ESF-Bavaria Schulung der Träger

Transkript

1 ESF in Bayern Wir investieren in Menschen ESF-Bavaria Schulung der Träger Begleitmaterial

2 ESF in Bayern Wir investieren in Menschen Sehr geehrte/r Schulungsteilnehmer/in Das vorliegende Begleitmaterial stellt den Schulungsablauf in chronologischer Reihenfolge nach und präsentiert die wichtigsten Schulungsinhalte mittels Abbildungen und erläuternden Texten. Während der Schulung wird immer wieder direkt in ESF-Bavaria gearbeitet und die Bedienschritte, Anforderungen und Hintergründe im Detail erläutert. Daher wurde auf den folgenden Seiten immer ein gewisser Raum für Ihre Notizen frei gelassen. Während der Schulung können Sie gerne jederzeit Fragen stellen. Wir möchten sie aber bitten mit Ihren Fragen zu warten, bis sich die Gelegenheit dazu ergibt, damit keine/r der Teilnehmer/innen den roten Faden verliert. Die Schulenden werden häufiger auf die Möglichkeit Fragen zu stellen hinweisen! Viel Erfolg auf der Schulung! Ihr Schulungsteam

3 Inhalte der Schulung Externe Projektvoranfrage oder Login?...1 Projekt und Vorgangs - oder Antragsstatus...2 Der Arbeitskorb des Teams...3 Die Projektansicht...4 Der persönliche Arbeitskorb...5 Interne Projektnummer und Online-Hilfe...6 Die interne Projektvoranfrage...7 Der Projektantrag...8 Der Änderungsantrag...9 Der Erstattungsantrag I...10 Der Erstattungsantrag II...11 Der Gesamtverwendungsnachweis I...12 Der Gesamtverwendungsnachweis II...13 Der Zwischenverwendungsnachweis...14 Pflege Ihrer Organisationsdaten...15 Pflegen Ihrer Bankkonto-Verbindungen...16 Die Benutzerverwaltung...17 Dokumente zur Verfügung stellen...18 Die Stammblätter...19 Daten zu den Teilnehmenden I...20 Daten zu den Teilnehmenden II: Alter...21 Daten zu den Teilnehmenden III: Erwerbsstatus...22 Daten zu den Teilnehmenden IV: Erwerbsstatus...23 Daten zu den Teilnehmenden V: Weitere sozio-ök. Daten...24

4 1 Externe Projektvoranfrage oder Login? Die externe Projektvoranfrage ist für Träger ohne Benutzerkonto obligatorisch. Wird die Voranfrage angenommen, erhält der Anfragestellende ein Passwort und damit die Möglichkeit mit ESF-Bavaria zu arbeiten. Nach dem Login stehen dem/derjenigen, der/die die Anfrage gestellt hat alle Funktionen der Anwendung zur Verfügung. Die betreffende Person hat zudem das Recht, weitere Benutzerkonten anzulegen. Er oder Sie ist der Superuser Ihrer Organisation.

5 2 Projekt und Vorgangs - oder Antragsstatus Ein Projekt ist eine Sammlung von Anträgen, die in ESF-Bavaria Vorgänge genannt werden. Sowohl Vorgänge wie auch Projekte besitzen immer einen Status. Wechselt der Status eines Vorgangs auf erledigt ist die Bearbeitung durch die zuständigen Sachbearbeiter abgeschlossen. Der Vorgang wandert dann von der Liste der offenen in die Liste der abgeschlossenen Vorgänge. Ein Projektantrag kann erst gestellt werden, wenn das Projekt geeignet ist, also die Projektvoranfrage angenommen wurde. Anträge zur Mittelabrechnung (Erstattungsantrag, Gesamt- und Zwischenverwendungsnachweis) können erst angelegt werden, wenn das Projekt den Status bewilligt besitzt. Das Projekt ist bewilligt, wenn Ihnen der entsprechende Bescheid zugegangen ist.

6 3 Der Arbeitskorb des Teams Beinhaltet alle Projekte, die von Ihrer Organisation betreut werden. Jede/r Mitarbeiter/in Ihrer Organisation mit einem Benutzerkonto kann auf die Projekte zugreifen! Die Liste der Projekte kann über die Buttons gefiltert werden. Per Klick in einen der Spaltenköpfe wird die Liste sortiert. Mit Klick auf die Projektnummer oder den namen gelangen Sie in die Projektansicht.

7 4 Die Projektansicht Über die Projektansicht werden alle Daten zu den Projekten erfasst und angezeigt. In der Projektansicht beginnt die Antragsbearbeitung. Die Anträge heißen in ESF-Bavaria Vorgänge. Anträge, die sich im Status In Bearbeitung befinden können durch Klick auf die Antragsbezeichnung geöffnet und bearbeitet werden. Die Listen der offenen und abgeschlossenen Projekte kann über Klick in die Spaltenköpfe sortiert werden. Der Bereich Vorgang anlegen kann geöffnet werden, um einen der dort gelisteten Anträge anzulegen und dann zu bearbeiten.

8 5 Zum Vorgang! Zum Projekt! Der persönliche Arbeitskorb Der persönliche Arbeitskorb gibt Ihnen Zugriff auf alle Anträge, die Sie angelegt haben. Über den Arbeitskorb des Teams haben alle Ihre Kolleg/innen Zugriff auf die Anträge aller Projekte Ihrer Organisation. Falls Sie Projekte in unterschiedlichen Förderaktivitäten und v.a. unter unterschiedlichen Ressortzuständigkeiten betreuen, können die Projekte leicht anhand der internen Projektnummer identifiziert und zugeordnet werden!

9 6 Interne Projektnummer und Online-Hilfe Interne Projektnummer In dem Moment, in dem Ihre Projektvoranfrage angenommen wird, wird dem Projekt eine interne Projektnummer zugewiesen. Bitte geben Sie die interne Projektnummer auch bei Schriftverkehr außerhalb ESF- Bavaria s an. Sie wird automatisch auf alle Antragsdokumente in ESF-Bavaria gedruckt. Die Projektnummer setzt sich zusammen aus: Online-Hilfe Ressort /Ministerium, bei dem die Projektvoranfrage gestellt wurde. Referat oder Team beim ZBFS / der Regierung, bei dem die Voranfrage gestellt wurde. Förderaktivität, unter der das Projekt durchgeführt wird. Einer 6-stelligen Nummer. Sie können die Online-Hilfe jederzeit aufrufen. Sie gelangen unmittelbar zu dem Hilfetext für den Bereich aus dem Sie die Hilfe aufgerufen haben.

10 7 Die interne Projektvoranfrage Die interne Projektvoranfrage ist obligatorisch, um in ESF-Bavaria ein neues Projekt zu erzeugen und dessen Förderung bei den zuständigen Stellen zu beantragen. Für die interne Projektvoranfrage müssen nur der Projektname, das zuständige Ressort und die Förderaktivität angegeben werden. Alle anderen Daten werden automatisch vorgegeben. Diese Daten werden vom Superuser im Administrationsbereich gepflegt. Sie müssen zusätzlich ein Projektkonzept hochladen. Bei standardisierten Projekten ist die auch erforderlich. Das Konzept muss aber in diesem Fall nicht immer neu erstellt werden. Wird die Projektanfrage angenommen, wechselt der Status des Projekts auf geeignet. Ablehnung macht ein Projekt ungeeignet.

11 8 Der Projektantrag Der Projektantrag wird automatisch vom System angelegt, sobald die von Ihnen eingereichte Projektvoranfrage von dem Sachbearbeiter/in angenommen wurde. Der Antrag kann eingereicht und zur Überarbeitung wieder zurückgegeben werden, um die Kommunikation zwischen Ihnen und der Sachbearbeitung ggf. zu unterstützen. Der Antrag muss aber jedes Mal ausgedruckt und unterschrieben versendet werden, bevor Sie den Button Antrag stellen klicken. Beim Ausfüllen ist zu beachten: Die Angaben zu Ihrer Organisation werden im Administrationsbereich gepflegt und bei jedem Öffnen eines neuen Antrags aktualisiert! Beim ersten Projektantrag wird zusätzlich ein Bankkonto erfasst. Ihre Organisation kann mehrere Bankkonten pflegen. Die Bankkonten werden ebenfalls im Administrationsbereich gepflegt und sind bei jedem Öffnen eines neuen Antrags aktualisierbar! Lassen Sie keine Felder bei den Teilnehmenden/Kosten/Finanzierung leer, sondern schreiben Sie eine 0 in das Feld, damit Summenberechnungen vom System durchgeführt werden können.

12 9 Der Änderungsantrag Einen Änderungsantrag sollten Sie nur nach Absprache bzw. Aufforderung durch die bearbeitende / bewilligende Stelle anlegen. Er ist inhaltlich identisch zum Projektantrag und wird nach dem Anlegen mit den Daten aus dem letzten Projektantrag befüllt. Sie müssen lediglich die Änderungen erfassen.

13 10 Der Erstattungsantrag I Der Erstattungsantrag ist ebenfalls ein Vorgang und wird in der Projektansicht angelegt. Das Haushaltsjahr für einen Erstattungsantrag kann manuell eingegeben werden. Achten Sie darauf, dass jeder Beleg in dem Erstattungsantrag dem gleichen Haushaltsjahr zugeordnet wird, unabhängig von seinem Buchungsdatum. Wird eine Kosten- oder Finanzierungsposition nicht angegeben, wird der Beleg nicht gespeichert! Ist Ihre Organisation insgesamt oder für das betreffende Projekt vorsteuerabzugsberechtigt, gelten automatisch die Nettobeträge der Belege.

14 11 Der Erstattungsantrag II Die Kosten und Einnahmen der Bereiche Erstattungsantrag und Anlage 1 werden automatisch durch Anlage 3 und 4 gefüllt. Anlage 2a und 2b werden nicht automatisch übernommen. Für Projekte im Bereich Coaching von Existenzgründern und Sicherung der Ausbildungskraft im Handwerk : Die Kosten werden in Anlage 1 unter Kostenposition 3.8 gespeichert und dann automatisch in den Bereich Erstattungsantrag übernommen

15 12 Der Gesamtverwendungsnachweis I Der Gesamtverwendungsnachweis rechnet ein Projekt komplett ab. Es werden alle Belege vorhergehender Erstattungsanträge (und Zwischenverwendungsnachweise) aufgelistet und mit dem Verwendungsnachweis vorgelegt. Die Zuordnung neuer Belege zu einem Haushaltsjahr erfolgt über das Buchungsdatum. Wird eine Kosten- oder Finanzierungsposition nicht angegeben, wird der Beleg nicht gespeichert!

16 13 Der Gesamtverwendungsnachweis II Ist Ihre Organisation insgesamt oder für das betreffende Projekt vorsteuerabzugsberechtigt, gelten automatisch die Nettobeträge der Belege. Anlage 5 und 6 werden automatisch in die Bereiche Ausgaben und Finanzierung und Ausgabengliederung übernommen Für Projekte im Bereich Coaching von Existenzgründern und Sicherung der Ausbildungskraft im Handwerk : Die Kosten werden in der Ausgabengliederung im jeweiligen Haushaltsjahr unter Kostenposition 3.8 gespeichert und dann automatisch in den Bereich Ausgaben und Finanzierung übernommen

17 14 Der Zwischenverwendungsnachweis Der Zwischenverwendungsnachweis dient der Abrechnung eines Bewilligungsjahres bei mehrjährigen Projekten. Es können aber auch Belege zur Erstattung vorgelegt werden, deren Datum außerhalb des abzurechnenden Jahres liegen. Im ZVN gilt nämlich, dass alle neu angegebenen Belege dem Haushaltsjahr des ZVN zugewiesen werden.

18 15 Pflege Ihrer Organisationsdaten In der Projektträgerverwaltung können die Daten der Organisation geändert werden. Jedes Ressort verwaltet seine Träger mit eigenen Kurzbezeichnungen. Daher kann es vorkommen, dass Sie für verschiedene Ressorts mehrere Benutzerkonten haben.

19 16 Pflegen Ihrer Bankkonto-Verbindungen In der Projektträgerverwaltung kann ein Konto bearbeitet oder hinzugefügt werden. Mit dem Button Neu wird ein neues Konto erstellt. Mit Klick auf einen Tabelleneintrag kann ein bestehendes Konto geändert werden. Wird ein bestehendes Konto geändert, so werden diese Daten auch in den Antragsdaten geändert!

20 17 Die Benutzerverwaltung Der Superuser Ihres Teams kann neue Benutzer für Ihr Team anlegen und bestehende Benutzerkonten verwalten. Wurde bspw. Ein Passwort 3 Mal falsch eingegeben, wird das Konto gesperrt. Ein Anmelden ist nicht mehr möglich. Der Superuser kann nun den Kontostatus auf aktiv setzen, um eine Anmeldung mit dem bekannten Nutzernamen und Passwort zu ermöglichen. Insbesondere die adresse sollte aufmerksam gepflegt werden.

21 18 Dokumente zur Verfügung stellen Im Bereich Projektdaten des Karteireiters Stammdaten haben Sie die Möglichkeit Dateien (z.b. Erhebungsbögen im Rahmen der Evaluation) zur Verfügung zu stellen.

22 19 Die Stammblätter Über den Reiter Stammblatt PT gelangen Sie zu den Stammblättern für das Projekt. Die Erfassung der Stammblattdaten erfolgt gemäß den Angaben in Ihrem Bewilligungsbescheid. Je nach Förderaktivität und Art des Projekts werden Angaben erforderlich für: Organisationen und Unternehmen in der Förderung (Bereich D) Teilnehmende (Bereich E) Outputindikatoren (Bereich F) Für die Erfassung der Teilnehmerdaten sind einige Zusammenhänge zu berücksichtigen.

23 20 Daten zu den Teilnehmenden I Grundlage für die Stammblattdaten ist der Anhang XXIII der VO (EG) 1828 Besonderheiten Europa vs. Deutschland. Es werden Teilnehmendeneintritte und austritte erfasst Es wird immer nach dem Geschlecht und nach dem Jahr des Ein- oder Austritts differenziert. Teilnehmende in Bagatellmaßnahmen müssen lediglich nach Jahr und nach Geschlecht angegeben werden. Für Teilnehmende, die an Maßnahmen teilnehmen, die nicht unter die Bagatellregelung fallen, sind zusätzlich sozioökonomische Angaben zu erfassen. Alle diese Angaben müssen nach Geschlecht und nach Jahr des Eintritts erfolgen.

24 21 Daten zu den Teilnehmenden II: Alter Das Alter der Teilnehmenden ist zum Zeitpunkt des Teilnahmeeintritts anzugeben. Die Summe der Eintritte in den drei Altersgruppen pro Jahr muss mit den Eintrittszahlen des gleichen Jahres übereinstimmen!

25 22 Daten zu den Teilnehmenden III: Erwerbsstatus Es muss die Tätigkeit der Teilnehmenden (unmittelbar) vor dem Eintritt angegeben werden. Die Summe aus Erwerbstätigen, registrierten Arbeitslosen und Nichterwerbstätigen muss die Gesamtzahl der Teilnahmeeintritte des gleichen Jahres ergeben. Von den Erwerbstätigen werden explizit die Selbstständigen erfasst. Die Zahl der Arbeitslosen wird unterschieden nach Dauer der Arbeitslosigkeit und dem Rechtskreis, in dem die Teilnehmenden vor der Teilnahme gemeldet waren. Nicht-Erwerbstätige sind weder arbeitslos noch erwerbstätig Die Nicht-Erwerbstätigen werden insgesamt erfasst und darunter diejenigen, die einer Ausbildung nachgegangen sind.

26 23 Daten zu den Teilnehmenden IV: Erwerbsstatus Bei der Zahl der Arbeitslosen ist zu bedenken: Alle arbeitslos gemeldeten sind/waren entweder im Rechtskreis SGB II oder SGB III gemeldet! Also ergibt die Summe aus Rechtskreis SGB II und II die Zahl der Arbeitslosen! Bei der Zahl der Nicht-Erwerbstätigen ist zu bedenken: Die betriebliche Ausbildung im dualen System gilt als Erwerbstätigkeit! Diese Teilnehmenden sind also zu den Erwerbstätigen zu zählen, nicht zu den Nicht- Erwerbstätigen in Ausbildung. Absolventen von allgemeinbildenden Schulen werden extra erfasst! Auch sie sind keine Nicht-Erwerbstätigen in Ausbildung!

27 24 Daten zu den Teilnehmenden V: Weitere sozio-ök. Daten Für diese Personengruppen gelten bestimmte Definitionen, die der Bedienungsanleitung entnommen werden sollten! Minderheiten sind: Die in Deutschland lebenden Sinti und Roma, die dänische Minderheit, die Friesen sowie das Volk der Sorben. Auch deutschstämmige Spätaussiedler/innen und deren Kinder gehören zu den Personen mit Migrationshintergrund! Aus Vereinfachungsgründen gelten alle Menschen mit einem Behindertenausweis als behinderte Menschen im Sinne des Stammblatts. Die Angaben zum Bildungsstand sollten trotz der Komplexität sorgfältig erhoben werden (vgl. Erläuterungen im Bereich ISCED des Reiters Stammblatt PT ).