministration) und CMI Axioma (Geschäftsverwaltung). Im Zuge der Gesamterneuerung des Kernapplikationssystems drängt sich nun für diverse Abteilungen die Erneuerung von einzelnen Branchen- bzw. Fachapplikationen auf, welche dann auf die zentralen Daten zugreifen. Die Volksschule Baden (VSB) der Stadt Baden setzt für die Schuladministration derzeit eine Individualentwicklung auf Basis von Microsoft Dynamics Navision 2009 R2 ein. Diese Lösung umfasst eine eigene Adressverwaltung welche im Rahmen der Einführung von NEST vom ursprünglichen Einwohnerkontrollsystem (ebenfalls ein Individualsystem auf Basis Microsoft Dynamics Navision) abgekoppelt wurde. Mit dem vorliegenden soll eine neue Schuladministrationslösung evaluiert werden, welche einerseits die heutigen Bedürfnisse der Endanwender abdecken kann und andererseits über verschiedene Schnittstellen optimal mit den neuen Kernapplikationslösungen und weiteren Fachanwendungen gekoppelt wird, insbesondere für die Integration von zentralen Adressstammdaten. Gesucht wird ein Standardsoftware-Produkt nest digital government ( 2 new system public ( 6

7 Einleitung Die Musikschule Region Baden (MSRB) ist eine selbständige Körperschaft und wird von einem gleichnamigen Verein getragen. Mitglieder des Vereins sind zurzeit die sechs Einwohnergemeinden Baden, Birmenstorf, Ennetbaden, Gebenstorf, Niederrohrdorf und Obersiggenthal. Die MSRB plant die Ablösung ihrer bestehenden Schulverwaltungslösung Escada. Die MSRB beteiligt sich unter der Gesamtkoordination der Abteilung Informatik der Stadt Baden welche die vorliegende Ausschreibung fachlich und inhaltlich begleitet ebenfalls an dieser Evaluation. Besteller bzw. Vertragspartner für die zu beschaffende Lösung ist die Stadt Baden, Abteilung Volksschule Zielsetzungen In Zusammenarbeit mit den verschiedenen Anspruchsgruppen soll eine neue, zeitgemässe Schuladministrationslösung (Fachapplikation) für die Volksschule Baden und unter Vorbehalte der Best für die Musikschule der Region Baden evaluiert werden. Das Ergebnis der laufenden Vorprojektphase sind Beschlüsse der entsprechenden Gremien (Stadtrat/Einwohnerrat bzw. Vorstand/Mitgliedsgemeinden der MSRB) als Grundlage für die Realisierungsphase 3. Als Produktivstart der neuen Lösung wird der Beginn des Schuljahrs 2016/17 definiert. Es sollen folgende funktionalen Einheiten (Module) einer Schulverwaltungssoftware eingeführt bzw. deren Einführung geprüft werden: - Administration: Schüler-, Lehrpersonen- und Klassendaten verwalten bzw. via Schnittstellen abgleichen, Mutationen verarbeiten, Klassen- und Schuljahreswechsel, Fächerverwaltung, Reports und Statistiken erstellen. - Dokumentenverwaltung: Dokumentvorlagen verwalten, Seriendrucke generieren, Erstellte und externe Dokumente bei Personen ablegen. - Betreuung: Stammdatenübernahme aus Schulverwaltung, Betreuungsangebote verwalten (inkl. Absenzenverwaltung), Rechnungsstellung (via Schnittstelle), Reports und Statistiken erstellen - Schulsozialarbeit: Stammdatenübernahme aus Schulverwaltung, Beratungen erfassen, Journal führen, Reports und Statistiken erstellen - Musikschule: Stammdatenübernahme aus Schulverwaltung, Rechnungstellung (Direkt und via Schnittstelle) und Inkasso, Reports und Statistiken erstellen - Budgetkontrolle: Budgetkontrolllisten führen - GIS-Funktion (Kartographie): Einteilung und Klassenplanung aufgrund einer grafischen Darstellung des Gemeindegebietes bzw. von Schulkreis-Perimetern Geplanter / voraussichtlicher Start der Realisierungsphase:

8 Einleitung 1.4. Ausschreibungsumfang Die Ausschreibung umfasst die vollumfängliche Erneuerung bzw. Ablösung der bestehenden Schuladministrationslösungen der Volksschule Baden und der Musikschule der Region Baden, inkl. allen damit verbundenen Dienstleistungen des Anbieters, um die geforderte Lösung vollumfänglich zu realisieren (inkl. Datenmigration), in Betrieb zu nehmen sowie Wartung und Support dazu anzubieten. Mit dieser Ausschreibung soll ein Generalunternehmer evaluiert werden, der in der Lage ist, alle Systeme für die im Abschnitt 1.3 beschriebenen Module gemäss den im vorliegenden spezifizierten Anforderungen zu liefern und in Betrieb zu setzen. Sämtliche für die Ausführung notwendigen Dienstleistungen (inkl. Schulungen, Erstellen der Dokumentationsunterlagen, Schnittstellenspezifikationen und Migration der bestehenden Systeme) sind Teil des Auftrags. Die jährlichen Kosten für Wartung (inkl. periodische Updates) und Support müssen ebenfalls offeriert werden. Wir erwarten ein umfassendes Angebot für alle mit diesem ausgeschriebenen Leistungen. 8

9 Vorgaben für die Offertstellung 2. Vorgaben für die Offertstellung 2.1. Relevante Unterlagen Die Grundlage für die Ausschreibung bildet das vorliegende, inkl. folgende Beilagen und Formulare: _Beschaffung Schuladministration Version 1.30 Vorliegendes Dokument beschreibt den Ablauf der Ausschreibung und enthält alle notwendigen Anweisungen für die Einreichung von Offerten. Beilagen Beilage 1_Bewertungsdokument Beilage 2_FactSheet_Revenue-Schnittstelle nsp Beilage 3_Beispiel_Lohndatenexporte ABACUS Beilage 4_AGB der SIK Ausgabe Selbstdeklaration mit Nachweisen Formular 1_Selbstdeklaration mit Nachweisen Dieses Formular enthält die Bestätigungen, die der Anbieter gemäss gesetzlichen Grundlagen zwingend liefern muss. Des Weiteren ist aufgeführt, welche Nachweise der Offerte beizulegen sind. Anforderungsraster Formular 2_Anforderungsraster Die verschiedenen Excel-Blätter beinhalten alle Anforderungen und Fragen an den Anbieter. Alle Angaben des Anbieters zu diesen Punkten sind direkt in der Excel-Datei einzutragen und mit dem Angebot einzureichen. Preisraster Formular 3_Preisraster Sämtliche Preisangaben zur Offerte sind vom Anbieter in dieser Excel-Datei in der vorgegebenen Struktur einzutragen. Anforderungen und Bestätigungen des Anbieters Formular 4_Anforderungen und Bestätigungen Anbieter Dieses Formular enthält die Anforderungen und Bestätigungen, welche der Anbieter im Rahmen Angebotslegung zu bestätigen hat. Bei Widersprüchen in diesen Dokumenten gilt die obige Rangfolge (von oben nach unten). 9

10 Vorgaben für die Offertstellung 2.2. Vertraulichkeit Der Anbieter verpflichtet sich zur Geheimhaltung aller Tatsachen und Daten, die ihm im Zusammenhang mit diesem Projekt bekannt werden. Ausgenommen sind Informationen, die offensichtlich öffentlich oder allgemein zugänglich sind. Im Zweifelsfall sind Informationen und Daten als vertraulich zu behandeln. Alle Informationen, die dem Anbieter für die Einreichung der Offerte zur Verfügung gestellt werden, sind vertraulich zu behandeln, bleiben Eigentum des Auftraggebers und dürfen ausschliesslich für die Erstellung der Offerte und allenfalls im Rahmen des Projektes verwendet werden. Eine Weitergabe an Dritte, auch nach Projektende, ist unzulässig. Zusätzlich gelten die übergeordneten Vorschriften bezüglich Öffentlichkeit, Datenschutz und Archivwesen des Kantons Aargau Pflichten des Anbieters Der Anbieter hat alle formellen Vorgaben in Bezug auf die Angebotslegung zu erfüllen und zu allen im Anforderungsraster siehe Abschnitte 5 und 6 aufgeführten Punkten Stellung zu beziehen. Die Richtigkeit aller gemachten Antworten und Stellungnahmen ist durch eine bzw. zwei (bei Erfordernis der Doppelunterschrift) unterschriftsberechtigte Personen auf den jeweiligen Eingabeblättern zu bestätigen. Zusätzlich ist ein Begleitschreiben beizulegen und rechtsgültig zu unterzeichnen. Der Anbieter muss in folgenden Fällen unbedingt und rasch möglichst Rücksprache mit dem angegebenen Ansprechpartner aufnehmen: - Der Anbieter stellt in den relevanten Ausschreibungsunterlagen des Auftraggebers Unklarheiten oder Widersprüche fest. - Der Anbieter erkennt, dass in den Ausschreibungsunterlagen gewisse Leistungen oder Teilleistungen, Lieferungen und Nebenlieferungen usw. nicht enthalten sind, die aber notwendig sind, um das Projekt im vorgeschriebenen Sinne zu realisieren. - Der Anbieter hat begründete Bedenken bezüglich Machbarkeit oder Wirtschaftlichkeit einzelner Anforderungen. Nachträgliche Einwände und Nachforderungen, die auf ungenügende Informationen zurückzuführen sind, werden nicht anerkannt. Es sind sämtliche ausgeschriebenen Leistungen gemäss den Vorgaben der Ausschreibungsunterlagen zu offerieren. Das Angebot muss sämtliche Anforderungen der vorliegenden Ausschreibungsunterlagen berücksichtigen. Können Anforderungen gemäss den Ausschreibungsunterlagen nicht eingehalten werden, so ist dies bei der entsprechenden Position explizit zu vermerken. Gegenstände, die nicht unter die eingereichte Offerte fallen, von denen der Auftraggeber aber den Umständen entsprechend annehmen kann, dass sie in der Offerte inbegriffen sind, müssen explizit und unmissverständlich aus der Offerte ausgeschlossen werden. 10

11 Vorgaben für die Offertstellung Der Anbieter muss als Generalunternehmer für die Lieferung sowie für Wartung und Support auftreten. Angebotsvarianten, Bietergemeinschaften und Teilangebote sind nicht zulässig. Hingegen ist der Miteinbezug von Subunternehmern erlaubt. Subunternehmer müssen bei der Abgabe des Angebotes offen gelegt und dürfen nicht ohne schriftliche Genehmigung des Auftraggebers gewechselt werden. Die Haftung bleibt in jedem Fall beim Anbieter. Die Offerte ist grundsätzlich in deutscher Sprache abzufassen. Es ist jedoch zulässig, Herstellerpublikationen oder Datenblätter in englischer oder französischer Sprache beizulegen Ansprechpartner Sämtliche Kommunikation (schriftlich oder mündlich) in diesem Ausschreibungs- und Evaluationsverfahren müssen über folgenden Ansprechpartner erfolgen: Daniel Stoeri, Leiter Informatik STADT BADEN, Informatik, Zürcherstrasse 23, 5401 Baden Telefon Termine Evaluation (Einladungsverfahren nach SubmD) Versand Mai 2015 Einsendeschluss für Fragen Mai 2015, Uhr Abgabe der beantworteten Fragen Mai 2015 Eingabe Angebot (Offertunterlagen) Juni 2015, Uhr Offertöffnung Juni 2015, Uhr Anbieterpräsentationen MSRB Juni 2015, ab Uhr Anbieterpräsentationen VSB August 2015, ganzer Tag Voraussichtlicher Entscheid (Zuschlag) August Realisierung / Einführung Bestellung durch Auftraggeber... September 2015 Vertragsverhandlung und -Unterzeichnung... September 2015 Detailkonzept, Migrationskonzept... ab Oktober 2015 Inbetriebnahme MSRB... ab Januar 2016 Inbetriebnahme VSB... ab Juli/August 2016 Systemübergabe an Auftraggeber April

12 Vorgaben für die Offertstellung 2.6. Verbindlichkeit Die Angebote sind unwiderruflich und bis mindestens verbindlich zu erklären. Angebote ohne ausdrückliche Angabe der Dauer der Verbindlichkeit gelten als bis verbindlich. Angebote mit kürzerer Dauer der Verbindlichkeit werden ohne weiteres zwingend ausgeschlossen Entschädigung Der Auftraggeber richtet im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens keine Entschädigungen irgendwelcher Art aus, insbesondere nicht für die Erstellung der Offerte oder für die Präsentation des Angebotes. 12

13 Angebotslegung 3. Angebotslegung 3.1. Allgemeines Die Offerte des Anbieters muss nach der Strukturvorgabe des Auftraggebers gegliedert sein, damit die Offertevaluation erleichtert wird und die Vergleichbarkeit gegeben ist. Für die Preiseingabe, die Selbstdeklaration, die Stellungnahmen zu den Anforderungen und die Beantwortung der Fragen sind die abgegebenen Formulare zu verwenden Auftraggeber Vertragspartner Stadt Baden, Volksschule, Mellingerstrasse 19, 5401 Baden Projektorganisation Projektleiter Daniel Stoeri, Leiter Informatik Projektsteuerung - Alex Grauwiler, Geschäftsleiter Volksschule - Monika Kloter, Leiterin Administration Volksschule - Jethro Gieringer, Schulleiter Bezirksschule - Hans Jürg Grunder, Schulleiter Kindergarten / Primar Kontaktperson Musikschule der Region Baden - Erich Eder, Leiter Musikschule 3.3. Verfahrensart Aufgrund von vorliegenden Kostenschätzungen liegt der Gesamtpreis für die Systembeschaffung und -Einführung, inkl. jährlich wiederkehrende Kosten während 4 Jahren, unter CHF Somit erfolgt die gegenständliche Beschaffung im Einladungsverfahren gemäss 7 Abs. 3 und 8 Abs. 2 Submissionsdekret des Kantons Aargau (SubmD). Das Verfahren ist nicht dem bilateralen Abkommen CH/EU unterstellt Fragerunde Fragen zum, zu den ausgeschriebenen Leistungen oder zum Verlauf des Submissionsverfahrens können per Mail bis 18. Mai 2015, Uhr, gerichtet werden an daniel.stoeri@baden.ag.ch. Später gestellte Fragen werden nicht mehr behandelt. Die Beantwortung (alle Antworten zuhanden aller Anbieter) erfolgt bis 22. Mai

14 Angebotslegung 3.5. Geforderte Gliederung der Offerte Für die Selbstdeklaration des Anbieters, die Stellungnahmen zu den Anforderungen und die Beantwortung der Fragen und die Deklaration der Preise stehen entsprechende Formulare zur Verfügung ( siehe Pkt. 2.1). Alle Formulare sind vollständig auszufüllen und elektronisch mit abzugeben. Die vorgegebene Spalten- und Zeilenstruktur darf nicht verändert werden. Für die Eingaben stehen in den Word-Dateien ausschliesslich Formular- und Auswahlfelder und in den Excel-Dateien die hellgrün hinterlegten Felder zur Verfügung. Es dürfen bei Bedarf Querverweise auf weitere Informationen in der Offerte gemacht werden. Die Offerte (inkl. allen vollständig ausgefüllten und unterzeichneten Formularen, Nachweisen und Unterlagen) ist physisch in einem Ordner abzuliefern und muss die nachfolgenden Kapitel umfassen. Jedes Kapitel bzw. Thema muss in einem separaten Register behandelt werden. Die Reihenfolge ist zwingend zu übernehmen. Weitere Unterlagen und Informationen (z.b. Produkte- oder Firmenbroschüren) können im Anhang in entsprechenden Registern beigefügt werden. 1. Einleitung 2. Vorstellung des Lösungsanbieters 3. Vorstellung des offerierten Standard-Software-Produkts 4. Lösungskonzept 5. Projektorganisation und Realisierungsvorgehen (inkl. Migrations- und Schulungskonzept) 6. Preisangaben 7. Anhänge In den nachfolgenden Abschnitten werden die einzelnen Offertkapitel bzw. die Erwartungshaltung des Auftraggebers dazu kurz beschrieben Einleitung Dieser Teil umfasst folgende Unterlagen: - Rechtsgültig unterzeichnetes Begleitschreiben des Anbieters - Vollständig ausgefüllte und rechtsgültig unterzeichnete Selbstdeklaration des Anbieters (= federführende Firma) bzw. der Subunternehmungen ( Formular 1) - Geforderte Nachweise siehe Pkt Vollständig ausgefüllte und rechtsgültig unterzeichnete Deklaration der Anforderungen und Bestätigungen des Anbieters ( Formular 4) Mit der Unterzeichnung der Bestätigungen sichert der Anbieter zu, alle damit verbundenen Verpflichtungen und Anforderungen einzuhalten. 14

15 Angebotslegung Vorstellung des Anbieters Hier macht der Anbieter Angaben zu seiner Firma, seinen Partnern und allfälligen Subunternehmern, seinen Kompetenzen, Dienstleistungen und Referenzen. Es ist ein kurzes Firmenportrait und gegebenenfalls ein aktueller Geschäftsbericht beizulegen. Die folgenden Mindestangaben zur Firma des Anbieters werden erwartet: - Gründungsjahr - Rechtsform - Eigentumsverhältnisse - Partnerschaften - Kerngeschäftstätigkeit und Anzahl Mitarbeiter gesamt - Anzahl Mitarbeiter, welche direkt für das offerierte Produkt zuständig sind (aufgeteilt nach Entwicklung, Support, Integration und Verkauf) - Firmenstandorte (Hauptsitz und Niederlassungen) und Anzahl Mitarbeiter pro Standort - Bilanzsumme und Umsätze in den letzten 3 Jahren Der Anbieter beschreibt zudem kurz und klar seine Support- und Wartungsorganisation mit ihren Abläufen. Er nennt seine Stützpunkte und die Anzahl Support- und Wartungsmitarbeitende. Zudem wird erwartet: - Übersicht der Supportstandorte (Niederlassungen) in der Schweiz - Vorschlag für einen Support- und Wartungsvertrag (inkl. SLA) Die Angaben sollen mit Firmenprospekten, einer aktuellen Referenzliste von bestehenden Kunden ( siehe auch Pkt ), inkl. Name, Funktion und Telefonnummer von berechtigten Auskunftspersonen, oder anderen Dokumenten ergänzt werden Vorstellung des offerierten Standard-Software-Produkts Es wird erwartet, dass der Anbieter im Minimum die folgenden Angaben über das offerierte Standard-Software-Produkt liefert: - Anzahl produktiv in Betrieb stehende Installationen des Anbieters bei Volks- und/oder Musikschulen von Schweizer Städten und Gemeinden - Seit welchem Jahr verkauft die Firma das Produkt in der vorliegenden Form bzw. wann wurde der erste Release entwickelt? - Auf welchen Technologien und Schnittstellen-Protokollen beruht das Produkt? - Wie sieht die Entwicklungs-Roadmap für die kommenden 4 Jahre aus und wie wird der Investitionsschutz des Auftraggebers gewährleistet? - Wie viele Updates sind pro Jahr notwendig (in der Regel, Erfahrungswert)? - Wie viele Updates sind pro Jahr möglich (Erfahrungs- oder Planwert)? - Offenheit des Produkts bezüglich kundenspezifischen Anpassungen oder Erweiterungen im Sinne von Parametrierungen (keine Zusatzentwicklungen) Lösungskonzept Es ist einerseits eine detaillierte funktionale Beschreibung der offerierten Lösung abzugeben (z.b. Bedienungs- und Usybilitykonzept). Auf diejenigen Merkmale, die nach Meinung des Anbieters sein Produkt als besonders geeignet für den Einsatz im vorliegenden Projekt erscheinen lassen, soll speziell hingewiesen werden. Der Fokus dieser funktionalen Beschreibung soll auf dem geschäftsbezogenen Nutzen liegen, d.h. die Beschreibung soll vorwiegend die Sicht der Fachanwender darstellen und damit vor allem Bezug nehmen auf die Anforderungen und Fragen in Kapitel 5. Andererseits soll eine technische Beschreibung Auskunft über die Komponenten und Schnittstellen des offerierten Systems und der Architektur der technischen Lösung geben. 15

16 Angebotslegung Diese Angaben sollen vor allem aufzeigen, wie die technisch-betriebliche Sicht sowie die Sicht des Systemadministrators auf das System aussieht. Es wird erwartet, dass der Anbieter im Minimum die folgenden Angaben über die offerierte Lösung liefert: - Vollständig ausgefüllte und rechtsgültig unterzeichnete Deklaration der Anforderungserfüllung ( Formular 2) - Nennung und Beschreibung der zum Einsatz kommenden Produkte / Module aus seinem Standard-Produkt - Technisches Architekturschema des offerierten Systems - Beschreibung zur vorgesehenen Integration in die bestehende Systemlandschaft des Auftraggebers ( siehe Abschnitt 4.3) - Beschreibungen zur Umsetzung der geforderten Schnittstellen zu den Umsystemen ( siehe Abschnitt 5.7) In der Excel-Datei Anforderungserfüllung ( Formular 2) sind durch den Anbieter Angaben betr. Erfüllung von Anforderungen und zu den gestellten Fragen zu machen. Das Formular ist vollständig auszufüllen und elektronisch mit der Offerte abzugeben. Die vorgegebene Zeilen- und Spaltenstruktur darf nicht verändert werden. Für die Eingaben stehen ausschliesslich die hellgrün markierten Felder zur Verfügung Projektorganisation und Realisierungsvorgehen Der Anbieter beschreibt hier die vorgesehene Projektorganisation in einem Organigramm. Das Organigramm soll die seitens Anbieter vorgesehenen Personen namentlich enthalten sowie die seitens Auftraggeber bereitzustellenden Rollen aufzeigen. Der Anbieter nennt alle seine in der Projektorganisation vorgesehenen Schlüsselpersonen und Mitarbeitenden (mit deren Qualifikationen) auf. Der Anbieter darf nicht ohne Einverständnis des Auftraggebers in diesem Projekt eingesetzte Schlüsselpersonen und Mitarbeitende von diesem Projekt abziehen oder deren Einsatz signifikant reduzieren. Für die eingesetzten Schlüsselpersonen müssen Stellvertreter namentlich bekannt sein. Diese Stellvertreter sind jederzeit über den Stand des Projekts informiert und könnten bei Bedarf die Aufgaben der jeweiligen Schlüsselperson übernehmen. Der Anbieter soll basierend auf seiner Erfahrung und den verfügbaren Informationen aus dieser Ausschreibung aufzeigen, wie er seine offerierte Lösung beim Auftraggeber realisieren und einführen würde. Dabei soll vor allem auf die Anforderungen und Fragen im Abschnitt 5 des vorliegenden s Bezug genommen werden. Insbesondere soll er zu folgenden Punkten Vorschläge machen bzw. Stellung beziehen: - Organisation und Vorgehen für die Pilot-, Einführungs- und Betriebsphase - Schulungskonzept (für Benutzende, Superuser und Systemadministratoren) - Datensicherheits- und Datenschutzkonzept - Betriebskonzept - Notfallkonzept 16

17 Angebotslegung Preisangaben Jeder Anbieter hat in seinem Angebot sämtliche ausgeschriebene Leistungen zu offerieren und einen Gesamtpreis in CHF (exkl. MwSt) zu nennen, der sich aus den zwei Bestandteilen Einmalige Kosten (Implementierung) und Jährliche wiederkehrende (laufende) Kosten während 4 Jahren (48 Monaten) zusammensetzt 4. Die Preiseingabe für sämtliche Produktkomponenten und geforderten Dienstleistungen ist im vorgegebenen Preisraster ( Formular 3) vorzunehmen. Der Anbieter hat alle geforderten Preisangaben als Festpreise in Schweizer Franken zu machen. Alle Preise sind in der Excel-Datei ohne Mehrwertsteuer anzugeben. Die Mehrwertsteuer sowie Skonto und spezielle Rabatte sind separat auszuweisen. Die Preise müssen genau das Angebot in der Offerte widerspiegeln. Die Offerte muss alle Kosten beinhalten, die für die Realisierung einer funktionstüchtigen Lösung und für die Erfüllung aller Anforderungen dieses s (gemäss Angaben des Anbieters zum Erfüllungsgrad) notwendig sind. Für die Eingaben stehen ausschliesslich die hellgrün markierten Felder in der Excel-Datei zur Verfügung. In der Spalte Bemerkungen soll der Anbieter die Kostentreiber bei der Umsetzung der jeweiligen Implementierungsleistungen angeben. Der Auftraggeber soll abschätzen können, welche Anforderungen verhältnismässig hohe Kosten verursachen. Allfällige Wechselkursrisiken sind vollständig durch den Anbieter zu tragen. Vorbehalte oder andere Formulierungen, die das Wechselkursrisiko dem Auftraggeber überwälzen oder die Gültigkeit von Offerte oder offerierten Preisen von Wechselkursschwankungen abhängig machen, sind nicht zulässig. Sämtliche Spesen, Auslagen, Nebenkosten, etc. jeglicher Art und Ursache gelten als in den offerierten Preisen eingerechnet und werden nicht separat vergütet. Die Vergütung für die Implementierung nach dem Zuschlag erfolgt gemäss nachgewiesenem, effektivem Aufwand, wobei der für die einmaligen Kosten gesamthaft offerierte Betrag als Kostendach gilt (Begrenzung der maximal zu bezahlenden Vergütung trotz allenfalls höheren Aufwands des Anbieters). Der für die Implementierung gesamthaft offerierte Betrag entspricht der Summe der Leistungen (= Total Implementierung), welche sich in den Pos. 1.1 bis 5.7, abzüglich allfälliger Rabatte und/oder Skonto gemäss Pos. 8.1 und 8.2 (= Total Konditionen) auf dem Formular 3 ergibt. Überdies deklariert jeder Anbieter auf dem Formular 3 die zu erwartenden, approximativen Arbeitsaufwendungen des Auftraggebers im Rahmen der Mitwirkung bei der Einführung (Pos. 5) und im Rahmen von Betriebs- und Unterhaltsleistungen (Pos. 7) Anhänge Hier können der Offerte produktbegleitende Firmenbroschüren oder Dokumentationen etc. beigelegt werden Der vorliegende ausgeschriebene Vertrag soll mit einer unbefristeten Laufzeit abgeschlossen werden. 17

18 Angebotslegung 3.6. Abgrenzung der Offerte Der Anbieter weist jene Leistungen und Produkte klar aus, die sein Angebot voraussetzt, jedoch vom Auftraggeber bereitzustellen sind. Dem Anbieter stehen hierfür die im Anforderungs- und Preisraster vorgesehenen Bemerkungs-Felder zur Verfügung. Bei Bedarf kann der Anbieter seiner Offerte eine ausführlichere Liste beilegen, falls er weitere Detailerläuterungen diesbezüglich abgeben möchte. Folgende Basisinfrastrukturkomponenten sind explizit nicht in die Preise einzurechnen sondern werden falls vom Anbieter benötigt durch den Auftraggeber bereitgestellt: - Server-Hardware - Netzwerk-Komponenten oder -Erweiterungen - Lizenzen für Server- und Client-Betriebssysteme - Lizenzen für Datenbanken - Lizenzen für Systemmanagement und Monitoring-Tools Der Anbieter hat jedoch anzugeben, welche und wie viele dieser Basisprodukte er für sein System allenfalls voraussetzt. Die seitens Auftraggeber vorzugsweise eingesetzten Basisprodukte sind im Abschnitt 4 genannt. Werden vom Anbieter Basisprodukte vorausgesetzt, welche von jenen abweichen, behält sich der Auftraggeber eine entsprechende Minderbewertung der Offerte vor Eingabe Das Angebot muss mit dem Vermerk NICHT ÖFFNEN! - Angebotsunterlagen Submission Schuladministration in je einem Papierexemplar und als elektronisches Exemplar (auf CD- ROM/DVD oder USB-Stick) bis zum Freitag, 5. Juni 2015, 12:00 Uhr, verschlossen bei folgender Adresse vorliegen: STADT BADEN, Informatik, Zürcherstrasse 23, 5401 Baden. Angebote ohne Vermerk und/oder welche nicht fristgerecht vorliegen, werden ohne weiteres zwingend ausgeschlossen Offertöffnung Die Offertöffnung findet am 8. Juni 2015, Uhr, in Anwesenheit der Mitglieder der Projektsteuerung statt und ist nicht öffentlich. Das Offertöffnungsprotokoll wird gemäss 15 Abs. 2 SubmD allen teilnehmenden Anbietern zugestellt. 18

19 Angebotslegung 3.9. Eignungsprüfung Allgemeine Bedingungen Es gelten die allgemeinen Bedingungen gemäss 3 Abs. 1 SubmD Ausschreibungsunterlagen Abänderungen der von der Stadt Baden abgegebenen Unterlagen und Formulare sind nicht zulässig; entsprechende Angebote werden unter dem Verbot des überspitzten Formalismus ohne weiteres vom Vergabeverfahren ausgeschlossen Vollständigkeit der Angebote Der Auftraggeber wird Angebote, welche nicht vollständig oder formell mangelhaft sind (insbesondere fehlende Teile oder Nachweise, nicht ausgefüllte Formulare, nicht alle ausgeschriebenen Leistungen offeriert, Ausschreibungsvorgaben missachtet, Varianten, Teilangebote, nicht rechtsgültig bzw. nicht hinreichend unterzeichnete Angebote, etc.) oder welche falsche Angaben enthalten, unter dem Verbot des überspitzten Formalismus ohne weiteres vom Vergabeverfahren ausschliessen Selbstdeklaration und Nachweise Zum Nachweis der Erfüllung der Eignung hat der Anbieter das entsprechende Formular der Selbstdeklaration auszufüllen. Weitere schriftliche Nachweise, welche die Anbieter zwingend einzureichen haben (im Fall von Bieter- bzw. Arbeitsgemeinschaften sind diese Nachweise für jedes einzelne Mitglied einzureichen; für jede Subunternehmung müssen die nachfolgend aufgeführten Nachweise 1-5 eingereicht werden): 1. Bestätigung der Steuerbehörde am Geschäftssitz bezüglich Bezahlung aller geschuldeten Steuern (Gemeinde-, Kantons- und Bundessteuern) 2. Bestätigung der Mehrwertsteuerbehörde bezüglich Bezahlung der geschuldeten Mehrwertsteuer 3. Bestätigung der AHV-Ausgleichskasse bezüglich Bezahlung der geschuldeten AHV, IV, EO und ALV-Beiträge (für ausländische Anbieter: gleichwertiger Nachweis über Entrichtung der Sozialabgaben) 4. Bestätigung der Pensionskasse bezüglich geschuldete BVG-Beiträge 5. Auszug aus dem Betreibungsregister für ausländische Anbieter: gleichwertiger Nachweis über Entrichtung der Sozialabgaben) 6. Gültige Versicherungsnachweise bzgl. Berufshaftpflichtversicherung 7. Gültige Versicherungsnachweise bzgl. der Übernahme projektspezifischer Risiken Der Auftraggeber behält sich vor, die Einreichung weiterer Nachweise anzufordern, insbesondere von solchen, die Auskunft geben über die Einhaltung der Bedingungen gemäss 3 Abs. 1 SubmD. 19

20 Angebotslegung Zuschlagskriterien Es gelten folgende Kriterien und Gewichtungen für den Zuschlag: Zuschlagskriterien A. Lösungskonzept Erfüllungsgrad der definierten generellen und funktionalen Anforderungen B. Auftragsanalyse Beurteilung Aufgabenverständnis bezüglich Erreichung der Zielvorgaben C. Preis Einmalige und wiederkehrenden Kosten während 4 Jahren (= Gesamtpreis) Gewichtung 40 % 20 % 40 % Die Zuschlags- und alle zugehörigen Teilkriterien (inkl. Gewichtungen) ergeben sich aus dem Bewertungsdokument ( Beilage 1_Bewertungsdokument) Bewertung Die Angebote werden anhand der gemäss Bewertungsdokument enthaltenen Zuschlagskriterien bewertet ( Beilage 1_Bewertungsdokument). Bei den Zuschlagskriterien A. und B. erfolgt die Bewertung auf der Ebene der im Bewertungsdokument ausgewiesenen Sub- Subkriterien, anhand des Grades der Zielerreichung und durch Erteilung einer Note. Es werden ausschliesslich ganze Noten gemäss der nachstehenden Tabelle vergeben. Die einzelnen Noten je Sub-Subkriterium werden mit dem relevanten Gewicht (in Prozenten) des entsprechenden Sub-Subkriteriums multipliziert; das erhaltene Resultat wird auf drei Stellen hinter dem Komma gerundet. Note Bezogen auf Erfüllung der Kriterien Bezogen auf Qualität der Angaben 0 nicht beurteilbar keine Angaben 2 sehr schlechte Erfüllung ungenügende, unvollständige Angaben 4 schlechte Erfüllung Angaben ohne ausreichenden Bezug zum Projekt 6 gute, durchschnittliche Erfüllung durchschnittliche Qualität, den Anforderungen der Ausschreibung entsprechend 8 sehr gute Erfüllung qualitativ sehr gut 10 ausgezeichnete Erfüllung qualitativ ausgezeichnet, sehr grosser Beitrag zur Zielerreichung 20

21 Angebotslegung Als Grundlage für die Bewertung des Zuschlagskriteriums A. (Lösungskonzept) gelten die Angaben des Anbieters gemäss Anforderungsraster ( Formular 2). Für jede Anforderung einzeln sind der Erfüllungsgrad und die Realisierung zu deklarieren: Wertung V T>50% T<50% N Erfüllungsgrad Die Anforderung wird durch die angebotene Lösung vollständig erfüllt. T>50%: Die Anforderung wird durch die angebotene Lösung knapp nicht erfüllt. In diesem Fall ist bei der betreffenden Anforderung zu deklarieren, welcher Teil der Anforderung nicht erfüllt wird. Die Anforderung wird durch die angebotene Lösung im Wesentlichen nicht erfüllt. In diesem Fall ist bei der betreffenden Anforderung zu deklarieren, welcher Teil der Anforderung nicht erfüllt wird. Die Anforderung wird durch die angebotene Lösung nicht erfüllt. Wertung S I N Realisierung Die Anforderung ist im angebotenen Standard-Produkt bereits umgesetzt (kein Realisierungsaufwand mehr notwendig). Die Anforderung wird mit einer kundenspezifischen, individuellen Anpassung abgedeckt (diese Kosten sind in der Offerte offen und separat auszuweisen). Diese Anforderung ist im Standard-Produkt nicht verfügbar und wird nicht angeboten. Die Bewertung des Zuschlagskriteriums B. (Auftragsanalyse) erfolgt auf Basis der vorliegenden Offerten, aufgrund folgender Teilkriterien: Allgemeine Beurteilung Anbieter: Beurteilung der in der Offerte des Anbieters gemachten Angaben gemäss Pkt und 3.5.3, namentlich die Erfahrung / Kompetenz in Bezug auf die Lieferung des ausgeschriebenen Leistung, die Leistungsfähigkeit der Firma (Anzahl Mitarbeitende), die Support- und Wartungsorganisation sowie die angegebenen Referenzen bestehender Kunden von Volks- und Musikschulen. Fragebeantwortung: Qualität der Beantwortung der in den Abschnitten 5 und 6 formulierten Fragen gemäss Deklaration des Anbieters im Anforderungsraster ( Formular 2). Die Bewertungen der Teilkriterien betr. Auftragsanalyse durch die Projektorganisation des Auftraggebers werden schriftlich protokolliert. Für die Bewertung des Zuschlagskriteriums C. (Preis) wird eine sogenannt linear verlaufende Preiskurve gemäss Zürcher Modell festgelegt, wonach das Angebot mit dem tiefsten Gesamtpreis (Investitionen und Service für 5 Jahre) die Höchstnote 10 erhält und alle höher liegenden Angebote proportional geringere Noten (Rundung auf drei Stellen hinter dem Komma). Angebote mit dem Preis von 200% des tiefsten Gesamtpreises erhalten die Note 0. Die entsprechend erteilten Noten werden sodann mit der Gewichtung des Zuschlagskriteriums C. multipliziert; das erhaltene Resultat wird auf drei Stellen hinter dem Komma gerundet. 21

22 Angebotslegung Je Angebot werden die unter den Zuschlagskriterien A., B. und C. erreichten Punktzahlen (Wertung mal Gewichtung) summiert. Der Zuschlag geht an das Angebot mit der grössten auf diese Weise ermittelten Gesamtpunktzahl ( siehe Pkt. 3.11) Präsentation Fristgerecht eingetroffene und formal korrekte Angebote von Anbietern, welche geeignet sind werden anhand der Zuschlagskriterien bewertet. Sodann lädt der Auftraggeber die Anbieter zur Präsentation ein, wobei sie sich eine Beschränkung auf jene Anbieter vorbehält, welche Chancen auf einen Zuschlag haben. Die Präsentationen finden voraussichtlich und am 23. Juni 2015 für die Musikschule der Region Baden (MSRB) und am 13. August 2015 für die Volksschule Baden (VSB) statt und werden als solche nicht bewertet, sondern dienen der Erläuterung der Offerte und der Vorstellung des Anbieters. Anlässlich der Präsentationen werden keine Verhandlungen über den Angebotsinhalt geführt (insbesondere: keine Angebots- bzw. Rabattrunden) und es können keinerlei Angebotsänderungen gemacht werden Zuschlag Das Angebot welches nach Prüfung der Kriterien gemäss Bewertungsdokument die höchste Punktzahl erreicht (= wirtschaftlich günstigstes Angebot) erhält den Zuschlag gemäss 18 SubmD. Vorbehalten bleibt der Widerruf des Submissionsverfahrens durch den Auftraggeber gemäss 22 SubmD. Der Zuschlagsentscheid wird durch den Auftraggeber allen Anbietern schriftlich mitgeteilt. Anbieter, welche mit diesem Entscheid nicht einverstanden sind, können Sie dies innert einer nicht erstreckbaren Frist von 10 Tagen seit Zustellung dem Stadtrat Baden schriftlich mitteilen. Damit wird die Verfügung oder der Entscheid vollständig aufgehoben und der Stadtrat entscheidet selbst. Eine rechtskräftige oder vollstreckbare Zuschlagsverfügung erlaubt den Abschluss eines Vertrages. Änderungen des Inhalts der gegenständlichen Submission bleiben vor wie nach Vertragsschluss verboten. 22

23 Rahmenbedingungen 4. Rahmenbedingungen 4.1. Allgemein Die zu beschaffende Schuladministrationslösung wird von der Abteilung Informatik im Rechenzentrum der Stadt Baden gehostet und betrieben ( siehe Pkt. 4.3) Schnittstellen Für folgende Systeme sind mit der angebotenen Lösung Schnittstellen zu realisieren: - NEST Digital Government (Fachlösung für die zentrale Objekt- und Adressverwaltung sowie Einwohnerkontrolle) - New system public (ERP-System auf Basis Microsoft Dynamics NAV) - ALSA (Administrationssoftware Lehrpersonen Schule) - ABACUS (Software Lohnbuchhaltung der Stadt Baden / ERP-System der MSRB) - LehrerOffice (Softwarelösung für Lehrpersonen) - Untis (Software für Stundenplanung) 4.3. Infrastruktur Hardware Netzwerk LAN: Fast Ethernet (mind. 100 Mbit/s) WAN: Switch-Switch Verbindung Glasfaser 1Gb/s oder WAN-Anbindung mit mind. 2 Mbit/s WLAN: teilweise vorhanden (in Sitzungszimmern) Server HP Blade, virtualisiert mit HP EVA-Storage 5 Deployment Clients Citrix XenApp 6.5 Desktop (Terminalserver) verschiedene: HP Thin- und Fujitsu Desktop-Clients sowie HP Notebooks Drucker Arbeitsgruppen und Arbeitsplatzdrucker Nashuatec (bzw. Ricoh) 6 bis Format A3 Laser schwarzweiss und farbig Das Storagesystem wird im 2. Halbjahr 2015 ersetzt; mögliche Nachfolgesysteme sind HP 3Par oder NetApp 6 Die Outputinfrastruktur wird im 1. Halbjahr 2016 ersetzt; der künftige Lieferant ist noch nicht evaluiert. 23

24 Rahmenbedingungen Software Server Server-Virtualisierung Clients MS Windows 2008 R2 VMWare VSphere und Xen Datenbank mind. MS SQL 2008 Fat-Clients sind mit MS Windows 7 oder 8.1 installiert, Thin-Clients mit elux oder HP ThinPro. Der Zugriff auf die Arbeitsumgebung erfolgt ausschliesslich via Citrix Receiver. Software-Virtualisierung MS Application Virtualization (App-V) 5.0 Büroautomation MS Office 2013 ProPlus 4.4. Mengengerüst Die nachfolgenden Angaben und Beschreibungen geben einen groben Überblick über den Projektumfang und dienen als Grundlage der Angebotserstellung Volksschule Baden Anzahl Geschäftsleiter 1 Kindergarten/ Primarschule Oberstufe/ Sonderformen Bezirksschule Anzahl Schulleiter/innen Anzahl Mitarbeitende Geschäftsleitung Schulsozialdienst Anzahl Sozialberater/innen 4 Kindergarten Primarschule Oberstufe/ Sonderformen Bezirksschule Anzahl Schüler/innen Anzahl Lehrpersonen Anzahl Standorte (Kindergärten / Schulhäuser) Anzahl Klassen Anzahl Fächer Musikschule Region Baden Anzahl Schulleiter/innen 2 Anzahl Mitarbeitende 2 Anzahl Schüler/innen Anzahl Lehrpersonen Anzahl Fächer variiert je nach Klassenzug aufgrund der unterschiedlichen Pflichtfächer und Wahlfachangebote. 24

25 Generelle Anforderungen 5. Generelle Anforderungen In den Kapiteln 5 und 6 sind die generellen und funktionalen Anforderungen an die zu beschaffende Lösung sowie Detailfragen an den Anbieter aufgeführt. Der Anbieter hat seine Antworten dazu im beiliegenden Eingaberaster im Anforderungsraster ( Formular 2) einzutragen. Darin sind sämtliche Anforderungen und Fragen dokumentiert, zusammen mit den vom Anbieter auszufüllenden Feldern (hellgrün hinterlegt). Alle bezeichneten Anforderungen und Fragen sind eindeutig nummeriert (z.b. Anf oder Frg ) und können in der Offerte über diese Nummer auch referenziert werden. Erläuterungen zum jeweiligen Erfüllungsgrad und/oder zur Realisierung sind aber immer direkt im entsprechenden Feld im Excel-Blatt einzutragen. Bei den funktionalen Anforderungen soll, wo immer, möglich anhand eines Screenshots die angebotene Lösung illustriert werden. Dabei kann auf bestehende Produktbeschreibungen/-Prospekte oder auf Offert-Inhalte aus anderen Kapiteln Bezug genommen werden, sofern der Querverweis klar auf die entsprechende Stelle verweist (z.b. siehe Offerte Seite 35, Abbildung oben, keine ungenauen Angaben wie siehe beiliegender Prospekt ) Architektur Frg Handelt es sich beim angebotenen System um eine nach individuellen Bedürfnissen parametrierbare Standardsoftwarelösung? 5.2. Administration, Rollen und Berechtigungen Anf Frg Anf Anf Anf Frg Das System kann durch einen Systemadministrator flexibel angepasst werden. Reports, Fenster- und Tabellendarstellungen können an die Bedürfnisse der Benutzenden angepasst werden. Erläutern Sie das Administrationskonzept Ihres Systems. Wie hoch ist die Anpassbarkeit? - Geben Sie konkrete Beispiele an. Bereits vorhandene Administratoren- und Benutzereinstellungen werden bei einem Release-Wechsel übernommen, d.h., die kundenspezifische Konfiguration geht bei Updates nicht verloren. Die Benutzenden werden vom System über die lokale Einmalanmeldung automatisch authentifiziert (Single Sign-on auf Basis der Logindaten im Active Directories System). Das angebotene System sieht ein Rollen-/Berechtigungskonzept vor, welches es einem Administrator erlaubt, Benutzerrollen zuzuweisen. Über Rollen können Berechtigungen vergeben werden (Zugriff auf bestimmte Funktionen, Daten etc.). Können Berechtigungsrollen auch als Gruppen im Active Directory System geführt werden? 25

26 Generelle Anforderungen Anf Frg Berechtigungen für die direkte Mutation von Adress- und Personendaten müssen gesperrt werden können; NEST ist das adressdatenführende System für Subjekte. Änderungen werden konsequent via NEST erfasst. Erläutern Sie das Benutzerauthentifizierungs- sowie das Rollen- bzw. Berechtigungskonzept des angebotenen Systems Integrationsfähigkeit, Verfügbarkeit und Sicherheit Anf Anf Frg Anf Frg Frg Anf Frg Das System kann basierend auf den definierten Infrastruktur-Rahmenbedingungen ( siehe Abschnitt 4.3) als Service durch die Abteilung Informatik der Stadt Baden im eigenen Rechenzentrum auf den bestehenden Systemplattformen bereitgestellt und mit den bestehenden Technologien betrieben werden. Das angebotene System ist kompatibel mit der heute in der Stadt Baden eingesetzten Citrix XenApp Infrastruktur. D.h. die Lösung kann einfach in diese Infrastruktur integriert werden; es ergeben sich keine grossen Integrationsaufwände. Wie integriert sich das angebotene System in die IT-Landschaft des Auftraggebers? Nehmen Sie bitte Stellung zu Ihrem Lösungsansatz und möglichen Herausforderungen ( siehe dazu auch Abschnitt 4.3). Das angebotene System kann mit einer Verfügbarkeit von 99% zu Betriebszeiten Mo-Fr, 07:30-20:00h betrieben werden. Erläutern Sie, was der Auftraggeber für Betriebsbedingungen (technisch und organisatorisch) sicherstellen müsste, um die verlangte Verfügbarkeit zu erreichen. - Welches Betriebskonzept würden Sie aufgrund Ihrer Erfahrung aus Referenzprojekten empfehlen, um eine optimale Balance zwischen Verfügbarkeit und Betriebsaufwand zu erreichen? Welche Merkmale weist Ihr System bzgl. Datensicherheit auf: - Wie wird beispielsweise sichergestellt, dass bestimmte Benutzende auf gewisse Funktionen oder Daten keinen Zugriff haben? - Sieht das System einen Auto-Logout-Mechanismus vor? - Werden Transaktionen konsequent protokolliert? etc.? Für die Nutzung der Schuladministrationslösung durch die Volksschule Baden (VSB) und die Musikschule der Region Baden (MSRB) wird die Mandantenfähigkeit des Systems auf Basis einer zentralen Stammdatenplattform (Personendaten) vorausgesetzt. Ist das System mandantenfähig; d.h. könnte eine zweite unabhängige Schulverwaltung mit diesem System vom selben Betreiber bedient werden? 26

27 Generelle Anforderungen 5.4. Datenmodell Anf Anf Anf Frg Sämtliche Daten werden in der Softwarelösung historisiert abgelegt, sodass Änderungen über eine Zeitachse aufgezeichnet werden und/oder abgerufen werden können. Änderungen (Mutation wie z.b. Ein- und Austritte) können per beliebigem Stichtag in der Vergangenheit oder in der Zukunft erfasst werden. Durchgeführte Änderungen (Mutationen) werden pro Datensatz protokolliert. Das Protokoll gibt Auskunft darüber, welcher Benutzende zu welchem Zeitpunkt welche Änderung verarbeitet hat. Basiert die Softwarelösung auf einem harmonisierten Datenmodell nach den üblichen ech-standards oder werden diese Standards unterstützt (z.b. im Rahmen von Datenaustausch- und Exportfunktionen)? 5.5. Feldvorgaben Anf Anf Innerhalb der Softwarelösung können zusätzliche Werte in Form von Codetabellen durch den Kunden (Administrator) im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten frei definiert oder angepasst werden. In der Softwarelösung können kundenindividuelle, freie Feldern (Attribute) eingerichtet sowie bewirtschaftet werden; diese sind wahlweise mit Gültigkeitswerten wie Text, Domäne (Codes), Zahl oder Datum belegbar Schulkreise (Gebiete) Anf Anf Die in der Softwarelösung geführten Schulstandorte (Kindergärten und Schulhäuser der Primarschule) können einem Schulkreis zugeordnet werden. Schulkreise können im Sinne von Perimetern als Kriterium für die Datenauswertung und als Grundlage für die Kindergarten-/Klassenplanung genutzt werden. 27